Как можно по электронной почте отправить документы: Как отправить документы по электронной почте

Как отправить документы по электронной почте?

Файлы на вашем компьютере могут быть прикреплены к электронному письму и отправляться друзьям одним нажатием кнопки – все, от деловых документов до праздничных снимков

В этом руководстве будет показано, как прикрепить документ к электронной почте с помощью Gmail. Однако вы найдете эту информацию, относящуюся к большинству учетных записей электронной почты.

Вам понадобиться:

• учетная запись электронной почты, настроенная и готовая отправить и получить электронную почту
• документ, сохраненный на вашем компьютере.

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы отправить документ по электронной почте

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись электронной почты, чтобы вы попали на панель управления (на главной странице) своей учетной записи электронной почты.

Шаг 2: Нажмите «Написать» . Кроме того, вы можете ответить на полученное вами электронное письмо, дважды щелкнув по нему в списке полученных писем, а затем выполните те же действия.

Шаг 3: Как только ваше новое электронное письмо будет открыто, введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому». Затем поставьте заголовок для своей электронной почты в поле «Тема» и введите свое сообщение.

Шаг 4: Нажмите на значок скрепки в нижней части окна компоновки.

Шаг 5: Просмотрите папки Windows, пока не достигнете документа, который вы хотите прикрепить к своей электронной почте. Выделите это, щелкнув по нему, а затем нажмите « Открыть» . Это добавит документ в качестве приложения к вашей электронной почте.

Шаг 6: вы увидите, что ваш документ был прикреплен по электронной почте по имени его файла, появляющегося в синем тексте внизу окна компоновки.

Шаг 7: Если вы хотите прикрепить другой документ, снова щелкните значок скрепки  и повторите шаги 4 и 5.

Шаг 8. Когда вы будете готовы отправить свое письмо, нажмите «Отправить».

Mail.ru

Сразу после того как вы зайдете в электронную почту Мэйл.ру, вам необходимо совершить следующие действия:

• В левом маленьком окне вы найдете 2 вкладки. Первая отображает количество непрочитанных писем на вашем электронном ящике. Вам необходимо нажать на вторую вкладку под названием «Написать письмо»

.

• После нажатия на данную вкладку вас перебросит на страницу создания сообщения. В поле «Кому» необходимо указать электронный адрес получателя.

• Вторая строка под названием «Тема» предназначена для названия письма, его заголовка. Желательно заполнить это поле для того чтобы получатель, взглянув на новое письмо смог определить на какую оно тему. Придумайте такой заголовок, который будет выделять ваше письмо среди остальных. Он не должен быть большим, одного слова будет достаточно. Тем более, если вы отправляете важные документы, которые требуют срочного прочтения.

• Чтобы прикрепить файл к сообщению необходимо нажать на вкладку под названием «прикрепить файл». Как и в случае с gmail, вы можете не вбивать текст сообщения, а просто отправить файл.

• После нажатия на вкладку выскочит окно. Выбираем нужный файл и кликаем по «открыть». После небольшой загрузки файл будет загружен. В отличие от gmail почты, вы можете отправить файл любого размера, в пределах разумного. Чем больше файл — тем больше вам придется ждать пока он загрузится.

• Если все готово, необходимо нажать на кнопку «Отправить» в левом верхнем углу страницы.

Яндекс

• Кликаем по клавише «написать» в правом верхнем углу почтового ящика.

• В выпавшем окне, как и на других почтовых ресурсах, вам будет необходимо указать электронный адрес получателя и тему.

• Чтобы прикрепить файл к сообщению кликаем на иконку скрепки внизу формы, выбираем необходимый файл, один раз нажав на левую кнопку мыши. В размере файлы вы не ограничены.

Вот и все! Как перенести ватсап на другой телефон сохранив переписку андроид вы можете узнать из нашей статьи.

Отправка изображения по электронной почте

Программа электронной почты по умолчанию используется как программа электронной почти, с которой будет связываться изображение.

Программы электронной почты, операции которых можно проверить, являются следующими:

• Outlook 2019/2016/2013/2010

  
  

  Чтобы использовать Outlook, установите версию Microsoft Office для рабочего стола.




• Thunderbird версии 68.8.0

1. Нажмите кнопку [Scan] в левом верхнем углу Основное окно в ScanSnap Home для отображения Окно сканирования.
   
2. Нажмите для отображения Окно [Добавить новый профиль].
3. Выберите [Scan to Email] в списке шаблонов в левой части окна.
   
4. 
   Нажмите кнопку [Задать] в [Отправить в].

   В окне [Сканировать в электронную почту — Опции] задайте общий размер файлов для вложения в электронную почту от 1 до 10 МБ.

   Рекомендуется устанавливать размер файлов от 1 до 2 МБ. Если при отправке письма электронной почты общий размер вложенных файлов превышает предустановленное значение, отобразится предупреждение.

5. Нажмите кнопку [OK], чтобы закрыть окно [Сканировать в электронную почту — Опции].
6. Нажмите кнопку [Добавить].
7. Сканируйте документ при помощи ScanSnap.
   
8. 
   Проверьте изображение и имя файла сканированного документа в Окно [Scan to Email].

   В окне [Scan to Email] можно изменить ориентацию страниц, удалить ненужные страницы или отобразить окно средства просмотра для редактирования изображения перед добавлением к электронной почте.

9. Нажмите кнопку [Вложить].
10. Убедитесь, что файлы изображений вложены в новом окне электронной почты, и отправьте письмо.

Электронное письмо с вложенными файлами изображения отправлено.

Защищенная отправка конфиденциальных документов по электронной почте

Практически ежедневно мы с вами используем электронную почту, как средство для передачи важных документов другим людям. Как правило, такая передача осуществляется за периметр безопасности организации. Т.е. документы отправляются внешним получателям. Сейчас не будем говорить о том, как организована система защиты внутренней информации на предприятии. Но как быть с документами, покидающими организацию, с документами, использование которых мы с вами никак контролировать не можем?

Традиционные системы DLP(DataLossPreventionили DataLeakPrevention) контролируют отправку информации за пределы компании, и теоретически не позволяют конфиденциальной информации покинуть ее пределы. Однако, когда речь идет о необходимости отправить конфиденциальную информацию внешнему получателю, как можем мы быть уверены в ее сохранности?

Обозначим несколько ключевых требований к отправке конфиденциальной информации:

• документ не должен попасть в чужие руки
• получателем был именно тот, кому мы отправляем документ
• необходимо чтобы защищенный документ невозможно было просмотреть на компьютере или устройстве, не принадлежащем получателю
• защищенный документ не должен быть распечатан (если на то отсутствует разрешение)
• невозможно сделать PrintScreencэкрана, отображающего документ

Другими словами, мы хотим, чтобы защищенный документ оставался конфиденциальным.

Электронная почта – это удобно и быстро. Пара кликов и приложенный к сообщению документ ушел к получателю. Поэтому люди повсеместно используют именно этот способ передачи электронных материалов на расстоянии. При этом способы обеспечения конфиденциальности вложения могут быть различными.

Рассмотрим несколько способов защит e-mailвложений.

1. Установить пароль на документ. Пароль сообщить получателю.

+ Достаточно быстро и удобно

— Крайне ненадежная защита информации

— Защищенное вложение хранится у получателя в незашифрованном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере с тем же паролем

1. Шифровать вложение и прикладывать к электронному сообщению. Передать получателю ключ, расшифровывающий информацию

+ Надежная защита информации

— Сертификаты открытых ключей – платные. Получить их простому человеку или организации не так-то просто

— Расшифрованное вложение хранится у получателя в незащищенном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере, если известен ключ расшифровки

1. Настроить между отправителем и получателем защищенный канал связи.

+ Относительно надежно

— Как правило, вы не всегда знаете кому вы будете отправлять важную информацию

— Информация хранится у получателя в незащищенном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере

1. Отправка курьером опечатанной (а возможно и нотариально заверенной) копии документа

+ Относительно надежно

—  Бумажныйдокумент хранится в незащищенном виде

— Хранить физический объект менее удобно, чем электронный

— Процесс долгий и связан с дополнительными хлопотами

— Документы могут быть похищены и просмотрены третьими лицами

1. Автоматическая защита вложения перед отправкой средствами почтового сервера

+ Надежная защита информации

+ Быстро, удобно: не требует дополнительных действий от отправителя

+ Информация хранится у получателя в защищенном виде

— Дополнительные затраты на установку модуля защиты вложений на почтовый серве 

А теперь сведем эти данные в единую таблицу:

Очевидно, что в некоторых случаях способы 1-4 могут представлять интерес. Однако, в повседневной практике они значительно усложняют процесс передачи конфиденциального документа.

Если стоит задача надежно и быстро защитить вложение электронной посты, то естественным выбором становится установка специального модуля защиты вложений на почтовый сервер организации. Этот способ имеет ряд неоспоримых преимуществ перед остальными и решает все насущные задачи, включая просмотр статистика использования вложения.

Прокомментировать обзор мы попросили экспертов рынка информационной безопасности

Михаил Калиниченко, генеральный директор компании SafenSoft:

«Для отправителя чрезвычайно важно не быть глубоко технически вовлеченным в механизм отправки письма с защищенным вложением. Другими словами, процесс отправки конфиденциального письма не должен ничем отличаться от отправки обычного, незащищенного письма. Мне часто приходится направлять важную информацию, представляющую коммерческую ценность для обеих сторон переписки. Удобным было бы просто приложить конфиденциальный документ к письму и отправить его. А получатель на своей стороне получает уже письмо с защищенным вложением.»

Денис Гасилин, директор по маркетингу компании StarForceTechnologies:

«Лично меня могла бы еще интересовать возможность контролировать кто, когда и где получил доступ к защищенному документу. Необходимо быть уверенным, что адресаты используют информацию так, как того требует ее характер и не допускают ее утечки третьим лицам.»

В любом случае способ передачи защищенных вложений e-mailкаждый выбирает для себя сам. Тем не менее, не стоит пренебрегать возможностями современных систем, которые позволяют быстро и надежно защитить вложение электронной почты и отправить их тому, кому это необходимо. Если же говорить о возможности мониторинга использования, то в этом случае контроль конфиденциальной информации выходит на абсолютно новый уровень.

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.

Как можно отправить документы по электронной почте

Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим почтовый ящик от вашего поставщика услуг интернета (провайдера) или зарегистрированный ящик на одном из популярных бесплатных почтовых сервисов — почта yandex.ru, почта mail.ru и gmail. Как завести почтовый ящик, рассмотрено в статье «Как завести электронную почту». Соответственно нужен компьютер и доступ в интернет.

