Программирование на Python и Objective-C в Mac OS

Программирование на Python и Objective-C под Mac OS и для iPhone / iPod Touch

Как отправить по электронной почте документы: «Как отправить документы по электронной почте» – Яндекс.Кью

Содержание

Отправка документов и сообщений электронной почты — Business Central



  • Чтение занимает 3 мин

В этой статье

Вы можете легко обмениваться информацией и документами, такими как заказы на продажу и покупку и счета-фактуры, по электронной почте прямо из Business Central], не открывая приложение электронной почты.

Вы можете отправлять почти все типы документов в виде вложений PDF. Кроме того, вы можете настроить макет отчета, который включает информацию из документа в текст электронного письма вместе с текстом, который делает электронное письмо более дружелюбным, например, стандартное приветствие. Дополнительные сведения см. в разделе Управление макетами отчетов и документов.

Отправляя счета-фактуры, вы можете упростить клиентам выполнение платежей через платежную службу, например PayPal, путем автоматического добавления информации и ссылки на службу в электронное письмо. Дополнительные сведения см. в разделе Включение платежей клиентов через службу платежей.

Чтобы включить сообщения электронной почты в Business Central, запустите мастер настройки Настройка электронной почты. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка электронной почты.

Примечание

Business Central поддерживает только исходящую электронную почту. Вы не можете также получать ответы в приложении.

Отправка документов по электронной почте

Эта процедура описывает, как прикрепить учтенный счет-фактуру к электронному письму в виде файла PDF с текстом электронного письма для конкретного документа.

  1. Выберите значок введите Учтенные счета продажи, а затем выберите связанную ссылку.

  2. Укажите счет, затем выберите действие Печатать/Отправить.

  3. В поле Эл. почта выберите Да (запросить настройки). Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

    Если в поле Эл. почта страницы Кому отправить документ установлено значение Да (запросить настройки), то откроется страница Отправить сообщение эл. почты с заполненным полем Кому: и документом, приложенным в виде PDF-файла. В поле Содержание вы можете либо ввести текст вручную или заполнить его настроенным текстом, связанным с типом документа.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. В поле Кому: введите допустимый адрес электронной почты. Значение по умолчанию — адрес электронной почты клиента.

  6. В поле Тема введите описательный текст темы. Значение по умолчанию — имя и номер счета клиента.

  7. В поле Вложение созданный счет по умолчанию прикрепляется как PDF-файл.

  8. В поле Содержание введите краткое сообщение получателю.

    Если на странице Выбор отчета — продажи настроен текст сообщения электронной почты, связанный с документом, поле Содержание заполняется автоматически. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка многоразовых текстов и макетов электронной почты для документов продажи и закупок.

  9. Нажмите кнопку ОК для отправки сообщения электронной почты.

Примечание

Если вам не нужно указывать параметры электронной почты при каждой отправке документа, вы можете выбрать вариант Да (использовать настройки по умолчанию) в поле Эл. почта на странице Кому отправить документ. В этом случае страница Отправить сообщение эл. почты открываться не будет. См. шаг 4. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

Составление и отправка сообщения электронной почты

  1. Выберите значок, введите Учетные записи электронной почты, а затем выберите связанную ссылку.
  2. Выберите учетную запись для отправки сообщения электронной почты, затем выберите действие Написать сообщение.

Документы, помеченные как распечатанные при отправке

Некоторые документы в Business Central имеют поле, которое указывает, сколько раз этот документ был напечатан. Число в этом поле также обновляется, если вы отправляете документ по электронной почте, потому что для него создается файл PDF. Число обновляется, даже если вы не отправляете электронное письмо.

Отправленные сообщения электронной почты и ваш ящик «Исходящие»

Business Central хранит сообщения электронной почты, которые вы отправляете, на странице Отправленные. Это позволяет вам повторно отправлять сообщения электронной почты или пересылать их кому-то другому. Если вы не можете найти сообщение электронной почты среди отправленных, поищите его на странице Исходящая электронная почта.

Примечание

В зависимости от расширения, которое ваша компания использует для электронной почты, администраторы могут видеть список сообщений, отправленных всеми, но не содержимое сообщений

В пункте Исходящая электронная почта вы найдете сообщения электронной почты, которые вы сохранили как черновики, и сообщения электронной почты, которые не удалось отправить, например, если адрес электронной почты был недействительным. Для сообщений, которые не удалось отправить, вы можете выбрать Показать ошибку или Исследовать ошибку для устранения проблемы.

См. также

Управление макетами отчетов и документов
Настройка электронной почты
Выставление счетов продажи
Работа с Business Central



4 основных способов отправки Документа Google через Email

В наши дни в мире существует множество путей общения людей друг с другом, например, LinkedIn или Slack. Однако, несмотря на то, надежная электронная почта остается одним из наиболее популярных способов для обсуждение вопросов в интернете.

Если вы являетесь активным пользователем Google Документов, вам может быть понадобится отправить Документ Google по электронной почте. Но как это сделать?

По правде говоря, есть множество различных способов поделиться своим документом. Какой из них вы выберете, в конечном итоге основывается на том, как вы хотите поделиться своим документом.

Открыть доступ к документу через приглашение

Если вы хотите отправить приглашение для просмотра Google Документа, нажмите синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

В диалоговом окне «Поделиться с другими» введите электронные адреса людей, с которыми вы хотите поделиться. Если они есть в контактах, вы можете написать только их имена.

Кликом по иконке карандаша справа можно выбрать, какой уровень доступа будут иметь читатели документа. По умолчанию установлено значение «Можно редактировать».

Хотя этот способ хорошо подходит для обмена документами, он подойдет не во всех ситуациях. Потому что вы будете просто отправлять письмо-приглашение получателям для просмотра документа без сопроводительного письма.  Отправка одного приглашения может вести в замешательство пользователей, и не иметь обратной связи.

Отправить документ Google с помощью ссылки

Открыть доступ к документу можно с помощью ссылки на него, от правленой в письме. Чтобы получить ссылку, нажмите на синюю кнопку «Поделиться», как указано на картинке выше, но на этот раз нажмите «Получить доступную ссылку» в правом верхнем углу открытого окна.

По умолчанию Google Документы предоставят вам ссылку, позволяющую просматривать документ. Что бы её получить, нажмите кнопку «Скопировать ссылку» и вставьте её в емейл или мессенджер. Также при открытии документа по ссылке, можно опционально дать доступ для комментирования и редактирования документа.  Это очень полезно, если необходимо совместная работа над этим файлом.

