Как сделать график работы на месяц в excel: Образец графика работы 2020 и 2021

Как сделать таблицу графика работы в excel?

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

• Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
• Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
• Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
• Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
• В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

• Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
• Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
• Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
• Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
• Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
• Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
• Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

• Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.

• Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

• “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
• “Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
• “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
• В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

• Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:

• Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

• Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

• Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):

• Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:

• В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:

• Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!

Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

• сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
• затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Ручной режим

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.

2. Выделите любое количество строк и столбцов.

3. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».

4. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».

2. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.

3. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl+T.

2. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.

3. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.

4. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».

5. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.

6. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Дальше можете делать, что душе угодно.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.

2. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.

3. Сразу после этого у вас появится новое окно.

4. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.

5. Затем нажимаем на кнопку «OK».

6. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.

7. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Например, в данном случае мы смогли посчитать, сколько у нас уходит денег на каждый вид расходов в каждом месяце. При этом узнали суммарный расход как по категории, так и по временному интервалу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.

2. После этого выбираем соответствующий пункт меню.

3. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.

4. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.

5. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

• открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
• создать новую пустую книгу;
• посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
• выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
• продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
• войти под своей учетной записью Microsoft.

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Нажимаем на кнопку «Создать».

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».

2. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».

3. Далее пишем любой заголовок.

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

В результате этого высота строки будет больше.

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

Изменение стиля

Также рекомендуется изменить шрифт и увеличить кегль (размер по вертикали). Сделать это можно вручную при помощи панели инструментов.

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Эффект будет очень красивым.

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Вы можете добавить:

• ячейки;
• строки;
• столбцы;
• целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

В результате этого вы сумеете:

• вручную или автоматически изменить высоту строк;
• вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
• скрыть или отобразить ячейки;
• переименовать лист;
• изменить цвет ярлыка;
• защитить лист;
• блокировать элемент;
• указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Благодаря этому инструменту можно:

• изменить формат отображаемых данных;
• указать выравнивание;

• выбрать любой шрифт;

• изменить границы таблицы;

• «поиграть» с заливкой;

• установить защиту.

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Полную информацию о формулах в Экзеле лучше всего посмотреть на официальной странице справки.

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

1. Для начала подготовим поле для экспериментов.

2. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.

3. Введите там следующую команду.

=C3*D3

4. Теперь нажмите на клавишу Enter. После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.

5. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».

2. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».

2. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

1. Выделите область данных.

2. Нажмите на горячие клавиши Ctrl+C.
3. Откройте документ
4. Теперь используем кнопки Ctrl+V.
5. Итог будет следующим.

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент «Google Таблицы».

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.

2. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl+P. В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

3. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc. В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.

2. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

3. Снова нажимаем на Ctrl+P. Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку, в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.

Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п.

Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение.

Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.

Файл для скачивания

Версия 1.01 (описываемая в статье)

Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная)

Функционал

• Встроенный универсальный календарь.

  Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели.

• Выделение праздников.

  Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки.

• Выбор смены из справочника.

  Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода.

  Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои.

• Смены автоматически выделяются цветом.

  Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены.

• Подсчёт смен и часов по человеку.

  Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов.

• Учёт рабочего времени за день.

  За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен).

• Подсчёт количества сотрудников по часам суток.

  Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза.

• Два внеочередных выходных.

  Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным. Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать.

• Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк.

  При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!

Желаю приятного использования 🙂

Читайте также:

• Разбор создания универсального табеля рабочего времени

• Шаблон для ведения проекта

• Шаблон для совместных мероприятий с друзьями или коллегами

График производства работ образец в excel

График производства работ чаще всего оформляется в виде приложения к договору подряда. Этот документ необходимо составлять, когда субъект хозяйствования берет на себя обязательства по выполнению большого объема различных работ в строительной сфере, машиностроении и других видах деятельности. В графике подробно расписывают перечень работ, в какой последовательности и за какой период они должны быть выполнены подрядчиком. Основное назначение документа – планирование сроков, расчет затрат времени, количества работников. На график будет опираться персонал, выполняющий задание, и на его основании подрядчики отчитываются перед заказчиками.

Виды графиков производства работ

Документ не имеет унифицированного образца. Обычно его оформляют в виде таблицы, разграниченной по времени и типам работ. Необходимость использования графика в строительстве обусловлена тем, что в этой сфере важную роль играет фиксация отдельных этапов. Если сотрудничество ведется одновременно с несколькими подрядчиками – грамотно составленный график можно будет использовать как основание для обращения в суд в случае нарушения подрядчиками сроков строительства объекта. Подрядчиков можно привлечь к ответственности за нарушение начальных и конечных сроков, а также промежуточных сроков, установленных графиком. Поэтому чем значительнее объем строительства или иных мероприятий, тем основательнее должен быть график производства работ.

Существуют такие виды графиков:

• рабочий календарный график – составляется на месяц или на несколько дней, быстро корректируется в зависимости от ситуации;
• объектный календарный план-график – составляется по отдельности для каждого объекта строительства;
• сводный календарный план-график – разрабатывается для всего комплекса работ на объекте.

Какие функции выполняет график производства работ

• Отображает ход работ и другие существенные условия договора.
• Служит доказательством того, что стороны согласовали между собой важные моменты строительства объекта.
• Разбивает весь объем работ на мелкие части и улучшает его визуальное восприятие.
• Может содержать важные сведения о применении наемного труда и использовании специализированной техники.
• Является основанием для расчета штрафных санкций (если они предусмотрены условиями договора).
• Позволяет владельцу объекта контролировать ход выполнения работ.

График производства работ скачать в качестве примера можно ниже.

Читайте также: Компенсация НДС при УСН в смете

Условия, которые должны содержаться в графике производства работ

При составлении графика производства работ следует учитывать нормы ст. 708 ГК РФ. В соответствии с ней, срок выполнения работ является существенным условием договора подряда. Еще одно обязательное условие – наименование работ. В график также вносят даты начала и окончания работ (этапов).

Дополнительно в графике можно указать:

• количество сотрудников, которые будут задействованы при выполнении работ;
• перечень задействованной техники;
• продолжительность работ в календарных днях;
• Ф.И.О. и должность лица, которое будет контролировать ход выполнения работ.

Так как в процессе строительства подрядчики могут столкнуться с непредвиденными трудностями, из-за которых они не смогут сдать объект в оговоренные графиком сроки, в договоре подряда обязательно нужно предусмотреть ответственность за наступление форс-мажорных ситуаций.

Порядок составления графика производства работ: образец

Если предстоит масштабное строительство, при разработке графика принимают во внимание чертежи и схемы будущего объекта, требуемые сроки, окончательную смету проекта, наличие профессиональных рабочих, имеющуюся в наличии технику, наличие связей с контрагентами, которые будут поставлять материалы, и иные важные обстоятельства.

Как составить график производства работ:

• В правом верхнем углу указывают реквизиты договора, в качестве приложения к которому выступает график. Пример формулировки «Приложение № 10 к Договору от 09.11.2020 № 125».
• Указывается наименование организаций — заказчика и подрядчика.
• Нужно прописать наименование объекта, на котором будут проводиться работы, даты начала и окончания работ.
• После этого следует расположить табличную часть, которая будет содержать важные условия по видам работ, срокам их выполнения и другую необходимую информацию.
• Под таблицей при необходимости можно подытожить, какой объем работ должен быть выполнен (чел/час) и за какой период времени.

Представленный на нашем сайте график производства работ как пример можно взять за основу при разработке аналогичного графика для своей организации.

На практике организации часто оформляют график производства работ в Еxcel. Преимуществом этого формата является возможность использования специальных формул и изменения графика путем подстановки необходимых параметров. Благодаря этому работа с графиками становится очень удобной и занимает минимум времени. С помощью программы Microsoft Excel можно составить детальный план на любой промежуток времени.

На нашем сайте вы можете найти образцы заполнения основных документов, используемых при выполнении строительных работ: форма КС-6а (Журнал учета выполненных работ), форма КС-2 (акт приемки выполненных работ), форма КС-3 (справка о стоимости работ), форма КС-14 (акт приемки законченного строительства), акт готовности под монтаж оборудования, форма КС-11 (акт приемки законченного строительства), справка ЭСМ-7, ЭСМ-2 и другие.

Образец графика производства работ в Еxcel

как правильно выбрать диаграмму или график для годового отчета

Целевая аудитория вашей презентации либо отчета — инвесторы, руководство и просто люди — ожидают получить не ворох цифр, а уже сформулированные выводы либо понятно расставленные акценты. Возникает необходимость обратить внимание аудитории на факторы и обстоятельства, показать планы и стратегию.

Графическое отображение информации помогает донести нужную мысль, подкрепить сформулированный вывод либо подчеркнуть акцент

Но есть одна проблема — восприятие положительных и отрицательных результатов. При этом разные аудитории по-разному относятся даже к положительным. Например, журналисты могут скептически комментировать достижения. Акционеры склонны болезненно реагировать на убытки. И здесь необходим тонкий продуманный подход.

О неудачах и негативе можно рассказать очень скучно и нудно, а интересный и бодрый рассказ об успехах — подкрепить наглядной демонстрацией, включающей в себя презентацию с впечатляющими графиками. При этом правильно выбранная диаграмма может в корне изменить восприятие информации: если вы просто покажете, как рос доход компании в течение года, это будет не так впечатляюще, как если рядом будет показана динамика проседания вашего конкурента.

Одна из трудностей, которая существенно замедляет составление отчетов и аналитическую работу, заключается в подборе правильного типа диаграммы. Неверный ее выбор может вызвать путаницу в голове у зрителей или привести к ошибочной интерпретации данных.

Давайте посмотрим на инфографику о мировом производстве масла.

^{Инфографика Top Lead для компании Baker Tilly. Посмотреть в полном размере.}

Здесь все — и объемы производства, экспорт, прогнозы, спрос, потребители и еще тонны информации. Эта инфографика вмещает в себя по сути огромный объем данных по целой отрасли. Тем не менее она проста в восприятии, и на графике четко видны определенные тенденции.

Чтобы создать диаграмму, которая объясняет и демонстрирует точную аналитику, сначала нужно понять причины, по которым вообще она может понадобиться. В этой статье мы рассмотрим пять вопросов, возникающих при выборе типа диаграммы. Затем мы дадим обзор 13 различных видов диаграмм, из которых можно выбрать самую подходящую.

5 вопросов, которые нужно задать себе при выборе диаграммы

1. Вам нужно сравнивать величины?

Графики идеально подходят для сравнения одного или нескольких наборов величин, и они могут легко отображать самые низкие и высокие показатели.

Для создания сравнительной диаграммы используйте следующие типы: гистограмма, круговая диаграмма, точечная диаграмма, шкала со значениями.

2. Вы хотите показать структуру чего-либо?

Например, вы хотите рассказать о типах мобильных устройств, которые используют посетители сайта или общий объем продаж, разбитый на сегменты.

Чтобы показать структуру, используйте следующие диаграммы: круговая диаграмма, гистограмма с накоплением, вертикальный стек, областная диаграмма, диаграмма-водопад.

3. Вы хотите понять, как распределяются данные?

Таблицы с распределением помогают понять основные тенденции и отметить, что выходит за рамки.