Как отправить электронную почту рассмотрим на примере почтового сервиса «Яндекс. Почта». Алгоритм отправки электронного письма в других сервисах аналогичен и отличается только пользовательским интерфейсом.

1. В первую очередь необходимо войти в свой почтовый ящик, введя логин и пароль. При условии, что логин и пароль введены верно, вам откроется страница с папкой «Входящие», где можно увидеть присланные вам письма. В противном случае система откажет в доступе с сообщением о неверном пароле или логине.
2. Найдите кнопку «Написать». В яндекс почте она представлена в виде иконки с изображением карандаша на фоне чистого листа бумаги. При наведении на иконку появится подсказка «Написать». Щелкните на этой кнопке.
3. После щелчка по кнопке «Написать» откроется чистый бланк отправляемого письма с полями «Кому», «Тема» и большим полем ниже, в котором набирается текст письма.
4. Наберите в поле «Кому» электронный адрес получателя, например [email protected]. Если необходимо отправить письмо одного и того же содержания, то наберите адреса через запятую. Например, [email protected], [email protected] и т.д. Наберите в поле «Тема» тему отправляемой почты.
5. В самом большом поле ниже напишите текст электронного письма, в котором можно использовать форматирование (менять цвет текста, размер шрифта и т.д.), вставлять смайлики, используя иконки над полем ввода текста. При наведении курсора мыши на каждую иконку, под ней появляется подсказка об ее назначении.
6. После того, как все поля заполнены, нужно щелкнуть на кнопку «Отправить» или нажать комбинацию клавиш . Ваше письмо будет доставлено адресату в течение пары секунд. Если не нажимать на кнопку отправки, то электронная почта останется в папке «Черновики», где вы его всегда можете отредактировать и отправить позже.

С помощью электронной почты можно отправлять не только текст, но и файлы (аудио и видео, фото, текстовые документы)

Как отправить фотографию или документ электронной почтой

Электронная почта, с которой отправляются файлы (фотографии, документы и пр.), называется письмом с вложением. Для отправки почты с вложением необходимо сделать следующее:

1. Выполнить пункты 1-5 вышеприведенной инструкции. В поле ввода текста письма можно ничего не писать или написать небольшой сопроводительный текст.
2. Щелкните по кнопке «Прикрепить файл» изображенной в виде иконки в виде канцелярской скрепки.
3. В открывшемся окне проводника найти и выбрать нужный файл, после чего нажать на кнопку «Открыть». Нужный файл загрузиться и отобразиться под полем письма.
4. Нажмите кнопку «Отправить» для отправки электронного письма с вложением.

Если вы по ошибке загрузили не тот файл, то его можно удалить, щелкнув по ссылке «Удалить», расположенной ниже иконки загруженного файла.

Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.

Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.

Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.

Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?

Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.

1. Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
2. Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
3. В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например [email protected]. Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
4. В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
5. Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».

По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.

Как отправить фото электронной почтой?

1. Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
3. В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
4. Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
5. Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
6. Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
7. После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».

Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».

Как отправить документ электронной почтой

Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.

1. Заполняем строки «Кому» и «Тема».
2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
3. В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
4. Щелкаем по кнопке «Отправить».

Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.

Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту

Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.

• Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
• Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
• Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
• Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
• Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
• При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
• Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
• В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
• В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
• Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.

Почтовые клиенты позволяют пользователям обмениваться не только письмами, но и файлами разного характера. Отправить простой документ по электронной почте можно несколькими способами.

Как отправить файл по электронной почте

Пользователи используют разные почтовые сервисы для отправки не только простых писем, но и файлов. Отправка вложений в большинстве почтовиков происходит по одинаковой схеме.

Mail.ru

Для того, чтобы отправить документ Word или PDF помимо текста сообщения по электронной почте Mail.ru необходимо сделать следующее:

1. Зайти на сайт почтовика.
2. Ввести логин и пароль. При необходимости зарегистрироваться.
3. Кликнуть на кнопку “Написать”.
4. Прикрепить файл при помощи специальных кнопок в верхней панели письма под темой.
5. Указать путь к необходимому документу и дождаться загрузки.
6. Отослать сообщение обычным способом.

У Мейл.ру есть в наличии удобное облачное хранилища. Нужную информацию легко можно прикреплять к письму сразу из него. Стоит отметить, что если прикрепленное вложение с компьютера будет размером более 25 МБ, то оно будет отправлено в виде ссылки. Такие ссылки удаляются автоматически спустя некоторое время. Именно поэтому получателю необходимо скачать его сразу.

Яндекс.Почта

Отправка файла по электронной почте Яндекс происходит в следующем порядке:

1. Зайти на сервис и ввести логин и пароль.
2. Кликнуть на кнопку “Написать”.
3. Для прикрепления вложения к письму нажать на значок в виде скрепки.
4. Указать путь к папке с необходимым содержимым.
5. Дождаться загрузки выбранного на почтовый сервис.
6. Отослать письмо специальной кнопкой.

Помимо этого, в Яндексе есть отдельный сервис Диск. Это облачное хранилище тесно связано с почтовиком и отправка возможна прямо из него. Как и в случае с Майл.ру документы более 25МБ автоматически отправляются в виде ссылки.

Gmail.com

Отправить вордовский документ другому пользователю через данный почтовик можно следующим образом:

1. Зайти на ресурс и войти в личный кабинет.
2. Кликнуть на кнопку “Написать”.
3. Заполнить все поля сообщения и на нижней панели нажать на скрепку.
4. Указать путь к документу на компьютере.
5. Подождать пока вложение загрузится.
6. Отослать послание с вложением.

Также вложения можно предварительно загрузить на виртуальный диск этого сервиса и прикрепить через специальную иконку в виде облака. Все документы размером превышающим 25МБ будут отосланы получателю в виде ссылки. Она генерируется почтовым сервисом.

Rambler

В отличие от других почтовиков, вложения на Рамблеме отправляются только одним способом:

1. Зайти на сервис и кликнуть “Написать”.
2. Нажать на скрепку для прикрепления документа.
3. Указать путь к необходимому на компьютере.
4. Отправить письмо после полной загрузки вложения.

Если такой способ для отправки не подходит, то пользователь может загрузить нужные данные на любое облачное хранилище и отправить ссылку в Рамблере.

Переслать файл

В некоторых случаях может понадобиться переслать файл, который был ранее получен по электронной почте. Во всех почтовых сервисах это происходит одинаково. Например, в Яндексе так:

1. Открыть письмо с вложением.
2. В нижнем окошке под сообщением кликнуть на ссылку “Переслать”.
3. Далее откроется окно с новым письмом, которое нужно просто отослать, предварительно указав адресата.

Как отправить папку

К сожалению, по почте нельзя переслать целую папку, просто прикрепив ее к письму. В таком случае рекомендуется предварительно ее заархивировать, что даст возможность добавить вложение в виде архива. Или поочередно прикреплять к посланию все содержимое папки.

Отправка по email в Word

Во всех программах пакета от Майкрософт есть функция отправки документов по почте, не выходя из приложения. Делается это следующим образом (рассмотрим на примере MS Word):

1. Открыть документ с необходимым содержимым для отправки.
2. На панели сверху кликнуть на “Настроить панель”.
3. В выпадающем меню кликнуть на “Другие команды”.
4. Найти функцию “Отправить получателю”.
5. Добавить ее на панель.
6. После клика на эту кнопку будет открываться почта, где необходимо ввести адрес получателя.

Также документы можно отправлять в виде вложений в разных форматах. Это делается путем перехода с меню “Файл” по ссылке “Отправить”.

Отправка из Windows

Мало кто знает, но разные файлы (видео, аудио, текстовые) можно отправить прямо с ОС Виндовс, не запуская браузер. Чтобы скинуть текстовый документ нужно выполнить следующие действия:

1. Найти файл, который требуется переслать.
2. Кликнуть на него правой кнопкой мышки.
3. Навести курсор на строку “Отправить”.
4. В следующем меню нажать на “Адресат”.

Единственное условие — должна быть установлена программа для отправки электронной почты.

Использует Outlook

Распространены также и специализированные программы, например, Microsoft Outlook. Отправка файла с подобного приложения происходит достаточно просто. Как правило, необходимо кликнуть на кнопку “Вложить” и выбрать документ.

Помимо этого, приложение автоматически интегрируется в список программ для отправки. Таким образом послать содержимое папки можно будет через контекстное меню “Отправить — Имя_приложения”.

Отправка документов по e-mail электронной почте в Брянске по низким ценам

Нужно отсканировать и отправить документы в Брянске по электронной почте?

Мы к Вашим услугам!

Наши цены:

Сканирование и отправка документа А4 — 20 руб

Сканирование и отправка документа А3 — 40 руб

Далеко не все жители нашего замечательного города могут похвастаться наличием оргтехники у себя дома. И даже на работе не у всех она имеется. В основном от покупки отказываются по причине отсутствия необходимости что-либо делать, для чего нужны устройства сканера/ксерокса/принтера с какой-то постоянной регулярностью. Другими словами, если Вы что-либо печатается раз в год, то и принтер дома Вам не нужен, ведь всё можно распечатать, в том числе и в нашей типографии. Однако помимо набора стандартных услуг по печати и сканированию документов, мы предлагаем и сразу отправить Ваши документы  по электронной почте, если Вам это требуется. Эта услуга будет крайне полезной в целом ряде случае. Подробнее о том, когда это может Вам пригодиться, сколько это стоит и как можно воспользоваться предложением – обо всём этом, и о многом другом, мы расскажем Вам далее в нашем материале. Сделаем мы это в форме, уже полюбившейся нашим Заказчикам – в форме вопросов и ответов на них. В связи с этим, мы просим обратить Ваше внимание на то, что если конкретно Вашего вопроса в списке не представлено, стоит обязательно связаться с нами и задать его нам.

В О П Р О С Ы   И   О Т В Е Т Ы

Расскажите, пожалуйста, в чём заключается суть предлагаемой Вами услуги?

Суть услуги заключается в том, что если Вам нужно отсканировать Ваши документы и отправить куда-либо по средствам e-mail, мы готовы сделать это для Вас. Таким образом, Вам, если у Вас нет возможности или же времени выполнять эти действия отдельно друг от друга, будет удобно воспользоваться нашим предложением.

Что нужно принести для того, чтобы получить данную услугу?

Для этого Вам нужно принести нам сами документы и указать электронный адрес, куда мы должны будем отправить сканы. Мы берём Ваши документы, сканируем их, пишем письмо на нужный Вам адрес и отправляем. Адресат тут же получает Ваши документы в электронном виде, а Вы имеете возможность сэкономить Ваше драгоценное время и посвятить его чему-либо более важному.

Сколько будет стоить такая услуга?