Документ в виде вложения в электронном письме

Если вы предпочитаете прикреплять копию документа по электронной почте, можно сделать это прямо из Документов Google. При этом необходимо войти в Google Документы под той же учетной записью, с которой нужно отправить электронную почту, без скачивания файла на компьютер – просто отправьте его!

Для этого нажмите «Файл», и выберите пункт меню «Электронная почта как вложение».

Появится окно для отправки почты, в котором можно написать тему и тело описания. Обратите внимание, что вы не можете изменить свой адрес электронной почты с которого желаете отправить вложение. Это связано с тем, что Документы Google уже предполагают, что вы хотите отправить их из учетной записи Google, в которую вошли.

Помимо того, можно выбрать формат документа в появившемся окне.

По завершении нажмите «Отправить», и Документы Google автоматически отправят ваш документ в виде прикрепленного файла по указанным адресам электронной почты.

Отправка документа в теле электронной почты

Аналогичным образом, можно отправить документ Google в теле электронного письма. Для этого войдите в «Приложение электронной почты», при добавления его в письмо выберите пункт «Вставить элемент в электронное письмо». Опять же, как предыдущем варианте, предполагается, что вы хотите отправить электронное письмо с учетной записи, с которой и вошли в систему.

Насколько вы используете электронную почту для отправки документов в Интернете? Дайте нам знать в комментариям к записи.

Как распечатать документ или отправить его по электронной почте с помощью Google Docs. Справка по ANDRIY.CO TRADE ACCOUNTING

Документы, создаваемые или загруженные пользователем в Google Docs, сохраняются на специальном сервере Google. . Это одно из ключевых преимуществ Google Docs, так как доступ к введённым данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету. Благодаря этому Google Docs является в своем роде универсальным каналом для предоставления документов, создаваемых в Trade Accounting, клиентам. С помощью Google Docs документы можно распечатывать, отправлять по электронной почте либо предоставлять доступ к документу другим пользователям.

Для того чтобы выгрузить документ в Google Docs необходимо иметь свой Google аккаунт. Подробнее об этом читайте в статье «Резервное копирование и восстановление базы данных с помощью Google Docs».

Рассмотрим, как распечатать документ с помощью Google Docs. Следует заметить, что выводить на печать можно только утвержденные документы. Откроем какой-либо документ, например, расходную накладную.

В Меню опций выбираем «Печать в Google Docs».

Накладная выгружается в Google Docs в виде html-документа.

Жмем «Ок», после чего можно увидеть документ в режиме просмотра.

Зайдем в систему Google под своим логином. В разделе «Документы» можно увидеть нашу накладную в формате html.

Одним щелчком по документу открывается окно для работы с документом.

Данная накладная, по сути, не является документом в формате Google Docs, это просто некий файл, который хранится в системе Google. Предварительный просмотр для такого документа не доступен.

Теперь нужно загрузить документ на компьютер. Жмем «Загрузка» и накладная сохраняется в компьютере в виде файла html.

Откроем наш документ в браузере. Теперь в контекстном меню или настройках браузера выбираем «Печать…». Откроется диалоговое окно с настройками печати и возможностью предварительного просмотра документа. Указываем нужные параметры и жмем «Печать».

Дополнительные сведения о том, как распечатать документ Google, читайте здесь .

В некоторых случаях нет необходимости распечатывать документ, достаточно предоставить его в электронном виде. В окне управления документами двойным щелчком по нужному документу откроем контекстное меню и выберем пункт «Совместный доступ». В открывшемся подменю можно настроить совместный доступ для данного документа или просто отправить его по электронной почте.

Подробнее о том, как установить совместный доступ к документу или отправить его по электронной почте можно прочитать здесь и здесь .

Отправка и получение документов по эл. почте

Система документооборота «Корпоративный документооборот» содержит средства интеграции с электронной почтой. Кроме автоматического мониторинга почтовых ящиков и автоматического создания документов на основе полученных писем (данная тема подробно рассмотрена здесь) возможна и ручная отправка, а также получение документов по электронной почте.

Отправка документов по электронной почте

СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет отправлять корпоративные документы и их содержимое как обычное электронное письмо. Для отправки корпоративного документа выберите документ в форме «Навигатор», либо в другой форме списка документов (например, из личной папке пользователя) и нажмите кнопку  . Данную кнопку можно нажать и из открытой формы корпоративного документа, как показано на рисунке ниже.

Нажмите на картинку для увеличения

Открывшаяся форма нового электронного письма включает в себя текст содержимого корпоративного документа дополненного подписью учетной записи отправки электронной почты, а также автоматически сгенерированный блок с описанием вложенных файлов.

Список вложенных файлов содержит те же файлы, что и корпоративный документ системы документооборота. Список вложений приведен на закладке «Дополнительно» формы отправки письма. На этой же закладке указана ссылка на отправляемый корпоративный документ и ссылка на учетную запись, используемую для отправки. Обратите внимание на то, что в учетной записи должен быть отмечен флажок «Использовать для отправки». Для пользователей без полных прав доступа будут доступны только те учетные записи, в которых они указаны в реквизите «Ответственный». Пример закладки «Дополнительно» приведен на рисунке ниже.

При изменении файлов в списке на закладке «Дополнительно», блок описания вложений в тексте письма автоматически изменяется.

Перед отправкой письма из СЭД «Корпоративный документооборот» можно отредактировать состав получателей письма. По-умолчанию в него включены адресаты из справочника «Контрагенты» и «Контактные лица» указанные в корпоративном документе на закладке «Принадлежность».

Открыть список адресатов можно нажав на ссылку «Копии» верхней части формы отправки.

Список адресатов письма включает в себя основного получателя (выделен жирным шрифтом), а также получателей копии данного письма. Обратите внимание на то, список можно дополнить и изменить вручную. Вы также можете изменить основного получателя письма. Для этого переместите нужного адресата стрелкой «вверх» до первой строки.

Отправка почты происходит после нажатия на кнопку «Отправить письмо» в верхней панели формы.

В случае, если в учетной записи не включен флажок «Запомнить пароль» перед отправкой почты будет выведена форма для ввода пароля.

Получение документов по электронной почте

СЭД «Корпоративный документооборот» содержит средства загрузки документов из электронной почты. Для загрузки документов нажмите на клавиатуре сочетание клавиш «Alt+M» или выберите в подсистеме «Актуальные документы» пункт «Получить эл. почту».

Загрузка входящей электронной почты происходит с помощью специальной формы, приведенной на рисунке ниже.

В форме загрузки документов необходимо указать учетную запись электронной почты, с которой будет производиться загрузка писем, а также ссылку на шаблон корпоративных документов. По данному шаблону будут сформированы новые корпоративные документы. Рекомендуется также отметить флажок «Дополнять данные шаблона данными из писем». На данный день осуществляется дополнение данных шаблона ссылками на элементы справочника контрагентов и контактных лиц контрагентов найденных в базе данных по обратному адресу электронной почты.