Используйте эти диаграммы: точечная диаграмма, линейная диаграмма, гистограмма.

4. Вы заинтересованы в анализе тенденций в определенном наборе данных?

Если вы хотите узнать больше о том, как цифры ведут себя в течение конкретного временного периода, есть типы диаграмм, которые очень хорошо это отображают.

Вам пригодятся: линейная диаграмма, двойная ось (столбец и линия), гистограмма.

5. Хотите лучше понять взаимосвязь между установленными значениями?

Взаимосвязанные графики подходят для того, чтобы показать, как одна переменная относится к другой или нескольким различным переменным. Это можно использовать, чтобы показать положительное, отрицательное или нулевое влияние на другую цифру.

Используйте для этого следующие диаграммы: точечная диаграмма, пузырьковая диаграмма, линейная диаграмма.

13 различных типов диаграмм для анализа и представления данных

Чтобы лучше понять каждый график и возможности его применения, рассмотрим все типы диаграмм.

Гистограмма

Гистограмма используется, чтобы показать сравнение между различными элементами, также она может сравнить элементы за определенный промежуток времени. Этот формат можно использовать для отслеживания динамики переходов на лендинг или количества клиентов за определенный период.

^{Инфографика Top Lead для юридической компании AEQUO}

Рекомендации по дизайну для столбчатых диаграмм

1. Подбирайте единую цветовую гамму и акцентируйте цветом места, которые хотите выделить как значимые моменты перелома или изменения с течением времени.

2. Используйте горизонтальные метки, чтобы улучшить читаемость.

3. Начните ось y с 0, чтобы правильно отразить значения на графике.

Горизонтальная гистограмма

Гистограмму — в основном горизонтальную столбчатую — следует использовать, чтобы избежать путаницы, когда одна полоска данных слишком длинная или в случае сравнения более 10 элементов. Этот вариант также может использоваться для визуализации отрицательных значений.

^{Инфографика Top Lead для интернет-издания Aggeek. Посмотреть в полном размере.}

Рекомендации по дизайну для гистограмм

1. Подбирайте единую цветовую гамму и акцентируйте цветом места, которые хотите выделить как значимые точки перелома или изменения с течением времени.

2. Используйте горизонтальные метки, чтобы улучшить читаемость.

3. Начните ось Y с 0, чтобы правильно отразить значения на графике.

Линейная диаграмма

Линейная диаграмма отображает тенденции или прогресс и может использоваться для визуализации самых разных категорий данных. Ее следует использовать, когда вы создаете график, основанный на длительном сборе данных.

^{Инфографика Top Lead. Линейная диаграмма — снизу.}

Рекомендации по дизайну для линейных диаграмм

1. Используйте сплошные линии.

2. Не рисуйте больше четырех линий, чтобы избежать появления визуальных отвлекающих факторов.

3. Используйте правильную высоту, чтобы линии занимали примерно 2/3 высоты оси Y.

Диаграмма с двойной осью

Двухосевая диаграмма позволяет выстраивать данные с использованием двух осей — Х и Y. Используется несколько наборов данных, один из которых, например, — данные за период, а другой — лучше подходит для группировки по категориям. Таким образом можно продемонстрировать корреляцию или ее отсутствие между разными показателями.

^{Инфографика Top Lead для Growth Up. Диграмма с двойной осью — вверху.}

Рекомендации по дизайну для диаграмм с двумя осями

1. Используйте левую ось Y для основной переменной, потому что для людей естественно сначала смотреть влево.

2. Используйте разные стили графиков, чтобы проиллюстрировать два набора данных.

3. Выберите контрастные цвета для сравниваемых наборов данных.

Областная диаграмма

Областная диаграмма в целом выглядит как линейная диаграмма, но пространство между осью Х и линией графика заполняется цветом или рисунком. Такой вариант подойдет для демонстрации отношений между частями одного целого, например, вклада отдельных торговых представителей в общий объем продаж за год. Это поможет проанализировать как всю картину в целом, так и информацию о тенденциях на отдельных участках.

^{Инфографика Top Lead для компании Baker Tilly. Сверху вниз: круговая диаграмма, две обласных диаграммы, круговые диаграммы.}

Рекомендации по дизайну для диаграмм областей

1. Используйте полупрозрачные цвета.

2. Используйте не более четырех категорий, чтобы избежать путаницы.

3. Организовывайте данные с высокой частотой изменчивости в верхней части диаграммы, чтобы было легче воспринимать динамические изменения.

Штабельная диаграмма

Ее можно использовать для сравнения большого количества различных составляющих. Например, частоту посещения нескольких сайтов и каждой страницы в отдельности.

^{Инфографика и верстка — Top Lead. Для «Нафтогаз України». Штабельная диаграмма — внизу слева. Посмотреть в полном размере.}

Рекомендации по дизайну для штабельных диаграмм

1. Лучше всего использовать ее для иллюстрации отношений «часть-целое». Для большей наглядности выбирайте контрастные цвета.

2. Сделайте масштаб диаграммы достаточно большим, чтобы видеть размеры групп по отношению друг к другу.

Круговая диаграмма

Круговая диаграмма отображает статическое число и то, как части складываются в целое — состав чего-либо. Круговая диаграмма показывает числа в процентах, и общая сумма всех сегментов должна равняться 100%.

^{Инфографика и верстка — Top Lead. Для «Нафтогаз України». Посмотреть в полном размере.}

Рекомендации по дизайну для круговых диаграмм

1. Не добавляйте слишком много категорий, чтобы разница между срезами была хорошо заметна.

2. Убедитесь, что общая сумма всех частей составляет 100%.

3. Необходимо упорядочить части в соответствии с их размером.

^{Инфографика Top Lead для компании Baker Tilly. Посмотреть в полном размере.}

Диаграмма-водопад

Диаграмма-водопад используется для демонстрации того, как промежуточные значения — положительные и отрицательные — влияют на изначальное значение и приводят к окончательному результату. Примером может служить визуализация того, как общий доход компании зависит от различных отделов и превращается в конкретный объем прибыли.

^{Инфографика и верстка — Top Lead. Годовой отчет «Нафтогаз України». Диаграмма-водопад в верхней половине верстки. Посмотреть в полном размере.} 

Рекомендации по дизайну для водопадных диаграмм

1. Используйте контрастные цвета, чтобы выделить различия в наборах данных.

2. Выбирайте теплые цвета, чтобы показать рост, и холодные цвета — для падения.

Воронкообразная диаграмма

Диаграмма-воронка отображает последовательность этапов и скорость завершения каждого из них. Ее можно использовать для отслеживания процесса продаж или взаимодействия пользователей с сайтом.

^{Инфографика Top Lead.}

Рекомендации по дизайну для воронкообразных диаграмм

1. Масштабируйте размер каждой секции, чтобы точно отобразить объем набора данных.

2. Используйте контрастные цвета или оттенки одного цвета от самого темного до самого светлого по мере сужения воронки.

Есть еще несколько видов графиков — они используются не так часто, но тоже могут пригодиться для визуализации болььших объемов данных. Среди них:

Точечная диаграмма

Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между двумя различными переменными или демонстрирует распределяющие тенденции. Она подходит, если у вас много разных точечных данных, и вы хотите найти общее в наборе данных. Такая визуализация хорошо работает в поиске исключений или закономерности распределения данных.

Рекомендации по дизайну для точечных диаграмм

1. Включите больше переменных, таких как разные размеры, чтобы объединить больше данных.

2. Начните ось Y с 0 для точного распределения данных.

3. Если вы используете линии тенденций, необходимо ограничиться максимум двумя, чтобы график был понятен.

Пузырьковая диаграмма

Пузырьковая диаграмма похожа на точечный график. Но только в том смысле, что она может показывает распределение и взаимосвязь. Существует третий набор данных, который обозначается размером круга.

Рекомендации по дизайну для пузырьковых диаграмм

1. Проводите градацию пузырьков по занимаемой ими площади, а не по диаметру.

2. Убедитесь, что метки четкие и хорошо видны.

3. Используйте только круги.

Шкала со значениями

Такой график показывает прогресс в достижении цели, сравнивает его по разным критериям и отображает результат как рейтинг или производительность.

Рекомендации по разработке дизайна для шкалы со значениями

1. Используйте контрастные цвета, чтобы показать динамику.

2. Используйте один цвет в разных оттенках для оценки прогресса.

Тепловая карта

Тепловая карта показывает взаимосвязь между двумя элементами и предоставляет рейтинговую информацию. Информация о рейтинге отображается с использованием различных цветов или разной насыщенности.

Рекомендации по разработке дизайна для тепловой карты

1. Используйте базовый и четкий план карты, чтобы не отвлекать зрителей от данных.

2. Используйте разные оттенки одного цвета, чтобы показать изменения.

3. Избегайте использования нескольких шаблонов.

Вариантов дизайна может быть огромное количество.

Чтобы узнать больше о подготовке нефинансовых отчетов и послушать кейсы таких компаний как Coca-Cola, Kernel, Нова Пошта, 1+1 Media, Infopulse и других, регистрируйтесь на нашу онлайн-конференцию Corporate Reporting Conference 2020. Жмите на баннер, чтобы узнать подробности, а  билеты покупайте прямо в Фейсбуке:

РАБ_ЧАС

MulTEx » 5 Март 2017       Дмитрий       25822 просмотров

Данная функция является частью надстройки MulTEx

Функция предназначена для расчета рабочего времени сотрудников. Она определяет количество рабочих часов между указанным интервалом времени. Дополнительно можно указать время перерыва на обед(в минутах). При этом, если необходимо просуммировать общее время сотрудника за неделю, месяц и т.п.(или время работы сотрудников всего отдела) — можно указать диапазон ячеек и функция рассчитает суммарное время рабочих часов.

Вызов команды через стандартный диалог:
Мастер функций—Категория «MulTEx»— РАБ_ЧАС
Вызов с панели MulTEx:
Сумма/Поиск/Функции — Полезности — РАБ_ЧАС
Синтаксис:
=РАБ_ЧАС(A1;B1;60)
=РАБ_ЧАС(B2:I2;B3:I3;B4:I4)
=РАБ_ЧАС(A1;B1;C1)
=РАБ_ЧАС(A1;B1)

ВРЕМЯ_Н(A1) — указывается ссылка на ячейку, в которой записано время начала рабочего дня в формате даты-времени Excel. Читать подробнее про дату и время в Excel — Как Excel воспринимает данные

ВРЕМЯ_К(B1) — указывается ссылка на ячейку, в которой записано время окончания рабочего дня в формате даты-времени Excel.

ОБЕД(60) — Необязательный аргумент. Указывается ссылка на ячейку, диапазон ячеек либо непосредственно число, означающее общее количество минут, отведенных для обеденного перерыва. Если не указан, то рабочими часами будет считаться все время между ВРЕМЯ_Н и ВРЕМЯ_К. Если указано значение, отличное от числового(например, текст «45 мин»), то функция вернет значение ошибки — #ЗНАЧ!(#VALUE!)
Текстовые и ошибочные данные игнорируются. Если любой из аргументов ВРЕМЯ_Н или ВРЕМЯ_К содержит значение ошибки или текстовое значение, то рабочие часы для периода не будут просчитаны.

