База данных эксель: Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Как импортировать информацию из базы данных

Цель работы: научится осуществлять импорт информации в Excel из баз данных.

За основу я взял свою базу данных по банковским депозитам:

(на рисунке приведен фрагмент структурированной базы данных, созданной в программе MS Access)

Перед нами стоит задача перенести данные в таблицы MS Excel для последующей обработки и фильтрации.

Импорт информации БД в среду Excel

Воспользуемся функцией импорта в MS Excel. Для работы с внешними источниками данных в Excel предусмотрено достаточно большое количество специальных возможностей. Они сгруппированы на вкладке «Данные». Щелкнем на эту вкладку, в результате чего откроется такая картинка:

Необходимо выбрать требуемый вид импорта данных. В нашем случае нам необходимо осуществить импорт из базы данных MS Access. Этот тип баз данных для пакета MS Office является «родным», поэтому для него предусмотрена специальная кнопка. Нам достаточно кликнуть на нее.

Открывается следующее окно:

В этом окне мы выбираем нужную нам базу данных для импорта из нее информации. Поскольку это окно является стандартным для пакета MS Office, то никаких сложностей с его использованием не предполагаем:

После выбора базы данных откроется такое диалоговое окно со списком элементов, содержащихся внутри базы данных MS Access. Нам необходимо выбрать одну из них, которая и будет размещена на одном из листов Excel.

Выбираем нужную нам таблицу для импорта. Для примера я выбрал таблицу “Физические лица”. Появится диалог выбора способа импорта данных и представления результата на листе Excel. Обратите внимание, что во время импорта, данные можно преобразовать и представить в виде сводной таблицы и даже сводной диаграммы.

Функция «создать подключение» позволяет создавать динамическую связь между базой данных и результатом на листе Excel. То есть при изменении данных в базе, будет меняться и ее отображение на листе.

Несмотря на то, что можно выбрать несколько способов отображения данных в Excel, я выбрал таблицу.

В итоге я получил такую таблицу из базы данных, импортированную из Excel.

Теперь мы можем отфильтровать данные по нужным нам критериям. Ecel представляет массу возможностей для отбора, фильтрации и сортировки данных. Для этого мы необходимо выделить всю область с импортированными только что данными. После этого, заходим на вкладку «Данные» и нажимаем на кнопку “Фильтр”. Эта кнопка включает фильтрацию для выделенной нами области данных. При этом каждая колонка считается индивидуальным фильтром, а каждая строка — единицей данных.

Если в процессе фильтрации, элемент будет отфильтрован (скрыт из отбора или наоборот, включен в отбор), то это действие осуществляется по отношению ко всей строке — она появляется или исчезает из списка. Таким образом появляется возможность, например, отобрать все записи, у которых значение конкретной колонки «26». В результате, все строки, не соответствующие этому параметру будут скрыты.

Разумеется, фильтры работают в режиме отображения, с самими данными ничего не происходит. При отключении фильтра данные «вернутся назад».

О том, что фильтр включен, свидетельствует выпадающий список, появляющийся вверху каждой колонки, включенной в фильтрацию. По умолчанию у каждого фильтра установлен режим «все», то есть отображать все данные.

Кроме функции фильтрации, Excel позволяет нам упорядочить (отсортировать) данные, что позволяет представить их в более удобном виде. Например мы можем отсортировать счета по дате закрытия. При этом сортировка возможна как по возрастанию, так и по убыванию.

Рассмотрим, как работает фильтрация. Для этого нажимаем на фильтр столбца, который мы хотим подвергнуть фильтрации и выбираем нужный нам критерий для отображения счетов. Я выбрал для примера счета, которые еще не закрыты. Обратите внимание, о том, что для данной колонки включена фильтрация данных, свидетельствует соответствующее изображение «фильтр» на кнопке выпадающего списка (см. колонку F)

Так же мы хотим отсортировать счета по нужному нам значению. Допустим по убыванию размера суммы на счете. Для этого воспользуемся функцией сортировки для соответствующей колонки данных. Нам осталось указать в открывшемся меню, как мы хотим упорядочить строки.

В очередной раз заметим, что при выполнении операции сортировки перемещаются строки в целом, а не отдельные ячейки, так как Excel считает, что строка является неразрывной логической единицей данных.

Получаем результат сортировки от максимального к минимальному значению.

 Как использовать формулы в Excel |

Описание курса

| Сведение и группировка статистических данных 

Как создать базу данных в Excel

Введите данные

Основным форматом для хранения данных в базе данных Excel является таблица. После создания таблицы используйте инструменты данных Excel для поиска, сортировки и фильтрации записей в базе данных для поиска конкретной информации.

Чтобы следовать этому уроку, введите данные, как показано на рисунке выше.

Введите студенческие идентификаторы быстро

1. Введите первые два идентификатора, ST348-245 и ST348-246 , в ячейки A5 и A6 соответственно.
2. Выделите два идентификатора, чтобы выбрать их.
3. Перетащите заливки ручку в ячейку А13 .

Остальные идентификаторы ученика правильно вводятся в ячейки с A6 по A13.

Введите данные правильно

При вводе данных важно убедиться, что они введены правильно. За исключением строки 2 между заголовком электронной таблицы и заголовками столбцов, не оставляйте никаких других пустых строк при вводе данных. Также убедитесь, что вы не оставляете пустых ячеек.

Ошибки данных , вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными. Если данные введены правильно в начале, программа, скорее всего, вернет вам желаемые результаты.

Используйте инструменты базы данных

​

После того, как вы создали базу данных, используйте инструменты, расположенные под стрелками раскрывающегося списка рядом с каждым именем поля, чтобы отсортировать или отфильтровать ваши данные.

Сортировать данные

1. Выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Фамилия.
2. Выберите Сортировка от А до Я, чтобы отсортировать базу данных по алфавиту.
3. После сортировки Грэм Дж. — первая запись в таблице, а Уилсон Р. — последняя.

Фильтровать данные

1. Выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Программа».
2. Установите флажок рядом с « Выбрать все», чтобы снять все флажки.
3. Установите флажок рядом с Business, чтобы добавить флажок в поле.
4. Выберите ОК .
5. Видны только два студента, Дж. Томпсон и Ф. Смит, потому что они — единственные два студента, зарегистрированные в деловой программе.
6. Чтобы показать все записи, выберите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Программа» и выберите « Очистить фильтр» из «Программы» .

Функции базы данных

Синтаксис : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Где функция D является одним из следующих:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Тип : База данных

Функции базы данных особенно удобны, когда Google Sheets используется для поддержки структурированных данных, таких как база данных. Каждая функция базы данных, Dfunction, вычисляет соответствующую функцию на подмножестве диапазона ячеек, рассматриваемого как таблица базы данных. Функции базы данных принимают три аргумента:

• Database_arr — это диапазон, встроенный массив или массив, сгенерированный выражением массива. Он построен таким образом, что каждая строка после строки 1 является записью базы данных, а каждый столбец — полем базы данных . Строка 1 содержит метки для каждого поля.
• Field_str | num указывает, какой столбец (поле) содержит значения для усреднения. Это может быть выражено как имя поля (текстовая строка) или номер столбца, где крайний левый столбец будет представлен как 1.
• Criteria_arr — это диапазон, встроенный массив или массив, сгенерированный выражением массива. Он структурирован таким образом, что первая строка содержит имена полей, к которым будет применяться критерий (критерии), а последующие строки содержат условные тесты.

Первая строка в Criteria определяет имена полей. Каждая вторая строка в Критериях представляет фильтр, который представляет собой набор ограничений для соответствующих полей. Ограничения описываются с использованием нотации Query-by-Example и включают в себя значение для сопоставления или оператор сравнения, за которым следует значение сравнения. Примеры ограничений: «Шоколад», «42», «> = 42» и «<> 42». Пустая ячейка означает отсутствие ограничений на соответствующее поле.

Фильтр соответствует строке базы данных, если все ограничения фильтра (ограничения в строке фильтра) выполнены. Строка (запись) базы данных удовлетворяет критериям, если хотя бы один фильтр соответствует ей. Имя поля может появляться более одного раза в диапазоне критериев, чтобы разрешить несколько ограничений, которые применяются одновременно (например, температура> = 65 и температура <= 82).

DGET — единственная функция базы данных, которая не агрегирует значения. DGET возвращает значение поля, указанного во втором аргументе (аналогично VLOOKUP ), только когда точно одна запись соответствует критерию; в противном случае возвращается ошибка, указывающая, что совпадений нет или несколько совпадений.

Управление данными в Excel с помощью баз данных, таблиц, записей и полей

Автор Глеб Захаров На чтение 3 мин. Просмотров 207 Опубликовано 30.06.2019

Excel не обладает возможностями управления данными программ реляционных баз данных, таких как SQL Server и Microsoft Access. Однако он может служить простой базой данных, которая отвечает требованиям управления данными.

В Excel данные организованы с использованием строк и столбцов на рабочем листе. Функция таблицы позволяет легко вводить, редактировать и манипулировать данными.

