Цель приобретения товара: обязательно ли указывать, когда указывать и зачем

обязательно ли указывать, когда указывать и зачем

Обязательность включения в договор поставки условия о цели приобретения товара ранее было закреплено
абз. 2 ч. 2 подп. 1.1 п. 1 Указа от 07.03.2000 N 117 «О некоторых мерах по упорядочению посреднической деятельности при продаже товаров», который утратил силу в 2001 году.

С августа 2011 года указание цели приобретения товара не обязательно, однако в некоторых ситуациях весьма желательно.

Предлагаем рассмотреть некоторые случаи, при которых указание цели приобретения товара целесообразно для стороны сделки.

Во-первых, указание цели приобретения товара в договоре поставки как гарантия для покупателя получить товар, пригодный для использования в конкретных целях. Один и тот же товар может иметь различный функционал в зависимости от его использования (напольная плитка может быть необходима для использования как внутри помещения, так и на улице). Если договор содержит такое условие и продавец был поставлен покупателем в известность о конкретных целях приобретения товара, продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для использования в соответствии с этими целями <*>. В случае, если поставленный товар окажется непригодным для использования в этих целях, покупатель вправе предъявить претензии к продавцу, связанные с передачей некачественного товара.

Если в договоре не указаны цели приобретения товара и покупатель не может его использовать по назначению, о котором продавец не был поставлен в известность, — такой товар не может быть расценен как товар ненадлежащего качества.

Во-вторых, указание цели приобретения товара в договоре поставки как гарантия для продавца. Часто условием договора является последующая продажа товара на конкретной, определенной территории (например, в дилерских договорах). В этом случае продавцу целесообразно включить цель приобретения товара — его последующая продажа на конкретной территории.

В-третьих, указание цели приобретения товара в договоре поставки как гарантия для покупателя взыскания упущенной выгоды. В случае, если покупатель понесет убытки в виде упущенной выгоды в связи невозможностью использовать товар для конкретных целей, которые не указаны в договоре и не являются очевидными, возможность взыскания с продавца упущенной выгоды сводится к нулю.

Например, если покупатель приобретает товар для его последующей перепродажи, не указывает это в договоре и в дальнейшем продавец допускает просрочку в поставке товара (либо иные нарушения договора), то покупателю весьма проблематично будет взыскать с продавца упущенную выгоду в связи с невозможностью осуществить последующую сделку, т.к. продавец не был поставлен в известность о цели приобретения товара.

Такой принцип прямо заложен в Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров, и Принципах УНИДРУА.

Потребительская цель приобретения товара как условие возмещения вреда вследствие недостатков товара, работы или услуги

Please use this identifier to cite or link to this item:
https://elib.bsu.by/handle/123456789/117338

Items in DSpace are protected by copyright, with all rights reserved, unless otherwise indicated.

Белорусская организация приобрела по договору поставки

ВОПРОС: Белорусская организация приобрела по договору поставки товар, указав цель приобретения «для собственного производства и (или) приобретения», однако такой товар в производстве у покупателя использован не был.

Вправе ли в этой ситуации стороны договора внести поправки в содержание цели приобретения товара, изменив ее на цель «для оптовой торговли»?

ОТВЕТ: Как усматривается из норм постановления Минэкономики РБ и Минторга РБ от 25.07.2000 № 143/11, Указ Президента РБ от 07.03.2000 № 117 «О некоторых мерах по упорядочению посреднической деятельности при продаже товаров» (далее — Указ № 117), требуя при заключении договоров купли-продажи (розничной купли-продажи, поставки, контрактации) и мены указания цели приобретения, не устанавливает дополнительного (к ранее существовавшему) регулирования в отношении реализации письменной формы договора между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Обращаем внимание, что Указ № 117 не содержит регламентации контроля или перераспределения товаров у покупателя по целям приобретения после получения, а также ответственности за использование товаров в связи с производственной (торговой) необходимостью, изменением конъюнктуры не в соответствии с заявленными целями приобретения. Наоборот, подп.1.8 п.1 Указа № 117 оговорено, что такое использование товара, а именно продажа на территории Республики Беларусь организациями и индивидуальными предпринимателями товаров, приобретенных для собственного производства и (или) потребления, поставки на переработку на давальческих условиях и не использованных для этих целей, осуществляется без получения специального разрешения (лицензии) на осуществление оптовой торговли по ценам, не превышающим более чем на 5% цену приобретения товара.

Таким образом, нет необходимости вносить изменения в действующий договор в части указания цели приобретения товара.

Обращаем внимание, что частью четвертой ст.12.9 Кодекса РБ об административных правонарушениях за несоблюдение требований законодательства к ценообразованию при реализации на территории Республики Беларусь товаров (сырья, материалов), приобретенных для собственного производства и (или) потребления, поставки на переработку и не использованных для этих целей, а равно приобретенных для вывоза из Республики Беларусь, предусмотрена ответственность в виде наложения штрафа в размере до 30 базовых величин, а на юридическое лицо — в двукратном размере разницы между фактической выручкой, полученной от реализации товаров (сырья, материалов), и расчетной величиной выручки от реализации этих товаров (сырья, материалов) по ценам, установленным в соответствии с законодательством, с конфискацией денежных средств в размере разницы между фактической выручкой, полученной от реализации товаров (сырья, материалов), и расчетной величиной выручки от реализации этих товаров (сырья, материалов) по ценам, установленным в соответствии с законодательством.

24.08.2007 г.

Оксана Темницкая, юрист

Журнал «Главный Бухгалтер» № 31, 2007 г.

Техническое задание на поставку принтера струйного (мфу) с снпч цель приобретения товара: комплектование рабочих мест

Техническое задание

на поставку принтера струйного (МФУ) с СНПЧ

Цель приобретения товара: комплектование рабочих мест

1. Предмет закупки товара в соответствии с нижеследующей таблицей:

* НМЦ установлена в целях проведения открытого запроса котировок, окончательная цена будет установлена по его результатам.

1.1. Место поставки товара: 622012, г. Нижний Тагил, ул. Почтовая, 3 — здание заводоуправления Заказчика

2. Требования к товару: к качеству, гарантии безопасности.

2.1. Требования к техническим и иным характеристикам

Дополнительные требования по п. 2.1:

а) Если спецификация содержит разнородный товар в OEM-упаковке (или отсутствует упаковка, препятствующая случайному повреждению Товара при транспортировке), то соответствующие единицы товара должны быть дополнительно упакованы в коробки из гофрированного картона габаритами не более 700х600х500. Вес каждой коробки не должен превышать 20 кг.

б) Тех. документация должна быть полной и достаточной для обеспечения бесперебойной и надежной эксплуатации товара;

в) Если комплектность не определена, то Поставщик обязан передать Заказчику товар, комплектность которого определяется обычно предъявляемыми требованиями.

г) Каждая единица упаковки компонент Товара должна иметь маркировку с описанием компонентов, однозначно идентифицирующую содержимое.

д) Каждая единица Товара должна иметь гарантийный талон (за исключением тех случаев, когда несколько компонентов товара перечислены в одном гарантийном талоне).

2.2.Требования к качеству и безопасности товара и документам, подтверждающим и его качество:

2.2.1. Качество товар должно соответствовать нормативно-технической документации, требованиям ГОСТов и ТУ, и (или) требованиям, определяемым в п. 2.1. настоящего технического задания и подтверждаться документами: сертификатом соответствия и (или) паспортом (техническим паспортом), удостоверения о качестве, и иной документации о качестве.

Является обязательным наличие сертификатов соответствия на товары, работы, услуги, если в соответствии с действующим законодательством такие товары подлежат обязательной сертификации, а также документа, подтверждающего качество приобретенных товаров (сертификат, формуляр, паспорт, удостоверение о качестве, акт приемки или иной документ, выданный и оформленный в соответствии с обязательными требованиями или условиями договоров).

Документ о качестве представляется в момент поставки товара совместно с накладной, счет — фактурой, счетом, в зависимости от того, какой документ вручается ранее.

2.2.2. Поставляемый товар должен быть новым, невосстановленным, заводского производства, пригодным к эксплуатации.

2.2.3. Срок службы:

МФУ – не менее 3 лет

СНПЧ – не менее 18 месяцев

2.2.4. Срок и условия хранения

МФУ – не менее 5 лет

СНПЧ – не менее 5 лет

2.3. Требования к гарантии:

2.3.1. Срок гарантии устанавливается в соответствии с обязательными требованиями ГОСТ, ОСТ, ТУ, условиями договоров и исчисляется с момента передачи товара Заказчику. Гарантия распространяется на товар и его составные части.