Пример работы с функцией
В ячейке A1 записано время начало рабочего дня — 9:00, а в ячейке B1 записано время окончания рабочего дня — 18:00. Для расчета количества рабочих часов функцию необходимо записать следующим образом:
=РАБ_ЧАС(A1;B1)
в результате получим число «0,375», что будет равно 9 часам. Чтобы это число отображалось в привычном временном виде(9:00), необходимо выделить ячейку с функцией -правая кнопка мыши —Формат ячеек(Format cell) -вкладка Число(Number) -группа Время(Time). Выбрать там формат «37:30:55». Либо на той же вкладке выбрать группу «(все форматы)» и выбрать формат «[ч]:мм:сс»:

Чтобы исключить из подсчета время, затраченное сотрудником на обед, формулу необходимо записать в таком виде:
=РАБ_ЧАС(A1;B1;60)

Функция так же корректно рассчитает время и для ночных смен. Например, в ячейке A1 записано 21:00, а в ячейке B1 — 9:00. Чтобы рассчитать разницу в часах для таких периодов в Excel стандартно пришлось прибегать к различным трюкам. Функция РАБ_ЧАС не требует каких-либо дополнительных манипуляций — количество рабочих часов будет рассчитываться так же, как и для обычных дневных смен:
=РАБ_ЧАС(A1;B1;60)

Если же необходимо рассчитать не просто количество рабочих часов в день для одного сотрудника, а общее количество рабочих часов для сотрудника за месяц или рабочие часы сотрудников всего отдела — то в функции необходимо будет указать все ячейки начала рабочего дня и все ячейки окончания:
=РАБ_ЧАС(B2:I2;B3:I3;60)

Функция в этом случае рассчитает количество рабочих часов для каждого дня и сложит их в одну сумму

Если для каждого дня или отдельного сотрудника время обеденного перерыва может различаться, то в аргументе ОБЕД необходимо указать ссылку на ячейки, в которых записано время обеда в минутах:

Если среди ячеек встречаются ошибочные или текстовые значения — рабочие часы для периодов, содержащих такие значения не будут рассчитаны. Например, если в таблице выше для 5 декабря вместо «9:00» будет записано «9 часов», то пятое декабря будет пропущено и сумма будет не 64:00, а 56:00. Тоже самое будет, если вместо 9:00 будет значение ошибки (#Н/Д, #ЗНАЧ!, #ИМЯ?, #ЧИСЛО!, #ДЕЛ/0!, #ССЫЛКА!, #ПУСТО!, #N/A, #VALUE!, #NAME?, #NUM!, #DIV/0!, #REF!, #NULL!)

Значения могут располагаться как горизонтально(как на картинке выше), так и вертикально:

Как составить график работы на вахте (образец)

График работы при вахтовом методе труда — один из важнейших документов. О том, что обусловливает эту значимость и как составить график, — в нашем материале.

Назначение графика при вахтовом методе

Вахтовый метод труда применяется, когда место ведения работ настолько удалено от места, где проживают работники, что ежедневная доставка их до / от места работы становится нецелесообразной. Поэтому работников вывозят к месту работы, и они в течение определенного времени (называемого вахтой) там живут и трудятся (как правило, уделяя труду больше времени, чем в обычных условиях). Затем они едут домой отдыхать, используя при этом все полагающиеся им за время работы выходные, а им на смену приезжает другая вахта.

Такой режим чаще всего применяется на непрерывных производствах и требует очень четкой организации труда. Основную роль в этой организации играет график работы, который составляется как по вахтам, так и в отдельности для каждого вахтовика, задействованного в соответствующей вахте.

Индивидуальное составление графиков для работников является необходимостью, т. к. этот документ должен учитывать не только время их отдыха после вахты, но также и периоды нахождения в очередных отпусках, что никак не влияет на график смены вахт, но требует подбора замены для отдыхающего работника. Вместе с тем графики для работников одной и той же вахты целесообразно объединять в единые документы.

Удаленность места работы требует отражения в графике не только периодов труда и отдыха, но и дней, выделяемых на доставку до / от места работы. Особенностью этих дней является то, что они могут как входить, так и не входить в число дней междувахтового отдыха.

Законодательство позволяет обходиться без предоставления еженедельных дней отдыха во время вахты. Об их наличии или отсутствии будет свидетельствовать график.

Учет времени, посвящаемого труду и отдыху, при вахтовом методе осуществляется суммированно. Составление графика позволяет оценить перспективу наличия подлежащей дополнительной оплате переработки за учетный период для каждого конкретного работника.

Таким образом, график, составляемый при вахтовом методе, дает возможность:

• спланировать смену вахтовиков на месте работы;
• организовать своевременную доставку до/от этого места;
• отразить особенности организации рабочего времени на вахте;
• оценить затраты на оплату труда, необходимость и величину предстоящих обязательных доплат за время вахты.

Если у вас остались вопросы по организации вахтовой работы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Правила составления графика работы на вахте

График следует составлять заблаговременно, согласовывая его с профсоюзным органом и доводя до сведения работника не позднее, чем за 2 месяца до начала применения (ст. 301 ТК РФ).

Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82 (п. 4.2) рекомендует формировать это документ сразу на год, хотя достаточным может оказаться его создание в рамках учетного периода, используемого при суммированной оценке времени труда и отдыха (он может равняться месяцу, кварталу или большему числу месяцев, но не более 12).

Отразить в графике необходимо дни:

• работы;
• выходных, предоставляемых на рабочем месте;
• доставки до/от места работы;
• междувахтового отдыха.

Здесь же целесообразно показать все особенности организации рабочего времени:

• продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания;
• характеристику перерывов, предоставляемых для принятия пищи;
• продолжительность междусменного перерыва;
• факт включения или невключения дней доставки в период междувахтового отдыха;
• количественные характеристики времени работы (число дней и часов, отрабатываемых помесячно и за учетный период).

Установленной формы у графика работы нет. Индивидуально формируемый документ можно создавать на основе отражающей дни месяца части таблицы, присутствующей в табеле учета рабочего времени, предусмотрев в нем графу для подписи сотрудника, свидетельствующей о его ознакомлении с графиком.

Образец графика работы на вахте Скачать

График работы вахтовым методом на год вы можете скачать на сайте КонсультантПлюс.

Подводим итоги

• График работы, составляемый при вахтовом методе, способствует четкой организации труда, позволяет отразить в нем все особенности рабочего времени и времени отдыха, дает возможность оценить объемы выплат в адрес каждого конкретного работника.
• Обязательного отражения в графике требуют дни работы, дни отдыха и дни, проводимые в пути до / от места работы. Составлять его целесообразно на период, выбранный в качестве учетного для суммированного учета.
• Установленной формы график работ не имеет. За его основу можно взять часть таблицы, отражающей дни месяца, из табеля учета рабочего времени, добавив в нее графы для необходимой информации (например, для подписи работника об ознакомлении).

Платежный календарь в Excel — планы и графики платежей в таблицах Excel с примерами и образцами

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

• экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
• нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

• остаток средств на начало периода,
• предполагаемые поступления,
• статья дохода,
• наименование контрагента,
• дата поступления,
• название проекта,
• сумма платежа,
• предполагаемая дата оплаты,
• наименование поставщика,
• колонка для замечаний и комментариев,
• остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

• В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
• Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
• В столбцах проставляются даты платежей.
• Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
• Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

• На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
• При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Автоматизируйте составление платёжного календаря с помощью онлайн сервиса  «Управленка»

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

• все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
• процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
• для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
• форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

• закладывает цельную систему работы компании
• направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
• помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Подписаться

Три способа создания календаря проектов

Если вы пытаетесь составить календарь проектов на следующий месяц или год, возможно, вам стоит задуматься о поиске наилучшего метода. Поскольку вы уже переросли классический (но неэффективный) подход, предусматривающий использование ручки, линейки и бумаги, предлагаем три способа составить календарь проекта (в Excel, Google календаре и Wrike), которые могут рассматривать ваши сотрудники на совещании, посвященном планированию проекта. Какой же из этих трех способов подходит для вашей команды?

1. Электронная таблица Excel: самый привычный инструмент, самый неэффективный календарь проектов

Microsoft Office — один из первых пакетов программ, с которым знакомятся начинающие пользователи компьютеров. Именно поэтому Excel используется везде, где можно представить данные в виде таблицы, в том числе при создании календарных графиков. В Excel даже есть готовый шаблон календаря, так что вам не придется тратить время на подготовку, и вы сможете сразу приступить к планированию. (Изображенный выше календарь — это один из примеров готового шаблона Excel.) Если вы используете электронную таблицу Excel для составления календаря проектов, у участников вашей команды, скорее всего, не возникнет проблем с открытием и редактированием этого документа. 

Но хоть Excel и является «родным» офисным инструментом, совместная работа над календарем проекта с его помощью оказывается наименее эффективной. После того, как вы введете вехи, вам придется искать лучший способ открыть общий доступ к файлу и совместно его редактировать. Если вы перешлете этот документ по электронной почте, он может очень легко затеряться в бездонной папке «Входящие» вашего коллеги. Платформы обмена файлами, такие как Google Drive, Dropbox или Box, позволят вашим сотрудникам загружать обновленные версии календаря независимо друг от друга, и это значит, что все эти версии впоследствии нужно будет объединять. Это очень утомительная обязанность для руководителя группы. 

Excel прекрасно подходит для создания финальных версий календаря, но не может служить эффективной платформой для совместного планирования проектов.

2. Google Календарь: знакомый инструмент, относительно удобный метод

Решением для команд, желающих совместно планировать проекты и делать это в режиме реального времени, может стать такой онлайн-инструмент, как Google Календарь. В статье на сайте Betteri.ru описано, как управлять графиками проектов с помощью Google Календаря.

Воспользовавшись возможностью Google Календаря создавать множество календарей и выбирать любой из них для просмотра, вы можете организовать свои календари одним из двух способов:

1. По исполнителю. Создайте по отдельному календарю для каждого участника команды и вносите их вехи-задачи в их персональные календари. Руководитель группы сможет следить за рабочей загрузкой каждого участника или нескольких участников команды, чтобы видеть приближающиеся сроки.

2. По проекту. Создайте отдельный календарь для каждого крупного проекта, над которым работает ваша команда, и вводите в него сроки выполнения задач и вехи. Вы сможете сравнивать графики различных проектов, чтобы видеть, когда необходимо перераспределить работу для оптимизации загрузки по другим проектам.

Google Календарь — гораздо более эффективный метод для совместного планирования проектов, но по-прежнему не идеальный. В отличие от электронных таблиц Excel, Google Календарь позволяет всем участникам команды одновременно получать доступ к задачам и редактировать их, и вам не придется беспокоиться об управлении версиями. Ограничения Google Календаря проявляются, когда вам приходится углубляться в детали планирования проектов — отмечать, какие задачи зависят от других задач, и искать места и причины возникновения затруднений при работе над проектом.

3. Диаграмма Ганта: самый непривычный инструмент, самый эффективный метод

Диаграммы Ганта — необходимый инструмент для руководителей и команд, желающих получать подробную информацию о своих проектах. Самые эффективные диаграммы Ганта — это онлайн-инструменты со встроенными возможностями автоматизации. Они позволяют настраивать все задачи и вехи проекта в режиме реального времени, что помогает совместно планировать график проекта. Диаграмма Ганта также позволяет отображать продолжительность задач, устанавливать зависимости, отмечать исполнителей и сравнивать ход выполнения проекта с критическим путем проекта, чтобы видеть’ отставания от графика. Также вы можете следить за несколькими проектами на одной и той же диаграмме Ганта, чтобы видеть, как они согласуются.