Эти инструкции относятся к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.

Термины базы данных: записи и поля

База данных представляет собой набор связанной информации, хранящейся в одном или нескольких компьютерных файлах. Часто данные организованы в таблицы таким образом, чтобы их можно было легко обновлять, сортировать, исправлять и фильтровать.

Простая база данных, такая как Excel, содержит всю информацию об одном предмете в одной таблице. Реляционные базы данных, с другой стороны, состоят из множества таблиц, каждая из которых содержит информацию о разных, но связанных темах.

документация

В терминологии базы данных запись содержит всю информацию или данные об одном конкретном объекте в базе данных. В Excel каждая ячейка на рабочем листе содержит один элемент информации или значения.

поля

Каждый элемент информации в записи базы данных, такой как номер телефона или номер улицы, называется полем . В Excel отдельные ячейки рабочего листа служат полями, поскольку каждая ячейка может содержать один фрагмент информации об объекте.

Имена полей

Крайне важно организовать базу данных, чтобы вы могли сортировать или фильтровать данные для поиска конкретной информации. Добавление заголовков столбцов, известных как имена полей, облегчает ввод данных в том же порядке для каждой записи.

Пример базы данных

На изображении выше у каждого учащегося есть отдельная строка в таблице, которая содержит всю доступную информацию о них.

Каждая ячейка в строке – это поле, содержащее один фрагмент информации. Имена полей в строке заголовка помогают обеспечить упорядоченность данных, сохраняя все данные по определенной теме, например по имени или возрасту, в одном столбце для всех учащихся.

Инструменты управления данными Excel

Кроме того, у Microsoft есть несколько инструментов обработки данных, которые облегчают работу с огромными объемами данных, хранящихся в таблицах Excel, и помогают поддерживать их в хорошем состоянии.

Использование формы для записей

Одним из таких инструментов является форма данных. Вы можете использовать его для поиска, редактирования, ввода или удаления записей в таблицах, содержащих до 32 полей или столбцов.

Форма по умолчанию включает в себя список имен полей в том порядке, в котором они расположены в таблице, чтобы гарантировать, что пользователи вводят записи правильно. Рядом с каждым именем поля находится текстовое поле для ввода или редактирования отдельных полей данных.

Хотя возможно создание пользовательских форм, создание и использование формы по умолчанию часто это все, что нужно.

Удалить дубликаты данных

Общей проблемой всех баз данных являются ошибки данных. В дополнение к простым орфографическим ошибкам или пропущенным полям данных могут возникнуть проблемы с дублирующимися записями данных по мере увеличения размера таблицы данных.

Другой инструмент данных Excel можно использовать для удаления этих дублирующих записей – точных или частичных дубликатов.

Сортировка данных в Excel

Сортировка означает реорганизацию данных в соответствии с определенным свойством, например, сортировка таблицы в алфавитном порядке по фамилиям или в хронологическом порядке от самой старой до самой младшей.

Параметры сортировки Excel включают сортировку по одному или нескольким полям, пользовательскую сортировку, например по дате или времени, и сортировку по строкам, что позволяет переупорядочивать поля в таблице.

Поиск в базе данных Excel — Трюки и приемы в Microsoft Excel

Представим на минуту, что наш журнал контроля изменений содержит много страниц, а количество записей столь велико, что об удобстве поиска интересующей нас информации вообще не приходится говорить. Как, например, узнать, сколько в журнале контроля содержится активных запросов на внесение изменений, не прибегая к физическому просмотру каждой строки (записи) этого журнала? Excel может помочь нам в решении этой задачи. Для этого мы можем воспользоваться встроенной функцией DCOUNTA (БСЧЁТА — в русифицированной версии Excel).

Во-первых, нам придется освежить в памяти фундаментальные знания о базах данных Excel. Например то, что база в Excel состоит из данных, представленных в табличном формате. Каждый столбец такой таблицы представляет собой одно из полей данных, а каждая строка является отдельной записью базы данных. Основные элементы любой базы данных показаны на примере журнала контроля изменений для проекта Grant St. Move.

В данном случае строка заголовков журнала контроля изменений охватывает ячейки с А14 по Н14. Эта строка содержит названия полей (или столбцов) для каждого из элементов данных. Строки 15, 16 и 17 содержат записи базы данных. Каждая строка представляет собой одну запись. Помните: между записями базы данных не должно быть пустых строк!

Воспользуемся встроенной функцией Excel DCOUNTA (БСЧЁТА) для поиска интересующих нас данных в этой базе. Начнем с перехода на вкладку Formulas (Формулы). Как видите, в группе Function Library (Библиотека функций) этой вкладки не предусмотрена кнопка для активизации перечня встроенных функций, предназначенных для работы с базами данных. Чтобы получить доступ к функциям этой категории, щелкните на кнопке Function Wizard (Вставить функцию) (как показано далее, на рис. 2). На экране появится диалоговое окно Function Wizard (Мастер функций). Из раскрывающегося списка Or Select a Category (Категория) выберите элемент Database (Работа с базой данных), а из списка Select a function (Выберите функцию) — элемент DCOUNTA (БСЧЁТА).

Чтобы воспользоваться функцией DCOUNTA, нам нужно сформировать две строки, которые будут выполнять роль критериев поиска в базе данных. Допустим, нам требуется подсчитать в поле Disposition (Принятое решение) количество записей, для которых указан статус Active (Реализуется). Для этого нам понадобится следующее.

1. Совокупность из двух строк. Первая из этих строк содержит точную копию информации в строке заголовка, а вторая строка — информацию о критериях поиска в базе данных.
2. Формула DCOUNTA (БСЧЁТА).

Вы заметите, что мы уже фактически создали три отдельных диапазона ячеек с критериями поиска в базе данных: А6:Н7, А8:Н9 и А10:Н11. Каждый из них состоит из двух строк реквизитов, которые выполняют роль наших критериев поиска в базе данных (как описано в приведенных выше пунктах 1 и 2). Мы создали три отдельные пары критериев поиска в базе данных, поскольку хотим одновременно вести поиск трех элементов информации.

Обратите внимание и на то, что у нас есть три строки с формулами: А25:В25, А26:В26 и А27:В27. Синтаксис функции DCOUNTA (ячейка А25) отображен в строке формул. Этот механизм действует следующим образом. Строки критериев говорят Excel о том, какую информацию вы хотите отыскать. В данном примере мы пытаемся найти текстовую информацию. В первых строках критериев, А6:Н7, мы ищем слово «Denied» (Отвергнут). Ячейка F7 содержит интересующую нас текстовую информацию (Отвергнут). Однако поскольку мы хотим найти текстовую информацию, то должны использовать два знака равенства, а именно: =»=Отвергнут».

Нам нужно ввести два знака равенства, заключив с двух сторон в кавычки второй знак равенства и собственно текст. Если бы мы ввели «Отвергнут» с одним знаком равенства, то тем самым как бы попросили Excel поместить содержимое диапазона под именем «отвергнут» в эту ячейку. Регистр клавиатуры (верхний или нижний) в данном случае не имеет значения, если набранный вами текст в точности соответствует тексту, который вы хотите найти. При поиске численной информации вам нужно было бы ввести только один знак равенства и число, которое вы хотите найти (=16). В этом случае не требуются ни кавычки, ни двойные знаки равенства.

Теперь нам нужно ввести формулу DCOUNTA (БСЧЁТА). Соответствующая формула в ячейке А25, =DCOUNTA(А14:Н20,"Принятое решение",А6:Н7), говорит следующее: «Войти в базу данных, состоящую из ячеек от А14 до Н20, и найти в поле «Принятое решение» требуемую информацию. В качестве критериев поиска использовать строки от А6 до Н7. Мне нужно подсчитать, сколько строк соответствует указанному критерию, и вывести на экран полученный результат».

В ячейке А25 Excel отображает число 1, поскольку удалось найти только одну запись, которая соответствует указанному критерию поиска (слово «Отвергнут» в столбце «Принятое решение»). Мы ввели «=Отвергнут» в ячейку В25, «=Утвержден» — в ячейку В26 и «=Отменен» — в ячейку В27, чтобы было понятно, какая формула в каком случае использовалась. Обратите внимание: если решение, принятое по запросу на внесение изменения и указанное в строке 15, заменить на «Утвержден», тогда количество записей, в поле «Принятое решение» которых указано «Отвергнут», стало бы равным нулю, тогда как количество записей, в поле «Принятое решение» которых указано «Утвержден», увеличилось бы до двух.

Несколько замечаний по поводу использования функции DCOUNTA

Пользуясь функцией DCOUNTA (БСЧЁТА), а также другими функциями баз данных, следует помнить несколько важных вещей.