МФУ – не менее 18 месяцев

СНПЧ – не менее 12 месяцев

2.3.2. Гарантийное обслуживание осуществляется Поставщиком в течение срока, специфицированного отдельно для каждого элемента Товара по следующей схеме:

2.3.2.1.заказчик незамедлительно, но не более чем в 3х-дневный срок, уведомляет Поставщика о наступлении гарантийного случая и оформляет данный факт соответствующим Актом, который направляется Поставщику для устранения неисправностей;

2.3.2.2.время устранения отказа (устранение неисправности) Товара при наступлении гарантийного случая – не более 14 календарных дней с момента получения Поставщиком Акта, при этом затраты на доставку Товара до сервисного центра и обратно осуществляются за счет Поставщика и не требуют дополнительных затрат Заказчика;

2.3.2.3.в случае невозможности устранения отказа (устранения неисправности) Товара в вышеуказанные сроки, Поставщик обязан предоставить Заказчику (по адресу эксплуатации товара) эквивалентный товар на время устранения отказа (устранения неисправности).

2.4. Требования к доставке товара (транспортировка, отгрузка):

2.4.1. Условия отгрузки товара: товар отгружается надлежаще упакованным в оборудованном транспортном (перевозочном) средстве, обеспечивающими сохранность товара и надлежащую перевозку в пути следования до места (пункта) назначения в соответствии с обязательными правилами по перевозке соответствующих видов грузов и при наличии необходимых и оформленных в установленном порядке перевозочных документов.

2.4.2. Доставка:

Вид транспорта: автотранспорт. Вид доставки: доставка до офиса Заказчика (специфицированного в п. 1.1).

2.5. Условия расчетов:

2.5.1.Форма расчетов: безналичная

2.5.2.Валюта цены договора: доллар США.

2.5.3. Валюта расчетов: российский рубль

2.5.4. Порядок применения официального курса валюты к рублю РФ, установленному ЦБ РФ и используемому при расчете суммы платежа:

Заказчик оплачивает поставленный Товар по курсу доллара США, установленному ЦБ РФ, на день приема товара Заказчиком (подписания товарной накладной формы ТОРГ-12). Сумма, подлежащая оплате за товар, определяется путем умножения стоимости товара в долларах США, предложенной победителем открытого запроса котировок на значение курса доллара США.

2.5.5.Сроки и порядок оплаты: товар оплачивается в течение 10 (десяти) рабочих дней от даты его передачи по товарной накладной формы ТОРГ-12 и проверки Заказчиком согласно процедуры, изложенной в п. 2.6.

2.6. Условия приемки товара: приемка товаров по количеству и качеству осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке приемки продукции производственно–технического назначения и товаров народного потребления по количеству (Утв. Постановлением Госарбитража от 15.06.1965 № П-6) и Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража от 25.04.1966 № П-7) на складе Заказчика.

Контроль поставленного Товара осуществляет Заказчик.

Если при приемке Товара будет обнаружено качественное и/или количественное несоответствие требованиям Спецификации и Технического задания, Стороны составляют двусторонний Акт, Заказчик вправе отказаться от принятия и оплаты Товара (на этом этапе контроль работоспособности компонентов Товара не проводится, проверяется лишь формальное соответствие заявленным требованиям).

Претензии по количественному и качественному составу поставки и условия их устранения должны быть рассмотрены Поставщиком и произведена допоставка недостающего количества либо замена Товара (комплектующего товара) в течение 10 (десяти) рабочих дней. В случае, если требования Спецификации и Технического задания соблюдены, Заказчик подписывает накладную по форме ТОРГ–12.

Датой поставки Товара считается дата подписания обеими Сторонами (или их полномочными представителями) Товарной накладной по форме ТОРГ– 12. Право собственности по настоящему Договору на Товар и риск случайной гибели переходит от Поставщика к Заказчику с момента подписания Заказчиком Товарной накладной по форме ТОРГ–12. Обязательства Поставщика по поставке товара считаются выполненными с момента подписания накладной ТОРГ–12 уполномоченными представителями Поставщика и Заказчика.

В течение 3 (трех) рабочих дней после подписания накладной ТОРГ–12, Заказчик обязан проверить работоспособность поставленного Товара. В случае полной работоспособности поставленного Товара, Заказчик обязан оплатить Товар согласно п.2.5. настоящего ТЗ

В случае частичной или полной неработоспособности компонентов Товара Заказчик в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения Товара составляет Акт, в котором отражает все выявленные дефекты работоспособности поставленного Товара или отдельных его компонентов и направляет его Поставщику. В этом случае Заказчик вправе потребовать от Поставщика заменить неработоспособные элементы (комплектующие) Товара либо отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке и вернуть Товар Поставщику за его счет.

2.7. Ответственность за нарушения обязательств:

За нарушение виновной стороной обязательств, предусматривающих сроки исполнения, с нее взыскиваются:

а) неустойка в виде пени, которая устанавливается в размере 0,01 % от суммы невыполненного обязательства за каждый день просрочки;

б) убытки, подтвержденные документально.

ГК РФ Статья 469. Качество товара / КонсультантПлюс

— Толкование судом понятия «качество товара»

— Соответствие качества товара по договору купли-продажи ГОСТу и иным нормативно установленным требованиям

— Все вопросы по ст. 469 ГК РФ

1. Продавец обязан передать покупателю товар, качество которого соответствует договору купли-продажи.

2. При отсутствии в договоре купли-продажи условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для которых товар такого рода обычно используется.

Если продавец при заключении договора был поставлен покупателем в известность о конкретных целях приобретения товара, продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для использования в соответствии с этими целями.

3. При продаже товара по образцу и (или) по описанию продавец обязан передать покупателю товар, который соответствует образцу и (или) описанию.

4. Если законом или в установленном им порядке предусмотрены обязательные требования к качеству продаваемого товара, то продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать покупателю товар, соответствующий этим обязательным требованиям.

(в ред. Федерального закона от 17.12.1999 N 213-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

По соглашению между продавцом и покупателем может быть передан товар, соответствующий повышенным требованиям к качеству по сравнению с обязательными требованиями, предусмотренными законом или в установленном им порядке.

(в ред. Федерального закона от 17.12.1999 N 213-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Открыть полный текст документа

Приобретение — товар — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 2

Приобретение — товар

Cтраница 2

ЗАКУПКА — приобретение товаров за рубежом или внутри страны крупными партиями. Закупки, проводимые государственными органами, называются государственными.
 [16]

ЗАКУПКА — приобретение товаров за рубежом или внутри страны крупными партиями, в большом количестве.
 [17]

Удобство процедуры приобретения товара — обеспечение доступности товаров для потребителей, когда у них появляется желание воспользоваться этими товарами.
 [18]

Конкретная цель приобретения товара может быть прямо указана в договоре либо сообщена продавцу в процессе преддоговорных контактов сторон. Определение конкретной цели имеет значение в случае, когда покупатель четко не представляет, каким качественным показателям должен соответствовать необходимый ему товар, но знает, для чего он будет его использовать.
 [19]

В результате приобретения товара или услуги, независимо от формы приобретения, товар или услуга становится собственностью того, кто ее приобрел.
 [20]

В результате приобретения товара или услуги, независимо от формы приобретения, товар или услуга становится собственностью того, кто его приобрел.
 [21]

В случае приобретения товара у иностранной организации на территории РФ следует выяснить, состоит ли данная организация на учете в налоговом органе РФ. Если будет получено подтверждение ( оно должно остаться у российского предприятия), НДС должен быть уплачен в общеустановленном порядке иностранной организацией.
 [22]

В случае приобретения товара оптом фирма-поставщик обычно предоставляет значительные скидки для импортера.
 [23]

Большое влияние на приобретение товаров покупателем оказывает род его занятий. Американский рабочий вынужден приобретать спецодежду, обувь и контейнеры для завтрака. А положение президента компании обязывает к покупке дорогих костюмов, большой яхты, полетах на самолете и членству в привилегированных загородных клубах.
 [24]

Рассмотрим аналогию — приобретение товара, скажем прессованного творога высшего качества. При следующем походе за покупками мы решаем, что в прошлый раз стоимость творога была высокой — по 50 центов за унцию.
 [25]

ТОРГОВЫЙ КРЕДИТ — приобретение товаров в кредит для последующей продажи с выплатой их стоимости и процентов в ближайшей перспективе; распространенная форма краткосрочных займов, которая широко используется в оптовой и розничной торговле.
 [26]