Поскольку этот инструмент мало знаком сотрудникам, которые не являются менеджерами проектов, участникам вашей команды может понадобиться некоторое время, чтобы привыкнуть к нему. Но такие диаграммы специально предназначены для планирования проектов и поэтому представляют собой наиболее эффективный способ составления календаря проектов. Ограничения, с которыми сталкиваются многие команды при использовании Excel и Google Календаря, не свойственны диаграммам Ганта. Как только вы научитесь ими пользоваться, вы поймете, что это самый эффективный способ составления календаря проектов.

А как планирует проекты ваша команда?

Диаграмма Ганта — это лучший способ составить календарь на 2018 год, но используют ее довольно редко. Если вы хотите больше узнать об использовании диаграмм Ганта для упрощения планирования проектов, поработайте с интерактивными диаграммами Ганта в бесплатной пробной версии Wrike.

Хотите отслеживать ход работы с помощью лучшего инструмента для управления проектами? Попробуйте бесплатную версию Wrike!

Связанные статьи:
• Подробное руководство по созданию диаграмм Ганта в Wrike
• Диаграмма Ганта — важнейший инструмент для управления проектами (инфографика)

Создание рабочего графика в Excel | Пошаговое руководство

В качестве инструмента планирования для работодателей и руководства для работников каждый график работы должен соответствовать определенным требованиям:

• Он должен содержать всю важную информацию , включая имена и фамилии сотрудников, работающих часов и периода планирования, на который действует график работы.
• Это должно иметь смысл не только для руководителя, создающего его, но и для сотрудников. Поэтому график работы должен быть ограничен основными для ясности (также убедитесь, что текст не слишком мелкий) и быть как можно более простым и самоочевидным , насколько это возможно.В случае сомнений рекомендуется добавить пояснительную записку.
• Визуально привлекательный дизайн также является преимуществом. Например, пустые строки или столбцы могут ослабить макет. Разные цвета также выделяют отдельные участки друг от друга.

Также важно убедиться, что ваши рабочие графики соответствуют законам прогнозирующего планирования или законам справедливого планирования . Эти типы законов становятся все более и более распространенными на уровне штатов и на местном уровне в США.Целью этих законов является обеспечение того, чтобы работникам был назначен изрядный объем работы, и обеспечение того, чтобы их баланс между работой и личной жизнью был приоритетным . Некоторые законы также регулируют наличие дополнительных часов работы или оплату звонка.

Хотя не существует федерального законодательства по этой теме, а законы штата могут варьироваться от местности к местности, есть несколько шагов, которые вы можете попытаться предпринять при составлении рабочего графика, чтобы обеспечить соблюдение передовых практик.Работодатели должны иметь возможность дать достаточно точную оценку своего потенциального графика при приеме на работу, чтобы гарантировать, что работникам не обещают часы, которые они не получат, или что их не заставляют работать дополнительные часы, на которые они не могут работать. График работы также должен составляться заблаговременно (идеальным вариантом является уведомление за две недели, где это возможно), и работодатели должны стараться быть гибкими и приспосабливаться к запросам сотрудников на смену или сверхурочной работе. Естественно, время отдыха сотрудников должно быть приоритетным, чтобы сотрудники не были истощены и могли иметь баланс между работой и личной жизнью.Сотрудники должны быть уведомлены о любых изменениях в графике работы с большим количеством уведомлений, а работодатели должны рассмотреть возможность предложения сверхурочной или надбавки за любые изменения графика в последнюю минуту.

Если вы не уверены, соответствует ли ваш график работы передовой практике или местным законам, обязательно проконсультируйтесь со специалистом по правовым вопросам , чтобы убедиться, что вы не нарушаете закон.

Как составить расписание в Excel

Если вам нужно составить расписание занятий или расписание для работы или семьи, вы можете сделать это в Microsoft Excel с помощью шаблона или с нуля.Microsoft Excel предоставляет шаблоны для еженедельного расписания работы по дому, расписания студентов, ежедневного графика работы и многого другого. Вы можете загрузить тот, который вам нужен, и настроить его со своими данными или, если вы хотите сделать что-то более конкретное, вы можете узнать, как создать расписание в Excel с нуля.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, Excel 2016, Excel для Microsoft 365 и Excel 2013.

Как создать расписание в Excel

Вы можете создать расписание в Excel, в котором есть основы, необходимые для сотрудников, занятий или личного пользования.Оттуда добавьте любые дополнительные функции в соответствии с вашими конкретными требованиями.

Марек Левак / Unsplash

Выполните следующие действия, чтобы создать семидневное расписание с почасовыми блоками для одного пользователя.

1. Запустите Excel и откройте новую пустую книгу.

2. Выберите диапазон ячеек A1: E2 , затем выберите Merge & Center в группе «Выравнивание» на вкладке «Главная».

3. Введите « WEEKLY SCHEDULE » в A1: E2, измените размер шрифта на 18, и выберите Middle Align в группе Alignment.

4. Выберите ячейки F1: h3 , выберите раскрывающийся список Borders в группе Font на вкладке Home, затем выберите All Borders .

5. Введите « Daily Start Time » в F1; « Интервал времени » в G1; и « Начальная дата » в h2. Выберите значок Select All (между 1 и A на листе), затем дважды щелкните линию, разделяющую любые два столбца, чтобы изменить размер всех ячеек в соответствии с содержимым.

6. Выберите ячейку A3 и введите « TIME ».

7. Выберите ячейку A4 и введите время, когда вы хотите, чтобы ваше расписание началось. Чтобы следовать этому примеру, введите « 7:00 ».

8. В ячейке A5 введите следующий интервал, который вы хотите указать в расписании. Чтобы следовать этому примеру, введите « 7:30 ». Выберите A4: A5 и перетащите маркер заполнения вниз, чтобы заполнить интервалы времени для оставшейся части дня.

   Если вы хотите изменить формат времени, выберите столбец, щелкните правой кнопкой мыши, затем выберите Формат ячеек . Выберите Time в списке категорий на вкладке Number и выберите формат времени, который вы хотите использовать.

9. В ячейке B3 введите день недели, с которого должно начинаться ваше расписание. Чтобы следовать этому примеру, введите « ВОСКРЕСЕНЬЕ ».

10. Перетащите маркер заполнения вправо, чтобы автоматически заполнить оставшиеся дни недели в расписании.

11. Выберите Строка 3 . Сделайте шрифт Bold и измените размер шрифта на 14.

12. Измените размер шрифта раз в столбце A на 12.

    При необходимости выберите значок Выбрать все (между 1 и A на листе) и дважды щелкните линию, разделяющую любые два столбца, чтобы изменить размер всех ячеек в соответствии с содержимым еще раз.

13. Выберите значок Select All или нажмите Ctrl + A и выберите Center в группе «Выравнивание» на вкладке «Главная».

14. Выделите ячейки A1: h3 . Выберите раскрывающийся список Цвет заливки из группы Шрифт на вкладке «Главная» и выберите цвет заливки для выбранных ячеек.

15. Выберите уникальный цвет заливки для каждой из следующих ячеек или диапазонов:

    • A3
    • B3: h4
    • A4: A28 (или диапазон ячеек, содержащих время на вашем листе)
    • B4: h38 (или диапазон ячеек, составляющих оставшуюся часть вашего расписания)

    Пропустите этот шаг, если вы предпочитаете черно-белое расписание.

16. Выберите тело расписания. Выберите раскрывающийся список Borders в группе Font и выберите All Borders .

17. Сохраните расписание.

Сохранить расписание как шаблон

Сохранение расписания в виде шаблона позволяет повторно использовать его, не создавая каждый раз новый и не очищая содержимое существующего расписания.

1. Выберите Файл > Экспорт > Изменить тип файла .

2. Выберите шаблон > Сохранить как . Откроется диалоговое окно «Сохранить как».

3. Откройте папку Custom Office Templates .

4. Введите имя шаблона и выберите Сохранить .

5. Чтобы использовать шаблон в будущем, выберите вкладку Personal на экране New и выберите шаблон расписания. Он откроется как новая книга.

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Другой

Недостаточно подробностей

Сложно понять

Как сделать календарь в Excel

Что нужно знать

• Самый простой способ — использовать многочисленные готовые шаблоны календаря: перейдите в Файл > Новый > «календарь» в поле поиска > выберите календарь> Создать .
• Или используйте Excel, чтобы создать собственный календарь.

В этой статье рассказывается о четырех различных способах создания календаря в Excel. Инструкции применимы к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel для Mac, Excel для Android и Excel Online.

Как сделать готовый календарь в Excel

Вы можете создать свой собственный календарь в Excel с нуля, но самый простой способ создать календарь — использовать готовый шаблон календаря. Шаблоны полезны, потому что вы можете редактировать каждый день, чтобы включить в него особые события, а затем распечатывать каждый месяц, когда захотите.

tigerlily713 / Pixabay

1. Выберите Файл > Новый .

2. В поле поиска введите календарь и выберите лупу, чтобы начать поиск.

3. Выберите стиль календаря, который соответствует вашим потребностям. В этом примере используется календарь Any year . Выбрав календарь, выберите Create .

4. Каждый шаблон календаря имеет уникальные особенности. Календарь на любой год Шаблон , в частности, позволяет вам вводить новый год или начальный день недели для автоматической настройки календаря.

Как создать собственный ежемесячный календарь в Excel

Если вам не нравятся ограничения шаблона календаря, вы можете создать свой собственный календарь с нуля в Excel.

1. Откройте Excel и введите дни недели в первой строке таблицы. Этот ряд станет основой вашего календаря.

2. В семи месяцах года 31 день, поэтому первый этап этого процесса — создать для календаря месяцы, в которых 31 день. Это будет сетка из семи столбцов и пяти строк.

   Для начала выберите все семь столбцов и отрегулируйте ширину первого столбца до желаемого размера календарных дней. Все семь столбцов будут одинаковыми.

3. Затем отрегулируйте высоту строк, выбрав пять строк под строкой дня недели.Отрегулируйте высоту первого столбца.

   Чтобы отрегулировать высоту нескольких строк одновременно, просто выделите строки, которые вы хотите отрегулировать, прежде чем изменять высоту.

4. Затем вам нужно выровнять номера дней в правом верхнем углу каждого дневного поля. Выделите каждую ячейку во всех семи столбцах и пяти строках. Щелкните правой кнопкой мыши одну из ячеек и выберите Формат ячеек . В разделе Выравнивание текста установите по горизонтали на справа (отступ) и установите по вертикали на сверху .

5. Теперь, когда выравнивание ячеек готово, пришло время пронумеровать дни. Вам нужно знать, какой день является первым днем ​​января текущего года, поэтому введите в Google «январь» год, для которого вы составляете календарь. Найдите пример календаря на январь. Например, в 2020 году первый день месяца начинается в среду.

   В 2020 году, начиная со среды, нумеруйте даты в последовательном порядке, пока не дойдете до 31.

