Работа на удаленном доступе трудовой кодекс: ТК РФ Статья 312.1. Общие положения / КонсультантПлюс

ТК РФ Статья 312.1. Общие положения / КонсультантПлюс

(в ред. Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Дистанционной (удаленной) работой (далее — дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно (непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте).

Для целей настоящей главы под дистанционным работником понимается работник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору, указанные в части второй настоящей статьи, а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса (далее также в настоящей главе — работник).

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.

Открыть полный текст документа

Дистанционная работа: ТК РФ | Современный предприниматель

Для разных категорий сотрудников в целях защиты их интересов трудовое законодательство устанавливает определенный порядок организации деятельности. В настоящее время достаточно популярной является дистанционная работа, которая позволяет без привязки к рабочему месту выполнять трудовые функции, получая при этом денежное вознаграждение. Рассмотрим, особенности регулирования труда дистанционных работников, установленные отечественными нормами права.

Удаленная работа: Трудовой кодекс

Прежде чем рассматривать нюансы, установленные правом для работодателей, использующих в деятельности дистанционный труд, необходимо разъяснить, что значит удаленная работа в принципе.

Требованиями, закрепленными в ст. 312.1 ТК РФ, дистанционная работа по ТК РФ подразумевает выполнение конкретных профобязанностей сотрудником обособленно от места нахождения своего работодателя, его отделов, филиалов, стационарных рабочих мест компании, посредством сети Интернет.

Особенности регулирования труда надомников

Вопросу регулирования труда дистанционных работников посвящена 49 глава ТК РФ, которая раскрывает основные аспекты взаимодействия персонала и работодателя, если трудовые функции, установленные договором, выполняются за пределами территории компании.

В качестве основы для построения профессиональных взаимоотношений между персоналом и компанией при работе дистанционно выступает договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Нормативными положениями, прописанными в ст. 312.2 ТК РФ, определено, что, если лицо трудится в компании удаленно, подписать трудовой договор можно электронно. Тем не менее, несмотря на такую возможность, оригинал договора в бумажном формате руководитель все же должен отправить почтой в течение трех дней после подписания документа. Пакет документов, необходимых при трудоустройстве, поименованный в ст. 65 ТК РФ, первоначально также следует отправить с использованием электронных каналов связи. Однако у работодателя есть право потребовать их заверенные копии, которые также следует отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.

Учитывая тот факт, что передача необходимых данных между удаленным сотрудником и его работодателем в большинстве случаев осуществляется в электронном формате, ст. 312.1 ТК РФ предусматривается использование усиленных квалифицированных цифровых подписей для целей защиты передаваемой информации.

Заключение договора о дистанционной работе обеспечивает удаленного сотрудника определенным набором прав и обязанностей. В частности, у работодателя возникает необходимость в обеспечении работника пособием по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Оригиналы необходимых для этой цели документов удаленный сотрудник должен отправить, воспользовавшись услугами почты.

Ст. 312.2 ТК РФ предоставляет возможность не указывать сведения о трудоустройстве в трудовой книжке работника. Соответственно, сотрудник вправе самостоятельно решить, нужна ему запись в трудовой или нет. Если соглашением сторон определено, что сведения об удаленной работе не вносят в книжку, данные о стаже и трудовой деятельности будут подтверждаться наличием трудового договора. Если отметка о принятии на работу все же делается, трудовая книжка направляется в адрес работодателя почтой.

Принимая во внимание тот факт, что дистанционная работа осуществляется территориально обособлено от места расположения работодателя, сотрудник имеет право самостоятельно определять оптимальный для себя режим работы (ст. 312.4 ТК РФ). При необходимости другие условия могут быть установлены положениями подписанного договора. Работа дистанционно подразумевает, что сотрудник также имеет право на получение ежегодных отпусков в соответствии с условиями, прописанными в контракте.

Дистанционная работа ТК РФ: расторжение контракта

Прекращение действия договора может осуществляться как по инициативе работника, так и по желанию работодателя на основании причин, прописанных в контракте. Увольнение дистанционного работника являет собой стандартный набор действий. Требованиями ст. 312.5 ТК РФ установлено, что приказ руководителя об увольнении должен быть направлен удаленному сотруднику по электронным каналам связи в целях ознакомления. Оригинал документа в бумажном формате направляется в адрес работника заказным письмом в день расторжения договора.

Как регулируется режим удаленной работы, и что должно быть в договоре? | Карьера и бизнес | Деньги

8 августа «Общероссийский народный фронт» (ОНФ) обратился в Министерство труда и социальной защиты РФ с инициативой разрешить штатным сотрудникам компаний время от времени работать удаленно. Представители ОНФ предложили ввести понятие «временная удаленная работа» в статью 16 Трудового кодекса РФ «Режим рабочего времени».

Как сейчас регулируется удаленная работа?

Работать удаленно можно и сейчас, но обычно временная дистанционная работа регулируется лишь устными договоренностями между работником и работодателем, что может стать причиной выговоров и даже увольнений. Чтобы избежать этого, ОНФ предлагает узаконить подобный режим путем подписания письменного соглашения сторон о возможности удаленной работы в случае возникшей необходимости, например, пробок на дорогах, личных обстоятельств и т. д. А условия организации труда регулировать статьей Трудового кодекса, касающейся прав дистанционных сотрудников.

Что такое удаленная работа согласно ТК?

Согласно статье 312.1. ТК РФ, дистанционной работой считается выполнение работы, определенной трудовым договором, вне офисов работодателя или обособленных структурных подразделений, а дистанционными работниками — лица, заключившие трудовой договор об удаленной работе. Как правило, так нередко работают дизайнеры, программисты, переводчики, аналитики, сотрудники, занятые в интернет-торговле и пр.

Как должен быть оформлен такой сотрудник?

До недавнего времени такие трудовые отношения невозможно было оформить трудовым договором. Работа подобных сотрудников оформлялась либо как надомный труд, либо подписанием гражданско-правовых договоров, а бывало и так, что трудовые отношения вообще никак не оформлялись. После вступления в силу Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 60 с сотрудниками, выполняющими удаленную работу, стали заключать трудовой договор о дистанционной работе. На таких работников распространяется действие трудового законодательства с учетом выполнения дистанционной работы.

Согласно ст. 312.2 ТК РФ, стороны могут заключить трудовой договор путем обмена электронными документами. Для приема на работу дистанционного работника работодатель должен получить от него копии документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ (паспорта, трудовой книжки и пр.), оформить договор, издать приказ о приеме на работу, заполнить личную карточку и, если это необходимо, оформить трудовую книжку. Все дистанционные работники включаются в штат организации наравне с обычными работниками.

Что должно быть прописано в трудовом договоре?

Согласно ТК, в трудовом договоре о дистанционной работе должны быть прописаны условия выполнения трудовой деятельности. Для дистанционного работника в договоре может быть установлен особый режим времени труда и отдыха. Таким образом, сотрудник может распределять свое рабочее время и отдых по собственному усмотрению, если, конечно, у работодателя нет особых пожеланий на этот счет и если иное не установлено договором. Например, в нем может быть указано, что работник обязан восемь часов в день быть в онлайн-доступе в сети интернет или выполнять определенную работу четыре часа подряд в дневное время.

В документе также прописываются порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и основания для расторжения трудового договора.

Почему не стоит договариваться о дистанционке исключительно устно?

«В трудовом договоре обязательно должно быть прописано место работы. Если речь идет не о дистанционных сотрудниках, то в качестве места работы, как правило, пишут наименование работодателя и населенный пункт, например ООО “Ромашка”, г. Москва. В Трудовом кодексе есть ряд норм, из которых следует, что работник должен приходить на рабочее место и выполнять там свои обязанности. Из этого можно сделать вывод: если сотрудник не появляется на рабочем месте в ООО «Ромашка», то это прогул. Возможность выполнять работу в ином месте, отличном от того, которое указано в трудовом договоре, оформляется командировкой», — говорит юрист, эксперт по трудовому праву, член Палаты налоговых консультантов РФ Валентина Яковлева.

Эксперт отмечает, что устные договоренности имеют место в небольших компаниях: работник может попросить руководство разрешить ему поработать из дома. «Но с точки зрения закона это все должно оформляться: либо отсутствие как прогул, либо как командировка, даже если он работает дома или сидит за компьютером в каком-то кафе», — объясняет Яковлева.