В первую очередь нужно сказать, что наши цены являются одними из самых низких и привлекательных в принципе. Если говорить конкретнее, то мы просим Вас обратить Ваше внимание на самое начало данной страницы сайта. Там указаны цены. Они отличаются в зависимости от формата документа: это может быть А3 или же А4.

Как отправить документ Word по электронной почте

Здравствуйте, уважаемые читатели. С развитием интернет и сетевых технологий, все меньше документов отправляются на печать. Куда удобнее отправить файл Word по Email своему руководителю, заказчику, коллеге. Только не все знают, что перед отправкой нужно обязательно настроить и проверить файл. Зачем? Сейчас расскажу, усаживайтесь поудобнее!

Настройка общей читаемости файла

Когда адресат получит Ваш документ, он может изучать его с экрана, либо распечатать на бумаге. Кому как удобнее. Потому, рекомендую подготовить файл к обоим процедурам. Вообще, любой документ, будь то файл Word, Excel, или, например, отчет Access всегда должен быть готов к печати. Это должно стать Вашим правилом.

Начнем с подготовки к печати, в рамках которой делается много настроек общего характера. Вы улучшите внешний вид проекта и устраните многие недочеты, которые способны испортить впечатления от изучения материалов.

От Вас потребуется (при необходимости) 10 простых шагов:

1. Установить размер листа
2. Выбрать ориентацию листа
3. Пронумеровать строки
4. Расположить текст в колонках
5. Настроить поля
6. Вставить колонтитулы
7. Оформить абзацы
8. Организовать переносы слов
9. Проверить отсутствие «висячих» строк
10. Вставить разрывы строк и разделов

Как всё это делается, я уже рассказывал раньше. Если Вы не читали ту статью, вот ссылка на нее.

Проверка личных данных

При работе в Word, программа сохраняет различные вспомогательные данные. Большинство из них можно считать конфиденциальными. Это удобно для совместной работы над документом в структурированной организации. Пользователи видят кто автор проекта, когда он создан и изменен, какой организации принадлежит и др.

Однако, распространение этой информации сторонним лицам нежелательно. Поэтому, нужно внимательно контролировать, кому и какие личные данные Вы передаете вместе с документом Ворд.

Чтобы проверить, какая дополнительная информация указана в документе, нажмите на ленте Файл. Откроется представление Backstage, в правой части которого будут указаны некоторые свойства. Чтобы открыть их полный перечень, нажмите Показать все свойства.

Посмотрите, как много об авторе могут узнать люди. Всегда ли это нужно? Уверен, что нет. Кроме того, документ может хранить информацию об исправлениях, комментариях, скрытый контент и др. В большинстве случаев, эти данные нужно очистить. Как это сделать? В программе есть удобное и быстрое средство очистки личных данных.

Перейдите на ленте: Файл – Поиск проблем – Инспектор документов. В открывшемся окне установите все галки и нажмите Проверить.

После проверки откроется окно со списком данных. Перечень будет разбит по типам. Там, где найдены личные – появится восклицательный знак и кнопка «Удалить все». Смотрите по списку что именно программа предлагает удалить и нажимайте на кнопку. Я обычно удаляю всё, кроме колонтитулов.

Когда почистите таким образом все личные данные, на всякий случай повторите проверку.

Проверка совместимости версий программы

Вы знаете, что существует несколько версий пакета Microsoft Office, которые выходили поочередно. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… С каждой версией вводились новые инструменты, функционал. Например, Вы вставили на лист схему SmartArt, которая впервые появилась в Office 2007. Очевидно, что пользователь с XP не сможет корректно ее просмотреть (или изменить).

Проверка совместимости существует как раз для выявления подобных казусов. Нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка совместимости. Появится меню, в котором будут детально описаны все проблемы с совместимостью. Какие-то из них можно исправить, а с каким-то придется смириться.

Проверка доступности материалов

В мире стараются всячески социализировать людей с ограниченными физическими возможностями. Свою лепту в это вносит и компания Майкрософт. Для этого они встраивают анализаторы доступности содержимого в свои программы. Если есть хоть малейшая вероятность того, что документ Word будут просматривать люди с нарушениями зрения или слуха, обязательно воспользуйтесь анализатором и следуйте его рекомендациям.

Что он проверяет? Компания разработала для своих программ средство чтения с экрана с помощью голосового диктора. Анализатор проверит, насколько документ подготовлен к этому процессу. Кроме того, будет выполнена проверка адаптации контента для людей с нарушениями слуха и речи.

Для проверки нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка читаемости. На экране появится меню с результатами анализа. Если будут выявлены ошибки или рекомендации, они отобразятся в меню. Кликайте мышью на объектах в этом списке, чтобы посмотреть рекомендации по устранению.

Исправьте всё, что получится, это позволит особенным читателям испытывать минимум неудобств.

Пометить документ Word, как окончательный

Когда все работы над документом закончены, рассылается окончательная редакция, можно сообщить об этом своим читателям. Для этого нажмите Файл – Защита документа – Пометить как окончательный.

При открытии такого файла, пользователь не сможет сразу вносить изменения. Появится желтое информационное поле с надписью «Помечен как окончательный». Читатель не сможет изменять текст, лента будет скрыта. Однако, этот инструмент всего лишь сообщает, что редакция текста окончательная, не более того.

Если пользователь нажмет Все равно редактировать в информационном поле, статус «окончательный» будет удален. Содержимое снова можно будет изменять, удалять, добавлять. Так что, инструмент используется только для осведомления, но никак не защищает информацию от редактирования. Хотя, часто и этого достаточно.

Отправка документа Word

Вы подготовили файл к отправке, осталось только разослать его по e-mail. Приступаем:

Если на Вашем компьютере настроен Microsoft Outlook (а я рекомендую его настроить), добавьте кнопку Отправить по электронной почте на панель быстрого доступа. Как добавить команду на панель быстрого доступа, я описывал вот в этой статье. Сохраните файл и нажмите кнопку отправки. Откроется окно создания письма, с вложенным файлом Ворд. Добавляйте адресатов, указывайте тему письма и отправляйте.

Еще один способ отправить документ с помощью Outlook. Нажмите Файл — Общий доступ — Отправить по электронной почте.

В открывшемся окне выберите один из вариантов отправки:

• Отправить как вложение — создает в Outlook новое письмо и добавляет в него вложением текущий файл
• Отправить ссылку — рассылает адресатам ссылку на документ, находящийся в общем доступе
• Отправить как PDF — преобразует файл в формат PDF и создает с этим вложением новое письмо Outlook. Полезно, когда нужно защитить файл от изменений
• Отправить как XPS — отправка в еще одном защищенном формате файла (XPS). Для его просмотра, как и для PDF, может понадобиться специальное программное обеспечение
• Отправить факс через интернет — отправка не по Email, а как факс. Для работы этой услуги нужно подключение специальных сервисов. Описывать их не планирую, так как факсимильная связь устаревает. А вы как считаете, нужно ли описать настройку факса в Word? Напишите в комментариях.

Если Outlook нет, сохраните файл и отправьте его с помощью другого почтового клиента или сервиса. Файлы Word отправляют так же само, как и другие файлы. Так делают большинство пользователей Ворда, но я предпочитаю и рекомендую использовать именно Outlook. Почему? Читайте статьи про эту программу и всё поймете сами. Они появятся на моем блоге уже скоро.

Друзья, это всё про отправку документа Word электронной почтой. Главное – перед отправкой позаботьтесь о своих читателях и почистите личные данные.

Следующий пост будет о выводе документа на печать. Вы догадываетесь, что там тоже есть свои тонкости. С одной стороны, всё просто, с другой – некоторые моменты требуют внимательного отношения. Так что, не поленитесь, прочтите его и будьте уверены в том, что всё делаете правильно. До встречи!

Как отправить документ Word по электронной почте ▷ Para️ Stop Creative ▷ ➡️

Как отправить документ Word по электронной почте

Только что закончили запись важное исследование для школы и сохранил рассматриваемый документ в формате Word. Желая узнать мнение своего сокурсника, он решил отправить ему все по электронной почте. Жаль только потому, что, не имея особого представления о вложениях, и особенно о типе файла, о котором идет речь, вы не знаете, как это сделать.

Как ты скажешь? Все обстоит именно так, и вы хотели бы знать, могу ли я подсказать вам, что делать или нет? Конечно, не дай бог, я здесь специально. Пожалуйста, уделите несколько минут своего драгоценного времени, чтобы прочитать это полностью сфокусированное руководство. как отправить документ Word по электронной почте и вы увидите, что, в конце концов, у вас больше не будет ни малейшего сомнения в том, что делать.

Я сразу же предвижу вас, что вопреки видимости и сверх того, что вы думаете, вам не придется делать ничего особенно сложного. Кроме того, я сообщаю вам, что вы можете сделать это, отправив «традиционное» электронное письмо или действуя непосредственно из Word, а также используя сторонние веб-службы, используемые именно для этой цели. Тогда давай, давай не будем больше тратить время на болтовню и займемся делом. Наслаждайся чтением!

• Отправить документ Word через веб-почту
  • Gmail
  • Outlook.com
  • Почта Yahoo
• Отправить документ Word через почтовый клиент
• Альтернативные решения для отправки документа Word по электронной почте
  • Palabra
  • WeTransfer
  • Filemail

Отправить документ Word через веб-почту

Для начала разберемся, как это сделать отправить документ Word по электронной почте используя самые популярные почтовые сервисы, доступные через Интернет: Gmail, Outlook.com es Почта Yahoo. Вы найдете все подробное объяснение ниже. Как упоминалось в начале, процедура довольно проста.

Gmail

Если у вас есть аккаунт Gmail и вы хотите отправить документ Word в качестве вложения, первый важный шаг, который необходимо сделать, — это подключиться к главной веб-странице службы и войти в систему (при необходимости) со своими учетными данными. Затем начните составлять новое сообщение электронной почты, нажав кнопку запись, расположенный в верхнем левом углу.

Откроется окно для создания нового электронного письма (в правом нижнем углу экрана). Затем введите адрес электронной почты получателя в поле контейнер и объект в поле Объект, затем напишите текст сообщения в соответствующей области ниже.

Пожалуйста, продолжите сейчас, прикрепив свой документ Word. Для этого нажмите на значок укорачивать расположенный на нижней панели инструментов, и выберите файл на своем ПК. Обратите внимание, что можно отправлять вложения с максимальным весом 25 MB.

Если вам нужно отправить файл Word большего размера или если вы сохранили документ в Google Привод, Обслуживание облачного хранения от Google, вы можете использовать последний для отправки документа. Для этого нажмите Икона Google Drive, который всегда находится на нижней панели инструментов, выберите вкладку нагрузка В открывшемся окне перетащите документ, который нужно отправить по электронной почте, и нажмите кнопку нагрузка расположен в нижнем левом углу. Если документ уже находится на Google Диске, выберите его во вкладке Мои файлы в отображаемом окне.

