Как правильно вести почту электронную: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Инструкция для пользователей — Help Mail.ru. Mail.ru для бизнеса

Начало работы

Чтобы активировать почтовый ящик:

1. Перейдите на https://biz.mail.ru/login/domain.ru, где domain.ru — ваш домен, или на главную VK / Mail.ru.
   

   Вы можете использовать короткую ссылку https://mail.domain.ru, где domain.ru — ваш домен, если администратор настроил необходимые записи.

2. Введите полное имя почтового ящика (логин и домен) и пароль, полученные от администратора.
3. Укажите личные данные: имя и фамилию, которые будут отображаться в поле «От кого» при отправке писем.

Доступ к ящику через почтовую программу

Вы можете использовать свой почтовый ящик через любой почтовый клиент: Microsoft Outlook, Apple Mail, K9 и другие.

Во время настройки почтовой программы укажите данные:

Подробнее о настройке почтовых клиентов смотрите в разделе «Почтовые программы».

Почта на телефоне или планшете

Вы можете получать и отправлять письма с любого мобильного устройства, подключенного к интернету:

Мобильная версия Почты

Откройте браузер и введите в адресной строке mail.ru. В зависимости от типа устройства откроется необходимая версия Почты: для телефонов, для смартфонов, для телефонов с сенсорным управлением или для планшетов. Чтобы войти в почтовый ящик в поле «Имя ящика:» введите ваш адрес вместе с доменом.

Мобильное приложение

Перейдите на https://e.mail.ru/app и скачайте приложение для вашего устройства.

Teambox: облако для хранения файлов

Вместе с почтовым ящиком у вас появился доступ к облаку для рабочих групп VK WorkDisk (ранее — Teambox). В облаке вы можете хранить любые файлы, документы, презентации, видео, фотографии и иметь доступ к ним с любого компьютера. Создавайте в облаке общие папки, чтобы предоставить доступ для всех сотрудников компании без необходимости отправлять ссылки или запрашивать доступ.

Подключение

Чтобы воспользоваться VK WorkDisk, включите сервис в административной панели biz.mail.ru, в меню «Файловый сервер».

В меню «Состояние сервера» добавьте пользователей, настройте ограничения по размеру облака для каждой учетной записи и создайте общие папки.

Перейти в облако

Вы можете перейти в VK WorkDisk, нажав на иконку облака в верхней панели веб-интерфейса почты. Общие папки, к которым вам предоставлен доступ, будут отображаться в меню в левой части экрана. 

Загрузить файл

1. Нажмите «Загрузить».
2. Выберите вручную или перетащите в специальное окно нужные файлы. Начнется автоматическая загрузка файлов.

Теперь этот файл доступен с любого компьютера.

Отправить ссылку на файл

Наведите курсор мыши на файл и нажмите на значок .

Скопируйте полученную ссылку и отправьте ее получателю.

Облако в телефоне

Чтобы всегда иметь доступ к нужным файлам, установите приложение Облако Mail.ru на телефон:

• Приложение для Android
• Приложение для iOS

Подробнее о работе с Облаком смотрите в справочном центре Облака Mail.ru, а также в видеопомощи.

Создание и редактирование документов форматов MS Office

Вы можете редактировать полученные по почте и сохраненные в облаке файлы (текстовые документы, таблицы и презентации). Скачивать их к себе на компьютер не нужно, устанавливать дополнительное программное обеспечение — тоже. Также в облаке можно не только редактировать, но и создавать файлы.

Редактировать файл

Чтобы внести правки в текстовый документ или таблицу, просто откройте файл.

Создать файл

Нажмите «Создать». В выпадающем списке выберите необходимый тип файла: документ, таблица или презентация.

Подробнее о работе с файлами смотрите в разделе «Редактирование файлов».

Календарь для создания событий, встреч, а также ведения совместных расписаний

Календарь поможет спланировать время, не пропустить важные встречи и вести совместные события с другими пользователями.

Перейти к Календарю

Нажмите «Календарь» в почтовом ящике или перейдите по ссылке calendar.mail.ru.

Создать событие

Нажмите кнопку «Событие» на любой странице календаря.

В появившемся окне укажите название события, время, место, описание. Пригласите других пользователей, если это необходимо.

Если другие пользователи примут приглашение, они смогут отслеживать событие у себя в календаре. Все участники встречи заранее получат уведомления о предстоящем событии письмом или СМС-сообщением.

Создать календарь

Вы также можете создать новые типы календарей (например, расписание, мероприятия) и наполнять их событиями. 

Чтобы добавить новый календарь, нажмите на значок .

При создании события можно выбрать, в какой из календарей его добавить.

Добавить пользователей в календарь

Вы можете добавить участников в календарь, тогда все события, которые вы будете создавать в календаре, автоматически добавятся в календари выбранных участников. Кроме того вы можете наделить участников правами создания и редактирования событий.

Для этого наведите курсор мыши на название календаря и нажмите на значок .

В появившемся окне нажмите «Участники» и введите электронный адрес пользователя. Если он подтвердит участие в событиях, в списке напротив имени появится значок , а все создаваемые события будут автоматически добавляться в его календарь.

Подробнее о работе с событиями и календарями смотрите в справочном центре Календаря.

Электронная почта как ведение учета обращений

Ранее мной подымался вопрос альтернативной автоматизации процесса учета обращений подручными программами для малых предприятий, которые только делают первые шаги в сервисном обслуживании. Разобрал создание подобного подручного Service Desk-а, которым стал программный продукт Excel, а также рассмотрел минусы подобного подхода. Однако, как и следовало ожидать табличный документ не единственный способ, позволяющий создать примитивный журнал инцидентов технической поддержки. Следующая популярная вариация сервис деска – электронная почта, позволяющая при правильно организованной настройке вести учет инцидентов. Казалось бы, звучит многообещающе и сулит радужное будущее, но к сожалению, это не так. По канонам прошлой публикации подробно рассмотрим, как настроить электронную почту для применения в качестве системы обработки обращений, а после разберем минусы, которые встречаются при таком подходе.

Перед началом настройки хочется отметить, что учет инцидентов с помощью электронной почты действительно имеет право на жизнь. И в отличие от варианта с excel, как показала практика имеет меньше минусов. Меньше слов больше дела, как говорится. Первым делом необходимо оценить возможности доступных почтовых сервисов или же прибегнуть к использованию почтовых программ. Нужно найти решение, которое предоставляло бы функционал, позволяющий выделять, перемещать, фильтровать и легко искать письма в почтовом ящике. А в идеале и создавать некое подобие задач с помощью встроенных механизмов. В ходе исследования идеальным кандидатом на роль почтового Service desk-а был выбран MS Outlook. Да, это платная программа, входящая в состав MS Office, но на мой взгляд сегодня в каждой уважающей себя компании должен присутствовать этот набор офисных программ. Поэтому настраивать работу и использовать в качестве примера будем именно этот почтовый клиент. Открываем программу и определяем состав необходимых папок, которые будут использоваться для сортировки поступающих обращений. Подчеркну, outlook необходимо настраивать только для одного почтового ящика технической поддержки, дабы не создать полный хаос в виде бесчисленного потока сообщений. Да и просто по логике работы технической поддержки, для клиентов должен существовать только один электронный адрес, куда необходимо отправлять свои вопросы. Не отходя от темы, продолжим. Список папок будет следующий: 

— Входящие. Стандартная папка любого почтового сервиса, где хранятся входящие электронные письма. Будет использоваться в качестве пула новых обращений.

— В работе. Создаваемая вручную новая папка, которая послужит для хранения списка выполняемых заданий.

— Выполненные. Очередная новая папка, куда будут складываться выполненные обращения.

Так будет выглядеть минимально необходимый набор папок, которого хватит для начала работы по заявкам. При желании или острой необходимости этот список можно расширить и добавить несколько своих вариантов. Чтобы создать новую папку, нужно установить фокус на адрес электронной почты и в верхнем меню outlook перейти в раздел «Папки», где выбрать пункт «Новая папка». Высветится окно создания, в котором укажем только название, а остальное оставим без изменения. Так как стандартные настройки полностью подходят для наших целей.

Отлично, уже вырисовываются очертания Service Desk. Идем дальше. В любом специализированном программном обеспечении, которое предназначено для работы технической поддержки есть такой показатель, как приоритет обращения. Поэтому приоритету будет определяться порядок выполнения обращений. В почтовом клиенте Outlook подобную роль играет параметр «Важность», который обычно выставляется вручную при написании нового письма. Как известно для клиента его проблема безусловно важна, и он хотел бы, чтобы его заявка была рассмотрена самой первой в ближайшие секунды после отправления. У этого есть основания и оспаривать это не будем. Однако все-таки корректный приоритет всегда выставляется первой линией поддержки. Для этого настроим функционал почтового ящика так, чтобы возможность выставления важности была доступна для входящих писем. В верхнем меню программы на закладке «Главная» перейдем к созданию нового быстрого действия.

В окне создания нового действия заполним необходимые поля. В поле «Имя» укажем «Важность: Высокая», дабы правильно в дальнейшем идентифицировать необходимое действие. Далее выберем тип «Присвоить важность», и соответственно установим значение «Высокое». Также в качестве дополнительного параметра установим действие пометки «прочтено». Для большего удобства установим сочетание клавиш по нажатию, на которые будет запускаться выполнение создаваемого действия. Подобных быстрых действий должно быть создано три, для установки высокой, обычной и низкой степени важности.

Теперь, когда подобие функционала установки приоритетов настроено в outlook необходимо создать действия, отвечающие за создание заданий и перемещение в соответствующие папки. Для этого опять обращаемся к созданию быстрых действий, верхнее меню «Главная» — «Создать быстрое действие» — «Дополнительное». В поле «Имя» укажем название, которое отлично бы характеризовало создаваемое действие, например, «Выполнение». Далее добавим следующий набор событий, который должен выполняться при вызове данного действия: 

— Пометить сообщение. Установит красный флажок на входящее письмо, это поможет визуально выделять письма, которые находятся в стадии выполнения. 

— Создать задачу с текстом сообщения. Это позволит создать на основании входящего электронного письма новую задачу, которая будет хранить в себе полный текст письма. 

— Переместить в папку. Данное событие будет перемещать письмо в указанную папку, в нашем случае необходимо указать папку «В работе». 

— Пометить: прочтено. Помечает письмо как прочитанное, снимая визуальное выделение. Ну и в завершении создания этого действия укажем сочетание быстрых клавиш. В результате настройки будут выглядеть как показано на скриншоте ниже.

После создания действия, отвечающего за перевод новых входящих писем в стадию «В работе» необходимо также предусмотреть и соответственно возможность перевода в папку «Выполненные». Создание данного действия практически аналогичное, за исключением некоторых деталей. А именно в событиях данного действия нужно указать удаление ранее установленных флажков и перемещение в необходимую папку. Это единственное, что должно выполнять действие «Выполнено».

С помощью подобного набора быстрых действий будет осуществляться учет обращений в почтовом клиенте. В результате на практике это выглядит так, единый почтовых ящик службы технической поддержки получает новое обращение. Сотрудник первой линии обрабатывает входящее письмо и применяет быстрое действие «Выполнение», которое в свою очередь создает на основании письма новую задачу в соответствующем разделе outlook. Далее пытается решить возникший вопрос клиента. По выполнению, созданное задание закрывается предопределенными возможностями механизма «Заданий», а также письмо-основание перемещается из папки «В работе» в папку «Выполненные». На этом цепочка работы по входящему обращению завершается.

Минусы учета обращений в почтовом ящике

На первый взгляд кажется, что это идеальное решение, которое поможет организовать Service Desk на первых парах становления организации на пути предоставления сервисного обслуживания. Однако реалии говорят обратное, подход экономии по средствам использования альтернативных методов решения имеет весомые минусы, о которых сейчас пойдет речь.

• Ограничения совместной работы. Сегодня Service Desk или Help Desk не может строится только на одной ступени иерархии линий поддержки. Стандартное количество линий три, но это количество может быть расширено. В связи с этим ко многому сожалению, учет инцидентов в электронной почте не позволит организовать нечто подобное из-за отсутствия механизмов совместной работы. Большая часть почтовых клиентов или ресурсов предназначены только для одно пользовательской работы. Возьмем, к примеру, обсуждаемый сегодня MS Outlook, программа имеет разносторонний функционал для манипуляций с почтой, но при этом не дает возможность организовать Teamwork. Поэтому остается только два варианта, либо хранить все заявки (письма) в централизованном почтовом ящике и пользоваться банальной пересылкой писем для эскалации, либо предоставить к одной почте доступ всем сотрудникам линий поддержки. Казалось бы, что проблема с совместным доступом решена, но и тут ждет разочарование. Первый вариант пересылки рассредоточит письма по разным ящикам сотрудников, что сделает практически невозможным итоговый сбор по заявке. Второй вариант и вовсе наведет хаос в почте, так как каждый сотрудник будет одновременно производить какие-либо действия с письмом.
• Сложный поиск информации. Даже, отбросив первый минус командной работы, второй отрицательный показатель учета обращений в почте вызовет кучу неудобств. С одной стороны, почтовый ящик можно расценивать как своеобразную базу данных, а с другой механизмы фильтрования и поиска априори не предназначены для подобного рода использования. Из-за этого возникнут проблемы с поиском необходимой информации, что в свою очередь отнимет драгоценное время. В качестве аргументирования своих слов приведу пример. Клиенты техподдержки, почему-то стараются писать повторными письмами, адресовывая уже совсем иную информацию, которая идеально подходит для создания нового обращения. Однако, ввиду того, что используется почта, эта информация подкрепится к прошлому обращению цитатой и введет в заблуждение сотрудника поддержки.
• Разграничения видимости. Если, ведя учет в почте, получается отбросить первый минус TeamWork, тогда отсюда вытекает следующая проблема, заключающаяся в распределении видимости конкретной информации. Почтовый сервис или программа не умеют разграничивать определенные области информации между пользователями. Оно и понятно, ведь как говорилось ранее почтовый ящик предназначен для одного пользователя и что-либо разграничивать нет нужды. А как быть при совместной работе? Ведь вторая и третья линии поддержки не должны видеть обращения, которые поступают на первую линию. Или по определенным клиентам должны работать исключительно сотрудники второй линии, а другие специалисты не должны быть причастны. Разграничить видимость в почтовом ящике не получится, подобный функционал доступен в специализированных программах.
• Отсутствие автоматизации. Пусть часть ручной работы удается автоматизировать с помощью быстрых действий MS Outlook, но остальной рабочий процесс все равно останется неавтоматизированным. Это увеличит трудозатраты, которые важны при соблюдении регламентных сроков соглашения SLA.
• Отсутствие отчетности. Почтовые ящики не предназначены для формирования dashboard, метрик и различных видов отчетов. И это самый главный минус при использовании почты в качестве хелп деска. Ведь всегда нужно контролировать деятельность бизнеса в частности и его ответвлений таких как служба поддержки. А без анализа, например, KPI (полезный коэффициент деятельности) контролировать работу сотрудников и в целом поддержку не представляется возможным.