• Во-первых, вам нет необходимости использовать всю строку заголовков в качестве критериев. Мы сделали это для большей ясности, однако в рассмотренном нами примере вы могли бы запросто использовать в качестве критериев ячейки F6:F7.
• Во-вторых, критерии поиска, база данных и формула DCOUNTA (БСЧЁТА) вовсе необязательно должны находиться на одном и том же рабочем листе. Например, сама формула DCOUNTA (БСЧЁТА) может находиться на одном рабочем листе, а ссылки на эту формулу — на другом.
• В-третьих, вы могли бы связать эту электронную таблицу со списком в SharePoint. Это дало бы вам возможность создавать фильтры, группы и специализированные представления для решения той же самой задачи без написания каких-либо формул.

Функции Excel

Для отображения списка встроенных функций определенной категории активизируйте вкладку Formulas (Формулы), которая расположена на ленте Excel. Затем в группе Function Library (Библиотека функций) щелкните на соответствующей кнопке. Например, для отображения списка функций, предназначенных для работы с текстовыми фрагментами, щелкните на кнопке Text (Текстовые), как показано на рис. 1.

Рис. 1. Для отображения списка встроенных функций, предназначенных для работы с текстовыми фрагментами, достаточно щелкнуть мышью на кнопке Text (Текстовые)

В качестве альтернативы можно щелкнуть на кнопке Function Wizard (Вставить функцию). Это первая из кнопок группы Function Library (Библиотека функций) вкладки Function (см. рис. 1). В результате на экране появится диалоговое окно Insert Function (Мастер функций).

Мастер функций программы Excel особенно удобен тем, что в его первом диалоговом окне предусмотрена возможность поиска интересующей вас функции по ключевому слову. (Отметим, что мастер функций Excel 2007/2010/2013 ничем не отличается от одноименного программного средства предыдущих версий программы.) Обратите внимание на то, что команда Function Wizard (Вставить функцию) также предусмотрена в нижней части каждого меню, которое появляется на экране после щелчка мышью на любой из кнопок группы Function Library (Библиотека функций) вкладки Function (Функции) (см. рис. 2). Первое диалоговое окно мастера функций показано на рис. 1.

Рис. 2. Первое диалоговое окно мастера функций

В программе Excel имеется достаточно много функций для работы с базами данных, которые в качестве критериев выборки используют введенные вами данные в ячейках рабочего листа. Чтобы получить более подробную информацию о функции DCOUNTA (БСЧЁТА), откройте окно справочной системы Excel и выполните поиск по названию этой функции. В результате ваших действий появится очередная страница справочной системы с перечнем ссылок на описания функций, предназначенных для работы с базами данных. Щелкните на ссылке с названием интересующей вас функции, чтобы открыть следующую страницу справочной системы. На этой странице будет приведена подробная информация о функции и примеры ее применения.

Теперь, когда вы знаете, как составлять отчеты по запросам на внесение изменений в проект и решениям, принятым по этим запросам, нам следует рассмотреть вопрос о том, как оценить возможное влияние этих изменений.

Как создать базу данных онлайн, импортируя данные из Excel и CSV файлов

QuintaDB представляет систему импорта данных из Excel и CSV файлов. 

Используя QuintaDB — конструктор баз данных онлайн, вы можете создавать Excel базы данных онлайн. Перейти от Excel базы к онлайн базе данных можно всего за несколько минут и пару кликов мышки. 

Импорт Excel в базу данных QuintaDB

• Создайте Excel файл с данными;

• После регистрации, создайте проект и  нажмите «Импорт данных».

QuintaDB создаст форму, где полями будут названия колонок в Excel.

QuintaDB не импортирует не все типы полей. Поэтому, сразу после импорта, перейдите в меню «Конструктор форм» и обновите типы полей (колонок).

Создав базу данных в QuintaDB, можно добавлять и редактировать записи в базе также при помощи импорта данных из Excel.

• Перейдите в меню Записи и нажмите на ссылку импорт. Затем выберите нужный файл и загрузите его.

Не забывайте, что при добавлении новых записей должны строго совпадать названия полей. Если в файле будет колонка, которой нет в базе данных QuintaDB, то система создаст новое поле вместе с данными.

Кроме добавления новых записей, возможно также обновить уже существующие данные. Для этого надо указать ключ. Ключом является колонка (поле) БД с уникальными значениями.

При импорте система сравнивает содержание колонки импортируемого файла и уже существующей базы данных. Если совпадение существует, то запись обновляется. Если — нет, система добавит новые записи.

Импорт CSV в базу данных QuintaDB.

Если ваши данные сохранены в CSV файле, вы легко сможете импортировать их в базу данных QuintaDB. Последовательность действий та же, что и при импорте из Excel (смотрите скриншоты). Единственное, что нужно обязательно учитывать формат этого файла.

Данные должны быть в виде:

75281,676,A541,Вася Пупкин,Москва,Россия. Т.е. значения должны быть разделены запятой.

Если  данные будут в виде:

75281;676;A541;Вася Пупкин;Москва;Россия — то система не сможет импортировать такой файл.

Кодировка: UTF-8.

Используя функцию импорта, не забывайте что при импорте в базу данных, не учитываются правила валидации указанные в форме, также на импортируемые записи не распространяются правила установленные с помощью модуля Связи.

Помните, вы всегда можете экспортировать базу данных назад в Excel.

Пожалуйста, войдите в QuintaDB чтобы иметь возможность оставлять комментарии

Поделиться обсуждением в социальных сетях:

Tweet

НОУ ИНТУИТ | Лекция | Excel и базы данных

В предыдущих главах, рассказывающих об Excel, все действие разворачивалось на рабочих страницах книг Excel. Как я уже говорил, рабочая страница удивительным образом инкапсулирует данные и функции, их обрабатывающие. Вычисление по формулам позволяет создать новые данные, изменение данных, в свою очередь, приводит к инициации новых вычислений. Эти возможности Excel в сочетании с возможностью графического отображения данных делают Excel незаменимым при решении самого широкого класса задач, начиная от обработки офисных документов и кончая специальными задачами в той или иной области деятельности. И все-таки, все-таки главным назначением Excel все в большей мере становится обработка данных внешних источников. Excel становится тем терминальным приложением, которое ведет анализ и обработку данных, хранящихся в самых разнообразных хранилищах данных — структурированных и неструктурированных. К структурированным источникам относят, обычно, различные базы данных. Но в последнее время возрастает интерес и к неструктурированным источникам данных.

Естественно, теме хранения данных и их обработке посвящена не одна фундаментальная книга. Цель этой главы — начать разговор об Excel и базах данных, рассмотреть локальные базы данных в Excel, поговорить о связях между базами данных Excel и Access. К этой большой теме я буду постоянно обращаться и в последующих главах. Для того чтобы разговор о базах данных был предметным, нам понадобится некоторая тестовая база данных.

База данных офиса «Родная Речь»

В качестве тестовой базы данных я рассмотрю базу данных гипотетического офиса «Родная Речь», который в дальнейшем буду называть офисом РР. Офис РР занимается издательской деятельностью и имеет отделы (группы), которые непосредственно готовят и издают книги, занимаются маркетингом и рекламой, распространением и сбытом книг. С издательством сотрудничают авторы, переводчики, книготоргующие организации.

Создание в приложении Access базы данных офиса «РР»

Для пользователей Microsoft Office 2000 создание базы данных именно в Access самая естественная вещь. Этот параграф может служить предварительным знакомством с Access для тех, кто действительно не знаком с этим замечательным приложением. Создание базы данных в Access помимо прочего обладает двумя несомненными достоинствами:

• Допускается создание и ведение базы данных простыми и интуитивно понятными средствами в визуальном стиле. Даже человек, далекий от этой весьма специфической области программирования, способен после предварительного непродолжительного знакомства начать создавать свою собственную базу данных.
• В любом из приложений Office 2000 (Word, Excel, PowerPoint) легко получить доступ к БД Access.

В первом приближении БД Access можно рассматривать как совокупность взаимосвязанных таблиц с данными, запросов к ним, форм и отчетов, облегчающих ввод данных в таблицы и вывод информации из них в удобном для конечного пользователя виде, а также программных компонентов, выполняющих различные операции над данными.

Построение БД офиса РР начну с введения минимально необходимых средств. По мере необходимости база будет расширяться.

Построение таблиц «Заказчики» и «Книги»

Access относится к реляционным базам данных, в которых основной формой представления данных являются таблицы. Таблицы связываются между собой за счет общих полей. Поскольку таблица еще и общечеловеческая форма представления данных, то ее создание интуитивно понятно всем. Запись (строку) таблицы можно рассматривать, как совокупность полей разного типа. Каждый столбец таблицы хранит значения одного поля. Так что каждая таблица задает некоторый набор записей, и каждая запись представляется одной строкой таблицы. Число полей записи однозначно определяет число столбцов таблицы. Access предоставляет различные средства, облегчающие задание структуры таблицы. Полагаю, что даже человек, не имеющий опыта работы с Access, работая в Конструкторе таблиц Access, без труда определит собственную таблицу. Отмечу лишь, что для каждого поля задается имя, выбирается его тип, и задаются другие свойства поля, например, описание. Свойства поля зависят не только от его типа, они включают такие характеристики, как указание на то, является ли поле индексируемым, имеет ли уникальное значение, должно ли обязательно присутствовать в записи. Они определяют также формат и маску, которой должно удовлетворять значение поля, и другие характеристики.