В заключение дождитесь его запуска и завершения загрузки выбранных файлов, затем нажмите кнопку послать в левом нижнем углу окна, чтобы составить сообщение. Выполнено!

Outlook.com

Если, с другой стороны, используемая вами веб-почта Outlook.com, вы можете отправить свой документ Word в виде вложения, выполнив сначала следующие действия: подключитесь к главной странице службы и войдите в свою учетную запись (при необходимости), затем нажмите кнопку Новое сообщение в верхнем левом углу, чтобы начать составление нового письма.

Когда появится экран создания нового сообщения (в правой части страницы), введите в поле A с адресом электронной почты получателя и в поле добавлять объект тема сообщения. Затем напишите текст сообщения в поле ниже.

Чтобы прикрепить документ Word, нажмите кнопку с укорачивать размещаем на панели инструментов внизу и выбираем пункт меню Искать на этом ПК (чтобы получить файл Word с вашего ПК) или что Найдите облачные местоположения (получите документ Word из Один диск, Служба облачного хранилища Microsoft). При этом помните, что ограничение на размер вложения для локальных файлов составляет 34 MB, а для загруженных Один диск равно 2 GB.

Наконец, отправьте сообщение, нажав кнопку послать расположен в нижнем левом углу. Это было просто, правда?

Почта Yahoo

Если, с другой стороны, используемая вами почтовая служба Почта Yahoo, чтобы отправить Файл Word В качестве вложения необходимо сначала посетить главную страницу сервиса и войти в свою учетную запись (при необходимости). Затем начните составлять новое сообщение, нажав кнопку запись расположен в верхнем левом углу.

На появившемся экране заполните поле A с адресом электронной почты получателя и что Объект с темой сообщения. Затем используйте поле ниже, чтобы написать текст сообщения.

Чтобы прикрепить документ Word, нажмите кнопку с укорачивать расположенный на панели инструментов внизу, затем выберите эталонный файл на своем ПК. Обратите внимание, что максимальный размер прикрепленных файлов не может превышать 25 MB.

Наконец нажмите кнопку послать расположен в нижнем левом углу экрана, и ваше письмо будет отправлено немедленно. Легче сделать, чем сказать!

Отправить документ Word через почтовый клиент

Как правило, вы не используете свою учетную запись электронной почты через ее веб-интерфейс, и поэтому вы хотели бы знать, как отправить документ Word по электронной почте, используя клиент, для ПК (например, панорама в Windows и почта en Мак) или для мобильных телефонов и планшетов (например, Gmail en Android e Ios)? Нет проблем, я могу объяснить, как действовать даже в этом случае.

Независимо от используемого программного обеспечения или приложения, выполняемые операции всегда одинаковы: запустите клиент, нажмите кнопку, чтобы создать новое сообщение (обычно тот, у которого карандаш ), впишите в соответствующие поля адрес электронной почты получателя, объект и тело сообщения и нажмите кнопку, чтобы добавить вложения (обычно тот, у которого укорачивать ).

Затем выберите Word файл сохранены на устройстве, которое вы используете, и нажмите кнопку, чтобы продолжить отправка сообщения (в большинстве случаев это тот, который написал послать или с ним обволакивать ). Это оно!

Альтернативные решения для отправки документа Word по электронной почте

Если вы не можете (или не хотите) отправлять свой документ Word через службу электронной почты, которую вы регулярно используете, потому что размер файла превышает разрешенный размер или, возможно, потому, что в настоящее время у вас нет доступа к своему почтовому ящику, вы все еще можете делать это в компании, доверяя некоторым альтернативные инструменты и услуги. Для получения дополнительной информации продолжайте читать.

Palabra

Знаете ли вы, что вы можете отправить документ по электронной почте DOC o DOCX действуя непосредственно из Palabra (как софт, так и онлайн-версия)? Нет? Что ж, теперь вы знаете, и если вам интересно, я также могу сразу объяснить, как это сделать.

Если вы используете Приложение Word на вашем ПК, когда вы подготовили свой документ, нажмите кнопку голосового управления Целесообразный расположен в верхнем левом углу, выберите формулировку Поделиться в открывшемся меню, затем Эл. адрес и вариант Отправить как вложение. Затем заполните сообщение электронной почты файлом Word в качестве вложения с помощью клиента, используемого на вашем ПК. Как вариант, вы можете выбрать пункт меню, упомянутый выше. Пригласить пользователей> экономить в облаке чтобы отправить электронное письмо со ссылкой на документ в OneDrive кому бы то ни было.

Если вы используете вместо этого Слово онлайн, после создания документа щелкните меню Целесообразный расположен в верхнем левом углу страницы, выберите элемент Поделиться в открывшемся меню, а затем опция Поделиться с другими пользователями. В появившемся в этот момент окне введите адрес электронной почты получателя в поле A, сообщение, которое вы хотите прикрепить к электронному письму, в поле Добавить короткую заметку и укажите, хотите ли вы разрешить получателю изменять документ или нет, нажав на ссылку Получатели уполномочены изменять и сделайте свой выбор в соответствующих раскрывающихся меню. Наконец, нажмите на кнопку Поделиться.

WeTransfer

В качестве альтернативы уже упомянутым решениям вы можете отправить документ Word по электронной почте, полагаясь на WeTransfer. Вы никогда о нем не слышали? Странно, но он очень известен. Однако давайте сразу это исправим. Это онлайн-сервис, позволяющий отправлять файлы с максимальным весом по почте. 2 GB, бесплатно и без регистрации. В конце концов, он также доступен в платном варианте (он стоит 12 евро в месяц или 12 евро в год), который позволяет отправлять файлы размером до 20 ГБ.

Чтобы использовать его, подключившись к домашней странице сервиса, нажмите кнопку Перейти к бесплатной версии и на новой отображаемой странице нажмите кнопку Добавить файлы (слева), чтобы выбрать документ Word для отправки по почте.

Затем заполните поля Отправить письмо на es Ваш адрес электронной почты с указанием, соответственно, адреса электронной почты получателя и вашего. При желании вы также можете написать сообщение в соответствующем поле. Сообщение.

После этого отправьте все, нажав кнопку Передача. Человек, которому вы отправили файл, может скачать его, нажав соответствующую кнопку в письме, которое будет доставлено.

Filemail

Еще одна услуга, которая может быть удобна для выполнения операции, описанной в этом руководстве, — это Filemail. Это бесплатный ресурс, доступный напрямую через браузер, благодаря которому файлы с максимальным общим весом 2 GB. Он очень интуитивно понятен и работает в любом браузере и Операционная система.

Чтобы использовать его, подключитесь к домашней странице сервиса и введите свой адрес электронной почты в поле Из электронной почты), затем введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите отправить файл Word, в поле На электронную почту). Затем введите тему сообщения в поле Объект и использовать поле Сообщение написать сопроводительное сообщение.

Теперь вам нужно выбрать файл, который вы хотите отправить. Для этого нажмите кнопку Добавить файлы расположен внизу и «восстанавливает» документ Word с вашего ПК. Или перетащите справочный файл в поле Перетащите сюда файлы / папки который находится в нижнем левом углу. Наконец, нажмите кнопку послать и сообщение будет отправлено немедленно.

Получатель получит электронное письмо от Filemail и, открыв его и щелкнув ссылку в нем, он сможет загрузить ранее загруженный документ Word. Обратите внимание, что скачивание представленного документа может быть выполнено не более десяти раз и в течение трех дней с даты загрузки (после чего он будет удален с серверов службы).

Отправка PDF-файлов по электронной почте — передовой опыт

Отправка файлов и документов по электронной почте — это повседневное занятие для большинства людей сегодня. Когда эта переписка носит случайный характер, вам не нужно слишком много думать о типах файлов, которые вы прикрепляете и отправляете получателям по электронной почте. Однако, если электронное письмо носит профессиональный или академический характер, вам нужно немного больше подумать о том, как лучше всего представить информацию, которую вы отправляете.

Например, если вы отправляете резюме или резюме потенциальному работодателю, предложения клиентам или образцы своей работы для принятия в академическую программу, то ваши вложения должны иметь более высокий уровень профессионализма.Первое, что следует учитывать при отправке деловых, учебных или служебных документов, — это формат файла.

В этом посте мы расскажем, почему следует отправлять файлы в формате PDF по электронной почте, и даже рассмотрим список некоторых из наиболее распространенных способов отправки документов PDF по электронной почте.

Преимущества использования PDF для отправки электронной почты

Хорошей идеей при отправке важных документов, таких как резюме, по электронной почте или по ссылке, является их отправка в формате PDF. PDF — отличный формат для профессиональной переписки, поскольку он универсален, универсален и доступен.Если вы отправляете свое резюме или предложения в виде документов Microsoft Word, вы рискуете пожертвовать внешним видом и форматированием своего содержания. Это связано с тем, что человек, которому вы отправляете файлы, может не использовать те же программы, которые вы использовали для их объединения, что часто может привести к тому, что ваши документы будут выглядеть не так, как вы хотели.

Отправка таких документов в формате PDF позволяет избежать этого, поскольку созданный вами PDF-файл будет выглядеть одинаково независимо от того, какую платформу, устройство или программу редактирования документов использует получатель.

PDF-файлов позволяют профессионально упаковать вложения, что может иметь решающее значение, когда вы пытаетесь привлечь внимание потенциального работодателя или клиента.

Безопасность PDF и документов

Вы отправляете конфиденциальные данные и статистику? Создание или печать документа в формате PDF также позволяет защитить вашу работу паролем, чтобы ее нельзя было подделать или отредактировать.

Одной из хорошо известных характеристик файлов PDF является то, что они практически не редактируются.По этой причине защита документов путем преобразования их в PDF-файлы настоятельно рекомендуется для студентов, которые отправляют по электронной почте документы или эссе, которые они не хотят украсть или изменять, а также для деловых людей, которым необходимо отправлять по электронной почте важные статистические данные и цифры, которые необходимо просмотреть. но никак не изменилось.

Как преобразовать документы в PDF

Итак, теперь, когда вы знаете о преимуществах отправки вложений электронной почты в виде PDF-файлов, следующим шагом будет поиск способа преобразования документов в PDF-файлы перед их вложением и отправкой.

Именно здесь в игру вступает такое программное обеспечение, как Able2Extract Professional. Вы можете просто взять свой документ MS Word, Excel или PowerPoint и создать из них файлы PDF, точно сохраняя структуру и форму исходного документа. Если после создания PDF-файла размер файла слишком велик для отправки в качестве вложения, у вас также будет возможность сжать PDF-файл и уменьшить его размер перед пересылкой.