Прием почты разделен на два этапа. На первом этапе происходит загрузка заголовков электронных писем. Для загрузки заголовков нажмите кнопку «Проверить почту на сервере».

После получения данных с почтового сервера произойдет формирование таблицы с автоматическим определением принадлежности письма (по адресу отправителя) контрагенту или контактному лицу контрагента. В случае, если определить принадлежность письма контрагенту не удалось, то можно вручную заполнить значение в колонке «Связь с базой данных». Указанное в колонке «Связь с базой данных» значение будет размещено в строке «Контрагенты» закладки «Принадлежность» созданного корпоративного документа.

После формирования таблицы заголовков вы можете выбрать (установив нужную отметку) те письма, которые необходимо загрузить (импортировать) в базу данных и нажать кнопку «Сформировать корпоративные документы».

Сформированные корпоративные документы будут размещены в системе документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» согласно указанным в шаблоне документов настройкам корпоративных папок, видов и типов документов.

Смотрите также:

8.3. Документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП) / КонсультантПлюс

ЭП позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

ЭП используется как для пересылки сообщений внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

КонсультантПлюс: примечание.

В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.

Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами.

ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:

— взаимодействовать через электронные почтовые ящики с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;

— иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

— обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

— получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;

— иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Internet, так и в других, связанных с ней, сетях во всем мире.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных «папках», которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить незаконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП.

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию.

Встроенная адресная книга и текстовый редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@», например:

[email protected] — имя@домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

COM — коммерческие организации;

EDU — учебные и научные заведения;

GOV — правительственные учреждения;

MIL — военные организации;

NET — сетевые узлы Internet;

ORG — прочие организации.

Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), его лучше сжать при помощи команд «compress» в системах семейства UNIX, «pkarc» или «pkzip» в MS DOS или отправлять сообщение по частям.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3, 4. На документе должны быть указаны автор документа, его дата, регистрационный номер, название вида (кроме письма), должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись (ЭЦП) автора.

Документы, поступившие по ЭП, регистрируются с соблюдением единых с бумажными документами правил и регистрационных форм. К номеру документа, поступившего или отправляемого по ЭП, добавляется значок «@»: N [email protected]

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) требует создания надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии организации.

ЭЦП выдается конкретному лицу (как аналог собственноручной подписи) и ее использование для заверения подписи другого человека не разрешается.

Документ, направляемый по ЭП, подписывается ЭЦП. При отсутствии руководителя документ подписывается его заместителем в соответствии с распределением обязанностей и отправляется по ЭП без ЭЦП.

Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП. В случае неподтверждения ЭЦП исходящего документа он не отправляется и возвращается исполнителю. В случае неподтверждения ЭЦП поступившего документа производятся необходимые выяснения.

Поступивший по ЭП документ может передаваться на исполнение в бумажной форме со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора». Отметку следует проставлять в виде штампа.

Организация может создать свою внутреннюю корпоративную информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению — без подтверждения ЭЦП. Такая система электронного общения вводится руководителем организации.

В данном случае возможно использование передаваемых документов (сообщений) без вывода их на бумагу.

Письма из электронных документов | СБИС Помощь

Письма из электронных документов

Документы, сформированные в СБИС, можно отправлять на электронную почту прямо из интерфейса online.sbis.ru. Это пригодится, если контрагенты не подключены к СБИС или не используют ЭДО. Для этого есть два способа.

  • Отправить контрагенту письмо по документу на email. В него будут добавлены документы в виде вложений или ссылки на файл.
  • С помощью сервиса SignedOnPage на электронную почту отправить ссылку на электронный документ. Контрагент сможет его подписать и отправить вам ответ.

Письмо по документу

Этот способ позволяет:

  • работать в одном окне, не переключаясь на электронную почту;
  • обмениваться документами с партнерами, которые не подключены к ЭДО или не работают в СБИС.

Информацию по отправленным письмам можно будет посмотреть в истории изменеий.

Как это работает

  1. Менеджер создает документ и из личного кабинета СБИС отправляет его на email контрагента.
  2. Контрагент получает письмо на электронную почту.
  3. Контрагент подписывает документы и отправляет сканы электронным письмом.
  4. Менеджер загружает сканы в СБИС.

С чего начать

Создайте шаблон письма, подходящий требованиям компании.

Лицензия

Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».

Как это работает

  1. С помощью СБИС Коннекта вы отправляете комплект документов в СБИС. Для каждого комплекта создается уникальная ссылка.
  2. СБИС Коннект формирует тело письма. В него добавляется ссылка на электронный документ, доступная только для контрагента.
  3. СБИС Коннект отправляет получателю на email письмо.
  4. Контрагент переходит по ссылке в письме и открывает документ с помощью своей ЭП — в этот момент происходит регистрация в СБИС. Подписывает документы и отправляет ответ.
  5. Когда получатель подпишет документы, СБИС уведомит вас об этом.

С чего начать

SignedOnPage работает только со СБИС Коннектом. Это означает, что если вы используете другой метод интеграции, например API ЭДО, отправить документы таким образом не получится.

Установите и настройте СБИС Коннект.

После загрузки документов в СБИС проверьте их реквизиты: в конверте должен быть указан email получателя.

Лицензия

Тарифы «SignedOnPage (ЭДО без оператора)» сервиса «Электронный документооборот».

Для настройки формы письма с использованием бренда организации требуется «Внедрение ЭДО».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Отправка отчета или документа по электронной почте




Отправка отчета или документа по электронной почте


Отчет или документ можно отправить по электронной почте.

Примечание. При отправке другому пользователю документа, содержащего Flash-элементы, получатель может использовать этот документ Flash только в рамках возможностей, доступных исходному пользователю. Они определяются привилегиями пользователя в системе MicroStrategy. Например, при отсутствии права на изменение виджетов во Flash-документах получатель документа не может изменять виджеты в таком документе.

Кроме того, отчет или документ можно отправить по электронной почте прямо из папки, в которой они находятся.

Необходимые условия

  •  

  • Необходимо иметь привилегию «Использовать функцию «Отправить сейчас»».

  • Необходимо иметь привилегию «Подписаться на архив в Web», чтобы отправить отчет или документ в Архив.

  • Необходимо иметь привилегию «Использовать ссылку на архив в сообщении электронной почты», чтобы отправить по электронной почте ссылку на расположение отчета или документа в Архиве.

Отправка отчета или документа по электронной почте

  1. Для того чтобы выполнить отчет или документ, щелкните по его имени.

