Базы данных в эксель: Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

Содержание

Как создать базу данных в Excel

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
Заполняем наименование записей (строк) БД.
Переходим к заполнению базы данными.
После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».
Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».
После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.
Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Опишите, что у вас не получилось.
Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Как извлечь информацию из базы данных в excel

У меня есть более 50 000 строк данных в Excel, которые выглядят следующим образом:

SKU     SerialNo
AZQW    10001   
XSWE    10023   
GTYH    10230   
MKLJ    10378       
GHYU    10567       
GTYH    10895

Таблица в базе данных, которую я хочу извлечь, выглядит следующим образом:-

SKU     SerialNo    Grade
AZQW    10001           A
XSWE    10023           B
CVFR    10043           D
GTYH    10230           B
MKLJ    10378           A
RTYH    10456           C
GHYU    10567           D
AZQW    10784           B
GTYH    10895           B

Конечный результат в excel должен быть следующим, т. е. чтобы добавить информацию о классе:-

SKU     SerialNo    Grade
AZQW    10001   A
XSWE    10023   B
GTYH    10230   B
MKLJ    10378   A
GHYU    10567   D
GTYH    10895   B

Как я могу достичь этого с помощью макроса? Если это невозможно, можно ли автоматизировать оператор SQL, который запускает row-by-row для извлечения поля rq’D (т. е. Grade)?

Спасибо.

sql

excel

Поделиться

Источник

Bob

12 августа 2011 в 12:46

3 ответа

Если бы я хорошо понимал, меня было бы довольно легко достичь с помощью макроса Excel.

Сначала выведите данные DB в отдельный лист документа Excel. Убедитесь, что оба листа (исходный лист с данными и новый лист с данными DB) отсортированы, иначе отсортируйте их с помощью макроса.

Затем перейдите вниз по списку и добавьте оценку в столбец «SerialNo» исходного листа, когда строка совпадет.

После завершения не забудьте удалить рабочий лист с данными DB. Должно быть лучше, чем звонить в базу данных 50 000 раз, я обычно стараюсь свести к минимуму количество вызовов базы данных, потому что они медленные.

EDIT : Поскольку у вас есть много записей в таблице для вывода на рабочий лист SQL, я бы посоветовал вам импортировать все ваши данные Excel во временную таблицу SQL, сделать простой выбор, присоединив временную таблицу к другой и экспортировав результат в файл Excel !

select t1.SKU SKU, concat(t1.SerialNo, "  ", t1.grade) SerialGrade from yourTable t1
    join tempTable t2 on t2.SerialNo = t1.SerialNo
    orderby t1.SerialNo ASC

Поделиться

Dalshim

12 августа 2011 в 13:33

я не вижу быстрого способа справиться с этим:

создайте макрос, который будет вызывать оператор SQL для каждой строки >> потребуется много запросов к бд
создайте уникальный запрос SQL, которого было бы достаточно для всех значений >> я не вижу способа сделать это
единственный способ, который я вижу, — это экспортировать значения SQL на другой лист вашей книги и использовать формулу VLOOKUP()

Поделиться

JMax

12 августа 2011 в 13:18

Я бы не стал использовать VBA для этого, если вам это не нужно. Создайте новый лист и поместите на него запрос внешних данных. Если вы используете Access или SQLServer, вы можете OLEDB прямо к ним. В противном случае вы можете использовать MSQuery для подключения ODBC. Принесите соответствующие колонки, Серийный номер и класс. Похоже, что серийный номер уникален, поэтому вам нужно будет принести SKU из базы данных.

Затем используйте формулу VLOOKUP, чтобы перенести оценку в основной лист. Вы даже можете скрыть лист с запросом внешних данных на нем, если хотите.

Поделиться

Dick Kusleika

12 августа 2011 в 13:55

Как извлечь схему из базы данных mysql
Я хотел бы расширить свою схему базы данных (Mysql database) в графическом формате или в формате xml. может ли кто-нибудь помочь мне в этом процессе.. Pl. помогите мне, предоставив шаг за шагом извлечь схему из базы данных mysql, если это возможно. Я использую машину Linux ubuntu. thanxs
как получить запрос вставки базы данных из Excel листов
Получить запрос вставки базы данных из Excel листов Как я могу создать вставку запроса для своей базы данных из Excel листов. TNX

База данных AnyLogic

База данных AnyLogic

В моделях AnyLogic теперь есть встроенная база данных, из которой можно считывать входные данные и куда можно записывать результаты экспериментов. База может экспортироваться вместе с моделью и, как и модель, использоваться на любых устройствах.

База данных позволяет:

Считывать значения параметров и задавать конфигурацию экспериментов.

Параметризовать популяции агентов.

Задавать частоту прибытия заявок в процессных моделях.

Импортировать данные из других БД или таблиц Excel и хранить их в доступной форме.

Вести журналы диаграмм процессов, переходов в диаграммах состояний, пересылки сообщений, а также биографии агентов.

Отслеживать использование ресурсов, время обработки заявок и движения.

Сохранять и экспортировать статистику, наборы данных и любые виды журналов.

Экспортировать данные в электронные таблицы MS Excel.

Создать резервную копию БД и восстановить БД.

База данных содержит таблицы и представления. И те и другие можно сгруппировать в группы таблиц.

Можно легко импортировать базу данных в ваш проект AnyLogic из внешней базы данных или электронной таблицы MS Excel. Кроме того, можно создать пустые таблицы базы данных и ввести данные вручную.

Свойства

Основные: Размер – Отображает размер базы данных на диске.

Создать или импортировать таблицу… – Щелкните по ссылке для создания новой таблицы базы данных или для импорта таблиц из существующей внешней БД.

Создать резервную копию БД… – Щелкните по этой ссылке, чтобы создать резервную копию базы данных. AnyLogic сохраняет резервную копию в формате TAR.GZ. После того, как вы создали резервную копию, вы сможете отменить изменения в той базе данных, с которой вы сейчас работаете, путем восстановления данных из резервной копии (см. опцию ниже).

Восстановить БД… – Щелкните по этой ссылке, чтобы восстановить базу данных из резервной копии. Во время восстановления, вы заменяете текущую базу данных резервной копией, которую ранее создали, воспользовавшись опцией Создать резервную копию БД… (см. опцию выше). При восстановлении база данных возвращается к состоянию, в котором она была на момент создания резервной копии.

Удалить базу данных – Щелкните по этой ссылке, чтобы полностью удалить базу данных. Удаление базы данных автоматически отключает опцию Оптимизировать размер при закрытии модели.

Оптимизировать размер при закрытии модели – Если эта опция выбрана, при закрытии базы данных данные БД будут сохранены на диске в оптимизированном виде, чтобы занимать меньше дискового пространства. Если база данных достаточно крупная, на закрытие БД в режиме COMPACT уйдет много времени. Если эта опция не выбрана, данные будут сохранены, как они есть. Это позволяет быстро закрыть базу данных, но не принимает в расчет, сколько места на диске займет БД. Опция автоматически включается и становится недоступной для любых изменений, если вы выбираете опцию Записывать в журнал информацию о выполнении модели. То же самое происходит, если вы открываете существующую модель, в которой эта опция выбрана или отключена, но какие-то логи уже хранятся в базе данных. Более подробную информацию об этом режиме оптимизации вы можете найти в справке HyperSQL (англ.).
* — Опция доступна только в том случае, если база данных не пустая.
Импорт: Эта секция свойств видна, если база данных содержит таблицы, которые были импортированы из внешней базы данных. Вы можете настроить синхронизацию данных и обновить данные в импортированных таблицах после внесения изменений во внешнюю базу данных.
Автообновление импортированных таблиц при запуске модели – Если опция выбрана, данные во всех импортированных таблицах будут автоматически обновляться данными из внешней базы данных при каждом запуске модели.

Обновить данные таблиц – Щелкните по этой ссылке, чтобы обновить данные во всех импортированных таблицах данными из внешней базы данных.

Источники исходных данных – Список путей ко внешним источникам данных для всех импортированных таблиц БД AnyLogic. Если файл расположен вне папки с моделью, в списке будет отражаться абсолютный путь к этому файлу. Если файл расположен в папке модели, будет отражаться только название файла.
Экспорт: Эта секция содержит свойства, относящиеся к экспорту базы данных в файл Excel. Как экспортировать базу данных AnyLogic описано здесь.

Настройки экспорта — Здесь вы можете указать файл Excel, в который будут экспортироваться данные БД и выбрать таблицы БД и журналы (если активировано ведение журнала модели).

Экспорт таблиц в Excel — Щелкните по этой кнопке, чтобы экспортировать данные БД в файл Excel.

Экспортировать таблицы после прогона модели — Выберите эту опцию, чтобы автоматически экспортировать данные БД в файл Excel по завершении прогона модели.

Экспортировать в — Здесь отображается путь к файлу Excel, который вы выбрали для экспорта данных БД.
Журнал: Записывать в журнал информацию о выполнении модели – Если опция выбрана, то в журнал модели будет записываться информация о выполнении модели, а также автоматически включится опция Оптимизировать размер при закрытии модели.

Удалить журналы — Щелкните по этой ссылке, чтобы удалить текущие логи выполнения модели.

Функции

Чтобы получить доступ к функциям встроенной базы данных модели, вызовите Java-объект ModelDatabase с помощью следующего метода:

getEngine().getModelDatabase()

Основное назначение объекта ModelDatabase — обеспечивать связь между внутренней базой данных модели и внешними источниками данных (например, Excel-файлами).

Работа с внешними источниками данных

Функция

Описание

void importFormExternalDb(Connection sourceConnection, String sourceTableName, String targetTableName, boolean clearTargetTable, boolean autoCommit)

Импортирует данные из указанной таблицы внешней базы данных.

Для корректной работы этой функции необходимо, чтобы в колонках таблиц внутренней и внешней баз данных совпадали типы данных — или их можно было конвертировать.
Параметры:
sourceConnection — существующий объект Connection (соединение с базой данных), который можно получить вызовом метода Database.getConnection().
sourceTableName — строка с именем таблицы базы данных, которую вы хотите импортировать из внешнего источника данных.
targetTableName — строка с именем таблицы внутренней базы данных моделей, которую вы хотите наполнить с помощью функции.
clearTargetTable — если true, пытается удалить все данные из целевой таблицы во внутренней базе данных модели перед вызовом функции.
autoCommit — если false, вызов функции не повлечет исполнения транзакции базы данных (может повлиять на производительность).

void exportToExternalDB(String sourceTableName, Connection targetConnection, String targetTableName, boolean clearTargetTable, boolean autoCommit)

Экспортирует одну из таблиц внутренней базы данных моделей во внешнюю базу данных.

Для корректной работы этой функции необходимо, чтобы в колонках таблиц внутренней и внешней баз данных совпадали типы данных — или их можно было конвертировать.
Parameters:
sourceTableName — строка с именем таблицы внутренней базы данных, которую вы хотите экспортировать.
targetConnection — существующий объект Connection (соединение с базой данных), который можно получить вызовом метода Database.getConnection().
targetTableName — строка с именем таблицы внешней базы данных, в которую будет осуществляться экспорт.
clearTargetTable — если true, пытается удалить все данные из целевой таблицы во внешней базе данных перед вызовом функции.
autoCommit — если false, вызов функции не повлечет исполнения транзакции базы данных (может повлиять на производительность).