Деньги используются для приобретения товаров, которые затем продаются. Торговля в кредит порождает дебиторов, но в любом случае деньги зарабатываются через торговлю. Часть, и, возможно, большая, этих денег будет затем использована для пополнения запасов.
 [27]

Большое влияние на приобретение товаров покупателем оказывает род его занятий. Американский рабочий вынужден приобретать спецодежду и обувь. А положение президента компании обязывает к покупке дорогих костюмов и членству в привилегированных загородных клубах. Маркетологи стремятся определить профессиональные группы, заинтересованые в приобретении конкретных товаров и услуг, а компании стремятся к выпуску товаров для них.
 [28]

Доля расходов на приобретение медицинских товаров и предметов гигиены составляет около 4 % от потребительских расходов, или 10 — 12 % от всех расходов на приобретение непродовольственных товаров.
 [29]

Заключение договоров на приобретение товаров медицинского назначения проводится на конкурсной основе между организациями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, зарекомендовавшими себя на фармацевтическом рынке как надежные поставщики, имеющие наиболее приемлемые цены.
 [30]

Страницы:  

   1

   2

   3

Ст. 506 ГК РФ. Договор поставки

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

1. Договор поставки — один из наиболее широко применяемых в предпринимательской деятельности договоров. По принятой в ГК классификации договоров это не самостоятельный тип договора, а вид договора купли-продажи. Как и договор купли-продажи, он направлен на перенесение права собственности (иного вещного права) от продавца (поставщика) на покупателя.

Комментируемый раздел ГК предусматривает особенности заключения и исполнения договора поставки. В отличие от ГК 1964 г. в нем отсутствуют нормы о таких условиях договора поставки, как количество, ассортимент, качество, комплектность. Нет в этом разделе и привычных для законодательства о поставках норм о порядке оплаты товара, цене, таре и упаковке и др. Эти нормы включены в общие положения о купле-продаже и применяются к поставке как ее виду (см. ст. ст. 465, 467, 469, 481, 485, 486 и коммент. к ним).

В соответствии со ст. 2 Вводного закона с 1 марта 1996 г. утрачивают силу Положения о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления (см. п. 5 вводного коммент. к гл. 30).

2. В комментируемой статье названы основные признаки (критерии), позволяющие выделить договор поставки из иных видов договора купли-продажи. К ним относятся правовой статус поставщика и цель приобретения (покупки) товара. В качестве продавца (поставщика) в договоре поставки выступает предприниматель. Это может быть коммерческая организация либо гражданин — индивидуальный предприниматель (см. ст. 2 ГК). Поставщик продает либо производимые им товары, либо товары, закупленные им для продажи.

Второй основной признак — цель приобретения товара. Договором поставки признается договор, по которому товар приобретается либо для использования в предпринимательской деятельности (для промышленной переработки и потребления, для последующей продажи и иной профессиональной деятельности), либо для деятельности, не связанной с личным, домашним, семейным использованием товара (поставки в мобилизационные ресурсы, армии, детскому саду и др.). Из цели покупки вытекает, что и вторая сторона договора — покупатель чаще всего является предпринимателем.

Цель покупки может вытекать из характера товара, существа договора, предусматриваться в самом договоре. Когда по договору приобретается товар, как правило, используемый для потребительских нужд (для личного, семейного, домашнего использования), то значение имеет правовой статус покупателя, количество приобретаемых товаров, правовой статус продавца, его осведомленность о цели покупки. При приобретении товара у продавца, осуществляющего предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, в случае возникновения вопроса о применении норм § 2 или 3 гл. 30, цель приобретения товара, видимо, должен доказать покупатель. (См. коммент. к ст. 492).

3. Включение в понятие договора поставки указания о передаче товаров «в обусловленные сроки или в срок» позволяет назвать еще ряд особенностей этого договора. Во-первых, срок исполнения обязательства поставки, наряду с наименованием и количеством товара, приобретает значение существенного условия договора; во-вторых, по договору поставки возможна оптовая продажа товаров единовременно (в срок) либо отдельными партиями в течение длительного периода (в обусловленные сроки), а также передача одной вещи, в том числе и индивидуально-определенной (машина, прибор индивидуального исполнения и др.) в обусловленный срок; в-третьих, момент заключения договора и его исполнения, как правило, не совпадают; в-четвертых, изготовителем товара договор заключается, как правило, на будущие вещи. Из сказанного вытекает, что наряду с основными для договора поставки характерны вторичные признаки, влияющие на определение его условий и срок действия договора.

4. Срок поставки может быть определен различно, например, путем указания конкретной даты (конкретного месяца, квартала) либо указанием периодов поставки в течение срока действия договора. Сроки исполнения обязательства поставки можно считать обусловленными и тогда, когда в договоре отсутствуют конкретные сроки передачи товаров, но определен срок действия договора. В этом случае в соответствии со ст. 314 ГК передача товара может быть осуществлена в любой момент в пределах срока действия договора либо поставщик при исполнении договора может руководствоваться диспозитивной нормой ст. 508, предусматривающей поставку товаров помесячно равными партиями (см. ст. 508 и коммент. к ней).

5. Основные признаки договора поставки позволяют отграничить его от других видов (разновидностей) договора купли-продажи и иных смежных договоров. При разграничении договоров поставки и контрактации нужно учитывать профессиональную деятельность продавца и вид подлежащих передаче товаров. Продавцом по договору контрактации является производитель сельскохозяйственной продукции. Контрактуется при этом будущая сельскохозяйственная продукция, подлежащая выращиванию или производству (см. ст. 535 и коммент. к ней).

Вид продаваемой вещи позволяет разграничить договоры поставки и продажи недвижимости. По договору продажи недвижимости всегда передается индивидуально-определенная вещь, которой присущи признаки, названные в ст. 130 ГК (см. коммент. к ст. 549). Статья 130 ГК к недвижимым вещам относит подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания. Теперь, в отличие от ранее действовавших норм о поставках, продажа таких судов должна осуществляться не по договору поставки, а по договору продажи недвижимости.

Согласно п. 2 ст. 548 ГК отношения, связанные со снабжением через присоединенную сеть газом, нефтью и нефтепродуктами, регулируются нормами, установленными законом, иными правовыми актами, а при их отсутствии — правилами о договоре энергоснабжения (ст. ст. 539 — 547 ГК), поэтому к договорам о передаче этих товаров нормы о поставках неприменимы (см. коммент. к ст. 548).

Иные признаки должны использоваться для разграничения договора поставки и договора подряда (в основном т.н. договора переработки давальческого сырья). Сходные отношения возникают в случаях, когда в договор поставки включены условия по передаче материалов, сырья, комплектующих изделий. Судебная практика при разграничении таких договоров учитывает прежде всего основное содержание обязанностей. Договор, содержанием которого является выполнение работ по заданию заказчика из его материалов, квалифицируется обычно как договор переработки давальческого сырья, т.е. договор подряда (см. коммент. к ст. 702, а также Комментарий арбитражной практики. Вып. 3, 1972. С. 148 — 155; вып. 2, 1979. С. 129 — 136). Может быть использован и иной критерий — количество передаваемых покупателем материалов. Если покупателем передается большая часть материалов, необходимых для изготовления товаров, то договор может рассматриваться как подрядный. Аналогичный критерий применен в ст. 3 Венской конвенции 1980 г.

6. В договор поставки нередко включаются условия о предоставлении услуг или выполнении работ. Например, договор, заключаемый изготовителем с фирменным магазином, наряду с условиями о поставке товаров содержит условия о формировании и изучении спроса на него, либо в договор поставки сложного оборудования включаются условия о шефмонтаже. Такой договор следует признавать смешанным и на основании п. 3 ст. 421 ГК к отношениям сторон должны применяться как нормы о договоре поставки, так и нормы об оказании услуг.

Заказ на поставку — определение, преимущества, как поставщики используют заказы на поставку

Что такое заказ на поставку?

Заказ на поставку является коммерческим исходным документом Исходные документы Бумажный след финансовых операций компании упоминается в бухгалтерском учете как исходные документы. Выписываются ли чеки, которые выдаются отделом закупок компании при размещении заказа у своих продавцов или поставщиков. В документе указываются подробные сведения о товарах, которые должны быть приобретены, например, типы товаров, количество и цена.Проще говоря, это договор, составленный покупателем при покупке товара у продавца.

Этапы оформления заказа

1. Покупатель создает заявку на покупку

Перед отправкой заказа на поставку поставщику первым шагом является создание заявки на покупку. Это документ, который выдается внутри компании отделу закупок для отслеживания заказанных товаров.