  2. В меню «Домой» выберите пункт «Отправить сейчас». Открывается диалоговое окно «Отправить сейчас»

  3. Нажмите кнопку «Кому», чтобы найти адрес электронной почты получателя. Откроется обозреватель получателей.

  4. Выберите адрес из списка «Доступные». Если необходимый адрес электронной почты в списке отсутствует, введите имя адреса и физический адрес в соответствующие поля и нажмите кнопку «Добавить к получателям», чтобы добавить новый адрес.

  5. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно «Отправить сейчас».

  6. В раскрывающемся списке «Отправка» укажите пункт доставки отчета, выбрав один из следующих параметров:

    Примечание. Доступные параметры зависят от назначенных прав. Дополнительные сведения о нужных правах см. в необходимых условиях.

    • «Данные в сообщении электронной почты». Отчет или документ будут отображаться в сообщении электронной почты.

    • «Данные в сообщении электронной почты и в архив»: Отчет или документ отображается в сообщении электронной почты и доставляется в Архив.

    • «Данные и ссылка на архив в сообщении электронной почты»: Отчет или документ отображается в сообщении электронной почты вместе с ссылкой на расположение этого отчета или документа в архиве.

    • «Ссылка на архив в сообщении электронной почты». В сообщении электронной почты приводится ссылка на расположение отчета или документа в архиве.

  7. В раскрывающемся списке «Формат доставки» выберите формат отправляемого отчета. Доступны форматы HTML, Excel и PDF. Если выбран формат Excel или PDF, отчет включается в сообщение электронной почты как вложение. В случае выбора другого формата, кроме HTML, размер вложения можно уменьшить, установив флажок «Сжать содержимое».

  8. Можно указать символ разделителя, который будет использоваться для разделения значений в отчете, например запятую или табуляцию. В раскрывающемся списке «Разделитель» выберите один из перечисленных ниже параметров.

    • Чтобы выбрать предварительно заданный разделитель, выберите нужный разделитель в списке, например «Запятая» или «Пробел».

    • Чтобы указать собственный разделитель, выберите пункт «Другое», затем введите в поле символ, который следует использовать в качестве разделителя.

  9. Примечание. Этот параметр доступен только в том случае, если для параметра «Формат доставки» задано значение «Обычный текст».

  10. Установите флажок «Развернуть области постраничного представления», чтобы напечатать все объекты раскрывающегося списка «Режим постраничного представления» при отправке отчета или документа по электронной почте.


  11. В строке «Тема» введите описание отчета, отправляемого по электронной почте.

  12. Введите текст в поле «Сообщение», если в этом есть необходимость.

  13. Включение отчета или документа в ZIP-файл.

    • Разверните «Расширенные параметры», щелкнув значок .

    • Если необходимо установить пароль на файл ZIP, установите флажок «Защитить ZIP-файл паролем». Введите пароль.

    • Введите имя файла ZIP в поле «Имя ZIP-файла».

  14. По умолчанию, если в качестве получателя отчета или документа выбрана группа контактов, при доставке отчета или документа в системе MicroStrategy используется фильтр безопасности этой группы контактов в целом. Чтобы использовать отдельные фильтры безопасности для каждого участника группы контактов с подпиской, установите флажок «Использовать безопасность контактов для каждого участника группы».

  15. Нажмите кнопку OK. Отчет будет отправлен на выбранный адрес электронной почты.


  16. Отправка отчета или документа по электронной почте из папки

    В зависимости от режима отображения MicroStrategy Web необходимо выполнить одно из следующих действий:

    •  

    • При просмотре в режиме «Крупные значки» щелкните по ссылке «Отправить сейчас» под значком отчета.

    • В просмотре в режиме списка Щелкните значок «Отправить сейчас» в столбце «Действия».

     

    Как отсканировать и отправить документ по электронной почте

    Думаете об отказе от бумаги? Что ж, если у вас есть доступ к базовым технологиям, вы легко сможете это сделать.

    В бизнесе оформление документов — часть повседневных задач. Вы должны подписывать контракты, заполнять кадровые документы для новых сотрудников и отправлять документы по электронной почте коллегам и клиентам.

    Количество бумаги, выпускаемой американскими офисами в год, составляет 10 000 страниц. И во всем мире не лучше.

    В Великобритании предприятия используют в среднем 45 листов бумаги в день, две трети из которых выбрасываются в отходы.

    Где бы вы ни находились и по каким бы причинам вы не пытались отказаться от бумажных документов, вы можете сделать это с помощью настольного компьютера, смартфона или планшета.

    Отличный первый шаг — начать сканировать документы и отправлять их по электронной почте, а не делать копии и отправлять их по почте. Вы даже можете использовать такую ​​платформу, как eversign, для сканирования, загрузки и подписания важных деловых документов.

    Но об этом позже.Давайте подробнее рассмотрим, как можно сканировать и отправлять документы по электронной почте.

    Сканирование документа с помощью мобильного устройства

    И смартфоны, и планшеты могут сканировать документы. Но это больше, чем просто сфотографировать контракт, чтобы сделать его официальным сканированием.

    Вам понадобится специальное приложение, например Tiny Scanner, Cam-сканер или Microsoft Office Lens. Они сделают ваши снимки и превратят их в отсканированные копии PDF.

    Другой вариант — использовать Google Диск.Это предпочтительный вариант, если вы используете устройство Android. Большинство современных смартфонов поставляются с уже установленным приложением Google Drive.

    Вот как вы можете использовать его для сканирования и отправки документа.

    Шаг первый: откройте Google Drive

    Щелкните приложение Google Drive на своем смартфоне. Когда он откроется, вы увидите все свои документы.

    Выберите символ + в правом нижнем углу.

    Шаг 2. Щелкните параметр сканирования.

    В нижней части экрана появится небольшое окно.В верхнем ряду выберите символ камеры, чтобы начать сканирование.

    Шаг третий: сделайте снимок документа

    Теперь поместите камеру над документом, который хотите отсканировать. Если у вас несколько страниц, не волнуйтесь.

    Вы будете делать по одной странице за раз.

    Шаг четвертый: сканирование документа в PDF

    Google Диск теперь преобразует ваш файл изображения в PDF. На этом этапе вы можете либо сделать снимок другой страницы (знак +), либо повторно сделать снимок текущей страницы (знак возврата).

    Когда вы будете готовы двигаться дальше, щелкните значок галочки.

    Шаг пятый: отправьте документ получателям

    Теперь вы найдете отсканированный документ на вашем Google Диске. После того, как вы нажмете на нее, вы можете выбрать три точки в правом верхнем углу.