Я не буду сейчас останавливаться на средствах Access, позволяющих создавать таблицы визуально, они достаточно просты. Для нас сейчас важнее понимать структуру таблиц, входящих в состав базы данных. Начну с определения таблицы «Заказчики», хранящей информацию о заказчиках офиса РР. Каждая ее запись включает следующие поля: Код заказчика, Название, Адрес, Город, Телефон, Директор, Прочее, Email. Вот как выглядит определение таблицы в конструкторе Access, где для каждого поля задаются имя, тип, описание и другие характеристики:

Рис.
4.1.
Структура таблицы «Заказчики

Обратите внимание, обязательным условием определения таблицы базы данных является задание ключа. Ключом может быть одно поле или совокупность полей, требуется лишь, чтобы значение ключа было уникальным для каждой записи. Это требование позволяет однозначно найти запись в таблице, зная ее ключ. Требование существования ключа записей всегда выполнимо, поскольку при необходимости есть возможность добавить к исходным полям записи поле счетчика, которое может выступать в роли ключа, автоматически давая записи новый номер при добавлении ее в таблицу. На рисунке 4.1 можно видеть (ключевые поля отмечены соответствующим значком -), что в таблице «Заказчики» в роли первичного ключа выступает поле «Название». Заметьте, ключ можно определить далеко не единственным способом, например, поле «Код заказчика» также могло играть роль первичного ключа.

Определим теперь структуру таблицы «Книги». Эта таблица содержит информацию о книгах, выпускаемых издательством «РР». Достаточно взглянуть на рисунок, чтобы увидеть, какие поля в нее включены:

Рис.
4.2.
Структура таблицы «Книги»

Две введенные таблицы «Заказчики» и «Книги» пока не связаны между собой, — они не имеют общих полей. Такая связь возникнет позже — при расширении базы данных. Она появится, когда заказчики начнут заказывать книги. Позже я добавлю в базу данных таблицу «Заказы», которая будет иметь общие поля, как с таблицей «Книги», так и с таблицей «Заказчики».

Простой софт — Статья «Чем Базы данных превосходят файлы Excel?»

С первого взгляда возможности и функции СУБД (системы управления базами данных,
например MS Access) во многом напоминают 
принципы работы программы электронных таблиц Microsoft Excel. Тем не
менее, они имеют существенные принципиальные различия.

Работая с электронными таблицами Excel, 
в каждую ячейку можно заносить практически 
любые данные,  что позволяет
расположить на текущем листе не только таблицу, но и текст, и даже рисунок. Один
столбец таблицы может вмещать в себя 
разную информацию: цифры, тексты, даты. Что же касается таблицы в  СУБД, то здесь в каждое поле записи  вносится строго определенный  вид 
данных. Это означает, что в отличие от таблиц Excel, в СУБД разные строки
одного и того же столбца таблицы не могут содержать разнотипные данные.

Используя СУБД, можно не только вносить информацию в таблицу, но еще и проверять
правильность внесенных данных. С этой целью можно активировать правила для
проверки непосредственно на уровне 
нужной таблицы. Таким образом, СУБД исключает сохранение в записи данных,
которые не удовлетворяют условиям введения, независимо от способа их добавления.

В отличие от таблиц  Excel, удобных
для работы с ограниченным количеством строк, 
матрицы базы данных могут включать в себя колоссальное число записей,
одновременно позволяя легко извлечь необходимую информацию из общей массы
данных.

Сохраняя всю рабочую информацию в обычных электронных таблицах или текстовых
документах, вы рискуете однажды запутаться в огромной массе файлов, которые
постоянно будут накапливаться.  Имея
в своем распоряжении СУБД, вы будете сохранять всю информацию в едином файле, а
также пользоваться постраничным доступом к своим данным, не перегружая память
компьютера.

СУБД позволяет связывать таблицы между собой, что намного облегчает
одновременную работу с несколькими источниками (таблицами). И самое важное то,
что  для пользователя нужные данные
будут выделены в одну удобную таблицу, что практически невозможно реализовать в
системе управления привычными электронными таблицами.

Связывая между собой отдельные таблицы, СУБД исключает дублирование данных,
сохраняя при этом ресурсы памяти компьютера и повышая точность и быстроту
обрабатывания информации. Именно с этой целью формы с повторяющимися данными
разделяются на несколько связанных между собой 
таблиц.

В Excel, с одним документом могут работать несколько пользователей, причем их
возможности весьма ограничены. Что же касается СУБД, то она предоставляет
возможность одновременного использования базы данных сразу 50-тью
пользователями, обеспечивая при этом актуальность данных для всех работающих.

Обладая мощной системой защиты, СУБД надежно сохранит информацию от
несанкционированного доступа. Возможности СУБД позволяют любому пользователю или
группе сотрудников иметь доступ только к тем объектам, разрешение на работу с
которыми они получили от администратора системы. К примеру, можно сделать
недоступными отдельные команды меню, запретить открытие некоторых форм (таблиц)
и изменение данных в них. В свою очередь электронные таблицы Excel также
обладают некоторыми степенями защиты, например, пароль или режим ограниченного
просмотра, но данные методы намного уступают предыдущим.

Электронные таблицы Excel – без сомнения удобная форма для содержания
определенного количества табличных данных, с возможностью осуществления расчетов
и проведения анализа хранимой информации. Но документы Excel в основном
предназначены для персонального использования.

Как создать базу данных в Excel

В каждом бизнесе есть цифры, но не каждый генеральный директор разбирается в математике. Вот почему владельцы малого бизнеса часто передают бухгалтерский учет на аутсорсинг или позволяют бухгалтеру заниматься этим.

Однако есть много других способов обработки данных для повышения эффективности операций. Кроме того, вы, вероятно, не захотите постоянно бегать к кому-нибудь за помощью.

Вот где пригодятся базовые знания о базах данных Excel.

Excel — один из тех инструментов, которые есть почти у каждого на рабочем столе, и вы можете пользоваться его преимуществами, не будучи мастером чисел.

Базы данных

Excel предоставляют простой способ анализировать данные (например, данные о продажах и прогнозы), просматривать различные расчеты и сравнивать различные наборы данных. Конечно, есть продвинутые формулы и функции, если вы погрузитесь глубже и потратите время на то, чтобы стать профессионалом. Но для многих владельцев бизнеса простое знание того, как создать базу данных в Excel, даст им много возможностей.

Давайте рассмотрим пошаговый тур по использованию Excel для создания базы данных.

Просто чтобы вы знали

Узнайте, как максимально эффективно использовать свои данные с помощью подробного руководства Microsoft Excel от JotForm.Вы даже можете интегрировать JotForm с Excel для синхронизации данных формы с вашими электронными таблицами!

1. Создайте электронную таблицу данных

Начните с открытия нового листа Excel.

Лист Excel состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк, каждая из которых представляет отдельную строку данных. Столбцы обозначены буквами, а строки — числами.

В первой строке должны отображаться имена для каждого столбца. Щелкните ячейку в первой строке и начните вводить текст, чтобы вставить имена заголовков.Кнопка Tab — это быстрый способ перемещаться по таблице; каждый раз, когда вы нажимаете кнопку Tab, вы переходите к следующему столбцу в строке. Когда вы дойдете до конца строки, курсор переместится в первый столбец следующей строки и так далее.

2. Добавить или импортировать данные

Вы можете добавлять данные двумя способами: вводя их вручную или импортируя данные из других файлов, таких как текстовые или CSV-файлы.

Чтобы добавить данные вручную, щелкните ячейку и начните вводить текст. Чтобы вставить новую строку или столбец, перейдите на вкладку Home и найдите раздел Cells .Там вы найдете стрелку раскрывающегося списка Insert . Щелкнув стрелку, вы можете выбрать элемент, который хотите вставить (например, столбец, строку и т. Д.).

Чтобы импортировать данные из внешних источников, щелкните вкладку Data , перейдите в раздел Get / Transform Data и выберите место назначения источника. Для успешного импорта данных необходимо убедиться, что данные имеют правильное форматирование, а форматирование зависит от типа исходного файла.

3. Преобразуйте ваши данные в таблицу

Чтобы получить функциональность базы данных, вы должны преобразовать данные в таблицу.

Щелкните мышью по любой ячейке с данными, которые вы ввели, а затем щелкните Insert > Table. Появится всплывающее окно, показывающее поля данных, которые необходимо включить в таблицу. В таблицу автоматически войдут все строки и столбцы блока. Важно не оставлять пустых строк в блоке данных — они действуют как «разрывы» и указывают программе, что они не являются частью таблицы.

Если в диалоговом окне отображаются правильные поля и заголовки в порядке, нажмите ОК.