Как отправить PDF-файлы по электронной почте

Теперь, когда у вас есть способ конвертировать ваши документы в PDF, давайте рассмотрим различные методы, которые мы можем использовать для отправки файлов PDF, и узнаем, как это сделать.Есть несколько способов сделать это:

1) С помощью почтового клиента, такого как Gmail, Outlook или Yahoo!

Первый и наиболее распространенный метод прикрепления и отправки PDF-файлов — через некоторые службы веб-почты, такие как Gmail от Google. Большинство этих сервисов предлагают одинаковые функции, поэтому процесс отправки электронной почты более или менее одинаков для всех клиентов веб-почты. Вот как это сделать в Gmail:

1. Войдите в свою учетную запись Gmail
2. Нажмите кнопку Написать
3. Введите адрес получателя, тему и текст
4. Щелкните параметр Прикрепить файлы (значок скрепки), найдите файл PDF и откройте его.

Примечание : Убедитесь, что файл PDF не превышает предельный размер (25 МБ), иначе вы не сможете ни прикрепить, ни отправить его кому-либо.

2) Через Google Диск

Если ваш PDF-файл хранится на вашем GDrive, вы можете переслать PDF-файл без необходимости загружать его на свой компьютер. Есть два способа отправить файл PDF из GDrive:

• Загрузить файл из GDrive

Здесь действия аналогичны тем, когда вы прикрепляете файл PDF с жесткого диска на вашем ПК.Вам просто нужно прикрепить файл из Gdrive, щелкнув значок Google Drive вместо скрепки. Оттуда найдите файл PDF, выберите Attachment и Insert .

Это элегантный обходной путь для отправки больших файлов PDF. Вместо того, чтобы прикреплять файл к сообщению электронной почты, вы можете добавить на него ссылку, которой можно поделиться. Как и в первом методе, вы можете сделать это из окна сообщения электронной почты, щелкнув значок GDrive, указав файл и выбрав Drive link вместо Attachment.

Другой способ добавить ссылку для совместного использования — это вручную скопировать и вставить его в тело письма. Вот как это сделать: найдите файл PDF на вашем GDrive, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите Получить ссылку для общего доступа , скопируйте ее и вставьте в окно сообщения электронной почты.

Обязательно измените параметры общего доступа , чтобы получатель мог получить доступ к файлу или отредактировать его. Получатель сможет открыть ссылку и просмотреть PDF-файл в веб-браузере.

Бонусный совет : Вы можете прикрепить файл Google Doc как вложение в формате PDF, не конвертируя его. Откройте документ и выберите «Файл»> «Отправить по электронной почте как вложение»… Заполните соответствующие поля и нажмите «Отправить».

3) Через DropBox

И последнее, но не менее важное: вы можете прикреплять и отправлять свои PDF-файлы через DropBox. Процесс работает почти так же, как Google Диск. Вы можете отправить файл прямо из меню DropBox или скопировать ссылку и вставить ее в тело письма.

Найдите PDF-файл, который вы хотите отправить по электронной почте, и нажмите кнопку Share , расположенную справа. В окне общего доступа вы можете либо отправить его прямо на адрес электронной почты, либо скопировать ссылку и вставить ее самостоятельно.

Что замечательно в DropBox, так это то, что вы можете выбрать, кто может получить доступ к ссылке (только люди с паролем), и установить дату истечения срока действия ссылки (7 дней, 30 дней или настраиваемый интервал). Если вы отправляете конфиденциальные файлы, эти функции могут действительно пригодиться.

И теперь вы готовы отправить свой документ. Просто прикрепите новый компактный и универсальный PDF-файл или вставьте ссылку для общего доступа в свое электронное письмо и отправьте его. Есть большая вероятность, что человек, который его получит, оценит этот жест, и, конечно же, он придаст вашей переписке вид профессионализма, который выделит вас среди других и сделает вас серьезным и знающим собеседником.

Вы отправляете свои вложения в формате PDF или в другом формате? Оставьте нам свои комментарии ниже.

Если вы хотите читать подобные статьи каждую неделю, обязательно подпишитесь на нас в Facebook, Google + и Twitter. Или вы можете просто зайти, чтобы поделиться с нами своим мнением и поздороваться.

Электронная почта персонала — отправка защищенных вложений электронной почты

Отправка информации посредством вложения электронной почты выполняется быстро и легко, но существует риск того, что кто-то, кроме предполагаемого получателя, сможет ее перехватить. Это может стать серьезной проблемой, если информация, содержащаяся во вложении, является конфиденциальной или конфиденциальной.

Чтобы помочь вам сохранить содержимое ваших электронных писем в безопасности, ниже приведены некоторые инструкции о том, как защитить паролем документы Word и затем зашифровать файл, чтобы его можно было безопасно отправить.

Защита паролем документа Word

Microsoft Word позволяет применить пароль к отдельному файлу, чтобы его можно было открыть только после того, как читатель введет правильный пароль.

Чтобы применить пароль к документу, выполните следующие действия:

1. Щелкните вкладку Файл .

2. Щелкните Информация .

3. Щелкните Protect Document , а затем щелкните Encrypt with Password .

4. В поле Encrypt Document введите пароль и нажмите OK .

5. В поле Confirm Password введите пароль еще раз, а затем нажмите OK .

Шифрование файлов (7-zip)

Для повышения уровня безопасности мы также рекомендуем вам зашифровать файл перед его отправкой по электронной почте.Шифрование — это программный инструмент, который использует «шифрование», чтобы сделать данные нечитаемыми. После того, как сообщение зашифровано, оно будет отображаться как бессмысленный набор символов для всех, кроме человека, у которого есть пароль для его расшифровки.

Чтобы помочь вам решить, нужно ли вам шифровать какие-либо файлы перед их отправкой, ответьте на три вопроса ниже. Если вы ответите «да» на любой из них, вам следует использовать защиту паролем и шифрование.

Например:

• Есть ли у вас данные, которые могут нанести ущерб университету, если он попадет в чужие руки? (Э.грамм. — Обмен экзаменационными работами.)
• Есть ли на вашем компьютере строго конфиденциальные документы? (Например, номера счетов банков и кредитных карт или файлы персонала.)
• Вы отправляете и получаете сообщения электронной почты, содержащие конфиденциальную информацию о работе университетов?

Загрузить 7-zip
Для шифрования файлов мы рекомендуем вам использовать программное обеспечение с открытым исходным кодом под названием 7-Zip, которое установлено на всех университетских компьютерах. Если на вашем компьютере не установлен 7-zip, вы можете загрузить его по адресу http: // www.7-zip.org.

Выполните следующие действия:

• Перейдите на сайт http://www.7-zip.org в своем веб-браузере (Internet Explorer, Firefox и т. Д.).

• На домашней странице щелкните верхнюю ссылку «Загрузить» для «7-zip 4.57» (тип файла — .exe). Это перенаправит вас на страницы загрузки на SourceForge.net.

• После загрузки веб-страницы вы можете увидеть окно сообщения, предупреждающее вас о желтой информационной панели вверху страницы. Чтобы закрыть окно, нажмите «Закрыть».’

• Желтая информационная панель — это мера безопасности, которая возникает, когда какое-либо программное обеспечение пытается установить себя на ваш компьютер. Он запрашивает подтверждение того, что вы хотите скачать. Для подтверждения нажмите «Щелкните здесь, чтобы просмотреть параметры», а затем «Загрузить файл».

• Появится новое окно с сообщением, спрашивающим, хотите ли вы: «Запустить файл загрузки» или «Сохранить». Щелкните «Выполнить».

• Появится еще одно сообщение системы безопасности с просьбой подтвердить, что вы хотите загрузить файл.Нажмите «Выполнить» для подтверждения.

• Мастер установки спросит вас, куда вы хотите установить 7-zip. По умолчанию будет выбран ваш диск C: Drive. Это место назначения по умолчанию для приложений, поэтому вам не нужно его менять. Нажмите «Установить», чтобы начать установку.

• После установки закройте мастер установки, нажав «Готово».

Шифрование файла с помощью 7-zip
После установки 7-zip на ваш компьютер вы можете использовать его для шифрования файлов.

Выполните следующие действия:

• Запустите 7-zip из меню «Пуск» (Пуск — Все программы — 7-zip — файловый менеджер 7-zip).

• В файловом менеджере 7-zip найдите файл, который вы хотите зашифровать (файловый менеджер перечислит все накопители, включая ваш H: Drive).

• После того, как вы нашли файл, который хотите зашифровать, выберите его, щелкнув по нему один раз.

• Выделив файл, нажмите «Добавить».’

• Откроется новое окно с названием «Добавить в архив».

• В верхней части левого столбца измените «Формат архива» на «Zip», используя раскрывающееся меню.

• Убедитесь, что в нижней части правого столбца в поле «Метод шифрования» указано «AES-256».

• Над ним введите выбранный пароль в текстовое поле «Введите пароль».

• Непосредственно под ним повторно введите свой пароль в текстовое поле «Введите пароль еще раз».

• Нажмите «ОК», чтобы закрыть окно «Добавить в архив».

• Вернувшись в файловый менеджер, вы можете увидеть зашифрованный и заархивированный файл. Вы можете идентифицировать его по его значку, который представляет собой папку с zip-архивом.

• Теперь вы можете отправить файл как вложение к электронному письму, но не забудьте указать пароль в том же письме.

Открытие зашифрованного файла

Чтобы открыть зашифрованный файл через вложение электронной почты, вам необходимо использовать 7-zip.Не забывайте, что вам нужно будет знать два пароля — один для документа Word и один для зашифрованного файла.

Просмотрите демонстрацию того, как открыть зашифрованный файл, или выполните следующие действия:

• В окне сообщения электронной почты дважды щелкните заархивированное вложение.

• Затем вас спросят, хотите ли вы открыть вложение из текущего местоположения или сохранить его на свой компьютер. Щелкните «Сохранить».

• Сохраните файл в желаемом месте (например, на H: Диске).

• Закройте окно сообщения электронной почты.

• Откройте 7-zip из меню «Пуск». Это откроет файловый менеджер 7-zip.

• Найдите зашифрованный файл, используя раскрывающийся список расположений файлов.

• Обнаружив файл, дважды щелкните его, чтобы открыть папку.

• В папке дважды щелкните документ Word, чтобы открыть его.

• На этом этапе вас попросят ввести пароль, назначенный для процесса шифрования.Введите пароль и нажмите «ОК».

• Вам будет предложено ввести пароль для документа Word. Введите пароль и нажмите «ОК».

• Теперь документ Word должен быть открыт.