    Откроется меню, в котором вы можете добавить людей. Выберите это, если хотите, чтобы другие пользователи имели доступ через Google Диск.

    В противном случае выберите «отправить копию».

    Отсюда вы можете выбрать отправку документа с помощью Yahoo, Gmail или другого подключенного инструмента электронной почты.

    Вставьте адрес электронной почты и нажмите «Отправить». Все готово!

    Как сканировать и отправлять документы по электронной почте на настольных компьютерах

    Если вы хотите сканировать и отправлять документы по электронной почте с помощью настольного компьютера, вам сначала необходимо настроить оборудование. Для работы вам понадобится принтер со сканером или автономный сканер.

    Большинство из них работают одинаково — вы помещаете страницу в сканер, а затем нажимаете кнопку сканирования (либо на устройстве, либо на вашем компьютере с помощью программного обеспечения).

    1. После завершения сканирования вы можете добавить дополнительные страницы или нажать кнопку «Обзор», чтобы выбрать папку, в которой вы хотите хранить документы.
    2. Отсюда вы открываете свой адрес электронной почты на выбор — Gmail, Yahoo или Hotmail.
    3. Выберите «написать сообщение» и вставьте тему и адрес электронной почты получателя.
    4. Нажмите кнопку прикрепления (обычно выглядит как канцелярская скрепка) и найдите местоположение документа (где бы вы его ни сохранили).
    5. После загрузки вы можете нажать «Отправить».

    Альтернативный способ загрузки и отправки документов по электронной почте

    В бизнесе вам нужны эффективные и безопасные процессы и системы.Электронные письма не всегда предлагают это.

    Вот почему некоторые компании сейчас используют облачные инструменты, такие как eversign. На нашей платформе вы можете загружать документы и отправлять их получателям по электронной почте.

    Доступ к документам и их подписание осуществляется через платформу в целях безопасности.

    Чтобы загрузить документ в Eversign, сначала необходимо отсканировать документ, выполнив действия, описанные выше. Затем, вместо того, чтобы отправлять его по электронной почте, вы входите в систему Eversign, находите местоположение документа и загружаете его прямо на платформу.

    Для этого наведите указатель мыши на раздел «Документы» и щелкните значок «+».

    Затем нажмите «Я и другие». Это сделает вас и других получателей подписавшими документ. Или вы можете выбрать «Только для других», если его должны подписывать только другие люди.

    Затем нажмите «Выбрать файлы» и найдите документ, отсканированный с помощью смартфона или настольного компьютера.

    После загрузки вы можете добавить получателей и создать заголовок и сообщение. Вы также можете выбрать срок действия документа — в данном примере это 3 месяца.

    Другие функции включают автоматические напоминания и требование, чтобы все подписавшие подписали документ, прежде чем документ будет отмечен как завершенный.

    Когда все будет готово, нажмите кнопку «Быстрая отправка» в правом верхнем углу, чтобы сразу же отправить документ.

    Зачем нужно сканировать и отправлять документы по электронной почте?

    Процесс сканирования документов и отправки их по электронной почте стал быстрее, безопаснее и экономичнее. Компании принимают цифровые документы как новую норму, чтобы уменьшить углеродный след, сэкономить деньги и ускорить бизнес-процессы.

    Отправка документов по почте не гарантирует их получение получателями. А ожидание в течение нескольких недель, чтобы получить обратно подписанные документы, только замедляет процессы, выполнение которых при использовании электронной почты в противном случае заняло бы часы.

    Если вас это интересует, узнайте больше о сканировании документов с помощью мобильного или настольного устройства. Или, что еще лучше, начните создавать документы и конвертировать их в PDF. Таким образом, вы можете полностью отказаться от использования бумаги!

    Создавали ли вы когда-нибудь или подписывали цифровой документ? Сообщите нам в комментариях, как это улучшило ваш рабочий процесс!

    Отправьте документ по электронной почте в виде вложения PDF — DocHub

    DocHub предлагает несколько способов поделиться своими PDF-документами, включая два варианта отправки электронного письма с вложенным PDF-файлом.Основной адрес электронной почты вашей учетной записи DocHub будет установлен в качестве адреса для ответа для обоих методов, поэтому, если человек ответит, его сообщение будет отправлено прямо на ваш адрес электронной почты.

    1. Нажмите кнопку «Поделиться» или «Отправить» в правом верхнем углу при просмотре документа.
    2. В открывшемся диалоговом окне «Поделиться» выберите «Отправить как вложение».
    3. Заполните поле Кому: и используйте запятые для разделения нескольких адресов электронной почты.
    4. Настройте поля «Тема» и «Тело» с помощью кнопки «Изменить» (при желании).
    5. Установите любые флажки для Flatten или Certify.
    6. Выберите один из следующих двух вариантов
    7. Щелкните Отправить.

    отправляет ваше вложение в формате PDF с адреса [email protected], указав ваш адрес электронной почты в качестве адреса для ответа.

    Чтобы просмотреть список всех документов, которые вы отправили по электронной почте, включая адрес электронной почты получателя, и настроить нижний колонтитул электронной почты, который вставляется в нижней части всех электронных писем, отправляемых через DocHub, вы можете перейти на https: // dochub.ru / настройки / электронная почта.

    Максимальный размер для отправки документов по электронной почте в DocHub в настоящее время составляет 10 МБ, что включает размер вложения и само электронное письмо, а с DocHub Pro вы можете отправить до 250 документов за любой непрерывный 24-часовой период до 20 получателей на каждый. электронное письмо. Бесплатные аккаунты могут отправлять до 3-х электронных писем в день до 3-х получателей на одно электронное письмо.

    Поддерживает отправку нескольких вложений PDF в одном электронном письме с использованием учетной записи Gmail, выбрав их на панели инструментов DocHub и используя меню Действия.Это действительно требует, чтобы ваша учетная запись DocHub была аутентифицирована с помощью Google. DocHub создаст для вас новый черновик Gmail с прикрепленными файлами PDF.

    Если блокировщик всплывающих окон отключен, вы автоматически перейдете к новому черновику в Gmail, где вам просто нужно добавить получателей и отправить, но для большинства людей, у которых включена блокировка всплывающих окон, вам потребуется перейдите вручную в папку «Черновики Gmail», чтобы закончить и отправить.

    Если у вас есть DocHub Pro, вы увидите флажки для Flatten PDF перед отправкой, а также опцию для Certify document .

    Развернуть
    • Свести поля (только для форм PDF) — блокирует все поля формы и встраивает их в PDF как постоянный текст.
    • Растрировать страницы — конвертирует каждую страницу вашего PDF-файла в плоское изображение.
    Сертифицировать
    • Сертификационный документ — Встраивает совместимую с Adobe цифровую подпись, которая удостоверяет создателя любых подписей в вашем документе и гарантирует, что документ не был изменен после подписания.