Помните, что любые пустые строки , а не автоматически интегрируются в таблицу. Чтобы включить новые введенные данные в таблицу, наведите указатель мыши на маленький треугольник в правом нижнем углу текущей таблицы и перетащите границу таблицы вниз, чтобы включить новые строки данных.

4. Настройте дизайн таблицы и присвойте имя

Есть несколько вариантов оформления стола, но не тратьте на это много времени. Цель игры — сделать вашу таблицу удобной для просмотра.

Щелкните вкладку Design в главном меню. Измените цвета таблицы быстрым щелчком по одной из предопределенных цветовых тем. По умолчанию таблица имеет полосатые строки, то есть каждая вторая строка имеет фоновую заливку. Многим пользователям нравится этот стиль, так как он упрощает просмотр данных. Снимите отметку с поля Banded Rows , если вы предпочитаете чистый белый стол.

В крайней левой части панели инструментов Design вы можете изменить имя таблицы. Дайте ему конкретное имя, которое легко идентифицировать.Это поможет вам в будущем, когда вы будете работать со многими базами данных Excel.

5. Взаимодействие с данными

После того, как ваш стол настроен, пора начать с ним взаимодействовать и получать нужную информацию. В программе Excel предопределено несколько формул, в том числе Среднее, Счетчик, и Сумма, и другие.

Щелкните ячейку в основании любого столбца данных, с которым вы хотите работать. В ячейке отображается интерактивная стрелка, открывающая раскрывающееся меню с доступными формулами.Выберите формулу, и расчет автоматически появится в ячейке.

В приведенном ниже примере мы вычисляем среднее количество проданных единиц. Формула Среднее значение является опцией в раскрывающемся меню.

Среднее количество проданных единиц рассчитывается и отображается в ячейке.

Существует множество способов использования Excel для выполнения вычислений и получения полезных данных для принятия решений. Теперь, когда вы создали базу данных в Excel, вы можете изучить все доступные функции и возможности.

Выйти за рамки Excel: работа с таблицами JotForm

Хотя Excel уже давно является фаворитом для обработки чисел, такие инструменты, как JotForm Tables, могут дать вам гораздо больше, чем электронные таблицы. JotForm Tables предоставляет полное рабочее пространство для управления, отслеживания и обработки данных, а также интеграции их в рабочие процессы и сотрудничество для более плавной работы.

Если вы работаете с базами данных Excel, вы можете легко импортировать их в таблицы JotForm и продолжить управление данными там.И как бесплатный инструмент, JotForm Tables не требует инвестиций и лицензий, необходимых для работы с Excel.

Для компаний, уже использующих JotForm, JotForm Tables — следующий шаг, поскольку он позволяет создавать эффективные стратегии на основе данных, чтобы ваш бизнес мог действительно преуспеть.

Эта статья изначально опубликована 10 ноября 2020 г. и обновлена ​​6 апреля 2021 г.

Ваше руководство по управлению и организации данных

Основы

Введите имена полей (столбцов) в одну строку, которые вы хотите добавить к критериям.Например, если мы хотим отфильтровать значения Atlanta в столбце с именем Location , наши критерии должны быть такими, как показано ниже.

Если нам нужно добавить второе значение для Location , второе значение следует поместить под первым. Приведенные ниже критерии относятся к записям, которые имеют значения Atlanta или Valdosta в соответствующем местоположении Location . Это соединение ИЛИ .

В качестве альтернативы, если мы хотим получить записи с Atlanta для Location AND Year меньше, чем 2017 , нам нужно использовать ту же строку.

Обратите внимание, что вы также можете использовать операторы <,>, <=,> = и <>. Хотя Excel предлагает использовать = при равных условиях, это не обязательно. Формулы базы данных поддерживают * и? подстановочные знаки для неизвестных символов. Чтобы узнать больше о подстановочных знаках в Excel, см. Как использовать подстановочные знаки в формуле Excel.

Сложные примеры

Множественная логика И

Логическая логика: (Местоположение = Атланта И Год> 2011 И Год <2018)

Рекорды в Атланте между 2011 и 2018.

Несколько операторов ИЛИ

Логическая логика: (Местоположение = Атланта ИЛИ Местоположение = Дотан ИЛИ Местоположение = Валдоста)

Записи в Атланте или Дотан или Валдоста.

Логика ИЛИ между разными полями

Логическая логика: (Местоположение = Атланта ИЛИ Департамент <> НИОКР)

Записи в Атланте или нет в отделе исследований и разработок.

Вы можете оставить поля пустыми, если они вам не нужны в критериях.

Комбинация логики И или ИЛИ

Логическая логика: ((Местоположение = Атланта И Год> 2011 И Год <2018) ИЛИ (Местоположение = Дотан И Департамент <> НИОКР))

Записи в Атланте между 2011 и 2018, или в Дотане , но не в отделе исследований и разработок.

Подстановочные знаки

Логическая логика: (Полное имя = Дана * И Местоположение = Атланта И Год = 2018)

Рекорды с именами, начинающимися с Даны в Атланте и в 2018 году.Отдел в данном случае не имеет значения.

Как только вы поймете структурные требования, управление данными в структуре, подобной базе данных, станет намного проще. Наконец, давайте кратко рассмотрим некоторые преимущества и недостатки использования формул базы данных Excel вместо традиционных методов агрегирования.

Преимущества

• Легко создавать и изменять фильтры и целевой столбец без обновления формул.
• Простые в управлении сложные фильтры.
• В большинстве случаев достаточно одного именованного диапазона.
• Поддерживает логические проверки И и ИЛИ (функции xIFS поддерживают только И ).

Недостатки

• Данные должны иметь заголовки
• Небольшая кривая обучения

QuickTip: подключение к электронной таблице Excel в качестве базы данных

В этом сеансе мы углубимся в подключение к электронной таблице Excel с помощью пакета базы данных, что особенно полезно при работе с большими наборами данных Excel.

Видео-обзор

1. Знай свои варианты
   1. Доступно несколько пакетов для работы с файлом Excel
      1. Excel Advanced — отлично подходит для расширенных операций с электронными таблицами. Этот пакет содержит наибольшее количество действий и отлично подходит для расширенных операций с вашими электронными таблицами.
      2. Excel Basic — отлично подходит для быстрых операций. Этот пакет великолепен, потому что он не требует установки Excel на компьютере — однако обратите внимание, что он работает только с файлами xlsx.
      3. Database Package — отлично подходит для работы с огромными наборами данных. Хотя он в первую очередь предназначен для подключения к реальным базам данных, в этом случае он работает из-за использования драйвера Microsoft Access. Из доступных вариантов у этого меньше всего пакетов «Excel Friendly» — и он больше подходит для пользователей, которым удобно писать свои собственные SQL-запросы.
2. Получить драйвер
   1. Чтобы подключиться к электронной таблице с помощью пакета базы данных, убедитесь, что у вас установлена ​​32-разрядная версия Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable.
   2. Обратите внимание, что это также потребуется для всех участников-ботов, которые в конечном итоге будут запускать этого бота — что-то, что следует иметь в виду при планировании миграции.
3. Подключитесь и выполните свой запрос Заявление
   1. При подключении к источнику данных — используйте действие «Подключение к базе данных», установив для режима подключения значение По умолчанию .
   2. В поле строки подключения используйте следующее в качестве шаблона — введите полный путь к вашему xlsx-файлу для параметра Data Source:

        Поставщик = Microsoft.ACE.OLEDB.12.0; Data Source = "здесь находится полный путь к вашему xlsx файлу"; Extended Properties = "Excel 12.0 Xml; HDR = YES"  

   3. После установления соединения используйте различные действия пакета базы данных для взаимодействия с вашими данными. В видео-примере действие «Экспорт в таблицу данных» использовалось в сочетании с оператором SELECT для возврата результатов запроса в виде формата данных, который легко использовать внутри бота.

Ресурсы

Хотите глубже подключиться к файлу Excel в качестве базы данных? Ознакомьтесь со статьей портала разработчиков о работе с большими наборами данных Excel в боте, чтобы узнать о тестировании скорости, которое проводилось при подключении к одной и той же электронной таблице для решения одной и той же проблемы несколькими способами.Кроме того, ознакомьтесь с проектом Excel как DB GitHub, чтобы получить образец кода для подключения к вашей собственной электронной таблице в качестве базы данных.

Почему не следует использовать Excel в качестве базы данных

Excel — отличный инструмент для создания электронных таблиц и выполнения расчетов с ограниченными наборами данных. Однако многие компании настаивают на использовании Excel в качестве базы данных.

Несмотря на то, насколько важно иметь безопасный и простой способ хранения и работы с данными, многие компании полагаются на Excel для этих вещей, а также для планирования и управления всеми своими ресурсами — от управления запасами до бухгалтерского учета.Это не то, для чего предназначен Excel, и он стоит компаниям огромное количество времени, денег и ресурсов каждый день.

Неважно, насколько мала ваша компания, Excel никогда не будет приемлемым инструментом для работы с базами данных. Есть множество оправданий:

«Слишком сложно изучать другое программное обеспечение».