Для дистанционных сотрудников, говорит эксперт, место работы может быть вообще не указано, поскольку оно может быть плавающим. «Работник может работать как дома, так и в кафе или где-нибудь за рубежом. Но обязательно указывается наименование работодателя. Если такому работнику нужно будет приехать в офис, то это тоже оформляется как командировка. Такой вывод следует из Трудового кодекса», — говорит юрист.

Можно ли в каких-то случаях требовать перевода на удаленную работу?

По словам Яковлевой, работник не может требовать перевода на удаленную работу, поскольку трудовое законодательство не содержит конкретных оснований для этого. «Он может попросить, и, если работодатель согласен, то оформляется дополнительное соглашение, в котором прописываются новые условия работы. А оснований требовать у работника нет никаких. Даже женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, которые имеют право получать пособие по уходу и работать на дому, не вправе требовать. Даже им работодатель может отказать в выполнении работы на дому», — говорит эксперт.

Компенсируют ли сотруднику амортизацию собственной техники, электричество и т. д?

По соглашению сторон работодатель и его сотрудник самостоятельно определяют размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащего им или арендованного ими оборудования и иных средств, а также правила возмещения других, связанных с удаленной деятельностью расходов. «Если работник использует свое имущество в интересах работодателя, то ему обязательно должны выплачивать компенсацию. Это правило применимо как при дистанционной работе, так и при любой другой», — говорит Яковлева.

При каких условиях работодатель может перевести сотрудника на удаленку?

Это можно сделать по соглашению сторон. «При наличии причин, связанных с изменением организационных и технологических условий труда, по соглашению сторон можно вносить любые изменения. В принципе, такой вариант возможен, если говорить о переезде или случаях, когда меняется специфика работы. Работодатель должен уведомить сотрудников о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца. Соответственно, те, кто согласен, переводятся на удаленную работу, а те, кто не согласен, могут быть уволены», — говорит Яковлева.

Какие преимущества от дистанционной работы получают работодатель и работник?

Удаленная работа является хорошим решением для людей с ограниченными возможностями и женщин, у которых маленькие дети. Заключив договор о дистанционной работе, они получают возможность трудиться официально и иметь комфортные условия труда. «Их рабочий график так или иначе определен трудовым договором. Но такие работники имеют возможность проснуться и, например, сидеть в домашней одежде за компьютером и работать», — говорит эксперт.

Преимуществом для работодателя является перераспределение трудовых сил, в частности, в регионах, где есть нехватка специалистов отдельной отрасли. Кроме этого, небольшие компании зачастую не могут позволить себе необходимые площади, а за счет найма дистанционных работников они могут решить эту проблему. Работодатель также экономит ресурсы, может сократить расходы на перевод сотрудников из одного города в другой.

«Работодателю не нужно держать под конкретного сотрудника рабочее место и нести все сопутствующие расходы, связанные с организацией рабочего места, такие как обеспечение водой, соблюдение санитарно-бытовых условий и т. д. Ведь в расходы на отдельного работника входит электричество, стол, стул, компьютер и т. п. Кроме этого, работодателю не нужно проводить специальную оценку рабочего места: для удаленных сотрудников ее не проводят», — перечисляет Яковлева.

Смотрите также:

Дистанционный удаленный работник работа оплата труда

Ранее мы уже рассмотрели вопросы:

1. Что такое работа на дому: фриланс, удаленная работа или труд надомника?

2. Необходимые для оформления приема на работу дистанционного работника и надомника документы.

3. Порядок заключения трудового договора с дистанционным работником и надомником

4. Условия трудового договора с дистанционным работником надомником

В этой статье мы рассмотрим:

1. Особенности работы дистанционного работника

2. Особенности оплаты труда и другие выплаты дистанционным работникам

3. Что делать работодателю и работнику при коронавирусе

4. Дополнительное соглашение о дистанционной работе в связи с коронавирусом

5. Полезные ссылки по теме

Особенности работы дистанционных работников

Главной особенностю дистанционной работы является то, что дистанционная работа осуществляется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного (структурного) подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Другой особенностю является то, что для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет. Обмен документами и информацией, как правило, происходит в электронной форме.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Особенности дистанционной работы и труда надомника

Одной из особенностей работы надомников по трудовому договору является возможность привлечения надомником к выполняемой работе членов своей семьи, о чем прямо указано в части 1 статьи 310 Трудового кодекса РФ. Глава 49.1 Трудового кодекса РФ такой возможности для дистанционных работников не предусматривает.

Другой особенностью работы дисатнционных работников и надомников является использование при выполнении своих функциональных обязанностей по трудовому договору своих материалов и оборудования, если их не предоставляет работодатель.

За использование дистанционным работником и надомником своего оборудования ему должна выплачивается компенсация, если такое условие предусмотрено трудовым договором.

По условиям трудового договора дистанционному работнику и надомнику могут возмещаться и иные расходы, связанные с выполнением работы (оплата потребленной электроэнергии, водо – и газоснабжения, услуг связи, программного обеспечения, других расходов).

Следующей особенностью труда дистанционных работников и надомников является самостоятельное определение ими времени выполнения работ, поэтому работодатель не может контролировать соблюдение режима рабочего времени надомников.

Особенности оплаты труда и другие выплаты дистанционным работникам

Установленных законодательством особенностей порядка оплаты труда дистанционным работникам и надомникам нет. Это означает, что порядок оплаты труда является общим и регулируется статьями 133 –158 Трудового кодекса РФ.

Из этого можно сделать следующие выводы:

В тех случаях, когда надомник при выполнении работы использует свои материалы, их стоимость подлежит компенсации в установленном между работодателем и надомником размере.

Продолжение:

1. Налоговые риски при работе с удаленным работником

2. Расторжение трудового договора с дистанционным работником

3. Заключение договора с фрилансером и его условия

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2021

Полезные ссылки по теме «Условия трудового договора и порядок его заключения с дистанционным работником и надомником»

1. Правомерность переноса выходного дня с 26 на 31 декабря 2020 года решением главы региона

2. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности

3. Повышение пенсионного возраста

4. Образец уведомления об изменении условий трудового договора

5. Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда заключается, форма, порядок заключения

6. Стимулирующие выплаты: премии, бонусы, доплаты и надбавки

7. Согласие на обработку персональных данных

8. Эффективный контракт

9. Различия трудового и гражданско-правового договора

10. Квалификационные требования к водителям

11. Регулирование труда несовершеннолетних работников

12. Рабочее время

13. Ненормированный рабочий день

14. Сверхурочная работа

15. Ошибки в трудовом договоре

16. Как победить профсоюз

17. Прием на работу

18. Перевод на другую работу (изменение условий трудового договора)

Тэги: прием, на работу, условия, трудовой, договор, удаленный, работник, сотрудник, надомник, порядок, рабта, оплата, трудовой договор

В Трудовом кодексе узаконят три вида удаленной работы

17 Июня 2020 10:2117 Июн 2020 10:21

|

Поделиться

На рассмотрение в Госдуму внесен законопроект об удаленной работе. Он вводит три вида «удаленки» — временную, постоянную и комбинированную (который объединяет первые два вида), а также упрощает переход на нее и дает удаленным работникам право не работать в свое свободное время или получать оплату за эти часы как за сверхурочные.

Три вида удаленной работы и защита свободного времени

Депутаты Госдумы внесли на рассмотрение в нижнюю палату парламента законопроект, регулирующий удаленную работу в России. Документ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы» за номером № 973264-7 опубликован в системе обеспечения деятельности.

Законопроект был зарегистрирован 16 июня 2020 г. и направлен в Комитет Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов. Его авторами выступили, в том числе, лидер фракции «Единая Россия» в Госдуме Сергей Неверов, председатель совета Федерации Валентина Матвиенко, а также сенатор Андрей Клишас, один из соавторов закона о «суверенном Рунете», вступившего в силу в ноябре 2019 г.

Госдума рассмотрит законопроект, регулирующий удаленную работу

Поправки, предложенные в законопроекте, предусматривают три вида такой работы. Первый – это «дистанционная (удаленная) работа», и под этим понятием авторы документа предлагают понимать работу «вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя».

Второе понятие, рассмотренное в законопроекте – это «временная дистанционная (удаленная) работа». Такой режим работы, указано в пояснительной записке к законопроекту, предусматривает временное выполнение трудовой функции работника, работающего на основании трудового договора, вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

Третье вводимое понятие – это «комбинированная дистанционная (удаленная) работа». Такое название получил режим работы, включающий в себя одновременно и работу на стационарном рабочем месте, и дистанционную (удаленную) работу.