Работа с журналами

Функция

Описание

void deleteExistingLogObjects(connection)

Удаляет все данные из журнала выполнения модели.
Параметры:
connection — существующий объект Connection (соединение с базой данных), который можно получить вызовом метода Database.getConnection().

Использование функций баз данных Excel | Piter Melnikov

MS Excel имеет 12 специальных функций, предназначенных для работы со списками. Эти функции находятся в категории функций Работа с базой данных Мастера функций.

Каждая из этих функций возвращает информацию об элементах списка, которые удовлетворяют определенным условиям. Все они являются аналогами статистических функций с той разницей, что функции баз данных работают только с элементами диапазона, которые удовлетворяют заданным условиям.

Синтаксис всех функций баз данных следующий:

ИМЯ_ФУНКЦИИ(база-данных; поле; критерий), где

— параметр база данных служит для указания адресов диапазона, содержащего список;
— параметр поле задает столбец, в котором производятся вычисления (суммирование, усреднение, подсчет количества и т.д.). В качестве этого параметра можно использовать заголовок столбца, заключенного в кавычки, или номер столбца;
— параметр критерий задает диапазон условий, правила составления которых такие же, как для расширенного фильтра.

Перечень некоторых функций Excel для работы с базой данных, их назначение приведен в таблице.

Чтобы продемонстрировать технологию работы с функциями баз данных, рассмотрим пример.

Пример. Пусть требуется определить количество расходных операций в период с 12 января по 24 января для номеров счетов 4 — 15 (фрагмент списка (БД) приведен на рис. 1).

Рис. 1.

Решение

1. В свободном диапазоне ячеек рабочего листа запишем выражение условия отбора (рис. 2)

Рис. 2.

2. Включим Мастер функций и в категории Работа с базой данных включим функцию БСЧЕТ.
3. Заполним поля аргументов функции, как показано на рис. 2.
4. Кликнем на кнопке ОК, в ячейке, где помещена функция( в нашем случае E6) будет выведен результат 13.

Упражнение
Попробуйте проверить свои навыки по работе в Excel.
Откройте страницу по ссылке.
После открытия страницы кликните на кнопке Редактировать.

После завершения загрузки на Яндекс Диск откроется рабочая книга, на Листе 1 которой есть задания.
Выполните предлагаемые задания, проверяя корректность ответов по графе Правильный результат.
При решении задач используйте информацию из статей канала по тематике Excel.

Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL реферат по информатике

Отделение ускоренного обучения, Экономический факультет, 2 курс, 3 семестр, 2002 «Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL». 1. Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы. 2. Способы получения справочной информации в среде Excel. 3. Идентификация ячейки, диапазона ячеек. Относительные и абсолютные адресные ссылки. Имя ячейки, диапазона ячеек. 4. Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку. 5. Средства редактирования (перемещение, поиск и замена в таблице; выделение, перемещение, копирование, удаление информации). 6. Средства форматирования (изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера). 7. Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки. 8. Назначение специальной (частичной) вставки. 9. Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров цветов. 10. Форматирование строк и столбцов (изменение размеров ячейки, объединение ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов). 11. Условное форматирование. Автоформат. 12. Формулы. Ввод и копирование формул. Мастер функций, палитра формул. 13. Задание условий в Excel. Использование логических функций: ЕСЛИ, И, ИЛИ. 14. Диаграммы. Построение, редактирование. 15. Защита ячеек таблицы от несанкционированного доступа. 16. Графические возможности Excel. Внедрение объектов WordArt. 17. Работа на нескольких рабочих листах. Вставка, удаление, переименование рабочих листов. Ссылки на ячейки другого листа. 18. Понятия базы, записи, поля данных. Системы управления базами данных. Примеры. 19. Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных. Сохранение базы данных. 20. Ввод данных с помощью формы базы данных. 21. Сортировка базы данных. 22. Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска. 23. Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев. 24. Создание промежуточных итогов. Функции подведения промежуточных итогов. Свёртывание записей промежуточных итогов. Удаление промежуточных итогов. 25. Поиск данных с помощью функций баз данных. 26. Подготовка документации к печати в Excel. Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы. Рабочее окно программы Excel содержит стандартную строку заголовка и панели команд. Строка под ними содержит поле имени и строку имени. Строка состояния программы Excel выдаёт информацию о текущем выборе, команде или операции. Рабочая книга – многостраничный документ в Excel. Каждая страница рабочей книги называется рабочим листом, а страница, активная в данный момент, отображается в окне документа. Каждый рабочий лист разделён на столбцы, строки и ячейки, отдельные друг от друга разделительными линиями. Столбцы – это вертикальные разделы, строки – горизонтальные. Ячейка – это область пересечения строки и столбца. Способы получения справочной информации в среде Excel. Меню Справка (Help), содержит следующие команды: «Справка по Microsoft Excel», которая выводит на экран помощника, если он не отключён; «Скрыть помощника»; «Что это такое»? которая позволяет вывести подсказку об элементе, указанном на экране; «Office на Web», запускающая ваш браузер (программу просмотра, называемую ещё обозревателем) и подключающая его к узлам Microsoft в Интернете, которые предлагают дополнительную справочную информацию; «О программе», сообщающая информацию о программе Microsoft Excel. Две команды не появляются в кратком меню и для их отображения нужно нажать двойную стрелку в нижней части меню. Команда «Найти и устранить» пытается исправить все ошибки, которые могли произойти при установке Excel. 1. Окно справочной системы. Окно предлагает три вкладки: «Содержание», «Мастер ответов» и «Указатель». Вкладка «Содержание» подобна оглавлению книги, где каждая глава представлена заголовком со значком закрытой книги. После нахождения интересующего вас раздела можно вывести его содержимое в правой части окна справки. Часто разделы содержат ссылки на другие разделы и справки. Подчёркнутый текст в правой области окна справки является гиперссылкой на другой раздел. Щелчок на гиперссылке активизирует соответствующий раздел. Это напоминает работу с браузером. Для поиска нужной информации можно также использовать вкладку «Указатель». Если вы введёте ключевое слово и нажмёте кнопку «Найти» или дважды щёлкните на нужном слове в списке, то получите список всех подходящих разделов справки. 2. Получение справочной информации через Интернет. Если имеется доступ к Интернету, для вас доступны дополнительные ресурсы. Команда «Office на Web» запускает браузер и подключает его к странице Office Update на Web-узле Microsoft. Этот узел постоянно обновляется, так что там можно найти свежую информацию. 3. Контекстная справка. Excel позволяет получить информацию о конкретной команде без использования окна справочной системы. Справка такого вида называется контекстно-зависимой или просто контекстной, поскольку она действительно зависит от того, что вы делаете на листе. 4. Всплывающие подсказки. Для тех, кому трудно запомнить назначение всех кнопок панелей инструментов, Excel предоставляет всплывающие подсказки. Если всплывающие подсказки включены, то при установке указателя мыши на кнопке панели инструментов появляется название кнопки. По умолчанию всплывающие подсказки включены. Чтобы отключить их, в меню «Вид» выберите команду «Панели инструментов», затем — «Настройка» и на вкладке «Параметры» открывшегося окна диалога снимите флажок «Отображать подсказки для кнопок». «Codes»: показаны коды форматов выбранного типа. В поле ввода «Code»: пользователь может задать код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна «Format» «Cells» находится поле просмотра «Sample»:, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате. Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты). Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ процентов). 2. Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву «Format Cells», либо вызвать директиву «Cell» из меню «Format». В любом случае на экране появится диалоговое окно «Format Cells». В верхнем поле этого окна выберите опцию «Alignment». После этого в поле «Horizontal» можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center) и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому. Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме. 3. Установка шрифтов. Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву «Format Cells», либо вызвать директиву «Cell» из меню «Format». В верхнем поле открывшегося окна «Format Cells» нужно выбрать опцию Font. В окне появится поле «Font»:, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows. В правом поле «Size» устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке шрифтовых стилей «Font Style»: можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле «Underline» можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями). В поле «Effects» расположены три опциональные кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript) индексов. Пиктограммы на второй панели управления (1-я, 2-я, 3-я) позволяют задать шрифтовые стили: жирное начертание (символ B), курсив (символ I), подчеркивание (символ U с чертой внизу). Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки. К ячейкам рабочего листа можно добавить примечания, содержащие пояснения к вычислениям, предположения либо какие-то напоминания. Выделите ячейку, на которой вы хотите добавить комментарий, и затем в меню «Вставка» выберите команду «Примечание» или нажмите кнопку «Создать примечание» на панели инструментов «Зависимости». Хотя к ячейке можно присоединить только одно примечание, его текст может быть любой длины. Если в окне примечания нужно начать новый абзац, нажмите клавишу Enter. С помощью маркеров изменения размеров вы можете изменить размеры этого окна. При создании нового примечания в верхней части окна полужирным шрифтом выводится ваше имя. Чтобы изменить примечание, выделите ячейку с присоединённым примечанием и затем в меню «Вставка» выберите команду «Изменить примечание». Для удаления примечания откройте его для редактирования, затем щёлкните на границе его окна и нажмите клавишу «Delete» или щёлкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду «Удалить примечание» Работа с примечаниями несколько облегчается при использовании панели инструментов «Рецензирование». Чтобы вывести эту панель инструментов, в меню «Вид» выберите команду «Панели инструментов», а затем – «Рецензирование». Назначение специальной (частичной) вставки. Иногда может возникнуть необходимость переместить или скопировать значение ячейки, не перенося при этом формулу, с помощью которой это значение получено. Также бывает нужно скопировать только формулу, но без формата ячейки. Команда «Специальная вставка» меню «Правка» предлагает удобный способ вставки только определённых элементов копируемых ячеек. Переключатель «Формулы» позволяет перемещать только формулы из ячеек копируемого диапазона в ячейки диапазона вставки. Все форматы или примечания в диапазоне вставки остаются без изменения. Переключатель «Форматы» позволяет переносить только форматы из копируемых ячеек в диапазон вставки. Этот режим равносилен выделению диапазона ячеек и выбору соответствующей команды в меню «Формат». Иногда нужно скопировать ячейки из одного места в другое, но при этом не хочется портить границы, на создание которых потрачено слишком много времени. В этом случае используется переключатель «Без рамки». В случае установки переключателя «Условия на значения» в диапазон вставки копируются только условия на значения, применённые к исходным ячейкам. Переключатель «Всё» вставляет формулы, значения, форматы и примечания к ячейкам из копируемого диапазона в диапазон вставки. Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров цветов. Границы и заливка ячеек могут быть хорошим средством для оформления различных областей рабочего листа или привлечения внимания к важным ячейкам. Пользуясь вкладкой «Граница» окна диалога «Формат ячеек» вы можете задать положение границ, а также тип и цвет линий. 1. Выбор типа линии. Щёлкните на любом из тринадцати типов линии границы. 2. Выбор цвета линии. По умолчанию цвет линии границы является чёрным, если на вкладке «Вид» окна диалога «Параметры» в поле «Цвет» установлено значение «Авто» Чтобы выбрать цвет, отличный от чёрного, щёлкните на стрелке справа от поля «Цвет». Раскроется текущая 56-цветная палитра, в которой можно использовать один из имеющихся цветов или определить новый. Обратите внимание, что для выбора цвета границы нужно использовать список «Цвет» на вкладке «Граница» Если вы попытаетесь сделать это с помощью панели инструментов форматирования, то измените цвет текста в ячейке, а не цвет границы. 3. Выбор расположения границы. После выбора типа и цвета линии нужно указать положение границы. При нажатии кнопки «Внешние» в области «Все» граница размещается по периметру текущего выделения, будь то одна ячейка или блок ячеек. Чтобы удалить все границы, имеющиеся в выделении, нажмите кнопку «Нет». Область просмотра позволяет контролировать размещение границ. Чтобы разместить границу, щёлкните на области просмотра в том месте, где должна находиться граница, или нажмите соответствующую кнопку рядом с этой областью. Если на рабочем листе выделено несколько ячеек, в этом случае на вкладке «Граница» становится доступной кнопка «Внутренние», с помощью которой можно добавить границы между выделенными ячейками. Кроме того, в области просмотра появляются дополнительные маркеры на сторонах выделения, указывающие, где будут проходить внутренние границы. Чтобы удалить размещённую границу, просто щёлкните на ней в области просмотра. Если нужно изменить формат границы, выберите другой тип линии или цвет и щёлкните на этой границе в области просмотра. Если хотите начать размещение границ заново, нажмите кнопку «Нет» в области «Всё». 4. Применение цвета и узоров. Вкладка «Вид» окна диалога «Формат ячеек» используется для применения цвета и узоров к выделенным ячейкам. Эта вкладка содержит текущую палитру и раскрывающуюся палитру узоров. Палитра «Цвет» на вкладке «Вид» позволяет задать фон для выделенных ячеек. Если вы выберете цвет в палитре «Цвет», не выбирая узора, то заданный цветовой фон появиться в выделенных ячейках. Если выбрать цвет в палитре «Цвет», а затем – узор в раскрывающейся палитре «Узор», этот узор накладывается на цвет фона. Цвета в раскрывающейся палитре «Узор» контролируют цвет самого узора. Форматирование строк и столбцов (изменение размеров ячейки, объединение ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов). 1. Изменение размеров ячейки. MS Excel по умолчанию использует ширину столбца, равную 8,43 символа. Часто стандартная ширина столбца оказывается недостаточной для полного вывода содержимого ячейки. Чтобы изменить ширину столбца с помощью мыши, установите указатель в области заголовков столбцов на линии, определяющей этот столбец от его соседа справа. Теперь при нажатой кнопки мыши перетащите линию раздела столбцов вправо или влево. При перетаскивании ширина столбца выводится виде экранной подсказки. Когда ширина достигнет нужной величины, отпустите кнопку мыши. MS Excel автоматически настраивает стандартную высоту строки по наибольшему размеру шрифта, используемого в этой строке. Таким образом, обычно можно не беспокоится о размере используемых в строке символов. Настройка высоты строки аналогична настройке ширины столбца. 2. Объединение ячеек. Сетка является очень важным конструктивным элементом оформления электронной таблицы. Иногда, особенно при создании форм, для достижения нужного эффекта бывает необходимо форматировать сетку специальным образом. Excel позволяет объединять ячейки, что придаёт сетке новые возможности, которые можно использовать для создания более чётких форм и отчётов. При объединении ячеек образуется одна ячейка, размеры которых совпадают с размерами первоначального выделения. Объединённая ячейка получает адрес левой верхней ячейки исходного диапазона. Остальные исходные ячейки практически перестают существовать. Если в формуле промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту работу. В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо записать следующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15. Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в ячейке Е19) надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем результат умножить на 0,15. Формула должна иметь вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также использовать функцию суммы SUM(), тогда формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15. 3. Редактирование формул. Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу «F2» или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления. Задание условий в Excel. Использование логических функций: ЕСЛИ, И, ИЛИ. MS Excel имеет богатый набор логических функций, некоторые из них включены в надстройку «Пакет анализа». Большинство логических функций используют логические выражения для определения истинности заданного условия. Функция ЕСЛИ имеет следующий синтаксис: =ЕСЛИ (логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь) В функции ЕСЛИ можно также использовать текстовые аргументы. Функции И, ИЛИ – позволяют создавать сложные логические выражения. Эти функции работают в сочетании с простыми операторами сравнения: =, <, >, <=, >=, и <>. Функции И и ИЛИ могут иметь до 30 логических аргументов и имеют следующий синтаксис: =И (логическое_значение1; логическое_значение2; …..; логическое_значение30) =ИЛИ (логическое_значение1; логическое_значение2; …..; логическое_значение30) Аргументы этих функций могут быть логическими выражениями, массивами или ссылками на ячейки, содержащие логические значения. Диаграммы. Построение, редактирование. Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы «презентационного качества». Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм — так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии. Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе. Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова «Конструктора диаграмм». 1. Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите «Конструктор диаграмм», щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме. Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню «Insert» подменю «Chart» и выберите в нем директиву «As New Sheet». После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов. Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке «Next» и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке «Finish», и диаграмма появится в указанной области рабочего листа. 2. Типы диаграмм. В меню «Format» появится директива «Chart Type». Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы. Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву «Chart». В верхней части экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм. 3. Дополнительные объекты. В меню «Insert» расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива «Picture», которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер. Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу ввода «Enter». Тогда в центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме. Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью пиктографической панели «Drawing», на которой есть все необходимые инструменты. Вызвать эту панель можно через меню правой кнопки мыши или директивой «Toolbars» из меню «View». 4. Актуализация диаграмм. Если вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена (актуализирована). Эта техника получила в корпорации Microsoft название Drag & Drop или Drag & Plot. Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации можно использовать директиву New Data из меню Insert. В диалоговом окне этой директивы нужно указать область таблицы, которая была добавлена. Для этого либо промаркируйте эту область, либо укажите ее адрес. Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, и программа внесет в диаграмму соответствующие изменения. Если вы неудовлетворенны результатом актуализации диаграммы, то отмените ее директивой Undo из меню Edit. Защита ячеек таблицы от несанкционированного доступа. Для введения пароля необходимо вызвать директиве «Save As» из меню «File». В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке «Options». Появляется диалоговое окно «Save Options». В поле ввода «Protection Password»: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна «Save Options» открывается окно «Confirm Password, в котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода «Write Reservation Password», то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке «Read Only». В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем. Графические возможности Excel. Внедрение объектов WordArt. MS Excel позволяет создавать различные графические объекты – линии, прямоугольники, окружности, овалы, дуги, многоугольники, поля с надписями и кнопки, а также широкий ассортимент сложных, заранее определённых объектов с общим названием автофигуры. При этом можно задать шрифт, узор, цвет и тип линии, расположение объектов по отношению к рабочему листу или к другим объектам. Также можно сделать копии изображений рабочих листов и использовать их в других книгах MS Excel или в документах, созданных в иных приложениях. Если вы уже создали рисунки с помощью других программ, MS Excel позволяет импортировать эти рисунки в свои книги. Кнопка «Добавить объект WordArt» на панели инструментов «Рисование» открывает палитру замечательных шрифтовых стилей, которые вы можете использовать для создания выразительных текстовых графических объектов. После выбора в палитре подходящего стиля и нажатия кнопки ОК откроется окно диалога «Изменение текста WordArt». В этом окне диалога вы можете выбрать шрифт и его размер, ввести текст надписи. Сразу после создания и каждый раз при выделении законченного объекта WordArt на экран выводится панель инструментов WordArt. Любой ранее созданный рабочий лист можно использовать как базу данных, хотя может возникнуть необходимость в удалении или добавлении строк или в редактировании заголовков столбцов, чтобы удовлетворить этим требованиям. Ввод данных с помощью формы базы данных. В Excel предусмотрено мощное, удобное и в то же время простое средство для облегчения ввода в базу данных – форма ввода данных. Для того, чтобы воспользоваться формой данных: 1) выделите диапазон базы данных. 2) выберите команду меню «Данные», «Форма». Откроется диалоговое окно с именем рабочего листа, на котором находится база данных. 3) С помощью полосы прокрутки выберите запись, которую необходимо отредактировать или удалить. 4) Нажмите кнопку «Удалить», если необходимо удалить запись. 5) Нажмите кнопку «Добавить», если нужно создать новую запись. При этом поля ввода очистятся, и в них можно будет ввести данные. 6) Если необходимо внести данные в область критериев, нажмите кнопку «Критерии». Для возврата к вводу в область базы данных нажмите кнопку «Форма». 7) С помощью кнопок «Назад» и «Далее» можно переходить на предыдущую и последующую записи соответственно. 8) По окончании ввода нажмите кнопку «Закрыть». Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска. Откройте в меню «Data» подменю «Filter» и включите в нем опцию «AutoFilter». В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке. Если необходимо вернуться к исходному, полному списку, то нужно выбрать опцию «All» в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация. Сортировка базы данных. Для сортировки информации базы данных сначала выберите все ячейки, а затем дайте команду «Данные» «Сортировка». Программа Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно «Сортировка диапазона». Excel выбирает ячейки во всех направлениях от активной ячейки, пока не обнаружит пустую строку или столбец. Просмотрев верхнюю строку базы данных, программа либо решит, что она представляет собой запись и включит её в выборку, либо сочтёт, что это строка заголовков столбцов. Последняя часть диалогового окна «Сортировка диапазона» позволяет исправить ошибочный выбор, прямо указав, существует ли строка заголовков. Можно также сортировать базу данных с помощью кнопок сортировки на панели инструментов «Стандартная». Выбрав отдельную ячейку в столбце, по которому требуется сортировка, щёлкните на кнопке «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию». Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определённому условию, и временно скрыть все остальные записи используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации. Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев. Команда «Расширенный фильтр», в отличие от команды «Автофильтр», имеет некоторые дополнительные возможности. Можно задавать условия, соединённые логическим оператором ИЛИ, для нескольких столбцов. Допускается задавать вычисляемые условия (например можно вывести на экран список только тех сотрудников, у которых оклад хотя бы на 25% выше среднего). Кроме того команда «Расширенный фильтр» может использоваться для извлечения строк из списка и вставки копий этих строк в другую часть текущего листа. Поскольку при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше поместить выше или ниже списка. Диапазон условий должен содержать, по крайней мере, две строки. Введите один или несколько заголовков столбцов в верхней строке, а условия отбора – во вторую и последующие строки. За исключением вычисляемых условий, заголовки в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке. Для обеспечения точности эти заголовки лучше всего создавать, выделяя заголовки столбцов в списке и копируя их в верхнюю строку диапазона условий с помощью команд «Копировать и Вставить» меню «Правка». Имейте ввиду, что в диапазон условий достаточно включить заголовки только тех столбцов, которые используются в условиях отбора. Создание промежуточных итогов. Функции подведения промежуточных итогов. Свёртывание записей промежуточных итогов. Удаление промежуточных итогов. Операция автоматического подведения промежуточных итогов в Excel не только производит вычисление итоговых сумм и их занесение на рабочий лист, но и одновременно создаёт на рабочем листе структуру, связанную с полученными итогами. Для подведения простых промежуточных итогов: 1) Выделите диапазон, подлежащий обработке. 2) Выполните команду «Данные», «Итоги». Откроется окно «Промежуточные итоги». 3) Установите флажок «Заменить текущие итоги», если в выделенной области рабочего листа уже имеются какие-либо итоги, и их предполагается заменять. 4) При необходимости установите флажок «Конец страницы между группами» — если требуется, чтобы конец страницы не разрывал данные по одной группе. 5) Установите флажок «Итоги под данными» — в этом случае окончательные итоги будут выведены в нижней части таблице. 6) Нажмите кнопку «ОК». При необходимости, наоборот, удалить ранее созданные промежуточные итоги, следует повторить описанные выше действия, но вместо кнопки «ОК» нужно нажать кнопку «Убрать всё». Подготовка документации к печати в Excel. Если просто выбрать в меню «Файл» команду «Печать» и нажать кнопку «ОК», MS Excel напечатает одну копию всей заполненной области текущего листа. Совсем не обязательно задавать диапазон печати, кА этого требуют некоторые другие программы электронных таблиц. Excel обычно печатает только одну копию документа. Если вам нужно получить несколько копий, введите нужное значение в поле «Число копий» окна диалога «Печать». Если отпечатанный документ нужно разложить по копиям, установите флажок «Разобрать по копиям» в окне диалога «Печать» Различные области окна диалога «Параметры страницы» позволяют задать параметры, определяющие внешний вид печатаемых страниц, например ориентацию, масштаб, размер бумаги, качество печати и начальный номер, который будет напечатан на первой странице документа. Область «Ориентация» определяет, как будет печататься рабочий лист: горизонтально или вертикально. Если установлен переключатель «Книжная», Excel располагает строки рабочего листа на печатаемой странице горизонтально. По умолчанию используется именно книжная ориентация. Альбомная ориентация удобна для печати страниц рабочих листов, которые не помещаются по ширине на стандартном листе бумаги.