Нет, действительно не так. Многие компании — делают все правильно и используют правильные программные приложения для управления своими данными.Кроме того, не все, кто использует программное обеспечение, должны уметь программировать; большинству сотрудников просто нужно знать, как заполнять данные. И действительно ли это намного проще, чем пытаться использовать коды и формулы, чтобы заставить Excel работать как база данных?

«У нас не так много данных».

Что произойдет через год или два, когда все эти данные увеличатся? Вы все еще собираетесь использовать Excel для управления 12 000 строками данных? Даже если сейчас он небольшой, со временем ваши данные станут неуправляемыми.

«Но мы всегда использовали Excel!»

Я уверен, что мне не нужно говорить вам, что то, что это всегда делалось одним способом, не означает, что это лучший способ.

Вот лишь некоторые из причин, по которым вам никогда не следует управлять базой данных компании с помощью Excel:

• Создание и обслуживание баз данных Excel занимает очень много времени, особенно по сравнению с альтернативами.
• Несколько человек могут получить доступ к базе данных и обновить ее одновременно.Это означает гораздо более высокую эффективность и гораздо меньший запас на ошибки при вводе и обновлении данных.
• Гораздо проще искать информацию в базе данных. Пользователь может сортировать и систематизировать данные на основе различных запросов, и, в отличие от Excel, им не нужен код для этого.
• Данные намного проще и занимают меньше места. Вместо того, чтобы полагаться на множество разных электронных таблиц для разных наборов данных, база данных позволяет хранить всю эту информацию в одном месте. Кроме того, он позволяет связывать эти данные, давая вам полный обзор вашей информации в профиле.
• Для управления вашей базой данных доступно множество замечательных ресурсов, специально созданных для работы: программное обеспечение ERP, программное обеспечение для управления проектами, Microsoft Access и многие другие.

Превратите вашу книгу Excel в базу данных SQLite | Скотт А. Адамс

Преобразование электронных таблиц в запрашиваемые таблицы базы данных

Реляционная база данных представляет собой набор таблиц данных — наборов строк и столбцов, в которых хранятся отдельные фрагменты данных, которые могут быть связаны друг с другом.Таким образом, реляционная база данных не полностью отличается от книги Excel со связанными наборами данных, хранящимися на нескольких листах. Имея это в виду, в этом посте рассматривается пример использования Python для преобразования электронной таблицы Excel в базу данных, которую можно запрашивать с помощью языка структурированных запросов (SQL) .

Пример в этом посте использует данные из набора данных Superstore-Sales , который можно найти здесь. Этот набор данных хранится в виде книги Excel и содержит примеры данных транзакций продаж, хранящихся на следующих четырех листах: продаж, , заказов, , клиентов, и продуктов.

Чтение данных в Python

Во-первых, если вы не установили пакет xlrd с использованием conda или pip , сделайте это перед запуском сеанса Python, иначе вы столкнетесь со следующей ошибкой при попытке читать в файле Excel (даже с установленными пандами ).

Теперь давайте запустим сеанс Python и импортируем pandas и sqlite3 , используя import pandas и import sqlite3 .Мы будем считывать данные из каждой электронной таблицы Excel в отдельный фрейм данных pandas , используя read_excel , как показано в приведенном ниже коде.

В каждом фрагменте кода первый параметр в read_excel определяет имя файла, который нужно обработать. При необходимости укажите путь к файлу. Например, когда я запускал этот код, мои данные хранились в каталоге data , но мой рабочий каталог был на один каталог выше. Второй параметр, sheet_name = , указывает имя обрабатываемой электронной таблицы в книге.Последний параметр, header = 0 , сообщает Python, что первая строка читаемой электронной таблицы содержит заголовки столбцов. Помните, что Python имеет нулевой индекс, поэтому для идентификации первой строки мы используем 0 , а не 1 . При явной идентификации строки заголовка значения в первой строке каждой электронной таблицы будут обрабатываться как имена столбцов для соответствующего фрейма данных.

Давайте посмотрим на первые несколько строк каждого фрейма данных, чтобы убедиться, что все выглядит правильно.

Отлично! Теперь давайте создадим эту базу данных.

Доступно несколько продуктов для реляционных баз данных, и конкретный продукт, который мы здесь будем использовать, — это SQLite . Это легкий механизм базы данных SQL, который можно использовать для создания баз данных, хранящихся в виде файлов на персональном компьютере. Мы можем инициировать новый объект подключения к базе данных SQLite и назначить этот объект переменной. Ниже я назвал эту переменную db_conn .

 db_conn = sqlite3.connect ("data / superstore.db ") 

При выполнении этого кода, приведенного выше, новый файл с именем superstore.db будет создан в каталоге data (при условии, что superstore.db еще не существует в этом каталоге). Вновь созданный файл Файл superstore.db на данный момент является пустой базой данных SQLite (т. е. в нем нет таблиц). db_conn также указывает на базу данных superstore.db и может рассматриваться как интерфейс для работы с этой базой данных. Круто! Но подождите … как мы на самом деле запускаем код SQL, который будет создавать таблицы данных? Рад, что вы спросили.Теперь нам нужно установить объект cursor , который является инструментом, который выполняет код SQL для интересующей базы данных. Здесь курсор назначен переменной, которую я назвал c .

 c = db_conn.cursor () 

Следующим шагом является создание таблиц, которые будут включены в базу данных, хотя важно подчеркнуть, что следующий шаг создания таблиц приведет к пустым таблицам. Позже мы заполним наши таблицы данными из четырех ранее созданных фреймов данных.Однако прежде чем двигаться дальше, давайте взглянем на фактический код SQL, который будет использоваться для создания таблицы sales , чтобы лучше понять процесс создания таблицы.

Строка №1 в приведенном выше коде предоставляет команду для создания таблицы с именем sales , а строки №2–8 создают 7 новых столбцов в sales : SalesID, OrderID, ProductID, Sales, Quantity, Discount и Profit. Тип данных для каждого столбца указывается справа от имени соответствующего столбца. Более подробную информацию о типах данных SQLite можно найти здесь.Обратите внимание, что порядок столбцов соответствует порядку столбцов из связанного фрейма данных.

Порядок столбцов в операторе CREATE TABLE является преднамеренным, поскольку это гарантирует, что соответствующие значения из фрейма данных попадут в заданный столбец в таблице базы данных. Например, если бы я сделал OrderID первым столбцом, а SalesID — вторым, значения SalesID были бы записаны в столбец OrderID в таблице sales , а столбец SalesID в этой таблице содержал бы значения OrderID.

Строка № 9 устанавливает первичный ключ таблицы , который представляет собой столбец, содержащий значения, однозначно идентифицирующие каждую строку. В таблице sales SalesID удовлетворяет требованиям для первичного ключа, поскольку никакие две строки не имеют одинакового значения SalesID.

Снимок таблицы «продаж»

Строка № 10 в предыдущем наборе кода устанавливает первый из двух внешних ключей для продаж . Внешний ключ — это столбец в одной таблице, который является первичным ключом в другой таблице.Например, обратите внимание, что разные строки могут иметь одно и то же значение OrderID в таблице sales , что исключает возможность использования OrderID в качестве первичного ключа в этой таблице . Однако в таблице orders каждая строка действительно содержит уникальное значение OrderID . Таким образом, OrderID может служить первичным ключом для заказов .

Снимок таблицы «заказы»

Вернемся к фактическому коду в строке № 10 в предыдущем операторе CREATE TABLE .Первая часть этого кода, FOREIGN KEY (OrderID) , устанавливает, что столбец OrderID в sales является внешним ключом. Вторая часть, REFERENCE orders (OrderID) , затем указывает таблицу и первичный ключ, на который ссылается OrderID. Строка № 11 из инструкции CREATE TABLE следует той же логике для столбца ProductID.

Указав первичный и внешний ключи, мы можем создать «карту», ​​которая показывает, как таблицы в базе данных соотносятся друг с другом.Например, тот, кто знаком с концепциями SQL, но не знаком с этими конкретными данными, может взглянуть на оператор CREATE TABLE , который создает таблицу sales и признать, что данные из таблиц sales и orders могут быть объединены, или присоединились к , путем сопоставления значений в столбцах OrderID из обеих таблиц. Чтобы вкратце проиллюстрировать, как работает объединение, рассмотрим, как мы можем добавить OrderDate в таблицу sales путем «объединения» по OrderID, как показано ниже.

Базовая наглядная демонстрация того, как работает объединение.

Завершение работы с базой данных.

После того, как мы установили базовый обзор процесса создания таблиц, давайте создадим все таблицы базы данных. Здесь мы помещаем курсор, c , чтобы работать. Мы можем запустить c.execute () и включить желаемый код SQL в виде строки в круглые скобки для запуска указанного кода SQL в базе данных, к которой мы в настоящее время подключены (т.е. data / superstore.db ).