Отдельно в документе предусмотрено право работника, находящегося на постоянной удаленной работе, а также сотрудника, пребывающего в режиме временной дистанционной занятости, быть «офлайн». «Предлагается установить законодательное правило, предусматривающее порядок взаимодействия с работником с помощью электронных средств связи в его время отдыха по аналогии с привлечением к сверхурочной работе. Время взаимодействия работодателя с работником в период времени отдыха работника оплачивается работнику в порядке, предусмотренном для сверхурочной работы», – сказано в пояснительной записке к документу.

Обоснование необходимости законопроекта

В пояснительной записке к документу № 973264-7 сказано, действующее в России трудовое законодательство на фоне пандемии коронавируса продемонстрировало свою неготовность к массовому переводу сотрудников на удаленный режим работы. В качестве примера было приведено отсутствие регулирующих нормативов в плане заключения допсоглашений в электронной форме.

Авторы также привели в пример существующую судебную практику, в которой известны ситуации, «когда недобросовестные работодатели в конфликтной ситуации фиксировали временную “удаленку” как прогул, а недобросовестные работники пытались убедить суд, что работали из дома с ведома работодателя, а такого не было». Следует отметить, что в тексте прикрепленной к законопроекту пояснительной записки отсутствует информация о том, как предложенные депутатами поправки помогут решить эту проблему.

Комментарий соавтора документа

Сергей Неверов, один из авторов законопроекта о трех видах удаленной работы, раскрыл ТАСС дополнительные подробности о нем. «Режим временной дистанционной работы предусматривает возможность временно работать вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя. При этом гарантируется, что заработная плата при временной дистанционной работе выплачивается в полном размере при сохранении объема работы, указанного в трудовом договоре», – сказал он.

Телемедицина, нейрокомпьютерные интерфейсы и роботы: что ждет сферу социальных инноваций Москвы

Инновации и стартапы

Лидер фракции «Единая Россия» в Госдуме подчеркнул, что временная удаленная работа будет вводиться на основании трудового договора или дополнительного соглашения к нему. Также будет предусматриваться и упрощенный переход на «удаленку», подразумевающий отсутствие необходимости заключения допсоглашений между работником и работодателем, лишь на основании локального нормативного акта, принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Упрощенный вариант будет задействован в случае возникновения обстоятельств непредвиденного характера, в том числе катастрофы техногенного или природного характера.

Другие нововведения

Законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы» предлагает полностью исключить требование о подписании договора об удаленной работе при помощи квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Вместе с тем, как работодателю, так и работнику во всех случаях предлагается предоставить возможность и право выбора, с тем, чтобы они могли использовать и документы на бумажном носителе Авторы обосновали данное предложение тем, что в современных реалиях это ограничивает распространение в России удаленной работы высокой стоимости и непростого порядка оформления ЭЦП.

Следующее предложение говорит об исключении из раздела Трудового кодекса (ТК) по дистанционной работе ряда избыточных и уже устаревших норм, а также норм, не являющихся предметом трудового законодательства. «Исключается положение о том, что для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных российским законодательством, по почте заказным письмом с уведомлением. Исключены нормы, связанные с трудовой книжкой», – сказано в пояснительной записке.

В документе приводится предложение по упрощению ряда норм по особенностям рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника. «Предлагается упорядочить вопросы, связанные с рабочим временем дистанционных работников, в частности, их право не быть круглосуточно на связи с работодателем и не отвечать на письма и звонки в определенные временные интервалы. Данная проблема разрешается через указание на порядок взаимодействия работодателя и работника», – сказано в тексте пояснительно записки.

В дополнение к перечисленному, новый законопроект Клишаса, Матвиенко, Неверова и др. предлагает исключить требование об указании рабочего места как об одном из условий трудового договора о дистанционной работе. «Условие о рабочем месте утратило значение из-за невозможности и отсутствия надобности для работодателя контроля за тем, где территориально осуществляется дистанционная работа. Рабочее место дистанционного работника может находиться везде, где есть возможность использовать сеть Интернет», – уточняют авторы документа.

В Трудовой кодекс вносят поправки на случай ЧС

Рабочая группа, созданная Госдумой, сформировала поправки ко второму чтению в парламенте законопроекта о дистанционной работе. Депутаты хотят дать органам местного самоуправления и госвласти полномочия отправлять работников на удаленку в случае ЧС без их на то согласия. А работодателей при этом обяжут обеспечить сотрудников гаджетами для связи или компенсировать расходы на них. Представители работодателей и профсоюзов заявили “Ъ”, что инициатива лишь узаконит уже сложившуюся практику.

Авторами законопроекта о дистанционной работе в условиях ЧС выступили председатель Госдумы Вячеслав Володин, спикер СФ Валентина Матвиенко, депутат Андрей Исаев, другие парламентарии и сенаторы. Документ прошел первое чтение в июле 2020 года. С тех пор, по словам Андрея Исаева, рабочая группа рассмотрела 176 поправок от субъектов законодательной инициативы, а также 90 обращений общественных организаций. Во вторник господин Исаев подчеркнул, что ко второму чтению удалось договориться о компромиссном варианте документа, который поддержали и работодатели, и профсоюзы.

Поправки, в частности, закрепят термины «дистанционная» и «удаленная» работа, а также определят их форматы: постоянная дистанционная работа; временный перевод на дистанционную работу сроком не более шести месяцев; комбинированная работа (в офисе и удаленно).

При этом согласно поправкам трудовой договор может быть расторгнут в случае, если сотрудник не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам больше чем два рабочих дня подряд.

Документ при этом дает широкие полномочия в условиях ЧС органам власти. По их решению в случае аварий на производстве, пожаров, наводнений, землетрясений, эпидемий, а также «в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части», сотрудники могут быть переведены на удаленную работу. Их согласие при этом не требуется. Работодатель же должен обеспечить работников необходимым оборудованием и гаджетами или компенсировать расходы на них.

Отметим, подобное регулирование уже было опробовано в столице. В начале октября мэр Москвы Сергей Собянин обязал работодателей отправить на удаленную работу 30% сотрудников, а также всех работников старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями. В противном случае компании ждет штраф или приостановка деятельности. Законность принятых мер вызвала ряд вопросов. В частности, обращение в прокуратуру направили ряд депутатов Мосгордумы.

Александр Калинин, президент общественного объединения предпринимателей «Опора России», полагает, что законодатель фиксирует норму, которая уже вошла в практику. «На губернаторах лежит основная ответственность за развитие ситуации с коронавирусом, поэтому по факту такие полномочия уже существуют,— заявил он “Ъ”.— Этому хотят придать статус федерального закона. Правильный подход». При этом как представитель работодателей господин Калинин предвидит ряд спорных моментов. «Не нужно обязывать работодателя (обеспечивать сотрудников техническими средствами.— “Ъ”),— полагает он.— Если ему сотрудник нужен, он сам решит. Перевод на удаленку — не отпуск, и если предприниматель не уравновесит затраты, ему придется увольнять людей».

Член Совета по правам человека при президенте РФ, президент Конфедерации труда России (КТР) Борис Кравченко подтвердил “Ъ”, что поправка фактически фиксирует действительность. «Не думаю, что это нарушает права работников,— говорит он.— Местные органы власти могут принять решение о переводе трудящихся на удаленный доступ. Далее идет процесс согласования с наемными работниками или профсоюзной организацией режима труда и отдыха». В КТР говорят, что готовящийся в формате трехстороннего обсуждения — власть, профсоюзы работников и работодателей — документ отвечает интересам наемных трудящихся, особенно в части права на отдых, права не взаимодействовать с работодателем, когда по согласованному графику сотрудник не должен находиться в доступе, и возможности сверхурочных выплат в связи с переработками в удаленном режиме.

Председатель ФНПР Михаил Шмаков назвал в разговоре с “Ъ” готовящийся ко второму чтению законопроект «компромиссным вариантом». Впрочем, что именно не устраивало ФНПР в первой версии документа, господин Шмаков комментировать отказался.

«Были жаркие споры, нас не все устраивает, но тем не менее компромисс достигнут,— добавил он.— Важно, что при переходе в удаленной режим заработная плата сохраняется, а если сотрудник не может работать в силу объективных причин, не зависящих от работодателя, ему выплачивают две трети зарплаты. Хотелось бы, чтобы 100%, но после такого нашу экономику придется закрывать».