    Электронная почта: Рекомендации по вложениям сообщений электронной почты | Информационные технологии

    К сообщению электронной почты можно прикрепить файлы любого типа. Но имейте в виду, что для просмотра у получателей обычно должна быть установлена ​​та же программа, которую вы использовали для создания вложения. Например, на вашем компьютере должен быть установлен Microsoft Project для просмотра вложения, созданного в Microsoft Project.

    По этой причине лучше всего прикрепить файл в формате, который сможет прочитать любой, кто получит ваше сообщение.Например, файлы в формате переносимых документов (.pdf) могут читать практически все. Рассмотрите возможность использования PDF-файлов для вложений электронной почты, особенно когда вы отправляете сообщение в список рассылки электронной почты или большую группу. Инструкции по преобразованию файлов в файлы PDF приведены ниже.

    Кроме того, помните о следующих передовых методах отправки вложений электронной почты:

    • Рассмотрите возможность включения ссылки в сообщение электронной почты, а не вложения
      Если информация, которую вы хотите вложить, доступна на веб-странице, сделайте ссылку на эту веб-страницу в теле письма, а не прикрепляйте файл.Любой желающий сможет просмотреть ссылку с помощью веб-браузера.
    • Избегайте отправки больших вложений электронной почты
      Пользователи любой службы электронной почты обычно имеют ограничение на размер своего почтового ящика (известное в Pitt как квота электронной почты). Отправка больших вложений электронной почты может привести к тому, что некоторые из ваших получателей превысят свои квоты. Если размер файла превышает несколько мегабайт, вы можете сжать его в файл меньшего размера с помощью такой программы, как SecureZIP, прежде чем прикреплять его. SecureZIP можно бесплатно загрузить в Службе загрузки программного обеспечения на My Pitt.Обратите внимание, что некоторые типы файлов, например графические файлы, уже сжаты. Они могут не получить столько преимуществ от программы, как SecureZIP, так и от других типов, таких как электронные таблицы или документы, созданные с помощью программ обработки текстов.

    Конвертировать файл в PDF

    Преобразование файла в PDF — один из самых простых способов убедиться, что другие могут просматривать ваши вложения. Любой, кто установил бесплатную программу Adobe Reader, может просмотреть файл PDF. Есть два основных способа создать файл PDF.

    Создание PDF-файлов с помощью Adobe Acrobat

    Adobe Acrobat Professional — это доступная программа, которая позволяет конвертировать файлы в PDF. Также доступны некоторые бесплатные программы для создания PDF-файлов. Однако отдел ИТ Pitt не тестировал эти инструменты и не может предоставить для них поддержку. В приведенных ниже инструкциях объясняется, как создать PDF-файл с помощью Adobe Acrobat.

    1. После установки Adobe Acrobat Professional откройте файл, который вы хотите преобразовать, с помощью программы, которую вы использовали для его создания, и выберите опцию Print .
    2. В окне Печать выберите Adobe PDF в качестве принтера и щелкните Печать .
    1. Выберите место для сохранения файла PDF и нажмите Сохранить .
    2. Прикрепите файл PDF к сообщению электронной почты.

    Сохранение файлов в формате PDF с Office 365

    Microsoft Office включает встроенную функцию, которая позволяет сохранять файлы Office в формате PDF.

    1. Нажмите кнопку File в верхнем левом углу программы.
    2. Выберите Сохранить как PDF .
    3. Выберите место для сохранения файла PDF и нажмите Сохранить .
    4. Прикрепите файл PDF к сообщению электронной почты.

    Не удается открыть файл PDF?

    Если файл PDF не открывается автоматически при двойном щелчке по нему, может потребоваться установить ассоциацию файлов. Установка ассоциации файлов сообщает вашему компьютеру, какую программу использовать при открытии файла определенного типа. Чтобы установить связь для файлов PDF, щелкните правой кнопкой мыши файл PDF на рабочем столе, выберите Открыть с помощью , а затем выберите Выбрать программу .Выберите Adobe Reader из списка программ, установите флажок рядом с Всегда использовать выбранную программу для открытия этого типа файла и нажмите ОК .

    Как отсканировать документ и отправить его по электронной почте с помощью Windows Mail | Малый бизнес

    Автор: Кристина Шаффер Обновлено 1 августа 2018 г.

    Сканирование деловых документов, таких как контракты и предложения, и их отправка клиентам по электронной почте может снизить ваши расходы на бумагу и факсимильную связь на дальние расстояния.Независимо от того, есть ли у вас автономный сканер или многофункциональный принтер, процесс преобразования документа в электронный формат одинаков для многих сканирующих устройств. В то время как принтер для сканирования в электронную почту и большинство многофункциональных принтеров позволяют сканировать документ прямо с устройства без дополнительного программного обеспечения, специализированное программное обеспечение для сканирования предоставляет вам больше возможностей, включая возможность выбора формата документа и выбора разрешение. После создания отсканированного изображения вы можете прикрепить его непосредственно к сообщению в Почте Windows Live.

    Отсканируйте документ

    1. Очистите поверхность планшета сканирования мягкой тканью и очистителем для стекол, не оставляющим разводов. Сканер улавливает грязь и отпечатки пальцев в процессе сканирования, что может повлиять на качество выходного изображения.

    2. Откройте крышку и поместите документ лицевой стороной вниз на планшет сканирования. Выровняйте документ, используя маркеры по периметру стекла, а затем осторожно закройте крышку.

    3. Запустите программу сканирования, поставляемую со сканером.Например, если вы используете сканер HP или принтер All-in-One, программное обеспечение будет находиться в папке HP.

    4. Выберите «Документ» в качестве типа сканирования, а затем выберите, хотите ли вы сканировать документ в цвете или черно-белом.

    5. Выберите выходной формат для отсканированного документа, обычно это тип изображения, такой как TIFF или GIF, или PDF.

    6. При появлении запроса выберите разрешение, при котором будет получен файл высокого качества, например 300 точек на дюйм.При выборе более высокого разрешения на дюйм создается файл большего размера, но изображение будет более резким. Однако имейте в виду, что для загрузки и отправки файлов с более высоким разрешением требуется больше времени.

    7. Нажмите кнопку «Сканировать». Когда процесс сканирования завершится, нажмите «Сохранить». Введите имя файла для документа и выберите папку назначения, например «Мои документы». Нажмите кнопку «Сохранить».

    8. Совет

      В качестве альтернативы встроенному в вашу систему программному обеспечению для сканирования вы можете найти в Интернете приложение для сканирования в электронную почту, которое может предложить дополнительные возможности.