6. Теперь, когда у вас закончился январь, пришло время назвать и создать остальные месяцы.Скопируйте январский лист, чтобы создать февральский лист.

   Щелкните правой кнопкой мыши имя листа и выберите Переименовать . Назовите его января . Еще раз щелкните лист правой кнопкой мыши и выберите Переместить или Копировать . Выберите Создайте копию . Под Перед листом выберите (перейти в конец) . Выберите OK , чтобы создать новый лист.

7. Переименуйте этот лист. Щелкните правой кнопкой мыши лист, выберите Переименовать и введите февраля .

8. Повторите описанный выше процесс в течение оставшихся 10 месяцев.

9. Теперь пришло время настроить номера дат для каждого месяца после январского месяца, указанного в шаблоне. Начиная с февраля, перенесите дату начала месяца на любой день недели, следующий за последним днем ​​января. Сделайте то же самое до конца календарного года.

   Не забудьте удалить несуществующие даты из месяцев, длина которых меньше 31 дня. К ним относятся: февраль (28 дней — 29 дней в високосном году), апрель, июнь, сентябрь и ноябрь (30 дней).

10. В качестве последнего шага вы можете пометить каждый месяц, добавив строку вверху каждого листа. Вставьте верхнюю строку, щелкнув правой кнопкой мыши верхнюю строку и выбрав Вставить . Выделите все семь ячеек над днями недели, выберите меню Home , а затем выберите Merge & Center на ленте. Введите название месяца в единственную ячейку и измените размер шрифта на 16 . Повторите процесс до конца календарного года.

Когда вы закончите нумерацию месяцев, у вас будет точный календарь в Excel на весь год.

Вы можете распечатать любой месяц, выбрав все ячейки календаря и выбрав Файл > Печать . Измените ориентацию на Альбомная . Выберите Page Setup , выберите вкладку Sheet , а затем включите Gridlines в разделе Print.

Выберите OK , а затем Напечатайте , чтобы отправить ежемесячный календарный лист на принтер.

Как создать собственный недельный календарь в Excel

Еще один отличный способ оставаться организованным — создать недельный календарь с почасовыми блоками.Вы можете создать полный 24-часовой календарь или ограничить его обычным графиком работы.

1. Откройте пустой лист Excel и создайте строку заголовка. Оставив первый столбец пустым, добавьте в первую строку час, когда вы обычно начинаете свой день. Продолжайте продвигаться по строке заголовка, добавляя час, пока ваш день не будет завершен. Когда закончите, выделите весь ряд жирным шрифтом.

2. Оставляя первую строку пустой, введите дни недели в первом столбце. Когда закончите, выделите весь столбец жирным шрифтом.

3. Выделите все строки, в которых указаны дни недели. После того, как все будут выделены, измените размер одной строки до размера, который позволит вам вносить изменения в ежедневную / почасовую повестку дня.

4. Выделите все столбцы, в которых указаны часы каждого дня. После того, как все будут выделены, измените размер одного столбца до размера, который позволит вам вносить записи в свой ежедневный / почасовой график.

5. Чтобы распечатать новую повестку дня, выделите все ячейки повестки дня. Выберите Файл > Печать .Измените ориентацию на Альбомная . Выберите Page Setup , выберите вкладку Sheet , а затем включите Gridlines в разделе Print. Измените масштабирование на Уместить все столбцы на одной странице . Это уместит ежедневную повестку дня на одну страницу. Если ваш принтер поддерживает это, измените размер страницы на Таблоид (11 «x 17») .

Как создать собственный годовой календарь в Excel

Некоторым людям годового календаря более чем достаточно, чтобы вы могли выполнять задачу весь год.Этот дизайн касается даты и месяца, а не дня недели.

1. Откройте пустой лист Excel и, оставив первый столбец черным, добавьте январь в первую строку. Пройдите по строке заголовка, пока не дойдете до декабря. Когда закончите, выделите весь ряд жирным шрифтом.

2. Оставляя первую строку пустой, введите дни месяца в первом столбце. Когда закончите, выделите весь столбец жирным шрифтом.

   Не забудьте удалить несуществующие даты из месяцев, длина которых меньше 31 дня.К ним относятся: февраль (28 дней — 29 дней в високосном году), апрель, июнь, сентябрь и ноябрь (30 дней).

3. Выделите все строки, в которых указаны дни месяца. После того, как все будут выделены, измените размер одной строки до размера, который позволит вам писать в своей ежедневной повестке дня.

4. Выделите все столбцы, в которых указаны месяцы года. После того, как все будут выделены, измените размер одного столбца до размера, который позволит вам писать в своей ежедневной повестке дня.

5. Чтобы распечатать новую годовую повестку дня, выделите все ячейки повестки дня.Выберите Файл > Печать . Измените ориентацию на Альбомная . Выберите Page Setup , выберите вкладку Sheet , а затем включите Gridlines в разделе Print. Измените масштабирование на Уместить все столбцы на одной странице . Это поместит повестку дня на одну страницу.

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Другой

Недостаточно подробностей

Сложно понять

Создание и вставка календаря в Excel — Office

• 08.04.2021
• 6 минут на чтение

• Применимо к:

  Excel для Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003

В этой статье

Примечание

Office 365 профессиональный плюс переименовывается в Microsoft 365 Apps for Enterprise .Дополнительные сведения об этом изменении см. В этом сообщении в блоге.

Сводка

Эта статья содержит образец макроса Microsoft Visual Basic для приложений (подпроцедура), который запрашивает у вас месяц и год и создает ежемесячный календарь с помощью рабочего листа.

Разрешение

Примечание

Microsoft предоставляет примеры программирования только для иллюстрации, без явных или подразумеваемых гарантий. Это включает, но не ограничивается, подразумеваемые гарантии товарной пригодности или пригодности для определенной цели.В этой статье предполагается, что вы знакомы с демонстрируемым языком программирования и инструментами, которые используются для создания и отладки процедур. Инженеры службы поддержки Майкрософт могут помочь объяснить функциональность конкретной процедуры, но они не будут изменять эти примеры для обеспечения дополнительных функций или построения процедур в соответствии с вашими конкретными требованиями.

Чтобы создать календарь, выполните следующие действия.

Microsoft Excel 2003

1. Создайте книгу.
2. В меню Инструменты наведите указатель на Macro , а затем выберите Visual Basic Editor .
3. В меню Insert выберите Module .
4. Вставьте сценарий Visual Basic для приложений из раздела «Пример процедуры Visual Basic» на лист модуля.
5. В меню Файл выберите Закрыть и вернуться в Microsoft Excel .
6. Выберите вкладку Лист1 .
7. В меню Инструменты наведите указатель на Macro , а затем выберите Macros .
8. Выберите CalendarMaker , а затем выберите Run , чтобы создать календарь.

Microsoft Excel 2007 или более поздняя версия

1. Создайте книгу.
2. На ленте Developer выберите Visual Basic .
3. В меню * Insert выберите Module .
4. Вставьте сценарий Visual Basic для приложений из раздела «Пример процедуры Visual Basic» на лист модуля.
5. В меню Файл выберите Закрыть и вернуться в Microsoft Excel .
6. Выберите вкладку Лист1 .
7. На ленте * Developer щелкните Macros .
8. Выберите CalendarMaker , а затем выберите * Run , чтобы создать календарь.

Примечание

Если лента разработчика не отображается, откройте Параметры Excel, чтобы включить ее. В Excel 2007 этот параметр доступен в меню Popular . В Excel 2010 этот параметр доступен в меню Настроить ленту .

Пример процедуры Visual Basic

  Sub CalendarMaker ()

       'Снять защиту листа, если у него был предыдущий календарь, чтобы предотвратить ошибку.
       ActiveSheet.Protect DrawingObjects: = False, Contents: = False, _
          Сценарии: = Ложь
       'Предотвратить мигание экрана при рисовании календаря.
       Application.ScreenUpdating = False
       'Настройте перехват ошибок.
       При ошибке Перейти к MyErrorTrap
       'Очистите область a1: g14, включая любой предыдущий календарь.
       Диапазон ("a1: g14").ясно
       'Используйте InputBox, чтобы получить желаемый месяц и год и установить переменную
       'MyInput.
       MyInput = InputBox («Введите месяц и год для календаря»)
       'Разрешить пользователю завершить макрос нажатием кнопки «Отмена» в поле ввода.
       Если MyInput = "", то выйдите из Sub
       'Получить значение даты начала введенного месяца.
       StartDay = DateValue (MyInput)
       'Проверить, действительна ли дата, но не первое число месяца
       '- если это так, сбросить StartDay на первый день месяца.
       Если День (StartDay) <> 1 То
           StartDay = DateValue (Месяц (StartDay) & "/ 1 /" & _
               Год (StartDay))
       Конец, если
       'Подготовьте ячейку для месяца и года, как указано полностью.Диапазон ("a1"). NumberFormat = "мммм гггг"
       'Отцентрируйте метку месяца и года на a1: g1 с соответствующими
       размер, высота и полужирный шрифт.
       С диапазоном ("a1: g1")
           .HorizontalAlignment = xlCenterAcrossSelection
           .VerticalAlignment = xlCenter
           .Font.Size = 18
           .Font.Bold = True
           .RowHeight = 35
       Конец с
       'Подготовьте a2: g2 для этикеток дня недели с центрированием, размером,
       высота и жирность.
       С диапазоном ("a2: g2")
           .Ширина столбца = 11
           .VerticalAlignment = xlCenter
           .HorizontalAlignment = xlCenter
           .VerticalAlignment = xlCenter
           .Orientation = xlHorizontal
           .Font.Size = 12
           .Font.Bold = True
           .RowHeight = 20
       Конец с
       'Поместите дни недели в a2: g2.
       Диапазон ("a2") = "Воскресенье"
       Диапазон ("b2") = "Понедельник"
       Range ("c2") = "вторник"
       Range ("d2") = "среда"
       Range ("e2") = "четверг"
       Диапазон ("f2") = "Пятница"
       Range ("g2") = "суббота"
       'Подготовьте a3: g7 для дат с выравниванием по левому / верхнему краю, размером, высотой
       'и жирным шрифтом.С диапазоном ("a3: g8")
           .HorizontalAlignment = xlRight
           .VerticalAlignment = xlTop
           .Font.Size = 18
           .Font.Bold = True
           .RowHeight = 21
       Конец с
       'Поместите введенные месяц и год полностью в "a1".
       Диапазон ("a1"). Значение = Application.Text (MyInput, "мммм гггг")
       'Задайте переменную и узнайте, в какой день недели начинается месяц.
       DayofWeek = WeekDay (StartDay)
       'Задайте переменные, чтобы идентифицировать год и месяц как отдельные
       'переменные.CurYear = Год (StartDay)
       CurMonth = Месяц (StartDay)
       'Задайте переменную и рассчитайте первый день следующего месяца.
       FinalDay = DateSerial (CurYear, CurMonth + 1, 1)
       'Поставьте "1" в ячейку первого дня выбранного
       'месяц по данным DayofWeek.
       Выберите дело DayofWeek
           Дело 1
               Диапазон ("a3"). Значение = 1
           Случай 2
               Диапазон ("b3"). Значение = 1
           Случай 3
               Диапазон ("c3"). Значение = 1
           Случай 4
               Дальность («d3»).Значение = 1
           Дело 5
               Диапазон ("e3"). Значение = 1
           Дело 6
               Диапазон ("f3"). Значение = 1
           Кейс 7
               Диапазон ("g3"). Значение = 1
       Конец Выбрать
       'Проходить по диапазону a3: g8, увеличивая каждую ячейку после "1"
       ' клетка.
       Для каждой ячейки в диапазоне ("a3: g8")
           RowCell = cell.Row
           ColCell = cell.Column
           'Сделать, если «1» находится в первом столбце.
           Если cell.Column = 1 и cell.Row = 3, то
           'Сделать, если текущая ячейка не находится в 1-м столбце.ElseIf cell.Column <> 1 Тогда
               Если cell.Offset (0, -1) .Value> = 1 Тогда
                   cell.Value = cell.Offset (0, -1) .Value + 1
                   'Остановитесь, когда будет последний день месяца
                   ' вошел.
                   Если cell.Value> (FinalDay - StartDay), то
                       cell.Value = ""
                       'Выйти из цикла, когда в календаре будет указано правильное количество
                       Показано дней.
                       Выход для
                   Конец, если
               Конец, если
           'Делать, только если текущая ячейка находится не в строке 3, а в столбце 1.ElseIf cell.Row> 3 And cell.Column = 1 Тогда
               cell.Value = cell.Offset (-1, 6) .Value + 1
               'Остановитесь, когда будет введен последний день месяца.
               Если cell.Value> (FinalDay - StartDay), то
                   cell.Value = ""
                   'Выйти из цикла, когда в календаре указано правильное количество дней
                   'показано.
                   Выход для
               Конец, если
           Конец, если
       Следующий

       'Создание ячеек ввода, форматирование их по центру, перенос текста и границы
       Около суток.Для x = от 0 до 5
           Диапазон ("A4"). Смещение (x * 2, 0) .EntireRow.Insert
           С диапазоном ("A4: G4"). Смещение (x * 2, 0)
               .RowHeight = 65
               .HorizontalAlignment = xlCenter
               .VerticalAlignment = xlTop
               .WrapText = Верно
               .Font.Size = 10
               .Font.Bold = Ложь
               'Разблокируйте эти ячейки, чтобы иметь возможность вводить текст позже после
               лист защищен.
               .Locked = Ложь
           Конец с
           'Обведите рамкой блок дат.С диапазоном ("A3"). Смещение (x * 2, 0) .Resize (2, _
           7) .Borders (xlLeft).
               .Weight = xlThick
               .ColorIndex = xlAutomatic
           Конец с

           С диапазоном ("A3"). Смещение (x * 2, 0) .Resize (2, _
           7) .Borders (xlRight).
               .Weight = xlThick
               .ColorIndex = xlAutomatic
           Конец с
           Диапазон ("A3"). Смещение (x * 2, 0) .Resize (2, 7) .BorderAround _
              Вес: = xlThick, ColorIndex: = xlAutomatic
       Следующий
       Если Range ("A13").Значение = "" Тогда Диапазон ("A13"). Смещение (0, 0) _
          .Resize (2, 8) .EntireRow.Delete
       'Отключите линии сетки.
       ActiveWindow.DisplayGridlines = False
       'Защитите лист от перезаписи дат.
       ActiveSheet.Protect DrawingObjects: = True, Contents: = True, _
          Сценарии: = Верно

       'Измените размер окна, чтобы отобразить весь календарь (возможно, придется отрегулировать
       'для конфигурации видео).
       ActiveWindow.WindowState = xlMaximized
       ActiveWindow.ScrollRow = 1

       'Разрешить перерисовку экрана с отображением календаря.Application.ScreenUpdating = True
       'Предотвратить попадание в ловушку ошибок, если ошибка не обнаружена при выходе из Sub
       ' здесь.
       Выйти из подводной лодки
   'Ошибка заставляет msgbox указывать на проблему, предоставляет новое поле ввода,
   'и возобновляется на строке, вызвавшей ошибку.
   MyErrorTrap:
       MsgBox «Возможно, вы неправильно ввели месяц и год». _
           & Chr (13) & "Назови месяц правильно" _
           & "(или используйте трехбуквенное сокращение)" _
           & Chr (13) & "и 4 цифры года"
       MyInput = InputBox («Введите месяц и год для календаря»)
       Если MyInput = "", то выйдите из Sub
       Резюме
   Конец подписки

  

Вы можете добавить другой код, чтобы настроить календарь в соответствии со своими потребностями.Вставьте дополнительные строки для ввода на экране для каждого дня или измените размер экрана, чтобы увидеть весь календарь, в зависимости от размера и разрешения экрана.

Как составить идеальный график работы для вашей команды

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся многие менеджеры. К сожалению, немногие действительно достигают этого. И это несмотря на то, что технологии позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза проще, чем когда-либо.

Независимо от того, используете ли вы приложения для онлайн-планирования, имеете ли вы собственные инструменты, такие как Excel, или полагаетесь на ручку и бумагу, следует помнить о некоторых важных моментах.Эти моменты варьируются от создания смены среди ваших лучших сотрудников до планирования худших и использования лучших инструментов для работы. В этой статье мы обсудим 10 советов по составлению идеального графика работы для вашей команды.

Что такое идеальный график работы?

Прежде чем мы сможем создать идеальный график работы, стоит подумать, как будет выглядеть идеальный готовый продукт. Давайте рассмотрим некоторые из вещей, которые должен делать ваш бизнес-график.

Особенности вашего рабочего графика должны включать

Прежде всего, ваш рабочий график должен гарантировать, что каждая смена укомплектована соответствующим образом для каждой должности. Возможно, вам вообще не понадобится бармен для обеденных смен в будние дни, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в ​​пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

Для этого нужно знать о событиях — местных или национальных — которые могут вызвать необычный всплеск количества клиентов. Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления.Также следите за списком бронирования. По вечерам в будние дни обычно бывает много, но вы не хотите, чтобы вас застали врасплох из-за того, что во вторник запланировано несколько крупных вечеринок.

Второе требование к вашему рабочему графику — он не должен содержать ошибок. Может показаться, что мы констатируем очевидное, но составление рабочего графика — непростой процесс. Сделать ошибку намного проще, чем составить идеальный рабочий график. Вот три наиболее распространенных ошибки планирования:

1. Двойное планирование сотрудника.Допустим, у вас есть сотрудник, который в одни смены работает ведущим, а другие — автобусом. Убедитесь, что таких сотрудников не назначили дважды в один и тот же временной интервал.
2. Назначение персонала на неправильную должность. Независимо от того, насколько хорош повар на своем рабочем месте, это не значит, что он умеет работать с грилем. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
3. Сотрудники с недостаточным или избыточным расписанием. Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен.У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств. Однако не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.

Если вы можете избежать этих трех распространенных ошибок, вы на правильном пути. Но что еще нужно сделать, чтобы составить идеальный график работы? Проще говоря, идеальный график работы — это такой график, который делает вас и ваших сотрудников счастливыми, одновременно повышая эффективность и прибыль.Так как же создается этот святой Грааль рабочих графиков? Начните с 10 советов, перечисленных ниже.

1. Знай свою команду

Знание своей команды, пожалуй, самая основная часть создания рабочего графика. На самом деле настолько элементарно, что вам может быть интересно, почему мы вообще удосужились упомянуть об этом. Мы говорим об этом из-за того простого факта, что многие менеджеры выполняют некачественную работу, действительно зная своих сотрудников. Некоторые даже полностью пропускают этот шаг. Все, что их беспокоит, — это следить за тем, чтобы людей хватило на каждую смену.Так почему же так важно знать свою команду? Потому что это позволяет вам делать выбор для дальнейшего успеха бизнеса, а не просто получать достаточно серверов для обеда.

Настоящее знание членов вашей команды дает вам свободу и гибкость для сочетания навыков, сильных и слабых сторон и типов личности (и это лишь некоторые из них), чтобы создать идеальный переход для любой ситуации. Чтобы упростить этот процесс, мы рекомендуем составить список, который включает:

• Имя сотрудника
• Соответствующие навыки
• Сертификаты
• Статус полной или частичной занятости
• Ограничения сверхурочной работы
• Тип личности (например,g., общительный, дружелюбный, интровертный и т. д.)
• Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошность и т. д.)

Таким образом, когда вы пытаетесь поставить Вместе с расписанием вы можете обратиться к своему списку, чтобы найти подходящего сотрудника, который заполнит брешь в иначе важном сдвиге, вместо того, чтобы полагаться на свою память. Затем, когда вы будете больше узнавать о своих сотрудниках, добавляйте их в список, чтобы иметь полное представление о каждом члене команды. Даже базовый список качеств и навыков вашего сотрудника может значительно упростить следующий шаг.

2. Создавайте смены вокруг своих лучших сотрудников

Мы все знаем, кто наши лучшие сотрудники. Если нет, то пора составить список, как мы упоминали выше. Учитывайте такие качества, как эффективность, привлекательность, опыт и то, насколько хорошо они работают с другими. Составив список, выстраивайте смены среди сотрудников, наиболее подходящих для этого конкретного времени.

Это служит двум целям:

1. Во-первых, это обеспечивает работу сотрудников, наиболее подходящих для каждой смены.Так, например, наиболее эффективные сотрудники работают во время наибольшей спешки (обед), в то время как более представительные сотрудники работают, когда клиенты с большей вероятностью задерживаются (ужин). Это не значит, что вам не нужно какое-то подобие эффективности и представительности в каждую смену, но сотрудник, который с большей вероятностью будет стоять и болтать с клиентом в течение пяти минут, вероятно, не лучший выбор для полудня. порыв.
2. Вторая цель, которой служит создание смен среди ваших лучших сотрудников, заключается в том, чтобы вы знали, что у вас есть основной опыт, на который могут положиться другие сотрудники.Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще проходят обучение, а также для недавних сотрудников, которые прошли обучение, но все еще осваивают основы. Сочетание одних из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность при любых сменах.

3. Установите метод общения в группе

Коммуникация важна для любого бизнеса.Но в сфере ресторанов и розничной торговли это может означать разницу между наличием достаточного количества сотрудников для работы в смену и нехваткой персонала. Установив метод общения в рамках всей команды, вы и ваши сотрудники сможете легко узнать, где искать свой рабочий график. Больше не нужно искать в приложениях электронной почты, мгновенных сообщений и текстовых сообщениях новейшее расписание работы или запрос на отпуск, который вам нужен. Все используют один и тот же инструмент, поэтому все работают на одной странице.

Если вы еще этого не сделали, сразу же настройте этот метод общегрупповой связи.В наши дни, когда большинство людей используют смартфоны, лучше всего выбрать метод, использующий эту технологию всестороннего присутствия. Текстовые сообщения — один из таких методов. Обмен мгновенными сообщениями — другое.

Еще один отличный вариант — такое приложение, как Sling. Слинг — это инструмент, созданный специально для ресторанов, поэтому на этом важном этапе вам не придется гадать. Такие приложения, как Sling, объединяют мощные инструменты планирования с одинаково мощными средствами связи. Это позволяет улучшить внутреннее общение с помощью чата и обмена сообщениями, фотографиями, видео и ссылками.Кроме того, вы можете общаться с конкретным человеком, группой или всеми сотрудниками одновременно. Эти и другие коммуникационные функции делают такие приложения, как Sling, лучшим выбором для общения в рамках всей команды.

4. Быстро составьте расписание

Публикация нового рабочего графика — всегда нервное время для сотрудников. Большинство из них обратятся к своим личным календарям, чтобы начать планировать свою личную жизнь и посмотреть, нет ли каких-либо серьезных конфликтов. Вашим сотрудникам нужно это время, чтобы приспособиться.Кроме того, вам нужно уделить достаточно времени разрешению этих конфликтов и изменений, которые они приносят. Вот почему так важно составить график как можно быстрее.

Мы рекомендуем доработать и распространить расписание не менее чем за две недели до окончания текущего расписания. Это дает вашим сотрудникам достаточно времени, чтобы:

• Составить график и перенести личные обязательства
• Торговые смены
• Найти замену
• Обсудить с вами дни и часы работы

Самый быстрый способ распределить свое расписание — с облачное приложение.Эти приложения позволяют создавать один документ, размещать его в Интернете и предоставлять доступ, чтобы ваши сотрудники могли просматривать расписание двадцать четыре часа в сутки, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году. Это намного быстрее, чем пытаться раздать печатную копию каждому члену команды. И в качестве дополнительной экономии времени, когда вы вносите изменения в онлайн-документ, они мгновенно становятся видимыми для всех участников. Это значительно упрощает разрешение конфликтов и замену.Это также сокращает путаницу, связанную с наличием нескольких копий расписания.

5. Уважайте предпочтения в работе и просьбы о перерывах в работе как можно больше

В самых простых случаях соблюдение предпочтений в работе и запросов на отгулы формирует доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников. Это, мягко говоря, довольно важная часть процесса планирования. Это также может быть невероятно трудоемкой частью процесса планирования.

Но вы можете сократить время, необходимое для обработки всей этой информации, сохраняя рабочие предпочтения ваших сотрудников и запросы на отгулы в одном месте.Неважно, это папка Manilla, заметка на телефоне или документ на компьютере. Важно то, что вы часто обращаетесь к этой информации при создании своего расписания.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — использовать мастер-документ в облаке, аналогичный документу, который вы использовали для создания и распространения вашего расписания. Вы можете дать своим сотрудникам разрешение на добавление в этот документ, а затем попросить их отправить свои предпочтения в отношении работы и свободного времени в этом одном месте.Это очень похоже на ящик для запросов на перерыв, прикрепленный к стене в комнате отдыха, только этот «ящик» доступен в любое время и в любом месте.

После того, как вы определите, как ваши сотрудники отправляют свои рабочие предпочтения и запросы на отгулы, важно установить некоторые правила для управления этим процессом. Вы должны решить такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и все, что характерно для вашего бизнеса. Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать перерыв только блоками по пять дней или меньше.Это обязательно должно быть прописано в правилах.

Затем вам нужно будет установить правила, определяющие, как вы будете выбирать между перекрывающимися запросами, которые могут становиться все более и более распространенными по мере приближения праздников. Вы можете адаптировать критерии разрешения конфликтов по поводу отсутствия свободного времени для каждой конкретной ситуации, но вы всегда должны учитывать такие вещи, как трудовой стаж, причина запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен. Установление подобных правил помогает сделать процесс разрешения проблем прозрачным и понятным для ваших сотрудников.Вы можете объяснить сотруднику A конкретные причины, по которым вы позволяете сотруднику B иметь свободное время (стаж и сотрудник B получил свой запрос первым), вместо того, чтобы позволять сотруднику A думать, что это был какой-то вид фаворитизма. Это делает всех счастливыми, обеспечивает бесперебойную работу и помогает избежать конфликтов между всеми вовлеченными сторонами.

6. Заставьте сотрудников выполнять часть работы Составление расписания

В составлении расписания большинство менеджеров забывают, что им не нужно делать всю тяжелую работу самостоятельно.Предоставление вашим сотрудникам возможности самостоятельно составлять расписание — отличный способ:

• Снять часть бремени
• Поддерживать их вовлеченность в свою работу.

Подумайте о том, чтобы назначить одного или двух лучших сотрудников на каждую смену как способ начать. Затем дайте всем доступ к этому неполному расписанию и позвольте им заполнить, когда они хотят работать.

Если вы хотите попробовать этот метод планирования, разрешите изменения в течение установленного периода времени (возможно, два дня), а затем закройте расписание для внесения изменений извне.Наконец, пройдите и внесите изменения в соответствии с потребностями каждой смены. Когда все закончится к вашему удовлетворению, снова сделайте расписание доступным для всех.

Если вы планировали все с самого начала, вы можете попробовать этот новый метод в течение нескольких месяцев, чтобы увидеть, как он работает. Это упрощает планирование таких приложений, как Sling. Вы создаете общий документ в Интернете, а затем предоставляете всем доступ к этому документу на несколько дней. Когда придет время завершить расписание, закройте документ, внесите изменения и снова откройте его для просмотра.Это так просто.

7. Дайте возможность сотрудникам найти себе замену

Возложите на ваших сотрудников ответственность за поиск замены для работы в смену, когда они не могут работать, — это еще один способ уменьшить вашу рабочую нагрузку. Вместо того, чтобы попросить сотрудника позвонить вам и сказать, что он не придет сегодня, сотрудник может разослать уведомление, информирующее всех о том, что он болен и ему нужна замена. Командная коммуникационная сеть, упомянутая ранее в статье, является краеугольным камнем этого процесса.

Другие сотрудники, желающие работать, могут ответить так же быстро. То, что с вашей стороны могло занять час или больше и бесчисленное количество телефонных звонков, теперь можно завершить за считанные минуты. Тем не менее, у вас всегда должны быть инструкции, чтобы все не вышло из-под контроля и не повлияло на ваш бизнес. Во-первых, убедитесь, что все знают, что все сделки, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером, и что ничто не является окончательным, пока вы не дадите разрешение.Сообщите всем членам команды, что это положение существует, чтобы каждая смена получала правильное сочетание навыков.

Еще одно хорошее руководство, которое следует иметь, заключается в том, что все замены, обмены и замены должны производиться кем-то, кто выполнил эту работу раньше и все еще может делать это с разумной степенью эффективности. Вам не нужны помощники официанта для повара или помощники повара для официанта.

Требование, чтобы они нашли себе замену, — отличный способ привить вашим сотрудникам чувство зрелости и внимательности.Кроме того, это помогает сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в бизнес и подумать о том, что участвует в процессе планирования. Показывая своим сотрудникам, что участвует в создании рабочего графика и поиске замен, вы можете создать ощущение, что график нельзя менять по воле случая. Если они запланированы и могут, им нужно работать.

8. Создайте диаграмму доступности

Иногда сотрудник не может найти замену для оплаты своей смены. Когда это произойдет, вам решать, кому поработать.Бывают такие времена, когда диаграмма доступности делает все гораздо более плавным.

Придут ЧС. Это неизбежно. Но вместо того, чтобы оставлять все на волю случая, диаграмма доступности может служить вашим «планом Б». Самая простая версия — это просто список каждого сотрудника с указанием дней и времени, в которые они могут работать. Они могут не быть запланированы на все эти дни и часы, и поэтому могут быть готовы взять дополнительную смену здесь или там. Более сложная версия — это еще одно полное расписание, в котором перечислены доступные сотрудники, которые могут приходить в каждую смену.

Думайте о своей диаграмме доступности как о второй строке в баскетбольной команде. Если кто-то не может «играть», у вас есть несколько вариантов, кто захочет уйти со скамейки запасных. В конечном итоге это упрощает процесс замены, убирая из него мысли. Это также может снизить уровень стресса, когда возникает необходимость в замене в последнюю минуту.

9. Имейте резервную копию

Поэт Роберт Бернс однажды написал о замыслах мышей и людей и о том, как они так часто идут наперекосяк.Отсюда и возникает поговорка: «Самые продуманные планы мышей и людей…», означающая, что независимо от того, насколько тщательно все спланировано, что-то все равно может пойти не так. Если вы какое-то время проработали менеджером, вы хорошо знакомы с этим фактом жизни. Таким образом, даже если у вас есть диаграмма доступности, в которой указаны сотрудники, готовые к работе в короткие сроки, вам может потребоваться резервная копия для этой резервной копии или план C для вашего плана B.

Вот почему мы рекомендуем создать список доверенных и надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с которыми вы можете связаться, когда все остальные варианты не сработают.Эти работники могут быть бывшими сотрудниками, которые уволились в хороших отношениях, или потенциальными сотрудниками, которые прошли собеседование, но не были приняты на работу. Вы можете подумать, что эти люди никогда не захотят прийти в такое короткое время, но вы никогда не узнаете, пока не спросите. Бывшие сотрудники могут с нетерпением ждать возможности снова поработать с вашей командой, а потенциальные сотрудники могут ухватиться за шанс попасть в дверь.

10. Используйте лучший инструмент для работы

Если вы когда-либо пробовали забить гвоздь отверткой, вы знаете, как важно использовать лучшие инструменты для работы.Создание рабочего графика ничем не отличается. Правильные инструменты могут упростить работу и ускорить ее выполнение.

Даже инструменты, предназначенные для других целей (например, Word или Excel), могут упростить процесс планирования по сравнению с устаревшим методом ручки и бумаги. И теперь, когда облачные вычисления проникают во все уголки делового мира, бесплатные онлайн-версии Word и Excel (например, Google Docs and Sheets) делают этот процесс еще проще.

Итак, хотя вы, возможно, уже используете одно или другое из этих приложений, действительно ли оно лучше всего подходит для работы? Есть ли лучший инструмент? Для ресторанов доступны инструменты, специально предназначенные для ресторанной индустрии.Такие приложения, как Sling, содержат мощные функции, которые помогают упростить составление расписания, чем когда-либо прежде.

Поскольку Sling создан специально для планирования работы ресторанов, не требуется сложного форматирования, чтобы расписание выглядело так, как вы хотите. Нет бесконечного поиска неработающего шаблона. Невозможно придумать способ сделать что-то с программой, предназначенной для каких-то других целей. Все, что вам нужно сделать, это сосредоточиться на том, чтобы составить наилучшее возможное расписание.

Затем во время процесса планирования Sling может уведомить вас, когда вы дважды забронировали сотрудника. Он может уведомить вас, если вы забыли запрос на отпуск. Он даже может предложить предложения, которые помогут вам составить идеальный график. Когда расписание составлено, Sling может отправлять автоматические уведомления, чтобы напомнить вашим сотрудникам, что расписание доступно, что были внесены изменения или что у них приближается смена. Действительно, Sling может предоставить все, что нужно опытному менеджеру, чтобы в кратчайшие сроки составить идеальный график работы.Это похоже на то, что у вас есть личный помощник, который ничего не делает, кроме как помогает упростить процесс планирования. И, что самое главное, Sling можно использовать бесплатно.

Лучший способ составить рабочий график

Такое приложение, как Sling, действительно является лучшим решением для создания идеального рабочего графика для вашей команды. Он может помочь вам выполнить все приведенные выше советы, а также предоставить простые способы назначать и отслеживать задачи, создавать страницы в социальных сетях и многое, многое другое. Да, управлять рестораном или любым другим бизнесом всегда будет нелегко.К счастью, Sling может облегчить хотя бы одну часть этой работы. В целом, это может сократить время, которое вы тратите на планирование и обеспечение того, чтобы сотрудники были там, где они должны быть, в нужное время. Так что не ждите. Попробуйте Sling сегодня бесплатно.

Используйте шаблон бесплатного расписания работы Homebase

Часто задаваемые вопросы о шаблонах бесплатного расписания

Зачем вам нужен шаблон рабочего расписания для планирования своей недели?

Шаблон рабочего графика — или программное обеспечение для составления расписания сотрудников — позволяет владельцам малого бизнеса легко рассчитывать запланированные часы сотрудников.

Вместо управления шаблоном чередующегося графика смен, шаблоном еженедельного планировщика или еженедельным календарем в Microsoft Word или другом шаблоне недельного расписания PDF, вы можете использовать шаблон онлайн-календаря, например шаблон бесплатного расписания работы Homebase, чтобы отслеживать рабочие дни каждого с помощью простота.

Важно иметь надежный рабочий календарь, потому что вы сразу будете знать, какие смены необходимо заполнить для графиков проекта, будь то ежедневные, еженедельные или ежемесячные.Созданный вами шаблон должен отражать конкретные потребности вашего бизнеса и ваших сотрудников.

Индивидуальный шаблон для смен ваших сотрудников также сэкономит ваше время, потому что вам не придется каждую неделю дополнительно готовиться к составлению расписания. Вам не придется тратить драгоценные часы на перестройку календаря каждый раз, когда вы пытаетесь составить расписание для своих сотрудников. Тяжелая работа уже будет сделана, и вы сможете тратить свое время, размещая каждого сотрудника именно там, где вам нужно, каждую неделю, а они будут признательны за более быстрое получение своего расписания.

Независимо от того, используете ли вы бесплатный шаблон чередующегося графика или простой список еженедельных смен, вы также сможете быстро убедиться, что у вас есть все роли как для дневных, так и для ночных смен, и редактировать расписание намного проще, чем если вы использовали формат PDF.

Шаблон рабочего графика упрощает управление графиками работы на каждый день недели или месячные календари в удобном для чтения формате, который можно распространять среди ваших сотрудников прямо на той же платформе, которую вы используете для расписаний и общения , и больше.

Шаблон расписания бесплатной работы Homebase также включает полезный встроенный калькулятор, который позволяет легко избежать сверхурочной работы ваших сотрудников и помогает контролировать рост затрат на рабочую силу, связанный с чрезмерной работой сотрудников.

Хорошо продуманный шаблон рабочего графика также позволит вам соответствовать законам о расширенном планировании и прогнозирующем планировании города и штата, которые могут уже действовать в вашем районе или могут вступить в силу в ближайшем будущем. Это также улучшит качество жизни ваших сотрудников, поскольку они смогут заранее планировать свои рабочие смены.

Как вы используете этот шаблон рабочего графика?

Использовать шаблон расписания сотрудников Homebase очень просто. Просто скачайте шаблон расписания, указанный выше. Он будет доставлен вам мгновенно в виде файла шаблона Excel (.xlsx). После загрузки файла вы сможете импортировать его в свою любимую программу для работы с электронными таблицами, включая Microsoft Excel, Apple Numbers, Google Sheets, или большинство других.

Большинство параметров программы для работы с электронными таблицами должны успешно импортировать файл.xlsx, который вы получите. Если вам нужен бесплатный вариант программ для работы с электронными таблицами, попробуйте использовать Google Таблицы.

Когда вы загрузите электронную таблицу и импортируете ее в свою любимую программу для работы с электронными таблицами, вы сможете настроить электронную таблицу, указав имена каждого из ваших сотрудников, а также другую важную информацию, необходимую для построения их расписаний. Вы также можете придать ему индивидуальный вид, добавив логотип своей компании.

Когда вы закончите составлять расписание, сохраните его и распечатайте.Разместите его в районе вашего бизнеса, где его увидят все ваши сотрудники. Вы даже можете отправить его им по электронной почте, если у вас есть их адрес электронной почты. Если у вас нет адресов электронной почты своих сотрудников, но вместо этого вы используете бесплатное приложение для обмена сообщениями Homebase для общения со своей командой, вы можете сообщить им, что еженедельные расписания публикуются, и ваши сотрудники быстро получат сообщение.

Каковы ключевые элементы построителя расписания сотрудников?

Хороший составитель расписания сотрудников, например Homebase Scheduling, должен включать возможность составления расписания по сотрудникам и по ролям.Он также должен включать представление еженедельного расписания, а также представление ежемесячного расписания.

Homebase Scheduling позволяет просматривать сумму часов по сменам сотрудников, а также сумму часов, отработанных за день. Вы также можете просмотреть сумму своих ежедневных затрат на рабочую силу, а также сумму своих еженедельных затрат на рабочую силу.

Хороший составитель расписания должен иметь простой в использовании интерфейс с цветовой кодировкой, который позволяет добавлять примечания к смене и планировать работу сотрудника на несколько смен одновременно в зависимости от их доступности.К счастью, Homebase Scheduling обладает всеми этими и другими возможностями.

Еще одно полезное представление, которое вы получите с помощью Homebase Scheduling, — это количество фактически отработанных часов по сравнению с количеством часов, которое вы запланировали для своей команды в первую очередь. Таким образом, вы сможете легко вносить изменения в свое расписание на аналогичные рабочие дни, если вы определите, что у вас слишком много сотрудников в одну смену или их недостаточно.

Homebase Scheduling также дает вам полное представление о данных о продажах, затратах на рабочую силу, доступности сотрудников и даже прогнозе погоды прямо с той же платформы.Эта возможность позволит вам принимать более разумные решения, когда дело доходит до того, сколько людей вы планируете, кого вы планируете, и какие прогнозы продаж должны основываться на погоде.

Конструктор расписания Homebase оснащен чрезвычайно полезным калькулятором сверхурочной работы, который отправляет предупреждения и оповещения о том, когда сотрудник не только работает сверхурочно, в режиме реального времени, но и если он будет работать сверхурочно, в зависимости от смен, которые они запланировали на неделю. Внимательное отношение к сверхурочной работе сотрудников не только поможет вам снизить затраты на рабочую силу, но и будет соответствовать требованиям.

Говоря о соответствии, во многих штатах и ​​городах действуют законы с требованиями к прогнозируемому расписанию, поэтому хороший составитель расписания должен дать вам возможность повторно публиковать одно и то же расписание неделю за неделей и предоставить вашим сотрудникам гораздо более четкое представление о том, что они расписание будет выглядеть в ближайшие недели.

Бесплатные еженедельные расписания для Excel

Составитель еженедельного расписания для трех разных недельных периодов: с понедельника по пятницу (5-дневная неделя), с понедельника по субботу (6-дневная неделя) и с воскресенья по субботу (7-дневная неделя).Будьте организованы с помощью этих гибких и легко распечатываемых расписаний на неделю в формате Microsoft Excel. Удобен для использования в школе и колледже, для домашних школьников, на работе и в деловых ситуациях, для классных поездок, мероприятий, экскурсий, летних лагерей, конференций и курсов, а также для планирования любых встреч. Также идеально подходит для отслеживания вашего времени и обеспечения выполнения задач в течение ограниченного периода времени! Используйте эти общие пустые шаблоны в качестве школьного расписания, плана уроков, расписания занятий, расписания колледжа, спорта, упражнений, тренажерного зала и расписания тренировок, расписания встреч, ежедневного расписания, академического расписания, расписания курса или ученика, расписания звонков, чтобы записывать время занятий, как график работы или график смен, планировщик работы, график сотрудников, график рабочих, планировщик встреч, инструмент еженедельного планирования, табель рабочего времени, инструмент отслеживания времени, для вашей еженедельной повестки дня, как инструмент управления проектами, инструмент совместной работы команды, план командного проекта, EMM, ERP , SCM, PLM, CRM, HR, строительство, отчетность, обслуживание, оплата счетов, список дел, уборка дома, для управления задачами или общих целей.Идеально подходит для детских садов, школьников, учителей, студентов колледжей, профессоров и волонтеров. Также подходит для многочисленных рабочих и бизнес-приложений, банков, расписания персонала / сотрудников, планировщика персонала, семинаров, тренировок, симпозиумов, конференций и расписаний мероприятий. Запланируйте ежедневные поручения, задачи, план похудания, план диеты, план питания, дела и встречи, планируйте время с детьми и семьей, используйте для кормления ребенка и график сна, активность или график упражнений, выделяйте время для своих интересов и хобби , или следите за своими целями.Шаблоны электронных таблиц просты в использовании, их можно полностью редактировать, настраивать и использовать повторно. Просто загрузите, введите свои данные, сохраните и распечатайте. Если вам нужны более подробные инструменты ежедневного планирования времени, у нас также есть еженедельные календари.

Шаблоны пустые, для печати и без макросов, их легко редактировать, исправлять, сохранять и использовать позже. Они сохраняются в формате Microsoft Excel «.xlsx» и могут использоваться с более новыми версиями Excel, которые поддерживают стандарт документов XML (файлы с расширением «.xlsx» — Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Office 365). .Если у вас есть одна из более старых версий Excel, которая поддерживает только формат «.xls» (Excel 2000, 2002 / XP и 2003), или если у вас не установлен Excel, используйте Microsoft Office Online или одну из бесплатных версий Microsoft Альтернативы Excel / Microsoft Office FreeOffice PlanMaker, LibreOffice Calc и Google Sheets, которые предоставляются бесплатно (OpenOffice Calc, к сожалению, имеет небольшие проблемы с форматированием при открытии наших календарей). Также совместим с Microsoft Office для Mac (macOS) и Microsoft Office для мобильных устройств для iPad / iOS, Android и Windows 10 для мобильных устройств.Узнайте больше о различных версиях Excel и форматах файлов в Википедии. Дополнительные бесплатные шаблоны календарей Excel также доступны в галерее шаблонов Microsoft (раздел календаря).

Файлы можно легко изменить и адаптировать в соответствии с вашими конкретными требованиями, а затем сохранить и снова использовать на более позднем этапе. Все наши шаблоны еженедельного расписания пусты, не содержат макросов, редактируются и печатаются и могут использоваться бесплатно в некоммерческих целях при условии, что логотип Calendarpedia, уведомление об авторских правах («© Calendarpedia®, www.calendarpedia.com «) и отказ от ответственности (» Данные предоставлены «как есть» без гарантии «) не удаляются. Не для коммерческого распространения или перепродажи. Для коммерческого использования, пожалуйста, свяжитесь с нами. Все содержимое этого веб-сайта защищено авторским правом © 2011-2021 Calendarpedia ®. Все права защищены. Данные предоставляются «как есть», без гарантии, возможны ошибки и изменения без предварительного уведомления.

Важное примечание относительно размера бумаги:
Все шаблоны, которые можно загрузить ниже, представлены на бумаге формата Letter (США) (8,5 на 11 дюймов — как используется в США, Канаде, Мексике, Филиппинах и некоторых странах Южной Америки).