Партнер коллегии адвокатов Pen & Paper Екатерина Тягай напомнила, что и согласно действующей, и согласно предлагаемой редакции Трудового кодекса дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. По законопроекту при упрощенном порядке введения режима временной дистанционной работы дополнительное соглашение к трудовому договору не заключается, а перевод производится на основании локального нормативного акта. Предлагаемый порядок, согласна она, не нарушает прав работников, особенно с учетом исключительных оснований его установления. Однако, предупреждает она, «до принятия поправок в ТК РФ перевод на дистанционную работу без согласия работника трудно признать соответствующим закону». Это же касается и обязанности работодателя обеспечить работника необходимыми средствами для работы, добавила госпожа Тягай.

Андрей Исаев прогнозирует, что в ноябре Госдума сможет рассмотреть поправки к Трудовому кодексу во втором и третьем чтениях, а уже с 1 января изменения вступят в силу.

Наталья Удовиченко

Удалённая работа — как оформить трудовой договор без придирок налоговой

Сегодня работа «на удаленке» (или, выражаясь языком Трудового кодекса РФ, надомная и дистанционная работа) — это весьма распространенный тип взаимоотношений работника и работодателя. В связи с этим постоянно возникают вопросы, связанные с возможной реакцией налоговиков на отдельные аспекты подобных взаимоотношений. Попробуем рассмотреть наиболее актуальные из них.

Удалённые работники, как правило, несут определенные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. В том числе – и в связи с использованием для этих целей личного имущества. Может ли работодатель возместить своему работнику такие расходы? Какие проблемы при этом возникают? Если обратиться к cтатьям 188 и 310 Трудового кодекса РФ, то можно сделать вывод о том, что стороны трудового договора имеют полное право самостоятельно определять порядок возмещения подобных расходов работника. Причём размер компенсации должен соответствовать степени износа имущества, находящегося в собственности работника. Правительство РФ в своём делает одно исключения из этого правила: это амортизация автомобиля работника. Если же стороны трудового договора решают закрепить в этом документе иные основания для возмещения расходов работника, то в соответствии с письмами и Минфина России от 11.04.13 № 03-04-06/11996 потребуется наличие соответствующих документов, которые подтвердят наличие износа имущества, но (внимание!) с дифференциацией степени износа для использования имущества в трудовых и личных целях. Таким образом, налоговики получают определённые возможности для того, чтобы оспорить подобные компенсации. Спорными могут стать те расходы работника, которые сложно дифференцировать по их целям: отделить износ в результате использования имущества для личных нужд от износа при исполнении его хозяином своих профессиональных обязанностей. Например, любой работник может использовать доступ в Интернет как в личных целях, так и для профессиональной деятельности. А пропорцию его использования для тех или иных нужд установить бывает непросто и, соответственно, возникают вопросы по оплате таких расходов.

«Удаленность» и «обособленность» – это одно и то же?

Для целей налогообложения может иметь значение, где трудится работник, можно ли считать место выполнения им своих трудовых обязанностей обособленным подразделение предприятия? По общему правилу удалённое рабочее место структурным подразделением считать нельзя. Статья 310 Трудового кодекса РФ закрепляет требования, которые предъявляются к стационарному рабочему месту. В случае удалённой работы стационарное место отсутствует. А если отсутствует рабочее место – то, стало быть, отсутствует и отдельное место работы. О том же, но другими словами говорится и в п.2 ст.11 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что в обособленном подразделении должна осуществляться деятельность организации. Работа отдельно взятого надомника этому определению не соответствует.

Материалы по теме

Но имеется одно исключение, которое вытекает из писем Минфина России (от 23.05.13 № 03-02-07/1/18299 и от 18.03.13 № 03-02-07/1/8192), и подтверждается судебной практикой: местоположение осуществления трудовой деятельности на удалённом доступе (труда надомника) может в некоторых случаях признаваться обособленным подразделением организации, если работодатель создает для таких работников стационарные рабочие места на срок не менее месяца.

Надомник в офисе – это командировка?

Работник, исполняющий свои обязанности дистанционно, посетил в связи с исполнением трудовой функции офис своего работодателя. Можно ли говорить о том, что он находится в командировке и, соответственно, оплатить ему командировочные расходы? Минфин России неоднократно (см. письма от 01.08.13 № 03-03-06/1/30978, от 08.08.13 № 03-03-06/1/31945, от 14.04.14 № 03-03-06/1/16788) давал легальное толкование cтатей 166, 168, 310 и 312.1 Трудового кодекса РФ. В этих документах прямо указано на то, что все гарантии трудового законодательства, в том числе и связанные с пребыванием работника в командировке, включая возмещение понесённых им в связи с поездкой расходов, таких, как проезд и проживание, а также суточные, распространяются и на тех, кто исполняет свою трудовую функцию дистанционно, на удаленке, при надомном способе выполнения обязанностей, закреплённых в трудовом договоре. В то же время, существует коллизия трудового законодательства, которая возникает при толковании положений ст. 209 Трудового кодекса РФ. Налоговые органы иногда считают, что, поскольку рабочим местом надомника может считаться место его жительства (а для тех, кто трудится дистанционно, место работы вообще может не фигурировать в трудовом договоре), то и оплата расходов в связи с поездкой в головной офис и проживанием в чужой местности может производиться в соответствии с положениями статьи 188 Трудового кодекса, но не как оплата расходов командированного сотрудника. В тех случаях, когда место дистанционной работы и расположение головного офиса совпадают в пределах одного населенного пункта – такая точка зрения, скорее всего, будет поддержана в спорном случае судом.

Как правильно учитывать результаты удаленной работы в качестве расходов в форме зарплаты

На этот счёт имеются две полярные точки зрения, поскольку имеется определенная конкуренция норм трудового и налогового законодательства. Обозначим обе позиции, которые могут стать основанием для разрешения споров в судебном порядке. Одним из ключевых принципов трудового законодательства является запрет на дискриминацию отдельных категорий работников. То есть от дистанционных сотрудников организации нельзя требовать того, что запрещено в отношении офисных работников. А особенности условий труда работников «на удаленке» закреплены Трудовым кодексом РФ. Выход за эти рамки и будет означать дискриминацию.

Cтатья 312 ТК РФ. Общие положения (извлечение) Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет». Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Общее правило гласит, что подтверждением расходов, понесенных работодателем на оплату труда работников, являются соответствующие положения трудовых договоров и должностных инструкций. Следовательно – никаких дополнительных отчётов, иных доказательств выполнения работником своих трудовых обязанностей. По этому поводу имеется и судебная практика (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.04.13 № А13-6626/2012). В то же время, п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ гласит, что расходы (в том числе и по выплате зарплаты) нуждаются в документальном подтверждении. В отношении офисных работников таким подтверждением являются данные кадрового учёта, в том числе и о том, какое время фактически отработано человеком. И установленное в ст. 312.4 Трудового кодекса РФ право самостоятельного определения режима рабочего времени для тех, кто работает удалённо, отнюдь не отменяет обязанностей работодателя по учету фактически отработанного времени. Раз для «удалёнщиков» нет соответствующих данных – будьте любезны, представьте иные доказательства. Никакой дискриминации, а только вынужденное отражение специфики подобной разновидности трудовых отношений. Одним из способов решения этой проблемы является закрепление прямо в трудовом договоре способов учёта отработанного времени. В качестве таких способов можно использовать распечатки контрольных телефонных переговоров. Дело это не хлопотное, зато поможет в будущем избавить работодателя от ненужных споров с налоговыми органами.

Соответствуют ли ваши правила работы на дому законам Калифорнии?

Когда губернатор Гэвин Ньюсом приказал калифорнийцам
В середине марта, чтобы укрыться от коронавируса, предприятия быстро перешли на удаленную работу.

Шесть месяцев спустя большинство второстепенных рабочих мест остаются закрытыми, и некоторые компании говорят
их сотрудники будут работать удаленно летом 2021 года, а возможно, и намного дольше.

Калифорнийские компании и HR-отделы, которые не разработали соответствующие политики и процедуры для возмещения расходов и обеспечения безопасности на рабочем месте, должны отдавать приоритет этой задаче.Они могут либо создать политику, отражающую преимущественно удаленную рабочую силу, либо установить «протокол пандемии», который будет действовать только до тех пор, пока сотрудники не вернутся в традиционные офисные помещения.

«Многие работодатели не были готовы к COVID, поэтому было ощущение срочности сохранения бизнеса», — сказал Майк Летиция, SHRM-SCP, президент и генеральный директор Letizia Solutions Inc. из Стоктона. «Во время пандемии вы делаете быстрый выбор, основываясь на том, что вы знаете на данный момент. Кризис и сортировка понятны, но если это будет с нами в течение длительного периода времени, вам необходимо вернуться к этому.Не ждите, пока он закончится, чтобы изменить политику ».