Заявка на покупку также помогает компании вести учет своих расходов Расходы Расход — это тип расходов, который проходит через отчет о прибылях и убытках и вычитается из выручки для получения чистой прибыли.Из-за. Заказ на покупку создается только после утверждения заявки на покупку уполномоченным менеджером.

2. Покупатель создает заказ на поставку

Когда товары, которые необходимо приобрести, согласованы, создается заказ на поставку. В ЗП указана дата заказа, информация о доставке на условиях FOBFreight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), также называемый Free on Board, является термином международного коммерческого права, опубликованным Международной торговой палатой (ICC)., условия скидки, имена покупателя и продавца, описание приобретаемых товаров, номер позиции, цена, количество и номер заказа на поставку.

Номер заказа на поставку — это уникальный номер, связанный с определенным заказом. Он служит двум целям. Один из них — убедиться, что заказанные товары соответствуют полученным. Во-вторых, номер заказа на поставку сопоставляется со счетом-фактурой, чтобы убедиться, что покупатель взимает правильную сумму за товары.

3. Продавец принимает (или отклоняет) заказ на поставку

Внизу заказа на поставку находится пунктирная линия, позволяющая уполномоченному менеджеру продавца подписать заказ.ЗП включает в себя все подробности о транзакции и о том, что покупатель ожидает получить. Как только продавец получит заказ на покупку, он имеет право принять или отклонить документ. Однако после принятия ЗП он становится юридически обязательным контрактом для обеих участвующих сторон.

4. Покупатель регистрирует заказ на поставку

После размещения заказа он остается «открытым». Открытый заказ на поставку — это ЗП, в котором заказ размещен, но товары еще не получены, или это может означать, что получена только часть заказа.В любом случае это означает, что доставка товара не завершена.

Преимущества заказов на закупку

1. Избегает дублирования заказов

Заказы на закупку приносят компании несколько преимуществ. Самое главное, что это помогает избежать дублирования заказов. Когда компания решает масштабировать бизнес, заказы на покупку могут помочь отслеживать, что было заказано и у кого.

Кроме того, когда покупатель заказывает аналогичные продукты, сопоставление счетов-фактур может быть затруднено.ЗП служит чеком для счетов, которые необходимо оплатить.

2. Отслеживает поступающие заказы

Кроме того, заказы на покупку помогают отслеживать поступающие заказы, а хорошо организованная система заказов на поставку может помочь упростить инвентаризацию. все сырье, незавершенное производство и готовая продукция, а также процесс отгрузки.

3. Служит юридическими документами

Заказы на покупку служат юридическими документами и помогают избежать любых споров относительно сделки в будущем.

Как поставщик использует заказ на поставку?

Заказы на закупку играют важную роль в процессе управления запасами. Когда поставщик получает заказ на покупку, он берет предметы, перечисленные в нем, из своего инвентаря. Заказ на покупку помогает вести учет имеющихся запасов и выявлять любые расхождения между значениями, указанными в записях, и фактическими запасами.

Кроме того, поставщику необходим ЗП для правильного выполнения заказа. Поставщик также взимает плату с покупателя в соответствии с условиями оплаты, согласованными в ЗП.

Сравнение заказа на поставку со счетом-фактурой

Заказ на поставку — это документ, созданный покупателем и служащий для заказа товаров у поставщика. Счет-фактура , с другой стороны, создается поставщиком и показывает, сколько покупатель должен заплатить за товары, купленные у поставщика. ЗП — это договор купли-продажи, а счет — подтверждение продажи.

Сравнение заказа на поставку с заказом на продажу

В то время как заказ на поставку показывает, какие товары были заказаны у поставщика, заказ на продажу создается поставщиком и отправляется покупателю.Это означает подтверждение или одобрение продажи. В настоящее время процесс заказа на поставку больше не осуществляется на бумажных носителях, и покупатель обычно отправляет своим поставщикам электронный запрос на покупку. Это делается с помощью модуля PO в программном обеспечении ERP. Это помогает ускорить процесс покупки и снизить вероятность ошибки.

Дополнительные ресурсы

CFI является официальным поставщиком услуг аналитика финансового моделирования и оценки (FMVA) ™. Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификация CFI по анализу финансового моделирования и оценки (FMVA) ® поможет вам получить необходимую уверенность в своей финансовой карьере.Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная превратить любого в финансового аналитика мирового уровня.

Чтобы продолжить изучение и развитие своих знаний в области финансового анализа, мы настоятельно рекомендуем дополнительные ресурсы CFI, указанные ниже:

• Продажа в кредит Кредитные продажи Кредитные продажи относятся к продаже, при которой задолженность будет выплачена позднее. Другими словами, продажи в кредит — это покупки, совершаемые в рамках цикла продаж и инкассо
• Цикл продаж и инкассо Цикл продаж и инкассо, также известный как цикл выручки, дебиторской задолженности и поступлений (RRR), состоит из различных классов:
• Продажи и покупки. Соглашение о представительстве продавцаСоглашение о представительстве продавца, также известное как листинговое соглашение, представляет собой соглашение между продавцом недвижимости и брокерской фирмой, которое предоставляет подробную информацию о продаваемой собственности.Он составляет основу переговоров между продавцом и покупателем через агента.
• Trade CreditTrade Credit Торговый кредит — это соглашение или взаимопонимание между агентами, занимающимися бизнесом друг с другом, которое позволяет обмениваться товарами и услугами

Какова цель системы заказов на закупку?

Какова цель системы заказов на закупку?

В какой-то момент в процессе ведения малого бизнеса вам обязательно потребуется приобрести товары или услуги у другой компании.Будь то несколько небольших покупок или несколько крупных покупок, вам понадобится способ отслеживать заказы. Система заказов на покупку позволяет создавать и выполнять заказы — от заявки на покупку до оплаты поставщику, что упрощает процесс покупки.

Как работает система заказов на закупку

После того, как вы настроили систему со всеми пользователями в вашей организации — от сотрудников, которые могут запрашивать товары, до руководителей отделов, которые будут утверждать покупки, до отдела закупок, который будет обрабатывать более крупные покупки , становится легко автоматизировать процесс утверждения и передать все в отдел кредиторской задолженности для обработки оплаты счетов.

Заявка на закупку

Когда кому-то требуются товары или услуги для бизнеса, они создают заявку на закупку, в которой указывается, что им нужно, от кого они нуждаются, когда они им нужны, куда они будут доставлены и сколько это стоит. .

Оттуда он будет отправлен на утверждение соответствующему сотруднику. Если он не утвержден, сотрудник может указать, почему он был отклонен, или запросить изменения до утверждения.

Заказ на поставку

После утверждения заявки на покупку она становится официальным заказом на закупку, который отправляется поставщику.После принятия поставщиком он становится юридически обязательным контрактом и требует, чтобы поставщик отправил заказанные товары или услуги.

Каждому заказу на покупку присваивается номер заказа на поставку для упрощения отслеживания в системе. Он включает в себя все, начиная с заявки, адреса выставления счета и любых дополнительных условий.

Заказ выполнен

На этом этапе поставщик отправил товары или предоставил заказанные услуги. Поставщик должен предоставить информацию об отслеживании, чтобы ваша организация знала, когда ожидать прибытия груза.

Полученные товары

По прибытии посылки кто-то в организации подтверждает получение товаров. Поскольку товары могут поступать несколькими отправлениями, важно сравнивать упаковочные листы с товарами, которые заказывались каждый раз, чтобы убедиться, что вы получили только те товары, которые вы заказали, и платите только за то, что получили.

Обработка счета-фактуры

Система заказов на поставку должна автоматизировать процесс трехстороннего сопоставления, сравнения заказа на поставку с полученными товарами и счетом-фактурой поставщика.Если что-то не соответствует, это помечается для ручного вмешательства.

Когда все совпадает, это автоматически передается в отдел кредиторской задолженности для оплаты. Это гарантирует, что счета-фактуры не пропадут без промедления, что позволит вам своевременно оплатить всем своим поставщикам, что укрепит отношения с поставщиками и потенциально позволит вам получить скидки за досрочную оплату.

«В организациях, где один отдел обрабатывает бюджет, другой делает покупки, а третий оплачивает счета, система заказов на закупку позволяет всем видеть, что происходит в режиме реального времени, тогда как бумажные системы оставляют много места для ошибок.”

Преимущества системы заказов на закупку

Повышение точности заказов

Отправка заказа на поставку вашему поставщику является законным предложением совершить покупку. Если поставщик принимает заказ, он образует юридический документ между вами и поставщиком. Пока поставщик не примет заказ, контракт отсутствует.