Пришло время заполнить таблицы в базе данных соответствующими данными из четырех ранее созданных фреймов данных.К счастью, этот шаг можно легко выполнить, используя pandas ’ to_sql в каждом фрейме данных (см. Более подробную информацию о to_sql здесь). Код в блоке ниже передает данные из каждого из четырех фреймов данных в соответствующие таблицы в базе данных.

Первый параметр в каждой строке кода выше определяет имя таблицы базы данных, в которую будут записаны значения из фрейма данных, а следующий параметр определяет фактическое соединение с базой данных.Затем if_exists = 'append' сообщает to_sql , что если таблица уже существует, что он делает в этом случае, тогда значения из фрейма данных должны быть вставлены в таблицу. Наконец, с index = False мы говорим to_sql не включать индекс в качестве дополнительного столбца в таблице.

Теперь у нас есть база данных SQLite, которая готова к работе! Вы можете запросить файл базы данных superstore.db с помощью оболочки командной строки SQLite или другого программного обеспечения базы данных, которое поддерживает SQLite, например DbVisualizer.Вы также можете запускать запросы к базе данных, используя read_sql из pandas (подробнее см. Здесь). Например, если мы хотим увидеть первые пять строк из sales , мы можем запустить код, показанный ниже, в нашей оболочке Python или записной книжке.

 pd.read_sql ("SELECT * FROM sales LIMIT 5", db_conn) 

Когда вы закончите работу с этой базой данных в Python, вы можете закрыть соединение, запустив db_conn.close () . Если вы хотите снова работать с этой базой данных после закрытия, просто восстановите соединение с базой данных

 db_conn = sqlite3.connect ("data / superstore.db") 

и выполнять запросы, используя read_sql . Нет необходимости устанавливать новый курсор, если вы не записываете данные в базу данных.

Еще одно уточняющее слово перед тем, как мы закончим. В начале этого поста я упомянул, что структура книги Excel похожа на базу данных SQL, поскольку обе могут состоять из нескольких связанных таблиц. С этой целью это упражнение предназначено для демонстрации того, как книгу Excel можно легко превратить в файл базы данных SQLite.Тем не менее, мы лишь коснулись поверхности дизайна базы данных, и я хочу подчеркнуть, что хорошо спроектированная база данных — это больше, чем просто набор таблиц. Действительно, процесс нормализации , , , который направлен на устранение избыточности данных и обеспечение целостности данных, очень важен при проектировании реляционной базы данных. Имейте в виду, что созданная нами база данных может быть нормализована и дальше. Если вам интересно узнать больше о реляционных базах данных и причинах хранения данных в нескольких таблицах, я рекомендую прочитать больше о нормализации.

Хорошо, для этого поста хватит. Благодарим за прочтение. Обращайтесь к нам, если у вас есть какие-либо вопросы и / или конструктивный отзыв.

Почему Excel — это ужасная база данных для вашего бизнеса

Повторяйте за мной: Excel — это , а не база данных.

Прошу прощения за такую ​​новость. Я знаю, что некоторым из вас может быть непросто проглотить эту пилюлю. Многие люди в вашем отделе, вероятно, будут утверждать, что мы ошибаемся, что Excel может быть базой данных, но помните: отрицание — это только первая стадия горя.

Хорошая новость в том, что все будет хорошо.

Excel — это очень мощная программа, и есть более чем несколько прямых чернокнижников, которые могут творить свою черную магию, используя интерфейс для создания презентаций, информационных панелей и анализа наборов данных с ловкостью, которая позволит заставляют задуматься, чью душу им пришлось продать за свои навыки.

Хотя программа Excel надежна, электронные таблицы, создаваемые Excel, невероятно хрупкие.Невозможно отследить, откуда пришли ваши данные, нет контрольного журнала и нет простого способа проверить электронные таблицы. Тем не менее, самая большая проблема заключается в том, что любой может создавать электронные таблицы Excel — плохо. Поскольку им так легко пользоваться, создание даже важных электронных таблиц не ограничивается людьми, которые разбираются в программировании и выполняют его методичным и хорошо задокументированным способом.

И так же, как мы все еще не можем превратить неблагородные металлы в золото, мы не можем превратить электронные таблицы Excel в функциональную базу данных.

Остановите нас, если вы слышали об этом

Вот знакомый сценарий: вы вводите данные в общую электронную таблицу. Вы пытаетесь сохранить его и получаете уведомление о том, что книга в настоящее время используется. Вы выбираете между закрытием и потерей всех введенных вами данных или сохранением копии файла, говоря себе, что вы вернетесь и объедините данные позже. Но этого никогда не происходит, и ваша команда получает несколько копий электронной таблицы, в каждой из которых содержится доля правды.

Это обычная история.Причина в том, что Excel действительно работает только тогда, когда один человек имеет редакторский контроль над данными, а это просто непрактично, когда речь идет о больших наборах данных, к которым должен иметь доступ персонал и системы в организации. Когда за данные отвечает только один человек, больше никого нет, чтобы гарантировать, что все данные и функции полностью точны. Это оставляет место для внесения ошибок, а ошибки Excel имеют долгую историю создания проблем при ненадлежащем использовании в качестве базы данных.

Вот несколько примеров:

В 2008 году Barclays Capital приобрел 179 недействительных контрактов у Lehman Brothers в результате ошибки Excel; Barclays «отправил электронную таблицу Excel, содержащую список контрактов, которые должны быть включены в договор купли-продажи … Таблица содержала почти 1000 строк и более 24000 отдельных ячеек, и ее пришлось переформатировать … младший сотрудник, переформатирующий работу, не знал что исходный документ Excel включал скрытые строки, содержащие контракты, помеченные буквой «n», чтобы обозначить, что они не должны быть частью сделки.«

В 2012 году просчет в Excel обошелся JPMorgan Chase в 6,2 миллиона долларов после того, как трейдер добавил ячейки вместо усреднения. Это широко известно как «Лондонский китовый инцидент».

В 2014 году канадский производитель электроэнергии Trans Alta потерял 24 миллиона долларов при закупке по контракту, когда ошибка копирования / вставки в Excel случайно увеличила закупочные цены, уничтожив 10% их годовой прибыли.

Но почему именно Excel не является базой данных?

Чтобы функционировать как база данных, программное обеспечение должно иметь возможность обрабатывать различные входные данные из нескольких источников одновременно и позволять множеству приложений одновременно обращаться к этому программному обеспечению и манипулировать им, не повреждая или не изменяя исходные данные, даже обновляя их в режиме реального времени.Excel просто не умеет этого делать.

Итак, как вы можете заменить вашу эрзац-базу данных Excel реальной базой данных? И что это вам вообще даст?

Рад, что вы спросили.

Первый (и, возможно, самый трудный) шаг от Excel — это культура. Вероятно, что многие члены вашей команды уже большую часть своей карьеры использовали Excel. Не удивляйтесь, когда они выступят против вашего утверждения о том, что стандартный инструмент, к которому они привыкли, должен уйти.И, возможно, вам не нужно создавать для них базу данных. Если у вас есть только один или два энтузиаста Excel, ну, эй, они, вероятно, знают, что делают, верно?

Ну ладно, может, и есть. Но нельзя быть уверенным, что в их записях нет ошибок. Фактически, исследование, опубликованное в журнале Journal of End User’s Computing , показало, что 88 процентов электронных таблиц содержат ошибки. В Excel нет инструментов для проверки вводимых данных с вашими необработанными данными. Поэтому, если вы хотите быть уверены в точности своих данных, вам понадобится подходящее программное обеспечение.

Хуже того, любые возникающие ошибки будет очень сложно идентифицировать и исправить из-за отсутствия проверки ваших входных данных.

Excel также не предлагает разрешения на доступ, поэтому, если вы хотите сохранить эту информацию в безопасности, вам нужно будет внедрить протоколы безопасности и инфраструктуру, чтобы обеспечить ее безопасность, а также найти способ гарантировать, что все соблюдают установленная политика. Создание этой безопасности также связано с некоторыми затратами на обслуживание, поэтому будьте готовы выделить для этого некоторые ресурсы.

Эээ, так что, возможно, это не самая лучшая идея полагаться на Excel для этого.

Спасибо, на основе данных

Мы не можем дать вам много советов по поводу культурной составляющей, учитывая, что каждая компания индивидуальна. Но люди, которым нужна база данных, постоянно работают с данными. Если вы поставите перед ними эти вопросы, они, вероятно, придут в голову, как только вы выберете программное обеспечение, которое вам нужно или .

Тем не менее, мы можем помочь вам выяснить, какое программное обеспечение подходит именно вам.Конечно, при выборе базы данных следует учитывать несколько моментов. Вот несколько ключевых вопросов, которые вам нужно задать себе:

• Сколько данных я храню?
• Сколько людей должны получить доступ к этим данным одновременно?
• Какие языки программирования используют ваши команды?
• Какой у нас бюджет?

Конечно, есть и другие элементы, но они помогут вам встать на верный путь.