Шаблон базы данных Excel | Как создать шаблон базы данных Excel?

Шаблон базы данных в Excel (Содержание)

Что такое шаблон базы данных?
Как создать шаблон базы данных?

Что такое шаблон базы данных?

Сначала мы поймем определение шаблона базы данных, прежде чем узнаем, как его создать.

База данных : База данных может быть определена как коллекция необработанных данных, которые организованы надлежащим образом для предоставления необходимой информации. Например: база данных по продажам, база данных сотрудников и т. Д.
Шаблон : Шаблон может быть определен как файл, который подготовлен в определенном формате для поддержки наших данных или ввода данных. Это помогает пользователю понять, какие поля данных необходимо вводить в базу данных.

Как создать шаблон базы данных?

Мы рассмотрели, что такое база данных и что такое шаблон сейчас, мы увидим, как создать шаблон базы данных в Excel. Давайте рассмотрим несколько иллюстраций для создания шаблона базы данных в Excel.

Вы можете скачать этот шаблон базы данных Excel здесь — Шаблон базы данных Excel

Иллюстрация № 1 — База данных клиентов

Представьте, что мы готовим нашу базу данных клиентов. Для базы данных клиентов нам нужна такая информация, как имя клиента, номер телефона, адрес, тип клиента, условия оплаты для клиента и контактного лица и т. Д. Во-первых, создайте шаблонный формат, в котором мы хотим сохранить данные наших клиентов. Ниже приведен скриншот для примера.

Если вы почувствовали, что все необходимые столбцы добавлены, то начните вводить данные ваших клиентов под каждым столбцом заголовка. Найдите скриншот ниже для справки, я ввел несколько записей для вашей справки.

Старайтесь не оставлять пробелов в клетках. Вы можете отформатировать ячейки в требуемом формате, например, если вы хотите, чтобы любая из ваших ячеек данных была выделена жирным шрифтом, а затем применить формат полужирного к ячейкам.

Если в ваших данных есть дата, примените необходимый формат для вашей даты. После применения всех форматов сохраните таблицу. Теперь пришло время преобразовать данные в таблицу базы данных. Выберите все данные и нажмите кнопку вставки в верхнем левом углу.

Нажмите на опцию таблицы под вкладкой меню «Вставить».

Появится всплывающее окно с запросом адреса таблицы, так как данные уже выбраны, и они заняли этот диапазон. Снимите флажок «Моя таблица содержит заголовки», если вы не выбрали заголовки своих данных. Здесь мы также выбрали заголовки, поэтому я оставляю это как проверено. Нажмите «ОК».

Теперь ваша таблица базы данных выглядит следующим образом.

Иллюстрация № 2 — Изменение формата базы данных

Вы можете изменить дизайн базы данных так же, как вы, нажав на опцию «Дизайн», выделенную красным цветом на скриншоте.

Помните, что опция «Дизайн» будет включена, только если вы выберете одну из ячеек в своей базе данных. После того, как вы выберете опцию Design, для вашей базы данных будут доступны следующие опции.

Если вы хотите изменить стиль вашей базы данных, выберите нужный формат стиля в разделе «Стиль таблицы» справа.

Вы можете использовать нижеприведенные варианты в соответствии с вашими требованиями. Приведенные ниже параметры вполне понятны, если вы установите и снимите флажки, вы сможете найти разницу в таблице базы данных.

Иллюстрация № 3 — Задание имени для базы данных

Мы можем присвоить имя базе данных, используя опцию «Имя таблицы» в левом углу меню дизайна.

Я даю название «База данных», как показано на скриншоте ниже.

Вы можете подумать о том, как использовать имя для базы данных. Перейдите на любой другой лист в вашей рабочей тетради. Нажмите на раскрывающееся поле с именем, оно покажет имя нашей базы данных. Как только вы выберете имя базы данных, оно перенесет нас в нашу базу данных.

Иллюстрация № 4 — Инструменты для базы данных

Вы можете преобразовать базу данных в обычные данные, используя опцию «Преобразовать в диапазон». Если вы хотите удалить дубликаты в любом из столбцов, используйте «Удалить дубликаты».

Вы можете создать сводную таблицу также с помощью «Суммировать с помощью сводной таблицы».

Мы можем создать слайсер также в соответствии с требованием. Слайсер — это своего рода фильтр. Нажмите на вариант слайсера, после чего появится меню слайсера, как показано ниже.

Установите флажки, для которых вы хотите слайсеры. Я ставлю галочки Город и условия оплаты.

В нашей электронной таблице доступны два слайсера.

Если вы нажмете «Banglore», он отфильтрует данные, относящиеся к Banglore.

После настройки всех этих параметров вы можете добавлять свои данные всякий раз, когда новый клиент присоединяется к бизнесу. Всякий раз, когда новая строка данных вводится в вашу базу данных, она добавляет эту строку в таблицу базы данных и применяет форматы в соответствии с вашими предыдущими форматами данных.

Таблица базы данных будет автоматически увеличиваться при вводе новой строки. Надеюсь, это поможет вам понять, как создать шаблон базы данных в Excel.

Что нужно помнить о шаблоне базы данных Excel

Не оставляйте пустую строку между строкой данных, потому что, если вы оставите строку пустой и начнете ввод с другой строки, она не будет учитывать эту строку в вашей базе данных.
После того, как вы введете данные, даже если вы удалите данные, они также станут частью вашей таблицы базы данных. Вы можете наблюдать строку № 5 на картинке выше, данных нет, но, тем не менее, она является частью таблицы базы данных. если вы хотите удалить такие пустые строки, нажмите «Изменить размер таблицы» в левом верхнем углу, выделенный красным цветом. То же самое применимо, когда мы хотим добавить новый столбец, поскольку вам может потребоваться добавить любой дополнительный элемент заголовка данных в существующую базу данных.
Когда вы даете имя базе данных, всегда используйте уникальное имя, потому что система не допустит дублирования.
Помните, что меню «Дизайн» будет доступно только тогда, когда ваш курсор на базе данных, если ваш курсор находится вне базы данных, он не будет виден.

Excel Vs. Доступ — Может ли электронная таблица заменить базу данных?

Или вы должны использовать оба? Microsoft Access и Excel поддерживают фильтрацию данных, сопоставление и запросы, но какая программа соответствует вашим рабочим требованиям, и как вы получаете лучшее из обоих миров?

Понимание того, для чего предназначен каждый инструмент

Приведенная выше таблица должна дать вам краткое описание ключевых сравнений между использованием Microsoft Access или Excel для ваших требований к данным. В идеальном мире мы все используем Microsoft Excel и Access взаимозаменяемо, один для его продвинутых математических вычислений и статистических сравнений, другой для его способности организовывать и отображать потоки данных в структурированном виде.

Ключевые вопросы перед вашим выбором

Вы должны задать себе следующие ключевые вопросы, прежде чем приступить к использованию одного программного обеспечения над другим:

Как вы хотите организовать свои данные?
Серийное? Дублирование?
Отслеживание действий / управление событиями?
Вы храните и управляете, или храните и анализируете?
Сколько данных у вас есть?
Текст?
Численный?
Требуется ли форматирование для совместного использования?

Excel для анализа данных

Excel выделяется по числовым данным, их хранению и многим изменениям анализа, которые могут вам понадобиться для выявления любых закономерностей, тенденций или неправильных значений в ваших данных. Кривая обучения для Excel довольно короткая — в этом она может показаться крайне сложной с самого начала, но вы быстро будете сгибать сводные таблицы

для вашего собственного использования в кратчайшие сроки.

Последние версии поставляются абсолютно заполненными шаблонами

, удобные ярлыки и очень дружественный графический интерфейс, но есть соображения, чтобы сделать. Excel — превосходный инструмент для одновременного использования нескольких электронных таблиц, но когда вы начинаете увеличивать размер своей базы данных, например, с помощью правительственного набора данных, Excel начинает скрипеть под нагрузкой.

Ведение огромной электронной таблицы Excel с тысячами, если не десятками тысяч записей, становится все труднее, и по мере развития ваших данных необходимость обновления формул, диапазонов итогов и макросов может привести к появлению ошибок в ваших данных.

Ресурсы Excel

Вот несколько отличных онлайн-ресурсов, учебных пособий и шаблонов, которые помогут вам лучше понять Excel:

Изучите Excel, не тратя ни копейки — список ссылок для учебных пособий по Excel, охватывающий буквально все, что вам нужно, по одной из ссылок
Шаблоны для Excel — хранилище MS Office для шаблонов Excel. Excel 2013 имеет расширенный список при открытии программного обеспечения — дайте ему возможность просмотреть дополнительные параметры!
Chandoo.org — тонны бесплатной информации, охватывающей все уровни обучения
MrExcel — похож на Chandoo, имеет тысячи практических видео-уроков и учебных пособий
YouTube: Howcast Tech — отличная вводная серия, переходящая на некоторые промежуточные инструменты Excel

Особенно хороши Chandoo, MrExcel и серии YouTube от Howcast Tech, каждый из которых предлагает выдающиеся учебные пособия, охватывающие практически все инструменты, с которыми вы можете столкнуться в Excel, — блестящие ресурсы для начинающих, вплоть до опытных специалистов среди нас.