Попытался выделить главные отрицательные стороны, при использовании почты для учета обращений клиентов. Естественно этот список гораздо шире и объемней чем представлен в публикации, но цель, донести единственную мысль. Использовать почту как журнал учета обращений можно, при условии маленького объема поступающих заявок, но в других случаях стоит обратить внимание на специализированные Service Desk программы. Это уберет головную боль при видении сервисного обслуживания и закроет все вопросы внедрения технической поддержки. На этом статья подошла к концу, спасибо за внимание!

Попробовать бесплатно Service Desk

Переписка по электронной почте как доказательство

Блог /

5 февраля 2020 г.

Переписка по электронной почте как доказательство

Когда приходит время конфликтов, то все начинают поднимать переписку по электронной почте. Но она не всегда поможет. Стороны начинают отрицать направление каких-либо писем или говорить, что это ничего не значит. И часто это действительно так. В каких случаях переписка по электронной почте имеет юридическое значение и может быть доказательством.

В нашей практике юридического обслуживания был спор с потребителем, который оплатил товар в интернет-магазине под заказ. Через какое-то время клиент передумал и направил требование вернуть деньги. Он мотивировал это тем, что продавец не уведомил его о сроках поставки. У продавца был настроен Битрикс24, который автоматически отправлял электронные письма покупателю. Но когда потребовалось заверить эти электронные письма в качестве доказательств, выяснилось, что «достать» их из CRM-системы и заверить невозможно. Дело кончилось хорошо для продавца, но показало, что электронную переписку надо вести правильно, иначе она ничего не докажет.

Использование корпоративного домена в электронной переписке дает больше гарантий. Это важно, когда от вашего имени общение ведет несколько человек. Тогда легче доказать, что какой-то из адресов относится к договору. Также указание адресов электронной почты на официальных сайтах упрощает подтверждение автора сообщений.

Для того, чтобы электронная переписка была юридически значимой необходимо указать в договоре на то, что сообщения могут направляться именно этим способом. Также установите электронные ящики полномочных лиц. Просто иногда случается, что некоторые сотрудники без санкции начальника отправляют электронные письма, которые могут быть истолкованы неправильно.

Электронные письма должны направляться из сервисов, которые имеют удобный интерфейс. Чтобы принести эту переписку в суд, необходимо ее распечатать и заверить. Если интерфейс это не позволяет сделать, то возникнут проблемы. Представьте куда в CRM-системе должен зайти нотариус и убедиться, что письмо было действительно отправлено.

Если хотите направить уведомление по электронной почте, то лучше использовать отсканированные копии документов, а не просто писать в теле электронного письма.

Подписи в электронных письмах упрощают доказывание авторства. Поэтому если вы хотите, чтобы электронная переписка что-то смогла доказать — подписывайтесь и просите подписывать письма вашего собеседника.

Свяжитесь с нами, если остались вопросы по юридическому обслуживанию. Подпишитесь на обновления в блоге — Facebook, Telegram, Instagram.

15 правил деловой электронной переписки | GeekBrains

Современный этикет.

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/1714/og_cover_image/5a9d63dc789b974445fb22510d3afaec

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида [email protected] вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности  — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Могут ли уволить за отправку рабочих документов на личную почту

Источник:

Постановление КС от 26.10.17 № 25-П

👨🏢🗂💻📧🏠💣👎👎❗

Мужчина устроился на работу и получил доступ к служебной информации. Он мог читать договоры, видеть суммы контрактов, реквизиты клиентов и личные данные сотрудников. Работодатель указал в трудовом договоре, что это коммерческая тайна и ее нельзя разглашать. Сотрудника предупредили, что переписку по работе можно вести только с корпоративной почты.

Мужчина согласился и ничего не разглашал. Но иногда он отправлял служебные данные с корпоративного ящика на личный. Может быть, хотел поработать с документами из дома. Кажется, что ничего страшного.

Когда об этом узнал работодатель, сотрудника уволили по статье за разглашение коммерческой тайны. Доказательств, что служебную информацию передали посторонним, у компании не было. Сотрудник попробовал восстановиться на работе и дошел до Конституционного суда.

Почему сотрудника уволили за пересылку служебной информации самому себе?

Компания запретила передавать кому-либо служебную информацию. Пользоваться личной почтой для рабочей переписки тоже было нельзя. С сотрудника взяли расписку, что он знает эти требования и будет их соблюдать.

Когда мужчина отправил данные на личный ящик, он воспользовался услугами почтового сервиса «Мэйл-ру». Значит, как минимум оператор электронной почты получил доступ к служебной информации. Это уже третье лицо.

Какие аргументы были у сотрудника для восстановления на работе?

Мужчина отправлял документы только на личный ящик. Он думал, что эти данные защищены, не передавал их посторонним и не вредил компании.

Он посчитал, что «Мэйл-ру» нельзя называть обладателем информации пользователей. Когда кто-то отправляет кому-то почту, он не разрешает читать ее оператору связи, провайдеру или владельцу почтового сервера.

А если «Мэйл-ру» или другой почтовый оператор все-таки обладатель информации, то это нарушение Конституции. Получается, что вся личная переписка, которая хранится на таких серверах, не защищена и доступна третьим лицам без решения суда. Тогда любого сотрудника можно уволить по статье за использование личной почты и мессенджеров, даже если это не вредит компании. Только на том основании, что почта и мессенджеры лежат где-то на серверах.

ст. 23 Конституции о тайне переписки

Доказывать свою правоту мужчине пришлось в четырех инстанциях. Дело оказалось настолько важным, что подключился Конституционный суд. Он объяснил, кого считать обладателем информации и когда можно увольнять с работы за личную почту.

Что сказали суды?

Районный суд, городской и Верховный: 👎

Почтовый сервис имеет доступ к информации в письмах пользователей.

Пересылка данных с работы на личный ящик — это нарушение режима коммерческой тайны. Правильно уволили

Сотрудник пересылал служебные данные через почтовый сервис. В правилах «Мэйл-ру» написано, что сервис может разрешать или ограничивать доступ к информации в личных ящиках клиентов. Значит, «Мэйл-ру» автоматически стал обладателем информации — в законе именно такое определение.

Термины в законе о защите информации

Если обладателем информации, которая является коммерческой тайной, стал кто-то кроме компании и сотрудника, это нарушение. За такое увольняют по статье.

Три инстанции были единогласны: мужчину законно уволили и восстанавливать в должности его не нужно.

Конституционный суд: ❗

Почтовый сервис не считается обладателем информации.

Но это не значит, что сотрудника нельзя уволить за пересылку рабочих документов на личный ящик

Постановление КС от 26.10.17 № 25-П

Все имеют право свободно получать и передавать информацию законными способами. Это касается разговоров по телефону, электронной почты и любых сообщений.

Информация, которую передают законными способами, не может быть доступной посторонним без решения суда. Это право на тайну переписки и разговоров. Но им нужно пользоваться так, чтобы не вредить другим. Нельзя свободно распространять информацию, если это наносит кому-то ущерб — например работодателю.

ст. 10 Конвенции о защите прав и свобод

Если у почтового сервиса есть доступ к информации в почте своих клиентов, это еще не значит, что он становится ее обладателем и может распространять. Все суды неправильно поняли закон и не так обосновали свое решение.

Надо было по-другому: хотя почтовый сервис и не считается обладателем информации, но сотрудника все равно можно уволить.

И вот почему.

Работодатель решил, что есть коммерческая тайна. Ее нужно защищать от посторонних. Вот договор, инструкция и подписка о неразглашении.

Сотрудник все понял, согласился, но использовал личную почту. Значит, он может из дома открыть документы и сделать с ними что захочет. Например, отправить кому угодно.

Это нарушение. Не имеет значения, отправил сотрудник кому-то служебные данные на самом деле или нет. Достаточно факта пересылки рабочих данных на личный ящик.

Главное в таких случаях — какую информацию переслали и запрещал ли это работодатель. Если запрещал, сотрудника можно уволить по статье.

Итог. Дело об увольнении пересмотрят, но это формальность. Скорее всего, суд просто поменяет аргументы на те, которые описал Конституционный суд. В должности сотрудника не восстановят и компенсацию не выплатят.

Это касается только начальников, которые имеют доступ к чему-то секретному?

Нет, это может коснуться кого угодно: менеджера, секретаря, бухгалтера, программиста, технолога, инженера или журналиста.

В этой истории мужчина работал руководителем договорно-правового отдела в крупной компании. Он имел доступ к данным о клиентах, сотрудниках и договорах. Но это не имеет значения.

Важно, что какая-то информация в компании считалась коммерческой тайной. Это может быть любая информация на усмотрение руководства. Если все документы оформлены правильно, за пересылку рабочих файлов на личную почту могут уволить кого угодно.

Почему работодатель решает, что можно, а что нельзя отправлять на личную почту?

Работодатель имеет право ограничивать распространение какой-то служебной информации. Эти правила прописывают в трудовых договорах, инструкциях и соглашениях. Сотрудники должны их соблюдать.

ст. 11 закона о коммерческой тайне

Как работодатель может узнать, что сотрудники отправляют себе на почту?

Работодатель может проверять корпоративные ящики сотрудников. Он может проверять мессенджеры, если сотрудник создал профиль по просьбе компании и общается в нем по работе.

Если сотрудник с корпоративной почты залогинился в мессенджере и общается там по личным вопросам, работодатель тоже может читать такие сообщения. Он же не знает, что они личные.

Это не нарушение прав и не посягательство на тайну личной переписки. Так сказал Европейский суд по правам человека.

Если в правилах почтового сервиса написано, что он может получить доступ к моей переписке, значит, она не защищена?

Она защищена, но это сложный вопрос. В законе прямо не написано, что владелец какого-то сервиса в интернете обязан сохранять тайну переписки. Но это не значит, что он не обязан.

Почтовый сервис не может свободно публиковать, распространять и пересылать вашу почту кому захочет. Закон ему вроде бы не запретил так делать, но Конституционный суд объяснил, что это подразумевается.

Даже если в правилах написано, что условный «Мэйл-ру» может разрешать и ограничивать доступ к вашей переписке (а чаще всего так и написано), он не владелец и не собственник содержимого писем. Получить доступ к личной почте могут только уполномоченные органы и только по правилам — например по решению суда.

В законах не хватает точности на этот счет. Может быть, их дополнят — Конституционный суд советовал так сделать.

Как правильно пользоваться почтой, чтобы не уволили по статье?

Все зависит от того, как работодатель защитил служебную информацию. Если он официально объявил ее коммерческой тайной и запретил отправлять на личный ящик, может быть повод для увольнения.

Прочитайте трудовой договор и должностную инструкцию. Если там есть особый режим и запреты, строго соблюдайте их. Для увольнения достаточно одного письма самому себе. Даже если там один договор с поставщиком и вы больше никому его не показывали.

Спросите у работодателя, что он думает по поводу личных ящиков. Директор может сам не знать, что коммерческую тайну нужно оформлять как-то по-особенному. Вдруг он против личной почты, но не составил документы. В суде вы выиграете, но репутацию испортите.

Как защищать служебную информацию

Не пользуйтесь личной почтой без разрешения. Если нужно поработать из дома, заранее согласуйте это с работодателем, даже если раньше он был не против. Если общаетесь по работе через личный ящик, пусть директор зафиксирует, что он не против. Отсутствие запрета — это не согласие. Потом ничего не докажете.

Следите, что и кому пишете из офиса, даже если это личный мессенджер.

Если официального запрета не было, но вы пользовались личной почтой и вас хотят уволить, ищите юриста и не бойтесь судиться. После пояснений Конституционного суда есть шанс восстановиться на работе и получить компенсацию.

Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

1. «Тема» («Subject»).
2. «Кому» («To»)
3. «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e — mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование– приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys ).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

1. 🙂    улыбающийся
2. :-)))   смеющийся
3. 😀    радостно смеющийся
4. 😐    задумчивый, нейтральный
5. 🙁    грустный
6. :-/    недовольный или озадаченный
7. :-0    удивлённый (рот открыт)

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получении электронных писем.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Примечания автора:

Netiquette – (англ.Net — сеть + Etiquette — этикет) — нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) — это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ». 

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Электронная почта это просто? / Хабр

В наше время существует большое количество информационных технологий, а с каждым годом их становится больше. Их изучают, развивают и придумывают новые. Есть такие, о которых знают все, есть такие, в которых разбираются только специалисты. А есть и такие технологии, которыми мы пользуемся ежедневно, по многу раз в день. Даже язык не поворачивается называть их технологиями — настолько они стали привычными и просто вросли в нашу жизнь, в наше ежедневное существование. Об одной такой технологии я и хотел бы поговорить сейчас.