Компенсация

Трудовой кодекс Калифорнии
требует, чтобы работодатели покрывали «все необходимые расходы или убытки», которые несут работники при выполнении своей работы. Эти расходы могут включать в себя покупку стола, компьютерного оборудования и стула, а также компенсацию за коммунальные услуги, такие как электричество, Интернет или широкополосный доступ, а также телефонные услуги.

Ежемесячные платежи за коммунальные услуги в размере 25, 40, 50 или 75 долларов «все оправданы», — сказал Уильям Хейс Вайсман, адвокат Littler в Уолнат-Крик, но работодатели должны провести некоторое исследование, чтобы обосновать сумму возмещения, которую они предоставляют.Сотрудники, которые считают, что сумма слишком мала, должны иметь возможность подать апелляцию.

Ежемесячное возмещение может зависеть от категории работника. Например, удаленным ИТ-командам может потребоваться более быстрый и более дорогой широкополосный доступ, чем их коллегам из службы поддержки, сказал Вайсман.

По словам Летиции, сотрудники должны предоставить своим работодателям достаточно информации, чтобы определить, какой процент коммунальных услуг используется для рабочих целей. Это может быть сложной задачей: работник может попросить своего работодателя оплатить 24 процента ее счета за Интернет, потому что она работает 40 часов из 168 часов в неделю.Однако, если счет также распространяется на ее телевизор и интеллектуальные устройства, или если она поделится планом с семьей или друзьями, она может иметь право на меньшее.

«У контролеров и бухгалтеров определенно будет небольшая дополнительная работа», — сказала Летиция.

Вычисление компенсации за коммунальные услуги до пенни или предоставление скудной ежемесячной стипендии может сделать работодателей уязвимыми для заявлений о сокращении рабочих мест, отметил Майкл Ньюман, адвокат Hinshaw & Culbertson в Лос-Анджелесе. По его словам, лучше сейчас проявить щедрость, чем впоследствии столкнуться с обвинениями в нарушении трудового кодекса.

«Скользкий спуск»

Как правило, работодателям не нужно оплачивать процентную долю арендной платы или ипотеки удаленных сотрудников. «Это станет скользкой дорожкой, несовместимой с налоговым законодательством, если работодатели будут вынуждены оплачивать расходы на проживание людей, которые в любом случае были бы понесены, даже без пандемии», — сказал Вайсман.

Возмещение расходов на офисную мебель и принадлежности намного проще. Такие предметы, как столы, стулья, компьютерное оборудование и другие товары длительного пользования, которые компании покупают для домашнего офиса своих сотрудников, являются собственностью компании.Они должны быть помечены бирками активов, и сотрудники должны согласиться передать их, если они уволены или когда они вернутся в офис компании, сказала Летиция. Если рабочие позже захотят купить эти предметы, они должны оплатить амортизированную стоимость.

[Нужна помощь с юридическими вопросами? Обратите внимание на новую SHRM LegalNetwork .]

Деловые расходы в Калифорнии возмещаются через кредиторскую задолженность, а не через фонд заработной платы. Летиция сказала, что они не должны получать заработную плату, поэтому работодатели должны предоставлять отдельные чеки или выплаты.

Платежи сотрудникам за коммунальные расходы на удаленную работу, такие как Интернет, могут рассматриваться как не подлежащие обложению налогом возмещения расходов, сказал Вайсман, при условии, что работодатель сможет обосновать, как они пришли к сумме. Тем не менее, некоторые ежемесячные платежи — например, пособие на машину, которое коммивояжер может внести на любой тип транспортного средства независимо от фактической стоимости — вероятно, по-прежнему облагаются налогом в качестве заработной платы.

«Здоровый и безопасный»

Закон штата Калифорния
требует от работодателей обеспечивать «здоровую и безопасную» рабочую среду, даже когда сотрудники работают из дома.По словам Летиции, звуковое соглашение о дистанционной работе должно включать формулировку, требующую от удаленных сотрудников поддерживать безопасную рабочую среду и предлагающую им указать область — будь то комната или пространство в комнате, например обеденный стол, — которое является их назначенным рабочим пространством. . По его словам, при желании работодатели могут попросить осмотреть домашние рабочие места рабочих, чтобы убедиться, что они свободны от опасностей.

COVID-19: Работа на дому и компенсация работодателем расходов на удаленную работу в Калифорнии и за ее пределами | Соединенные Штаты | Глобальная юридическая фирма

Чтобы уменьшить распространение COVID-19, многие работодатели требуют от своих сотрудников работать удаленно (добровольно или потому, что несколько штатов, включая Калифорнию и Нью-Йорк, ввели ограничения социального дистанцирования).Новая реальность работы на дому имеет последствия для работодателей с работниками, работающими в Калифорнии и других штатах, как описано в этой статье. См. Дополнительные ресурсы Нортон Роуз Фулбрайт о COVID-19.

Работодатели обязаны возмещать сотрудникам необходимые расходы во все большем числе штатов

Раздел 2802 Трудового кодекса Калифорнии требует, чтобы работодатели возмещали своим работникам разумные и «необходимые» расходы, которые они несут непосредственно вследствие выполнения своих должностных обязанностей.Цель этого закона — «не допустить, чтобы работодатели перекладывали свои операционные расходы на своих сотрудников». Gattuso v. Harte- Shoppers, Inc. , 42 Cal. 4th 554, 562 (2007) (внутренняя ссылка опущена).

Раздел 2802 широко применяется ко многим расходам, которые сотрудники могут быть обязаны нести для выполнения своей работы, включая расходы на транспорт, командировочные расходы, а также тарифы на сотовую связь и доступ в Интернет. Например, если сотрудники обязаны использовать свои личные сотовые телефоны для работы, как правило, они должны получать компенсацию в размере разумного процента от их тарифных планов.Для многих компаний это требование уже повлияло на то, как компании реализуют программы «принеси свое собственное устройство» (BYOD) и программы удаленной работы. Однако потенциальное обязательство по возмещению сотрудникам расходов на удаленную работу не ограничивается Калифорнией. Другие штаты, включая Иллинойс, Айову, Монтану, Нью-Гэмпшир и Южную Дакоту, приняли законы, которые могут требовать возмещения расходов сотрудников, хотя прецедентное право в этих штатах не так развито, как в Калифорнии.

Обязательные расходы на удаленную работу должны быть возмещены в Калифорнии.

Расходы на удаленную работу традиционно не возмещались в соответствии с законодательством Калифорнии, потому что удаленная работа и возможности удаленной работы не предусмотрены работодателем, поскольку многие компании имеют дополнительные программы работы на дому, которые удобны для сотрудников, и такие сотрудники по-прежнему имеют возможность работать в офисе своего работодателя и использовать оборудование и материалы компании, если они того пожелают.

Например, в деле Novak ответчик Boeing предлагал своим сотрудникам добровольно участвовать в программе виртуальных рабочих. Один участник подал в суд на компанию Boeing в соответствии с законом Калифорнии о возмещении расходов, утверждая, что расходы его домашнего офиса не были возмещены. По ходатайству Boeing о вынесении упрощенного судебного решения Центральный округ Калифорнии постановил, что расходы, связанные с работой в домашнем офисе, не являются «необходимыми» расходами с точки зрения закона, если участие в работе на дому было необязательным, работодатель » создает физические рабочие места с компьютерами, телефонами и другим необходимым оборудованием, доступным в офисах для сотрудников, чтобы им [не] приходилось работать удаленно », и даже утвержденные виртуальные работники иногда разделяют время между работой из дома и работой в компании Boeing. офисы. Новак против Boeing Co. , 2011 WL 9160940, at * 3 (C.D. Cal. 20 июля 2011 г.). Суд Novak объяснил, что дополнительные расходы на Интернет и телефонную связь, понесенные виртуальными сотрудниками Boeing, были вызваны тем, что виртуальные сотрудники «предпочитают работать из дома и потенциально несут дополнительные расходы на телефонную связь и Интернет, которые были бы оплачены Boeing, если бы сотрудники работали. в офисах Boeing «. Идентификатор . Аналогичным образом в деле Lawson суд отклонил иск истца о возмещении расходов на его домашний интернет, поскольку доказательства показали, что ему была предоставлена ​​принадлежащая компании мобильная точка доступа.Суд отклонил утверждение истца о том, что превосходная скорость и удобство его домашнего интернет-плана создают обязательство по возмещению расходов в соответствии с разделом 2802. Lawson против PPG Architectural Finishes, Inc., 2019 WL 3308827, at * 7 (CD Cal. 21 июня , 2019).

С другой стороны, в Aguilar , компания по продаже чистящих средств ожидала сотрудников, которые работали из дома, чтобы звонить клиентам и размещать заказы на продажу через Интернет. Суд постановил, что работодатель был обязан возместить своим сотрудникам расходы на личный мобильный телефон и Интернет, поскольку они «представляли собой предсказуемые и четко предполагаемые расходы на ведение бизнеса.» Aguilar v. Zep Inc. , 2014 WL 4245988, at * 17 (ND Cal. 27 августа 2014 г.). Дело Cochran содержит рекомендации о том, как рассчитать разумное возмещение за обязательное использование личных устройств, таких как в качестве сотовых телефонов: работодатели должны компенсировать своим сотрудникам «разумный процент» от счета за сотовый телефон в соответствии с разделом 2802. Кокран против Schwan’s Home Serv., Inc. , 228 Cal. App. 4th 1137 (2014).

На время пандемии многие сотрудники будут вынуждены работать из дома.Таким образом, работодатели могут быть обязаны возместить сотрудникам, которые вынуждены работать из дома во время эпидемии COVID-19, их разумные и необходимые расходы на домашний офис, которые могут включать часть расходов, связанных с:

• Сотовый или стационарный план.
• Домашний интернет-план.
• Персональный компьютер или планшет.
• Факсы.
• Программное или аппаратное обеспечение для телеконференций.

Однако сюда могут не входить другие расходы на домашний офис, которые производятся исключительно для удобства сотрудника, такие как высокоскоростной Интернет, компьютерные мониторы, эргономичные кресла или принтеры.

Возмещение требуется, даже если сотрудники не несут дополнительных расходов

Если расходы необходимы, возмещение может потребоваться независимо от того, понес бы ли сотрудник такие расходы в противном случае, как Девятый округ указал в своевременном заключении в марте этого года. См. Herrera v. Zumiez, Inc. , _ F.3d _, 2020 WL 1301057, at * 11 (9 ^th Cir. 19 марта 2020 г.). Это означает, что от работодателя может потребоваться разумная компенсация сотрудникам, скажем, части их личного счета за мобильный телефон, даже если сотрудник уже планировал оплачивать эти услуги для личного пользования.

Работодатели должны пересмотреть инициативы удаленной работы с точки зрения занятости, управления информацией и кибербезопасности.

Работодатели в Калифорнии и аналогичных юрисдикциях должны определить, какие из их сотрудников должны работать удаленно, какие расходы сотрудники могут понести в результате работы из дома, а также определить, должны ли и какая часть их расходов на удаленную работу должна быть возмещена. Если работодатель выплачивает фиксированную сумму в виде стипендии, политика работодателя должна позволять работникам представлять расходы на возмещение, если работники считают, что стипендии недостаточно для покрытия их рабочих расходов.Затем работодатель может решить, предложить ли ему дополнительную компенсацию или отклонить требование работника. Такие соображения могут иметь долгосрочные последствия, выходящие за рамки пандемии, поскольку компании все чаще внедряют программы BYOD и поощряют удаленную работу, которая может привести к возмещению расходов.

Удаленная работа также связана с другими проблемами, которые усугубляются в условиях текущего кризиса. Компании могут быть плохо подготовлены к юридическим последствиям перехода на полностью удаленную модель. Сюда входит разработка политик BYOD, регулирующих использование сотрудниками личных телефонов, планшетов, компьютеров и других устройств, имеющих доступ к данным компании.Есть также проблемы с кибербезопасностью и утечкой данных, которые возникают, когда сотрудники, например, используют небезопасные домашние сети для доступа к инфраструктуре компании.

Norton Rose Fulbright имеет все необходимое, чтобы ответить на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть по поводу перекрывающихся юридических вопросов, связанных с удаленной работой, от соблюдения трудового законодательства и законодательства о занятости до управления мобильными устройствами (для сотрудников, использующих личные телефоны и устройства для проведения работа) и соображения кибербезопасности.

Работаете из дома? Калифорнийские работодатели должны возместить вам некоторые коммунальные услуги — Press Enterprise

Дамиан Моос и Кэндис Ким | Авторы обозревателя

В ответ на распоряжение штата и местных властей о COVID-19 оставаться дома многие работодатели в Калифорнии перешли на удаленную рабочую силу, чтобы продолжить работу. После этого первоначального перехода некоторые предприятия объявили, что некоторые или все их сотрудники будут продолжать работать удаленно даже после того, как пандемия закончится.

Повышение удовлетворенности сотрудников и их продуктивность или снижение накладных расходов и расходов — вот некоторые из причин, перечисленных работодателями, которые переходят на удаленную рабочую силу.

Хотя преимущества перехода на удаленную рабочую силу могут быть привлекательными и значительными, работодатели Калифорнии должны знать несколько законов, влияющих на удаленных сотрудников.

Во-первых, работодатели должны возмещать удаленным сотрудникам расходы, которые они обязательно несут в связи с выполнением своих должностных обязанностей.

Например, если сотрудники действительно должны использовать домашний Интернет для удаленной работы, то работодатель должен возместить своим сотрудникам часть расходов на Интернет, которые они несут в соответствии с разделом 2802 Трудового кодекса Калифорнии. То же самое касается личных мобильных телефонов сотрудников. или стационарные телефоны, если сотрудники должны использовать их в связи со своей работой.

Как пояснил один из калифорнийских судов, закон направлен на то, чтобы предотвратить получение работодателем непредвиденных доходов путем перекладывания операционных расходов на своих сотрудников.Следовательно, хотя удаленная рабочая сила может снизить операционные расходы работодателя, она не может этого сделать, переложив эти расходы на своих сотрудников.

Работодатель, не возмещающий своим сотрудникам необходимые деловые расходы, понесенные при удаленной работе, может столкнуться с серьезными последствиями.

Работодатель несет ответственность за любые расходы, понесенные его удаленными сотрудниками при выполнении своих должностных обязанностей, плюс проценты и гонорары адвокатам. Кроме того, Уполномоченный по вопросам труда может потребовать взыскать гражданские штрафы с работодателя, который не возмещает своим работникам необходимые деловые расходы.

Хотя фактические затраты работодателя на возмещение своим сотрудникам неизбежно понесенных деловых расходов могут быть небольшими и управляемыми, расходы на защиту от коллективного иска — если затронуты достаточное количество удаленных сотрудников — или судебного процесса по Закону о частном прокуроре для взыскания гражданского штрафы в отношении пострадавших сотрудников могут существенно повлиять на риски и расходы работодателя.

Считаются все минуты

Во-вторых, работодатели Калифорнии должны платить своим удаленным сотрудникам за все отработанное время.Когда сотрудники работают из дома и / или устанавливают свои собственные часы работы, работодатель может быть менее в состоянии контролировать и регистрировать фактическое время, отработанное этими сотрудниками.

Хотя последствия неспособности отследить и заплатить сотруднику за несколько минут могут казаться (или быть) относительно незначительными сами по себе, затронутые сотрудники, которые возбуждают судебный иск, имеют право на взыскание процентов и гонораров адвокатам за невыплаченную заработную плату, что может значительно увеличить стоимость неуплаты сотруднику за все отработанное время.

Более того, как и в случае требования о возмещении, возможность коллективного иска или иска PAGA может оказаться чрезвычайно дорогостоящей для работодателя, который не может точно отслеживать рабочее время своих сотрудников и платить им за все отработанное время.

Сбор данных

В-третьих, работодателям, использующим технологии для мониторинга своих удаленных сотрудников, возможно, потребуется раскрыть сотрудникам свои методы сбора и использования данных.

Когда сотрудники работают вне поля зрения работодателя, некоторым работодателям может потребоваться использовать технологии для отслеживания рабочего времени или производительности сотрудников, отслеживания активности электронных ресурсов компании или защиты коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

Работодатели, от которых требуется соблюдать Закон штата Калифорния о конфиденциальности потребителей (CCPA), должны уведомлять сотрудников о любой собранной личной информации и о том, как такая информация используется. Более того, с 1 января 2021 года обязательства работодателей по CCPA будут расширены, если до этого в закон не будут внесены поправки.

В настоящее время к работодателю, нарушающему требование CCPA о раскрытии данных, может быть подан гражданский иск со стороны генерального прокурора штата. Хотя CCPA включает в себя частное право на иск при определенных обстоятельствах, когда к личной информации сотрудников незаконно обращается третья сторона, в настоящее время у сотрудника нет частного права на предъявление иска за нарушение работодателем требований о раскрытии данных.

Однако служащий может обратиться в суд с требованием заставить работодателя соблюдать требования CCPA о раскрытии информации в соответствии с Законом Калифорнии о недобросовестной конкуренции, а затем потребовать оплату услуг адвокатов в соответствии с законодательными актами, разрешающими взыскание таких гонораров в действиях, приводящих к значительной общественной пользе.

Для предприятий, которые полагаются на удаленную рабочую силу, важно понимать, как законы о труде и конфиденциальности применяются к таким сотрудникам. Многие законы требуют относительно простой и дешевой корректировки, в то время как последствия нарушения закона могут быть значительными.

Дамиан Моос является партнером Best Best & Krieger LLP. Он представляет интересы клиентов по всей Южной Калифорнии в вопросах, касающихся деловых и трудовых споров, интеллектуальной собственности, конфиденциальности и ложной и вводящей в заблуждение рекламы. С ним можно связаться по адресу [email protected]. Кандис Ким — поверенный в Best Best & Krieger LLP, который занимается различными судебными делами как для государственных, так и для частных лиц. С ней можно связаться по адресу [email protected].

Расходы на удаленную работу и требования к возмещению работодателем

Темы: COVID-19, вопросы заработной платы и часов

В связи с продолжающейся пандемией многие офисы остаются закрытыми, а многие сотрудники выполняют свои служебные обязанности удаленно из дома.Это заставило многих работодателей обоснованно задаться вопросом: «Какие виды расходов мы должны оплачивать?» К сожалению, в законе очень неясно этот вопрос, и нет однозначных ответов для работодателей. Вот некоторая предыстория, а также несколько советов по соблюдению требований:

Какой закон применяется ?

Обязательства работодателей по заработной плате и часам обычно поступают из двух источников: из Федерального закона о справедливых трудовых стандартах («FLSA») и из закона штата (штатов), в котором у них есть сотрудники.Требования к возмещению расходов могут варьироваться в зависимости от применимого закона. Таким образом, рекомендуется пересмотреть требования к возмещению расходов всех законов, применимых к вашим сотрудникам, и соблюдать тот, который наиболее благоприятен для сотрудников.

FLSA

Интересно, что FLSA обычно не требует, чтобы работодатель возмещал работникам расходы на удаленную работу, если только сумма этих расходов не такова, что фактически приводит к тому, что работнику платят меньше минимальной заработной платы (и / или компенсации за сверхурочную работу) за все отработанные часы.Это объясняется в рекомендациях FLSA Федерального министерства труда, касающихся COVID.

Если у вас есть сотрудники, заработная плата которых близка к минимальной, вам необходимо более внимательно изучить типы деловых расходов, которые они могут понести в связи с удаленной работой, чтобы оценить, достигают ли эти расходы такой суммы, что сотрудник фактически составляет менее минимальной заработной платы плюс любые применимые сверхурочные часы за все отработанные часы. В таком случае потребуется возмещение расходов.

Конечно, из соображений морального духа сотрудников и сохранения конкурентоспособности на рынке труда многие работодатели предоставляют возмещение определенных видов расходов, даже если они технически не обязаны делать это в соответствии с FLSA.

Закон Калифорнии

В Калифорнии (наряду с несколькими другими штатами) действует специальный закон, требующий от работодателей возмещения сотрудникам необходимых деловых расходов, которые они несут. Закон Калифорнии — это раздел 2802 Трудового кодекса. Этот закон требует, чтобы работодатели возмещали работникам все расходы, обязательно понесенные работником при прямом исполнении своих обязанностей или в соответствии с указаниями работодателя. К сожалению, применить это не так просто, как может показаться.Что еще хуже, в 2014 году калифорнийский суд вынес решение по делу Cochran v. Schwan’s Home Service, Inc. , еще больше запутав стандарт. В деле Cochran суд рассмотрел требования о возмещении расходов в обстоятельствах, когда сотрудники должны использовать свои личные сотовые телефоны в рабочих целях. Суд постановил, что если работник должен использовать личный мобильный телефон в деловых целях, работодатель должен возместить работнику.Это верно даже в том случае, если использование личного телефона в служебных целях не заставляет сотрудника нести расходы, превышающие их обычную фиксированную ежемесячную ставку. К сожалению, суд не указал, сколько работодатель должен заплатить в качестве возмещения расходов, просто он должен составлять разумный процент от счета работника.

Ни офис Уполномоченного по вопросам труда штата, ни суды не предоставили работодателям дополнительных разъяснений относительно объема и суммы возмещения расходов, которые требуются в соответствии с законодательством Калифорнии.К сожалению, офис Уполномоченного по вопросам труда не выпустил руководство по возмещению расходов, связанных с COVID, для работодателей с удаленной рабочей силой из-за COVID.

Это оставляет работодателей неуверенными в объеме своих обязательств по возмещению расходов, связанных с работниками, работающими на дому. Будьте уверены, что адвокаты истцов подадут иски против работодателей, утверждая, что они не выполнили свои обязательства по возмещению расходов в соответствии с Трудовым кодексом 2802. Таким образом, все работодатели, которые требуют от сотрудников работать удаленно, должны подумать о типах расходов их удаленных сотрудников. понесены и выплачивают им разумную сумму возмещения расходов для покрытия этих расходов.Эти расходы могут включать использование личных телефонов и других устройств, использование домашнего Интернета / Wi-Fi, использование канцелярских принадлежностей, увеличение затрат на электроэнергию и тому подобное. Конечно, по большинству из этих вещей ни один работодатель не сможет определить точную часть расходов работника, связанных с работой. Таким образом, работодатели должны выбрать фиксированную ежемесячную сумму, которая, по их мнению, разумно покрывает связанные с работой расходы, связанные с работой на дому. Работодатель также может ограничить расходы сотрудников, предоставив принадлежащее работодателю оборудование (например,грамм. сотовые телефоны, ноутбуки, принтеры, точки доступа) для использования сотрудниками дома. Независимо от размера ежемесячной суммы, установленной работодателем, работодатель должен сообщить сотрудникам, на что рассчитана стипендия (все расходы на домашнюю работу), и включить положение, сообщающее сотрудникам, что если в каком-либо месяце они почувствуют, что расходы стипендии недостаточно для покрытия их расходов на удаленную работу, сотрудник должен уведомить HR, чтобы можно было проверить расходы сотрудника и принять решение о том, причитается ли дополнительное возмещение.

Конечно, если сотрудники несут расходы, связанные с вождением, или конкретные расходы, связанные с покупкой предметов, необходимых для выполнения их работы, эти расходы должны быть компенсированы по ставке возмещения миль IRS и / или фактической стоимости, если применимо.

Наконец, помните, что закон Калифорнии о возмещении расходов применяется только к расходам, которые «обязательно» понесены непосредственно в результате выполнения должностных обязанностей или в соответствии с указаниями работодателя. Это означает, что если сотрудник несет расходы, которые являются совершенно ненужными или необоснованно непомерными, их не нужно возмещать.Работодатели могут захотеть принять политику, требующую от сотрудников получения предварительного одобрения перед покупкой каких-либо предметов для их удаленной работы. Это поможет избежать необоснованных расходов и споров, стоит ли их покрывать.

Стандарт «обязательно понесенных» также поднимает вопрос о том, обязаны ли работодатели возмещать расходы на удаленную работу, когда работник добровольно выбирает (но не является обязательным) работу из дома. Если работодатель вновь открыл свои офисы и сотрудники могут вернуться в офис для выполнения своей работы, но им разрешено добровольно продолжить работу удаленно, есть очень веский аргумент в пользу того, что расходы сотрудника на удаленную работу не являются «необходимыми» и возмещение не требуется, особенно если работодатель уведомил сотрудников о том, что расходы домашнего офиса не будут возмещены в этой ситуации (поскольку сотрудники могут свободно приходить на работу и не нести никаких таких расходов).

Итог: Если вы еще этого не сделали, оцените свои условия удаленной работы и необходимость принятия новых или пересмотренных политик возмещения расходов. Если вы опоздали в игру, вы всегда можете оформить ретроактивное возмещение расходов за предыдущие месяцы необходимой удаленной работы сотрудников.