Использование заказов на поставку позволяет получить точную документацию о том, что было заказано, в случае разногласий. В ЗП указаны количества, описания позиций, цена, скидки, дата доставки и инструкции, поэтому вероятность ошибки меньше по сравнению с устным заказом.

Обеспечение правильности данных в заказе на поставку также значительно упростит оплату соответствующего счета.

Лучшее управление закупками

Поскольку система заказа на поставку определяет затраты до начала работы, легче увидеть, как это повлияет на бюджет. Вы можете разместить заказ на один проект или несколько проектов одновременно.

Когда вы заказываете товары или услуги для проекта, примените ссылку на проект к заказу, чтобы вы могли связать товары в заказе с проектом.Это автоматизирует распределение запасов и затрат по проекту на каждом этапе жизненного цикла заказа на поставку, поэтому вы можете предоставить точные расценки.

Если вы хотите, чтобы ваши заказы на покупку были точными, вы должны рассчитать фактические количества заказа на поставку, чтобы определить затраты до начала проекта.

Экономьте время и деньги

Когда поставщики отправляют счета-фактуры, в которых указан ваш номер заказа, сотрудникам не нужно тратить время на проверку, чтобы убедиться, что счет законный. Поскольку заказ на поставку становится контрактом после его принятия поставщиком, он устраняет любые споры в этом отношении.

Из-за процесса заказа на поставку счет-фактура должен вводиться в вашу систему бухгалтерского учета со ссылкой на исходный заказ на поставку, автоматически фиксируя доставку и обновляя уровни запасов. Более короткие сроки оплаты означают, что вы экономите деньги с точки зрения затрат на обработку счетов, поскольку на их обработку уходит меньше времени, что позволяет вашей команде продуктивно выполнять другие задачи.

Вести дела с государственными учреждениями

Большинство государственных учреждений не будут оплачивать счета до тех пор, пока они не получат действительный заказ на поставку.Без возможности создавать заказы на покупку вы ограничены в возможностях вашего бизнеса.

Если вы составляете заказы на покупку, вы говорите другим, что у вас все в порядке с финансами и денежными потоками, чтобы вы могли получить больше уверенности по сравнению с компаниями, которые не используют систему заказов на покупку.

Оптимизируйте свои запасы

Установив эффективное программное обеспечение для заказов на поставку, вы можете легко увидеть свои финансовые вложения в запасы для более эффективного управления запасами. Вы сможете увидеть текущие уровни запасов, уровни повторного заказа, отложенные и свободные запасы.Это дает вам уровень ясности и контроля, которого не хватает многим предприятиям, что приводит к нехватке запасов. Использование заказов на покупку дает вам обзор всех этих областей, помимо затрат и процесса продаж, так что вы можете лучше видеть размер прибыли по каждому из ваших продуктов.

Найдите своих лучших поставщиков

Знаете ли вы, что у вас лучшие поставщики? Вы знаете, у кого вы заказываете большую часть своей продукции? Знаете ли вы, сколько вы платили за прошлые продукты и должны ли вы получать скидки в соответствии с вашим контрактом или из-за объема ваших покупок?

Многие компании оставляют эти вопросы без ответа и тем самым оказывают себе медвежью услугу.

Ваша система заказов на поставку позволит вам быстрее и проще увидеть, какие поставщики заботятся о большинстве ваших потребностей. Вы также сможете определить, какие поставщики не выполняют свою часть сделки — по постоянным задержкам в поставках, отсутствию товаров на складе и т. Д.

Эта информация позволяет увидеть, когда пора отказаться от поставщика в пользу другого или когда пора договориться об улучшении условий оплаты с некоторыми из ваших поставщиков.

Использование надежной системы заказов на поставку гарантирует, что ваш бизнес будет иметь доступ к большому количеству информации, которая поможет вам принимать решения на основе данных. Информация о том, на что вы тратите, на что и на кого вы это тратите, поможет вам сделать правильный выбор в будущем, чтобы ускорить рост и повысить прибыльность.

PLANERGY предлагает систему заказов на поставку, которая упрощает бизнес-процессы, чтобы помочь вам воспользоваться преимуществами.

Узнайте, как скачать PDF

7 преимуществ заказов на закупку (и почему они нужны вашему бизнесу)

Компании часто удовлетворяются устными обязательствами или перепиской по электронной почте при размещении заказов на закупку.Однако, несмотря на название, у заказов на покупку больше преимуществ, чем у самого заказа.

Вот семь главных преимуществ заказов на покупку и то, как они улучшат ваш бизнес.

1. Они помогают избежать дублирования заказов.

Если один человек в вашей компании отвечает за совершение покупок, отслеживать заказы может быть легко. Но по мере увеличения масштаба заказы на покупку могут отслеживать, что заказано, кем и когда.

2. Они требуются для некоторых финансовых аудитов

Для некоторых финансовых аудитов требуются доказательства того, что менеджеры одобрили решения вашей компании о закупках.Заказы на поставку — идеальные документы для таких аудитов.

3. Они могут помочь вам избежать неожиданного повышения цен.

Если поставщик изменяет цены между датой заказа и датой доставки или счета-фактуры, заказ на поставку уточняет согласованную цену для обеих сторон и устраняет возможное недопонимание.

4. Они помогают отслеживать поступающие заказы.

Это может показаться очевидным, но хорошо организованная система заказов на поставку позволяет легко определить, какие продукты поступают в любое время, что упрощает управление запасами и отгрузкой.

5. Они помогают контролировать ваши счета.

При повторных заказах идентичных или похожих продуктов сопоставление счетов-фактур с заказами может быть утомительным без документации. Включение номера заказа на покупку в счет позволяет избежать путаницы.

6. Они обеспечивают четкую коммуникацию

По сути, заказы на поставку четко передают все детали покупки. Если каждая деталь будет прояснена, изложена и задокументирована, вы избежите потенциальных конфликтов или недоразумений в будущем.

7.Это юридическая документация.

. Если возникают какие-либо споры по поводу того, что было заказано, или согласованной цены, заказы на покупку служат юридической документацией, которая может быть исполнена. Лучше всего они защищают обе стороны.

Узнайте, почему заказы на поставку являются ключевым инструментом для вашей организации

Загрузить сейчас

Получайте ежемесячный контент, который доставляется каждый месяц прямо на ваш почтовый ящик. Никакого спама, только контент.

Как выглядит заказ на поставку? | Изучите цель заказов на закупку и другие преимущества закупки

Скорее всего, если вы работали в, вокруг или с компанией среднего размера, вы слышали термин «заказ на поставку», когда компания инициировала какую-либо транзакцию.

Заказы на поставку — важный инструмент управления процессами, имеющий множество преимуществ для бизнеса. Они сообщают о требованиях поставщикам, служат защитной правовой документацией для обеих сторон и важны для проведения аудиторских процедур.

Чаще всего заказы на закупку находят широкое применение только в средних и крупных организациях, поскольку процедура, используемая для создания заказа на закупку, иногда может занимать много времени.

Нельзя сказать, что малые предприятия не могут использовать заказы на покупку, внедряя систему заказов на покупку, чтобы получить важные преимущества, связанные с использованием заказов на покупку.

Почему компании используют заказы на покупку?

Часто это первый вопрос, который задают люди, которые раньше не участвовали в процессе закупок.

Покупки часто воспринимаются как должное, потому что для повседневных транзакций требуется не более чем считывание кредитной карты в обмен на то, что покупается.

Сделки «бизнес для бизнеса» (B2B) представляют собой большую проблему из-за уровня детализации, необходимого для обмена информацией и документации.

Заказы на покупку используются для инициирования транзакции с поставщиком, когда компания хочет что-то купить. Это позволяет обеим сторонам иметь совпадающие записи, которые они могут использовать для проверки того, что было куплено, цены транзакции и времени совершения покупки.

Важная информация, которую необходимо указывать в каждом заказе на поставку

Прежде чем интегрировать заказы на закупку в процесс закупки, важно понять, какие детали должны быть включены в сам документ:

Наименование и адрес покупателя и поставщика

Это позволяет обеим сторонам проверить, кто инициировал транзакцию, и что заказ отправляется правильному получателю.Адреса и другая контактная информация могут помочь улучшить коммуникацию при заказе на покупку в случае возникновения путаницы.