Как только вы выясните эти параметры, вы можете быть удивлены, обнаружив, что создание собственной базы данных не так сложно, как вы могли подумать.Одним из недостатков специализированных решений для отдельных точек является то, что они дороги и могут плохо интегрироваться с существующей архитектурой. Еще дороже иметь индивидуальное решение с балансовой единицей.

Введите: Построители баз данных без кода

Из-за интегрированного характера платформ без кода создание безопасной, разрешенной базы данных с отслеживаемыми изменениями и функциями одновременного доступа не является слишком большим мостом. Создание базы знаний для протоколов обработки данных может быть выполнено из самого приложения базы данных, а создание других приложений для доступа к этим данным — задача, доступная для всех.

Прекратите использовать Excel для такого рода вещей. Вы нас потом поблагодарите.

В поисках альтернативы Excel

Если вы хотите узнать больше о том, как отказаться от Excel и создать собственную базу данных из существующих электронных таблиц, у нас есть то, что вам нужно. Мы покажем вам, как вы можете превратить свои электронные таблицы в мощную, безумно настраиваемую базу данных с помощью Kintone.

Как создать базу данных с возможностью поиска в Excel

Вы должны использовать MS Excel для таких задач, как подготовка отчетов, прогнозов и бюджетов.Но знаете ли вы, что Excel намного мощнее этого. Так же, как в Excel можно сделать базу данных с возможностью поиска.

Хотите узнать, , как создать базу данных с возможностью поиска в Excel ? не волнуйтесь, эта статья поможет вам создать базу данных в Excel .

Что ж, если мы говорим о возможностях базы данных Excel, то, несомненно, она очень мощная. Помимо , создающего простую базу данных с возможностью поиска в Excel , вы также можете для создавать реляционную базу данных в Excel .

Итак, давайте сделаем полный обзор , как создать базу данных в Excel , независимо от того, доступна она для поиска или реляционная?

В чем необходимость или преимущества создания базы данных в Excel?

Таблицы

Excel в основном предназначены для оценки данных и сортировки элементов для кратковременного хранения необработанных данных. В целом, электронная таблица используется для обработки чисел и для хранения единого списка элементов. Таким образом, это лучшее приложение для ведения инвентаризации, вычисления данных и моделирования статистических данных.

Но когда дело доходит до хранения больших объемов данных, лучше всего использовать базу данных в Excel. База данных лучше всего подходит для случаев, когда более двух пользователей должны поделиться своей информацией.

Помимо этого, двумя наиболее важными преимуществами базы данных в Excel являются:

• Сниженная избыточность данных
• Это повысит емкость целостности данных
• Уменьшение количества ошибок обновления и повышение согласованности
• Большая целостность данных и независимость от прикладных программ
• Вы можете легко вести отчет и делиться своими данными
• Повышенная безопасность данных
• Снижение затрат на ввод, хранение и поиск данных

Как создать базу данных с возможностью поиска в Excel?

Просто выполните шаги, указанные ниже, чтобы создать базу данных Excel с возможностью поиска.

Шаг 1: Ввод данных

В базе данных столбцы называются полями. Итак, в соответствии с вашими потребностями вы можете добавить столько полей, сколько вам нужно.

В показанном примере полями базы данных являются StdID, StdName, State, Age, Department и Class Teacher.

Теперь вы можете легко вводить данные в эту новую базу данных. Каждый раз, когда вы вводите новые данные, они заполняются в первой пустой строке после полей.

Как это,

Итак, вы также можете увидеть, насколько просто вводить данные в базу данных Excel.

Шаг 2. Правильный ввод данных

При вводе данных в базу данных Excel не оставляйте ни одной строки или столбца пустыми. Так как это категорически запрещено.

Это четкая разбивка вашей базы данных Excel. на самом деле причина этого в том. Как только Excel обнаружит полностью пустой столбец / строку. Он не учитывает этот столбец или строку в базе данных.

Итак, если вы оставили какую-либо строку или столбец в своей базе данных полностью пустой, она разделит вашу базу данных на разные части.Какие бы функции вы ни применили к своей базе данных, они не будут работать с этой обособленной частью информации.

Хотя разрешено оставлять некоторые ячейки строки пустыми. Как это:

Шаг 3. Знайте, что строки называются записями

Каждая отдельная строка базы данных называется записями. Итак, вы можете видеть, что здесь все строки являются записями.

Шаг 4. Знайте, что столбцы называются полями

Все заголовки столбцов базы данных обозначаются как Имена полей .

Итак, здесь, на показанном рисунке, имена полей базы данных: StdID , StdName , State , Age , Department и Class Teacher .

Примечание:

Попробуйте отформатировать имена полей, отличные от строк базы данных. Имена полей таблицы организованы с использованием разных стилей, кроме ячейки таблицы.

Шаг 5: Создание таблицы

Чтобы создать таблицу в базе данных, просто выберите любую ячейку в диапазоне данных.После этого на вкладке вставки щелкните команду таблицы.

При нажатии на таблицу откроется диалоговое окно Create Table . Нажмите на вариант ОК, и он создаст таблицу.

Для фильтрации данных используйте стрелки раскрывающегося списка, которые появляются в заголовке каждого столбца.

Шаг 6. Использование инструментов базы данных

Что ж, для правильного анализа и интерпретации данных в базе данных Excel вы можете использовать инструменты базы данных.Чтобы узнать больше о таких инструментах , нажмите здесь .

Шаг 7: Расширение базы данных

Теперь все настроено, и вы можете начать добавлять новые записи и поля в свою базу данных.

Шаг 8: Завершение форматирования базы данных

Наконец-то осталось выполнить форматирование столбцов базы данных. Есть много инструментов для форматирования ячеек в базе данных. Как вы можете использовать стили ячеек в раскрывающемся списке «Форматировать как таблицу».Вы также можете работать с командами, присутствующими в диалоговом окне форматирования ячеек.

Вот и все, вы создали базу данных с возможностью поиска в электронной таблице Excel. Пришло время узнать, как использовать эту базу данных с возможностью поиска в Excel.

Как использовать базу данных с возможностью поиска в Excel?

Используйте функции поиска Excel для поиска в базе данных

, используя функции поиска в Excel, можно легко создать рабочий лист, который позволит выполнять поиск в любой таблице базы данных.

Предположим, вы импортировали следующую таблицу из базы данных Access на лист 2 книги Excel.

Сделать таблицу Excel, которую можно использовать для проверки шкалы заработной платы стажера, просто предоставив идентификатор стажера. Вот следующие шаги, которые необходимо выполнить:

1. Откройте книгу Excel, коснитесь вкладки Sheet2 и выберите диапазон A2: H5 .
2. Теперь нажмите на поле Имя и введите Interndata . После этого нажмите [Enter].
3. Нажмите на вкладку Sheet1.
4. Выберите ячейку D6 и введите Идентификатор сотрудника .
5. Выберите ячейку D8 и присвойте Имя .
6. Выберите ячейку E8 и введите следующую функцию:

= ВПР (E6, Interndata, 3, FALSE) & ”“ & VLOOKUP (E6, Interndata, 2, FALSE)

7. В D10 введите Pay Rate .
8. Теперь коснитесь E10 и введите следующую функцию:

= ВПР (E6, Interndata, 8, FALSE)

9. Пришло время изменить формат ячеек E6, E8 и E10 для соответствия типа данных данным, представленным в таблице.
10. Теперь добавьте заголовок и выполните форматирование, как показано здесь.

Как работает реляционная база данных в Excel?

Excel спроектирован таким образом, что может без проблем работать с базой данных. Когда элементы базы данных связаны, они создают запись в группе из нескольких записей. Каждая отдельная запись может быть эквивалентом строки в электронной таблице. Трудно игнорировать связь.

Для создания реляционной базы данных в Excel необходимо соединить главную электронную таблицу с подчиненной электронной таблицей или таблицами.

Итак, реляционная база данных имеет главную таблицу, которая связана с подчиненными таблицами, названными дочерними таблицами.

Заключение:

Итак, теперь вы знаете, что сделать базу данных доступной для поиска в Excel — не такая уж и сложная задача. Выполнив вышеуказанные шаги, вы можете легко создать функциональную базу данных, которую можно использовать для добавления записей. Его также можно использовать для поиска определенных значений в существующих записях с помощью функции фильтрации.

Ну, эта база данных Excel работает без проблем с количеством записей. Но после накопления тысячи записей производительность приложения начинает падать.

Сводка

Название статьи

Как создать базу данных с возможностью поиска в Excel

Описание

Изучите простые способы создания базы данных с возможностью поиска в Excel. также получите представление о преимуществах создания базы данных в Excel и о том, как реляционная база данных работает в Excel.

Автор

Сандра Луи

Имя издателя

Ремонт блогов MS Excel

Логотип издателя

Маргрет

Маргрет Артур — предприниматель и эксперт по контент-маркетингу.Она ведет технические блоги и специализируется на MS Office, Excel и других технических темах. Ее самобытное искусство представления технической информации простым для понимания языком очень впечатляет.