Электронная почта. Наверное нет ни одного пользователя компьютера, у которого нет почтового адреса. Да что там компьютера! Клиенты электронной почты прочно обосновались на смартфонах, планшетах и даже телевизорах. Электронная почта это просто? Да, это просто. Любой может написать письмо, любой может прочитать, у всех есть почтовый ящик, у многих их несколько. Это настолько просто, что пользователи уже не умеют правильно написать письмо. И особенно это касается деловой переписки.

Мне (как и многим из вас, наверное) приходится вести деловую переписку по электронной почте. С сожалением вынужден отметить низкий уровень культуры пользования электронной почтой на постсоветском пространстве. Уровень зачастую настолько низок, что иначе как дикарями нас и назвать нельзя. Я не говорю сейчас о применении различных технологий, это отдельная тема. Речь идёт о правилах хорошего тона, об этикете, об уважении к тем, с кем ведёшь переписку.

Ниже я перечислил типовые ошибки, которые довольно часто встречаются. Многие из этих ошибок вызывают улыбку, иногда просто веселят, а часто и раздражают ваших адресатов. Эти ошибки легко исправить и не допускать в будущем. И, наверное, стоит это сделать, чтобы иметь вид культурного и воспитанного собеседника, пусть даже в электронной почте.

First name и Last name

У каждого письма должен быть отправитель. Отправитель это имя и фамилия, а также почтовый адрес. Все эти данные настраиваются в почтовом профиле. У многих настроен только один профиль и имя указано латинскими символами. Не думаю, что это правильно. Гораздо лучше сделать хотя бы два профиля: для общения с русскоязычными собеседниками (с именем написанным кириллицей) и для общения с иностранцами (имя латиницей).

Но это не единственный промах в таком маленьком поле, как отправитель. По старой русской традиции у нас принято указывать сначала фамилию, а затем имя. Всё прогрессивное человечество поступает наоборот. Точно так же (наоборот) настроены и почтовые клиенты. Так что правильно указывать имя сначала. Ведь вы же не хотите, чтобы вам ответили на ваше письмо «Здравствуйте, Иванов!», а не «Здравствуйте, Иван!». Точно также вежливо к вам хочет обратиться и ваш собеседник. Так зачем заставлять его делать лишнюю работу и заменять вашу фамилию на имя при ответе? Что-то он о вас думает в такие моменты? Ещё мрачнее его мысли могут стать, если вы указали вместо имени свой никнейм.

Не забывайте про подпись

Каждое письмо должно заканчиваться подписью. К сожалению, не все об этом знают. А среди тех, кто знает про подпись, не все её корректно составляют. Подпись надо обязательно настроить в профиле. Не стесняйтесь сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторите ещё раз свои имя и фамилию. Это очень сильно поможет в случае, если переписка будет длинная и кто-то ещё подключится к ней позже, например. Не говоря уже о правилах хорошего тона.

Фраза «С уважением» и ваши имя и фамилия это минимум того, что нужно указать в подиписи. Если переписка деловая, то не забудьте указать название вашей организации, можно указать должность, чтобы собеседник знал, с кем он общается. В подпись можно добавить контактную информацию, например, рабочий телефон (с кодом города, даже если вы из Москвы), мобильный телефон, сайт и т.д. Но постарайтесь не перегрузить подпись большим количеством информации. Иногда бывает, что письмо на 90% состоит из подписи. Стоит этого избегать.

Отвечайте на письмо, отвечайте всем

Как только не отвечают у нас на письма. Самая грубая ошибка граничащая с пренебрежение к собеседнику — вместо ответа написать новое письмо, да ещё и с новым заголовком. Тем самым вы сообщаете собеседнику, что считаете его абсолютным бездельником, которому и заняться то нечем, разве что поискать в архиве ваши письма и попытаться угадать, какая переписка сейчас продолжается.

Чтобы не выглядеть в глазах собеседника хамом, обязательно отвечайте на письмо. Отвечайте с копией на всех участников переписки, не убирайте никого из копии без острой на то необходимости. Ведь не просто так появляются адресаты в копиях? Вы же хотите, чтобы все заинтересованные участники переписки получили ваш ответ, а само письмо аккуратно сгруппировалось с другими письмами в дискуссию, и вся переписка потом могла быть легко перечитана?

Цитируйте письмо

Когда-то давно, ещё на заре Интернета трафик был очень дорогой. Подозреваю, что с тех самых времён есть пользователи, которые удаляют всё цитирование при ответе на письмо. Иногда они удаляют не всю цитату, а только её часть. Не думаю, что таких пользователей много, но похоже, что они передают свои знания молодым поколениям, учат их удалять цитирование. К сожалению, вынужден разочаровать, современный доступ в Интернет позволяет не только перекачивать гигабайты торентов, но и переслать 1-2 килобайта (пусть даже 100) ваших электронных писем. Не удаляйте цитирование, оно может помочь освежить в памяти переписку. Не думаете же вы, что ваш собеседник общается по почте только с вами? В противном случае, о вас он будет не лучшего мнения.

Указывайте заголовок письма

Если вы хотите, чтобы ваше письмо было своевременно прочитано, а не обнаружилось потом в «спамоловке», то указывайте заголовок письма. Если хотите, чтобы ваше письмо правильно поняли и смогли найти потом во входящей почте, то указывайте корректный заголовок, который отражает суть и тему письма.

Используйте рабочий почтовый адрес

В деловой переписке используйте рабочий почтовый адрес. Понятное дело, что тяжёлое наследие советского периода до сих пор не позволяет всем организациям завести корпоративную почту. А иногда ваша патологическая занятость не позволяет вам настроить рабочую почту на домашнем компьютере. Бывают, конечно, и более веские причины, которые не позволяют использовать рабочий адрес. Но ни одна из этих причин не может быть оправданием, когда в деловой переписке используются адреса типа killer666, zai4onok и fuck_off. Не сложно представить, насколько серьёзно отнесутся к вам ваши партнёры. Существует достаточно большое количество бесплатных почтовых сервисов, многие провайдеры предоставляют почтовый ящик. В конечном счёте ящик даже можно оплачивать (какое кощунство!).

Пишите письмо, а не пересылайте документы

Часто бывает необходимо переслать какой-то документ в письме. И электронная почта для этого вполне подходит. Но не стоит пытаться всю переписку приводить к такому виду. Не надо писать письмо в текстовом процессоре (например, Word) и безмолвно вкладывать его в пустое письмо. Это выглядит по меньшей мере странно. Если вы высылаете таким образом отчёт или другой документ, то не поленитесь написать, что содержится во вложении.

Пересылайте архивы

Если вы хотите переслать много файлов, то лучше перед отправкой запаковать их в один архив. Тоже самое касается и больших документов. Зачастую сжатие позволяет сократить размер письма в 2-3 раза. Если вы также хотите, чтобы ваше вложение просмотрели, то используйте известный архиватор, который должен быть у всех. На данный момент это ZIP. Запакованный ZIP’ом архив, пожалуй, откроется в любой системе. Практически тоже самое можно сказать и о RAR, только применительно к России. Не используйте ультрановых архиваторов, которые «сжимают на 10% сильнее». Иначе вы рискуете получить в ответ то, что сами не сможете распаковать.

Сжатие сжатием, но постарайтесь не пересылать больших вложений. Особенно нескольким адресатам сразу. Особенно если не хотите заблокировать почтовый сервер получателя. Даже несколько мегабайт может повредить слабому серверу. Если вы сомневаетесь, что письмо с вложением дойдёт до адресата, то лучше этот вопрос согласовать с получателем. В конечном итоге файлы можно передать через FTP или иным способом.

Пользуйтесь проверкой орфографии

Ясное дело, что орфографические ошибки это последнее, на что сейчас обращают внимание. Уровень общей грамотности настолько низок, что можно смело писать письмо не боясь, что его прочтёт грамотный человек. Пожалуй, это проблема не использования электронной почты. Это общая проблема сейчас. И только удивляться можно, как же с такой грамотностью (вернее с её полным отсутствием) можно закончить ВУЗ. Однако, как бы то ни было, встречаются ещё такие чудаки, которые замечают орфографические ошибки и считают, что писать надо правильно, а не так как нравится. Наверное для них и придумали проверку орфографии. Хотя я считаю, что настроить её надо всем.

Вместо эпилога

Я постарался рассказать о самых распространённых ошибках в деловой переписке по электронной почте. По моему опыту, именно перечисленные ошибки позволяют считать нас бескультурными Интернет-пользователями. Не сомневаюсь, что ошибок гораздо больше, наверняка есть те, о которых я даже не знаю, есть, наверное, и такие, которые я и сам совершаю день ото дня. Так что не стоит обвинять меня в снобизме, просто скажите, в чём я неправ и я постараюсь исправиться. Ведь электронная почта это просто?

PS: Не думайте, что я кого-то чему-то хочу научить. Так, просто мысли вслух. Вдруг кто-то просто не знает. А у меня накопилось. 🙂

10 простых способов управления почтовым ящиком «Входящие»

Между сортировкой спама, составлением правильных ответов и отслеживанием сообщений, требующих последующей обработки, отслеживание сообщений в папке «Входящие» может казаться работой само по себе. Вот почему мы выбрали мозги профессионалов, которые разгадывали секрет эффективных, организованных почтовых ящиков, несмотря на получение сотен электронных писем в день. Потому что наличие системы может помочь вам завоевать даже самый непослушный почтовый ящик.

1. Сохраняйте в почтовом ящике только электронные письма, требующие немедленных действий.

Нулевой ящик для входящих сообщений может быть слишком высокой целью, но, безжалостно подходя к вопросу о том, какие сообщения занимают место в вашем почтовом ящике, вы можете подобраться к нему чертовски близко.

«В большинстве случаев в моем почтовом ящике меньше 25 сообщений. Это сделано намеренно. Я хочу иметь возможность открыть свой почтовый ящик и сразу увидеть, что является наиболее срочным и требует ответа », — говорит Ли Энн Ньюман, старший менеджер программы международной правительственной консалтинговой фирмы. «Эта привычка побуждает меня очень своевременно принимать меры».

Ньюман нередко получает в течение нескольких часов более 100 электронных писем, многие из которых являются срочными и связаны с руководителями высокого уровня.В 2008 году у нее была возможность начать с нуля, когда ее компания во время приобретения перешла на новую систему электронной почты. «Это было похоже на генеральную уборку моего почтового ящика. И с тех пор я просто не могу работать с почтовым ящиком, переполненным неотвеченными электронными письмами », — говорит она.

2. Создайте «папку ожидания» для ожидающих действий сообщений электронной почты

Итак, куда же отправляются электронные письма, если не в ваш почтовый ящик? Создайте «папку ожидания» для электронных писем, требующих действий от кого-то еще, прежде чем вы сможете ответить. «Это огромная экономия времени», — говорит Дарси Миллер, эксперт по рабочим местам и основатель Pin and Pivot, на которого в течение многих лет приходилось отправлять более 150 электронных писем в день.«Таким образом, эти электронные письма не засоряют ваш почтовый ящик, и это отличное место, где можно смотреть каждый день или неделю, чтобы напоминать вам о том, какие проекты еще не завершены».

Она усвоила этот трюк на собственном горьком опыте, когда в течение первого года своей первой работы она не могла найти нужное вложение электронной почты. «Я потратила полдня на поиски этого письма среди тысяч писем, которые были в моем почтовом ящике в то время», — говорит она. «Я поклялся, что с этого момента я возьму под контроль свой почтовый ящик!»

3.Сделайте подпапки или ярлыки вашим новым BFF

По всем направлениям знатоки почтовых ящиков рекомендуют создавать легко декодируемые подпапки или систему ярлыков. Нейт Мастерсон, генеральный директор Maple Holistics, оценивает, что в некоторые дни он получает до 250 писем, поэтому организация имеет первостепенное значение. «Электронные ярлыки — ваш друг», — советует он. «Используйте их для группировки важных цепочек писем, чтобы, когда вам нужно было что-то посмотреть для справки, вы могли легко это сделать».

Ньюман говорит, что ее ярлыки включают темы, по которым у других могут возникнуть вопросы, поддержку для принятых ею решений и справочные материалы для будущих потребностей бизнеса.«У меня есть десятки вложенных папок и сотни электронных писем, заархивированных в них для справки», — говорит она. «Я могу найти то, что мне нужно, в считанные секунды после запроса, потому что я знаю, где это хранится и как быстро найти».

4. Установка правил или фильтров для входящих сообщений

Многие поставщики услуг электронной почты позволяют вам настраивать правила или фильтры для входящих сообщений, которые будут действовать за вас и могут помочь вам быстро классифицировать электронные письма без истощения мозговых ресурсов.

Чтобы оставаться в курсе 150 электронных писем, которые доходят до нее каждый день, Рейчел Нил, генеральный директор Carex Consulting Group, пользуется функциями правил Outlook.«У меня есть правила, которые помещают электронные письма в разные папки, цветовой код и расставляют приоритеты в зависимости от отправителя», — говорит она. Затем, в конце дня, она быстро сканирует все, что могла пропустить. «Правила помогают убедиться, что я постоянно отслеживаю и блокирую шум. Это помогает мне свести к минимуму беспорядок ».

5. Используйте свой календарь для отслеживания писем, требующих доработки

Поскольку для некоторых писем может потребоваться нечто большее, чем простой ответ, Ньюман рекомендует добавить их в календарь.«Если я получаю электронное письмо, которое требует не только немедленного ответа, но и каких-то последующих действий, я перемещаю электронное письмо в назначенную подпапку и помещаю напоминание в свой календарь, которое включает местоположение папки и дату, когда последующие действия будут требуется », — говорит она.

Она использует Microsoft Outlook, который позволяет получить доступ к календарю Outlook, но вы также можете сделать это в Gmail. Просто нажмите кнопку «Еще» на панели инструментов и выберите «Создать мероприятие».

6. Не позволяйте нежелательной почте скучать в вашем почтовом ящике

Чувствуете, что играете в крота с рекламными рассылками? Быстро нажмите кнопку отказа от подписки.Дэвис Сикснанс, генеральный директор и основатель Printful, использует правило трех ударов для рекламных писем и информационных бюллетеней. В третий раз, когда он удаляет информационный бюллетень или рекламное письмо от определенного отправителя, он отписывается от списка.

7. Создавайте шаблоны для ваших ответов

Настройка разных ответов для каждого электронного письма может занять уйму времени. Если вы обнаружите, что отправляете один и тот же тип электронной почты снова и снова, вам может быть полезно сохранить в черновиках несколько стандартных ответов, которые вы можете легко использовать повторно.

Бетси Фейн, президент профессиональной организационной компании Clutterbusters, часто задает вопросы, на которые можно ответить блокированными и загруженными ответами. «У меня есть заранее написанные электронные письма, которые я могу настроить, которые я отправляю на электронные письма, в которых задается одно и то же, например,« расскажите мне о своих услугах »или« как мне назначить встречу? »»

Если вы этого не сделаете » не хотите делать это вручную, попробуйте плагин MixMax Gmail или войдите в свои настройки и включите стандартные ответы. (Нажмите на шестеренку в верхнем правом углу папки «Входящие», выберите «Настройки» из раскрывающегося списка, выберите вкладку «Дополнительно» и нажмите «Включить» рядом с «Шаблонные ответы».») Это позволит вам сохранять шаблоны ответов.

8. Установите временные блоки для проверки электронной почты — и придерживайтесь их

Вы, вероятно, не оставите свое расписание открытым для встреч с неопределенным временем и продолжительностью круглосуточно, так зачем же давать электронной почте свободу действий, чтобы она вторгалась в ваш день?

«Я не оставляю электронную почту открытой весь день; Я устанавливаю определенное время в течение дня, чтобы просматривать каждое электронное письмо и вдумчиво отвечать, архивировать или сохранять на потом. Таким образом, я не выполняю несколько задач одновременно и могу быстрее обрабатывать все свои электронные письма, потому что на самом деле я сосредоточен на текущей задаче », — говорит Дэвид Митрофф, бизнес-консультант.«Я рекомендую людям начинать с трех разных получасовых блоков в день, чтобы читать и отвечать на свои электронные письма, а оставшуюся часть дня держать свой почтовый ящик закрытым и оттуда при необходимости корректировать».

В дополнение к использованию блокировки по времени, чтобы оставаться в курсе ежедневных электронных писем, Джастин Лавелль, директор по коммуникациям BeenVerified, рекомендует выделять время один раз в неделю для обслуживания почтового ящика. «Каждую неделю выбирайте время для хранения входящих сообщений. Берегите время, как любую другую важную встречу, и будьте организованы », — предлагает он.«Удалите ненужное, заархивируйте весь список и расставьте приоритеты в списке дел».

9. Отключить уведомления по электронной почте

Даже если вы смирились с тем, что проверяете электронную почту только в заранее определенных блоках, песня сирены в уведомлении вашего почтового ящика может оказаться слишком большим искушением, чтобы сопротивляться. В таком случае решение простое: отключите уведомления. «Если вы работаете по временным рамкам, вы не сможете больше пары часов не увидеть свои электронные письма», — говорит Миллер.«Отключите уведомления, так как они будут отвлекать вас от того, над чем вы сейчас работаете за своим столом».

Вы можете привлечь к себе внимание, используя функцию паузы в папке «Входящие» Boomerang. Сикснанс позволяет электронной почте приходить только два раза в день в определенное время, когда он может уделить им свое внимание.

10. Выполняйте бессмысленные задачи электронной почты во время простоя

Убедитесь, что учетные записи электронной почты эффективно синхронизируются с вашим телефоном, и используйте моменты простоя для быстрой очистки почтового ящика.«Многие сообщения, которые я получаю, не требуют прямых действий», — говорит Бен Тейлор, основатель HomeworkingClub.com. «Спам можно удалять, другие вещи можно хранить в архиве, и вы можете справиться со многими из них, пока стоите в двухминутной очереди в супермаркет».

11 простых советов по эффективному управлению электронной почтой

Один из старых методов продуктивности — классический и эффективный список дел, и не зря. Для вас и всех остальных это один из самых продуктивных способов сделать что-либо.Будь то мысленный список или что-то, что вы записываете, список дел — важный инструмент продуктивности.

В то же время это один из самых запутанных инструментов повышения производительности. Многие люди дискредитируют это по разным причинам и не верят, что список дел полезен. Но я считаю, что, возможно, вы и другие люди не составляете эффективный список дел, поэтому здесь мы рассмотрим, как его выполнить правильно.

Почему так важен список дел?

Прежде чем переходить к стратегиям составления эффективного списка дел, стоит знать, почему вы должны его составлять.Первый важный момент заключается в том, что многие люди неправильно составляли списки дел.

Две из наиболее распространенных ошибок:

• Люди используют списки как показатель того, продуктивны они или нет.
• Они внесли слишком много пунктов в список.

Впрочем, понятно, почему вы или другие люди это делаете. Список дел — это инструмент повышения производительности, поэтому имеет смысл накапливать задачи. Однако мозг так не работает. Если в вашем списке много задач, это похоже на пытку, потому что список никогда не заканчивается.

Поначалу может показаться приятным, что у вас всегда есть чем заняться, но имейте в виду, что у вас есть только определенное количество времени в день. Важно, чтобы вы больше ценили качественную работу, а не количество.

В том же самом примечании, если вы тот, кто имеет тенденцию искать подтверждения, список дел может быть трудным. Будут дни, когда из-за жизненных событий не успеешься. Это создает ненужное давление и отправляет вас в вихрь стресса.

Когда вы составляете эффективный список дел, основная цель этих списков — сделать ясными и сфокусированными. Если вы делали их неправильно, вы могли заметить, что сосредотачиваетесь на задаче из вашего списка дел и выполняете ее.

Это может быть омрачено множеством пунктов в вашем списке, но вы сосредотачиваетесь на задаче в течение определенного времени. Вы действительно увидите это в действии, если подумайте о том, чтобы иметь более короткий список дел.

Я понимаю, что список дел не для каждого человека, но этот фокус помогает людям, когда они только начинают. Вы все еще не уверены в своих целях или пути, по которому хотите идти.Вам также может быть сложно определить следующий шаг, над которым нужно работать.

Список дел — это руководство, к которому вы можете вернуться, когда вам это понадобится. Кроме того, методы, о которых я расскажу ниже, сделают списки дел более эффективными для вас.

15 стратегий для эффективного списка дел

Итак, что должно быть в списке дел? Какая система списков дел лучшая?

Вы начнете понимать, насколько мощным является список дел, если рассмотрите различные стратегии, которые можно объединить в одну.Это ваш список дел из , поэтому выберите из приведенных ниже стратегий, чтобы найти то, что вам подходит. Если вы не уверены, не бойтесь экспериментировать и смешивать несколько комбинаций.

Помните, что путь к успеху — это путь со множеством ответвлений, поэтому методы, которые вы используете, — это ваш выбор.

1. Разбейте список на две части

Первая стратегия — разбить список на две части. Эти две части называются ежедневными и делами.

Ежедневные задания — это повседневные задачи, которые вы хотите развивать еще больше.Например, если вы хотите выработать привычку заниматься утренними упражнениями, ежедневной задачей может быть 15-минутная тренировка или часовая прогулка.

Ваши дела — это не повседневные задачи, которые вам нужно выполнить в какой-то момент. Возможно, вам нужно подготовить отчет на работе или сделать презентацию. Вы можете поместить это в свой столбец «Сделать».

Это эффективная стратегия, поскольку она избавляет от беспорядка, к которому тяготеет большинство людей. Как упоминалось ранее, люди заполняют свои списки, и многие из них обычно представляют собой задачи, которые вы бы выполняли в любом случае, например, сходить в магазин за продуктами или отвезти детей к другу.

2. Установите ограничение на элементы

Если вы сочтете, что ваш список слишком разбит на две части, я предлагаю краткость в качестве преимущества при составлении этих списков. Вы можете установить любое количество элементов, но главное в том, что у вас есть установленный лимит. У некоторых людей не больше семи, а у других всего три. Делайте то, что вам удобно.

Идея состоит в том, чтобы сузить круг самых важных задач, которые вам нужно выполнить в этот день. Конечно, есть и другие дела, которыми вы будете заниматься в течение дня, и это нормально, но вы хотите расставить приоритеты в том, что в вашем списке дел до конца дня.

3. Используйте контрольные списки для сложных задач

Если вы уже составляете узкие списки, но ставите перед собой более сложные задачи, я предлагаю разбить эту задачу на части. Вам решать, будут ли это подробные шаги, которые вам нужно предпринять, или записать важные детали, которые должны присутствовать.

В любом случае это позволит вам убедиться, что вы все делаете правильно и не упускаете никаких ключевых деталей или шагов.

4. Первые шаги в MIT

MIT — «самая важная задача.«Еще один способ взглянуть на это — сначала взяться за самую большую и пугающую задачу. Почему вы хотите это сделать, восходит к тому, как работает наш мозг.

Вы можете почувствовать необходимость сначала выполнить более простые задачи, прежде чем переходить к более крупной задаче, но проблема в том, что эти задачи — даже самые легкие — истощают вашу энергию. Более того, если вам нужно выполнить действительно большую задачу, скорее всего, она будет у вас в голове в течение дня. Это означает, что вы тратите больше энергии, просто думая об этом.

Все это не было бы проблемой, если бы с утра первым делом справились с этой большой пугающей задачей.

5. Создайте список «Выполнено»

Еще один интересный подход, который следует рассмотреть, — это составить список «Выполнено». Это список задач, которые вы выполнили из своего списка дел. Многим людям приятно просто вычеркнуть элемент из своего списка и покончить с ним, но в зависимости от того, что вы добавляете в эти списки, готовый список может быть вдохновляющим.

Представьте, что вы — человек, который помещает сложные задачи выше среднего в свои списки дел, действия, для правильного выполнения которых требуется час или два.Это может вдохновить вас делать больше, если после рабочего дня вы заметите, как много вы сделали в течение дня, с помощью этого списка.

6. Сделайте свой список легко заметным

От красочной бумаги до развешивания на очевидном месте — вы хотите, чтобы ваш список находился в таком месте, где вы его легко заметите. Имейте в виду, вам не нужно постоянно держать этот список перед собой, так как это может создать ненужный стресс. Но отложить его в сторону — хорошая идея — взгляните в сторону, и вы точно знаете, что нужно сделать.

7. Добавьте к нему игровые элементы

Если при составлении списков дел вам не подходят ручка и бумага, есть несколько приложений, которые также могут помочь вам. Прелесть приложений со списком дел в том, что здесь больше возможностей для творчества, и некоторые разработчики включают в них игры.

Например, в Todoist есть система достижений, при которой люди зарабатывают значки по мере выполнения большего количества задач. Также есть Bounty Tasker, который заставляет вас чувствовать, что ваши задачи — это побочные квесты в видеоигре.

8. Дайте себе крайние сроки

Работа расширяется, чтобы заполнить отведенное время.

Это старая философия, которая все еще актуальна в отношении нашей продуктивности. Например, скажем, вам поручили написать отчет, и вам дается неделя на это. Скорее всего, вы будете постоянно работать над этим в течение недели. Или, если вы откладываете дела на потом, отложите это до ночи и прикончите.

Но что, если вам дали ту же задачу и на ее выполнение отведен только час? Скорее всего, отчет будет готов, но вы расставите приоритеты по основным, важным моментам и выделите их, а не наполняете ненужной ерундой.

Все дело в том, что с вашими целями и пунктами в вашем списке дел вы хотите иметь крайние сроки. Когда дело доходит до списков дел, я предлагаю выделить себе день на выполнение этих задач. Этого давления и стимула для вас достаточно, чтобы усердно над ними работать.

9. Добавляйте задачи, когда они еще свежи

Другая стратегия — назначать себе задачи, даже когда вы работаете над чем-то другим. Имейте в виду, что это не то, что вам нужно делать прямо сейчас, но это может помочь людям, которые изо всех сил пытаются подумать, на чем сосредоточиться дальше.

Это похоже на то, когда вы слышите что-то интересное и записываете это. Это мудрый поступок, поскольку он избавляет вас от необходимости зацикливаться на этой идее, а не сосредотачиваться на текущей задаче. Это также избавляет вас от необходимости вспоминать, в чем заключается задача, если вы из тех, кто в конце дня составляет список дел на следующий день.

10. Будьте комфортны, пересматривая свой список дел

В зависимости от вашего общего мышления другой хорошей стратегией является просмотр вашего списка дел и внесение в него изменений.Если вы практикуете предыдущую стратегию, есть вероятность, что ваш список дел становится длинным, и вы устанавливаете нереалистичные ожидания, что сможете все это закончить.

Предоставляя себе возможность пересмотреть свой список дел, вы позволяете себе распределить свои задачи, а не собирать их в кучу. Это поможет вашему мышлению, поскольку список не ошеломляет вас.

11. Пишите задачи, а не цели

У вас должны быть отдельные списки для ваших задач и ваших целей.Идея в том, чтобы вообще не ставить цели в список задач.

Хотя задачи могут помочь вам достичь ваших целей, цели — это большие желания, а не то, чего вы можете достичь в течение дня. Например, цель — «научиться говорить по-французски»; однако вы можете разбить это на задачу, сказав «прочтите материалы на французском в течение 15 минут» или «посмотрите фильм на французском языке».

Это также относится и к целям. Вы можете рассматривать это как вехи. Возвращаясь к примеру разговора по-французски, цель может быть такой: «Обсудить мои любимые блюда с кем-нибудь на французском.«Это желаемый результат, которого вы ждете от своей практики.

12. Сохраняйте краткие списки дел

Здесь краткие означает, что их можно сканировать, так как вы можете быстро просмотреть список и узнать, что нужно сделать. Как вы можете сделать это, сосредоточившись на ключевых словах конкретных задач, а не затягивая их. Например, предположим, что у вас в гараже беспорядок, и вы хотите его навести. Вместо того, чтобы писать длинное предложение, сделайте его коротким и напишите что-нибудь вроде «Чистый гараж в течение 30 минут». или просто «чистый гараж».

С этой стратегией вы тратите меньше времени на запись задачи при составлении списка дел. Кроме того, вы полагаетесь на триггерные слова, чтобы заставить свой разум вспомнить конкретные детали для этой задачи.

13. Имейте несколько списков

Как упоминалось выше, неплохо иметь отдельные списки для различных вещей, например, иметь отдельный список для целей, задач, повседневных задач и дел. Другой способ взглянуть на это — иметь систему, в которой вы консультируетесь по трем спискам.

Это следующие списки:

Основной список

Здесь находятся любые ваши долгосрочные цели, такие как переезд в новый дом, выплата долгов или создание бизнеса. На это уйдет год или больше.

Еженедельный список проектов

Это вещи, которые вы хотите выполнить к концу недели. Это вещи, которые будут медленно перемещать иглу к некоторым из пунктов вашего основного списка.В предыдущем примере это могло быть исследование получения бизнес-ссуды, поиска жилья или открытия сберегательного счета.

Важный список

Наконец, это задачи, которые необходимо выполнить сегодня. Связаны ли они с двумя предыдущими списками или нет, не имеет значения. Здесь размещаются первоочередные задачи. Примерами могут быть звонки определенным людям, работа над проектом или отчет, который должен быть готов в ближайшее время.

Имея эти списки, вы будете часто обращаться к недельному списку проектов и списку наиболее важных проектов и определять, следует ли переместить еженедельную задачу в этот список.

По мере того, как вы это сделаете, вы начнете замечать, насколько ваша повседневная жизнь влияет на те цели, которые записаны в этом главном списке. Это может вдохновлять, поскольку то, что вы делаете, активно приближает вас к вашим целям.

14. Не увеличивайте сложность, пока не будете готовы

Некоторые из упомянутых стратегий могут показаться простыми на первый взгляд, но они требуют большой силы духа. Мотивация — вещь необычная, и наш мозг настроен на то, чтобы обрабатывать ее определенным образом.Если вы ищете настоящих изменений и чего-то, что остается неизменным, лучший принцип — сначала делать вещи простыми и легкими.

Это может показаться затруднительным, но вы не часто понимаете, как эти детские шаги могут сыграть решающую роль в том, чтобы вы могли начать бегать и преследовать свои мечты. Не стыдитесь, если вам нужно начать с простых задач для себя. Даже возвращение к повседневным делам, которые вы все равно делаете, например, к принятию душа, стирке или покупке еды, — хороший способ начать.

Помещение этих пунктов в список сначала заставляет вас чувствовать, что у вас был продуктивный день.Оттуда вы можете бросить себе вызов, решая более сложные задачи. Включите режим упражнений или потратьте полчаса на задачу, которая что-то для вас значит.

Идея состоит в том, чтобы расслабиться и не перегружать себя рутиной.

15. Измерьте свое время

Последняя стратегия, которая может вам помочь, — это измерить свое время. Сколько времени нужно, чтобы выполнить конкретную задачу? Вам не нужно вдаваться в подробности, но постарайтесь рассчитать время в течение недели и получить среднее время, потраченное на эту задачу.

Почему это важно? Эта информация может быть разбита двумя способами.

Первый способ — использовать его как маркер для повышения эффективности. В зависимости от задачи вы можете найти новые способы достижения тех же результатов за более короткое время.

Он также позволяет узнать, что вы можете сделать в данный день. Если вы знаете, что на выполнение всего утреннего распорядка у вас уходит около часа, вы будете более осознанно относиться к его выполнению.

Кроме того, если вы знаете, какие задачи вы будете выполнять на следующий день, вы сможете лучше управлять своим временем, поскольку примерно знаете, сколько времени потребуется, чтобы все сделать.

Последние мысли

Составить эффективный список дел не так просто, как кажется.

Есть множество уникальных стратегий, которые можно опробовать, некоторые из них более сложные, чем другие. Однако, если вы заинтересованы в использовании этого инструмента повышения производительности, чтобы облегчить себе жизнь, это станет еще проще.

Все, что вам нужно сделать, это продолжать прилагать усилия, экспериментировать и пересматривать, когда это необходимо. Так что приступайте к составлению списков дел уже сегодня.

Дополнительные советы по использованию эффективного списка дел

Изображение предоставлено: Emma Matthews Производство цифрового контента с помощью unsplash.com

Эффективное управление электронной почтой — Обучение управлению временем от Mind Tools

© iStockphoto
code6d

Почувствуйте себя более расслабленно, когда вы эффективно управляете своей электронной почтой.

Утро понедельника. Когда Линда садится за свой стол, она испытывает то знакомое ощущение опущения в животе … Она не боится дня впереди — она ​​боится своего почтового ящика!

Линда отвечает за большую команду и получает не менее 50 писем каждый день.Чтение всей этой почты и ответ на нее занимает много времени, и большая часть ее работы отходит на второй план по сравнению с этой повседневной рутиной. В результате она, как известно, отстает в проектах и ​​начала задерживаться допоздна, чтобы наверстать упущенное.

При правильном использовании электронная почта становится невероятно полезным средством коммуникации. Но, как и Линда, многие из нас чувствуют себя подавленными из-за количества получаемых писем, на которые нам нужно отвечать.

Однако есть способы управлять своей электронной почтой, чтобы вы могли более продуктивно.В этой статье мы рассмотрим стратегии для этого, чтобы вы могли приступить к реальной работе.

Примечание:

Имейте в виду, что эти стратегии могут не работать для всех. Поэтому, думая о том, как управлять своей электронной почтой, руководствуйтесь здравым смыслом.

Проверка электронной почты

Регулярная проверка электронной почты в течение дня может быть эффективным способом поддерживать управляемый уровень почтового ящика.

Однако постоянное прерывание и отвлечение внимания

это происходит из-за многозадачности

таким образом может резко снизить вашу продуктивность и нарушить вашу способность войти в состояние потока

при работе над дорогостоящими проектами.

Одна из стратегий, которую вы можете использовать, — это проверять электронную почту только в заданные моменты в течение дня. Например, вы можете решить, что будете проверять свою электронную почту только утром, перед обедом и в конце дня.

Здесь помогает настроить программное обеспечение электронной почты на «получение» сообщений только в определенное время, чтобы вы не отвлекались.

по входящим сообщениям. Если вы не можете этого сделать, по крайней мере, убедитесь, что вы отключили звуковые и визуальные оповещения.

Вы также можете зарезервировать время для чтения электронной почты и ответа на них после длительного периода сосредоточенной работы или в то время суток, когда ваша энергия и креативность находятся на самом низком уровне (это означает, что вы можете выполнять более ценную работу в другое время).Наша статья «Утреннее задание?»

поможет вам определить, когда вы чувствуете себя наименее энергичным, чтобы вы могли правильно запланировать время.

Если вас беспокоит, что ваши коллеги, начальник или клиенты будут раздражены или сбиты с толку из-за того, что вы не отвечаете на их электронную почту быстро, объясните, что вы проверяете электронную почту только в определенное время, и что они могут звонить вам или использовать мгновенные сообщения.

если дело действительно срочное.

Примечание:

Очевидно, что в некоторых ролях вам придется регулярно проверять электронную почту, особенно если ваш бизнес использует электронную почту в качестве основного средства связи.Как и в случае со всеми этими стратегиями, используйте свое суждение, основанное на ваших обстоятельствах.

Чтение электронной почты

Когда вы читаете электронную почту, вы можете потратить впустую часы, если не будете использовать это время с умом.

Во-первых, попробуйте использовать «Правило двух минут» (концепция Дэвида Аллена, автора книги «Getting Things Done»

) когда вы читаете почту — если на чтение и ответ на письмо уйдет меньше двух минут, позаботьтесь об этом прямо сейчас, даже если это не является приоритетом. Идея заключается в том, что если на выполнение действия уходит меньше двух минут, требуется больше времени для чтения и последующего сохранения задачи «для выполнения позже», чем для того, чтобы просто позаботиться о задаче сейчас.

Для писем, на чтение или ответ на которые уйдет больше двух минут, запланируйте время в своем календаре или добавьте это как действие в свой список дел.

, делать позже. Большинство почтовых программ позволяют выделять, отмечать или помечать сообщения, на которые требуется ответ, поэтому используйте эту удобную функцию при любой возможности.

Совет:

Многие из нас также получают множество внутренних уведомлений. Это те электронные письма «к сведению» из корпоративного офиса или от членов команды, которые хотят держать нас «в курсе».«Если вы видите свое имя в поле« Копия »вместо поля« Кому », скорее всего, это письмо к вашему сведению. Рассмотрите возможность сохранения его в папке« Для чтения »и займитесь этим, когда у вас будет время.

Организация электронной почты

Можете ли вы представить себе, что в почтовом ящике ничего нет? Это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой!

Хотя полностью пустой почтовый ящик (также называемый «нулевым почтовым ящиком») может быть нереальным для многих из нас, очистка основного почтового ящика может сделать нас более организованными и помочь избавиться от стресса.

Во-первых, настройте простую файловую систему, которая поможет управлять своей почтой.

Вы можете использовать широкие категории под названием «Элементы действий», «Ожидание», «Справка» и «Архивы». Если вы можете оставаться в верхней части своих папок, особенно папок «Действие» и «Ожидание», вы можете использовать их как неофициальный список дел на день.

Если четыре категории звучат слишком упрощенно для ваших нужд, вы можете настроить более подробную систему. Например, вы можете создать папку для каждого проекта, над которым вы работаете, или установить папку для каждого из ваших клиентов или торговых представителей.

Преимущество создания определенных папок для обработки электронной почты состоит в том, что это упрощает поиск прошлой почты: вместо того, чтобы просматривать всю вашу систему электронной почты, вы можете просто искать в этой конкретной папке.

Использование правил

Большинство почтовых программ, таких как Outlook и Gmail, позволяют устанавливать «Правила», которые сортируют электронную почту в определенную папку, как только она приходит.

Например, вы можете получать несколько электронных писем в день с уведомлением о продажах вашей компании.Вы хотите получать их, потому что хотите видеть, что происходит, но не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик.

Здесь вы можете настроить правило в своей почтовой программе, которое перемещает электронные письма с, например, «Уведомление о продаже:» в строке темы прямо в папку «Сделанные продажи», как только они приходят. Это означает, что вы не отправляете Нет необходимости вручную записывать эти электронные письма и позволяет хранить все электронные письма с продажами в одной папке.

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучите новые карьерные навыки каждую неделю, а также получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Несущественное электронное письмо

Если вы регулярно получаете электронную почту, такую ​​как информационные бюллетени, блоги и ленты статей, вы можете перенаправить их на другой адрес электронной почты или использовать правила, чтобы они мгновенно доставлялись в определенную папку.

Это поможет сохранить ваш основной почтовый ящик чистым, и они будут в одном месте и готовы к чтению в удобное время.

Совет:

Вы можете изменить мир к лучшему для своих коллег, начальника и клиентов, написав эффективные электронные письма.

. Это не только избавит их от стресса и разочарования, но и позволит сэкономить лаконичные и актуальные электронные письма, которые сэкономят огромное количество времени — вашего и их.

Хорошие командные навыки

Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать, чтобы ограничить количество писем, которые вам нужно обрабатывать, — это побудить людей отправлять вам меньше.

Например, если некоторые члены команды регулярно присылают вам длинные, растянутые электронные письма, дайте им знать. Скажите им мягко, но твердо, что из-за того, что у вас мало времени, вы бы оценили электронные письма длиной не более одного-двух абзацев. Все, что длиннее, требует телефонного звонка. Кроме того, они могут зайти к вам в офис для обсуждения.

Кроме того, продвигайте хорошие стратегии электронной почты и коммуникации в своей организации — поощряйте людей использовать стратегии, описанные в этой статье и в нашей статье «Написание эффективных электронных писем».

и использование мгновенных сообщений

статьи.

Ключевые моменты

Большинство из нас переполнены электронной почтой. Хотя это отличный инструмент для общения, люди часто злоупотребляют им. Когда вы управляете им эффективно, вы можете значительно повысить свою продуктивность.

Чтобы получить контроль над своим почтовым ящиком, начните с проверки и обработки электронной почты только в определенное время в течение дня. Если вас беспокоит задержка ответа, сообщите людям, что вы не проверяете свою электронную почту постоянно.

Также старайтесь, чтобы ваш почтовый ящик был как можно более чистым.Организуйте почту с помощью таких папок, как «Действие», «Ожидание» и «Архивы». А когда вы все-таки проверяете почту, используйте правило двух минут — немедленно обрабатывайте любое электронное письмо, которое вы можете прочитать и ответить на него в течение двух минут или меньше.

Вы также можете сократить объем входящей почты, попросив людей присылать вам меньше сообщений и отстаивая эффективные стратегии электронной почты и коммуникации в вашей организации.

4 совета по более эффективному управлению почтовым ящиком

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Электронная почта — чрезвычайно полезный инструмент коммуникации в бизнесе. Электронная почта менее навязчива, чем телефонный звонок, удобна и быстра. Это дает предпринимателям возможность вести свой бизнес практически из любого места.

Вы можете общаться с клиентами и покупателями, встречаться с сотрудниками и назначать важные встречи из офиса или в дороге.

Но при неправильном использовании электронная почта может снизить производительность. Согласно исследованию, опубликованному в 2012 году Глобальным институтом McKinsey, более четверти рабочего дня в среднем тратится на ответы и чтение электронных писем.Его исследование показало, что электронная почта является вторым по времени занятием для сотрудников после «ролевых задач».

Бизнес-лидеры, генеральные директора и менеджеры часто получают сотни, если не тысячи, электронных писем в день. Чтение каждого сообщения и ответ на него могут отнять у вас время и силы.

Загроможденный почтовый ящик, заполненный старыми, неоткрытыми или неважными сообщениями, не только расстроит вас. Это помешает вам максимально использовать свое время и отвлечет вас от других обязанностей.

Вот четыре стратегии, которые помогут лучше управлять электронной почтой и свести к минимуму количество сообщений в папке «Входящие».

Связано: 7 способов детоксикации вашего почтового ящика

1. Выделите время, чтобы прочитать электронную почту и ответить на нее.

Не оставляйте электронную почту открытой весь день. Оповещения и гудки из входящих сообщений могут прервать ваш рабочий процесс и лишить вас внимания.

Вместо этого запланируйте определенные периоды времени в течение дня для проверки электронной почты. Вы можете даже попробовать отметить в своем календаре и установить для вас статус «занято».”

При необходимости выключите мобильный телефон и закройте дверь офиса, чтобы вас не отвлекали члены семьи (если вы работаете из дома) или сотрудники.

Создайте ответ по электронной почте, подобный тому, который процитировал Тим Феррисс в статье 4-часовая рабочая неделя :

«Из-за высокой нагрузки я в настоящее время проверяю и отвечаю на электронную почту дважды в день в 12:00 по восточному времени [или ваш часовой пояс] и 16:00 по восточному времени

Если вам требуется срочная помощь (убедитесь, что она срочна), которая не может ждать до 12:00 или 16:00, свяжитесь со мной по телефону 555-555-5555.»

Время, необходимое для просмотра электронной почты и ответа, будет зависеть от того, как часто вы проверяете сообщения и сколько обычно получаете. Некоторые предприниматели считают более эффективным уделять электронной почте 10 минут каждый час. Другие предпочитают только проверять электронную почту. два или три раза в день

Связано: Как лучше писать электронные письма (инфографика)

2. Примите меры немедленно

Быстрые решения и немедленные действия помогут держать ваш почтовый ящик под контролем.Идея в том, чтобы не откладывать на завтра то, что можно сделать прямо сейчас.

Когда вы проверяете свои сообщения, просматривайте входящие сообщения электронной почты, которые можно немедленно удалить, например, спам или рекламные сообщения. Затем выберите сообщения, которые не требуют ответа, и удалите или заархивируйте их. После того, как вы сократите количество сообщений в папке «Входящие», вы сможете лучше оценить, какие из них являются наиболее важными.

Не оставляйте важные электронные письма в папке входящих в течение нескольких дней. Если вы не в отпуске, ответьте в течение 48 часов.Ответьте отправителю, как только прочтете его сообщение.

Если вы не можете ответить немедленно, сообщите отправителю, что вы получили сообщение, и вскоре свяжутся с вами. Установите крайний срок и продолжайте.

3. Организуйте почтовый ящик с ярлыками, папками и категориями.

Хотя большинство электронных писем можно удалить, вы, скорее всего, захотите сохранить сообщения, связанные с ключевыми аспектами вашего бизнеса. Переписка между клиентами, коллегами и сотрудниками может помочь прояснить любые недопонимания.Большинство почтовых программ позволяют пользователям помечать сообщения определенными ярлыками или категориями.

Расставляйте приоритеты, группируйте, сортируйте и сохраняйте сообщения, чтобы упорядочить свой почтовый ящик. Чем лучше ваша файловая система, тем легче будет найти конкретные электронные письма, когда они вам понадобятся. Создавайте родительские категории для широких предметов, таких как: клиенты, проекты и финансы.

Затем используйте подкатегории для хранения электронных писем, связанных с конкретными клиентами или проектами. Прежде чем отправить сообщение, убедитесь, что строка темы удобна для поиска.Если оно неточно описывает содержание электронного письма, отредактируйте строку темы, прежде чем оно будет отнесено к категории и заархивировано.

4. Отказаться от нежелательных рекламных писем.

Информационные бюллетени и рекламные объявления могут перегружать ваш почтовый ящик и скрывать важные сообщения. Уберите беспорядок.

Отмените подписку на получение сообщений от определенных отправителей, если вы больше не хотите получать их послания или у вас нет времени их читать. Чтобы процесс отказа от подписки был быстрым и безболезненным, поищите в своем почтовом ящике термин «отказаться от подписки».Просмотрите результаты поиска и определите, чьи электронные письма вы и дальше хотели бы приветствовать, а какие письма предпочли бы обойтись.

11 советов по более эффективному управлению электронной почтой

Электронная почта может заставить нас чувствовать, что мы изо всех сил пытаемся держать голову над водой. Ваши входящие страницы длинные? Вы начинаете каждый день читать электронную почту, думая, что ответите на самые важные сообщения, только чтобы посмотреть вверх и понять, что прошел час, а вы пока ничего не сделали? Каждые несколько дней у вас не хватает места для электронной почты? Чувствует ли электронная почта мультипликатором продуктивности или убийцей продуктивности?

Достаточно нескольких простых приемов, чтобы более эффективно работать с электронной почтой и не чувствовать себя отягощенным ею.Некоторые из этих советов основаны на функциях, имеющихся в большинстве почтовых программ, но другие — это способы изменить ваши собственные привычки, чтобы небольшие повседневные взаимодействия с электронной почтой помогали вам не отставать от управления ею.

Думайте об этом как о чистке зубов. Есть разница между ежедневной гигиеной полости рта и посещением стоматолога, но вы должны делать и то, и другое. Вы должны чистить зубы два раза в день и пользоваться зубной нитью один раз в день, и эти привычки чрезвычайно важны для здоровья зубов. Каждые полгода вам также следует посещать стоматолога для более тщательной чистки, рентгена и других профилактических мероприятий.Ежедневная гигиена предотвращает накопление более серьезных проблем. Посещение стоматолога поможет вам выявить и исправить растущие проблемы, прежде чем они выйдут из-под контроля.

Конечно, даже с зубами все может пойти не так. Несчастный случай может вывести их из строя, или ваши гены могут повлиять на них, так же как новый проект или смена должности могут внезапно вызвать взрыв электронной почты. Как бы то ни было, это не означает, что вам следует перестать пользоваться зубной нитью или регулярно посещать стоматолога или убирать почту каждый день.Если у вас возникла неожиданная проблема, вам все равно нужно придерживаться хороших привычек, чтобы держать все под контролем.

Когда вы меняете способ взаимодействия с электронной почтой в краткосрочной перспективе — когда и как вы ее проверяете, как часто вы удаляете сообщения и т. Д. — это облегчает вашу жизнь в долгосрочной перспективе.

Вот несколько главных советов, как сделать электронную почту менее обременительной. Позвольте мне предупредить вас, что эти советы основаны на здравом смысле и не представляют собой волшебную пулю, а это означает, что они не поразят вас и не станут сенсацией в мгновение ока.Но и зубная нить тоже.

1. Удалить первый

Первое, что нужно сделать, когда вы открываете свой почтовый ящик, — это просканировать, чтобы увидеть, что вы можете удалить. Посмотрите на тему письма и отправителя. Это барахло? Это рекламное письмо, которое вы никогда не прочитаете? Это уведомление от вашего коллеги, в строке темы которого указано, что они выйдут сегодня, и почти нет шансов, что какая-либо дополнительная информация в теле письма будет иметь отношение к вам? Если да, выбросьте.

Все сообщения, которые вы определяете как неважные, должны быть выделены и перемещены в корзину массово.Если вы не спешите в определенное утро, вы можете даже попытаться найти одного или двух обычных почтовых отправителей, от которых нужно отказаться от подписки.

Почему важно сначала выполнить этот шаг? Когда вы немедленно удаляете нерелевантные сообщения, вы упрощаете просмотр оставшихся сообщений. Когда вы увидите оставшиеся сообщения, вы сможете быстрее отсортировать важные из них. Если вы можете идентифицировать даже пять или десять процентов вашей ежедневной входящей почты как «весьма вероятно, не требующие действий», чтобы вы могли быстро удалить их, вы будете в гораздо лучшей форме, чтобы продуктивно начать свой день.

2. Используйте более одного адреса электронной почты

Я терпеть не могу маркетинговые электронные письма или подтверждения доставки, а тем более напоминания от моего банка об оплате счета по моей кредитной карте, когда она уже настроена для автоматической оплаты. (Grr.) Все эти сообщения будут загромождать мой почтовый ящик и затруднять обнаружение важных писем, за исключением того, что у меня есть стратегия работы с ними.

Я использую отдельный адрес электронной почты для всех этих сообщений низкой важности.

Есть несколько способов сделать это. Вы можете настроить новую учетную запись электронной почты полностью для этой цели, как я это делаю, или вы можете создать псевдоним адреса, используя свою текущую учетную запись.Большинство провайдеров электронной почты позволяют вам это делать. Затем вы создаете правило или фильтр в своей учетной записи электронной почты, чтобы все сообщения, отправленные на псевдоним, пропускали папку «Входящие» и попадали в другую папку. Назовите его «Входящие 2» или «Низкое значение» или как угодно.

Одним из преимуществ использования отдельного адреса электронной почты для этой цели является то, что вы храните эту не совсем нежелательную почту, иногда называемую серой почтой, отдельно от важной почты. Кроме того, если компания продает ваш адрес электронной почты другому списку рассылки, любые новые и нежелательные маркетинговые сообщения также не попадут в ваш основной почтовый ящик.Третье преимущество заключается в том, что вы не отвлекаетесь на эти сообщения, учитывая, что вам нужно войти в другую почтовую программу или перейти в другой почтовый ящик, чтобы получить к ним доступ.

3. Короткая запись

При написании электронных писем говорите то, что вы имеете в виду, говорите ясно и кратко. Почему? Короткое письмо помогает людям, читающим ваше сообщение, перейти к сути и более эффективно обрабатывать электронную почту. Они могут уловить ваш тон и ответить тем же, что облегчит вам жизнь.

В некоторых ситуациях требуются полные предложения и формальный язык, но фрагменты могут быть чрезвычайно эффективны в электронной почте.Используйте их, когда это имеет смысл. Полиция грамматики не пойдет за вами. Конечно, иногда вам нужно быть очень подробным и воспользоваться аспектом электронной почты, связанным с бумажным следом, — все записывается. В целом, однако, по умолчанию используется краткий, ясный и простой язык.

Не все умеют говорить кратко, и это может показаться кратким. Чтобы не выглядеть недружелюбно, вы можете добавить смайлики или восклицательные знаки. Или просто дайте людям понять, что вы стараетесь быть кратким в электронном письме, и они не должны принимать это на свой счет.

4. Используйте группы или списки рассылки

Если вы повторно отправляете сообщение одной и той же группе людей, настройте группу или псевдоним электронной почты. В Outlook это называется списком рассылки. В Gmail перейдите в Контакты (contacts.google.com), выберите людей, которых вы хотите добавить в группу, и щелкните значок ярлыка. Дайте вашей группе имя. После сохранения вы можете ввести это имя, чтобы автоматически составить сообщение для всех в группе.

Использование групп не только экономит время, устраняя необходимость вводить имя каждого человека при отправке группы по почте, но также настраивает вас на простую тактику удаления, как я объясню чуть позже.

5. Создание шаблонов или шаблонов ответов

Если есть сообщение, которое вы отправляете снова и снова, не пишите его каждый раз с нуля. Повторно используйте то, что вы уже написали, создав шаблон или шаблонный ответ, как это называет Gmail.

Вот несколько примеров сообщений, которые люди часто отправляют:

• Спасибо, что обратились к нам, но меня это не интересует,
• Подтверждение получения. Спасибо и дайте мне знать, если вам что-нибудь понадобится с моей стороны, и
• Звучит как работа для нашего юридического отдела.Лучшее контактное лицо…

Настроив несколько шаблонов, вы можете отвечать на сообщения, которые обычно занимают ненужное время, даже не задумываясь об этом, позволяя вам заняться более важной работой.

6. Повторно использовать строки темы

Повторное использование сообщений, отправленных с помощью шаблонов и шаблонов ответов, повышает вашу эффективность за счет минимизации написания. Повторное использование строк темы позволяет более легко и быстро удалять или архивировать старые сообщения. Я объясню, как дальше.

7. Сортировать для удаления

Ограничения данных могут подкрасться к кому угодно, даже к высокоорганизованным людям. Чтобы освободить место, можно удалить ненужные сообщения сразу. Это тот вид работы, который можно сравнить с походом к дантисту. Необязательно делать это каждый день, но делать это периодически и регулярно поможет предотвратить более серьезные проблемы. Я считаю, что три метода удаления особенно полезны.

Сначала отсортируйте сообщение , отправленное , по размеру файла или вложению и выбросьте самые большие из них, которые вам не нужны.Причина, по которой я сосредотачиваюсь на отправленных сообщениях, заключается в том, что если я отправил вложение, есть большая вероятность, что файл принадлежит мне, и поэтому у меня есть еще одна копия, сохраненная в другом месте.

Второй метод — отсортировать отправленные сообщения по теме и найти сообщения, которые вы отправляете регулярно. Если вы отправляете еженедельное сообщение с темой «Чистка холодильника в 16:00 сегодня», вы можете быстро просмотреть, выбрать и удалить их все сразу.

В-третьих, отсортируйте сообщения по получателям.У вас, вероятно, есть несколько коллег, друзей или группы людей, которым вы часто пишете. Вероятно, что многие из сообщений, отправляемых между вами и ними, не очень важны. Если они вам больше никогда не понадобятся, выберите сразу несколько сообщений и удалите их сразу.

8. Отключите уведомления, закройте электронную почту для Focus

Уведомление о каждом входящем сообщении на экране очень мешает и отвлекает. Я предполагаю, что подавляющему большинству сотрудников было бы лучше, если бы оповещения по электронной почте были полностью отключены.Это помогает только в самых редких случаях. Итак, отключите уведомления.

Точно так же закройте свое почтовое приложение или вкладку браузера, когда вам нужно выполнить целенаправленную работу в течение как минимум 30 минут. Мне больно писать эту подсказку, зная, что ей почти никто не последует. На самом деле очень немногие люди делают это, но я хотел бы убедить больше людей попробовать. Представьте, насколько легче будет найти свой поток, если вы не будете отвлекаться на электронную почту.

Рекомендовано нашими редакторами

Вспомните, когда в последний раз вы работали в автономном режиме, будь то в самолете без Wi-Fi или когда у вас был отключен Интернет.Или, может быть, вы работали в часовом поясе, где у вас немного других коллег, и поэтому у вас не было перебоев по электронной почте в течение долгого времени. Закрывая электронную почту, вы приближаетесь к тому, чтобы повторить этот опыт, когда вас не отвлекали, но при этом у вас есть доступ к другой онлайн-информации по мере необходимости.

9. Коопт. Автоматические ответы

В связи с предыдущим советом, допустим, вы не закроете окно электронной почты, потому что беспокоитесь, что кто-то попытается связаться с вами по срочному делу, и вы его пропустите.Обходной путь? Настройте сообщение об отсутствии на работе или автоответчик, в котором говорится: «Если это очень срочное дело, отправьте текст / позвоните / напишите мне на …» и укажите свой номер телефона, идентификатор Slack или предпочтительную строку коммуникация.

10. Удалить! Или отправить почту в папки

Неудаленное электронное письмо часто является нереализованным добрым намерением. Знайте, когда нужно отпустить. Не цепляйтесь за сообщения, если вы, скорее всего, никогда с ними ничего не сделаете. Оставлять неважные сообщения в почтовом ящике крайне непродуктивно, отвлекает и только напоминает вам о том, что вы хотели бы делать в идеальном мире, но не можете.

Они не делают вам одолжений тем, что находятся в вашем почтовом ящике.

Если удаление сообщений кажется серьезным, переместите их в новую папку. Назовите эту папку «Ожидание» или «Добрые намерения». Важно вытащить их из папки «Входящие». Подождите несколько месяцев. Посмотрите, сколько вы откопали или ответили. Если ответ нулевой, возможно, стоит подумать об их удалении в первую очередь.

11. Периодически очищайте корзину

Периодически очищайте корзину. Удаление корзины освобождает место.Большинство почтовых программ, включая Outlook, имеют настройку автоматического сброса корзины при выходе из приложения. Если вы никогда не забываете выбрасывать корзину, я рекомендую включить эту функцию.

Большинству людей, вероятно, не нужно очищать корзину чаще, чем раз в месяц или раз в квартал. Слишком частое удаление корзины представляет собой опасность, поскольку в нее вы отправляете спасательные письма, которые, как вы думали, вам не нужны, но, как оказалось, нужны. Я вытаскивал много писем из мусорной корзины, обычно в тот же день, когда кладу их туда.

Как вытащить шнур экстренной помощи

Теперь, если вы отчаянно нуждаетесь в чистом почтовом ящике, вот последний трюк, который вы можете попробовать:

1. Создайте новую папку. Назовите его Старый почтовый ящик или Почта до июля 2019 года (или текущего месяца и года).

2. Выберите все в своем почтовом ящике. Переместите все это в новую папку.

Вуаля. У вас нулевой почтовый ящик, и вам даже не нужно было отправлять ни одного сообщения.

Никто не ожидает, что вы за ночь почините хаотичный почтовый ящик.Постепенно выработайте несколько положительных привычек. Выполняйте несколько периодических действий, таких как очистка корзины или массовое удаление отправленных писем, чтобы вы почувствовали, что делаете успехи.

Получите наши лучшие истории!

Подпишитесь на Что нового сейчас , чтобы каждое утро получать наши главные новости на ваш почтовый ящик.

Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности.Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

7 основных советов по эффективному управлению электронной почтой | Виктор Иринюк | Приключения в сфере бытовой техники

Вы можете создавать папки в NetHunt CRM. В этих папках хранятся записи с прикрепленными электронными письмами и другой информацией в полях записи. Данные из полей могут отображаться внутри писем, как ярлыки. В отличие от статических меток, эта информация всегда актуальна , что позволяет вам проверять статус электронных писем (например, если вы управляете продажами в папке «Входящие», NetHunt CRM покажет вам, на каком этапе конвейера находится контакт является).

Часто бывает необходимо отправить одно и то же сообщение разным получателям. Вы можете создать отдельный документ с черновиками таких сообщений или вставить старые сообщения из отправленных. Но это не очень удобно, так как всегда лучше создать нужный черновик именно там, где вы его будете использовать, то есть в окне создания электронного письма. Для этого вы можете включить шаблоны ответов в Gmail Labs.

Перейдите в настройки Gmail и на вкладке «Лаборатория» включите «Шаблоны ответов».Теперь, когда вы составите сообщение, вы сможете присвоить ему имя и сохранить его для дальнейшего использования. Готовые ответы доступны, щелкнув стрелку в нижнем левом углу окон создания. Это дает вам быстрый доступ к шаблонам , позволяя быстро отправлять часто используемые сообщения или предоставлять стандартные ответы на часто задаваемые вопросы.

Какими бы хорошими ни были возможности поиска в Gmail, даже они вряд ли помогут, если вы ничего не помните о сообщении, которое можно было бы использовать в качестве поискового запроса.Вы всегда можете попробовать выполнить поиск по имени, дате или применить поисковые фильтры, но все же, если вы помните некоторые детали сообщения. Чтобы полностью удалить «запоминающуюся» часть из ваших электронных писем и особенно улучшить управление электронной почтой для малого бизнеса, вам необходимо использовать систему, которая будет работать на вас каждый раз.

Всегда лучше, чтобы составлял как можно более подробные строки темы для электронных писем . Если вы управляете продажами по электронной почте, не отправляйте сообщения с темами вроде «Приятно познакомиться» или «Продолжение предложения» не только потому, что они неактуальны и могут показаться спамом, но и потому, что они не содержат организационная сущность.Всегда указывайте причину обращения как можно яснее. Тема вроде «Встреча с Джей Смитом 21 октября 2016 года по поводу специального предложения» сразу все объясняет, и поиск становится проще, потому что вы запомните хотя бы тему, дату или человека, и поиск будет проще. в списке писем, если Gmail не сразу предлагает правильное сообщение.

23 Рекомендации и советы по управлению электронной почтой | Блог

Сколько времени вы тратите на управление электронной почтой каждый день? Я уверен, что это число находится в « часов », а не « минут ».’

Средний профессионал получает 121 электронное письмо каждый день. Безусловно, очень легко потерять контроль над своим почтовым ящиком, когда вам приходится иметь дело с таким большим количеством.

Для большинства из нас чтение электронных писем и ответы на них отнимают 28 процентов нашей рабочей недели. Электронная почта постоянно представляет собой угрозу, захватившую нашу жизнь!

В то же время мы изо всех сил пытаемся справиться с ОКР электронной почты — подсознанию необходимо проверять ваш почтовый ящик каждые тридцать минут или около того. Напряжение, связанное с управлением электронной почтой, реально.

Но хорошо то, что существует множество практичных и проверенных способов помочь вам справиться с потоком электронных писем, которые вы получаете каждый день.

Давайте сразу перейдем к советам по управлению электронной почтой.

1. Выделите определенное время для электронной почты каждый день

Средний работник проверяет электронную почту 74 раза в день ( ОКР, о котором мы только что говорили, ).

Хотя электронная почта кажется менее навязчивой, чем телефонный звонок, в конечном итоге она может создать гораздо больший стресс.Вы часто в конечном итоге беспокоитесь об этом весь день, не действуя в соответствии с этим. Несомненно, это источник беспокойства.

Первый способ решить эту проблему — выделить фиксированное время каждый день для работы с электронной почтой. Если оставить электронную почту открытой на весь день, уведомления, предупреждения и звуковые сигналы прервут рабочий процесс и отвлекут внимание.

Запланируйте определенные периоды времени только для электронной почты. И избавьтесь от них как можно быстрее. Кроме того, при этом убедитесь, что вы не занимаетесь одновременно несколькими делами. В случае необходимости выключите мобильный телефон или избегайте этого мира, чтобы сделать это в полной тишине.

В результате вы почувствуете себя воином, а также избавитесь от всех забот.

Тим Феррис упомянул отличный прием в своем бестселлере «4-часовая рабочая неделя», создав этот шаблон электронного письма:

“ Из-за высокой рабочей нагрузки я в настоящее время проверяю и отвечаю на электронную почту два раза в день в 12:00 по восточному времени (или в вашем часовом поясе) и в 16:00 по восточному времени.

Если вам требуется срочная помощь (убедитесь, что она срочна), которая не может ждать до 12:00 или 16:00, свяжитесь со мной по телефону XXX-XXX-XXXX.”

Даже если вы работаете на руководящей должности и получаете электронные письма с ограниченным сроком службы, вы все равно можете использовать эту стратегию. Помните, что если что-то срочно, люди всегда могут связаться с вами по телефону. По сути, это первый и самый важный шаг в организации электронной почты.

2. Нажмите кнопку «Удалить»

Как бы банально это ни звучало, нажатие на кнопку удаления имеет терапевтический эффект. Это всегда те электронные письма, которые целую вечность лежали в вашем почтовом ящике без присмотра.

Отправитель, вероятно, уже забыл об этом или устал следить за вами. Нет смысла отвечать ни на один из этих вопросов (хотя у вас на это нет времени). Так что отпустите свою вину и свое стремление в один прекрасный день ответить им .

Будьте предельно честны с самим собой, мыслите практично и удалите то, что вам не нужно или от чего не хотите действовать. Удалите столько, сколько сможете. Неистовствовать! Попрощайтесь со всем, что вы не пропустите.

Пока вы занимаетесь удалением, не забывайте «сообщать о спаме» обо всем, что кажется вам незнакомым или вынужденным.

Письма, которые вы еще не готовы удалить, заархивируйте. Вероятность того, что они вам больше никогда не понадобятся, вероятно, очень высока, но если вы это сделаете, вы вздохнете с облегчением.

Просто сделайте заметку: если вы пользуетесь Gmail, все удаленные сообщения остаются в корзине в течение 30 дней. По истечении этого времени электронные письма удаляются безвозвратно и не подлежат восстановлению.

3. Ярлыки, папки и категории на помощь

Не существует универсального правила, применимого к созданию категорий.Каждый человек индивидуален и отвечает в соответствии со своими личными предпочтениями. На самом деле нужно выяснить, что лучше всего подходит для вас.

Например, оператору, который ходит на собрания раз в месяц, может понадобиться только одна папка для собраний, тогда как продавцу, который каждый день отправляется на несколько собраний, будет полезно иметь несколько.

Расставляйте приоритеты, группируйте, фильтруйте и рассортируйте сообщения электронной почты по категориям для создания упорядоченного почтового ящика. Чем точнее будет этот процесс, тем легче будет найти важные и конкретные электронные письма в нужный момент.Вы также можете создавать родительские категории и подкатегории для различных проектов или клиентов для повышения качества работы. На работе вы можете создавать категории для таких вещей, как объявления компании, совместная работа в команде и многое другое.

Вот как это можно сделать в Gmail: откройте папку «Входящие» и полностью откройте меню левой боковой панели. Вы увидите «управление ярлыками» на вкладке «категории». Нажмите на «создать новый ярлык» под ним.

Каждая этикетка представляет собой папку, и вы можете присвоить ей соответствующее имя.Убедитесь, что вы используете удобные для поиска слова для описания содержания электронного письма, чтобы его можно было легко найти и найти.

Если вы используете Gmail, вы также можете присвоить ярлыкам разные цвета.

4. Отписаться или «массово отказаться от подписки»

Было так много раз, когда я получал рекламные электронные письма, которые мне никогда не были нужны. Мы редко замечаем, что когда мы случайно позволили «поставить галочку» для подписки на рекламную рассылку по электронной почте, она не будет отмечена при регистрации на каком-либо веб-сайте.

Будьте осторожны с тем, на что вы подписываетесь, и подписывайтесь только на те электронные письма, которые вы действительно хотите видеть в своем почтовом ящике. Обратите внимание на закономерности, например, когда вы регулярно архивируете или удаляете одни и те же подписки. Возможно, пора от них отказаться.

Вы также можете нацелиться на ступеньку выше и массово отказаться от подписки, если количество подписок слишком велико для вас, чтобы сделать это вручную. Unroll.me — отличный способ добиться этого. Это поможет вам мгновенно увидеть список всех писем с подпиской и легко отказаться от подписки на все, что вам не нужно.Я даже не могу сказать вам, насколько это внесло ясность не только в мой почтовый ящик, но и в мою жизнь. Он принадлежит Rakuten Intelligence, и его можно использовать бесплатно.

5. Настройте фильтры, чтобы отправлять электронные письма там, где они нужны

Клянусь этой простой хитростью. Эти фильтры позаботятся о том, что вы хотите делать с любым входящим электронным письмом вручную, будь то отправить его в соответствующую папку или выгрузить в корзину (это так хорошо).

В Gmail легко настроить фильтры.

• Откройте папку «Входящие» и щелкните стрелку вниз справа от поля поиска.
• Введите критерии поиска в доступные поля, такие как отправители и получатели электронной почты, тема, ключевые слова, вложения и сведения о чате и т. Д.
• Нажмите на опцию «создать фильтр с этим поиском» в правом нижнем углу и выберите то, что вы хотите что делать с этими электронными письмами.

6. Несколько почтовых ящиков в помощь

Наряду с основным почтовым ящиком вы можете создавать в нем мини-почтовые ящики в соответствии с разделами, типами электронной почты, клиентами или темами.Это отличный способ организовать те сотни писем, которые беспорядочно накапливаются в вашем основном почтовом ящике в течение недель, месяцев и лет.