Адрес доставки и выставления счетов покупателя

Адрес доставки указывает, куда будут доставлены товары или услуги, указанные в заказе на поставку. Платежный адрес указывает, куда поставщик отправит счет для запроса оплаты. Иногда адреса доставки и выставления счетов совпадают () (в этом случае указывается только адрес доставки) , а в других случаях для каждого предоставляется другой адрес.

Номер заказа на поставку

Номер заказа на поставку используется как внутренний и внешний ссылочный номер, что позволяет легко идентифицировать и отслеживать документ. Иногда компании, которые выпускают много заказов на покупку, используют одно или несколько соглашений об именах для организации своих заказов на покупку.

Дата выдачи и дата доставки

Включение информации о том, когда был оформлен заказ на поставку, предоставляет покупателям полезную запись для просмотра при составлении отчетов о расходах, а также для поставщиков, чтобы подтвердить, когда был отправлен заказ.Ожидаемая дата доставки позволяет поставщикам уточнить сроки для планирования своего графика поставок.

Сведения о товаре

Подробная информация о товаре, указанная в заказе на поставку, должна включать названия номенклатуры, описания, а также определенные количества и цены для каждой номенклатуры. Для сложных элементов иногда также включаются технические спецификации для большей ясности.

Положения, условия и дополнительные инструкции

Поскольку заказы на поставку действуют как юридически обязательная документация, четко определенные условия могут помочь в урегулировании споров, если они возникнут во время доставки заказа.В некоторых случаях требуются дополнительные инструкции, чтобы четко указать, как должны быть доставлены товары или услуги, указанные в заказе.

Вот пример того, как может выглядеть завершенный заказ на покупку:

10 важнейших преимуществ использования заказов на поставку

1. Они предоставляют больше подробностей и полезности, чем базовая запись о расходах

Многие компании просто документируют свои покупки с помощью основных записей о расходах.

В то время как регистрация основных расходов — это эффективная по времени практика для многих типов покупок, для более дорогих и / или регулярно заказываемых товаров, преимущества использования заказа на поставку могут быть достигнуты только путем принятия использования заказов на поставку в процессе заказа.

2. Они являются основой надежного процесса закупок

Принимая участие в использовании заказов на покупку, бизнес также обязуется разработать процесс заказа на покупку. У этого есть свой набор преимуществ, в том числе улучшенный контроль затрат за счет структурированных утверждений и улучшенная отчетность о расходах, и это лишь некоторые из них.

При принятии процесса заказа на покупку также важно понимать преимущества использования системы заказов на поставку для облегчения этого процесса. Для большинства предприятий решение обновить способ обработки покупок тесно связано с выбором системы, которую они используют для управления покупками.

3. Они улучшают организацию нескольких проектов и процессов

Заказы на поставку предоставляют эффективный способ документировать расходы различных отделов и проектов по мере их начала и завершения.Используя уникальные соглашения о нумерации заказов на покупку, заказы можно отслеживать и регистрировать в соответствии с их связанными пунктами происхождения.

4. Они обеспечивают четкую и детализированную информацию для всех сторон

При заполнении с использованием сведений, перечисленных ранее в этом посте, заказы на покупку содержат все необходимые сведения, которые необходимы всем сторонам для понимания требований заказа.

Независимо от того, просматривает ли поставщик заказ для подтверждения покупки или штатный менеджер по закупкам должен утвердить заказ перед его отправкой поставщику, заказ на поставку должен быть заполнен информацией, необходимой для ответа на любые возникающие вопросы.

При внутренней передаче требований иногда используется форма заявки на закупку. В этой статье дополнительно объясняется разница между заявками и заказами на поставку.

5. Контролируют стоимость заказываемых товаров и услуг в рамках бизнеса

Заказы на закупку во многом определяют стоимость заказываемых товаров и услуг.

Определяя цену заказанных товаров, покупатели могут избежать неожиданного повышения цен, ложных счетов-фактур и цен в счетах-фактурах, которые не соответствуют существующему заказу на покупку.

При использовании форм заявки на закупку несколько заявок на закупку можно объединить в один более крупный заказ, что может обеспечить скидки от определенных поставщиков.

С помощью заказов на поставку стоимость изделий также может быть проверена на соответствие постоянным бюджетам для проектов и временных рамок, обеспечивая получение утверждений до того, как заказ будет передан поставщикам.

6. Они отслеживают доставку, оплату и внутренний статус каждого заказа

Последнее, что нужно бизнесу, — это дублирующие заказы на товары и услуги, которые ему не нужны.Отслеживая внутренний статус заказов на покупку, можно избежать дублирования заказов.

При выполнении процесса заказа на поставку с помощью системы управления запасами можно также ссылаться на уровни запасов до размещения заказов.

Наконец, когда счета-фактуры получены по заказу на закупку, эти счета-фактуры могут быть отправлены вместе с соответствующим заказом, чтобы гарантировать своевременную оплату и точность записей.

Следуя этой практике, цена любых полученных счетов-фактур может подтверждаться заказом на поставку.

7. Они предоставляют отличный способ определить лучших поставщиков

Заказы на покупку позволяют предприятиям анализировать и понимать, как они взаимодействуют со своими поставщиками.

Обращаясь к деталям заказов на закупку, можно определить поставщиков, которые доставляют товары вовремя, точно выполняют заказы и предоставляют оперативные и точные записи счетов-фактур.

Это позволяет предприятиям составить список поставщиков, с которыми наиболее выгодно работать.

8. Они являются важным источником информации для составления отчетов о расходах

Заказы на закупку и связанные с ними документы являются основным источником информации для составления отчетов о расходах для проверки в компании.

Отчеты о расходах становятся все более важными для предприятий, поскольку они масштабируются, чтобы обеспечить контроль над расходами по мере увеличения объемов заказов.

Такие функции, как прогнозирование затрат (планирование будущих затрат на закупку) и контроль затрат (обеспечение того, чтобы затраты не превышали полезных бюджетных лимитов ) также полагаются на заказы на закупку, чтобы обеспечить точность и доступность информации для получения полезной информации.

9. Их можно использовать для точной проверки во время финансового аудита

Во время процедуры финансового аудита наличие надежных и точных данных о всех расходах компании является одним из наиболее важных факторов для подтверждения разумной уверенности для заинтересованных сторон.

Хотя заказы на закупку — не единственный документ, который необходим для предоставления полного аудиторского отчета, за счет создания процедуры заказа на поставку, включающей надлежащую документацию и методы отчетности, надежность записей о закупках, естественно, повысится.

10. Обеспечивают правовую защиту

Заказы на поставку действуют как юридически обязательный документ между покупателем и поставщиком.

Если когда-либо возникают какие-либо споры по поводу того, что было куплено, например, цена, количество, дата доставки или другие согласованные условия, заказ на поставку служит проверяемой записью, которую покупатель или поставщик могут использовать для подтверждения деталей. сделки.

Итого:

Заказы на покупку используются предприятиями из-за возросшей потребности в четком взаимодействии во время транзакций B2B (бизнес-бизнес), а также потому, что заказы на покупку считаются юридически обязательными документами.

Заказы на поставку позволяют всем сторонам, участвующим в процессе закупки, четко сообщать и ссылаться на требования данного заказа.

При переходе на использование заказов на закупку большинство предприятий также выбирают систему закупок для управления процессом закупок в цифровом виде для получения дополнительных преимуществ и преимуществ.

Дополнительная литература о преимуществах использования заказов на поставку:

Как работает заказ на поставку?

6 мощных преимуществ использования системы заказов на закупку

Примеры практических преимуществ заказа на закупку (из Университета Лойолы)

Список рассылки

Подпишитесь, чтобы получать новый контент прямо в ваш почтовый ящик.

10 важных способов использования заказов на поставку для вашей компании

10 важных способов использования заказов на поставку для вашей компании

Если вы похожи на большинство из нас, то, вероятно, думаете, что вашему бизнесу меньше всего нужно больше бумажной работы. Этого уже слишком много, верно? Вы можете возразить, что отказ от заказов на покупку экономит ваше время.Кроме того, они кажутся излишними. Зачем вам нужен другой документ, в котором указано то же, что и счет-фактура?

Я знаю, может показаться, что все документы, файлы и записи только усложняют ситуацию. Но заказы на поставку — не бесполезный документ. Фактически, вместо того, чтобы усложнять задачу, использование заказов на покупку может упростить ваш рабочий процесс.

Заказы на поставку — ключевой аспект ведения точной и полной финансовой отчетности. Они могут показаться лишними бухгалтерскими документами, но знание того, когда и как их использовать, имеет далеко идущие преимущества для бизнеса.