Лучшие Лрактики

• Сделайте так, чтобы пароли было сложно угадать (длина 6–12 символов, хотя бы одна заглавная буква и хотя бы один символ). НЕ используйте слово, которое встречается в словаре.

• НИКОГДА не отправляйте пароли в том же электронном письме, что и зашифрованные файлы.

• Всегда подтверждайте личность получателя, прежде чем вводить пароли.

• Информируйте получателей паролей лично, по телефону или отдельным электронным письмом.

Пожалуйста, свяжитесь со службой поддержки ISA, если у вас есть какие-либо вопросы или вам потребуется дополнительная помощь.

Как войти в Gmail

Сегодня все по-прежнему работают из дома и изо всех сил пытаются совмещать работу и личную жизнь. Чтобы оптимизировать рабочее время, пользователи хотят подписывать и отправлять документы, даже не покидая своего почтового ящика Gmail.Если вам интересно, как быстро подписывать документы в Gmail, выберите электронную подписку из Gmail с помощью надстройки.

1. Установите надстройку SignEasy для Gmail Inbox.
2. Свяжите его со своей учетной записью электронной почты.
3. Откройте письмо с вложениями, которые необходимо подписать.
4. Нажмите кнопку «Подписать», а затем нажмите «Подписать себя».
5. Выберите, хотите ли вы нарисовать, ввести или загрузить изображение для подписи.

Вот и все — ваш документ подписан и готов к отправке!

Прочтите более подробное руководство о том, как подписать документ в Gmail.

Пошаговое руководство по утверждению документов в почтовом ящике Gmail

Благодаря этой интеграции электронной подписи мы даем более 1,5 миллиардам активных пользователей Gmail возможность подписывать свои важные документы электронным способом, не выходя из предпочитаемого почтового приложения. .

Вы можете использовать надстройку Gmail для:

1. Подписать онлайн-документ самостоятельно
2. Запросить подпись у других

Кроме того, вы можете загрузить или прикрепить подписанный файл к существующей цепочке напрямую.

Вот как пользователи могут оптимизировать свои рабочие процессы подписания документов из приложений G-Suite, которые они уже используют ежедневно:

Установка надстройки электронной подписи Gmail

После загрузки надстройки SignEasy вы сможете подписывать документы или отправлять их на подпись, не выходя из Gmail! Но сначала вам нужно установить решение электронной подписи Gmail. Просто выполните следующие несколько шагов, чтобы связать SignEasy для Gmail со своим почтовым ящиком:

• Чтобы установить надстройку SignEasy Gmail, перейдите к нашему списку на Google Workspace Marketplace.Кроме того, вы можете открыть Google Workspace Marketplace из Gmail с помощью значка + на панели инструментов.

• При нажатии на значок + открывается магазин Google Workspace Marketplace в Gmail. Введите «SignEasy» в строку поиска, чтобы найти нас.

• Щелкните «Установить». Появится модальное окно с запросом разрешений. Нажмите «Продолжить», чтобы продолжить.

Вот и все! Надстройка установлена, и вы можете легко получить к ней доступ через боковую панель в почтовом ящике Gmail.

Как подписать файл PDF в Gmail (или вложение Gmail)

• После входа в систему вложения (если есть) в текущем открытом электронном письме будут автоматически загружены надстройкой электронной подписи Gmail.

• Нажмите «Подписать себя», SignEasy откроется в новой вкладке.

По завершении нажмите «Готово». Когда вы закончите, вы будете автоматически перенаправлены в Gmail.

После подписания электронного контракта у вас есть возможность:

• Загрузить файл
• Прикрепить и ответить
• Подписать другой документ
• Оценить нас

Как отправить вложение для электронной подписи через Gmail?

Помимо подписания вложений электронной почты, вы можете отправить вложение обратно, даже не выходя из Gmail.Вот шаги для этого:

• После входа в систему вложения (если они есть) в текущем открытом электронном письме будут автоматически загружены надстройкой.
• Нажмите «Запросить подпись», SignEasy откроется в новой вкладке. Заполните необходимую информацию и отправьте запрос на подпись.
• После отправки вы будете автоматически перенаправлены в Gmail.

Ваш почтовый ящик — это центр нашей повседневной суеты. Чтобы помочь вам быстрее просматривать эти электронные письма, SignEasy предоставила вам решение для электронной подписи через Gmail.Загрузите приложение SignEasy, а затем установите расширение SignEasy для Google Workspace сегодня, чтобы повысить продуктивность бизнеса.

Электронная подпись SignEasy для Gmail — одно из наших самых популярных дополнений среди нашей растущей сети интеграций Google, которое повышает эффективность подписания контрактов в Интернете. рабочий процесс. Надстройка SignEasy для Google Workspace была представлена ​​на Google Cloud Next ‘19, чтобы продемонстрировать, как пользователи Google Workspace могут оптимизировать свои рабочие процессы подписания документов, и все это из приложений Google Workspace, которые они уже используют ежедневно.

• Наше дополнение Simple eSignatures легко интегрируется с Gmail, Google Docs, Calendar и Drive, что сокращает время обработки документов.
• Надстройка SignEasy позволяет мгновенно добавить подпись, дату, имя и любое количество других полей непосредственно к любому вложенному файлу в Gmail, а затем повторно прикрепить подписанный документ в ответ на исходную цепочку писем — изнутри боковой панели.
• Загрузка не требуется!
• Это не только действительно безопасно, юридически обязывающе и не зависит от устройства и браузера, но также повышает производительность и невероятно доступно (всего 8 долларов в месяц)

Посмотрите на магию SignEasy в действии, нажмите здесь, чтобы бесплатно испытание.

Часто задаваемые вопросы о том, как подписать документ в Gmail

Очевидно, что использование решения для электронной подписи, такого как SignEasy, является лучшим способом подписать документ в Gmail. Но, если вы хотите получить больше информации о том, как это сделать, вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы:

Как подписать документ в электронном письме ?

Чтобы подписать онлайн-документ в приложении электронной почты, необходимо установить приложение электронной подписи, например SignEasy, и связать его со своей учетной записью электронной почты. Каждый раз, когда вы получаете документ, который нужно подписать, в открытом письме вы найдете кнопку «Подписать».Щелкните «Подписать себя» и щелкните соответствующую область документа, чтобы добавить свою онлайн-подпись. Затем нажмите «Отправить»!

Как подписать PDF-файл в Gmail?

Подписывать PDF-файлы онлайн невероятно просто. Вам просто нужно, чтобы приложение электронной подписи было интегрировано с вашим почтовым приложением. Как только вы это сделаете, просто откройте электронное письмо с PDF-файлом, нажмите кнопку «Подписать сейчас» и щелкните в любом месте PDF-файла, чтобы добавить свою подпись. После этого вы будете перенаправлены в почтовый ящик Gmail.

Как подписать документ Google?

Всего несколькими щелчками мыши вы можете легко подписать файлы документов Google с помощью надстройки Gmail от SignEasy, даже не выходя из почтового приложения. И после того, как вы подпишете и отправите документ, вы даже сможете отслеживать и отправлять напоминания другим подписывающим сторонам из самого Gmail.

Могу ли я подписать документ в Gmail бесплатно?

Да, решения для электронной подписи с интеграцией электронной почты, такие как SignEasy, позволяют подписывать документы из почтового приложения.Если вы хотите попробовать его бесплатно, просто ознакомьтесь с пробной версией.

Отправить ссылки на файлы по электронной почте

Вы можете отправлять ссылки на файлы, которые хранятся в области «Документы», кому угодно, даже если у них нет доступа к Onvio.В сообщении электронной почты есть ссылка, по которой получатель может щелкнуть, чтобы просмотреть файл (если поддерживается) и загрузить его.

Мы рекомендуем не отправлять ссылки на файлы, содержащие конфиденциальные данные, если не включена опция безопасности. Если защита не включена, доступ к документам для входа в Onvio можно получить без пароля. Когда включена безопасность, для загрузки документа из Onvio требуется пароль.

1. Чтобы отправить ссылку на файл, установите флажок для файла в Onvio и выберите «Управление»> «Отправить» или выберите «Добавить»> «Отправить документ» на вкладке «Связь».
2. На панели «Отправить документ» добавьте контакты или адреса электронной почты в поле «Получатели».
3. Выберите язык получателя и укажите дату, когда ссылка будет оставаться активной в поле «Срок действия».

   Примечание: Вы можете установить флажок в разделе «Параметры безопасности», чтобы создать пароль в качестве требования для получателя для получения документа. (Мы рекомендуем вам устно уведомить получателя пароля.)

4. Введите соответствующую информацию в поле «Тема электронного письма» и на панели «Тело».

   Чтобы информация отображалась правильно в сообщении о ссылке на файл, не изменяйте изменяемый текст для имен отправителей и срока действия, обозначенных в квадратных скобках.

5. Щелкните кнопку Отправить.

Банкноты

• Срок действия ссылки по электронной почте истекает после указанной вами даты.
• Если получатель не может предварительно просмотреть файл, ему будет предоставлена ​​возможность загрузить его.
• Чтобы запретить доступ к файлам, отправляемым по электронной почте, выберите и удалите запись на вкладке «Связь».
• Чтобы повторно отправить электронное письмо, щелкните ссылку «Отправить еще раз» на вкладке «Связи».

Была ли эта статья полезной?

ДА
НЕТ

Отлично! Вы можете сказать нам почему? (необязательно)

Приносим извинения.Вы можете сказать нам почему? (необязательно)

РАЗМЕСТИТЬ

Спасибо за отзыв!

Сканирование для электронной почты: как отправить отсканированные документы по электронной почте

В этой статье мы покажем вам несколько способов сканирования и отправки документов по электронной почте.Мы покажем вам различные техники, например:

• Как использовать функцию сканирования принтера для отправки по электронной почте
• Как сканировать с компьютера
• Как сканировать с помощью телефона
• Как прикрепить документ к электронной почте

Мы ‘ Я также покажу вам, как преобразовать ваш документ в цифровой документ, который вы и ваш получатель можете подписать онлайн.

Приступим.

Следует ли использовать функцию сканирования для отправки по электронной почте вашего принтера?

Сканирование в электронную почту может выглядеть как быстрый и эффективный способ отсканировать документ и отправить его в Интернет.И это так, только не для каждого документа и получателя.

Одним из основных недостатков использования функции «сканирование для отправки по электронной почте» является риск того, что документ не дойдет до получателя.

При использовании функции «сканировать в электронную почту» сложнее проверить правильность вводимого адреса электронной почты, поскольку вы можете не получить сообщение об ошибке, если введете его неправильно. Вы не получите никаких предупреждений, если предполагаемый получатель изменил свой адрес электронной почты или если его почтовый ящик заполнен.

Получатели также не могут ответить на сообщение, доставленное с принтера, поскольку обратный адрес электронной почты будет отображаться как адрес «без ответа». Вы редко можете настроить свое сообщение, и вы не получите ответа от получателей, если они попытаются связаться с вами, используя адрес электронной почты, указанный в сообщении.

Если вы хотите использовать функцию «сканировать в электронную почту», вам следует делать это только тогда, когда вы можете лично подтвердить, что электронное письмо достигло места назначения, и вы должны использовать эту функцию только с документами, которые не очень важны, поскольку они могут не пройти с первой попытки.

Итак, что вы должны делать вместо этого?

Лучшая альтернатива: как отсканировать и отправить документ по электронной почте (+ подписать его или запросить подпись) безопасным и удобным способом

Вот несколько способов отсканировать, отправить по электронной почте и даже подписать документ в Интернете без использования функции «сканировать в электронную почту»:

Отсканируйте документ

Вот как отсканировать документ с помощью любого сканера или многофункционального принтера:

Как сканировать в Windows

Windows имеет встроенный метод сканирования документов, поэтому вам не нужно использовать другое приложение или программное обеспечение для этого.

Вот как:

1. Откройте меню «Пуск».
2. Найдите приложение «Сканировать» и щелкните его, чтобы открыть. Если вы не можете его найти, вы можете найти его с помощью инструмента поиска в левом нижнем углу.
3. После того, как вы откроете приложение Scan, оно сообщит вам, не подключен ли ваш сканер, и в этом случае вам нужно будет проверить, включен ли сканер и правильно ли он подключен.
4. Выберите сканер, который вы ‘ будут использоваться из списка и тип файла, в котором вы будете сохранять отсканированные изображения.Если вам просто нужно изображение, оба формата PNG и JPEG являются очень распространенными.
5. Чтобы начать сканирование, поместите документ в сканер лицевой стороной вниз, затем выберите «Показать еще»> «Предварительный просмотр», чтобы быстро просмотреть документ.
6. Вы также можете изменить настройки изображения (например, режим цвета или оттенков серого и разрешение изображения) с помощью функции «Показать больше».
7. Подождите, пока сканер завершит сканирование документа в режиме предварительного просмотра и отобразит документ на экране. Если документ смещен или смещен, зафиксируйте его положение в сканере и просмотрите еще раз.
8. Когда вы будете довольны расположением, вы можете выбрать область для сканирования, щелкнув и перетащив ее. Выбрав область для сканирования, нажмите «Сканировать».
9. Повторите этот процесс для каждой страницы, которую хотите отсканировать.
10. Подождите, пока будет готов сканирование, и ваш документ будет успешно оцифрован.

Не забудьте сохранить документ в папке, которую вы запомните. Чтобы упростить задачу, вы также можете сохранить его на рабочем столе, чтобы не пропустить.

Как сканировать на Mac

На вашем компьютере Mac также есть предварительно запрограммированный инструмент для использования вашего сканера. Вот как это использовать:

1. Подготовьте документы.
2. Откройте приложение предварительного просмотра.
3. Перейдите в меню «Файл»> «Импортировать из сканера» и выберите свой сканер.
4. Если вы не видите свой сканер в списке, убедитесь, что он включен и подключен к сети.
5. Вы увидите диалоговое окно «Импорт», в котором готовится предварительный просмотр отсканированного изображения.
6. Теперь вы можете выбрать параметры сканирования.При желании измените цвет, тип документа, размер, ориентацию и другие детали.
7. Нажмите «Сканировать», чтобы начать сканирование, и приложение сообщит вам, когда вы полностью оцифровали документ.
8. Повторите этот процесс для каждой страницы, которую хотите отсканировать.

Теперь у вас есть оцифрованная версия вашего документа. Запомните, в какой папке вы сохранили документ, или сохраните его на рабочем столе, чтобы увидеть его на экране, когда закончите.

Как сканировать на iOS

Вы можете сканировать документ без сканера, используя встроенную камеру iPhone или iPad.Вот как:

1. Подготовьте документ, поместив его на ровную поверхность с хорошим освещением.
2. Откройте приложение «Заметки» на iPad или iPhone.
3. Создайте новую заметку или выберите уже существующую заметку, чтобы добавить к ней отсканированный документ.
4. Нажмите на значок камеры в нижней части экрана.
5. Нажмите «Сканировать документы».
6. Направьте камеру на документ, который вы хотите сканировать. Если ваше устройство не запускает сканирование автоматически, нажмите кнопку спуска затвора, чтобы начать сканирование.
7. Повторяйте этот процесс с каждой страницей.
8. Ваш документ отсканирован и сохранен в приложении Notes.

Вы можете поделиться своими заметками через несколько приложений или отправить их по электронной почте.

Как сканировать на Android

Android не имеет встроенного приложения, предназначенного для сканирования документов. Однако вы можете отсканировать свой документ с помощью Google Диска.

Вот как:

1. Подготовьте документ, поместив его на ровную поверхность с хорошим освещением.
2. Откройте приложение Google Диск и нажмите значок «+» в правом нижнем углу экрана, чтобы создать новый документ, затем выберите «Сканировать».
3. Направьте камеру на документ, выровняйте его и сделайте снимок.
4. Проверьте предварительный просмотр, обрезав его и изменив настройки по своему усмотрению, или отсканируйте документ еще раз, нажав «повторить».
5. Повторяйте этот процесс с каждой страницей.
6. Ваш документ отсканирован и сохранен в вашей учетной записи Google Drive.

Вы можете поделиться своим новым документом по ссылке или добавить адреса электронной почты людей для доступа к нему.

Отправьте ваш документ по электронной почте и запросите подпись (или подпишите его)

Вот лучший способ подписать ваш оцифрованный документ онлайн:

Использовать программное обеспечение электронной подписи

После оцифровки документа у вас будет несколько вариантов его подписания. Бесплатный и простой способ — запросить подпись через онлайн-приложение для подписи, такое как Signaturely.

Signaturely — это простое и эффективное программное обеспечение для цифровой подписи, которое позволяет создавать онлайн-подписи и онлайн-документы с юридической силой.Благодаря Signaturely вашим подписавшим не нужно будет находиться в одном месте, чтобы подписать документ. Вместо этого они могут подписать его онлайн со своего телефона, планшета или ноутбука.

Signaturely позволяет создавать электронные подписи бесплатно без регистрации. Это позволяет вам подписать свой документ в Интернете и поделиться им с несколькими людьми.

Вот как:

1. Зарегистрируйтесь на Signaturely бесплатно
2. Откройте свою учетную запись и выберите имена тех, кому необходимо подписать документ.
3. Подготовьте свой документ, добавив заголовок и индивидуальное сообщение для людей, которые будут его подписывать:
4. Прокрутите вниз и выберите способ добавления файлов. Вы можете выбирать файлы с онлайн-платформы, например, из своей учетной записи на Google Диске, или загружать их со своего компьютера.
5. Откройте документ и добавьте к нему поля подписи с помощью онлайн-редактора.
6. Введите имена и адреса электронной почты подписывающих сторон. Вы также можете выбрать для них порядок входа в систему, и Signaturely отправит документы пользователям в предварительно выбранном порядке:
7. Просмотрите свою информацию и нажмите «Отправить документ».

Отправив документ, вы можете отслеживать его с помощью своей учетной записи Signaturely. Таким образом, вы можете увидеть, не слишком ли долго подписывается получатель. Если кто-то задерживается, вам не нужно звонить ему, вы можете просто отправить ему уведомление, чтобы напомнить, что требуется его подпись.

Как только ваши подписывающие лица получат документ, Signaturely проведет их через процесс подписания, помогая им создать свою собственную подпись и просматривая каждое поле подписи, пока они не будут готовы.

Плюсы:

• Очень проста в использовании
• Профессионально и индивидуально
• Работает на любом устройстве
• Держит вас под контролем процесса
• Направляет вас и ваших подписывающих лиц на каждом этапе
• Вы можно запустить бесплатно

Минусы:

• Нет мобильного приложения (в настоящее время в разработке)

Используйте свой почтовый клиент

Вы также можете использовать свой почтовый клиент для отправки документа по электронной почте.Имейте в виду, что если вам нужно подписать документ, вам нужно будет подписать его перед отправкой, физически подписав его или используя электронную подпись.

Вот как отправить документ:

1. Откройте свою учетную запись электронной почты.
2. Выберите «Новое сообщение», чтобы начать писать новое электронное письмо.
3. В новом окне электронной почты найдите символ «добавить вложение». Обычно это похоже на скрепку.
4. Щелкнув по нему, найдите свой файл, выберите его и нажмите «Enter».
5. Вы также можете перетащить отсканированный файл в окно.
6. Завершите написание сообщения и добавьте адреса электронной почты получателей.
7. Теперь вы можете отправить электронное письмо с прикрепленным отсканированным файлом.

Плюсы:

• Простота использования
• Бесплатно
• Вы можете сделать это со своего телефона

Минусы:

• Не сообщает вам, кто подписал, а кто нет
• Вам может потребоваться сначала распечатать и подписать документ и попросить подписывающих лиц сделать то же самое
• Более медленный процесс
• Не так профессионально, используя специализированную платформу

FAQ: сканирование на электронную почту

Вот ответы на часто задаваемые вопросы об отправке отсканированных документов по электронной почте.

Как сканировать с принтера на электронную почту?

1. Откройте приложение для сканирования.
2. Отсканируйте документ.
3. Сохраните.
4. Найдите свой документ.
5. Щелкните его правой кнопкой мыши.
6. Выберите «Поделиться», а затем «Почта».
7. Напишите письмо.
8. Отправьте письмо.

В чем разница между сканированием и сканированием в электронную почту?

Когда вы используете опцию принтера «сканировать в электронную почту», вам не нужно использовать какое-либо другое программное обеспечение для отправки отсканированного изображения.Однако вам также не хватает всех функций отправки электронного письма, таких как добавление сообщения, обеспечение его доставки и редактирование изображения перед его отправкой.

Безопасно ли сканирование в электронную почту?

Не обязательно. Когда вы используете функцию «сканировать в электронную почту», вы не можете быть уверены, что письмо было отправлено надлежащим образом, если только у вас нет доступа к этому адресу электронной почты.

Кроме того, многофункциональные принтеры по умолчанию отправляют электронные письма в виде открытого текста. Они могут быть перехвачены третьими лицами, которые также подключены к той же сети Wi-Fi, что и ваш принтер.

Вот почему вам следует использовать функцию «сканировать в электронную почту» на вашем принтере только для неконфиденциальных документов, которые вы можете лично проверить, были ли отправлены правильно.