Access Excels при управлении данными

Microsoft Access немного отличается от Excel. В тех случаях, когда Microsoft Excel уделяет основное внимание числовым, потенциально одноразовым последовательностям данных, Access предоставляет решение для хранения информации, на которую можно ссылаться и на которую можно ссылаться в разных местах. Я допущу кривую обучения для доступа

местами проблематично, но как только вы изучите основы программного обеспечения, вы обнаружите, что эти навыки относительно взаимозаменяемы практически с любым программным обеспечением для баз данных.

Возможно, единственное самое большое различие между Microsoft Access и Excel — это метод хранения записей. Записи Microsoft Access бесплатны для изменения в любое время. Изображение выше показывает Microsoft Access (вверху) и Excel (внизу) для сравнения. Обратите внимание, что при использовании Microsoft Access каждой отдельной записи присваивается определенный идентификационный номер — первый столбец — чтобы можно было сортировать, фильтровать и запрашивать всю базу данных.

, И ваша база данных — это просто цифровое хранилище информации. Добавление дополнительной информации, ее изменение, удаление, фильтрация и запросы не влияют ни на существующую запись, ни на формулы, итоговые диапазоны, таблицы и отчеты, которые вы уже настроили. При использовании массивного набора данных в Excel существует вероятность того, что выполнение любой из вышеупомянутых задач может что-то сломать.

На шаг впереди Excel

Microsoft Access идет дальше, чем Excel, с точки зрения чистого хранения данных, предлагая специальные внутренние инструменты для обеспечения качества данных:

Агрегирование огромных баз данных также относительно просто в Microsoft Access. Запросы и фильтрация могут выполняться независимо от режима хранения с помощью Microsoft Access, предоставляющего мощные решения для анализа данных, но без сводной таблицы!

Ресурсы Microsoft Access

Подобно нашим предложениям Microsoft Excel, вот несколько отличных онлайн-ресурсов, учебных пособий и шаблонов, которые помогут вам лучше понять Access:

Easy Access с шаблонами — официальный учебник MS Office по использованию шаблонов Access для ускорения вашей работы
Введение в шаблоны Access 2010 — введение в выбор и реализацию шаблонов Access
GCF Learn Free — учебное пособие из 14 частей, от ввода данных до представления данных и многое другое
Все доступ — абсолютно массивный список вопросов и учебных пособий по Access
Baycon Group — подробные учебные пособия от ввода ваших данных до расширенных таблиц запросов

И победитель…

Ни!

О, какая отговорка, извините … но я надеюсь, что мы проиллюстрировали каждую часть программного обеспечения, чтобы ваше следующее решение по хранению / анализу данных было проще. Вы можете импортировать данные Microsoft Access в Excel и наоборот несколькими способами, бесконечно расширяя возможности обеих частей программного обеспечения. Решения, предоставляемые Microsoft Access и Excel, предоставляют спектр методов управления данными, которые развиваются вместе с нашими требованиями к данным.

Верхняя панель иллюстрирует параметры импорта и экспорта, доступные через Microsoft Access> Внешние данные Вкладка. Второй показывает аналогичные параметры экспорта через Excel> Данные Вкладка. Обе вкладки данных предоставляют пользователям расширенную перекрестную функциональность, которая дает вам лучшее из обоих миров: превосходные математические вычисления, форматирование и таблицы, а также превосходное управление данными, анализ и репортаж.

Внимательные читатели заметят отсутствие вкладки экспорта в Excel. Обмен данными между Microsoft Excel и Access, как правило, является улицей с односторонним движением, то есть при переходе из Microsoft Excel в Access не устанавливается постоянное соединение для передачи данных между двумя платформами MS Office. Использование Microsoft Access «Импорт Ссылка », можно выбрать отдельные таблицы или фреймы в Excel, связать их и ссылаться на них в вашей базе данных, но числовые данные должны быть обновлены в источнике, то есть в Microsoft Excel. Ваша таблица в Microsoft Access будет постоянно обновляться вместе с вводом Excel, но как только вы закроете Excel, вы закроете канал передачи данных (но сохраните свои данные!). Для всего остального всегда есть CTRL + C

или CMD + C!

Понимание того, что каждый инструмент может сделать для вас и для ваших данных, может иметь огромное значение, поэтому используйте оба в своих интересах, читая и просматривая некоторые учебные пособия, чтобы получить практический опыт работы с этими мощными инструментами обработки данных.

Мы что-то пропустили? Какие ваши любимые альтернативы Microsoft Access и Excel? Дайте нам знать ниже!

Таблицы Excel — Базы данных

Базы данных

База данных — это список связанных данных, в котором строки информации называются записями, а столбцы информации — полями.
База данных в Excel может быть любого размера и должна содержать заголовки столбцов для идентификации полей.
Базы данных могут использоваться для поддержки, анализа и фильтрации ваших данных.
Заголовки столбцов будут использоваться Excel, чтобы указать, что это список данных ??
Организация данных в виде небольшой базы данных позволит вам очень быстро сортировать, фильтровать и систематизировать данные.
Следующая таблица представляет собой пример очень простой базы данных. Каждый столбец в вашем списке представляет отдельное поле.

Каждая строка представляет отдельную запись в базе данных, и любые новые строки следует вводить непосредственно под последней записью.
Рабочий лист может содержать несколько таблиц базы данных?
Имена полей должны быть уникальными.
Всегда следует оставлять хотя бы одну пустую строку и столбец между таблицей и любыми другими данными на листе.Очевидно, что
Excel ограничен 65 536 строками и 256 столбцами. Если у вас большой объем записей, возможно, стоит подумать об использовании Microsoft Access.

Функции рабочего листа базы данных

DAVERAGE — возвращает среднее значение чисел в столбце базы данных, удовлетворяющих условию.
DCOUNT — возвращает количество значений в столбце базы данных, удовлетворяющих условию.
DCOUNTA — возвращает количество значений в столбце базы данных, удовлетворяющих условию.
DGET — возвращает единственное значение из столбца базы данных, удовлетворяющее условию.
DMAX — возвращает наибольшее число в столбце базы данных, удовлетворяющее условию.
DMIN — возвращает наименьшее число в столбце базы данных, удовлетворяющее условию.
DPRODUCT — возвращает произведение всех значений в столбце базы данных, удовлетворяющих условию.
DSTDEV — возвращает стандартное отклонение чисел в столбце базы данных, удовлетворяющем условию.
DSTDEVP — возвращает стандартное отклонение чисел в столбце базы данных, удовлетворяющем условию.
DSUM — возвращает сумму всех значений в столбце базы данных, удовлетворяющих условию.
DVAR — возвращает дисперсию чисел в столбце базы данных, удовлетворяющую условию.
DVARP — возвращает дисперсию чисел в столбце базы данных, удовлетворяющую условию.

Эти функции очень полезны при работе с данными в нескольких строках и столбцах.
Существует 12 специальных функций рабочего листа , предназначенных для работы с большими таблицами данных. Все они начинаются с буквы «D» и часто называются D-функциями. Все они принимают три аргумента
База данных — диапазон ячеек, составляющих список или базу данных. База данных — это список связанных данных, в котором строки называются записями, а столбцы — полями. Первая строка списка содержит метки для каждого столбца.
Поле — указывает, какой столбец используется в функции.Аргумент поля может быть представлен в виде текста с меткой столбца, заключенной в двойные кавычки, например «Возраст» или «Зарплата», или в виде числа, которое представляет позицию столбца в списке: 1 для первого столбца, 2 для второго столбца и так далее.
Критерии — диапазон ячеек, содержащий указанные вами условия. Вы можете использовать любой диапазон для аргумента критерия, если он включает хотя бы одну метку столбца и хотя бы одну ячейку под меткой столбца для определения условия для столбца.Это объясняется более подробно на следующей странице.

Вы должны знать, что вы не можете использовать формулы массива вместо ваших критериев.
Например, следующее не будет работать
{= DSUM (Named_Range, 3, {«Age», «Name», «26», «Simon»})}

(Data> Form)

Это диалоговое окно может использоваться для сбора значений данных для списка.
Будут включены соответствующие поля данных, которые соответствуют полям на рабочем листе.
Вы можете добавлять новые записи в список, удалять записи и вносить изменения в записи в списке через диалоговое окно.
Это диалоговое окно также можно использовать для поиска элементов, соответствующих определенным критериям.

Использование промежуточных итогов

Это позволяет вам быстро вставить функцию рабочего листа ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ в сочетании с контурами, чтобы помочь вам суммировать вашу информацию.
2010 ?? AGGREGATE Функция рабочего листа в сочетании с Outlines, чтобы помочь вам резюмировать вашу информацию.

Важно

Первая строка таблицы базы данных должна содержать заголовки столбцов.Они должны быть отформатированы по-другому, чтобы выделяться.
Не используйте одно и то же имя поля более чем в одном столбце таблицы.
Преимущество использования имен столбцов по сравнению с номерами столбцов при работе с функциями рабочего листа означает, что столбцы можно вставлять или удалять, и функции по-прежнему будут возвращать правильный результат.
Не допускайте пустых строк и / или столбцов в таблице базы данных.
Организация ваших данных в виде базы данных позволит вам создавать специализированные отчеты с использованием сводных таблиц.Это обсуждается в отдельном разделе Сводные таблицы .
Старайтесь использовать только одну базу данных (или список) для каждой рабочей таблицы.
Убедитесь, что таблица базы данных всегда окружена хотя бы одной пустой строкой и столбцом.

: 21 час. Создание базы данных Excel :: Часть V: Создание и использование баз данных в Excel :: Microsoft Office Excel 2003 за 24 часа :: Продукты Microsoft :: Электронные учебники.org

В своей предыдущей работе с Excel вы создавали рабочие листы для хранения и обобщения информации или данных. Часто вы организовываете эту информацию так, чтобы можно было легко найти записи для ряда значений или вычислить итоги для группы чисел.

В Excel база данных — это просто более организованный набор данных. Организуя данные в базе данных, вы можете использовать встроенные команды базы данных для поиска, редактирования и удаления выбранных данных без ручной прокрутки информации.

База данных?
Инструмент, который вы используете для хранения, организации и поиска информации. Excel рассматривает базу данных как простой список данных. Вы вводите информацию базы данных так же, как вводите данные в рабочий лист. Когда вы выбираете команду из меню «Данные», Excel распознает список как базу данных.

Предположим, вы хотите сохранить имена и адреса всех людей в списке праздничных открыток. Вы можете создать базу данных для хранения следующей информации о каждом человеке: имя, фамилия, адрес и так далее.Каждая информация вводится в отдельное поле (ячейку) списка. Все поля для одного человека в списке составляют запись. В Excel ячейка — это поле, а строка записей поля составляет запись. Заголовки столбцов в списке называются именами полей в базе данных.

На рисунке 21.1 показана организация базы данных Excel.

Рисунок 21.1. Пример базы данных.

Прежде чем работать с базой данных, вы должны знать эти термины базы данных:

Файл?
Коллекция связанных данных.
Поле?
Столбец в базе данных.
Название поля?
Заголовок столбца в базе данных. В Excel используется термин «метка столбца».
Записывать?
Строка в базе данных.