Независимо от того, ведете ли вы малый бизнес или занимаетесь закупками для более крупной организации , правильная система заказов на поставку может иметь огромное значение для того, насколько хорошо работает процесс закупок в вашей компании. Продолжайте читать, чтобы узнать 10 причин, по которым использование заказов на покупку — это хорошая идея, и узнать, какую пользу они могут принести вашей компании.

1) Экономия времени

Если вы потратите несколько дополнительных минут на создание заказов на закупку, это сэкономит время в долгосрочной перспективе.Во-первых, устоявшаяся система заказов на поставку упрощает процесс заказа за счет использования функций , таких как готовый каталог и каталог товаров .

После того, как вы настроили систему, очень легко войти, найти продукты, одобренные для покупки, и разместить заказ. Для обычных покупок создание заказа на покупку происходит автоматически. И даже для новых заказов обширная автоматизация упрощает создание заказов на поставку и размещение заказов.

Вы также сэкономите время при поступлении заказов, поскольку все, что вам нужно сделать, это сравнить счет-фактуру с заказом на покупку, чтобы убедиться, что заказ правильный.Система предоставляет все необходимые вам данные о закупках у вас под рукой.

2) Помощь в составлении бюджета

Если вы планируете крупный проект, заказы на покупку могут помочь с составлением бюджета. Чтобы создать точные заказы на закупку, вам нужно будет рассчитать объемы заказа до начала проекта. Это также поможет вам лучше понять, сколько стоит выделить для проекта.

Однако заказы на покупку помогают не только в крупных проектах. Даже когда вы имеете дело с повседневными покупками, которые возникают при ведении бизнеса, поля цены и количества в заказах на покупку дают вам представление о том, сколько вашей компании нужно продать, чтобы получить прибыль.

Также полезно при составлении бюджета иметь возможность оглядываться на прошлые записи о покупках. Вы будете лучше подготовлены для планирования будущих бюджетов, если сможете легко просматривать записи о том, сколько вы тратили в прошлом.

3) Включить планирование

Тщательный учет покупок поможет вам предвидеть и планировать будущее. Они предоставляют ключевую информацию об эффективности компании, что дает вам инструменты, необходимые для изучения тенденций в области продуктов, рыночных циклов и расходов компании.

Большинство систем заказов на поставку генерируют эту информацию автоматически.Но не все они одинаково хороши в облегчении доступа к данным. Вам понадобится система, которая также хороша в управлении цифровыми документами .

Система закупок

NextProcess автоматически сохраняет всю информацию о закупках. Стандартные и настраиваемые отчеты предоставляют подробное представление о важных данных. Кроме того, система хранит всю эту информацию в удобном для доступа виде. Это позволяет просматривать подробные записи, а также отслеживать бюджеты, квитанции, счета-фактуры и многое другое.

4) Обработка непредвиденных расходов

Использование заказов на поставку может действовать как система раннего предупреждения о непредвиденных расходах.Поскольку для большинства покупок каждый должен подавать заказ на покупку, все расходы фиксируются, как только в этом возникает необходимость.

Представьте себе ситуацию, когда у одного отдела возникли большие расходы, которые они не планировали. Они размещают заказ, а затем счета к оплате не узнают об этом, пока не получат счет. На этом этапе необходимо пройти длительный процесс утверждения, поскольку AP пытается выяснить, откуда взялись эти непредвиденные расходы и нужно ли было их санкционировать.

При наличии система заказов на поставку позволяет раньше выявить предстоящие расходы. Это помогает при составлении бюджета, планировании и взаимодействии между отделами.

5) Устранение лохов

В заказах на покупку указывается, что именно вы заказали и по какой цене, чтобы четко указать все детали покупки. Наличие подобной документации защитит вас от любой путаницы при оформлении заказа, например, от неправильной интерпретации заказа, размещенного на телефоне.

Ваша команда может ссылаться на заказы на закупку в любое время, когда возникают разногласия по поводу того, что было или должно было быть заказано.Эта документация дает вам важный инструмент для устранения ошибок , которые происходят в вашей организации, а также проблем, возникающих между вами и вашими поставщиками.

6) Обеспечить юридическую защиту

Заказы на поставку действуют как юридический документ. Письменное соглашение о ценах и количестве товаров в вашем заказе защищает как вас, так и продавца.

Заказы на покупку защищают вас, предоставляя вам юридически обязательную запись того, что именно вы заказали.Это также защищает вашу компанию от неожиданного повышения цен. Если вы получили неправильное количество или тип товаров, или если вам выставили неправильную сумму, вы можете вернуться к заказу на покупку, чтобы решить проблему.

заказов на покупку также защищают продавца, и они это оценят. Например, если кто-то из вашей компании не помнит, сколько товаров он заказал, он может неправильно пожаловаться на полученный заказ. Наличие документов заказа на поставку позволяет быстро ответить на вопрос о том, сколько было заказано, и решить потенциальные проблемы, прежде чем они испортят ваши отношения с ценным поставщиком.

7) Контрольные расходы

Внедрение системы заказов на покупку позволяет контролировать, кому разрешено совершать покупки. Выбрав, кто имеет доступ к системе закупок, вы предотвратите размещение заказов посторонними лицами без разрешения.

Установка автоматически применяемых политик — большой шаг к сокращению расходов индивидуалистов на . Система также может ограничить, какие товары закупаются у какого поставщика, чтобы убедиться, что сотрудники размещают заказы у предпочтительных поставщиков.

Система закупок

NextProcess предлагает обширные возможности настройки, позволяя вам ограничить покупки ваших сотрудников в масштабах всей компании или определенными товарами для каждого поставщика. В качестве дополнительного бонуса мы не берем плату за дополнительных пользователей. Вы можете предоставить неограниченному количеству (или меньшему количеству) сотрудников доступ к системе закупок без дополнительных затрат.

8) Отслеживание расходов

Благодаря автоматизированной системе, хранящей всю информацию о ваших покупках в одном удобном для поиска месте, легко отслеживать, куда уходят деньги.Кроме того, система NextProcess обновляется в режиме реального времени, поэтому вы всегда можете точно увидеть, какие покупки были сделаны.

Наша система «Программное обеспечение как услуга» позволяет настроить уведомления по электронной почте, чтобы предупреждать вас о важных деталях. А , поскольку это облачная система , вы можете войти в систему и получить доступ к информации о текущем состоянии покупок с любого устройства с доступом в Интернет. У вас также будет постоянный доступ к информации о прошлых покупках.

9) Понять поставщиков

Настройка системы заказов на поставку дает вам инструменты, необходимые для отслеживания ваших продавцов и поставщиков.Вы сможете легко хранить и сортировать информацию о поставщиках, а также настраивать правила, определяющие, какие товары следует заказывать у каждого поставщика.

Документация, содержащаяся в заказах на поставку, также дает вам представление о том, с какими поставщиками легко работать, а с какими — нет. Система закупок позволяет легко увидеть, насколько точно и вовремя ваши поставщики выполняют заказы или же они отстают от графика и склонны к ошибкам.

Это поможет вам на раннем этапе выявить плохих поставщиков и расставить приоритеты в работе с поставщиками, которые подходят для вашей компании.В идеале вы должны быть , работая только с поставщиками и поставщиками, которые следуют вашей политике соответствия и повышают ценность вашей компании.

10) Улучшение управления запасами

Покупка — это первый шаг в приобретении инвентаря. А когда у вас есть простая в использовании система заказов на покупку, она помогает в управлении запасами.

Заказы на покупку помогают отслеживать, какие продукты должны поступать в вашу компанию. Затем вы можете сопоставить их со счетами, чтобы проверить точность, чтобы вы точно знали, что происходит с вашими входящими запасами.

Кроме того, вы можете пойти еще дальше и реализовать 3-стороннее согласование . Для этого создайте документ Полученные товары (GR), в котором перечислены все продукты, полученные по заказу. Затем ваш бухгалтерский отдел может убедиться, что заказ на поставку, счет-фактура и GR совпадают, прежде чем они утвердят окончательный платеж.

Итак, у вас есть 10 важных способов, которыми использование заказов на поставку приносит пользу вашей компании. Если вы готовы приступить к размещению заказов на покупку, чтобы они работали на вас, NextProcess может вам в этом помочь.Просто свяжитесь с нами сегодня, чтобы запросить демонстрацию или дополнительную информацию . Прежде чем совершить покупку, мы будем рады познакомить вас из первых рук с тем, как наша система заказов на покупку может работать для вашего бизнеса. И если вы все же решите получить свою систему заказов на покупку у нас, мы поможем вам на протяжении всего процесса настройки, чтобы убедиться, что вы получаете все преимущества, которые может предоставить автоматическая покупка.