Сколько страниц можно отсканировать для отправки по электронной почте?

Вы можете отправить до 999 отсканированных страниц. Это число, скорее всего, будет зависеть от объема памяти и емкости вашего принтера.

Как отправлять документы по электронной почте?

1. Откройте свою учетную запись электронной почты.
2. Начать создание нового сообщения.
3. Перетащите документ в сообщение.
4. Проверьте свою информацию и добавьте адрес электронной почты получателя.
5. Нажмите «Отправить».

Как отправить конфиденциальный документ по электронной почте?

Вы можете использовать конфиденциальный режим Gmail, если вам нужен дополнительный уровень безопасности, чтобы защитить вашу конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа. С его помощью вы можете установить срок действия сообщений и даже запретить доступ к ним.

Ваши получатели не смогут скопировать, переслать, распечатать или загрузить сообщение.

Как написать электронное письмо с вложением?

1. Зайдите в свою учетную запись электронной почты.
2. Выберите «Новое сообщение».
3. Найдите значок скрепки и щелкните по нему, чтобы прикрепить файл.
4. Найдите файл в папках вашего компьютера. Найдя его, нажмите «Открыть» или «Выбрать файл».
5. Продолжайте писать электронное письмо.
6. Добавьте строку темы и адрес электронной почты человека, которому вы хотите ее отправить.
7. Нажмите «Отправить», когда будете готовы отправить электронное письмо.

Заключение

Как мы видели, есть несколько способов сканирования ваших документов. От многофункциональных принтеров до iPhone и телефона Android вы можете сканировать и отправлять документы в Интернете, где бы вы ни находились.

А если ваши документы требуют подписей, вы всегда можете бесплатно собрать юридически обязательные подписи с помощью Signaturely.

Signaturely поможет вам преобразовать ваши отсканированные документы в документы, готовые к подписанию всеми сторонами. Затем он проведет ваших подписантов через процесс подписания, чтобы вы всегда были в курсе.

Попробуйте Signaturely бесплатно сегодня.

Как отправлять документы в формате PDF

Формат PDF позволяет сохранять цветные и сложные документы в электронном виде без потери качества отображаемых элементов. Отправить документ в формате PDF можно несколькими способами, которые отличаются удобством и уровнем защиты данных.

Как отправить документ PDF с помощью DigiSigner?

Если вы планируете отправлять документы, содержащие важную или конфиденциальную информацию или ваши данные, убедитесь, что отправка максимально безопасна.Это предотвратит доступ третьих лиц к вашей информации.

DigiSigner — это онлайн-сервис, который помогает отправлять документы в формате PDF максимально безопасно с помощью передовых технологий шифрования данных. Чтобы начать работу с сервисом, войдите в систему по электронной почте и придумайте пароль.

После этого откроется личный кабинет. Чтобы загрузить заранее подготовленный документ PDF, нажмите кнопку «Загрузить», если он есть на вашем устройстве. Если документ хранится в облачных сервисах Dropbox или Google Drive, вы можете скачать его с помощью кнопки Получить из облака.

Подождите, пока он загрузится в список в вашем аккаунте. Теперь нажмите кнопку «Отправить на подпись» справа. В появившемся окне введите адрес электронной почты получателя PDF-документа и при необходимости добавьте комментарий к письму. Щелкните Отправить.

Если вам нужно отправить документы в ответ, вы найдете их в папке Waiting for Me. В личном кабинете вы всегда можете скачать или удалить свою газету. Вы также можете использовать сервисные инструменты для электронной подписи PDF-файла.

Как создать PDF-документ?

Если вы работаете в пакете Microsoft Office, вы можете сразу сохранить необходимые документы в формате PDF. Откройте нужный и нажмите Файл. Затем перейдите в «Сохранить как» — выберите формат PDF. Эта схема конвертирует файлы Word, Excel, PowerPoint, Publisher, OneNote и другие.

Если вы используете программное обеспечение Office на Mac, следуйте следующему алгоритму для создания документа PDF:

1. Откройте вкладку «Файл»;
2. Нажмите кнопку «Сохранить как…»;
3. щелкните Формат файла внизу окна;
4. Выберите PDF в списке форматов;
5. Назовите документ.

Такой файл будет выглядеть одинаково на большинстве компьютеров. Формат PDF также доступен, поскольку он соответствует отраслевым стандартам и подходит для промышленной печати.

Как отправить PDF-документы по электронной почте

Подготовленный PDF-документ можно отправить по электронной почте. Для этого войдите в свою службу обмена электронной почтой и нажмите кнопку «Создать новый адрес электронной почты».

Введите адрес электронной почты получателя, а затем загрузите документ как вложение к письму.Для этого найдите кнопку «Добавить» или значок скрепки в зависимости от того, какую службу вы используете.

Как добавить пароль в PDF-документ

Чтобы повысить безопасность передачи файла, вы можете установить для него пароль. Для этого откройте PDF-файл и пройдите по пути: Инструменты — Безопасность — Зашифровать — Зашифровать паролем.

Установите флажок, который появляется, чтобы пароль требовался для открытия документа и его редактирования. Теперь введите сам пароль — сработает индикатор слева, который покажет, насколько сложна выбранная вами комбинация.

В меню «Совместимость» выберите версию программного обеспечения, которую будет использовать получатель документа. Затем нажмите кнопку «Зашифровать весь документ» и сохраните изменения. Для выхода вам нужно будет повторно ввести пароль в появившемся окне.

Как отправить PDF по ссылке доступа

Другой способ поделиться документом PDF — загрузить его в облачное хранилище или в службы обмена файлами, создав общую ссылку. Загрузите файл в выбранный сервис и скопируйте ссылку, а затем отправьте ее получателю.Он перейдет по адресу и скачает или просмотрит файл. Не передавайте ссылку третьим лицам, чтобы предотвратить распространение конфиденциальной информации.

файлов и папок электронной почты из инструмента «Документы уровня проекта»

Цель

Для отправки файлов и папок в инструменте «Документы» по электронной почте другим пользователям.

На что обратить внимание

• Требуемые разрешения пользователя:
  • «Стандартные» или «Административные» разрешения для инструмента «Документы».
• Дополнительная информация:
  • Файлы и папки, которые отправляются по электронной почте из инструмента Procore Documents, отправляются получателям с использованием назначенного корпоративного адреса электронной почты. Однако имя человека, отправившего электронное письмо, будет отображаться как имя отправителя.

  Сообщения электронной почты

  • по умолчанию помечены как «личные», что означает, что только пользователи с правами администратора, назначенные получатели электронной почты и отправитель смогут просматривать запись электронной почты в отчете журнала электронной почты файла или папки.

  «Частные» электронные письма

  • идеально подходят для документирования и сохранения конфиденциальной электронной переписки в Procore с сохранением настроек конфиденциальности, чтобы гарантировать, что запись отправленных файлов / папок остается скрытой от других пользователей проекта.
  • Вы можете отправлять файлы или папки по электронной почте только контактам или группам рассылки, которые существуют в инструменте Каталог. На уровне проекта вы ограничены пользователями и группами, которые находятся в вашем каталоге проекта. Файлы и папки могут быть отправлены по электронной почте любому пользователю в Каталоге, даже если у них есть доступ «Нет» к инструменту «Документы» вашего проекта.
  • Получатели электронной почты могут отвечать на электронную почту прямо из своего почтового ящика. Все вложения к ответному электронному письму будут включены вместе с телом электронного письма. Ответы по электронной почте будут создавать новые записи в журнале электронной почты.

Ступеньки

Отправка документов по электронной почте

При отправке файлов или папок по электронной почте из инструмента «Документы» система использует определенный поток связи, который автоматически связывает всю исходящую корреспонденцию и входящие ответы с файлом или папкой.Если вы являетесь получателем электронного письма, вы можете использовать функцию «Ответить», чтобы отправить ответ на сообщение. Когда вы отвечаете на электронное письмо, копия сообщения сохраняется в разделе «Электронная почта» файла или папки в инструменте «Документы».

1. Перейдите к инструменту Documents .
2. Найдите файл или папку, которую вы хотите отправить по электронной почте.
3. Щелкните правой кнопкой мыши файл или папку и выберите Электронная почта .
   Примечание : Вы также можете получить доступ к действиям, наведя указатель мыши на файл или папку или выбрав их.
4. Заполните следующие поля по мере необходимости:
   • Кому : выберите одного или нескольких пользователей или групп для отправки документа по электронной почте.
   • CC : Используйте поле CC, чтобы включать других пользователей и держать их в курсе. Вам (отправителю) будет автоматически поставлена ​​копия на электронное письмо, чтобы вы также получили электронное письмо, если пользователи ответят на это письмо.
   • Частный : установите флажок, если хотите, чтобы ваша электронная почта была доступна для просмотра только пользователям с правами администратора и указанным получателям электронной почты.
   • Тема : Это поле будет автоматически заполнено «FW: [Папка или файл]: [Имя папки или файла]». Однако вы можете вручную изменить строку «Тема» соответствующим образом.
   • Вложения : Вы можете прикрепить дополнительные файлы из проекта или файлы со своего компьютера. Файлы в папке или выбранный вами файл будут автоматически связаны в электронном письме. Предварительный просмотр прикрепленных файлов не будет отображаться.
   • Сообщение : введите сообщение в теле письма.
5. Нажмите Отправить .

Примечание :

• Если бы вы были отправлены по электронной почте, вы должны были бы получить электронное письмо в своем почтовом ящике со ссылкой для загрузки файла. Получатели могут либо загрузить файлы, используя гиперссылку в электронном письме, либо щелкнуть текстовую ссылку «Просмотреть в Интернете», чтобы просмотреть документ в веб-приложении Procore.
• После того, как файл был отправлен по электронной почте из Procore, запись электронной почты сохраняется в разделе «Электронная почта» для этого файла.Раздел «Электронная почта» автоматически скрывает записи электронной переписки от пользователей, которые не были в списке рассылки электронной почты для «личных» передач документов. Однако пользователи с правами администратора могут видеть электронное письмо, даже если оно не было включено в список рассылки электронного письма.

Просмотр и экспорт писем, связанных с документом

Для каждого файла и папки, которые вы загружаете в инструмент «Документы», система сохраняет исторические записи о том, когда актив был отправлен другим пользователям в каталоге вашей компании.Он также отслеживает любые ответы, отправленные в цепочку сообщений файла или папки. Если отправитель пометил электронную переписку как личную, журнал электронной почты виден только получателям и пользователям с параметром «Администратор» в инструменте «Документы».

Чтобы экспортировать электронное письмо из журнала электронной почты для файла или папки:

1. Перейдите к инструменту Documents .