После того, как вы изучите термины базы данных, при создании базы данных следует подумать еще о двух вещах:

Когда заменять электронные таблицы Excel онлайн-базой данных

17 февраля 2020

Microsoft Excel существует с 1980-х годов.

И по сей день это одно из самых узнаваемых приложений для работы с электронными таблицами в мире. Как бизнес-профессионалы, так и обычные пользователи зависят от его обширных возможностей хранения данных.

Однако у Excel есть некоторые критические ограничения.

Возможно, вы уже переросли инструмент. Если вы обнаруживаете, что хаос с таблицами все больше и больше влияет на вашу повседневную продуктивность, вам, вероятно, следует перейти с Excel в Интернет.

Но как узнать, пришло ли время заменить электронные таблицы пользовательской онлайн-базой данных?

Посмотрите наше полное видео-руководство и конвертируйте электронные таблицы Excel в веб-приложения без программирования.

Как узнать, переросли ли вы Microsoft Excel

Хотя Microsoft Excel — простая в использовании программа, она может заставить вас работать больше, а не умнее. Вот пять верных признаков того, что пришло время заменить электронные таблицы онлайн-базой данных:

1. Несколько пользователей одновременно пытаются редактировать таблицы.

Основным разочарованием при использовании Excel в коллективной среде является то, что каждый файл может редактировать только один человек.Когда кто-то другой открывает файл, другим людям приходится либо ждать, либо просить уведомить их, когда он станет доступным, либо сохранить новую версию и попытаться объединить изменения позже.

Хотя существуют альтернативы, такие как Shared Workbook, они могут привести к запутанным изменениям, особенно если несколько пользователей редактируют одну и ту же ячейку одновременно.

Вы можете попробовать использовать MS Excel Online с учетной записью Office 365 для редактирования несколькими людьми, но он настолько ограничен по сравнению с настольной версией: вы не можете просматривать файлы CSV, применять проверки данных или условное форматирование, создавать расширенные диаграммы, запускать макросы или использовать сводные таблицы.Это лишь некоторые из ограничений онлайн-версии.

2. Вы управляете конфиденциальными данными.

Если безопасность данных является проблемой — а она должна быть — переходите с Excel на веб-приложения, как можно скорее.

Хотя вы можете легко добавить пароль к электронной таблице или макросу, уровень защиты чрезвычайно низкий. Он обеспечивает лишь элементарную линию защиты для начинающих пользователей, открывающих файлы в сети. Вы не можете запретить отправку файлов на улицу, и в Интернете нет недостатка в бесплатных программах, предназначенных для взлома Excel.

Исследователи из компании Mimecast, занимающейся облачной безопасностью, также обнаружили уязвимость в инструменте Power Query Excel, который используется при интеграции электронных таблиц с внешними базами данных и веб-страницами. Это еще одна угроза безопасности, которой следует остерегаться.

3. Вы просматриваете несколько версий одного и того же файла.

Объединение всех изменений в один файл само по себе является кропотливой задачей, которая задерживает производство, влияет на рабочий день и в первую очередь сводит на нет цель одновременного редактирования.

И иногда вы даже не уверены, какой файл на самом деле обновляется больше всего, особенно когда все имена файлов содержат слово «final».

4. Вы столкнулись с ограничениями при совместном использовании или связывании электронных таблиц.

ДОМ КАРТ: переименование файла или изменение макета может легко разорвать связи между несколькими электронными таблицами.

Microsoft добавила несколько функций для работы групп в Excel, но вы, вероятно, столкнулись с множеством ограничений при попытке поделиться таблицами или связать их.

Например, когда файл сохраняется как «общая книга» в вашей сети, вы не можете вставлять новые ячейки, объединять или разделять ячейки, изменять формулы или добавлять или изменять условное форматирование. Другой вариант — создать ссылки между разными файлами, чтобы люди могли открывать и редактировать одновременно, но ссылки легко ломаются, если изменяется макет данных или файл переименовывается или перемещается.

Это все равно что строить карточный домик!

5. Вы используете Excel в качестве хранилища данных.

Некоторые компании используют один и тот же файл в течение многих лет, добавляя к нему новые листы и ячейки и никогда не осознавая, насколько большой файл вырос.

Большой файл Excel не только медленный, но и подвержен ошибкам вручную. Одна неверная переменная в ячейке может вернуть неверные результаты и поставить под угрозу качество данных, которые вы используете для принятия решений. Некоторые компании усвоили это на собственном горьком опыте и попали в наш список самых ужасающих страшилок Excel. Размер также может привести к возможной потере данных, особенно в случае сбоя программы при открытии файла.

Excel отлично подходит для управления небольшими наборами данных. Но когда ваш бизнес начинает расти, вы больше не можете полагаться на одну таблицу.

Пора: перейти с Excel на веб-приложения

Если вы заметили какие-либо из вышеперечисленных признаков, вы, вероятно, уже переросли Excel. Пришло время заменить ваши электронные таблицы онлайн-базой данных.

Независимо от того, используете ли вы Excel в качестве простой базы данных, инструмента отчетности или механизма отслеживания, вы можете импортировать электронные таблицы в Caspio, чтобы преобразовать их в пользовательские приложения баз данных без какого-либо программирования.

Что еще более важно, вы можете расширить свое приложение с помощью сложных функций базы данных, таких как аутентификация, права пользователей, оповещения по электронной почте, диаграммы и сводные таблицы — и все это при сохранении безопасности корпоративного уровня и производительности низкокодовой платформы Caspio.

Вот несколько ресурсов, которые помогут вам начать работу:

Хотите узнать больше?

Запишитесь на бесплатную консультацию с одним из наших специалистов по платформе сегодня и изучите возможности с Caspio.

Или, если вы готовы, воспользуйтесь нашим бесплатным конструктором баз данных, чтобы начать загружать свои таблицы Excel в Интернете!

Таблицы — это не базы данных — прекратите использовать их как одну

Иногда одной таблицы недостаточно. Конечно, они создаются быстро, но у них есть пределы — и эти ограничения имеют последствия.

В Великобритании, например, более 15000 человек, инфицированных COVID-19, не участвовали в подсчете инфекций и отслеживании контактов, поскольку в электронной таблице, используемой для отслеживания инфекций, не хватило места.BBC сообщила:

… разработчики выбрали для этого старый формат файла, известный как XLS. Как следствие, каждый шаблон мог обрабатывать только около 65 000 строк данных, а не более миллиона строк, на которые на самом деле способен Excel.

Очевидно, это крайность. Возможно, ваш бизнес не работает над чем-то настолько масштабным, и вы (надеюсь) не используете формат файла из 1990-х годов. Но электронные таблицы имеют определенные ограничения, и об этом стоит подумать, особенно если вы используете электронную таблицу как своего рода импровизированную базу данных.

Ограничения электронных таблиц — и почему базы данных работают лучше

Таблицы больше не ограничены 65 000 строками, но все еще есть ограничение. Согласно Microsoft, Excel ограничивает общее количество строк в электронной таблице до 1 048 576 и столбцов до 16 384. И есть еще несколько максимумов, о которых следует помнить, некоторые из них очень специфичны.

Ячейки могут содержать до 32 767 символов.
Каждый рабочий лист может содержать до 65 530 ссылок.
Самая ранняя дата, которую вы можете установить для расчетов, — 1 января 1900 года.
Самая дальняя дата в будущем, которую вы можете использовать для расчетов, — 31 декабря 9999 года.
Диаграммы могут извлекать данные сверху. до 255 листов.

Google Таблицы также имеют ограничения: электронная таблица может содержать пять миллионов ячеек, всего, и вы не можете импортировать ячейки, содержащие более 50 000 символов.

Подавляющее большинство таблиц, которые вы составляете, никогда не приблизятся к этим цифрам.Но некоторые будут, и, вероятно, было бы неплохо подумать о переходе на базу данных задолго до этого по разным причинам. Давайте рассмотрим некоторые различия между базами данных и электронными таблицами.

Таблицы все время показывают вам

Откройте электронную таблицу, и вы увидите все, — по крайней мере, все на текущем листе. Иногда это здорово, пока ваш набор данных не разрастется слишком сильно и ваш компьютер не остановится. Предполагая, что у вас нет суперкомпьютера, это произойдет задолго до того, как вы достигнете пределов, указанных выше, особенно если у вас работает множество формул и скриптов.

Базы данных, тем временем, хранят данные негласно. Они будут загружать только то, что вам нужно, когда вы это запрашиваете, а это означает, что вы не будете слышать, как вентилятор вашего ноутбука жужжит каждый раз, когда вам нужно получить определенную запись. Если вы уже не в состоянии извлечь что-то ценное, глядя на свой лист, вам, вероятно, следует создать базу данных для этой работы.

Таблицы не очень хороши для фильтрации или запросов.

Приложения для электронных таблиц предлагают некоторую фильтрацию и запросы, но есть предостережения.Например, просмотр данных в определенном порядке обычно требует внесения изменений в сам лист. Между тем, базы данных

позволяют выполнять действительно конкретные и быстрые запросы и отчеты, фактически не влияя на данные. Это более удобный способ получения данных. Если вам необходимо систематизировать данные разными способами на регулярной основе, лучшим выбором будет база данных.

Опечатки — это вещь

Электронные таблицы не предлагают проверки данных по умолчанию — то есть, когда столбец добавляется впервые, вы можете вводить все, что хотите, в любом месте.

Допустим, в вашей таблице есть столбец для записи чьего-либо возраста. Если вы не предвидели этого и не настроили этот столбец с проверкой, я мог бы написать «синий», и меня ничто не остановило бы. Вы, наверное, не знаете никого голубого возраста — я не знаю. Но таблица этого не знает.

Базы данных, тем временем, обеспечивают целостность данных: система проверяет, имеют ли вводимые мной данные смысл или нет. В отличие от электронных таблиц, это встроено в саму установку. Когда вы добавляете столбец в базу данных, вы включаете ожидаемый тип данных и ограничения вместе с именем столбца.В случае возраста это означает, что данные являются действительным числом. Это избавит вас от головной боли.

Базы данных лучше устанавливают соединения

Это немного технически, но таблицы статичны. Каждая электронная таблица и каждый рабочий лист более или менее отделены друг от друга. Вы можете изменить это с помощью формул, извлекая информацию из других мест, но это не меняет того факта, что это отдельные сущности.

Базы данных по умолчанию обычно реляционные.Это означает, что вы можете обновить часть данных в одном месте, и они будут автоматически обновляться везде.

Правильный инструмент для правильной работы

Ничто из этого не означает, что электронные таблицы плохие. Они не. Они просто не альтернатива реальной базе данных. Если бы правительство Великобритании использовало базу данных вместо электронной таблицы для отслеживания случаев COVID, они, вероятно, не столкнулись бы с проблемами, с которыми столкнулись. Это урок, из которого может извлечь ваш бизнес.

Итак, если вы работаете с большим объемом данных и вам нужно устанавливать регулярные соединения, неплохо было бы подумать о настройке надлежащей базы данных.Это может означать найм кого-нибудь для установки MySQL или опробование удобной базы данных, такой как Airtable.

Должен ли я использовать электронные таблицы Excel или доступ к базам данных?

Когда мне следует использовать электронные таблицы Excel и базы данных Access для разных типов данных?