    Отправить документ по электронной почте

    1. Откройте Почту Windows Live и войдите в свою учетную запись.

    2. Создайте новое сообщение, нажав кнопку «Электронное сообщение» на панели инструментов «Домой».

    3. Введите адрес электронной почты получателя, включите строку темы и затем введите сообщение, которое хотите включить в прикрепленный документ.

    4. Нажмите кнопку «Прикрепить файл» на панели инструментов сообщений. Перейдите по папкам в диалоговом окне проводника Windows и выберите отсканированный документ.Нажмите «Открыть», чтобы прикрепить файл к электронному письму.

    5. Щелкните кнопку «Отправить».

    6. Совет

      Рассмотрите возможность использования формата PDF при сканировании документа. PDF-файл сохраняет все визуальные элементы исходного документа и может быть открыт на любом ПК, на котором установлен Adobe Reader.

    Как прикрепить документ к электронному письму в Outlook

    Microsoft Outlook — это мощный почтовый клиент, который включает в себя календарь, журнал, диспетчер задач, диспетчер контактов, создание заметок и просмотр веб-страниц.Отправляя электронное письмо, легко прикрепить файл, например фотографию, документ, PDF-файл, электронную таблицу и т. Д.

    Инструкции в этой статье относятся к Outlook для Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Mac.

    Прикрепите файл к электронному письму в новых версиях

    Независимо от того, составляете ли вы новое сообщение, отвечаете на сообщение или пересылаете сообщение, вы можете прикрепить один или несколько файлов.

    Outlook отслеживает файлы, с которыми вы недавно работали, и предлагает эти файлы, когда вы прикрепляете файл к сообщению электронной почты.

    1. В новом сообщении, ответе или переадресованном сообщении перейдите к Сообщение или Вставьте , затем выберите Прикрепить файл .

    2. Выберите свой файл из недавних элементов , Обзор веб-расположения или Просмотр этого компьютера .

    3. Копия этого файла прикреплена к вашему сообщению и будет отправлена ​​вместе с ним.

    Вложение файла в электронное письмо в Outlook 2013

    1. В новом сообщении выберите Прикрепить файл .

    2. Просмотрите свои файлы и выберите файл, который хотите прикрепить.

    3. Выберите Вставить .

    4. Копия этого файла прикреплена к вашему сообщению и будет отправлена ​​вместе с ним.

    Вложение файла в электронное письмо в Outlook 2010

    1. Создайте новое сообщение. Или для существующего сообщения нажмите Ответить , Ответить всем или Переслать .

    2. В окне сообщения перейдите на вкладку Сообщение , затем в группе Включить щелкните Прикрепить файл .

    3. Найдите и выберите файл, который хотите прикрепить.

    4. Выберите Вставить .

    5. Копия этого файла прикреплена к вашему сообщению и будет отправлена ​​вместе с ним.

      При создании сообщения прикрепляйте файлы с помощью команд на вкладке Вставить в группе Включить .Или перетащите файлы из папок на вашем компьютере в окно сообщения.

    Вложение файла в электронное письмо в Outlook для Mac

    Эти инструкции применимы к Outlook для Microsoft 365 для Mac, Outlook 2019 для Mac, Outlook 2016 для Mac и Outlook для Mac 2011.

    1. В своем сообщении перейдите на вкладку Сообщение , затем выберите Прикрепить файл (значок скрепки).

    2. Найдите элемент, который хотите прикрепить, и выберите его.

    3. Выберите Выберите .

      Вы также можете добавить вложения, перетащив файл или папку с рабочего стола или Finder в текст сообщения.

    Ошибка ограничения размера файла

    По умолчанию Outlook не отправляет сообщения электронной почты с вложениями, размер которых превышает 20 МБ. Если вложение слишком велико, вы увидите сообщение об ошибке. Если размер файла не превышает 25 МБ, можно увеличить ограничение на размер вложения Outlook.

    Спасибо, что сообщили нам об этом!

    Расскажите, почему!

    Другой

    Недостаточно подробностей

    Сложно понять

    Как написать электронное письмо с вложением (с примерами и советами)

    Умение написать электронное письмо с вложением может повысить вашу продуктивность за счет улучшения вашего общения с другими людьми. Независимо от темы письма, правильное вложение может напрямую повлиять на способ его получения. Электронные письма с прикрепленными файлами — ценный инструмент общения, но они требуют знаний и этикета.В этой статье мы обсудим, что такое вложение к электронному письму, объясним, как его упомянуть и включить в электронное письмо, а также дадим советы и примеры для использования в качестве руководства.

    Что такое вложение электронной почты?

    Вложение электронной почты — это файл, который один человек отправляет другому с сопроводительным электронным письмом. Его цель обычно состоит в том, чтобы повысить ценность или выгоду, которую электронное письмо предлагает читателю, путем предоставления дополнительного содержания, которое вы не можете выразить в теле письма. Вложения могут иметь разные форматы и размеры, причем наиболее типичными вложениями являются большие текстовые файлы, различные типы документов, электронные таблицы, отсканированные файлы, формы, изображения и видео.

    Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

    Следует ли упомянуть вложение в теле письма?

    Как и в случае с большинством других форм общения, при общении по электронной почте необходимо соблюдать некоторые правила и рекомендации. Когда дело доходит до вложений электронной почты, рекомендуется упомянуть прикрепленный файл где-нибудь в теле письма перед его отправкой, как в формальных, так и в неформальных ситуациях.

    Хотя обычно легко распознать электронное письмо с вложениями — поскольку оно имеет дополнительный значок рядом с строкой темы, который указывает на наличие вложения, — некоторые получатели не открывают электронные письма с вложениями, если они точно не знают, что они собой представляют. и откуда они берутся.Обычно это делается для того, чтобы не подвергаться воздействию потенциально вредоносных вложений, таких как компьютерный вирус, которые могут повлиять на их устройство или другие файлы.

    Связанный: Как обратиться к кому-то в электронном письме

    Как написать электронное письмо с вложением

    При составлении и отправке электронного письма, содержащего вложение, рассмотрите следующие пять шагов:

    1. Определите, что файлы, которые вы хотите отправить

    Перед написанием электронного письма вы должны точно знать, какой файл вы собираетесь отправить и где он находится на жестком диске вашего устройства или на диске памяти.Важно знать, какой файл или файлы вы собираетесь отправить, потому что вам нужно упомянуть их в тексте электронного письма, а знание их местоположения может помочь вам быстро найти и прикрепить их перед отправкой электронного письма.

