Как писать электронная почта: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Как правильно написать адрес электронной почты

В наше время без электронной почты не обойтись никому. Общение по сети приобрело массовый характер. Многие вопросы — и деловые, и личные — решаются именно таким образом. Это удобно, быстро и не требует особых усилий. Подобный метод обмена информацией доступен для каждого пользователя, у которого есть компьютер и интернет. Поэтому важно знать, что такое адрес электронной почты и как правильно его писать. Благодаря этому сервису можно оперативно с кем-то связаться, переслать важные документы или просто пообщаться с человеком, который находится далеко от вас.

Мы расскажем вам, как стать обладателем почтового ящика в Интернете

Об электронной почте

Сервисы Electronic Mail (e-mail) используются повсюду. У каждой организации или учреждения наряду с другими контактами всегда указан и адрес электронной почты. Он должен быть у любого пользователя ПК. Без него нельзя зарегистрироваться на сайтах, подписываться на рассылки, получать доступы к закрытым ресурсам и форумам. Он нужен также для работы некоторых программ.

Такое распространение электронной почты связано с тем, что сервисы для пересылки сообщений доступны и понятны каждому человеку. Они появились очень давно, но до сих пор остаются актуальными. Для электронной почты не нужен мощный компьютер или быстрый интернет. Существует много различных сайтов, на которых её можно зарегистрировать. У всех разный интерфейс и функционал, поэтому найдутся варианты на любой вкус. Если вам не нравятся онлайн-сервисы, установите на компьютер специальные утилиты — почтовые клиенты.

Адрес e-mail уникален для каждого пользователя. Это как номер телефона или индекс — нет двух одинаковых.

Можно отправлять сообщения любой длины, добавлять к ним вложения: файлы, картинки, документы. Такое письмо будет доставлено мгновенно. Большинство сервисов электронной почты имеют огромный инструментарий для форматирования текста. Доступны разные шрифты, начертания, цвета, вставка фона, рисунков. Вы можете отправить настоящую поздравительную открытку. И получатель увидит её в тот же день.

Из чего состоит e-mail адрес?

E-mail имеет чёткую структуру и формируется определённым образом. Он состоит из нескольких элементов. Сами элементы могут различаться, но они должны быть написаны латинскими буквами. Допустимо использование цифр, знаков препинания и некоторых других символов. Это общепринятый стандарт. Вот как выглядит адрес электронной почты: «login@domen». Разберём поподробнее каждую часть адреса.

Структура E-mail адреса не так уж сложна

• Login (логин). Это ваше имя пользователя или «никнейм». Уникальный идентификатор, по которому система приёма и отправки сообщений будет вычислять, что это именно ваш e-mail. Его надо придумать самостоятельно. Он может быть каким угодно, главное, чтобы не совпадал с никнеймом, который уже существует в почтовом сервисе. При регистрации электронной почты может появиться предупреждение «Этот логин уже занят» или нечто подобное. Тогда надо придумать и записать другое имя. Необязательно менять его полностью, — достаточно добавить к нему какие-то цифры или символы, чтобы он стал уникальным.
• Далее идёт символ-разделитель «@». Его называют «Коммерческое at» или просто «Собака». На клавиатуре он находится там же, где кнопка с цифрой «2» (напечатать его можно в английской раскладке). Этот знак обязателен во всех e-mail — он стоит между логином и доменом. В разных странах его именуют по-разному. Например, в Финляндии это «Кошка» или «Кошачий хвост», в Италии — «Улитка», в Болгарии — «Обезьяна», в США — просто «at». На общественных интернет-ресурсах этот символ иногда заменяют на «at» в скобках. Это делается, чтобы адрес не попадал в базы спам-ботов. При отправке сообщений надо заменять «at» на «@».
• Domen (домен). URL сервиса, на котором зарегистрирован e-mail. Это может быть корпоративный или любой бесплатный сайт (к примеру, mail.ru или gmail.com). Многие ресурсы предлагают несколько вариантов доменов. Его нельзя придумать самостоятельно — можно только выбрать. Многие организации создают собственные домены, но это делается за отдельную плату.

Посмотрите, как написать адрес электронной почты, на конкретном примере: «nickname@mail. ru», «[email protected]».

Как зарегистрировать электронную почту?

Несколько сайтов с функцией бесплатной регистрации e-mail:

• Yandex
• Mail
• Gmail
• Rambler
• Qip

Просмотр входящей почты в Гугл довольно удобен

Они предназначены не только для создания электронной почты. У каждого из них огромный набор информационных, развлекательных или просто полезных сервисов. Чтобы получить персональный адрес, необходимо сделать следующее:

1. Зайдите на ресурс.
2. Там будет кнопка «Создать аккуант», «Зарегистрироваться», «Зарегистрировать почту» или что-то подобное.
3. Заполните поля. Обычно необходимо написать имя, желаемый логин, указать контрольный вопрос и ответ на него, задать пароль. Если не хотите вводить реальные ФИО, можете заменить его на никнейм. Но в e-mail, которое нужно для работы или каких-то официальных дел, лучше писать корректные данные пользователя, чтобы они отображались в сообщениях вашим клиентам, коллегам и работодателям.
4. Пароль желательно сделать сложным. Не связанным с логином, именем, датой рождения или чем-то похожим. Таким, чтобы его нельзя было подобрать.
5. Логин может состоять из букв латинского алфавита, цифр или специальных знаков. Если вы введёте недопустимый символ, система об этом предупредит.
6. Подтвердите регистрацию.

Диалог создания почтового ящика в одной из систем

Крупные организации регистрируют собственные домены. Это выглядит презентабельно. Серьёзные компании предпочитают не использовать бесплатные сервисы e-mail.

Если не знаете, как придумать адрес электронной почты, попробуйте что-то в этом роде:

• Фамилия с инициалами или сокращённо полное имя. Можно добавить цифры, точки, тире, нижнее подчёркивание. Удобно для делового общения. По логину сразу понятно, кому он принадлежит.
• Никнейм, который вы часто используете в интернете. Те, кто знают вас по этому нику, смогут распознать вашу почту с первого взгляда.
• В некоторых сервисах адрес автоматически формируется из вашего имени (если вы его указали). Система предложит несколько логинов на выбор. Если вам подходит один из них — используйте его.
• Лучше создать ник, который легко запомнить. Не стоит задавать бессвязный набор букв или цифр, если вы собираетесь в дальнейшем использовать сервис для общения или работы.

Как отправить e-mail?

Вы хотите отправить что-то на e-mail? Сделать это очень просто.

1. Войдите на сайт электронной почты или запустите свой почтовый клиент.
2. Нажмите кнопку «Новое письмо». Она может называться и по-другому.
3. В поле «Кому» введите адрес.
4. В поле «Тема» опишите вкратце, о чём ваше сообщение. У получателя первым делом отобразиться e-mail отправителя и эта тема.
5. Самое большое поле предназначено для тела (содержания) письма.
6. Когда закончите, кликните на «Отправить».

Интерфейс веб-почты у различных сервисов примерно одинаков

Разобраться, как формируется адрес пользователя электронной почты, достаточно легко. Он состоит из трёх частей: логина, символа-разделителя @ и доменного имени. Эти элементы фиксированы и их нельзя менять местами. Каждый e-mail — это уникальный набор символов, не существует двух одинаковых. Логин можно придумать, домен — только выбрать из предложенных вариантов. Адрес должен состоять из латинских букв, цифр или некоторых символов.

Email, e-mail, емейл — как правильно писать?

Рассказывает ,

В интернете встречаются разные варианты сокращения термина «электронная почта» (electronic mail): email, e-mail, емейл, е-мейл. Сегодня мы попытаемся выяснить, есть ли единственный правильный вариант.

Как появился термин «electronic mail»

Первое электронное письмо отправил в 1971 году Рэй Томлинсон (Ray Tomlinson). По его словам, «…это было “QWERTYIOP” или что-то похожее». Тогда родилось понятие «electronic mail» и использовалось до тех пор, пока не было придумано сокращение.

Мы воспользовались Ngram Viewer, чтобы узнать, когда слова email и e-mail заменили полную версию (cервис показывает частоту употреблению слов в книгах из базы Google Books).

Email vs. e-mail

Мы изучили то, как различные источники сокращают термин «electronic mail». Вот что получилось:

Издательство Time в 2011 году опубликовало статью о Шиве Айадурае (Shiva Ayyadurai) «The man who invented email» («Человек, который изобрел email»), где использовало версию без дефиса. Кроме того, на сайте самого Шивы слово пишется так же.

Издательства The New York Times,  The Washington Post используют «e-mail».

Англоязычная страница о электронной почте в Википедии называется «email».

Редакция AP Stylebook, которая считается «Библией для журналистов», сообщила  в твиттере, что меняет в своем руководстве по стилистике «e-mail» на «email».

Кэмбриджский и Оксфордский словари используют версию без дефиса.

Британское издательство The Guardian придерживается варианта «email».

Поиск Google выдаёт 1 160 000 000 результатов по запросу «email», а «e-mail» — 10 030 000 000

При этом сам Google использует версию без дефиса

То же самое в Yandex

Запросов «email» меньше в 12 раз, однако компания использует это вариант в своём почтовике

Емейл и е-мейл

По сравнению с англоязычными вариантами, русскоязычные не так популярны в рунете, но также используются.

В Google запрос «е-мейл» показывает 885 000 результатов, «емейл» — 506 000

Что любопытно, поисковая система предлагает исправить «е-мейл» на «емейл»

Yandex выдаёт 51 000 000 результатов без дефиса и только 3 000 000 — с ним

Версия со слитным написанием в Яндексе популярнее.

Хотя и «мейл», и «е-мейл» встречаются в блогах, на форумах и тематических ресурсах, русскоязычной аудитории ближе иностранное написание.

Слова с E

С другими подобными словами тоже не однозначно: термин «электронное правительство» существует в двух вариантах: на сайте Европейской Комиссии употребляется версия «eGovernment», тогда как Ассоциация Объединенных Наций использует «e-government».

Как же писать правильно?

Точного ответа нет. Выбор за вами.

Нам ближе англоязычная версия без дефиса, email. В своей работе мы часто используем такие слова, как email-кампания, email-адрес. Как и в других сложных существительных, между двумя словами ставится дефис.

Если же использовать «e-mail», то получится либо e-mail кампания, либо e-mail-кампания. В первом случае с ошибкой написано сложное существительное, во втором — пропала эстетика.

А как вы используете сокращение electronic mail? Расскажите об этом в комментариях.

Как отправить электронную почту | Kadrof.ru

Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.

Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.

Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.

Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?

Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.

1. Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
2. Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
3. В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например ivanov@mail. ru. Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
4. В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
5. Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».

По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.

Как отправить фото электронной почтой?

1. Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
3. В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
4. Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
5. Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
6. Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
7. После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».

Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».

Как отправить документ электронной почтой

Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.

1. Заполняем строки «Кому» и «Тема».
2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
3. В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
4. Щелкаем по кнопке «Отправить».

Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.

Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту

Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.

• Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
• Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
• Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
• Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
• Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
• При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
• Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
• В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
• В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
• Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.

Полезные статьи:

Рекомендуем

Данная статья написана для фрилансеров, но также будет полезна всем, кого беспокоит, где искать клиентов или как осущесвлять поиск клиентов в …

Никнейм – Ваша визитная карточка в Интернете. Виртуальные собеседники не видят ничего, кроме Вашего ника и иногда – аватарки (небольшой картинки …

Как создать электронную почту (E-mail)? На примере Gmail.

Привет друзья! Сегодня я вспомнил, что уже давно хотел написать на блоге https://f1comp.ru о том, как создать электронную почту (E-mail). Почему я решил написать эту статью? Я не буду рассказывать что такое E-mail и зачем он нужен, прошли уже те времена. Кажется же все очень просто, зашел зарегистрировался да и все дела, но не тут то было. Меня очень спрашивают а как завести электронную почту, расскажи что куда нажимать.

Честно говоря такие вопросы меня немного злят, ну разве так сложно? Есть у меня друзья, которые не имеют электронной почты и тем самым не могут зарегистрироваться на многих сайтах (Вадим, привет! :)) А создать почту же сложно, да еще и лень. Так вот я решил поэтапно и с картинками рассказать как создать электронную почту на https://mail.google.com.Я использую почту и от Яндекса и от Google, но честно говоря электронная почта от Google мне нравится больше да и интерфейс у нее удобнее. Так что рассмотрим на примере почты от Google она же Gmail.

Как создать электронную почту на Gmail?

Переходим по ссылке  https://mail.google.com и обращаем внимание на правую сторону страницы. Как видите там есть форма в которой можно ввести Ваш пароль с логином и войти в свой ящик с электронной почтой. Но это Позже, у нас пока нет электронной почты, и нам ее нужно создать. Для этого нажимаем на красную кнопку в правом верхнем углу “Создайте аккаунт”.

После нажатия на эту кнопку мы попадаем на страницу в которой нам всего лишь нужно запомнить регистрационную форму. Я для примера запомню, а Вы вводите свои реальные данные.

Ну здесь мне кажется все понятно. Там где “Придумайте имя пользователя” придумайте себе имя английскими буквами, можно и цифры. Если такой адрес уже есть, то система Вас об это предупредит. Что касается пароля, то стоит придумать длинный и сложный. Сразу советую его где-то записать, что бы не забыть. Кстати телефон вводить не обязательно. Когда все правильно запомните, нажимайте “Далее”.

Появится новая страница, на которой будет немного полезного текста и предложение загрузить фото для вашего профиля. Но это не обязательно, так что смело можете нажимать “Далее”.

Все готово! Сервис поздравит нас с регистрацией и предложит перейти в свой почтовый ящик. Нажимаем “Перейти к сервису Gmail”.

После нажатия на эту синюю кнопку, Вы попадете в свой личный кабинет на Gmail в котором сможете читать письма которые вам приходят и отправлять электронную почту. Как я и говорил все очень просто!

Как  видите и в самом интерфейсе все так же очень просто. У вас уже будет 4 входящих письма, это письма от компании  Google. Что бы прочитать письмо, просто нажмите на него, а что бы написать письмо нажмите “Написать”.

Как войти в электронную почту от Google?

Если Вы закроете страницу со своей почтой, то Вам скорее всего понадобится войти в нее заново. Для этого переходим по том же адресу https://mail.google.com и в форме о которой я уже писал вводим свою элеронную почту и пароль, который мы указывали при регистрации.

Можете еще поставить галочку “Оставаться в системе”, что бы потом снова не вводить пароль. Ну и остается только нажать на кнопку “Войти”.

Все! Теперь Вы счастливый обладатель электронной почты, можете получать и отправлять письма сколько захотите. Удачи!

Как правильно назвать адреса корпоративной электронной почты

Считается, что для организации иметь электронные ящики (e-mail) на бесплатном почтовом сервисе не престижно.
В современном мире является плохим тоном, если в качестве контактных email адресов указаны адреса, открытые на бесплатных почтовых сервисах
(например, таких как: tut.by, mail.ru, rambler.ru, yandex.ru, yahoo.com, gmail.com, hotmail.com и т.п.).

Ниже представлено описание двух самых распространенных ошибок в формировании корпоративных адресов электронной почты.

1. В качестве контактных email адресов для одной организации указаны email адреса в различных доменах.

неправильно:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

правильно:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

рецепт:

Правильное название email ящика с точки зрения корпоративной культуры — это:

1) Для сотрудника

имя_сотрудника.фамилия_сотрудника
@домен_компании

Например: [email protected]

2) Для отдела или логически связанной группы людей

название_группы. обозначение_группы
@домен_компании

Например: [email protected]

важно:

1) Хотя в локальной части email адреса (части, стоящей до символа ‘@’) допустимы самые различные символы, хорошим тоном
является использование только букв, разделителем между словами при этом должна выступать точка (а не, например, символ нижнего подчеркивания).

Связано это требование (разделитель — точка) с особенностями работы некоторых почтовых серверов и почтовых сервисов (например, GMail не позволяет
создавать ящики с символом нижнего подчеркивания, а также отправлять письма на адреса, содержащие такой символ, хотя с точки зрения почтовых
протоколов такой символ является допустимым).

Если Вы хотите, чтобы Ваша корреспонденция была доставлена до получателя, и чтобы от мог ответить на Ваше письмо без каких-либо проблем,
то используйте точку в качестве разделителя.

2) Локальная часть имени сотрудника должна представлять из себя следующее: имя_сотрудника. фамилия_сотрудника
При этом важен порядок следования. Вначале идет имя сотрудника, потом символ-разделитель (точка), и затем фамилия. Использование другого
порядка следования не только не правильно, но может также привести к неловким ситуациям.

Поскольку Интернет и электронная почта берут свое начало на Западе, то с этим связано несколько негласных правил:

• на Западе у людей чаще всего нет отчества, поэтому никто не указывает отчество в названии email ящика;
• на Западе исторически сложилось так, что вначале указывается имя человека, а затем фамилия, т.е. иностранец при заполнении
  любой формы вначале напишет имя, а затем фамилию. Например, John Smith. Сравните: Иванов Петр.

Таким образом, если создать ящик [email protected], то иностранец может ошибочно принять первую часть адреса «ivanov» за имя человека.

2. В качестве контактных email адресов используются личные email ящики пользователей.

неправильно:

vasya. [email protected]

[email protected]

правильно:

[email protected]

[email protected]

рецепт:

Личные ящики пользователей должны использоваться отдельно от корпоративных (рабочих) ящиков, поскольку:

1) В случае использования корпоративного ящика сотрудник ассоциируется с организацией, то есть в глазах клиентов, партнеров и других людей
сотрудник представляет интересы организации, выступает от ее имени, в защиту ее интересов.

Сравните: в случае использования личного ящика человек выступает от своего имени (а не от имени организации) и представляет свои интересы
(а не интересы организации).

В этом случае нарушается принцип интеграции (когда компания действует как единое целое), а также принцип формирования бренда (когда люди
воспринимают сотрудника как часть единого целого — бренда).

Естественно, что уровень доверия клиентов, партнеров и других людей к организации, которая использует в качестве контактных email адресов
личные ящики, будет ниже, чем к организации, использующей корпоративную почту на базе собственного домена.

2) В этом случае используются разные списки контактов и исключена ситуация, когда сотрудник по ошибке отправляет партнеру информацию, которую
он хотел отправить приятелю.

Читайте также:

Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором не будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим сообщение, на которое сразу же получим ответ.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы отправить письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, ввести от него логин и пароль. Откроется личный кабинет.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список сообщений, слева разделы, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, либо слева.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить сообщение. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого сообщение или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло сообщение. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое сообщение рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто сообщение было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст сообщения. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

• Запись на консультацию
• Отчет о работе
• Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого сообщение.

Пример правильной «Темы»:

• Запись на консультацию к терапевту
• Отчет о работе по проекту №325
• Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

• От меня
• Срочно
• Открой

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых сообщений придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что сообщение отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Автор: Илья Кривошеев

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

• компактной;

• содержать ФИО или псевдоним автора;

• содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ] — С наилучшими пожеланиями, Сергей Сизых, Sizykh.S@ляляля.ru 664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309 Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта? Разработка сайта стоит 3 рубля. ИИ> Срок? 2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит хорошее электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошего электронного письма

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие.Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1
Тема

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма. Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено.С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2
Открывашки

В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке электронных писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрытие). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3
Кузов

Тело электронного письма — это основа вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например получение обратной связи по презентации или организацию встречи с новым клиентом. Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию.Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4
Закрытия

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться. Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать вариант закрытия, который будет соответствовать вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма.С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные плохие привычки при написании электронных писем.Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1
Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения. В любом случае, многие люди имеют твердое мнение по этому поводу. Но их отсутствие может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения.Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать их в электронных письмах. Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2
Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Выскажите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», лежащее в основе ваших рассуждений. Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3
Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [электронных писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей. Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать всю книгу, — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Что делать вместо этого: Делайте это кратко и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4
Быть слишком небрежным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, чрезмерное отклонение от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой. Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: В достижении идеального баланса между формальным и повседневным, ключевым моментом является размышление об отношениях между вами и получателем и принятие социальных сигналов по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5
Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по социальным сетям в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы.”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности удалить клише, поскольку они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать ваше сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш босс (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, значит, вы на правильном пути.

6
Повторение

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой.Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7
Язык роботов

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить контакт с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе.Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8
Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот самые распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск восклицательных знаков и решите, какие (если есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя сообщениями в электронном письме с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Написание электронного письма следующего уровня

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Думай позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение.И, как и в случае с любым письменным сообщением, здесь может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию отрицательная», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выбери правильный тон

Вы бы не хотели получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово рассылает вам электронные письма, либо или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать их и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легко для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда пригодятся такие вещи, как жирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

Как создавать эффективные электронные письма для международных команд

Вы не являетесь носителем английского языка и должны регулярно писать электронные письма своим международным коллегам?

Может быть проблемой написать эффективные разговорные электронные письма, когда английский не является вашим родным языком, но эта статья предоставит несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших писем и больше походить на носителя английского языка.

Если вы не являетесь носителем английского языка, это не означает, что вы должны испытывать страх и неуверенность каждый раз, когда нажимаете кнопку «Отправить». После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно (даже из родных англоязычных стран, таких как США).

Советы по написанию электронной почты для международных команд

Большинство людей не скажут вам об этом, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы произнесете хоть одно слово.Написание хорошего электронного письма начинается с вашего мышления.

Когда вы в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые будут общаться и убеждать.

Звучит логично … но как войти в «правильный настрой»?

Вы усвоили несколько важных правил написания электронных писем, которые следует применять к каждому написанному вами электронному письму. Самое приятное то, что эти правила также могут применяться к любой форме общения, а не только к электронной почте.

Правило написания электронного письма № 1: представьте, что вы получаете электронное письмо, которое пишете

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли дочитать его, не говоря уже о том, чтобы даже подумать об ответе? Или включил совершенно неуместное предложение?

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили письмо от рыболовной компании

Одна из самых больших проблем при написании электронных писем — это отсутствие сочувствия к получателю.Еще до того, как написать электронное письмо, большинство людей даже не задумываются о том, будет ли их электронное письмо хорошо принято другой стороной.

Если вы хотите, чтобы к вашему электронному письму относились серьезно, вам нужно научиться сопереживать получателю еще до того, как вы начнете писать. Подумайте о человеке, которому вы отправляете электронное письмо:

.

• Почему вы пишете этому человеку?
• Что хочет человек, которому вы пишете по электронной почте?
• Правильный ли человек, с которым можно связаться, учитывая то, чего я пытаюсь достичь?

Конечно, если вы уже близки с этим человеком, то в этих вопросах нет необходимости.Вы, вероятно, сможете быстро отправить электронное письмо и все равно получить ответ.

Но если вы отправляете электронное письмо кому-то новому или незнакомому, подумайте над этими вопросами. Ваши ответы помогут вам написать более продуманное и связное письмо.

Правило написания электронного письма № 2: Пишите так, как говорите

Если вы не являетесь носителем английского языка, вполне нормально думать, что вам следует вести себя более формально, когда дело касается письма.

Тем не менее, это приводит к тому, что электронные письма слишком формальны и выглядят неуклюже или жестко.Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным голосом и избегайте пассивного голоса .

«Активный голос» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «пассивный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, e.г .: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «ваш отзыв будет очень признателен», попробуйте сказать «я был бы признателен за ваш отзыв». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос был получен», попробуйте сказать «Я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что письмо активным голосом звучит более человечно.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Тема сообщения

Тема письма — это обычно первое, что кто-то читает, прежде чем решит открыть ваше письмо.Это также означает, что строка темы содержит ключ к тому, будет ли ваше электронное письмо открыто, проигнорировано или удалено.

К сожалению, люди, для которых английский не является родным, не всегда знают, что писать в теме письма.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная тема (кстати, реальный пример) расплывчата, косвенная и совсем не намекает мне на то, о чем будет содержаться электронное письмо.

Результат? *Удалить*.

Тема сообщения особенно важна, если вы впервые обращаетесь к кому-то.Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать отличную тему письма, чтобы получатель знал, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия, связанные с описательной строкой темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и опишите содержание своего электронного письма.Не бойтесь затронуть всю тему письма. Скажите им, чего ожидать.

Как видите, не нужно прибегать к хитрым уловкам или названиям кликбейтов только для того, чтобы вызвать открытое. Помните — вы не хотите, чтобы людей обманом заставляли читать вашу электронную почту, вы на самом деле хотите, чтобы они прочитали ее и предприняли какие-то действия.

Вы хотите, чтобы письмо ассоциировалось с позитивными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

Вот несколько хороших примеров тем:

• Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?
• Знакомство с Кевином Бэконом
• FAQ — займет у вас 2 минуты — нужен ответ сегодня
• Сьюзен предложила мне связаться с вами

2.Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. Приветствие состоит из двух компонентов: приветствия и вступительного предложения.

Большинство носителей английского языка, не являющихся носителями английского языка, вероятно, из страха обидеть кого-то, склонны придерживаться только одного приветствия — Уважаемый [X]. Независимо от контекста, люди, для которых английский не является родным, будут использовать Dear [X] снова и снова.

Правильное приветствие действительно зависит от ситуации.Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с Уважаемый [X].

Если вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых или работаете в непринужденной обстановке, то вполне нормально использовать привет, [имя].

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете начать в своих электронных письмах:

• Уважаемый [Имя]
• Уважаемый господин / госпожа. [Фамилия]
• [Имя]
• Доброе утро / день
• Привет
• Эй
• Привет / Привет

Как только вы закончите приветствие, самое время для подходящего вступительного предложения.В то время как строка темы определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто, ваше вступительное предложение определяет, будет ли ваше письмо прочитано до конца.

Лучший способ сделать это правильно — изучить человека, которому вы пишете. Узнайте, чем интересуется ваш получатель. Посмотрите его профили в социальных сетях (например, Facebook, LinkedIn и т. Д.), И, если они публикуют, прочтите некоторые из их сообщений в блогах.

Выполните поиск в Google по их имени и посмотрите, не появится ли что-нибудь интересное. Посетите веб-сайт их компании, прочтите их страницу «О нас» и узнайте, над чем они работают или над чем они заинтересованы.

Обладая этой информацией, вы можете написать вступительное предложение, которое установит взаимопонимание. Покажите, что вы их понимаете, что им нужно, и как вы можете им помочь.

Этим вы также можете показать, что вы отличаетесь от других — что они вам интересны, вы готовы приложить все усилия, чтобы узнать больше. Демонстрация того, что вы понимаете их проблемы, помогает укрепить доверие.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то из своих знакомых, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

Подсказка: Если вы рассылаете электронные письма с продажами и нуждаетесь в том, что именно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны писем HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути к покупке.

3. Сделайте сообщение кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 269 миллиардов писем в день.

Если мы усредним всех жителей развитого мира (~ 4 миллиарда человек), то каждый человек будет получать около 68 писем в день!

Эта тревожная статистика ясно показывает одну вещь: мы проводим много времени за чтением электронной почты.

Написать письмо, которое будет открыто, прочитано и обработано, непросто. Вы должны заранее поработать, чтобы письмо было профессиональным, чутким и легко читаемым.

Вы должны уважать время своих читателей. Хотя вам может казаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого. Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе на свой почтовый ящик. Вот один, который я получил недавно:

Ух.

Вместо этого сделайте электронное письмо коротким, лаконичным и по существу.Придерживайтесь важной и конкретной информации.

Подумайте об этом так: чего вы хотите достичь после того, как человек увидит ваше письмо?

Убедитесь, что электронное письмо написано таким образом, чтобы достичь желаемого конечного результата.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, возможно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу.

Pro-Tip: Используйте этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы быстрее планировать встречи и избегать пересылки писем в обратном направлении.

4. Используйте стандартные шрифты.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут некорректно отображаться на устройстве другого человека.

Если вы пытаетесь выглядеть как носитель языка, используйте стандартные шрифты. Некоторые языковые шрифты имеют свой собственный «английский шрифт», что является явным признаком того, что пишущий человек не является носителем языка:

Чтобы предотвратить возникновение всевозможных технических проблем, придерживайтесь того, что безопасно. Используйте безопасные веб-шрифты электронной почты, например:

• Arial
• Курьер
• Грузия
• Helvetica
• Люцида Санс
• Тахома
• Times New Roman
• Требушет MS
• Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от того, какие устройства или операционную систему они используют.

5. Написание заключения.

Когда вы закончите работу с электронным письмом, пора закрыть его.

Не нужно придумывать ничего необычного — просто сделайте завершение простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия — и у вас все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных закрывающих линий ниже:

• С уважением
• С уважением
• Ваш
• С уважением
• С уважением
• Лучшее
• С уважением
• Теплые пожелания
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Спасибо

Если вы действительно ищете что-то необычное и необычное, взгляните на этот список подписей электронной почты, который вы можете попробовать.

6. Запланируйте электронную почту.

Поскольку вы пишете международное электронное письмо, часовых пояса имеют значение .

Из-за большого количества получаемых электронных писем письмо, которое вы отправили рано утром, могло быть похоронено в нижней части его почтового ящика к тому моменту, когда ваш получатель его проверит. Это также может означать, что вся ваша тяжелая работа, потраченная на создание электронного письма, будет потрачена впустую.

Вместо этого настройтесь на успех.

Помните Правило №1? Поставь себя на их место.

Когда они будут наиболее восприимчивы? Когда их почтовый ящик станет «пустее»?

Это может быть во время обеда. Это может быть вечер воскресенья, когда они готовятся к предстоящей неделе. Может быть, даже пятница — наверное, у них хорошее настроение, потому что приближаются выходные.

Затем воспользуйтесь нашим бесплатным инструментом планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут отправлены в нужное время в почтовый ящик получателя.

7. Проведите последнюю проверку орфографии и грамматики.

Не терпите неудач на последней миле.

Не тратьте все свое время на создание идеального сообщения, только для того, чтобы его проигнорировал получатель, потому что оно пронизано орфографическими и грамматическими ошибками.

После того, как вы закончите написание письма, скопируйте его и вставьте в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию. Кроме того, вы также можете использовать средства проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Прочтите быстро вслух, чтобы убедиться, что вы не пишете неуклюже и не говорите как робот.Вам нужна ваша электронная копия, чтобы озвучивать человек .

Помните — помогите читателю сосредоточиться на сообщении, а не на ваших орфографических ошибках.

Хотите больше? Узнайте, как отправить правильное электронное письмо нужному человеку и обеспечить максимальную отдачу от этого бесплатного урока по электронному маркетингу.

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши английские электронные письма являются совершенно профессиональными. Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Укажите вашу цель. Добавьте заключительное слово. Завершите заключительным словом.

Wil

. Для большинства из нас электронная почта является наиболее распространенной формой делового общения, поэтому важно сделать все правильно.Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вас и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши электронные письма на английском выглядят идеально профессионально.

1. Начните с приветствия
2. Поблагодарите получателя
3. Укажите свою цель
4. Добавьте заключительное слово
5. Закончите закрытием

1. Начните с приветствия

   Всегда открывайте электронную почту с приветствия, например «Дорогая Лилиан» .Если ваши отношения с читателем официальные, используйте его фамилию (например, «Уважаемая миссис Прайс» ). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать: «Привет, Келли» . Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа» .

2. Поблагодарите получателя

   Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать с строки благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать «Спасибо, что обратились в компанию ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, не забудьте сказать: «Спасибо за быстрый ответ», или «Спасибо, что ответили мне». Поблагодарив читателя, вы успокоитесь, а вы будете казаться более вежливыми.

3. Укажите свою цель

   Если вы начинаете общение по электронной почте, возможно, будет невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с определения своей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу в отношении…» .

   Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными. Вам также необходимо уделить особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.

4. Добавьте заключительное слово

   Перед тем, как закончить электронное письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний.Вы можете начать с «Спасибо за терпение и сотрудничество» или «Спасибо за внимание» , а затем продолжить с «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду вашего ответа» .

5. Конец с закрытием

   Последний шаг — добавить соответствующее закрытие с вашим именем. «С уважением» , «С уважением» и «Спасибо» — все профессионалы.Избегайте закрытий, таких как «С наилучшими пожеланиями» или «Ура», , если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку отправки, просмотрите и проверьте свою электронную почту еще раз, чтобы убедиться, что она действительно идеальна!

Вы еще не студент EF English Live? Ознакомьтесь с курсом общего и делового английского в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар *. Дополнительные сведения об основных советах по профессиональному английскому можно найти здесь.

EF English Live поддерживается командой академических и технических экспертов мирового класса.Наша миссия — использовать технологии для создания принципиально лучшего способа изучения английского языка. Посмотрите, как мы это делаем!

Wil

Wil — писатель, учитель, технолог и увлеченно изучает язык. Он преподавал английский язык в классах и в Интернете почти 10 лет, обучал учителей использованию классных и веб-технологий, а также писал материалы электронного обучения для нескольких крупных веб-сайтов. Он говорит на четырех языках и сейчас ищет еще один, чтобы начать учить.

Как написать деловую электронную почту (обновлено для 2020)

Деловая электронная почта — это основа современного общения.В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не понимает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма.Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для кого вы пишете, определит, как вы напишете электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и ​​приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, у которого такие же глубокие знания проекта, как и у вас. Эти же аббревиатуры будут сбивать с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя.Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но им не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «Скрытая копия:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».’

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю становится легче понимать, обрабатывать и действовать в соответствии с ними. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. 1. Содержание
   2. Дизайн
   3. Выбор цвета

3.Этот адрес электронной почты необходим?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, может вас заинтересовать в нашем онлайн-курсе по написанию электронной почты.

Тон

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружеского, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Говорящая вежливость часто может быть упущена из виду, если в электронных письмах нужно быть кратким. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама). Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример: Заявки на отпуск должны быть поданы как минимум за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если полужирный текст заменен заглавными буквами: запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЕЕ ЗА ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование html.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловых письмах. Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их.Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

Электронные письма

предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать. Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашего электронного письма оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Они используются для выделения части предложения.Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку это привлекает внимание к нескольким местоположениям и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа делает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы в F-образном шаблоне. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент там, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркированные списки лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличить отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньший отступ: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию текста цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части большого письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Тема сообщения

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность обеспечить прочтение вашей электронной почты. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:

«Важно!»

«Для вашего обзора»

«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »

Хорошие примеры:

«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»

«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»

«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также не используйте темы, состоящие из одного слова.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие

Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

• Добрый день,
• Привет,
• Уважаемая мисс Джонс:
• Привет, Джефф, (формат приветствия)
• Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”

Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите его. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за простое чтение электронного письма.

«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».

«Спасибо, что нашли время помочь мне в этом проекте».

Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.

«Надеюсь, у тебя все хорошо!»

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».

«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?

«Вносили ли вы какие-либо изменения в окончательный отчет?»

Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя строка сверху.

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»

«Дайте мне знать, что вы думаете».

Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу до пятницы в полдень, пожалуйста?»

«Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня.Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».

Если вам нужно подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Заключительное сообщение

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

«Спасибо за уделенное время»

«Жду вашего ответа»,

«С уважением»

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный: Доктор Джон Смит

Доктор Смит

Джон Смит

Наименее формальный и самый распространенный: Иоанн

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму.Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неудобный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers

Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить».Еще.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные данные.

Трижды проверьте правильность указаний получателей в полях отправителя.

Наши любимые способы взлома электронной почты

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если ее кто-то прочитал, ее нельзя отозвать. В этом случае просто пересылайте электронное письмо с ошибкой и извинитесь и поясните.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Расписание писем с Gmail

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы ваше электронное письмо пришло завтра утром в почтовый ящик вашего клиента?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail. Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные».Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые отчитываются перед вами, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может вызвать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Сочетания клавиш

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д.Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Отслеживание открытия электронной почты

Если вы когда-либо отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.

Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывает ли ваше электронное письмо получатель.

Заключение

Объем получаемой и отправляемой электронной почты иногда может снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса.Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.

Как написать профессиональный (и эффективный) адрес электронной почты

Люди получают десятки, сотни или даже тысячи электронных писем (давайте даже не будем говорить о том, сколько непрочитанных писем находится в моем почтовом ящике прямо сейчас), и их легко пропустить или просто обычное игнорирование — их на свитке. Итак, когда вы пишете электронное письмо , вы хотите сделать все, что в ваших силах, чтобы получатель видел, открывал, читал и действовал в соответствии с вашими ожиданиями.

Дело в том, что некоторые электронные письма более эффективны и, вероятно, получат отклик, чем другие. «Ваше письмо заметят и привлекут к себе внимание, которого оно заслуживает, если оно написано надлежащим образом и профессионально ориентировано именно на вашу аудиторию», — говорит карьерный тренер Muse Линн Бергер.

Независимо от того, в какой области или отрасли вы работаете или хотели бы работать, знание того, как писать электронные письма для достижения ваших целей, имеет жизненно важное значение. Вот основные сведения, которые помогут вам начать работу — если вы новичок в работе — или убедиться, что это письмо в самый раз.

Элементы профессиональной электронной почты

Независимо от того, о чем ваша электронная почта, ее можно разбить на одни и те же основные части. В зависимости от ситуации вам может не понадобиться использовать все эти элементы, но вы всегда должны учитывать каждый из них.

Строка темы

Строка темы находится в отдельном поле над самим сообщением, но она по-прежнему является важной частью вашего электронного письма. И вы должны никогда не оставлять его — иначе ваше сообщение, скорее всего, останется неоткрытым, независимо от того, пропустит ли его читатель или оно попадет в папку нежелательной почты.

Эта короткая фраза (вместе с вашим именем или адресом электронной почты) будет тем, что получатель увидит, прежде чем он решит, нажимать ли на ваше письмо или нет, поэтому вы хотите убедиться, что вы четко указываете, о чем ваше сообщение, и устанавливаете правильные ожидания. Держитесь подальше от строк темы, которые просто говорят «Привет» или «Пожалуйста, прочтите», если вы не знаете человека хорошо. Вместо этого попробуйте что-нибудь вроде этих примеров:

• «Можем ли мы назначить встречу?»
• «Запрошено резюме для Мэтью Ли»
• «Вопрос от коллеги из UT-Austin alum»
• «Отзыв на проект отчета, необходимый EOD в понедельник»
• «Вопрос о списке квартир — 123 Maple Street»

Примечание: Если вы подаете заявление о приеме на работу по электронной почте, иногда в объявлении о вакансии вам будет предложено указать что-то вроде вашего имени, должности или номера в строке темы, и вы должны всегда следовать этим указаниям.

Единственный раз, когда вам не нужно писать тему, — это когда вы отвечаете или пересылаете чье-то сообщение: в этом случае вы можете просто оставить существующую строку темы — если вы не хотите выделить конкретный срок или Пункт действия.

Подробнее: 5 слов, которые следует включить в строки темы электронной почты (и 4 слова, которых следует избегать любой ценой)

Приветствие

Подойдете ли вы к кому-то на работе, кого вы не знаете ну и просто начать говорить об отчете, который должен быть готов, не говоря «привет» или даже их имени? Возможно нет.Таким образом, вам не следует делать это по электронной почте, и вам определенно не следует этого делать, если вы никогда раньше не общались с этим человеком. Начните свое сообщение с соответствующего приветствия (чаще всего «Привет», «Здравствуйте» или «Уважаемый») и имени получателя, если вы его знаете.

В большинстве случаев общения на рабочем месте достаточно только имени, если только человек не работает в более официальной компании, где использование его полного имени может быть более уместным (или, скажем, вы отправляете электронное письмо главе подразделения или компании) .Включение имени или полного имени — это , всегда лучше , чем случайное неверное определение гендерной принадлежности кого-то с помощью «Ms. или «мистер» Однако для профессоров и врачей лучше всего использовать название, за которым следует фамилия.

Если вы не знаете, кому будет отправлено ваше электронное письмо, иногда можно полностью пропустить имя и просто написать «Привет» или «Привет», чтобы начать свое сообщение. «Кого это может касаться» может быть вполне подходящим вариантом, если вы пишете электронное письмо в отдел обслуживания клиентов или что-то подобное, но никогда не используйте это в сопроводительном письме.

Body

Здесь вы фактически записываете информацию, которую хотите отправить человеку, которому вы пишете. У каждого электронного письма есть тело, будь то отдельное слово («Спасибо!») Или абзацы и абзацы, но, пожалуйста, не делайте его слишком длинным! В случае профессиональных писем убедитесь, что язык соответствует ситуации, и четко укажите, почему вы отправляете сообщение, и какие действия (если таковые имеются), как вы надеетесь, предпримет получатель после прочтения.

Подробнее: Руководство редактора по написанию смехотворно хороших писем

Закрытие (или выход)

Закрытие вашего электронного письма — это (обычно одинарная) строка перед вашим именем и / или подписью.Пропуск этого может показаться грубым или резким, поэтому обязательно укажите его, если вы не пишете кому-то, кого хорошо знаете, или у вас несколько писем в цепочке. Наиболее частые закрытия профессиональных писем — это «Лучшее» и «Спасибо». Но вы определенно можете изменить его в зависимости от ваших предпочтений и обстоятельств.

Подробнее: Как завершить любое профессиональное письмо (плюс список подписей, когда вы устали говорить «лучший»)

Подпись

Обычно вы заканчиваете электронное письмо, подписав в конце только свое имя.Обычно здесь достаточно вашего имени, но для более официальных электронных писем (например, сопроводительного письма) ваше полное имя может быть оправдано. Вы также можете включить дополнительную информацию после своего имени (часто в строках ниже), такую ​​как ваша контактная информация, должность, компания, местоимения или ссылки с дополнительной информацией о вас или вашей компании. Вы также можете создать подпись электронной почты по умолчанию, которая содержит некоторые или все эти компоненты.

Подробнее: 5 быстрых, простых (и бесплатных!) Способов создать отличную подпись электронной почты сегодня

Советы по написанию профессионального электронного письма

Вот несколько вещей, которые помогут вам гарантировать чтобы ваши электронные письма были эффективными и профессиональными.

Сохраняйте краткость

Электронная почта — один из основных способов общения на работе, поэтому люди получают много из них. Если кто-то просматривает почтовый ящик с 50 (или 500) непрочитанными сообщениями, он с большей вероятностью ответит в данный момент на что-то, состоящее максимум из нескольких коротких абзацев, а не на что-то гораздо более длинное. Так что относитесь с уважением к чужому времени и пишите короткие и по существу.

Добавьте индивидуальности

Поскольку вы хотите быть краткими, а в письменных сообщениях отсутствует тон речи, электронная почта «может казаться краткой», — говорит карьерный тренер Muse Барб Гирсон, но это легко исправить.

Быть профессионалом не значит быть роботом. Поэтому, прежде чем перейти к сути сообщения, «сделайте паузу и добавьте небольшое любезность», — говорит Гирсон, чтобы поблагодарить человека на другом конце вашего электронного письма. Это может быть очень просто: «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует» или «Надеюсь, у вас отличная неделя». Если вы дружите с человеком, которому пишете по электронной почте, вы можете сослаться на то, что знаете о нем, например: «Как вы собирали яблоки с детьми в прошлые выходные?» или: «Ты видел игру Packers вчера вечером?» Примечание. С сопроводительными письмами обычно можно сразу погрузиться.

Подробнее: 40 начальных строк электронного письма, которые намного лучше, чем «Счастливого понедельника!»

Четко изложите свое намерение

Во всех профессиональных сообщениях вы должны четко указывать, почему вы пишете электронное письмо, и что вы ищете или просите. Не заставляйте читателя догадываться о вашей точке зрения.

Вы можете открыть сопроводительное письмо примерно таким: «Я очень рад подать заявку на вашу должность по развитию открытых продаж.»Или после вступительного слова коллеге вы можете сказать:« Я просто хотел узнать о завтрашней презентации »или« В продолжение вчерашней встречи… »

В конце электронного письма вы также можете указать призыв к действию, например: «Можете ли вы дать мне отзыв об этой колоде к полудню четверга?» или даже четкое заявление о том, что никаких действий не требуется, например: «Нам от вас ничего не нужно прямо сейчас, но мы просто хотели держать вас в курсе!» просто для того, чтобы быть уверенным, что получатель предоставит нужную информацию.

Подробнее: 5 Скопируйте и вставьте призывы к действию, которые вы можете (и должны) использовать в своих электронных письмах

Вычитайте корректуру!

Если вы отправляете несколько писем в день, этот шаг может быть легко пропустить, но вам следует перечитывать все письма на предмет орфографии и грамматики, говорит Бергер. Если у вас есть время, Бергер даже рекомендует сохранить ваше письмо как черновик и вернуться к нему позже, чтобы убедиться, что оно хорошо выглядит свежим взглядом. Это, вероятно, не обязательно для записки коллеге, которую вы отправляете по электронной почте несколько раз в день, но для особо важных или деликатных писем это может помочь вам обнаружить эту досадную опечатку или ошибку, прежде чем вы нажмете «Отправить».

Бонусный совет: убедитесь, что электронная почта является правильным инструментом в первую очередь

В зависимости от того, что вы пытаетесь сообщить, электронная почта может быть неподходящим инструментом, говорит карьерный тренер Muse Хизер Юровски: «Хотя хорошо — Письменное и краткое электронное письмо, безусловно, эффективно и позволяет читателю ответить в удобное для него время. Телефонный звонок иногда может заменить несколько электронных писем, в то же время он дает гораздо больше результатов и укрепляет отношения ». Поэтому, если это уместно с учетом ваших отношений с этим человеком, подумайте о том, чтобы позвонить или отправить более короткое электронное письмо, чтобы назначить встречу.Если в вашем офисе работает коллега, вы также можете подойти к его столу или использовать такой инструмент, как Slack, который позволяет ускорить обмен данными.

Примеры профессиональных писем

Как это выглядит в действии? Вот несколько примеров электронных писем:

Обратитесь за информационным интервью:

Тема: Стремящийся к развитию маркетолог — хотел бы задать вам несколько вопросов

Привет, Хуан,

Я надеюсь у тебя отличная неделя.В настоящее время я работаю специалистом по маркетингу в XYZ Co, и я видел вашу недавнюю публикацию на LinkedIn о вашей философии проведения маркетинговых исследований. Я хотел связаться с вами, чтобы вы знали, насколько я восхищен вашими словами о том, как данные рассказывают историю, если вы позволите.

Как человек, начавший свою карьеру, мне интересно узнать больше о маркетинге роста как о возможном пути для меня. Если вы открыты для этого, мне бы хотелось пообщаться и поговорить о том, как вы попали в эту область и какой совет вы можете дать тем, кто надеется перейти от роли универсального специалиста начального уровня к роли специалиста по маркетингу роста.Есть ли у вас возможность для Zoom или телефонного звонка в ближайшие недели?

С нетерпением жду встречи и благодарим вас за то, что вы нашли время прочитать это сообщение.

С уважением,

Риши Ананд
Координатор по маркетингу, XYZ Co
https://www.linkedin.com/in/anand-rishi

Выражение признательности:

Тема: Спасибо за беседу и время!

Уважаемый профессор Вашингтон,

Надеюсь, это электронное письмо вам понравится.Я обращаюсь к вам, чтобы поблагодарить вас за то, что вы поговорили с нашим биологическим клубом о вашем исследовании. Мы все нашли это увлекательным, и мне очень понравилось, как вы остались дольше, чем планировали, чтобы ответить на все наши вопросы. Меня особенно заинтересовало то, что вы сказали об этом исследовании, которое может распространиться на другие области тела! Я планирую записаться в ваш класс BIO409 в следующем семестре и с нетерпением жду возможности узнать об этих концепциях более подробно!

Еще раз спасибо,

Хиллари Томпсон Тема: Счета-фактуры от поставщиков за май (отправлены службой EOD в среду?)

Привет Карла,

Как долго были у вас выходные? Вы добрались до пляжа, как говорили? Я знаю, что вы, вероятно, все еще устраиваетесь, но когда у вас будет возможность, не могли бы вы прислать счета-фактуры поставщика за май? Бухгалтерии нужны они к EOD в среду.

Спасибо!

Tish

Как писать разные типы писем:

Ищете совет о том, как писать определенные типы писем? Ознакомьтесь с этими статьями (с шаблонами и / или примерами), когда вы отправляете электронное письмо в определенных ситуациях:

Регина Борселлино, редактор The Muse из Нью-Йорка, занимается поиском работы и советами по карьере, в частности, передовым опытом резюме, собеседованием, удаленным доступом. работа, а также личное и профессиональное развитие.До того, как присоединиться к Muse, Регина была редактором в InvestorPlace, где она также писала на такие темы, как инвестирование и биотехнологические компании. Она имеет степень бакалавра английского языка и литературы Университета Мэриленда и степень магистра искусств в области творческого письма Американского университета. Найдите ее в LinkedIn и Twitter.

Больше от Регины Борселлино

Как написать электронное письмо своему инструктору

Уважаемый студент,

Если ваш профессор прислал вам ссылку на эту страницу, вероятно, верны две вещи.Во-первых, вы, вероятно, отправили электронное письмо, которое не представляет вас в том виде, в котором вы хотели бы быть представленным. Во-вторых, в то время как другие могли ругать [1] вас, насмехаться [2] над вами или отчаяться [3] по поводу будущего планеты из-за вашего электронного письма, вы отправили его кому-то, кто хочет помочь вам лучше представить себя.

Отчасти из-за того, что всего лишь щелчок или смахивание или два отдельных сообщения электронной почты из Facebook, Twitter, Instagram и текстовых сообщений, границы между профессиональной электронной почтой и более неформальными способами написания стали размытыми, и многие студенты находят условности профессиональных электронных писем нечеткими.Мы думаем, что можем помочь во всем разобраться.

В эпоху социальных сетей многие студенты подходят к электронной почте так же, как к текстовым сообщениям и другим формам цифрового общения, где важнейшими условностями являются краткость и неформальность. Но большинство преподавателей колледжей считают электронную почту ближе к письму, чем к текстовым сообщениям. Этот стиль написания требует большей формальности, большей тщательности и более точного соблюдения (иногда граничащего с религиозной приверженностью) условностей отредактированного стандартного письменного английского языка [4], то есть орфографии, пунктуации, использования заглавных букв и синтаксиса.

Эти разные способы письма — это просто разные способы письма. Письменный подход к электронной почте не всегда лучше (или хуже), чем текстовый подход. Знание, как и когда использовать тот или иной — в зависимости от того, почему вы пишете и кому вы пишете, — имеет решающее значение. Итак, если вы используете смайлики, аббревиатуры, аббревиатуры и т. Д., Когда пишете своим друзьям, вы на самом деле демонстрируете законные и полезные навыки письма. Но вы не , если делаете то же самое, когда пишете профессорам, которые рассматривают электронные письма как письма.

Эффективное письмо требует формирования слов в соответствии с вашей аудиторией, целью и жанром (или типом письма, например, академическая электронная почта). Вместе их иногда называют риторическими [5] ситуациями [6]. Вот некоторые из ключевых условностей риторической ситуации, когда пишут профессору электронное письмо:

1. Используйте четкую строку темы. Тема «Риторическое аналитическое эссе» подойдет немного лучше, чем «хиииилп!» (и намного лучше, чем непростительная пустая строка темы).

2. Используйте приветствие и подпись. Вместо того, чтобы сразу переходить к сообщению или говорить «привет», начните с приветствия, например «Привет» или «Добрый день», а затем обратитесь к профессору, указав соответствующее название и фамилию, например «Проф. Ксавье »или« Доктор. Октавиус. (Хотя это может быть сложно [7], в зависимости от пола, ранга и уровня образования вашего учителя, «Профессор» обычно является безопасным выбором для обращения к преподавателю колледжа.) Точно так же вместо заключения «Отправлено с моего iPhone» или вообще ничего, поставьте подпись, например «С уважением» или «С уважением», за которой следует ваше имя.

3. Используйте стандартные знаки препинания, заглавные буквы, орфографию и грамматику. Вместо того, чтобы писать «я знаю, о каком обряде 2 в моей статье вы можете помочь ??» попробуйте что-то более похожее: «Я пишу, чтобы спросить о темах, которые вы предложили вчера в классе».

4. Принимайте участие в решении того, что вам нужно решить. Если вы отправите электронное письмо с вопросом о чем-то, что вы могли бы найти самостоятельно, вы рискуете представить себя менее изобретательным, чем следовало бы. Но если вы упомянули, что уже проверили программу, спросили одноклассников и просмотрели старые электронные письма от профессора, то вы представляете себя ответственным и инициативным.Поэтому вместо того, чтобы спрашивать: «Какая у нас домашняя работа на сегодня?» вы можете написать: «Я просмотрел программу и веб-сайт курса с домашним заданием, назначенным на эти выходные, но, к сожалению, не могу его найти».

5. Помните о проблемах, связанных с предоставлением льгот. Справедливо или ошибочно, но многие профессора считают, что у студентов «в наши дни» слишком сильное чувство собственного достоинства [8]. Если вам кажется, что вы требуете помощи, игнорируете пропуски занятий или предполагаете, что поздняя работа будет принята без штрафа по уважительной причине, ваши профессора могут посчитать вас безответственным или самонадеянным.Даже если верно, что «принтер не печатал» и вам «действительно нужна пятерка в этом классе», ваша электронная почта будет более эффективной, если вы возьмете на себя ответственность: «Я недостаточно хорошо планировал наперед, и я согласитесь с любой политикой в ​​отношении поздней работы ».

6. Добавьте немного человечности. Некоторые из наиболее эффективных электронных писем не являются строго деловыми — не только о программе, оценке, отсутствии или задании. Избегая очевидной лести, вы можете прокомментировать сказанное в классе, поделиться информацией о событии, о котором профессор может захотеть узнать, или передать статью из вашей ленты новостей, имеющую отношение к курсу.Эти виды расцветок, изящно вплетенные в них, придают электронной почте реляционный оттенок, признавая, что профессора — это не просто наблюдатели, но и люди.

Мы надеемся, что эти правила (или эти [9] и эти [10]) помогут вам понять, чего большинство профессоров хотят или ожидают от академических электронных писем. Это возвращает нас к более важному моменту: эффективное письмо — это не просто следование всем правилам. Эффективное письмо означает письмо как акт человеческого общения — формирование слов в свете того, кому вы пишете и почему.

Конечно, вы на самом деле не обезопасите будущее планеты, написав электронные письма с темой и некоторыми знаками препинания. Но вы поможете своим профессорам немного меньше беспокоиться об этом.

С пожеланиями всего самого наилучшего в будущем,

PTC и CHM

Как написать официальное электронное письмо в организацию: пошаговое руководство

Кимберли Мейер , писатель

7 июня 2021 г. • 8 минут чтения

Сначала начните с «Йо!» Просто шучу.Прочтите несколько советов, как сделать официальные электронные письма профессиональными, но не неудобными.

Написать и отправить в официальном электронном письме может быть … немного неудобно.

Иногда пишу подобное электронное письмо, чтобы связаться с новым клиентом. Или извинитесь перед организацией за допущенную нами ошибку. Другими словами, официальные электронные письма имеют тенденцию выглядеть на или иначе, чем те, которые мы отправляем своей семье и друзьям.

Они используют правильный английский. Нет никаких «ха-ха» или «йо!» или GIF из вашей любимой цитаты Майкла Скотта.Можно даже сказать, что они немного жесткие.

Хорошая новость в том, что вы можете сделать написание официальных электронных писем немного менее неудобным, следуя процессу. Если вы знаете, как формировать текст электронного письма и использовать соответствующее приветствие, вы можете превратить процесс написания официального электронного письма в быстрый и приятный.

В этой статье будет подробно рассмотрено, что такое формальное электронное письмо, и пять шагов, которые вы можете выполнить, чтобы начать писать официальные электронные письма организациям.

Что делает официальное электронное письмо надежным?

Подсказка в названии.

Официальное электронное письмо — это электронное письмо, в котором используется формальный язык, представления и подписи по сравнению с другими электронными письмами. Его структура также отличается, потому что он должен соответствовать нормам английского письма. Да, верно — нет сращивания запятой , нет фрагментов предложения и нет союзов .

Официальные электронные письма также структурированы и доставлены определенным образом. Пунктуация более профессиональная, приветствия традиционные и короче.

Итак, когда обычно используются эти электронные письма?

Вы можете использовать официальную электронную почту для всех типов ситуаций, независимо от того, пытаетесь ли вы заключить контракт с новым клиентом, ответить на жалобу или обратиться к официальному лицу или генеральному директору. В официальных электронных письмах (особенно для тех из нас, кто привязан ко времени) замечательно то, что независимо от того, кому вы их отправляете, все официальные электронные письма имеют одинаковую базовую структуру.

Разбор структуры формального электронного письма

Неформальные электронные письма имеют тенденцию быть немного более беззаботными.У них нет определенной структуры, они могут быть длинными или короткими, забавными или серьезными, с гифками или смайликами.

Официальные электронные письма? Не так много. Очевидно.

Формальная структура электронного письма почти так же важна, как и приветствие, которое вы используете, или то, как вы подписываете письмо. Поскольку официальные электронные письма должны быть относительно короткими по длине, вам нужно правильно указать только четыре элемента:

• Тема письма: Она должна быть короткой и конкретной. Что-либо, превышающее десять слов, вероятно, перебор!

• Приветствие: Всегда упоминайте имя получателя и подходящее приветствие.Удалите «Привет» и замените его «Привет» или «Дорогой».

• Тело: Как и любое другое электронное письмо, официальные электронные письма состоят из основного текста. Этот раздел короткий, использует правильную грамматику, не содержит фрагментов предложений и содержит только один вопрос.

• Подпись: Ваша подпись должна быть такой же формальной, как и само письмо. Также важно, чтобы вы использовали свое имя и фамилию и указали название своей компании, если электронное письмо отправляется от их имени.

5 шагов к написанию официального электронного письма в организацию

1. Напишите тему, которая привлечет внимание человека

Начните писать официальное электронное письмо сверху — с его темы.

Мы уже говорили о том, чтобы использовать не более 10 слов. Но сколько слов — это правильное количество? Согласно данным Marketo , строки темы, содержащие семь или менее слов, в среднем открываются чаще.

Поскольку у вас так мало места для ошибок при написании темы, лучше спланировать, что вы собираетесь сказать.При написании строк темы подумайте о:

• Ваш получатель: Вы пишете электронное письмо владельцу компании? Генеральный директор? Глава отдела продаж? Знание того, на какой почтовый ящик вы нацелены, поможет вам в обмене сообщениями и таргетинге.

• Ваше соединение: Как вы собираетесь привлечь их внимание? Подумайте о чем-нибудь, что может заинтересовать их. Если у вас запланирована встреча, упомяните об этом. Если у вас есть получатель на демонстрации, включите его. Если вы пишете холодное письмо, упомяните проблему, которую вы можете решить.

• Ваш авторитет: Это большой . Не используйте в почтовом ящике получателя спам с темами, которые пытаются обманом заставить его открыть ваше электронное письмо. Если у вас нет запланированной встречи, не притворяйтесь, что это так. Если это первое электронное письмо, которое вы отправили, не пишите, что вы отслеживаете более раннее электронное письмо, только для того, чтобы они его открыли.

Вот несколько примеров строки темы, которую вы можете использовать, чтобы начать официальное электронное письмо:

• Как (название компании) решается (проблема?)

• Приятно видеть вас на (мероприятии)

• Относительно демонстрационного звонка на этой неделе

• После встречи на прошлой неделе

• Встреча RE: демонстрация продукта

• О вашем интервью с (название компании) 2.Начните с правильного тона

  Всегда трудно переключиться на официальный тон электронной почты, особенно если вы не пишете их так часто.

  Теперь официальные электронные письма не должны быть строгими. Но они или должны быть профессиональными и соответствовать характеру вашего сообщения и вашей аудитории.

  Это называется приветствием в электронном письме, которое представляет собой шикарный способ сказать, как вы в первый раз здороваетесь с получателем.

  Как пишет бизнес-тренер Барбара Пачтер в своей книге The Essentials of Business Etiquette , приветствие задает тон остальной части электронного письма, поэтому она предлагает отказаться от неформальных выражений, таких как «Привет» или «Привет, народ».«

  « Расслабленный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме », — говорит она.

  «Привет, это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте, и Йо тоже не в порядке.

  « Используйте вместо этого привет или привет ».

  Она также не советует сокращать чье-либо имя. Если вы пишете электронное письмо кому-то по имени Джозеф, не думайте, что ему понравится, если вы назовете его Джо. HubSpot Meg Prater говорит, что вам также следует избегать душных приветствий, таких как «Уважаемый сэр или мадам.»

  « Этого следует избегать по нескольким причинам: во-первых, в современном мире цифровых технологий стало проще, чем когда-либо, узнать, кому вы пишете по электронной почте », — говорит она.

  «Во-вторых, это приветствие может не отражать пол получателя.

  «И в-третьих, это расплывчато и немного лениво».

  Используйте эти приветствия, чтобы начать официальное электронное письмо:

  • Уважаемые (их имя)

  • Кому это может относиться (Хотя мы бы рекомендовали провести небольшое исследование, чтобы найти имя человека, который вы хотите связаться!)

  • Привет (их имя)

  • Привет (их имя)

  • Приветствую (их имя)

  • Доброе утро их имя)

  • Добрый вечер (их имя)

  3.Сделайте один ключевой момент.

  Данные показывают , что у вас есть целых семь секунд, чтобы привлечь внимание получателя, как только он откроет ваше письмо, так что не теряйте их зря. Это означает, что вы должны избавиться от всякой ерунды — вот слов и фраз, которые следует исключить из своих электронных писем .

  Пропустите тонкости «Надеюсь, у вас были прекрасные выходные» или «Надеюсь, у вас все в порядке», потому что они не только тратят время, но и не вписываются в то, как должно выглядеть официальное электронное письмо. Вместо этого сразу переходите к тому, что вы хотите, чтобы читатель знал.

  Harvard Business Review (HBR) называет это стратегией BLUF; напишите нижнюю строку вверху, чтобы получатель мог быстро ответить на пять вопросов: кто, что, где, когда и почему. HBR Кабир Сегал говорит, что стратегия работает, потому что читатель может быстро и легко усвоить намерение электронного письма.

  «Читатель не обязательно хочет знать всю исходную информацию, которая привела к решению, — говорит он.

  «Вероятно, он или она хочет знать,« как это письмо повлияет на меня? » и BLUF должен каждый раз отвечать на этот вопрос.”

  Вот пример того, как эта стратегия работает в реальной жизни в официальном электронном письме о встрече:

  Видите, насколько это быстро до сути? Такой формальный основной текст работает, потому что он переходит прямо к делу и передает только важную информацию получателю.

  Помните, что эти типы писем не о вас — они о вашем получателе.

  4. Закройте его, как вы начали — формально

  Свяжите его подписью, которая отражает тон письма — формально и вежливо.

  Вы всегда должны указывать свои первые и фамилию при подписании официального электронного письма, а также название вашей компании и должности. Если у вас есть титул, укажите его:

  • Доктор Джейн Доу или

  • Доктор Доу, или

  • Джейн Доу

  Не пишите просто Джейн.

  Самый простой способ убедиться, что вы отметили все флажки, — это прикрепить электронную визитную карточку в нижней части каждого отправляемого вами электронного письма.Используя такой инструмент, как Front, вы можете создать официальные подписи , которые автоматически добавляются в конец каждого отправляемого вами электронного письма. Все, что вам нужно сделать, это создать свою подпись на панели управления, сохранить ее, и она будет отображаться в каждом отправляемом вами электронном письме!

  5. Соедините все воедино, чтобы создать идеальное официальное письмо.

  Все, что осталось сделать, — это соединить каждый шаг и написать свое электронное письмо.

  Допустим, вы отправили электронное письмо генеральному директору организации по поводу демонстрационной встречи.Официальный адрес электронной почты должен выглядеть примерно так:

  Самое лучшее? Официальные электронные письма следуют жесткому процессу, который не сильно меняет, независимо от того, какова цель или кому вы их отправляете. Вы можете использовать шаблоны сообщений, чтобы сэкономить время. Шаблон сообщения — это причудливый термин для шаблона электронной почты, поэтому вместо того, чтобы писать официальные электронные письма с нуля, вы можете использовать шаблон, чтобы сэкономить время.

  Вот пошаговое руководство по тому, как легко создавать, использовать и редактировать шаблоны сообщений в Front .

  Ключ? Официальные электронные письма должны быть серьезными.

  Написание официальных электронных писем не должно быть скучным, и это не должно отнимать время.

  Первый шаг — понять, что официальные электронные письма довольно просто написать. Все, что вам нужно сделать, это указать тему, включить формальное приветствие и перейти к вопросу о том, почему вы вообще отправляете электронное письмо. Никакой ерунды.

  Если вы будете придерживаться этих инструкций, использовать правильную грамматику и отказаться от неформального подшучивания, у вас останется надежное официальное электронное письмо, которое можно отправить всем, от новых клиентов до генеральных директоров.Создав идеальное формальное электронное письмо, вы можете сохранить его как шаблон, чтобы каждый раз, отправляя его, вы были уверены, что все флажки отмечены.

  Написано Кимберли Мейер

  Первоначально опубликовано: 25 ноября 2020 г.