Microsoft Access — это приложение для баз данных.
Microsoft Excel — это приложение для работы с электронными таблицами.

Они имеют много общего, что может затруднить решение, какую программу вам следует использовать.Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, запускать мощные запросы и инструменты анализа для нарезки этих данных и выполнять сложные вычисления, которые возвращают нужные вам данные. Excel получает дополнительные функции управления данными с помощью Power Query и PowerPivot.

Каждое приложение имеет различные атрибуты, обеспечивающие свои преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и того, что вы хотите делать с этими данными. Например, если вашей целью является поддержание целостности данных в формате, доступном нескольким пользователям, Access — ваш лучший выбор, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите глубоко проанализировать.

Электронные таблицы Excel и базы данных Access

В общих чертах, Microsoft Access может быть лучшим выбором, когда вам нужно регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем рабочий лист Excel, для работы с вашими данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access предоставляет больше структуры для ваших данных; например, вы можете контролировать, какие типы данных можно вводить, какие значения можно вводить, и вы можете указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах.Эта структура помогает гарантировать, что вводятся только правильные типы данных.

Access хранит данные в таблицах, которые выглядят так же, как рабочие листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов в отношении данных, хранящихся в других таблицах.

Как приложение для работы с электронными таблицами, Microsoft Excel может хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо того, чтобы служить системой управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и вычислений данных.Вы можете использовать Excel для построения моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для выполнения вычислений с этими данными, поворота данных любым желаемым образом и представления данных в различных профессиональных диаграммах.

Какими бы сложными ни были электронные таблицы, они все же имеют ряд серьезных недостатков. Таблицы не идеальны для длительного хранения данных. Они предлагают только простые варианты запросов, не защищают целостность данных и практически не обеспечивают защиты от повреждения.

Концепции баз данных

База данных — это набор информации, организованный и представленный в структурированном виде. Проще говоря:

Данные =	Информации.
База данных =	Источник информации.

Причины использования базы данных:

· Сохранение данных	Компьютеризированные данные занимают меньше места, чем их бумажные эквиваленты.
· Поиск данных	Обнаружение данных компьютером происходит очень быстро.
· Сортировка данных	Сортировка и преобразование данных разными способами достигается быстро и без особых усилий.
· Обновление данных	Поскольку данные хранятся централизованно, их нужно обрабатывать только один раз.

Ваши данные будут организованы, их легко поддерживать, легко хранить и легко извлекать

Типы структур баз данных:

База данных плоских файлов — Простая таблица, состоящая из категорий (или полей) в столбцовом формате и записей, введенных в строках.«Базы данных», созданные в приложениях для работы с электронными таблицами (например, Microsoft Excel), представляют собой базы данных с плоскими файлами. Старым образцом плоского файла или двумерной базы данных является старый печатный телефонный справочник.

Реляционная — Реляционная база данных включает несколько отдельных таблиц, связанных общими ключевыми значениями. Записи данных можно извлекать из нескольких таблиц одновременно. Поскольку эти более сложные базы данных могут включать в себя несколько таблиц данных, их иногда называют трехмерными базами данных.

Плоская файловая база данных против реляционной базы данных

Если система плоских файлов обрабатывает всю информацию в одной таблице, система реляционных баз данных разбивает широкий спектр информации на несколько таблиц. Это означает, что ввод данных происходит быстрее с меньшими затратами усилий. Кроме того, «запросы» или методы поиска конкретных данных выполняются намного быстрее. Сила системы реляционных баз данных заключается в ее способности связывать две или более таблиц вместе для извлечения и сопоставления информации.

Другие отличия:

Из-за дублирования данных для каждой записи, введенной в систему плоских файлов.

Потраченного места намного больше.

На ввод данных уходит больше времени.

Запросы будут выполняться немного быстрее в системе баз данных с плоскими файлами.

Microsoft Access — это RDBMS , система управления реляционными базами данных .

Макет базы данных

В базе данных Access данные хранятся в виде таблицы.Они состоят из полей и записей:

	Поле	Поле	Поле

	Имя	Фамилия	Дата рождения
Запись	Джон	Доу	03 ноя 58
Запись	Патрик	Олень	12 января 66
Запись	Энтони	Лось	31 июля 55

A Поле представляет собой фрагмент данных определенного типа:	e.грамм. Имя или фамилия.
A Запись представляет собой набор полей:	например информация о человеке.
A База данных представляет собой набор записей:	например файл вашей визитной карточки.

Сила реляционной базы данных заключается в ее способности связывать две или более таблиц вместе для извлечения и сопоставления информации.

ПРИМЕЧАНИЕ. База данных Access — это контейнер для множества различных элементов.Таблицы такие предметы. У вас может быть много таблиц в одной базе данных Access (т. Е. В одном файле базы данных Access).

Объекты Microsoft Access

База данных Access использует следующие объекты, которые вместе образуют базу данных:

Таблицы Храните информацию.
Запросы Управляют информацией и используются для извлечения данных (поиска записей)
Формы Для пользовательского ввода.Они проще для глаз, чем настольные сетки.
Отчеты Для представления информации в презентабельном виде, с итогами и т. Д.
Макросы Для автоматизации основных задач.
Модули Для полного программирования процедур и функций на Visual Basic.

Все это может быть создано пользователем с нуля или с помощью шаблонов.

Таблицы и базы данных: правильный инструмент для правильной работы

Наличие согласованных, надежных и взаимосвязанных данных — одна из самых больших проблем, с которыми сталкивается фармацевтический исследовательский центр.Хотя некоторые данные необходимо структурировать и агрегировать, другие данные или документы нужно только индексировать или хранить. Когда вы используете электронную таблицу или когда вам нужна база данных? Оба типа приложений полезны, но они часто подходят для разных типов задач. Понимание основных различий между электронными таблицами и базами данных жизненно важно, если вы хотите наилучшим образом использовать одну или обе из них.

Появление использования электронных таблиц Excel

Почему электронные таблицы, такие как Excel, так часто используются в качестве баз данных? Таблицы просты в использовании, гибки и недороги, поэтому они стали популярным бизнес-инструментом для хранения и анализа данных.

Excel предоставляет множество функций, таких как отображение диаграмм, отображение сводных таблиц, сортировка, фильтрация. Но какими бы сложными ни были электронные таблицы, они все же имеют ряд серьезных недостатков.

Электронные таблицы не так уж идеальны для длительного хранения данных или управления документами. Они предлагают только простые варианты запросов, не обеспечивают целостность данных и практически не обеспечивают защиты от повреждения данных. Базы данных намного мощнее и удобнее при работе с большим объемом информации.

Таблицы против базы данных: задавая правильные вопросы

Нужен ли доступ к вашим данным нескольким партнерам? Несколько человек одновременно получают доступ к данным?

Причина номер один для создания базы данных — необходимость доступа к файлу нескольким людям. Доступ к электронной таблице и ее обновление разрешено только одному человеку. С системами управления базами данных несколько человек могут получить доступ к одному и тому же набору данных.

Вам нужно защитить себя от ошибочного ввода? Нужно ли защищать ваши данные от непреднамеренного повреждения?

Данные ценны, и хранение их в электронной таблице — отличный способ рискнуть сделать их бесполезными.Ваш файл может быть удален или, что более вероятно, будут накапливаться ошибки.

Базы данных легко резервировать, и можно настроить расширенные разрешения для управления доступом к данным. Вы можете восстановить свои данные, если вам нужно отменить изменения. Базы данных обеспечивают несколько средств защиты выполненной работы и предлагают отслеживание версий документа для просмотра и сравнения изменений документа и легкого восстановления удаленных файлов.

У вас есть отдельные таблицы, содержащие соответствующую информацию?

Дублирование данных — еще одна причина перемещения данных из электронных таблиц.Если строки вашей таблицы Excel содержат избыточные данные, вы теряете много места.

Процесс регистрации, используемый в реляционной базе данных, ищет дублирующуюся информацию, сводит к минимуму избыточность и экономит место. Данные связаны с одной записью, поэтому можно легко найти все информации.

Хотите хранить данные для постоянного использования? Ваши данные будут продолжать расти и потенциально станут неуправляемыми?

Таблицы отлично подходят для хранения небольшого количества данных, но когда вы начинаете увеличивать размер своей базы данных, Excel начинает скрипеть под нагрузкой.Вам необходимо вести сводные таблицы или другие сводки, чтобы отслеживать все, а выполнение вычислений в наборе данных может легко привести к зависанию вашего компьютера.

Хорошо продуманная база данных прослужит вам долгие годы. Базы данных имеют гораздо большую емкость хранения и лучше подходят для длительного хранения. Если ваша электронная таблица превышает 20 столбцов или 100 строк, скорее всего, вам будет лучше использовать базу данных.

Можете ли вы увидеть все необходимые данные на одном экране? Вам нужно продолжать прокрутку, чтобы найти информацию?

Информация в электронной таблице форматируется в фактическую электронную таблицу, и извлекать данные из самых простых запросов сложно.Базы данных хранят данные в логической, структурированной форме, специально разработанной для быстрого поиска.

В базах данных данные могут быть получены с помощью таких методов, как задавание вопросов о данных (запросы), сортировка или фильтрация и извлечение информации в форматированный отчет.

Хотите объединить данные и создать конкретные отчеты? Сталкиваетесь ли вы с трудностями при просмотре конкретных наборов данных?

База данных — это набор таблиц, организованных в столбцы и строки, как электронная таблица.Но большая разница в том, что в базе данных каждая таблица имеет уникальный набор столбцов и строк, а значениями можно управлять. Базы данных связывают таблицы связанных данных вместе и выполняют сложные запросы.

Если у вас есть трудности с запросом определенных наборов данных для отчетов, база данных может быть ответом. В базе данных функции данных и отчетов разделены, что позволяет создавать несколько отчетов с одними и теми же данными. Вместо того, чтобы поддерживать несколько электронных таблиц с настраиваемыми представлениями, база данных позволит вам выполнять сложные запросы для генерации всей необходимой информации.

Biocorpora: комбинация для работы с электронными таблицами и базой данных

Электронные таблицы и базы данных имеют некоторые общие характеристики, но используют разные технологии. Они не исключают друг друга. Тот факт, что вы обновляете базу данных, не означает, что вам нужно разделить свои электронные таблицы.

В идеальном мире базы данных должны использоваться из-за их способности организовывать и отображать массивы данных в структурированном виде, выполнять сложные запросы с несколькими полями, создавать конкретные отчеты.И электронные таблицы следует использовать для сложных математических вычислений и статистических сравнений для анализа данных.

В большинстве случаев лучше всего сочетается и то, и другое. Самый простой способ — подключить электронную таблицу к базе данных.

Наше решение

Biocorpora — это система управления данными, которая объединяет все данные, полученные в программах по поиску лекарств (данные скрининга, результаты оптимизации потенциальных клиентов …), с постоянной ссылкой на необработанные данные и соответствующие документы и исследования.Biocorpora позволяет выполнять сложные запросы к любому типу наборов данных. Данные могут быть получены с помощью запросов, сортировки и фильтрации по критериям с несколькими полями.

Biocorpora предлагает удобный интерфейс для хранения и отображения данных в комплексном виде для быстрого поиска и упрощения добычи. Таблицы форматированных отчетов (как таблицы SAR) создаются автоматически, а дополнительные шаблоны отчетов могут создаваться непосредственно пользователями. В свою очередь, все отчеты и запросы могут быть экспортированы в электронные таблицы Excel для конкретного анализа, автоматических расчетов или моделирования.

Найдите время, чтобы рассмотреть параметры вашего проекта, прежде чем решить, следует ли вам создавать реляционную базу данных или просто использовать электронные таблицы. Помните, что даже если вы не можете точно знать будущее своего проекта, настройка правильного инструмента с самого начала поможет предоставить информацию, которая вам нужна на протяжении всего процесса открытия лекарств.

Узнайте больше о Biocorpora, свяжитесь с нами.

баз данных против электронных таблиц — EarthSoft, Inc.Программное обеспечение для управления экологическими данными

Приложения для работы с электронными таблицами обычно используются для управления данными об окружающей среде. Эти программы являются полезными организационными инструментами, но имеют ограничения по сравнению с реальной базой данных. Так почему же так много компаний все еще используют электронные таблицы?

Одна из основных причин — «В чем разница?» Электронные таблицы по своей сути проще для понимания и более знакомы большинству людей, чем база данных. Но, как скажет вам любой плотник, наличие правильного инструмента для работы имеет решающее значение для успеха.Хотя между электронной таблицей и базой данных есть общие черты, электронная таблица не является базой данных. Эти два отдельных программных инструмента дополняют друг друга и часто используются в тандеме. Часто информация, хранящаяся в базе данных, экспортируется в электронную таблицу, чтобы обеспечить упорядоченное форматированное представление или выполнить дополнительные вычисления.

Что такое база данных и чем она отличается от электронной таблицы?

По сути, база данных — это компьютерная программа, предназначенная для хранения, обработки и извлечения информации.Базы данных используют таблицы как средство хранения и извлечения информации. Таблицы организованы как столбцы (поля) и строки (записи). Эта табличная структура похожа на электронные таблицы, но в отличие от электронной таблицы, большинство баз данных являются реляционными, что означает, что данные между таблицами могут быть связаны и перекрестными ссылками.

В реляционной базе данных данные в таблице могут быть связаны в соответствии с общими ключами или концепциями. Отношения — это логическая связь между различными таблицами, которая устанавливается на основе взаимодействия между этими таблицами.Между таблицами базы данных могут быть установлены четко определенные отношения (правила), чтобы наложить ограничения на данные. Таблицы передают информацию и обмениваются ею, что облегчает поиск, организацию данных и отчетность.

Обычно информация форматируется в электронной таблице. Поэтому добавление новых данных может быть утомительным. Поскольку таблицы базы данных хранят необработанные данные без форматирования, ввод данных упрощается. Многие базы данных имеют формы или пользовательские интерфейсы, предназначенные для облегчения ввода и редактирования данных.Механизмы легкого извлечения данных также обычно доступны пользователю базы данных. Данные можно сортировать по любому полю, и можно создавать отчеты, содержащие только определенные поля из каждой записи, без изменения исходных данных. В отчетах с данными применяется форматирование после извлечения данных из базы данных.

Почему база данных, а не электронная таблица?

Назначение данных

Какие данные собираются? Таблицы отлично подходят для числовых и текстовых значений в относительно небольшом объеме.Базы данных также профессионально обрабатывают числовые и текстовые значения, но могут легко включать другие типы информации, такие как изображения и документы. Базы данных также могут обеспечивать загрузку данных большого объема и большого размера, например, с регистраторов данных, устройств GPS, камер, дронов и других устройств сбора данных.

Объем данных

Сколько данных собирается? Для долгосрочных проектов с многочисленными точками мониторинга могут быть созданы миллионы точек данных. Поскольку базы данных хранят информацию более эффективно, базы данных могут обрабатывать объемы информации, которыми невозможно управлять в электронной таблице.В электронных таблицах есть ограничения записи, а в базах данных — нет. По сравнению с базами данных, электронные таблицы могут потребовать большого количества места на жестком диске для хранения данных. Когда в электронной таблице много полей или большой объем данных (тысячи строк), ее может быть трудно читать. Поиск конкретных данных может быть обременительным. Для решения этих проблем в реляционных базах данных используются инструменты запросов.

Монтаж

Может ли информация изменяться? Обновлять базы данных обычно проще, чем электронные таблицы, особенно если одна и та же информация хранится в нескольких записях или нескольких таблицах.Например, если данные экологического мониторинга для проектных площадок хранятся в серии электронных таблиц и нормативные стандарты перечислены на каждом листе, то изменение нормативных стандартов требует внесения изменений во все электронные таблицы. Принимая во внимание, что в базе данных нормативные стандарты будут обновляться в одной таблице и будут доступны для любых запросов отчетности связанных данных. Кроме того, база данных может массово обновлять записи.

Доступность данных и скорость

Хотя данные в электронных таблицах можно сортировать и фильтровать, база данных имеет широкие функциональные возможности запросов, которые могут извлекать все записи, соответствующие критериям выбора, делать перекрестные ссылки на записи в нескольких таблицах и выполнять сложные агрегированные вычисления для нескольких таблиц.Таким образом, базы данных обеспечивают гибкость для сортировки и представления данных множеством способов, которые практически невозможно сделать с двумерными электронными таблицами. Многие базы данных также предоставляют средства для автоматизации создания запросов и отчетов с использованием хранимых процедур.

Данные в отдельных таблицах нелегко сравнивать и анализировать. Решения, основанные на этих разрозненных наборах информации, могут быть ошибочными. Когда данные хранятся в централизованной реляционной базе данных, данные легко доступны для запросов, анализа и составления отчетов.Поскольку база данных будет обеспечивать соблюдение тех же стандартов качества для любого набора данных, решения можно принимать с уверенностью.

Базы данных предназначены для обращения к информации без загрузки всей информации в память, в отличие от электронных таблиц. Таким образом, при работе с большими наборами данных базы данных работают быстрее, чем электронные таблицы. А у электронных таблиц есть ограничения памяти.

Целостность данных

Целостность данных — ключевое различие между базами данных и электронными таблицами. Реляционные базы данных следуют стандартизированным правилам целостности, чтобы гарантировать точность и доступность содержащихся в них данных.Поля базы данных могут быть ограничены определенными типами данных, форматами и / или длиной. Ссылочная целостность — это коллективный набор правил, который обеспечивает согласованность и достоверность данных в базе данных, включая использование первичных ключей и установление отношений между таблицами данных. Использование допустимых значений или справочных значений может дополнительно ограничить данные и предотвратить ошибки ввода данных.

Резервирование

Структура базы данных также позволяет избежать избыточности данных. Поскольку данные в разных таблицах базы данных связаны, дублирование исходных данных практически отсутствует.Часто данные в электронных таблицах копируются несколько раз, и одни и те же данные хранятся в отдельных файлах электронных таблиц, что создает кошмар для получения точных данных, когда требуется изменение. База данных также может устранить проблемы, связанные с наличием множества электронных таблиц, содержащих похожие данные, и поддержанием множества копий электронных таблиц для контроля версий.

Распространение ошибок

Предотвращение и эффективное выявление ошибок данных в электронных таблицах — сложная задача.
Также намного проще случайно перезаписать или удалить данные в электронной таблице, чем в базе данных.Чем больше и сложнее электронная таблица, тем больше вероятность того, что данные могут быть случайно изменены, а ссылки разорваны.

Доступ пользователей и безопасность

В отличие от электронных таблиц, современные реляционные базы данных рассчитаны на нескольких пользователей. В обстоятельствах, когда требуется, чтобы многие пользователи обменивались информацией, добавляли новые данные и / или вносили изменения в данные, электронная таблица — плохой выбор. Базы данных идеальны для обмена информацией и совместной работы. Поскольку несколько человек могут одновременно обращаться к базе данных и обновлять ее, база данных более эффективна, а вероятность ошибок снижается.

Базы данных обеспечивают централизованное хранение данных и обеспечивают лучшую безопасность. Пользовательские разрешения могут быть назначены для просмотра данных, редактирования данных и ограничения доступа к конфиденциальной информации.

Сводка

Электронная таблица — это не база данных. Понимание этих различий между электронными таблицами и базами данных позволяет принимать обоснованные решения по управлению и обработке данных.

Как создать базу данных в Excel

Процесс создания

Создание таблицы

Присвоение атрибутов базы данных

Сортировка и фильтр

Поиск

Закрепление областей

Выпадающий список

Помогла ли вам эта статья?

Как извлечь информацию из базы данных в excel

3 ответа

Похожие вопросы:

База данных AnyLogic

Свойства

Функции

Использование функций баз данных Excel | Piter Melnikov

Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL реферат по информатике

Шаблон базы данных Excel | Как создать шаблон базы данных Excel?

Что такое шаблон базы данных?

Как создать шаблон базы данных?

Иллюстрация № 1 — База данных клиентов

Иллюстрация № 2 — Изменение формата базы данных

Иллюстрация № 3 — Задание имени для базы данных

Иллюстрация № 4 — Инструменты для базы данных

Что нужно помнить о шаблоне базы данных Excel

Рекомендуемые статьи

Excel Vs. Доступ — Может ли электронная таблица заменить базу данных?

Понимание того, для чего предназначен каждый инструмент

Ключевые вопросы перед вашим выбором

Excel для анализа данных

Ресурсы Excel

Access Excels при управлении данными

На шаг впереди Excel

Ресурсы Microsoft Access

И победитель…

Таблицы Excel — Базы данных

Базы данных

Функции рабочего листа базы данных

(Data> Form)

Использование промежуточных итогов

Важно

: 21 час. Создание базы данных Excel :: Часть V: Создание и использование баз данных в Excel :: Microsoft Office Excel 2003 за 24 часа :: Продукты Microsoft :: Электронные учебники.org

Рисунок 21.1. Пример базы данных.

Когда заменять электронные таблицы Excel онлайн-базой данных

Таблицы — это не базы данных — прекратите использовать их как одну

Ограничения электронных таблиц — и почему базы данных работают лучше

Таблицы все время показывают вам

Таблицы не очень хороши для фильтрации или запросов.

Опечатки — это вещь

Базы данных лучше устанавливают соединения

Правильный инструмент для правильной работы

Должен ли я использовать электронные таблицы Excel или доступ к базам данных?

Электронные таблицы Excel и базы данных Access

Концепции баз данных

Типы структур баз данных:

Плоская файловая база данных против реляционной базы данных

Другие отличия:

Макет базы данных

Объекты Microsoft Access

Таблицы и базы данных: правильный инструмент для правильной работы

Появление использования электронных таблиц Excel

Таблицы против базы данных: задавая правильные вопросы

Biocorpora: комбинация для работы с электронными таблицами и базой данных

Наше решение

баз данных против электронных таблиц — EarthSoft, Inc.Программное обеспечение для управления экологическими данными

Что такое база данных и чем она отличается от электронной таблицы?

Почему база данных, а не электронная таблица?

Назначение данных

Объем данных

Монтаж

Доступность данных и скорость

Целостность данных

Резервирование

Распространение ошибок

Доступ пользователей и безопасность

Сводка

Добавить комментарий Отменить ответ