    2. Напишите строку темы электронного письма

    Следующим шагом является составление строки темы электронного письма. Поскольку многие потенциальные получатели склонны игнорировать электронные письма с вложениями, если они не знают, что это за вложенные файлы, тема электронного письма должна отражать тот факт, что оно содержит один или несколько вложенных файлов, и предоставлять информацию о том, что они собой представляют.

    3. Составьте тело письма

    Если вложения — единственная причина, по которой вам нужно отправить сообщение, тело письма может быть просто кратким описанием вложенных файлов. Если прикрепленные файлы являются лишь частью того, что направлено на передачу электронной почты, их необходимо упомянуть где-нибудь в теле, в идеале с коротким предложением, в котором указывается, что они из себя представляют. Отправлять электронное письмо с вложениями без текста не рекомендуется, так как получатель или его поставщик услуг электронной почты могут спутать их со спамом.

    4. Прикрепите файлы

    После составления электронного письма последним шагом перед его отправкой является прикрепление необходимого файла или файлов. Однако этот шаг может быть выполнен в любой момент в процессе создания и отправки. Многие отправители предпочитают прикреплять файлы перед написанием электронного письма, потому что это исключает риск того, что они вообще не будут прикреплены.

    5. Просмотрите и отправьте электронное письмо

    После того, как тема и тело письма написаны и файлы прикреплены, вы можете выполнить быструю корректуру и отправить электронное письмо получателю.

    Связано: 20 способов начать электронное письмо

    Советы по написанию электронных писем с вложениями

    Обратите внимание на эти советы, которые помогут вам писать и отправлять электронные письма с вложенными файлами:

    Убедитесь, что вложение находится в соответствующий формат файла

    Вам необходимо убедиться, что получатель может получить доступ к файлам, которые вы собираетесь отправить. Если вы отправляете текстовые файлы, электронные таблицы, отсканированные документы, изображения или файлы любого другого типа, важно использовать общий формат файла, чтобы максимально увеличить вероятность того, что получатель сможет открыть вложение.

    Попытайтесь ограничить размер вложенного файла

    Большинство почтовых серверов имеют ограничение на размер вложений, поэтому рекомендуется максимально ограничить размер вложенных файлов. Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от характера файлов. Большинство файлов будут значительно меньше, если вы используете программное обеспечение для сжатия, чтобы преобразовать их в zip-файлы. Вы также можете изменять размер изображений с излишне высоким разрешением, чтобы значительно уменьшить размер их файлов, и вы можете сжать несколько текстовых файлов в один файл PDF.

    Рассмотрите возможность отправки ссылки вместо этого

    Когда вы отправляете профессиональные электронные письма, подумайте о том, чтобы включить ссылку, содержащую информацию, которую вы собираетесь прикрепить, вместо того, чтобы прикреплять фактические файлы. В зависимости от ситуации это может быть ссылка на ваше резюме, ссылка на изображения или текстовые файлы, которые вы собираетесь отправить, или просто ссылка на место, куда вы ранее загрузили файлы. Это может упростить и безопаснее для получателя доступ к информации.

    Избегайте отправки множества несвязанных файлов в одном и том же электронном письме.

    Рассмотрите возможность отправки нескольких электронных писем одному и тому же получателю, если вы хотите отправить им много разных файлов, не связанных друг с другом. Таким образом, вы можете избежать путаницы, используя строку темы и текст каждого электронного письма для описания соответствующего прикрепленного файла, и получателю будет легче найти то, что ему нужно позже.

    Примеры писем с вложениями

    Вот два примера того, как написать электронное письмо с вложением:

    Пример 1

    Тема: Обновление поставок медицинских товаров с прикрепленным PDF

    Уважаемый доктор .Matthews,
    В ответ на ваш запрос относительно следующей партии медикаментов, прибывающих в больницу Святого Франциска в январе 2021 года, прилагаем название и количество каждой поставки в формате PDF.

    Спасибо за ваш запрос и не стесняйтесь отвечать, если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно доставки или любого другого вопроса, в котором мы можем вам помочь.

    С уважением,
    Майкл Гилмор
    Johnson Medical

    Пример 2

    Тема: Фотографии из нашей поездки в Канкун

    Дорогая Мэри, 10 лучших фотографий из нашей поездки в Канкун на это письмо.Я пришлю вам еще, как только получу их от Джона.

    Надеюсь, они вам нравятся, и я с нетерпением жду нашего следующего приключения!

    Love,
    Paul

    Отправьте отсканированный документ по электронной почте

    Genius Scan позволяет быстро отправлять отсканированные документы по электронной почте.

    iOS

    1
    Откройте документ в Genius Scan и коснитесь
    Экспорт кнопка.

    2
    Проверьте желаемые параметры электронной почты (
    например Формат PDF или JPEG).

    3
    Нажмите
    Электронная почта (обратите внимание, что вам может потребоваться прокрутить вниз).

    4
    Документ прикреплен к новому письму. Введите получателя и коснитесь
    Отправить кнопка.

    Как отправить электронное письмо с помощью другого почтового приложения

    Приложение Apple Mail — это способ по умолчанию для отправки электронной почты на iOS.Мы рекомендуем использовать Mail , это безопасно, надежно и вы можете использовать его с любой учетной записью электронной почты.

    Если вы не хотите его использовать, вы можете отправлять документы по электронной почте с помощью другого почтового приложения (включая Outlook, Gmail, Yahoo Mail и т. Д.).

    1

    Убедитесь, что на вашем смартфоне установлено приложение электронной почты (например, приложение Yahoo Mail), выполните описанную выше процедуру и на шаге «3» выберите Другие приложения , чтобы выбрать свое приложение электронной почты.

    2

    Прокрутите список приложений, возможно, вам потребуется нажать Дополнительно … , если ваше приложение отсутствует в списке на ленте. Коснитесь приложения, чтобы экспортировать документ.

    Android

    1
    Откройте документ в Genius Scan и коснитесь
    Экспорт кнопка.

    2

    Выберите ваше любимое почтовое приложение (Gmail, Outlook, Yahoo…), в который вы хотите экспортировать свой документ.

    4

    Документ прикреплен к новому электронному письму. Введите получателя и нажмите кнопку Отправить .

    Прикрепите отсканированное изображение к существующему сообщению электронной почты

    Если вы написали электронное письмо и хотите прикрепить документы Genius Scan:

    1

    Откройте черновик сообщения электронной почты в приложении электронной почты и нажмите кнопку вложения файла .

    2

    В средстве выбора Android нажмите Genius Scan .

    3

    Коснитесь документа, который хотите вложить в сообщение электронной почты, и коснитесь галочки.

    4

    Введите получателя и нажмите кнопку Отправить .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *