Программирование на Python и Objective-C в Mac OS

Программирование на Python и Objective-C под Mac OS и для iPhone / iPod Touch

Как сделать базу данных в excel: Как создать базу данных в Excel?

Содержание

Создать базу данных в Excel

Excel Create Database (Содержание)

  • Создать базу данных в Excel
  • Как создать базу данных в Excel?

Создать базу данных в Excel

Если вы хотите создать базу данных, MS Access — это инструмент, который вам в идеале следует искать. Тем не менее, это немного сложнее, чтобы изучить и освоить методы, такие как MS Access. Вам нужно достаточно времени, чтобы освоить их. В таких случаях вы можете использовать Excel как хороший ресурс для создания базы данных. Проще вводить, хранить и находить конкретную информацию в базе данных Excel. Хорошо структурированная, хорошо отформатированная таблица Excel может рассматриваться как сама база данных. Итак, все, что вам нужно сделать, это создать таблицу, которая имеет правильный формат. Если таблица хорошо структурирована, вы можете сортировать данные разными способами. Кроме того, вы можете применить фильтры к хорошо структурированным данным, чтобы нарезать их и нарезать кубиками в соответствии с вашими требованиями.

Как создать базу данных в Excel?

Мы будем создавать базу данных сотрудников для организации. Давайте посмотрим, как создать базу данных в Excel, следуя приведенному ниже процессу:

Вы можете скачать этот шаблон базы данных Excel здесь — Создать шаблон базы данных Excel

Ввод данных для создания базы данных Excel

Ввод данных является основным аспектом при попытке создать базу данных в Excel.

Предположим, что это данные, которые вы собираетесь использовать в качестве базы данных сотрудников.

Я добавил первые несколько идентификаторов сотрудников . Произнесите D01, D02, D03, а затем перетащите оставшиеся до строки 12, используя ручку заполнения . Второй столбец содержит общую информацию о сотруднике, такую ​​как Имя, Фамилия, Назначение и Зарплата. Заполните эту информацию в ячейках вручную в соответствии с вашими данными. Убедитесь, что формат столбца Зарплата применяется ко всем ячейкам столбца (в противном случае эта база данных может вызвать ошибку при использовании).

Ввод правильных данных

Это всегда хорошо, чтобы ввести правильные данные. Убедитесь, что в ваших данных нет места. Когда я не говорю никаких других пробелов, это покрывает ячейки столбца, которые также не являются пустыми. Старайтесь изо всех сил, чтобы ни одна ячейка данных не была пустой. Если у вас нет никакой информации, предпочитайте ставить NA над пустой ячейкой. Также важно сделать правильный ввод в правый столбец.

Смотрите скриншот ниже:

Предположим, как показано на рисунке выше, вы ошибочно поменяли местами столбцы. то есть вы упомянули Обозначение под Фамилией и Фамилией под Обозначением, что является серьезным отступлением, когда вы рассматриваете это как основные данные о сотрудниках для вашей организации. Это может ввести в заблуждение некоторые ваши выводы.

Предположим, вы добавили правильную запись, но на 2- й строке после последней строки (т.е. одна строка оставлена ​​пустой). Также не рекомендуется делать это. Это разбивка для ваших данных. Смотрите скриншот ниже:

Как вы можете видеть, одна строка остается пустой после строки №. 12 (второй последний ряд набора данных) и добавил одну новую строку, которая не рекомендуется. В аналогичных строках не следует оставлять пустые столбцы в базе данных.

Давайте посмотрим на скриншот ниже:

Как видите, столбец F оставлен пустым. Что заставляет Excel думать, что существует разделение данных. Excel считает, что пустой столбец является разделителем для двух баз данных. Это вводит в заблуждение, поскольку столбец после пустого столбца является частью вашей исходной базы данных. Это не начальный столбец новой базы данных.

Все строки называются «Запись в базе данных Excel».

Это своего рода базовые знания о базе данных, которую мы создаем. Каждая строка, которую мы создаем / добавляем, называется записью в базе данных. Смотрите скриншот ниже для вашей справки:

Каждый столбец — это поле в базе данных Excel

Каждый столбец называется Поле в базе данных Excel. Заголовки столбцов называются именами полей.

Таблица формата

Когда вы закончите ввод данных, они должны быть преобразованы в таблицу для лучшей визуализации.

  • Выберите ячейки от A2 до F12 в электронной таблице.
  • Перейдите на вкладку « Главная ».
  • Выберите « Формат как таблица» в раскрывающемся меню. Вы можете выбрать собственный стол.

Как только вы щелкнете по определенному формату таблицы, появится окно таблицы с диапазоном выбранных данных, и этот диапазон будет окружен пунктирной линией. Вы также можете изменить диапазон данных в диалоговом окне таблицы.

Как только вы довольны диапазоном, вы можете выбрать OK. Теперь вы можете увидеть свои данные в табличной форме. Смотрите скриншот, приведенный ниже:

Используйте инструменты базы данных Excel для сортировки или фильтрации данных

Вы можете использовать стрелки раскрывающегося списка, расположенные рядом с каждым именем поля, для сортировки или фильтрации данных в соответствии с вашими требованиями. Эти параметры действительно полезны, когда вы имеете дело с большим количеством данных.

Расширение базы данных

Если вы хотите добавить еще несколько записей в вашу таблицу, вы можете сделать это. Выберите все ячейки из вашей таблицы.

Поместите мышку внизу последней ячейки вашего стола. Указатель мыши превратится в двуглавую стрелку. Вы можете перетащить указатель вниз оттуда, пока не захотите добавить столько пустых строк в вашу базу данных. Впоследствии вы также можете добавлять данные в эти пустые ячейки.

Форматирование базы данных

Выделите ячейку A1 до F1 из электронной таблицы.

  • Выберите вкладку « Главная »
  • На вкладке «Главная страница» перейдите к « Обтекание текстом», а также « Объединение и центрирование».
  • Вы также можете изменить цвет заливки. Выберите Цвет заливки. Выберите цвет вашего интереса. Здесь я выбрал зеленый цвет.

Вот как мы создали нашу базу данных в Excel.

Что нужно помнить о создании базы данных в Excel

  • Информация об одном предмете должна быть полностью заполнена в одном ряду. Вы не можете использовать несколько строк для добавления разных данных одного и того же элемента в базу данных Excel.
  • Поле не должно быть пустым. (Включая заголовки столбцов / название поля).
  • Тип данных, введенный в один столбец, должен быть однородным. Например, Если вы вводите данные о зарплате в столбце Зарплата, в этом столбце не должно быть текстовой строки. Аналогично, любой столбец, содержащий текстовые строки, не должен содержать никакой числовой информации.
  • База данных, созданная здесь, действительно очень маленький пример. Это становится огромным с точки зрения сотрудников, которые время от времени присоединяются, и становится беспокойным, чтобы поддерживать данные снова и снова со стандартным форматированием. Вот почему рекомендуется использовать базы данных.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по созданию базы данных в Excel. Здесь мы обсудим, как создать базу данных в Excel вместе с практическими примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи —

  1. Как импортировать данные в Excel?
  2. Применение стилей таблиц в Excel
  3. Как использовать панель инструментов Excel?
  4. Руководство по строкам и столбцам Excel

Создание базы данных в excel

Допустим,ваш стол с фруктами-это стол 2, а Продавец фруктов-стол 3. Фрукты-это общее поле для всех столов здесь. Вам нужно будет построить таблицу 1 с уникальными значениями из столбца фруктов. (Существует множество способов создания таблицы с уникальными значениями, если вы не знаете, они должны быть доступны в Интернете)

Я перечисляю процесс для Excel-2013, есть вероятность, что он может немного отличаться в более старых версиях.

Шаг 0:

У вас есть 3 таблицы в соответствии с предыдущим описанием.

Шаг 1:

Преобразуйте их все в таблицы одну за другой.
Alt+N>>T, или выберите A1:A5 >> Вставить таблицу >>. Отметьте галочкой , что в моей таблице есть заголовки.

Повторите этот процесс для всех 3 таблиц. Они должны выглядеть так:

Шаг 2:

Создайте таблицу Pivot в нескольких диапазонах
А) Создайте таблицу Pivot в таблице 1 (Insert>>PivotTable). Отметьте галочкой «Add эти данные в данные Model». IMP

Б) Под полями таблицы Pivot, ALL; вы должны увидеть все 3 таблицы

Шаг 3:

Создание Отношений
На вкладке Анализ щелкните Связи. Должно открыться окно с надписью «Управление отношениями». Идея состоит в том, чтобы строить отношения.

А) Попробуйте построить связь между таблицей 1 и таблицей 2.
New >> выберите следующие параметры:

Таблица: Таблица 2

Колонка (Иностранная): Фрукты

Соответствующая таблица: Таблица 1

Соответствующая колонка (Основная): Фрукты

Б) Давайте попробуем построить его сейчас между таблицей 1 & 3
New >> выберите следующие параметры:

Таблица: Таблица 3

Колонка (Иностранная): Фрукты

Соответствующая таблица: Таблица 1

Соответствующая колонка (Основная): Фрукты

Это должно выглядеть так:

Шаг 4:

Формирование Pivot
А) Получить фрукты из таблицы 1, Человека из таблицы 2, Поставщика из таблицы 3 (в таком порядке) в качестве меток строк

Б) Теперь таблица 2/Фрукты и таблица 3/Фрукты должны идти в качестве меток значений.

Стол, сформированный таким образом, является вашим почти последним столом. Строки, которые вы хотите, будут иметь 1 в столбцах D и E . Вы можете удалить эти строки, отфильтровав/вставив их в качестве значений.

(Как процесс, вставка изображений не является популярным методом, но я не мог бы объяснить это лучше визуально без них)

База данных в Excel | Блог Александра Воробьева

Опубликовано 29 Апр 2014
Рубрика: Справочник Excel | 19 комментариев

Хотя в MS Office для создания обширных сложно связанных баз данных и последующей работы с ними предназначена программа Access, миллионы пользователей по всему миру предпочитают создавать простые (и не очень) базы данных в Excel. Причин этому  несколько, и самая…

…главная из них – широчайшая распространенность, доступность и известность программы Excel, имеющей огромную аудиторию пользователей   в отличие от программы Access, в которой работают в основном профессиональные программисты!

Если вы задумали вести дневник затрат на автомобиль, составить фильмотеку и управлять ей, вести учет выпускаемой продукции на работе, грамотно вести учет закупок и продаж в бизнесе, то вам неизбежно придется создавать базы данных и использовать при обработке данных разнообразные фильтры и генераторы всевозможных отчетов.

Этот пост открывает небольшой, но важный цикл коротких простых статей об азах грамотного хранения информации и способах обеспечения быстрого и удобного доступа к этим данным.

Адресован этот цикл статей в основном начинающим, но, возможно, он будет полезен и более опытным пользователям для систематизации и повторения ранее полученных знаний.

Чуть-чуть теории.

Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.

Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.

Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.

Запись (строка) состоит из нескольких (по числу полей) разнообразных информационных сообщений (признаков), характеризующих один объект базы данных.

Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.

Все вышесказанное очень важно понимать, знать, и помнить!

Создавая таблицу базы данных в Excel, необходимо выполнять несколько важных правил, которые облегчат в будущем вашу жизнь при извлечении информации! Их нетрудно запомнить!

Основные правила создания базы данных в Excel.

1. Первая строка базы данных должна содержать заголовки столбцов!

2. Каждая последующая строка базы данных должна содержать хотя бы одну заполненную данными ячейку.

3. Не следует применять объединенные ячейки в пространстве таблицы базы данных!

4. Каждый столбец должен содержать только один тип данных – или текст, или числа, или даты!

5. Вокруг базы данных ячейки должны быть пустыми, либо это должен быть край рабочего пространства листа.

6. Необходимо присвоить диапазону базы данных имя.

7. Следует объявить диапазон базы данных списком.

Пример.

В качестве примера создадим небольшую учебную базу данных в Excel, представляющую записи  информации о работе участка завода, выпускающего строительные металлоконструкции.

Начальник участка ведет базу данных в Excel. Он ежедневно вводит информацию о выпущенной продукции. Для чего он это делает и ответы, на какие вопросы может получить в будущем, мы узнаем в последующих статьях. А пока займемся созданием информационного пространства для хранения важных данных о производстве.

Загружаем программу MS Excel и приступаем к работе.

1. Заголовок базы данных «Выпуск металлоконструкций участком №2» располагаем в объединенных ячейках A6…F6, оставляя сверху рабочего листа несколько строк пустыми.  Эти строки могут понадобиться в будущем при анализе данных.

Написанный заголовок не будет находиться в области базы данных! Строка №6 не имеет отношения к таблице базы данных, обратите на это внимание!!!

2. В ячейки A7…F7 записываем заголовки столбцов – полей базы данных.

3. Далее построчно в ячейки A8…E17 заносим записи о выпуске металлоконструкций.

4. В ячейку F8 вписываем формулу: =D8*E8 и копируем ее в ячейки F9…F17.

5. Присваиваем диапазону базы данных имя.

Для этого выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов A7…F17; в главном меню выбираем «Вставка» — «Имя» — «Присвоить…». В выпавшем окне «Присвоение имени» пишем имя, например — БД2 и нажимаем на кнопку «ОК» – диапазону присвоено имя!

6. Объявляем диапазон базы данных списком.

Для этого вновь выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов; в главном меню выбираем «Данные» — «Список» — «Создать список».
В выпавшем окне «Создание списка» проверяем правильность указанной области расположения данных и наличие галочки у надписи «Список с заголовками». Нажимаем на кнопку «ОК» – список создан!

База данных в Excel готова!

Итоги.

Если активировать любую из ячеек внутри списка («встать мышью»), то мы увидим:

1. Объявленный список окаймлен синей жирной граничной линией.

2. На заголовки списка наложен автофильтр, кнопки которого появились в ячейках с заголовками столбцов.

3. В самом низу списка появилась пустая строка со звездочкой в начале, приглашающая добавить очередную запись в базу данных.

Итак, созданный список является автоматически расширяющейся базой данных в Excel с именем БД2. Можно продолжать наполнять ее информацией. По мере готовности к отгрузке изделий (в производстве металлоконструкций они называются отгрузочными марками или просто — марками) начальник участка должен делать очередные построчные записи.

Для чего мы уделили столько внимания созданию элементарной таблицы?! Это всем станет понятно, когда будем фильтровать, сортировать данные и формировать различные отчеты по запросам, но об этом читайте в последующих статьях. Эти азы работы с информацией в Excel я постараюсь изложить максимально кратко, интересно и просто. Правильная и продуманная предварительная подготовка «скелета» для хранения информации — это залог того, что в будущем вы легко найдете необходимые данные!

Для получения информации о выходе новых статей и для скачивания файлов – примеров прошу Вас подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.

Прошу уважающих труд автора  скачивать файл после подписки на анонсы статей!

Ссылка на скачивание файла с примером: database (xls 31,0 KB).

Вопросы и замечания пишите в комментариях.

Другие статьи автора блога

На главную

Статьи с близкой тематикой

Отзывы

Как создать базу данных в Microsoft Excel

База данных — это в основном набор всех данных, касающихся определенной части вашей жизни или вашей работы, которые вы можете упорядочить или упорядочить на листе бумаги или листе Excel в этом случае. Есть несколько приемов, с помощью которых можно легко вводить данные, не теряя слишком много времени. В частности, для нумерации или формул, где столбцы ниже должны получить значение в соответствии с формулой, добавленной в первую, эти уловки или «короткие руки» в некотором смысле могут вам очень помочь.

Microsoft Excel помогает сохранить все ваши данные в целости и сохранности и помогает хранить их в удобном для вас или вашей команды виде. Таблицы Excel могут содержать до или даже более тысячи данных. В дополнение к этому вы даже можете добавить новый рабочий лист в тот же файл, чтобы хранить все данные в одном месте.

Итак, давайте посмотрим, как мы можем создать базу данных в Microsoft Excel. Возьмем, к примеру, школьную учительницу, которая должна сложить оценки по каждому предмету всех 10 учеников в своем классе и должна включить важную информацию, такую ​​как имя родителей, регистрационный номер, дату рождения и баллы.

Откройте Excel Sheet и начните вводить данные. Заголовки, например, имя учащегося, номер учащегося, имя родителей, дата рождения, предметы и оценка.

Начиная с заголовков.

Чтобы быстро добавить числа или номера зачисленных студентов, поскольку они представляют собой числа в определенном шаблоне, вы должны выбрать две ячейки, в которых есть числа, подвести курсор к концу последнего угла ячейки, курсор будет выглядеть как плюсик, когда подносишь к углу. Теперь щелкните его и просто перетащите в последнюю строку или столбец. Убедитесь, что вы добавили не менее двух цифр в первые два ряда. Это даст компьютеру представление о том, что это шаблон, которому следует следовать.

Добавьте данные в столбцы и строки, которые следуют определенному шаблонуДобавление данных как минимум в первые два столбца и строкиВот так будет выглядеть ваш экран, когда вы потянете курсор вниз

Вот как теперь будет выглядеть ваш лист Excel. Вы также можете повторить это для своего номера зачисления учащегося. Поскольку данные в других столбцах не являются числовыми или не центрированными по формулам, вы не можете использовать тот же трюк с другими ячейками.

Быстрый способ добавления простых данныхДобавление данных inn.

Вам нужно убедиться, что вы не оставляете пустых промежутков между рядами. Строки чаще всего называются записями, поэтому для вас очень важно убедиться, что строки в этом примере не остаются пустыми.

Строка называется «записью», потому что сюда добавляется вся дата, относящаяся к конкретному человеку или предмету.

С другой стороны, столбец — это поле, в которое добавляются заголовки, заголовки и определение того, что представляет собой «запись».

Теперь, если вы хотите, чтобы база данных выглядела более профессионально, вы можете создать вокруг нее таблицу и сделать все заголовки полужирным шрифтом и центрировать их по соответствующим ячейкам.

Вот как вы можете создать вокруг него стол.

  1. Выберите данные, которые вы хотите представить в виде таблицы.выберите ваши данные
  2. Перейти к вставкеНайдите «Вставить» на своей странице в Excel.
  3. Нажмите на таблицуСоздайте таблицу
  4. Это диалоговое окно появится, если есть другие данные, помимо выбранных столбцов и строк на электронной таблице, которые вы хотите добавить в таблицу, вы можете просто изменить числа и алфавиты для строк и столбцов.Если вы отметите опцию My Table has headers, ваши заголовки станут частью вашей таблицы.
  5. Щелкнув OK, ваша электронная таблица теперь будет выглядеть так.Ваша таблица для всех данных, которые вы только что ввели.
  6. Все стрелки в первой строке показывают вам варианты, с помощью которых вы можете сортировать дату. Вы можете расположить их в алфавитном порядке, вы можете выбрать конкретных студентов.Изучение вариантов. Вы даже можете установить или снять флажки, чтобы включить или исключить этого конкретного учащегося из таблицы.

Я только что изменил здесь алфавитный порядок, и вы можете заметить стрелку в заголовке столбца 3.

Стрелка вниз для каждого столбца поможет вам лучше управлять данными в этих столбцах.

Это не то. Вы можете увеличить размер своей таблицы, чтобы добавить больше полей, просто переместив курсор в правый крайний угол, где ваш курсор будет выглядеть как двусторонняя стрелка, и перетащите таблицу наружу.

Место для дополнительных данных в вашей таблице.

Вы можете добавить сюда больше данных.

Как экспортировать данные из Microsoft Access в электронную таблицу MS Excel

Можно ли экспортировать данные из Access в Excel? Конечно да! Но возникает вопрос, как это делать и когда это делать. Следовательно, в настоящем блоге подробно рассказывается об экспорте элементов данных из MS Access в таблицу Excel. В этом блоге была сделана попытка дать точный ответ на такие вопросы, как, как, почему и когда экспортировать элементы данных из базы данных MS Access в электронную таблицу MS Office Excel.

Перенос данных из базы данных Access в электронную таблицу Excel

Чтобы перенести данные из Access в Excel, пользователи могут выполнить любой из следующих процессов, как указано ниже:

  1. Скопируйте элементы данных из базы данных MS Office Access и вставьте их в лист Excel.
  2. Подключитесь к базе данных Microsoft Office Access из электронной таблицы MS Excel.
  3. Экспорт содержимого данных Access в рабочий лист MS Excel.

Приведенные выше три метода действительно полезны для переноса содержимого из Access в лист Excel, будь то XLS или XLSX. Однако первый вариант копирование и оклейка элементы данных признаны лучшей процедурой, когда обмен данными временный природа. Второй выход полезен только тогда, когда связь необходимо сделать для доступа к данным Access в Excel. Третий предлагаемый процесс — экспорт Доступ к элементам данных в электронной таблице Excel. Безусловно, это лучшая практика, когда обмен данными периодическое издание в природе.

Общие сценарии экспорта содержимого в Excel из файла Access MDB

Ниже описаны несколько распространенных случаев, когда требуется экспорт данных из Access, например, из файла MDB в файл Excel XLS или XLSX. Преобразование в файл XLSX Excel является альтернативой, когда запрос заключается в том, как экспортировать данные из Access в Excel 2010, 2007 или 2003.

  • Если менеджер пользователя хочет просматривать все отчеты в файле Excel, а не в базе данных Access. Хотя пользователь делает это путем копирования данных в файл Excel, теперь он / она хочет сэкономить время, полностью экспортируя его в автоматическом режиме. Это потому, что автоматический экспорт экономит время.
  • Предположим, что в офисе пользователя для работы используются как Access, так и Excel. Они хранят данные в базе данных Access, а используют Excel для проверки элементов данных и распространения результатов проведенного анализа. Хотя пользователь и его команда знают, как экспортировать данные в файл Excel, но хотят сделать эту процедуру более эффективной и действенной.

Примечание — Причин для вывоза может быть еще несколько.

Экспорт элементов данных Access в таблицу Excel

Теперь, когда ответ на вопрос: «Можете ли вы экспортировать данные из Access в Excel» — «Да»; это порождает еще один вопрос: «Как преобразовать базу данных Access в электронную таблицу Excel?» Этот запрос часто встречается у многих людей, изучающих Access. Этот вопрос на самом деле означает, как экспорт данные в электронную таблицу Excel из базы данных MS Access, то есть как экспортировать содержимое из файла MDB в формат XLS или XLSX. Причина в том, что база данных Access сохраняется в формате файла .mdb, тогда как файл Excel хранится в виде файлов типа .xls или .xlsx, в зависимости от используемой версии MS Office. XLS — это формат по умолчанию для файлов Excel, созданных в Excel 2002 или более ранних версиях. В то время как в версиях Excel 2003, 2007 и выше создаются файлы Excel в формате .xlsx.

Разрешение — В MS Access есть встроенная утилита под названием Мастер экспорта с помощью которых пользователи могут экспортировать объекты базы данных Access, такие как запросы, таблицы, формы и / или выбранные записи в представлении, в электронную таблицу MS Excel. При экспорте элементов данных сначала Access формирует копию объекта базы данных или выбранных данных. А затем сохраняет созданную копию в файле Excel.

Ознакомление с основами перед экспортом в Excel с помощью «Мастера экспорта»

  • Следует отметить следующие моменты:
  • Можно даже запланировать автоматический запуск процесса экспорта через определенные промежутки времени в указанное время.
  • Детали операции экспорта можно сохранить в системе для дальнейшего использования.

Примечание — Два вышеуказанных пункта можно отнести к категории список преимуществ что предлагает мастер.

  • Поля, поддерживающие несколько значений, экспортируются в виде списка значений и разделяются точкой с запятой.
  • При использовании этого метода графические элементы не экспортируются. Например, содержимое полей объекта OLE, логотипов и вложений, которые являются частью исходных данных.
  • Графические элементы необходимо добавить в электронную таблицу вручную. Добавление графических элементов необходимо производить после завершения операции экспорта.
  • «Нулевые значения» в выходной электронной таблице заменяются данными, которые должны быть в следующем столбце. Однако это случается в определенное время и не всегда.
  • Данные, относящиеся к дням до 1 января 1900 года, не могут быть экспортированы. В таких случаях соответствующие ячейки сохраняют нулевые значения в итоговом файле Excel.
  • В выходной файл Excel экспортируются только результаты расчетов. Формулы, используемые для вычисления значений, не экспортируются.
  • Пользователям необходимо добавить выражения после завершения операции экспорта вручную.
  • Значение # можно увидеть в столбце, который соответствует полю Да / Нет в форме. Обычно это происходит, когда экспорт начинается в Просмотр формы или из Панель навигации. Чтобы решить эту проблему, перед выполнением процесса экспорта необходимо открыть форму в режиме таблицы.
  • Макросы или модули нельзя экспортировать. При экспорте отчета, формы или таблицы, содержащей подотчеты, подформы или подтаблицы, экспортируется только основной отчет, форма или таблица.
  • Экспорт необходимо повторить для каждого экспортируемого подотчета, подформы и подтаблицы.
  • За одну операцию экспорта можно экспортировать только один объект базы данных. Однако все данные нескольких электронных таблиц можно объединить в один файл Excel после завершения экспорта целых отдельных объектов.

Примечание — Очки в категорию, список недостатков что предлагает встроенный мастер экспорта.

Для экспорта объекта базы данных

  1. В исходной базе данных; если должна быть экспортирована только часть запроса, форм или таблицы, то объект должен быть открыт и, следовательно, должны быть выбраны желаемые записи.
  2. Далее на вкладке Внешние данные расположен в ‘Экспорт группа ‘, опция Excel необходимо нажать.
  1. Параметры, представленные в диалоговом окне «Экспорт таблицы Excel», должны быть заполнены, а затем Ok необходимо щелкнуть для завершения процесса экспорта.
  • Необходимо ввести имя книги Excel.
  • В поле формата файла необходимо выбрать соответствующий формат файла.
  • Если требуется экспортировать либо таблицу, либо запрос, и вместе с этим желательно, чтобы отформатированные данные были экспортированы, тогда следует выбрать вариант «экспортировать данные с форматированием и разметкой».
  • Чтобы просмотреть книгу Excel после завершения процедуры экспорта, необходимо установить флажок «Открыть конечный файл после завершения операции экспорта».
  • Если исходный объект открыт и пользователь выбрал одну или несколько записей в представлении до начала процесса экспорта, пользователи могут выбрать «Экспортировать только выбранные записи». Тем не менее, чтобы экспортировать все записи, отображаемые в представлении, необходимо не устанавливать соответствующий флажок.

Примечание— Флажок «Экспортировать только выбранные записи» остается недоступным, если записи не выбраны.

  1. Затем Access открывает диалоговое окно, в котором пользователи могут создать спецификацию, использующую некоторые сведения о процедуре экспорта. Необходимо выбрать опцию «Да», чтобы сохранить подробный отчет о процессе экспорта для использования в будущем.

Примечание— Преимущество сохранения подробных сведений заключается в том, что это помогает пользователям повторять тот же процесс когда-нибудь в будущем, без необходимости следовать мастеру каждый раз, когда необходимо выполнить экспорт.

Один инструмент для борьбы с промахами «Мастера экспорта»

Если вопрос: как экспортировать данные из Access в Excel 2010, 2007 или любые более ранние версии, то утилита, которая может лучше всего ответить на вопрос, — Доступ к программному обеспечению Excel Converter. Это потому, что он имеет возможность экспортировать файл MDB как в XLS, так и в XLSX без потери данных. У него есть возможность справиться со всеми промахами ручного экспорта, описанными выше, то есть с помощью мастера экспорта. Кроме того, он обладает следующими характеристиками:

  • Преобразует таблицы Access без потери данных.
  • Может восстановить даже поврежденную базу данных Access.
  • Можно экспортировать Excel по базе данных, а также по таблице.
  • Не накладывает никаких ограничений на размер файла.

Однако требуется, чтобы установка MS Access была обязательной на ПК, на котором запущена внешняя утилита.

Создание базы данных в MS Excel

Определение 1

MS Excel — это программа, предназначенная для работы с электронными таблицами.

Введение

Набор строк заданной структуры, которые содержат информацию о совокупности объектов одного типа, считается самой простой базой данных. Она отображается в виде прямоугольной таблицы, где строки являются записями базы данных, а столбцы являются её полями. К примеру, базой данных может быть перечень номеров телефонов, расписание движения автобусов, список сотрудников организации, перечень экскурсионных туров и так далее. Программа Microsoft Excel обладает отличным инструментальным набором, позволяющим работать с базами данных.

Создание базы данных в MS Excel

Приведём правила и рекомендации по оптимальной организации базы данных:

  1. Зона, где предполагается разместить базу данных, должна быть прямоугольной формы.
  2. Все столбцы должны иметь однотипные данные. Эти данные принадлежать одному из допустимых типов, а именно, числовому, текстовому типу, типу дата/время, логическому типу, типу гиперссылки, а также вычисляемому типу.
  3. В первой строке базы данных должны быть указаны наименования полей, которые описывают содержимое данного столбца. Рекомендуется присваивать полям базы данных не очень длинные имена, причём, база данных не должна иметь полей с одинаковыми именами.
  4. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.
  5. Рекомендуется для базы данных выделять отдельный лист. Когда же на листе помимо базы данных располагаются иные информационные данные, то база данных обязана отделяться от них хотя бы одним пустым столбцом или пустой строкой.
  6. Не следует размещать иные данные левее или правее списка, поскольку они могут быть скрыты при осуществлении фильтрации записей базы данных.
  7. Диапазон, имеющий данные, определяющие базу данных, лучше присвоить наименование.

Готовые работы на аналогичную тему

На основании указанных выше рекомендаций, приведём пример формирования базы данных с названием «Розы», которая содержит данные о разных сортах роз. База данных выполнена в формате таблицы, а её фрагмент представлен на рисунке ниже:

Рисунок 1. Таблица. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

База данных состоит из восьми полей, наименования которых приведены в четвёртой строке электронной таблицы. Вторая строка посвящена развёрнутым описаниям содержимого полей и не входит в состав, собственно, базы данных.

Полям базы данных присвоены следующие типы:

Рисунок 2. Таблица. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

То есть, база данных «Розы» берёт начало с четвёртой строки листа и состоит из колонок А-Н. Считается, что эта база данных расположена в диапазоне А4:h46, которому задано имя «Розы».

Файлы, в которых находятся фотографии разных сортов роз, размещаются во внутренней папке Foto, то есть в активном каталоге. Посмотреть изображение можно путём активации требуемой ссылки.

Записи в базе данных могут быть отсортированы. Сортировкой является осуществление упорядочения записей в требуемом порядке, а именно, в алфавитном, в хронологическом или числовом, а также по возрастанию или убыванию. MS Excel также позволяет задавать свой требуемый сортировочный порядок. Выполнение сортировки записей позволяет упростить поиск необходимой информации.

Допустим, требуется выполнить сортировку, приведённой в примере базы данных, согласно полю «Название» в алфавитном порядке. Поле, по которому выполняется сортировка базы данных, именуется как ключевое поле или просто ключ. Чтобы получить необходимое упорядочение записей, следует исполнить следующие операции:

  1. Выполнить выделение любой клетки из диапазона с базой данных.
  2. Сделать выбор в меню «Данные» команды «Сортировка».
  3. В появившемся затем окне установить галочку на поле «Мои данные имеют заголовки».
  4. Выполнить задание параметра «Сортировать по» и выбрать из списка значений поле «Название». Далее выбрать сортировочный порядок, например, «По возрастанию», то есть от А до Я.
  5. Активировать процесс сортировки, нажав клавишу ОК.

Сортировка может быть выполнена одновременно по набору ключей. К примеру, если необходимо выполнить сортировку списка так, чтобы записи прошли упорядочивание по группе, а сорта, входящие в одну группу, были отсортированы согласно году выведения сорта. Чтобы выполнить такую сортировку необходимо задавать пару ключей, а именно, первый (главный) ключ в поле «Группа», а второй в поле «Год», с сортировочным порядком «По алфавиту» для поля «Группа», и «По возрастанию» для поля год.

Чтобы это исполнить, следует выбрать из меню команду «Данные/Сортировка», и задать необходимые параметры сортировки. Новый уровень сортировки может быть добавлен при помощи кнопки «Добавить уровень». Диалоговое окно «Сортировка» показано на рисунке ниже.

Рисунок 3. Окно программы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Фильтрование списка означает сделать невидимыми все строка, которые не удовлетворяют определённым условиям отбора. Программа MS Excel для этих целей имеет в своём составе две команды в меню «Данные», а именно, команду «Авто фильтр», предназначенную для несложных условий отбора, и «Расширенный фильтр, для усложнённых критериев.

Для использования команды «Авто фильтр» необходимо осуществить выделение любой клетки из диапазона базы данных, а далее из меню «Данные» следует сделать выбор команды «Фильтр». Программа покажет кнопки со стрелками (кнопки авто фильтра) около каждого названия поля.

Автоматизация обработки таблиц в Excel и перенос данных в MySQL [ Разбор кейса ]

Обзор кейса

Карло, ИТ консультант, работал над сложной, но довольно типичной задачей. Ему нужно было разработать систему, которая бы создавала отчеты для руководства на основе Excel файлов, полученных от порядка 10-20 исследовательских лабораторий.

Сначала эти отчеты создавали в Excel – в основном вручную – и направляли руководству и лабораториям в печатном виде или PDF.

В таком подходе нет нужного уровня автоматизации и гибкости. Поэтому Карло решил найти способ выгружать данные из файлов лабораторий, организовывать их в заданном порядке, и экспортировать данные в базу данных MySQL. Потом, уже в веб интерфейсе, создавать необходимые отчеты, напр., графики динамики по годам, и направлять всем участникам ссылку на финальный отчет.

«Первоначальный подход занимал около 20 дней ужасной работы. Нам приходилось иметь дело с ошибками после копирования огромного объема данных из одного сводного отчета в Excel в отдельные отчеты по каждой задействованной лаборатории. Форматы очень разные, поэтому не представлялось возможным автоматизировать этот процесс в Excel. Кроме того, клиенту нужны были графики, где можно было бы сравнить результаты, полученные много месяцев назад – такое возможно только при выгрузке данных в MySQL.»

В подобных задачах важно, во-первых, минимизировать работу вручную и сократить время на подготовку данных. Во-вторых, аккуратно экспортировать подготовленные данные в MySQL.

Один из подходов к автоматизации – создать специальный макрос VBA. Но при таком большом объеме необходимых операций написание макроса с нуля займет неоправданно много времени. Кроме того, если вы хоть раз пробовали настроить интеграцию макроса с внешней базой данных, вы представляете, насколько утомительной может быть синхронизация вручную. Одно небольшое изменение в процессе (к примеру, другое название исходной таблицы) ведет к бесконечным правкам в скрипте.

Надстройка XLTools, с другой стороны, дала Карло гибкие инструменты для автоматизации всего процесса без VBA: извлечь, подготовить и экспортировать данные в базу данных MySQL.

XLTools Автоматизация – это мощный и многоцелевой инструмент. Последовательность всех операций записана на одном листе Excel, и все операции вручную сводятся к нажатию одной единственной кнопки.

«Мой клиент очень доволен результатами, потому что теперь мы можем выполнить всю работу за 2 часа вместо 20 дней. XLTools помог нам облегчить работу с текущей XLS структурой. Процесс открыт для правок в будущем – скрипт очень легко изменить. Сейчас мы переносим данные в базу данных за минуты, где уже формируем все нужные отчеты.»

Рассмотрим некоторые операции, автоматизированные в этом процессе.

Шаг 1. Автоматически собрать данные из файлов Excel

XLS файлы, полученные из исследовательских лабораторий, стандартизированы. Они всегда следуют одному шаблону. Нам нужно извлечь данные из этих исходных файлов и подготовить к дальнейшей обработке.

Именно это и выполняет команда XLTools.ExtractTable:

  • Она извлекает данные из внешних Excel или CSV файлов. Вы можете собрать все необходимые данные в одном месте и продолжить работу с полным объемом данных. По большому счету, это инструмент копирования-вставки.

  • Извлекая простой диапазон, он будет вставлен как именованная таблица. Только данные в формате таблицы могут служить источником данных для дальнейших операций, в т.ч. для выполнения SQL запросов в Excel.

Например, нам нужно извлечь эту таблицу с числовыми кодами, присвоенными лабораториям:

Для этого, пропишем команду автоматизации XLTools.ExtractTable:

XLTools.ExtractTable
WorkbookFile: source.xls
Range: LABCODE!E:F
SkipTopRowsCount: 4
ApplyTableName: LabCodes
Headers: lab,stat
PreserveFormat: TRUE
OutputTo: NewHiddenSheet[LabCodes]

Укажите диапазон данных, которые нужно извлечь:

  • Книга под названием “source.xls”. Обратите внимание, что исходные файлы должны находиться в той же папке, что и ваш файл автоматизации.

  • Диапазон E:F на листе “LABCODE”

  • Пропустить (Skip) 4 строки сверху, поскольку данные по факту начинаются со строки 5

Укажите, куда поместить извлеченные данные:

  • Назвать новую таблицу “LabCodes”

  • Присвоить заголовки “lab” and “stat”

  • Сохранить формат ячеек (PreserveFormat)

  • Поместить результат на новый скрытый лист “LabCodes”.

    Нам не нужно, чтобы лист был видимый – извлечение данных это лишь промежуточный шаг к дальнейшим операциям.

Выполнив эту команду, получим такую таблицу “LabCodes”, начиная с ячейки A1 на новом скрытом листе “LabCodes”:

Точно так же мы извлекли другие необходимые таблицы из файлов лабораторий. После этого мы готовы к работе с полным объемом данных.

Шаг 2. Объединить две таблицы Excel c помощью автоматизированного SQL запроса

В самом начале проекта, Карло составил схему, как конкретные записи должны быть выгружены из Excel в MySQL. Используя эту схему, мы помогли автоматизировать подготовку данных к экспорту.

Для обработки данных мы рекомендуем команду XLTools.SQLSelect. Мы очень любим и сами часто используем эту команду:

  • SQL запросы – первый выбор, если нужно объединить две или более таблиц по общему полю;

  • XLTools позволяет применять SQL SELECT запросы напрямую к таблицам Excel и быстро подготовить данные;

  • SQL позволяет выполнять несколько сложных задач за один раз – можно реорганизовать и отформатировать данные всего за пару запросов.

Например, нам нужно было объединить эти две таблица и переименовать столбцы. Кроме того, нам нужно было обработать положительные/отрицательные значения: столбец “sign” указывает, что значения в столбце “d” положительные или отрицательные.

Для этого, мы используем команду XLTools.SQLSelect:

XLTools.SQLSelect
SQLQuery: SELECT
tbl2.[lab] as [ic_code],
tbl1.[Nb] as [rank],
tbl1.[%] as [percent],
tbl1.[N°] as [lab_code],
CASE WHEN tbl1.[sign] = ‘-‘ THEN -1 * tbl1.[d] ELSE tbl1.[d] END as [dev],
tbl1.[Sd] as [s_dev],
tbl1.[D2] as [dist],
tbl1.[Method] as [method],
FROM [source.xls].[Table1]tbl1
LEFT JOIN [LabCodes]tbl2 ON tbl1.[Nb] = tbl2.[stat]
PreserveFormat: TRUE
ApplyTableName: data
OutputTo: NewSheet[data]

Укажите, какие поля нужно выбрать (SELECT):

  • Взять столбец “lab” из таблицы 2 и назвать “ic_code”

  • Взять столбец “Nb” из таблицы 1 и назвать “rank”

  • Взять столбец “%” из таблицы 1 и назвать “percent”

  • Взять столбец “N°” из таблицы 1 и назвать “lab_code”

  • Взять столбец “sign” из таблицы 1 и назвать “dev”. В то же время добавляем условие (CASE WHEN): если значение в столбце “sign” равно “-”, тогда умножить значение в столбце “d” на -1

  • Взять столбец “Sd” из таблицы 1 и назвать “s_dev”

  • Взять столбец “D2” из таблицы 1 и назвать “dist”

  • Взять столбец “Method” из таблицы 1 и назвать “method”

  • Найти и выбрать таблицу “Table1” из (FROM) книги “source.xls”

  • Объединить таблицы по значениям (LEFT JOIN ON) в столбцах “Nb” и “stat”

Укажите, как выгрузить результат запроса:

  • Сохранить формат ячеек (PreserveFormat)

  • Присвоить новой таблице название “data”

  • Поместить результат на новый лист “data”

Как только вы выполните эту команду, через секунду будет сгенерирована таблица результата:

Обратите внимание, что все столбцы имеют новые названия. Значения в столбце “dev” либо положительные, либо отрицательные. XLTools.SQLSelect – отличный инструмент для автоматизации обработки таблиц Excel. Практически все сложные манипуляции в проекте Карло мы выполнили с помощью SQL запросов.

Шаг 3. Автоматически экспортировать данные из Excel в базу данных MySQL

В проекте Карло было немало сложных и вдохновляющих задач (СПАСИБО)! Если извлечение данных и SQL запросы уже давно включены в Автоматизацию XLTools, то экспорт из Excel в MySQL – новая разработка.

После того, как мы подготовили и нужным образом отформатировали данные, создаем команду XLTools.ExportToMySQL:

XLTools.SQLSelect
Tables: zscore-fix,zscore-pt,outliers,repeatability,data
Server: Имя сервера или IP адрес сервера
Database: Имя вашей БД
Uid: Имя пользователя для доступа в вашу БД
Pwd: Пароль для доступа в вашу БД
ApplyTableName: ExportResults
OutputTo: NewSheet[ExportResults]

Укажите, какие таблицы нужно экспортировать в базу данных:

  • Взять таблицы “zscore-fix”, ”zscore-pt”, ”outliers”, ”repeatability”, ”data”

Введите данные для подключения к MySQL:

  • Введите учетные данные для входа в вашу БД: сервер, база данных, имя пользователя и пароль. Это позволит XLTools связаться с вашей базой данных.

Укажите, где поместить отчет об экспорте данных:

По завершении выполнения, команда выгрузит данные в MySQL и создаст сводный отчет об экспорте:

Отчет показывает, сколько записей (строк) из каждой таблицы Excel было экспортировано в БД. В случае ошибок во время экспорта, они будут указаны с последнем столбце. Кстати, описание ошибок будет приведено на языке вашей базы данных. Наш клиент Карло работает в Риме, и ошибки будут выводиться на итальянском.

В данном случае, экспорт двух записей в таблице “zscore-fix” не был успешен. Похоже, некоторые ячейки в этой таблице были пустыми – а такие записи не могут быть экспортированы в MySQL. Теперь легко вернуться и исправить ошибки.

Привязать выполнение всего процесса к одной кнопке

XLTools Автоматизация также позволяет назначать пользовательские кнопки для этих команд. В примерах, рассмотренных выше, мы выполняли каждую команду отдельно. Но мы можем выделить всю последовательность команд и привязать их к собственным кнопкам на вкладке XLTools.

Напр., команды Карло привязаны к трем кнопкам. “Prepare & Export” запускает весь процесс (извлечение, подготовка и экспорт данных) по нажатию всего одной кнопки:

У вас есть процессы в Excel, которые можно автоматизировать?

Свяжитесь с нами! Готовы помочь.

Обсудим вашу задачу и убедимся, что XLTools может с ней справиться. Помощь с настройкой кастомизированной автоматизации включена в стоимость лицензии.

Что если в XLTools нет (пока нет) функционала, нужного для вашей конкретной задачи? Мы постараемся разработать его для вас. В основе многих новых надстроек – предложения наших пользователей. Благодаря проекту Карло, Автоматизация теперь поддерживает Экспорт из Excel в MySQL.

«Мы выбрали XLTools, потому что команда очень быстро отреагировала на наш запрос. Они были готовы обсуждать варианты, помогли нам с кастомным решением и были всегда на связи.»

Карло Мелис, ИТ консультант

Благодарность: Карло Мелис (Carlo Melis), ИТ консультант, работает по заданию международного негосударственного органа по сертификации пищевой продукции, Рим, Италия.

Надстройки в фокусе: Автоматизация без VBA (извлечение таблиц, SQL запросы, экспорт из Excel в MySQL). Поддерживается в версии XLTools 5.0.0.762 и выше.

Создание новой базы данных

В этой статье описывается базовый процесс запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на настольных компьютерах, а не через Интернет. В нем объясняется, как создать базу данных рабочего стола с помощью шаблона и как создать базу данных с нуля, создав свои собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В нем также объясняются некоторые методы, которые можно использовать для переноса существующих данных в новую базу данных.

В этой статье

Обзор

При первом запуске Access или при закрытии базы данных без закрытия Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

Представление

Backstage — это отправная точка, с которой вы можете создать новую базу данных, открыть существующую базу данных, просмотреть избранный контент с Office.com — все, что вы можете использовать в Access, чтобы сделать с по файл базы данных или за пределами базы данных, в отличие от в базе данных.

Создание базы данных

Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка Новый .Вкладка Новый предоставляет несколько способов создания новой базы данных:

  • Пустая база данных Если хотите, можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть очень специфические требования к дизайну или есть существующие данные, которые нужно учесть или включить.

  • Шаблон, устанавливаемый с Access Рассмотрите возможность использования шаблона, если вы начинаете новый проект и хотите начать работу.В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.

  • Шаблон с сайта Office.com Помимо шаблонов, поставляемых с Access, вы можете найти еще много шаблонов на сайте Office.com. Вам даже не нужно открывать браузер, шаблоны доступны на вкладке New .

Добавление в базу

Когда вы работаете с базой данных, вы можете добавлять поля, таблицы или части приложения.

Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных вместе, как если бы они были одним целым. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на таблице. Вы можете добавить таблицу и форму одновременно, используя часть приложения.

Также вы можете создавать запросы, формы, отчеты, макросы — все объекты базы данных, с которыми вы привыкли работать.

Создайте базу данных с помощью шаблона

Access поставляется с множеством шаблонов, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки.Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения конкретной задачи. Например, есть шаблоны, которые можно использовать для отслеживания проблем, управления контактами или ведения учета расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько примеров записей, помогающих продемонстрировать их использование.

Если один из этих шаблонов соответствует вашим потребностям, его использование обычно является самым быстрым способом начать работу с базой данных. Однако, если у вас есть данные в другой программе, которые вы хотите импортировать в Access, вы можете решить, что лучше создать базу данных без использования шаблона.В шаблонах уже определена структура данных, и может потребоваться много работы, чтобы адаптировать существующие данные к структуре шаблона.

  1. Если у вас открыта база данных, на вкладке Файл щелкните Закрыть . В представлении Backstage отображается вкладка Новый .

  2. На вкладке Новый доступно несколько наборов шаблонов, некоторые из которых встроены в Access.Вы можете загрузить дополнительные шаблоны с Office.com. Подробности см. В следующем разделе этой статьи.

  3. Выберите шаблон, который хотите использовать.

  4. Access предлагает имя файла для вашей базы данных в поле Имя файла — вы можете изменить имя файла, если хотите. Чтобы сохранить базу данных в папке, отличной от той, которая отображается под полем имени файла, щелкните, перейдите к папке, в которой вы хотите ее сохранить, а затем щелкните ОК .При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.

  5. Щелкните Создать .

    Access создает базу данных на основе выбранного вами шаблона, а затем открывает базу данных. Для многих шаблонов отображается форма, в которой вы можете начать ввод данных. Если ваш шаблон содержит образцы данных, вы можете удалить каждую запись, щелкнув селектор записей (затененное поле или полоса слева от записи), а затем выполнив следующие действия:

    На вкладке Home в группе Records щелкните Delete .

  6. Чтобы начать ввод данных, щелкните первую пустую ячейку формы и начните ввод. Используйте область навигации для поиска других форм или отчетов, которые вы, возможно, захотите использовать. Некоторые шаблоны включают форму навигации, которая позволяет перемещаться между различными объектами базы данных.

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. В статье Использование шаблона для создания базы данных Access для настольных ПК.

Верх страницы

Создание базы данных без использования шаблона

Если вы не заинтересованы в использовании шаблона, вы можете создать базу данных, создав свои собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это включает одно или оба из следующих:

  • Ввод, вставка или импорт данных в таблицу, которая создается при создании новой базы данных, а затем повторение процесса с новыми таблицами, которые вы создаете с помощью команды Таблица на вкладке Создать .

  • Импорт данных из других источников и создание новых таблиц в процессе.

Создать пустую базу данных

  1. На вкладке Файл щелкните Новый , а затем щелкните Пустая база данных .

  2. Введите имя файла в поле Имя файла .Чтобы изменить расположение файла по умолчанию, щелкните Найдите место для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла ), перейдите в новое расположение и нажмите ОК .

  3. Щелкните Создать .

    Access создает базу данных с пустой таблицей с именем Table1, а затем открывает Table1 в режиме таблицы. Курсор помещается в первую пустую ячейку в столбце Нажмите, чтобы добавить .

  4. Начните вводить данные, чтобы добавить данные, или вы можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.

Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу с листом Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. Когда вы добавляете новый столбец в таблицу, в таблице определяется новое поле.Access автоматически устанавливает тип данных каждого поля на основе введенных вами данных.

Если вы не хотите вводить данные в Таблицу 1 в это время, щелкните Закрыть . Если вы внесли какие-либо изменения в таблицу, Access предложит вам сохранить изменения. Щелкните Да, , чтобы сохранить изменения, щелкните Нет, , чтобы отменить их, или щелкните Отмена, , чтобы оставить таблицу открытой.

Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке, расположенной на [установочный диск]: \ Program Files \ Microsoft Office \ Templates \ 1033 \ Access \. Если он существует, Blank.accdb является шаблоном для всех новых пустых баз данных. Любой контент, который он содержит, наследуется всеми новыми пустыми базами данных. Это хороший способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров деталей или заявлений об отказе от ответственности и политик компании.

Важно: Если вы закроете Table1, не сохранив ее хотя бы один раз, Access удалит всю таблицу, даже если вы ввели в нее данные.

Добавить стол

Вы можете добавлять новые таблицы в существующую базу данных с помощью команд в группе Таблицы на вкладке Создать .

Создайте таблицу, начиная с представления таблицы В представлении таблицы вы можете сразу ввести данные и позволить Access построить структуру таблицы за кулисами.Имена полей назначаются численно (Поле1, Поле2 и т. Д.), И Access автоматически устанавливает тип данных каждого поля на основе введенных вами данных.

  1. На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .

    Access создает таблицу и выбирает первую пустую ячейку в столбце Нажмите, чтобы добавить .

  2. На вкладке Поля в группе Добавить и удалить щелкните тип поля, которое вы хотите добавить.Если вы не видите нужный тип, щелкните Дополнительные поля .

  3. Access отображает список часто используемых типов полей. Щелкните нужный тип поля, и Access добавит новое поле в таблицу в точке вставки.

    Поле можно переместить, перетащив его. Когда вы перетаскиваете поле в таблице, появляется вертикальная полоса вставки там, где это поле будет размещено.

  4. Чтобы добавить данные, начните вводить данные с первой пустой ячейки или вставьте данные из другого источника, как описано в разделе «Копирование данных из другого источника в таблицу Access».

  5. Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.

    Каждому полю следует дать осмысленное имя, чтобы можно было сказать, что оно содержит, когда вы увидите его на панели Список полей .

  6. Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок, чтобы выбрать столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.Вы также можете выбрать несколько смежных столбцов, а затем перетащить их в новое место сразу. Чтобы выбрать несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

Создайте таблицу, начиная с представления «Дизайн». В представлении «Дизайн» сначала создайте структуру таблицы. Затем вы переключаетесь в режим таблицы для ввода данных или вводите данные с помощью другого метода, такого как вставка или импорт.

  1. На вкладке Create в группе Tables щелкните Table Design .

  2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля , а затем выберите тип данных из списка Тип данных .

  3. При желании вы можете ввести описание для каждого поля в столбце Описание .Затем описание отображается в строке состояния, когда курсор находится в этом поле в режиме таблицы. Описание также используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые вы создаете, перетаскивая поле из панели Список полей , а также для любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера форм или Мастер отчетов.

  4. После добавления всех полей сохраните таблицу:

  5. Вы можете начать ввод данных в таблицу в любое время, переключившись в режим таблицы и щелкнув первую пустую ячейку.Вы также можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.

Установка свойств поля в представлении «Дизайн» Независимо от того, как вы создали свою таблицу, рекомендуется проверить и установить свойства поля. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, некоторые свойства можно установить только в режиме конструктора. Чтобы переключиться в представление «Дизайн», щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите «Дизайн-представление ».Чтобы просмотреть свойства поля, щелкните поле в сетке дизайна. Свойства отображаются под сеткой проекта, в разделе Свойства поля .

Чтобы просмотреть описание каждого свойства поля, щелкните свойство и прочтите описание в поле рядом со списком свойств в разделе Свойства поля . Вы можете получить более подробную информацию, нажав кнопку «Справка».

В следующей таблице описаны некоторые часто настраиваемые свойства поля.

Свойство

Описание

Размер поля

Для текстовых полей это свойство устанавливает максимальное количество символов, которое может храниться в поле.Максимальное значение — 255. Для числовых полей это свойство устанавливает тип числа, которое будет сохранено (длинное целое, двойное и т. Д.). Для наиболее эффективного хранения данных рекомендуется выделять наименьшее количество места, которое, по вашему мнению, вам понадобится для данных. Вы можете увеличить значение позже, если ваши потребности изменятся.

Формат

Это свойство устанавливает способ отображения данных.Это не влияет на фактические данные, поскольку они хранятся в поле. Вы можете выбрать предопределенный формат или ввести собственный формат.

Маска ввода

Используйте это свойство, чтобы указать шаблон для всех данных, которые будут вводиться в это поле.Это помогает гарантировать, что все данные введены правильно и содержат необходимое количество символов. Чтобы получить справку о создании маски ввода, щелкните в правой части поля свойств.

Значение по умолчанию

Используйте это свойство, чтобы указать значение по умолчанию, которое будет отображаться в этом поле каждый раз при добавлении новой записи.Например, если у вас есть поле «Дата / время», в которое вы всегда хотите записывать дату добавления записи, вы можете ввести «Дата ()» (без кавычек) в качестве значения по умолчанию.

Требуется

Это свойство устанавливает, требуется ли значение в этом поле.Если вы установите для этого свойства значение Да , Access не позволит вам добавить новую запись, если для этого поля не будет введено значение.

Верх страницы

Копировать данные из другого источника в таблицу доступа

Если ваши данные в настоящее время хранятся в другой программе, такой как Excel, вы можете скопировать и вставить их в таблицу Access.В общем, это работает лучше всего, если ваши данные уже разделены на столбцы, как на листе Excel. Если ваши данные находятся в текстовом редакторе, лучше всего разделить столбцы данных с помощью вкладок или преобразовать данные в таблицу в текстовом редакторе перед копированием данных. Если ваши данные требуют какого-либо редактирования или манипуляции (например, разделение полных имен на имя и фамилию), вы можете сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

Когда вы вставляете данные в пустую таблицу, Access устанавливает тип данных каждого поля в соответствии с типом данных, которые он там находит. Например, если вставленное поле не содержит ничего, кроме значений даты, Access применяет к этому полю тип данных «Дата / время». Если вставленное поле содержит только слова «да» и «нет», Access применяет к полю тип данных «Да / Нет».

Access называет поля в зависимости от того, что он находит в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа по типу на следующие строки, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. Д.).). Если первая строка вставленных данных не похожа на следующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access называет поля соответствующим образом и не включает первую строку в данных.

Если Access назначает общие имена полей, следует как можно скорее переименовать поля, чтобы избежать путаницы. Используйте следующую процедуру:

  1. Нажмите CTRL + S, чтобы сохранить таблицу.

  2. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца, а затем введите описательное имя поля для каждого столбца.

  3. Сохраните таблицу еще раз.

Примечание: Вы также можете переименовать поля, переключившись в представление «Дизайн» и отредактировав там имена полей. Чтобы переключиться в представление «Дизайн», щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите «Дизайн-представление ». Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

Верх страницы

Импорт, добавление или ссылка на данные из другого источника

У вас могут быть данные, которые хранятся в другой программе, и вы хотите импортировать эти данные в новую таблицу или добавить их в существующую таблицу в Access.Или вы можете работать с людьми, которые хранят свои данные в других программах, и вы хотите работать с ними в Access, установив на них ссылку. В любом случае Access упрощает работу с данными из других источников. Вы можете импортировать данные из листа Excel, из таблицы в другой базе данных Access, из списка SharePoint или из множества других источников. Используемый вами процесс немного отличается в зависимости от вашего источника, но следующая процедура поможет вам начать.

  1. В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт и ссылка щелкните команду для типа импортируемого файла.

    Например, если вы импортируете данные из листа Excel, щелкните Excel . Если вы не видите нужный тип программы, щелкните Дополнительно .

    Примечание: Если вы не можете найти правильный тип формата в группе Import & Link , возможно, вам придется запустить программу, в которой вы изначально создали данные, а затем использовать эту программу для сохранения данных в общем формат файла (например, текстовый файл с разделителями), прежде чем вы сможете импортировать эти данные в Access.

  2. В диалоговом окне Получить внешние данные щелкните Обзор , чтобы найти файл исходных данных, или введите полный путь к файлу исходных данных в поле Имя файла .

  3. Выберите нужный вариант (все программы позволяют импортировать, а некоторые позволяют добавлять или связывать) в разделе Укажите, как и где вы хотите хранить данные в текущей базе данных .Вы можете создать новую таблицу, которая использует импортированные данные, или (с некоторыми программами) вы можете добавить данные в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в исходной программе.

  4. Если мастер запустится, следуйте инструкциям на следующих нескольких страницах мастера. На последней странице мастера нажмите Готово .

    Если вы импортируете объекты или связываете таблицы из базы данных Access, открывается диалоговое окно Import Objects или Link Tables .Выберите нужные элементы и нажмите ОК .

    Точный процесс зависит от того, хотите ли вы импортировать, добавить или связать данные.

  5. Access запросит у вас, хотите ли вы сохранить детали только что выполненной операции импорта. Если вы думаете, что в будущем вы снова будете выполнять ту же операцию импорта, нажмите Сохранить шаги импорта , а затем введите данные.Затем вы можете легко повторить операцию в будущем, щелкнув Saved Imports в группе Import & Link на вкладке External Data . Если вы не хотите сохранять детали операции, нажмите Закрыть .

Если вы выбрали импорт таблицы, Access импортирует данные в новую таблицу, а затем отобразит таблицу в группе Таблицы в области навигации. Если вы выбрали добавление данных в существующую таблицу, данные будут добавлены в эту таблицу.Если вы выбрали ссылку на данные, Access создаст связанную таблицу в группе Таблицы в области навигации.

Верх страницы

Добавить часть приложения

Вы можете использовать часть приложения для добавления функциональности в существующую базу данных. Часть приложения может быть такой же простой, как одна таблица, или может состоять из нескольких связанных объектов, таких как таблица и связанная форма.

Например, прикладная часть «Комментарии» состоит из таблицы с полем AutoNumber ID, полем даты и мемо-полем. Вы можете добавить его в любую базу данных и использовать как есть или с минимальной настройкой.

  1. Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.

  2. Щелкните вкладку Create .

  3. В группе Шаблоны щелкните Application Parts .Откроется список доступных деталей.

  4. Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

Верх страницы

Открыть существующую базу данных Access

  1. На вкладке Файл щелкните Открыть .

  2. В диалоговом окне Открыть перейдите к базе данных, которую вы хотите открыть.

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • Дважды щелкните базу данных, чтобы открыть ее в режиме по умолчанию, заданном в диалоговом окне Access Options , или в режиме, установленном административной политикой.

    • Щелкните Открыть , чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде, чтобы вы и другие пользователи могли читать и писать в базу данных.

    • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть только для чтения , чтобы открыть базу данных для доступа только для чтения, чтобы ее можно было просматривать, но не редактировать. Другие пользователи по-прежнему могут читать и писать в базу данных.

    • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть эксклюзивно , чтобы открыть базу данных с использованием монопольного доступа.Когда у вас есть база данных, открытая с монопольным доступом, любой, кто попытается открыть базу данных, получит сообщение «файл уже используется».

    • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть эксклюзивный доступ только для чтения , чтобы открыть базу данных для доступа только для чтения. Другие пользователи по-прежнему могут открывать базу данных, но они ограничены режимом только для чтения.

Примечание: Вы можете напрямую открыть файл данных во внешнем формате файла, таком как dBASE, Microsoft Exchange или Excel.Вы также можете напрямую открыть любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создает новую базу данных Access в той же папке, что и файл данных, и добавляет ссылки на каждую таблицу во внешней базе данных.

подсказки

  • Чтобы открыть одну из последних открытых баз данных, на вкладке Файл щелкните Последние , а затем щелкните имя файла для этой базы данных.Access открывает базу данных, используя те же параметры параметров, что и при ее последнем открытии. Если список недавно использованных файлов не отображается, на вкладке Файл щелкните Параметры . В диалоговом окне Access Options щелкните Client Settings . В разделе Отображение введите количество документов, отображаемых в списке «Последние документы», не более 50.

    Вы также можете отобразить недавние базы данных на панели навигации в представлении Backstage для доступа в два щелчка: 1) вкладка File , 2) недавняя база данных, которую вы хотите открыть.Внизу вкладки Недавние установите флажок Быстрый доступ к этому количеству недавних баз данных , а затем отрегулируйте количество отображаемых баз данных.

  • Если вы открываете базу данных, щелкнув команду Открыть на вкладке Файл , вы можете просмотреть список ярлыков для баз данных, которые вы ранее открывали, щелкнув Мои недавние документы в диалоговом окне Открыть .

Верх страницы

Как создать реляционные базы данных в Excel 2013

Раньше Excel был базой данных бедняги, , с таблицами, которые там просто лежали. Вы можете создать что-то более сложное с помощью функций LOOKUP, но их настройка была огромной проблемой.

Больше нет: инструменты таблиц Excel 2013 включают функции, которые упрощают связывание диаграмм и ячеек, выполняет поиск и создает динамически обновляемые отчеты, — как — да — реляционная база данных.Таким образом Excel может обрабатывать множество повседневных офисных данных, , и мы покажем вам, как это настроить.

Как Excel создает реляционную базу данных

Реляционные базы данных — базы данных, структурированные для распознавания взаимосвязей между хранимой в них информацией — необходимы для работы с большими объемами бизнес-данных. Они позволяют быстро искать и извлекать конкретную информацию, просматривать один и тот же набор данных разными способами, а также сокращать количество ошибок и избыточности данных.Попробуйте сделать это с помощью электронной таблицы.

Чтобы показать вам, как Excel упрощает эту задачу, мы создадим две таблицы: основную таблицу и подробную таблицу. Основная таблица — это основная таблица, которая обычно содержит уникальные записи (например, имя, адрес, город, штат и т. Д.). Эта таблица редко изменяется, кроме, скажем, добавления или удаления отдельных лиц.

Для каждой записи в главной таблице может быть много записей в подробных таблицах (также называемых подчиненными или дочерними таблицами), которые ссылаются на главную таблицу.Это называется отношением «один ко многим». Данные в подробных таблицах, такие как ежедневные продажи, цены на продукцию, количество, обычно постоянно меняются.

Чтобы избежать повторения всей основной информации в каждой подробной таблице, вы создаете отношения, используя одно уникальное поле, такое как идентификатор продажи, а затем позволяете Excel делать все остальное. Например, у вас есть 10 продавцов, каждый из которых обладает уникальной демографической информацией (основная таблица). У каждого продавца есть 200 продуктов, которые он продает (деталь или дочерняя таблица).В конце каждого года вам нужен отчет, в котором представлены общие годовые продажи по лицам, но вам также нужен отчет, в котором представлены общие продажи по городам.

В этом руководстве мы создадим основную таблицу с информацией о продавцах и вторую таблицу, в которой будут представлены их общие продажи по кварталам за год. Идентификатор продажи — это реляционное поле, соединяющее таблицы. Затем мы создадим отчет (или сводную таблицу), который покажет, в каких городах были самые высокие продажи.

Откройте Excel и выберите новый пустой лист.

Создание главной таблицы

1. Сначала дважды щелкните вкладку в нижней части экрана (над зеленой полосой) и введите Master над строкой тега Sheet1.

2. В ячейке A1 введите: Мастер . В ячейках от A3 до F3 введите следующие заголовки столбцов: Идентификатор продаж , Продавец , Адрес , Город , Штат , Почтовый индекс .

3. В ячейках с A4 по A13 введите идентификационные номера продаж — в данном случае от 101 до 110 .Идентификатор продаж — это уникальное значение данных, которое используется для создания связи между двумя таблицами.

4. Введите имена, адреса, города, штаты и почтовые индексы в оставшиеся ячейки. Вы можете скопировать информацию из этого образца рабочего листа или создать свои собственные данные. Поскольку мы ищем самые высокие продажи по городам, обязательно создайте несколько городов в своей таблице. Например, у нас есть три продавца в Лос-Анджелесе, два в Голливуде, два в Сан-Франциско и три в Сан-Диего.

5.После ввода данных выделите от A3 до F13, включая заголовки столбцов. В группе «Стили» выберите «Формат » как «Таблица ». В раскрывающемся списке выберите понравившийся цвет и формат. Откроется диалоговое окно «Форматировать как таблицу» с диапазоном таблицы, отображаемым в белом поле. Убедитесь, что в поле «Моя таблица есть заголовки» установлен флажок, затем нажмите ОК .

Создайте главную таблицу.

6. Не снимая выделения с таблицы, выберите вкладку Design под текстом «Инструменты для таблиц» (этот параметр доступен, только если таблица выделена).В группе «Свойства» (крайняя слева) в поле под «Имя таблицы» введите Master .

Выделите стол и назовите его.

Создание подробной таблицы

1. Внизу экрана рядом с вкладкой «Мастер» щелкните значок «+», чтобы вставить новый лист. Дважды щелкните вкладку и введите Sales над строкой тега Sheet2.

2. В ячейке A1 введите Общий объем продаж за 2013 год . В ячейках от A3 до E3 введите Sales ID , Quarter1 , Quarter2 , Quarter3 и Quarter4 .

3. В ячейках с A4 по A13 введите идентификационные номера продаж: от 101 до 110 .

4. В B4 – E13 введите 40 случайных чисел, представляющих объем продаж, или скопируйте данные из этой примерной таблицы.

5. После ввода данных выделите ячейки от A3 до E13. В группе «Стили» выберите «Формат » как «Таблица ». В раскрывающемся списке выберите понравившийся цвет и формат. Откроется диалоговое окно «Форматировать как таблицу» с диапазоном таблицы, отображаемым в белом поле.Убедитесь, что в поле «Моя таблица есть заголовки» установлен флажок, затем нажмите ОК .

Создайте подробную таблицу (Продажи).

6. Не снимая выделения с таблицы, выберите вкладку Design под текстом «Инструменты для таблиц» (этот параметр доступен, только если таблица выделена). В группе «Свойства» в поле «Имя таблицы» введите Продажи .

Выделите и назовите подробную (Продажи) таблицу.

Установить отношения в разделе отчета сводной таблицы

Первое правило сводных таблиц: вы, , должны определить отношения таблиц в разделе отчета сводной таблицы.Не пытайтесь сначала создать реляционные соединения, потому что Excel не распознает их из раздела отчетов сводной таблицы. Также не забудьте выбрать подробную таблицу (Продажи) для таблицы «анализа данных», иначе она не сработает.

1. Перейдите в таблицу «Продажи» и выделите ячейки с A1 по E11. Щелкните вкладку Insert , затем нажмите кнопку Pivot Table .

2. В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» убедитесь, что в поле «Выберите таблицу или диапазон> Диапазон таблицы» указано «Продажи».Если вы хотите импортировать таблицу / базу данных из другой программы, например Word или Access, выберите второй вариант: Использовать внешний источник данных .

3. Во втором поле — выберите, где вы хотите разместить сводный отчет — щелкните New Worksheet , если вы хотите, чтобы таблица была на отдельном листе, или щелкните Existing Worksheet , если вы хотите, чтобы отчет помещался рядом с вашими продажами. стол.

4. И для последнего поля — «Выберите, хотите ли вы анализировать несколько таблиц» — нажмите Добавить эти данные в модель данных , затем нажмите ОК .

Вставьте и создайте сводную таблицу.

Появятся меню сводной таблицы с полем справки слева, в котором говорится: «Чтобы создать отчет, выберите поля из списка полей сводной таблицы».

1. В разделе «Поля сводной таблицы» выбрана кнопка «Активно», поскольку в настоящее время активна только одна таблица. Установите флажки Квартал1 , Квартал2 , Квартал3 и Квартал4 , и некоторые числа появятся в сетке слева.

2.Щелкните кнопку All , затем щелкните ссылку таблицы Master . Появятся поля из главной таблицы. Щелкните поле рядом с Городом. Появится желтое поле с надписью «Могут потребоваться связи между таблицами».

3. Здесь вы определяете отношения между двумя таблицами. Нажмите кнопку Create , откроется диалоговое окно Create Relationship. В разделе Таблица щелкните стрелку вниз и выберите Продажи из списка доступных таблиц. В столбце (внешний) щелкните стрелку и выберите Продажи с идентификатором из списка полей.

4. Помните, что Sales ID — единственное поле в обеих таблицах. В разделе «Связанная таблица» выберите Главный , а в разделе «Связанный столбец (основной)» снова выберите Sales ID , затем нажмите OK .

Выберите поля из таблиц продаж и основных таблиц, затем создайте взаимосвязь.

Excel устанавливает соединение, а затем отображает на экране отчет: Общие продажи по городам. Введите заголовок отчета в A1, и он готов.

Отчет об общих продажах по городам.

Сортировка, создание фильтров и выбор данных по другим полям

Фильтры используются для отбора конкретных данных по полям. Чтобы отфильтровать данные по городу, щелкните в любом месте таблицы, затем щелкните поле города — обратите внимание на маленькую стрелку справа.

1. Щелкните стрелку, и появится диалоговое окно «Параметры сортировки-фильтра» с параметрами «Фильтры» и «Сортировка». Если вы хотите Сортировка, нажмите Сортировать от А до Я или Сортировка от Я до , или посмотрите на рисунок ниже, где показаны параметры в разделе Дополнительные параметры сортировки.

Параметры фильтра включают фильтры меток, фильтры значений и поиск (или выберите указанные записи в текущем поле поиска). Если у вас огромная база данных с сотнями записей, вы можете ввести название города (или частичное название) в поле поиска, а затем щелкнуть песочные часы, чтобы найти указанную запись / город. Excel отобразит город в списке под полем поиска.

2. Если ваша база данных относительно небольшая, сначала снимите отметку с кнопки Select All , затем прокрутите вниз до нужного города, щелкните поле, затем щелкните OK .Отчет теперь показывает общий объем продаж за каждый квартал только в этом городе.

Фильтры меток и фильтры значений — это дополнительные параметры фильтрации, которые помогут вам уточнить поиск. Например, в фильтрах ярлыков, если вы выберете все города, которые начинаются с буквы «S», вы получите Сан-Диего и Сан-Франциско. Если вы выберете все города меньше «S», вы получите Голливуд и Лос-Анджелес. Числовые поля фильтруются так же, как и большинство других баз данных: меньше, больше, равно, между и т. Д.

Сортировка и фильтрация по городу для получения специальных результатов.

3. Вы также можете выбрать другое поле и быстро создать новый отчет. Например, если вы хотите видеть квартальные продажи плюс итоги по продавцам, снимите флажок Город и установите флажок Продавец . Отчет появляется.

4. Затем щелкните Продавец , щелкните стрелку вниз и снимите флажок Выбрать все в диалоговом окне Параметры сортировки и фильтрации. Щелкните четыре имени в списке, нажмите OK , и появится отфильтрованный отчет.

Параметры сводных таблиц / базы данных безграничны. Существует множество способов анализа данных, создания наборов и управления ими, группирования полей, вставки срезов и временных шкал, детализации вверх и вниз, импорта и экспорта данных, а также создания отчетов с пользовательскими макетами и стилями, создания сотен красочных диаграмм, затем распечатайте все это для распространения.

Общий объем продаж по продавцам, затем фильтрация по выбранным продавцам.

Диаграммы и стили

Чтобы оживить таблицу перед ее печатью, попробуйте добавить в нее диаграмму и / или несколько цветов и стилей.

Чтобы добавить диаграмму, выделите таблицу, выберите Инструменты сводной таблицы > Анализ> Инструменты> Сводная диаграмма , затем выберите диаграмму из галереи диаграмм и нажмите ОК .

Чтобы добавить цвета и стиль, выберите «Инструменты сводной таблицы »> «Дизайн»> «Стили сводной таблицы» и выберите дизайн таблицы из галереи стилей. Щелкните «Строки с полосами» в группе «Параметры стиля сводной таблицы», чтобы изменить цвета и / или затенение нечетных и четных строк для облегчения просмотра.Вот и все.

Добавьте чутья с помощью диаграмм и стилей.

Благодаря этой новой функции реляционной базы данных / таблиц этот процесс настолько прост, что после его настройки в Excel вы можете извлекать определенные данные и создавать десятки отчетов за считанные минуты.

Как создать форму ввода данных в Excel (Пошаговое руководство)

Посмотрите видео об использовании форм ввода данных в Excel

Ниже приведено подробное письменное руководство по форме ввода данных Excel в Если вы предпочитаете читать, а не смотреть видео.

Excel имеет много полезных функций, когда дело доходит до ввода данных.

И одной из таких функций является форма для ввода данных .

В этом руководстве я покажу вам, что такое формы ввода данных и как их создавать и использовать в Excel.

Зачем нужно знать формы для ввода данных?

Может быть, нет!

Но если ввод данных является частью вашей повседневной работы, я рекомендую вам проверить эту функцию и посмотреть, как она может помочь вам сэкономить время (и повысить эффективность).

Есть две распространенные проблемы, с которыми я столкнулся (и видел, с чем сталкиваются люди), когда дело доходит до ввода данных в Excel:

  1. Это занимает много времени . Вам нужно ввести данные в одну ячейку, затем перейти к следующей ячейке и ввести данные для нее. Иногда вам нужно прокрутить вверх и посмотреть, какой это столбец и какие данные нужно ввести. Или прокрутите вправо, а затем вернитесь к началу, если столбцов много.
  2. Это подвержено ошибкам .Если у вас есть огромный набор данных, который требует 40 записей, есть вероятность, что вы в конечном итоге введете что-то, что не предназначалось для этой ячейки.

Форма ввода данных может помочь, сделав процесс быстрее и менее подверженным ошибкам.

Прежде чем я покажу вам, как создать форму ввода данных в Excel, позвольте мне быстро показать вам, что она делает.

Ниже приведен набор данных, который обычно поддерживается командой найма в организации.

Каждый раз, когда пользователю нужно добавить новую запись, ему / ей нужно будет выбрать ячейку в следующей пустой строке, а затем перейти по ячейке, чтобы сделать запись для каждого столбца.

Хотя это прекрасный способ сделать это, более эффективным способом было бы использование формы ввода данных в Excel.

Ниже представлена ​​форма для ввода данных, которую можно использовать для внесения записей в этот набор данных.

Выделенные поля предназначены для ввода данных. После этого нажмите клавишу Enter, чтобы сделать данные частью таблицы и перейти к следующей записи.

Ниже представлена ​​демонстрация того, как это работает:

Как видите, это проще, чем обычный ввод данных, так как все в одном диалоговом окне.

Форма ввода данных в Excel

Использование формы ввода данных в Excel требует небольшой предварительной работы.

Вы можете заметить, что нет возможности использовать форму ввода данных в Excel (ни на одной вкладке на ленте).

Чтобы использовать его, вам нужно сначала добавить его на панель быстрого доступа (или на ленту).

Добавление опции формы ввода данных на панель быстрого доступа

Ниже приведены шаги по добавлению опции формы ввода данных на панель быстрого доступа:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши любой из существующих значков на панели инструментов быстрого доступа.
  2. Щелкните «Настроить панель быстрого доступа».
  3. В открывшемся диалоговом окне «Параметры Excel» выберите в раскрывающемся списке вариант «Все команды».
  4. Прокрутите список команд и выберите «Форма».
  5. Нажмите кнопку «Добавить».
  6. Нажмите ОК.

Вышеупомянутые шаги добавят значок формы на панель быстрого доступа (как показано ниже).

После того, как он появится в QAT, вы можете щелкнуть любую ячейку в вашем наборе данных (в которую вы хотите внести запись) и щелкнуть значок формы.

Примечание. Для работы формы ввода данных ваши данные должны быть в таблице Excel. Если это еще не сделано, вам придется преобразовать его в таблицу Excel (сочетание клавиш — Control + T).

Части формы ввода данных

Форма ввода данных в Excel имеет много разных кнопок (как вы можете видеть ниже).

Вот краткое описание каждой кнопки:

  • Новый : Это очистит все существующие данные в форме и позволит вам создать новую запись.
  • Удалить : Это позволит вам удалить существующую запись. Например, если я нажму клавишу Delete в приведенном выше примере, он удалит запись для Майка Бейнса.
  • Восстановить : если вы редактируете существующую запись, вы можете восстановить предыдущие данные в форме (если вы не нажимали «Создать» или не нажимали Enter).
  • Найти предыдущий : поиск предыдущей записи.
  • Найти следующий : Будет найдена следующая запись.
  • Критерий : Это позволяет находить определенные записи.Например, если я ищу все записи, в которых кандидат был нанят, мне нужно нажать кнопку «Критерии», ввести «Наемный» в поле «Статус» и затем использовать кнопки поиска. Пример этого будет рассмотрен позже в этом руководстве.
  • Close : Это закроет форму.
  • Полоса прокрутки : Вы можете использовать полосу прокрутки для просмотра записей.

Теперь давайте рассмотрим все, что вы можете делать с помощью формы ввода данных в Excel.

Обратите внимание, что вам нужно преобразовать данные в таблицу Excel и выбрать любую ячейку в таблице, чтобы иметь возможность открыть диалоговое окно формы ввода данных.

Если вы не выбрали ячейку в таблице Excel, отобразится подсказка, как показано ниже:

Создание новой записи

Ниже приведены шаги для создания новой записи с помощью формы ввода данных в Excel :

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Введите данные в поля формы.
  4. Нажмите клавишу Enter (или нажмите кнопку «Создать»), чтобы ввести запись в таблицу и получить пустую форму для следующей записи.

Навигация по существующим записям

Одним из преимуществ использования формы ввода данных является то, что вы можете легко перемещаться и редактировать записи, даже не выходя из диалогового окна.

Это может быть особенно полезно, если у вас есть набор данных с большим количеством столбцов. Это может сэкономить вам много времени на прокрутку и перемещение вперед и назад.

Ниже приведены шаги для навигации и редактирования записей с помощью формы ввода данных:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Чтобы перейти к следующей записи, нажмите кнопку «Найти далее», а для перехода к предыдущей записи нажмите кнопку «Найти предыдущую».
  4. Чтобы отредактировать запись, просто внесите изменения и нажмите Enter. Если вы хотите вернуться к исходной записи (если вы не нажимали клавишу ввода), нажмите кнопку «Восстановить».

Вы также можете использовать полосу прокрутки для последовательной навигации по записям.

Снимок экрана выше показывает базовую навигацию, в которой вы просматриваете все записи одну за другой.

Но вы также можете быстро перемещаться по всем записям на основе критериев.

Например, если вы хотите просмотреть все записи со статусом «Выполняется», вы можете сделать это, используя следующие шаги:

  • Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  • Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  • В диалоговом окне «Форма ввода данных» нажмите кнопку «Критерии».
  • В поле «Статус» введите «В процессе». Обратите внимание, что это значение не чувствительно к регистру.Так что, даже если вы войдете в IN-PROGRESS, он все равно будет работать.
  • Используйте кнопки «Найти предыдущий» / «Найти следующий», чтобы перемещаться по записям, состояние которых имеет статус «Выполняется».

Критерии — очень полезная функция, когда у вас есть огромный набор данных, и вы хотите быстро просмотреть те записи, которые соответствуют заданному набору критериев.

Обратите внимание, что вы можете использовать несколько полей критериев для навигации по данным.

Например, если вы хотите просмотреть все записи «Выполняется» после 07-08-2018, вы можете использовать «> 07-08-2018» в критериях для поля «Дата» и «Выполняется». ‘как значение в поле статуса.Теперь, когда вы перемещаетесь с помощью кнопок «Найти предыдущий» / «Найти следующий», он будет отображать только записи после 07-08-2018, когда статус находится в стадии «Выполняется».

В критериях можно также использовать подстановочные знаки.

Например, если вы непоследовательно вводили данные и использовали варианты слова (например, в процессе, в процессе, в процессе и в процессе), то для получения этих записей необходимо использовать подстановочные знаки.

Ниже приведены шаги для этого:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Щелкните кнопку Критерии.
  4. В поле «Состояние» введите * прогресс
  5. Используйте кнопки «Найти предыдущий» / «Найти следующий» для навигации по записям, состояние которых находится в состоянии «Выполняется».

Это работает как звездочка (*) — это подстановочный знак, который может представлять любое количество символов в Excel. Таким образом, если статус содержит «прогресс», он будет отмечен кнопками «Найти предыдущий» / «Найти следующий», независимо от того, что находится перед ним).

Удаление записи

Вы можете удалить записи из самой формы ввода данных.

Это может быть полезно, если вы хотите найти определенный тип записей и удалить их.

Ниже приведены шаги для удаления записи с помощью формы ввода данных:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Перейдите к записи, которую вы хотите удалить.
  4. Нажмите кнопку «Удалить».

Хотя вам может казаться, что все это выглядит как большой объем работы, просто чтобы вводить и перемещаться по записям, это экономит много времени, если вы работаете с большим количеством данных и вам приходится вводить данные довольно часто.

Ограничение ввода данных на основе правил

Вы можете использовать проверку данных в ячейках, чтобы убедиться, что введенные данные соответствуют нескольким правилам.

Например, если вы хотите убедиться, что столбец даты принимает дату только во время ввода данных, вы можете создать правило проверки данных, разрешающее только даты.

Если пользователь вводит данные, не являющиеся датой, это не будет разрешено, и пользователю будет показана ошибка.

Вот как создать эти правила при вводе данных:

  1. Выберите ячейки (или даже весь столбец), в которых вы хотите создать правило проверки данных.В этом примере я выбрал столбец A.
  2. Щелкните вкладку «Данные».
  3. Выберите параметр «Проверка данных».
  4. В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выберите «Дата» в раскрывающемся списке «Разрешить».
  5. Укажите дату начала и дату окончания. Записи в пределах этого диапазона дат будут действительны, а остальные будут отклонены.
  6. Нажмите ОК.

Теперь, если вы используете форму ввода данных для ввода данных в столбец «Дата», и если это не дата, то это будет запрещено.

Вы увидите сообщение, как показано ниже:

Аналогичным образом вы можете использовать проверку данных с формами ввода данных, чтобы убедиться, что пользователи не вводят неправильные данные. Вот несколько примеров, в которых вы можете использовать это: числа, длина текста, даты и т.д. ).

  • У вас должна быть таблица Excel, чтобы использовать форму ввода данных.Кроме того, чтобы использовать форму, в ней должна быть выделена ячейка. Однако есть одно исключение. Если у вас есть именованный диапазон с именем «База данных», тогда форма Excel также будет ссылаться на этот именованный диапазон, даже если у вас есть таблица Excel.
  • Ширина поля в форме ввода данных зависит от ширины столбца данных. Если ширина столбца слишком мала, то же самое будет отражено в форме.
  • Вы также можете вставить маркеры в форму ввода данных. Для этого используйте сочетание клавиш ALT + 7 или ALT + 9 на цифровой клавиатуре.Вот видео о маркированных пунктах.
  • Вам также могут понравиться следующие руководства по Excel:

    Использование Excel в качестве базы данных »Chandoo.org

    Это гостевое сообщение Виджая, нашего внутреннего эксперта по VBA.

    Часто я думал, что если бы я мог написать «Выбрать имя сотрудника из листа, где EmployeeID = 123» и использовать это на моем листе Excel, моя жизнь была бы проще. Итак, сегодня мы узнаем, как это сделать.

    Люди тратят много времени на размышления, использовать ли Excel в качестве базы данных или нет.В конце концов они начинают использовать Access или SQL Server и т. Д.

    Сегодня мы узнаем, как использовать Excel в качестве базы данных и как использовать операторы SQL для получения того, что мы хотим.

    Excel как база данных — демонстрация

    Мы узнаем, как это построить:

    Прежде чем мы начнем:

    1. Весь лист (на котором хранились необработанные данные) будет называться Excel как одна таблица базы данных. Это очень важно понимать.
    2. Это не имеет ничего общего со встроенной функцией Excel (2007 и новее) / List (2003 и более ранние версии).
    3. Если вы знаете SQL (язык структурированных запросов), ваша задача станет намного проще.

    Настройка Excel в качестве базы данных

    Нам нужны необработанные данные, и мы воспользуемся здесь образцом базы данных Customer Service Dashboard.

    Приступим.

    Сначала мы разработаем структуру всех опций, которые мы хотим представить для фильтрации данных, которые вы можете увидеть в интерфейсе ниже.

    После того, как пользователь щелкнет «Показать данные», мы воспользуемся оператором SQL для фильтрации данных в соответствии с параметрами раскрывающегося списка, выбранными пользователем, и поместим их в таблицу ниже.

    Мы также будем использовать другой оператор SQL для заполнения верхней правой таблицы данными вызовов, когда во всех трех раскрывающихся списках выбраны некоторые параметры.

    Ссылка на добавление объектов данных Active-x

    Нам нужно добавить ссылку на библиотеку объектов данных Microsoft ActiveX, чтобы иметь возможность использовать рабочий лист в качестве таблицы базы данных.Это можно сделать в редакторе Visual Basic> Инструменты.

    Я обычно выбираю самую последнюю версию, однако, если вы разрабатываете продукт, лучше всего подходит, если вы знакомы с операционной системой и офисной версией, используемой системой конечного пользователя, и соответственно выбираете лучшую доступную версию.

    Открытие Excel как базы данных

    Как только это будет сделано, нам нужно отправиться в путь с кодом VBA.


    Общедоступная подпрограмма OpenDB ()
    Если cnn.State = adStateOpen Затем cnn.Close
    cnn.ConnectionString = "Driver = {Драйвер Microsoft Excel (* .xls, * .xlsx, * .xlsm, * .xlsb)}; DBQ =" & _
    ActiveWorkbook.Path & Application. PathSeparator и ActiveWorkbook.Name
    cnn.Open
    End Sub

    Вышеупомянутая процедура является сердцем этого поста, здесь мы определяем, как использовать текущую книгу Excel в качестве нашей базы данных.

    cnn.ConnectionString = "Драйвер = {Драйвер Microsoft Excel (* .xls, * .xlsx, *.xlsm, * .xlsb)}; DBQ = "& _
    ActiveWorkbook.Path & Application.PathSeparator & ActiveWorkbook.Name

    В этой строке мы определяем все возможные расширения файлов, которые нам разрешено создавать, а затем использовать в качестве нашей базы данных.

    Давайте разберемся с кодом модуля

    Когда вы нажимаете кнопку «Обновить раскрывающиеся списки», код VBA использует рабочий лист «Данные» в качестве таблицы, а затем находит уникальные значения для продуктов, регионов и типов клиентов, а затем заполняет их как ListItems для элементов управления ComboBox.

    Пример раскрывающегося списка «Продукты»


    strSQL = "Выбрать Distinct [Product] From [data $] Order by [Product]"
    closeRS
    OpenDB
    cmbProducts.Clear
    rs.Open strSQL, cnn, adOpenKeyset, adLockOptimistic
    Если rs. ThenRecordCount> 0 Do While Not rs.EOF
    cmbProducts.AddItem rs.Fields (0)
    rs.MoveNext
    Loop
    Else
    MsgBox «Мне не удалось найти никаких уникальных продуктов.», VbCritical + vbOKOnly
    Exit Sub
    4 End If
    90

    Здесь важно отметить, как таблица и поля были идентифицированы с использованием квадратных скобок, в отличие от традиционного SQL, где мы просто указываем имя, а также имя таблицы должно иметь суффикс с символом $ в конце.

    Как я предлагал ранее, один весь лист будет рассматриваться как одна единственная таблица, поэтому, если у вас есть несколько наборов данных, которые в настоящее время организованы на одном листе, вам, возможно, придется создать несколько листов для хранения этих данных, чтобы иметь возможность использовать их в качестве таблиц. . Это также упростило бы обслуживание данных.

    Использование Excel SQL для объединения двух листов в один

    Многие спрашивают, , как объединить 2 или более листов, которые имеют похожие данные. Что ж, я бы принял этот метод и написал простой запрос, как показано ниже.


    SELECT ID, FirstName, MiddleName, LastName, Age, DOB From [Table1 $]
    UNION ALL
    SELECT ID, FirstName, MiddleName, LastName, Age, DOB From [Table2 $]

    Это позволило бы мне использовать оба листа как одну таблицу и извлечь все мои данные на новый лист.

    Скачать Excel как демонстрационный файл базы данных

    Щелкните здесь, чтобы загрузить демонстрационный файл и использовать его для понимания этой техники.

    Вы используете Excel в качестве базы данных?

    Вы также используете Excel в качестве базы данных? Если да, пожалуйста, оставьте комментарий ниже, как вы используете то же самое и каков ваш опыт. Оставить комментарий.

    Подробнее о VBA и макросах

    Если вы новичок в VBA и макросах Excel, перейдите по этим ссылкам, чтобы узнать больше.

    Присоединяйтесь к нашим классам VBA

    Если вы хотите научиться разрабатывать подобные и другие приложения, рассмотрите возможность присоединения к нашим классам VBA. Это пошаговая программа, разработанная, чтобы научить вас всем концепциям VBA, чтобы вы могли автоматизировать и упростить свою работу.

    Нажмите здесь, чтобы узнать больше о классах VBA и присоединиться к нам .

    О Виджае

    Виджай (многие из вас знают его по классам VBA) в феврале этого года на постоянной основе присоединился к chandoo.org. Он будет чаще писать об использовании VBA, анализе данных в нашем блоге. Кроме того, Виджай будет помогать нам с консультационными и обучающими программами. Вы можете написать Виджею по адресу sharma.vijay1 @ gmail.com. Если вам понравился этот пост, скажите спасибо Виджею.

    Импорт данных Excel в MySQL с помощью phpMyAdmin

    Итак, вы создали базу данных из набора данных Excel

    Но как импортировать данные Excel в MySQL? С phpMyAdmin процесс безболезненный и простой.Это удобно для разработчиков, которым необходимо перенести данные с одной платформы CMS или среды разработки на другую.

    Это руководство объяснит этот процесс шаг за шагом. Различные варианты настройки базы данных и наборов символов выходят за рамки этого руководства. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы импортировать данные Excel в MySQL с помощью phpMyAdmin:

    Шаг 1

    Откройте файл Excel. Выберите лист, который вы хотите экспортировать в первую очередь. Если у вас есть несколько листов в одной книге или файле Excel, вам нужно будет экспортировать несколько файлов.Вы не можете импортировать документ Excel с несколькими листами одним быстрым движением (к сожалению, по крайней мере, насколько мне известно).

    Шаг 2

    После выбора рабочего листа перейдите в меню «Файл» и выберите «Сохранить как». В раскрывающемся меню форматирования выберите параметр «Значения, разделенные запятыми (.csv)». Вы увидите сообщение о том, что параметр «Сохранить как .csv» не может сохранять книги, содержащие несколько листов (как описано в шаге 1). Просто нажмите «ОК» и выберите путь для сохраненного документа.Повторите этот процесс для каждого листа в документе Excel.

    Step 3

    После того, как вы сохранили каждый рабочий лист Excel отдельно в формате CSV, вы готовы использовать функцию импорта phpMyAdmin.

    Step 4

    Большинство поставщиков услуг хостинга используют программу phpMyAdmin для управления базами данных MySQL. Если вы не знаете, как получить доступ к базам данных на вашем сервере, обратитесь к поставщику услуг.

    Шаг 5

    После того, как вы войдете в phpMyAdmin, вам нужно будет создать новую базу данных.Щелкните ссылку «База данных». Вы увидите поле «Создать новую базу данных». Введите подходящее имя для своей базы данных и нажмите кнопку «Создать». SQL-запрос, создавший вашу новую базу данных, будет отображаться на экране.

    Step 6

    Теперь вам нужно создать таблицы для вашей базы данных. В поле ввода «Создать новую таблицу в базе данных (имя, которое вы дали базе данных)» введите имя вашей новой таблицы и «Количество полей» для вашей таблицы. Количество полей должно совпадать с количеством столбцов на листах, которые вы экспортировали (и собираетесь импортировать).После того, как вы введете соответствующие значения, выберите «Go».

    Шаг 7

    Затем вам нужно будет вручную ввести имена «Поля» для этой таблицы. Имя поля должно соответствовать имени заголовка столбца вашего рабочего листа. Вам также нужно будет указать максимальную «длину / значения» для соответствующих полей. Эти максимальные значения меняются в зависимости от того, какой тип данных будет включен. Столбец базы данных с почтовыми индексами США (без добавочных почтовых номеров) должен иметь только длину / значение, равное 5.Столбец базы данных, в котором хранятся почтовые адреса, потребует большего количества символов, следовательно, большей максимальной длины / значения. После того, как вы назначили эти поля заголовка и их максимальные значения, нажмите «Сохранить».

    Step 8

    Теперь вы готовы импортировать файлы .csv. В левом столбце интерфейса phpMyAdmin выберите только что созданную таблицу. Затем щелкните вкладку «Импорт».

    Шаг 9

    Нажмите кнопку «Обзор» и выберите созданный файл .csv. Убедитесь, что в разделе «Формат импортируемого файла» выбрано «CSV».Затем вам нужно будет заменить значение поля «Поля, завершаемые» на запятую (,). Вы можете оставить все как есть. Наконец, нажмите кнопку «Перейти».

    Шаг 10

    Чтобы убедиться, что все ваши данные были импортированы, щелкните вкладку «Обзор». Вы должны увидеть все строки и данные, которые были импортированы из файла .csv.

    Шаг 11

    Чтобы импортировать несколько листов Excel, просто повторите шаги с 6 по 10 этого руководства.

    Если вы нашли эту статью полезной, поделитесь ею с другими.Если вам нужна дополнительная помощь в вашем проекте, вы можете воспользоваться моими услугами веб-разработки.

    Другие статьи

    Создание базы данных в Excel

    Время чтения: 3 минуты

    Использование базы данных Excel - хороший выбор для управления числами и формулами. Однако когда дело доходит до управления бизнес-данными, такими как клиенты, задачи или встречи, это может быть не лучшим решением. Если вы хотите максимально использовать свои данные, выбор правильного инструмента имеет решающее значение.
    Мы считаем, что программное обеспечение для работы с базами данных в Интернете является гораздо лучшим вариантом для сбора, анализа и обмена информацией вашей организации.В этой статье я объясню плюсы и минусы использования базы данных Excel для управления бизнес-данными, преимущества перехода с базы данных Excel на программное обеспечение для работы с онлайн-базами данных, а также я покажу вам, насколько это просто. сделать переключатель.

    База данных Excel: плюсы и минусы

    Файлы базы данных Microsoft Excel полезны для создания простых таблиц или электронных таблиц на основе чисел и формул. При рассмотрении вариантов управления данными примите во внимание эти плюсы и минусы базы данных Excel.

    Плюсы базы данных Excel

    • Лучше всего использовать для расчетов и статистических целей.
    • Лучше всего подходит для анализа данных.
    • Это отличное решение для быстрого одноразового использования, например для создания отчетов о расходах.
    • Формат строк и столбцов легко понять при создании электронной таблицы.
    • Это доступное решение.
    • Идеально подходит для одного пользователя.

    Минусы базы данных Excel

    • Это не лучший выбор для управления данными.
    • Может быть сложно совместно работать над одним и тем же документом и поддерживать доступ к обновленной версии внутри группы.
    • Помечает ошибки, если ячейки или строки остаются пустыми.
    • Сложно усвоить формулы и правильно ими пользоваться.
    • Данные сложно суммировать, когда они представлены в электронной таблице.
    • Сложно создавать сводные таблицы.

    Программное обеспечение для онлайн-баз данных и приложения для баз данных

    Когда предприятия внедряют оптимальное управление данными, они предпочитают онлайн-программы для баз данных базам данных Excel.Это позволяет проектировать приложения баз данных для управления всеми бизнес-данными под одной крышей. Это надежное, настраиваемое и устойчивое корпоративное решение. Вот расширенный список преимуществ использования такого продукта.

    Data Management Solution

    • Это лучший инструмент для управления данными.
    • Может использоваться для текста или чисел.
    • Позволяет использовать разные типы данных в одном приложении и предлагает разные типы полей.

    Создайте свои собственные приложения

    • Он позволяет создавать несколько приложений, которые служат схемами для ваших проектов.
    • Все приложения, проекты и элементы хранятся в одной учетной записи.
    • Предлагает создание приложений перетаскиванием.
    • Данные можно просматривать в виде сеток, календарей или сводных таблиц одним простым щелчком.
    • Нет никаких формул, которые нужно освоить, или какого-либо программирования для создания ваших приложений.
    • Все учетные записи включают расширенные функции, включая настраиваемые информационные панели, отчеты, отношения «один ко многим», настройки безопасности и многое другое!

    Импорт и экспорт данных

    • Быстро и легко импортировать уже существующие данные в формате xlsx, xls или csv.
    • Тысячи строк и столбцов могут быть импортированы в вашу учетную запись, включая связанные элементы.
    • Данные можно экспортировать в любое время в формате CSV.

    Совместная работа в облаке

    • Он обеспечивает беспрепятственное онлайн-сотрудничество внутри вашей команды.
    • Ваши данные безопасно и надежно хранятся в облаке.
    • Пользователи могут обновлять данные в любом месте и в любое время.

    Импортируйте базу данных Excel в Kohezion

    Если вы начали управлять своими данными с помощью Excel, вы можете подумать, что переход на лучшее решение будет трудным делом, но это довольно просто.Когда вы будете готовы создать приложение базы данных в своей учетной записи Kohezion, очистите электронную таблицу Excel и импортируйте ее в Kohezion.

    Если вам нужно импортировать только одну или несколько таблиц, это простая и легкая задача, которую можно решить своими руками. Если у вас есть большие или несколько баз данных Excel, которые вы хотели бы перенести на Kohezion, свяжитесь с нами, и вы будете удивлены, насколько быстры и доступны наши готовые решения. В Kohezion есть команда консультантов по базам данных, готовых помочь, когда вам это может понадобиться.

    Быстрое и легкое создание базы данных в Excel - Бесплатное обучение работе с Excel 2021

    Как быстро и легко создать базу данных на листе Excel с помощью фигур, назначенных макросам.

    Сегодня мы создадим базу данных, используя ячейки листа в качестве формы. Мы создадим три командные кнопки прямоугольной формы. Эти формы командных кнопок будут назначены соответствующим макросам.

    Первая форма командной кнопки имеет заголовок (текст) «Добавить запись». Макрос, прикрепленный к этой кнопке, выполняет следующие действия: мы заполняем данные в ячейках с E2 по E8 и нажимаем «Добавить запись», и данные переносятся в следующую пустую строку на том же листе несколькими строками ниже.Теперь мы хотим убедиться, что введенных данных еще нет в базе данных. Мы используем вложенный цикл для проверки дубликатов, и если последняя запись является дубликатом на основе имени и фамилии клиента, мы удаляем ее из базы данных. Конечно, мы можем сравнить номер мобильного телефона или идентификатор и еще больше убедиться, что не было сделано повторяющихся записей. Я бы посоветовал нам попрактиковаться в этой идее, чтобы получить больше знаний в программировании на VBA.

    Вторая форма командной кнопки с текстом (заголовком) «Очистить данные» удаляет данные из ячеек листа с E2 по E8, чтобы мы могли сделать новую запись.

    Третья форма командной кнопки с заголовком «Существующая запись» заполняет ячейки с E4 по E8, когда вы вводите имя и фамилию клиента в ячейки E2 и E3 соответственно. Если вы не введете имя и фамилию в ячейки E2 и E3, макрос выдаст предупреждающее сообщение и поместит курсор в соответствующую ячейку, чтобы мы могли ввести соответствующие данные.

    Посмотрите видео ниже, прежде чем изучать код VBA для создания базы данных:

    Посмотрите это видео на YouTube.

    Вот полный код для создания базы данных на листе Excel без пользовательской формы:

    (1) Код, прикрепленный к кнопке Добавить запись

    Sub addData ()

    ‘сначала мы объявляем несколько переменных
    Dim i As Long, lastrow As Long, nextBlankRow As Long

    'lastrow на основе Find
    lastrow = Cells.Find (What: = ”*”, _
    After: = Range (“A1”), _
    LookAt: = xlPart, _
    LookIn: = xlFormulas, _
    SearchOrder: = xlByRows, _
    SearchDirection: = xlPrevious, _
    MatchCase: = False).Ряд

    nextBlankRow = последняя строка + 1

    ‘мы гарантируем, что пользователь вводит имя

    If Range («E2») = «» Тогда
    MsgBox «Вы не ввели имя клиента!»
    Диапазон («E2»). Выберите
    Exit Sub
    End If

    ‘мы гарантируем, что пользователь вводит фамилию

    If Range («E3») = «» Тогда
    MsgBox «Вы не ввели фамилию клиента!»
    Диапазон («E3»). Выберите
    Exit Sub
    End If

    ‘мы переносим данные из ячеек E2 в E8 на рабочий лист ниже

    ячеек (nextBlankRow, 3) = диапазон («E2»)
    ячеек (nextBlankRow, 4) = диапазон («E3»)
    ячеек (nextBlankRow, 5) = диапазон («E4»)
    ячеек (nextBlankRow, 6) = Диапазон («E5»)
    Ячейки (nextBlankRow, 7) = Диапазон («E6»)
    Ячейки (nextBlankRow, 8) = Диапазон («E7»)
    Ячейки (nextBlankRow, 9) = Диапазон («E8»)

    «Теперь мы проверяем наличие дубликатов с помощью вложенного цикла« do while »

    ‘и удалите данные, если это повторяющаяся запись

    Dim p As Long, q As Long
    p = 13
    q = p + 1
    Do While Cells (p, 3) <> «»
    Do While Cells (q, 3) <> «»
    If Cells (p , 3) = Ячейки (q, 3) И Ячейки (p, 4) = Ячейки (q, 4) Затем
    MsgBox «Повторяющиеся данные! Будет удален из базы данных! »
    Диапазон (Ячейки (q, 3), Ячейки (q, 9)).ClearContents
    Остальное
    q = q + 1
    End If
    Loop
    p = p + 1
    q = p + 1
    Loop

    Концевой переводник

    (2) Код для кнопки «Очистить данные»

    Sub resetData ()
    Диапазон («E2: E8 ″). ClearContents
    End Sub

    (3) Код для кнопки «Существующая запись»

    Sub checkExistingData ()

    Dim i As Long, последняя строка As Long

    lastrow = Cells.Find (What: = ”*”, _
    After: = Range (“A1”), _
    LookAt: = xlPart, _
    LookIn: = xlFormulas, _
    SearchOrder: = xlByRows, _
    SearchDirection : = xlPrevious, _
    MatchCase: = False).Ряд

    If Range («E2») = «» Тогда
    MsgBox «Вы не ввели имя клиента!»
    Диапазон («E2»). Выберите
    Exit Sub
    End If

    If Range («E3») = «» Тогда
    MsgBox «Вы не ввели фамилию клиента!»
    Диапазон («E3»). Выберите
    Exit Sub
    End If

    ‘циклический процесс проверки существующей записи на основе записей пользователя в ячейках E2 и E3

    ‘пользователь вводит имя в E2 и фамилию в E3

    «Конечно, мы также можем сверить с другими данными, такими как номер мобильного телефона или идентификатор, если они используются

    Для i = 13 До последней строки

    Если ячейки (i, 3) = диапазон («E2») и ячейки (i, 4) = диапазон («E3»), то
    диапазон («E4») = ячейки (i, 5)
    диапазон («E5» ) = Ячейки (i, 6)
    Диапазон («E6») = Ячейки (i, 7)
    Диапазон («E7») = Ячейки (i, 8)
    Диапазон («E8») = Ячейки (i, 9)
    Exit Sub
    End If
    Next i

    MsgBox «Запись не существует»

    Концевой переводник

    Дополнительная литература

    Базы данных в Excel с пользовательской формой

    Скачать образец файла для практики:

    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.