заявок на закупку vs.Заказы на закупку: основные определения и различия

Для стандартизации процесса заказа внутри организации требуется документация. Внедрение системы закупок контролирует расходы и создает бумажный след для упрощения аудита. Получение заказа на покупку и заявки на покупку являются ключевыми процессами в приобретении товаров, необходимых бизнесу для выживания. Каждая политика и процедура закупок индивидуальны, поэтому важно сначала понять эти две системы и то, как они могут оптимизировать ваши операции.

Запрос на закупку и заказ на покупку Различия

Заявка на закупку — это внутренний документ, в котором один отдел запрашивает разрешение у другого на покупку товаров или услуг. Заказ на покупку создается после заявки и представляет собой документ, который используется для фактической покупки этих товаров или услуг у внешнего поставщика.

Заявки на закупку — это более межведомственные формы, которые позволяют более крупным организациям лучше вести бухгалтерский учет и финансы.Чем крупнее бизнес, тем больше потребность в закупочном процессе. Вы просто не можете отследить поток, не записав его на бумаге.

Что такое заявка на закупку?

Заявка на покупку — это форма, отправляемая сотрудником в финансовый отдел своей компании для запроса разрешения на покупку внешних товаров или услуг. Когда заявка на покупку утверждена, фактическая покупка товаров или услуг теперь может происходить с использованием заказа на покупку.

Формы заявки на закупку представляют собой документы, разработанные покупателем и отправленные в финансовый отдел. Это способ получить разрешение на начало процесса закупки у внешнего поставщика. Вы ждете «большого пальца», чтобы купить товары или услуги, необходимые для выполнения работы.

С деньгами компании невозможно сойти с ума. Вам нужен процесс утверждения для целей проверки. Это служит первым шагом в создании эффективного контрольного журнала с прозрачными записями.Это показывает IRS, что вы заботитесь о отслеживании финансов своего бизнеса.

Отдел закупок будет рассматривать форму заявки на покупку только на определенную сумму в долларах. Каждая компания отличается, но средняя стоимость составляет 5000 долларов и более. Каждый заказ-заявка требует определенной информации. Это может варьироваться в зависимости от отрасли и потребностей, но для заявки обычно требуются такие данные, как:

• Название отдела, запрашивающего
• Местоположение и почтовый адрес покупателя
• Точное количество товаров
• Описание товаров
• Юридическое название внешнего поставщика
• Ожидаемая цена покупки
• Запрошенная дата доставки

Дополнительная информация бухгалтерия тем больше облегчает процесс покупки.Хорошим примером заявки на покупку может быть ситуация, когда сотруднику требуется оборудование или постоянные услуги для выполнения своей работы.

Зачем вам нужна заявка на закупку ?

Когда предлагаемая покупка превышает определенную сумму, вы хотите задокументировать это для налоговых целей. Каждой организации нужно покупать вещи, но без бумажного следа вероятность мошенничества значительно возрастает. Бизнес должен поддерживать в той или иной форме контроль над своим кошельком. Чтобы предотвратить это, отдел закупок играет важную роль в цепочке поставок.Они — вторая пара глаз на уходящих деньгах. Это важная стратегия для малого бизнеса, где каждая копейка на счету.

Что такое заказ на поставку?

Это следующий шаг в системе закупок. После утверждения заявки ей присваивается номер заказа на закупку и она отправляется поставщику. Этот внешний документ инициирует транзакцию продажи и является обязательным контрактом для всех участвующих сторон. Система заказов на поставку предназначена для организованного учета.Присваиваемый номер заказа на поставку обычно совпадает с номером заявки, и они подаются вместе. Как и заявка на покупку, для заказа на покупку требуется определенная информация, например:

• Название закупочной

• Предметы для покупки

• Условия оплаты

• Инструкции по выставлению счетов

• Отправьте по адресу

• Номер заказа на поставку

Заказы на поставку служат ключевыми документами во всей системе бухгалтерского учета и ускоряют ведение учета.Они помогают компаниям правильно подготовиться к аудитам. Вы же не хотите в последнюю минуту искать квитанцию, полученную 10 месяцев назад. Эффективные процессы экономят бизнесу деньги.

Заказы на поставку также можно запрашивать для внутренних транзакций. Это происходит, когда один отдел в бизнесе желает приобрести товары или услуги у другого. В этом случае требуется межведомственный заказ на поставку для отслеживания обмена товарами и услугами. Это может быть особенно полезно для крупных предприятий, у которых есть отделы с отдельными операционными бюджетами.

Зачем нужен заказ на поставку?

Бизнес никогда не должен довольствоваться словесным обязательством. Это связано с большим юридическим риском. В заказах на закупку все делается на бумаге. Когда появляются новые сообщения, они помогают избежать дублирования заказов. Это особенно важно при расширении вашего бизнеса. Будет сложнее отслеживать покупки без присвоенного номера, такого как заказ на покупку.

Некоторые финансовые аудиты также требуют, чтобы вы сдавали заказы на поставку.Это служит доказательством того, что менеджер одобрил решение о покупке. Это быстрее и эффективнее, чем копаться в ящике квитанций. Это также предохраняет вас от потери средств или усложнения бухгалтерской практики.

Заказы на покупку могут помочь компании избежать неожиданного повышения цен. Если поставщик изменяет свою стоимость в период между датой заказа и датой доставки или счета-фактуры, в заказе на поставку будет уточнена первоначальная цена. Поставщик должен придерживаться контракта, поскольку заказ на поставку является юридическим документом.Это устраняет любую возможность недопонимания или незаконного присвоения средств.

Процесс заказа на поставку также будет контролировать ваши заказы и счета. Это позволяет легко определить, какие продукты поступают в любое время, и помогает управлять запасами. Если у вас есть повторные заказы, это поможет вам упорядочить выставление счетов в будущем.

Будущее закупок

Все эти обмены и документы кажутся занудой. Особенно с учетом возможностей современных технологий электронных закупок.Программное обеспечение заказа на закупку может автоматизировать и контролировать весь процесс. Это означает, что больше не нужно ждать подписи на чьем-то столе. Когда процесс покупки оцифрован, шарики не выпадают. Разрешения могут быть практически мгновенными, а ресурсы — ускоренными. Люди могут больше сосредоточиться на ведении бизнеса и меньше на черных задачах.

Электронная система закупок легко интегрируется с другими финансовыми платформами. Бизнес, который использует сложные цифровые процессы, а не полагается на Excel или электронную почту, может получить значительное снижение затрат, больший контроль над расходами и оптимизированный процесс закупок.Будущее закупок — автоматизация.

Определение закупок — AccountingTools

Что такое закупки?

Закупка — это организованное приобретение товаров и услуг от имени покупателя. Закупочная деятельность необходима для обеспечения своевременного получения необходимых товаров по разумной цене. Отдел закупок особенно необходим в производственном бизнесе, где необходимо регулярно получать большое количество сырья и компонентов.Основные задачи отдела закупок:

• Найти поставщиков, которые могут предоставить товары и услуги в соответствии с требованиями покупателя.

• Для покупки товаров, отвечающих качественным требованиям покупателя.

• Для создания потока поставок в помещения покупателя, который минимизирует вложения в инвентаризацию сырья, при этом обеспечивая наличие товаров по мере необходимости.

• Для минимизации суммы денежных средств, вложенных в товарно-материальные запасы.

Обычные закупочные операции заключаются в следующем:

• Получение и проверка заявок на закупку от всей компании.

• Найдите квалифицированных поставщиков, которые могут удовлетворить потребности покупателя.

• Подготовьте и отправьте документы запроса предложений (RFP) квалифицированным поставщикам.

• Оцените ответы поставщиков на запросы предложений, выберите победителя и обсудите контракт.

• Отправляйте заказы на закупку поставщикам, которые разрешают закупки.Общий заказ на поставку может быть оформлен, когда в рамках соглашения о закупках предусмотрено несколько поставок.

• Администрирование договоров с более длительным сроком действия.

• Просмотрите открытые заказы на покупку, чтобы узнать, нужно ли их закрывать.

Существует тенденция увязать закупочную функцию с бумажной работой, что связано с чрезмерным использованием процедур торгов и выдачей заказов на поставку. Функцию можно упростить, заменив торги соглашениями с единственным источником для большинства покупок.Кроме того, закупки по более низкой цене теперь производятся с помощью карточек закупок, что позволяет избежать использования заказов на закупку.