Вот как это можно сделать в Gmail:

• Щелкните в правом верхнем углу основного почтового ящика Gmail.
• Выберите «Настройки» в раскрывающемся списке.
• Щелкните «Лаборатория» в навигации и выполните поиск «несколько почтовых ящиков» в строке поиска. Убедитесь, что вы сохранили изменения.
• После того, как вы закончите, вернитесь в «Настройки», и вы сможете увидеть новую вкладку в крайнем правом углу под названием «Множественные почтовые ящики».»Щелкните по нему и заполните детали.

Эта функция также помогает выбрать максимальное количество писем, которые могут одновременно отображаться в вашем почтовом ящике. Это отличный способ организовать свой почтовый ящик и сохранить его нулевым.

7. Преобразуйте групповые учетные записи электронной почты в общие почтовые ящики

Мы все являемся участниками групповых писем, которые могут раздражать не меньше, чем группы WhatsApp. Сообщения продолжают появляться одно за другим, которые могут иметь отношение или не иметь отношения к каждому человеку, отмеченному в группе.Возможно, чтобы обработать это электронное письмо, нужно всего два сотрудника, но каким-то образом их должны прочитать еще двенадцать человек.

Должен быть способ организации таких электронных писем для эффективного мониторинга рабочего процесса вашей команды. Используйте инструмент для совместной работы по электронной почте, который выступает в качестве альтернативы таким проблемам.

Например, Hiver позволяет вам управлять общими почтовыми ящиками, такими как поддержка, продажи или информация , прямо из вашего почтового ящика Gmail .

Вы можете легко назначать задачи кому-либо из вашей команды, не пересылая электронное письмо.Это также позволяет вам общаться внутри компании без необходимости писать электронные письма. Обе эти вещи означают, что у вас будет меньше беспорядка в электронной почте.

8. Примените Правило 80/20

Принцип 80/20 можно применить практически ко всем аспектам нашей жизни, включая управление электронной почтой. Также известный как «Принцип Парето» или «Закон немногих жизненно важных», он утверждает, что 80% последствий в ситуации происходят от 20% причин.

Чтобы эффективно управлять электронной почтой, нам нужно сосредоточиться только на 20% входных данных, которые приводят к 80% результатов.

Другими словами, необходимо сместить акцент на 20% электронных писем, из которых мы получаем наибольшую ценность. Это могут быть электронные письма от ведущих клиентов, электронные письма, связанные с недавними проектами, которые помогут вам добиться успеха в работе, возможности выступлений, приглашения на семинары и т. Д.

Он также может включать в себя эффективные информационные бюллетени, на которые вы подписаны, которые помогут вам расти как в личном, так и в профессиональном плане. Остальные 80% не важны и в основном барахло.

20% писем требуют немедленного внимания и ответа.Им нужно уделять первоочередное внимание. Следуйте правилу двух минут для этих писем: если на это уходит меньше двух минут, сделайте это сейчас.

Что касается оставшихся 80%, найдите время, чтобы ответить, или следуйте любому из приведенных здесь советов, чтобы лучше управлять ими (или выбросить их).

9. Приостановить почтовый ящик

Если вы перегружены количеством электронных писем в данный момент и не хотите иметь с ним дело в данный момент, вы можете контролировать, когда вы их отправляете или получаете.

Boomerang — это простой инструмент, который действует как личный секретарь и напоминает вам, если вы не получаете ответа от кого-то.Это также помогает извлекать сообщения из почтового ящика до тех пор, пока они вам действительно не понадобятся. Вы также можете написать электронное письмо, находясь в пути, и получить его именно тогда, когда вы хотите, чтобы оно было в папке «Входящие».

Вы можете запретить получать электронные письма в свой почтовый ящик столько, сколько захотите, и из любого источника. Boomerang также предоставляет множество других функций, таких как планирование электронных писем, настройка автоответов или скрытие писем, пока вы не захотите их увидеть. В бесплатном плане вы получаете 10 бесплатных кредитов на сообщения.

10. Коснитесь один раз

Как следует из названия, принцип однократного прикосновения основан на немедленном принятии решения. Его также называют методом «Обработать только один раз» (OHIO) .

Возвращаться к одному и тому же электронному письму снова и снова — значит потратить много времени. Таким образом, вы касаетесь его один раз, предпринимаете необходимые действия, закрываете его и переходите к следующему приоритету.

Принцип «прикоснись один раз» может показаться простым, но когда дело доходит до электронной почты, уследить за ним может быть непросто.Потому что у нас есть склонность откладывать ответ на электронные письма, и эта мысль надолго остается в нашей голове.

Но сохранять это мышление важно, тем более что мы все имеем дело с огромным объемом электронной почты каждый день. Так вы не будете постоянно отвлекаться на мысли о письмах без ответа, что может значительно снизить вашу продуктивность. Тщательно подбирайте слова, чтобы не было места двусмысленности или неверному толкованию.

11. Отметьте электронные письма, которые требуют «большего» внимания

Очевидно, будут электронные письма, требующие хорошо продуманного и сформулированного ответа.Спонтанность в таких случаях не сработает. Для писем, на которые у вас нет времени сразу, отметьте их и возвращайтесь к ним раз в неделю во время простоя.

Помещение писем в избранное напомнит вам, что вам нужно вернуться к тому, что требует вашего внимания. Вы можете отсортировать эти электронные письма так, чтобы они отображались вверху. Вы также можете пометить электронные письма как непрочитанные, чтобы вы могли отвечать на электронные письма, которые являются наиболее важными.

Эффективный способ сделать это — выделить определенное время в начале выходных, скажем в пятницу, чтобы сделать все сразу.Создание такого запланированного окна для ответов также поможет вам вернуться к более чистому почтовому ящику в понедельник и начать все заново.

Новости: социальные сети отвлекают! Я знаю, что вы это уже знаете, но у социальных сетей есть способ проникнуть в вашу голову, даже несмотря на самые сильные ограничения.

Вам действительно не нужно знать, кто какую фотографию прокомментировал в Facebook или кто недавно ретвитнул ваш мем, по крайней мере, не сразу.

Каждая мелочь, происходящая в вашей ленте социальных сетей, вторгается в ваш почтовый ящик и в конечном итоге приводит к созданию тысяч непрочитанных писем.

Если вы в настоящее время получаете электронные письма от платформ социальных сетей, вы должны знать, какую катастрофу они могут создать для вашего почтового ящика. Войдите в свои учетные записи и отключите всех уведомлений по электронной почте.

Это избавит ваш почтовый ящик от тысяч писем каждый месяц. Вам нужно сделать то же самое для любого другого типа уведомлений почтового приложения.

13. Настройка ответов по умолчанию

Если вы обнаружите, что набираете одно и то же сообщение снова и снова, вы можете создать свои собственные шаблоны для похожих ответов.

Создавайте разные категории на основе типов отправляемых вами ответов, и вы можете настроить их соответствующим образом для различных ответов. Это поможет вам сэкономить много времени, которое в противном случае потребовалось бы для написания письма с нуля.

Многие компании и частные лица следят за этим, когда вы связываетесь с ними. Они создают стандартный набор ответов для развертывания, добавляя к нему легкую индивидуальность.

Вам может понравиться: Как создать шаблоны Gmail за 60 секунд

14.Работайте с групповыми рассылками прямо сейчас

Если вы отмечены тегами в групповых электронных письмах (например, во всех тех электронных письмах о днях рождения, которые вы получаете в почтовом ящике вашей компании) на работе или в школе, обязательно создайте фильтр, чтобы назначить его определенной папке.

Эти электронные письма обычно не очень важны и не критичны по времени, поэтому лучше, чтобы они не появлялись в основном почтовом ящике. Поверьте, проверка этих писем — последнее из ваших приоритетов.

15. Назначьте время, чтобы очистить свой почтовый ящик

В течение недели ваш почтовый ящик может быть забит большим количеством писем.Поэтому не забывайте выделять несколько минут каждый день, чтобы очистить свой почтовый ящик.

Если вы не назначите определенное время, задача очистки часто откладывается. Вы можете установить напоминание в календаре, чтобы уведомить себя о задаче.

Я не могу переоценить, насколько выгодно и необходимо инвестировать в хорошие инструменты электронной почты. Это лично мне очень помогло в организации вещей и улучшении управления электронной почтой. Вот несколько инструментов, которые я бы порекомендовал:

Бумеранг

Мы уже упоминали об этом инструменте ранее в нашем посте.Boomerang не только помогает планировать рассылку писем, но и удалять те письма, которые не требуют вашего внимания или которые вы ждете ответа.

Сортировать

Sortd — еще один отличный инструмент для пользователей Gmail. Он служит нескольким целям — от продаж до совместной работы. Самое приятное то, что он работает прямо из вашего почтового ящика Gmail. По сути, он позволяет вам создавать корзины, в которые вы можете перетаскивать электронные письма, что-то вроде Trello.

Sortd также помогает отслеживать электронную почту и сотрудничать с командой.Для начала вы можете использовать бесплатный план Sortd.

Электронная аналитика

EmailAnalytics — еще один важный инструмент для управления вашей электронной почтой. Он визуализирует вашу электронную почту (или активность вашей команды), показывая вам такие вещи, как количество писем, которые вы отправляете и получаете каждый день, кто ваши основные отправители и получатели и как быстро вы в среднем отвечаете на электронные письма.

У него есть бесплатная пробная версия и платные планы от 5 долларов в месяц.

Полоса

Streak — еще один мощный инструмент, если вы хотите управлять своим Gmail.Некоторые функции включают разделитель потоков, отправку позже, слияние почты, отслеживание просмотра и многое другое. Вы можете начать пользоваться профессиональным планом за 49 долларов в месяц.

Вы также можете создавать потрясающие рабочие процессы с помощью Zapier и его поддержки API.

17. Используйте сочетания клавиш

Gmail Сочетания клавиш лично помогли мне оставаться продуктивным. Я знаю, что вначале может быть трудно запомнить эти ярлыки, но поверьте мне, как только я научусь, это поднимет вашу производительность электронной почты на новый уровень.

Чтобы включить ярлыки, вам просто нужно перейти в настройки в правом верхнем углу Gmail. На вкладке «Общие» вы найдете быстрые клавиши, просто включите их и нажмите кнопку «Сохранить».

Вот небольшой список моих любимых горячих клавиш —

C — Клавиша C открывает новое окно создания сообщения.

D — клавиша D открывает окно создания в новой вкладке.

S — в представлении «Входящие» клавиша S позволяет пометить электронное письмо как пометку, а нажатие клавиши S снова снимает пометку с письма.

N&P — Клавиша N&P позволяет прокручивать беседу в цепочке. Если вам нужно расширить разговор, просто нажмите клавишу ввода.

Совет

Pro — создайте стикер для ярлыков электронной почты и приклейте его на рабочем месте. Это поможет вам быстрее учиться.

18. Чтение сверху вниз, запись снизу вверх

Вот небольшой взлом, который я украл у Атиша Давда, генерального директора EquityZen. Он советует получать электронные письма по темам в обратном хронологическом порядке и отвечать на них в хронологическом порядке.Это было очень полезно для меня.

Атиш Давда далее говорит:

Этот тонкий прием использует тот факт, что некоторые люди сразу же отвечают на электронные письма, иногда запускают электронную почту «теннисный матч», съедая тот час, который вы выделяете, чтобы разобраться со всем своим почтовым ящиком, и оставляя ты чувствуешь себя позади.

19. Используйте несколько учетных записей электронной почты

Я лично терпеть не могу, письма с подтверждением заказа или напоминания о кредитной карте на рабочий адрес электронной почты.Эти письма только загромождают мой почтовый ящик и затрудняют обнаружение важных писем.

Следовательно, я использую разные адреса электронной почты для всех этих мало важных писем. Вы можете использовать это двумя способами — либо создав другой адрес электронной почты, либо создав псевдоним адреса, используя свою текущую учетную запись.

20. Отключить уведомления

Я бы порекомендовал вам отключить уведомления по электронной почте, если вы их включили, в браузере, мобильном телефоне или почтовом клиенте.Согласно исследованию Калифорнийского университета: «После того, как уведомление заставило нас переключаться между задачами, нам может потребоваться около 23 минут, чтобы вернуться к текущей задаче».

Следовательно, лучше отключить уведомления по электронной почте.

Быстрые действия с электронными письмами могут действительно помочь держать ваш почтовый ящик под контролем. Вся идея состоит в том, чтобы не откладывать задачу, а завершить ее сразу же. Будь то ответ по электронной почте, пересылка по электронной почте или удаление, обязательно действуйте непосредственно в этот момент.Чем быстрее действие, тем лучше.

Я знаю, что довольно сложно сделать это привычкой, но как только вы это сделаете, ваша жизнь станет намного проще.

22. Следуйте правилу 1 минуты

Если для ответа на электронное письмо требуется одна минута, ответьте на него немедленно. Потребуется больше усилий, если вы оставите электронное письмо и постоянно будете получать напоминания о том, что вам нужно ответить. Этот прием поможет вам быстро очистить большие куски электронной почты.

23. Избегайте чрезмерной подписки на информационные бюллетени или обновления

Я знаю, как заманчиво подписаться на информационные бюллетени, которые, по вашему мнению, могут быть полезны.Но по моему личному опыту, большинство этих информационных бюллетеней остается непрочитанным. Следовательно, прежде чем подписываться на рассылку новостей, подумайте дважды.

При подписке на любой инструмент бывают случаи, когда они спрашивают, хотите ли вы получать уведомления об обновлениях, не забудьте снять этот флажок. К сожалению, не все инструменты запрашивают ваше разрешение, поэтому вам придется отказаться от подписки вручную.

Заключение: узнайте, что вам подходит

Не существует «единственного правильного способа» управления электронной почтой.То, что работает для кого-то, может не сработать для вас. Я знаю, что здесь говорится об очевидном, но вы будете удивлены количеством людей, которые быстро отказываются от этих вещей.

Управление электронной почтой требует усвоения некоторых правил и некоторой дисциплины, что может занять некоторое время. Это очень похоже на выработку новой привычки. Это займет время.

.