сообщений о трудовом законодательстве: 5 вещей, которые нужно знать, когда у вас есть удаленные сотрудники

По ComplyRight —

Если вас сбивают с толку законы о занятости, вы не одиноки.Национальное исследование соответствия требованиям малого бизнеса 2018 года, спонсируемое ComplyRight, показало, что работодатели малого бизнеса по-прежнему обеспокоены усложнением трудового законодательства. Согласно исследованию, главной заботой работодателей является соблюдение федеральных, государственных и местных законов.

Трудовое законодательство сбивает с толку. И один из примеров — это то, как сообщения о трудовом законодательстве влияют на удаленных сотрудников. Вы, вероятно, знаете, что должны отображать текущие федеральные сообщения и сообщения штата (а в некоторых случаях — город или округ).Но как насчет надомных сотрудников? Как эти сотрудники должны получать эту информацию?

Если у вас есть сотрудники, которые работают удаленно, вот 5 вещей, которые вы должны знать о соблюдении трудового законодательства.

1) Удаленные сотрудники должны иметь доступ к сообщениям

По закону вы обязаны направлять обязательные уведомления всем сотрудникам. Хотя в правилах не указан формат (бумажный или электронный), вы несете ответственность за передачу той же информации своим надомным работникам, что и находящиеся на месте работники.

Поскольку требуемый формат сообщения этих уведомлений не является четким, работодатели должны оценивать свои обстоятельства и руководствоваться здравым смыслом.

2) Регулярного посещения офиса может быть достаточно

Если ваши удаленные сотрудники приходят к вам не реже трех раз в месяц, вы, скорее всего, соблюдаете рекомендации Министерства труда США. Конечно, это при условии, что вы будете размещать на видном месте последние публикации о трудовом законодательстве в своем бизнесе.

Однако, когда ваши удаленные сотрудники посещают офис реже или совсем не посещают офис, традиционных сообщений в офисе будет недостаточно. В этом случае вам следует рассмотреть возможность отправки сообщений в электронном виде по электронной почте, в интранете компании или в Интернете.

3) Работа с несколькими состояниями может быть сложной

Соблюдение требований к публикации может быть особенно проблематичным, если удаленные сотрудники работают в разных штатах. Не всегда ясно, какие законы штата применяются.Законы, в которых сотрудник работает, а не живет, обычно регулируют основные трудовые права, такие как минимальная заработная плата, сверхурочная работа и вопросы безопасности.

Однако в некоторых случаях на ваших сотрудников за пределами штата может распространяться действие законов по месту нахождения вашей компании и законов штата, в котором они работают. Лучше всего предоставить удаленным работникам оба набора сообщений для конкретного штата. Например, если ваш бизнес находится во Флориде, а у вас есть удаленные сотрудники в Джорджии, на всякий случай вы должны предоставить им объявления штатов Флорида и Джорджия.

4) Альтернативные варианты могут помочь

В законе четко прописаны ваши обязанности по предоставлению информации о публикации трудового законодательства всем сотрудникам, независимо от того, где они работают. Но это не так точно о способе доставки для виртуальных сотрудников. Хотя плакаты на стене подходят для традиционных сотрудников, недавние действия правительства показывают, что передача информации в электронном виде является приемлемым методом для удаленных сотрудников.

Этот альтернативный метод дает виртуальным работникам возможность загружать, просматривать и подтверждать получение необходимых сообщений.Он также выполняет ваши обязательства как работодателя по предоставлению необходимой информации о трудовом законодательстве всем сотрудникам.

Если у вас есть киоски или другие нетрадиционные рабочие места, подшивка, содержащая объявления, также является жизнеспособным вариантом. Публикации всегда доступны, что позволяет сотрудникам просматривать информацию в удобное для них время.

5) Могут применяться другие требования

Удаленные работники — это лишь одно из соображений, которое следует учитывать, когда речь идет о плакатах, посвященных трудовому законодательству. У вашей компании могут быть дополнительные требования к публикации в зависимости от таких факторов, как ваш размер, местоположение и отрасль.

Узнайте, что вам нужно сделать для защиты своего бизнеса, из бесплатного электронного руководства «10 распространенных мифов о правилах публикации трудового законодательства».

И если вы хотите передать эту ответственность на аутсорсинг, чтобы сосредоточить свое внимание на других вопросах бизнеса, рассмотрите возможность применения Poster Guard Compliance Protection. Эта годовая подписка предлагает все необходимое для полного соблюдения закона, включая интеллектуальные решения для удаленных сотрудников и нетрадиционных рабочих мест.

Новое руководство DOL по компенсации за удаленную работу

Пандемия COVID-19 привела к преобразованию рабочих мест и взрывному росту удаленной работы, в том числе для сотрудников, ранее не подпадающих под действие политики работодателя в отношении удаленной работы.Несмотря на возобновление работы экономики большинства штатов, многие работодатели продолжают разрешать своим сотрудникам работать удаленно. Удаленная работа сотрудников, не подлежащих освобождению от ответственности, может создать проблему с точки зрения обеспечения оплаты сотрудникам за все отработанное время, поскольку традиционный рабочий день может быть размытым в удаленной среде. 24 августа 2020 года Отдел заработной платы и рабочего времени Министерства труда США выпустил Бюллетень полевой помощи (FAB) № 2020-5, касающийся обязательств работодателей проявлять разумную осмотрительность при отслеживании рабочего времени удаленных сотрудников.В руководстве подтверждается ценность четкой системы отчетности о времени и требование, чтобы сотрудники своевременно и точно сообщали свое время, особенно в условиях удаленной работы.

Общие обязательства в соответствии с FLSA

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели обязаны компенсировать работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за все часы, в течение которых работники «терпят или разрешают» работать. Другими словами, даже если работодатель не требовал от работника выполнения работы, если работодатель знает или имеет основания полагать, что работник выполнил работу, работодатель должен заплатить работнику за его или ее время, выполняющее работу.

Закон FLSA также требует, чтобы работодатель «осуществлял свой контроль и следил за тем, чтобы работа не выполнялась, если он не хочет, чтобы она выполнялась». Работодатели несут бремя предотвращения работы, которую они не хотят выполнять, и поэтому имеют право обнародовать и обеспечивать соблюдение правил, запрещающих сотрудникам работать, когда они не должны работать. Работодатели могут наказывать сотрудников за выполнение неразрешенной работы, но они должны платить за время.

Закон FLSA также требует, чтобы работодатели платили работникам за отработанное время на основе «фактического или конструктивного знания» рабочего времени сотрудников.Работодатели, как правило, имеют реальные сведения о регулярной работе удаленных сотрудников и получают фактические сведения о отработанных часах с помощью других средств, таких как «отчеты сотрудников или другие уведомления». В руководстве DOL говорится, что «[] работодатель может иметь конструктивные сведения о дополнительных внеплановых часах, отработанных [его] сотрудниками, если работодатель должен был узнать о таких часах посредством разумной осмотрительности».

FLSA и удаленная работа

FAB No.2020-5 подтверждает, что, хотя работодатель обязан прилагать все усилия для предотвращения нежелательной работы, обязанность работодателя делать это не безгранична. DOL признает, что в условиях удаленной работы работодатель может испытывать трудности с осуществлением контроля, когда у него нет оснований полагать, что работа выполняется — и, следовательно, обязательства работодателя «небезграничны». Соответственно, в руководстве говорится, что работодатель должен «проявлять разумную осмотрительность», чтобы обеспечить оплату труда сотрудникам за все отработанное время.Работодатель может выполнить свои обязательства в соответствии с FLSA, установив систему, которая требует, чтобы работники, не освобожденные от ответственности, точно регистрировали и сообщали все отработанное время каждый день. Работодатели могут также оплачивать все запланированного рабочего времени и иметь политику, требующую от сотрудников самостоятельно сообщать о рабочем времени, которое не запланировано иным образом. В соответствии с их политикой работодатели «не могут открыто или неявно препятствовать или препятствовать точной отчетности».

В случае, если сотрудник не сообщает о внеплановых часах, отработанных с помощью этой процедуры, в руководстве DOL говорится, что «от работодателя, как правило, не требуется проводить дополнительное расследование, чтобы выявить неучтенные часы.«Это верно, даже если работодатель« может иметь доступ к не относящимся к заработной плате записям о деятельности сотрудников, например, к записям, показывающим, что сотрудники получают доступ к своим рабочим электронным устройствам в нерабочее время… ».

Аналогичным образом, DOL отмечает, что «неспособность работодателя компенсировать работнику неучтенные часы, о которых работодатель не знал или не имел оснований полагать, что они отработаны, не является нарушением FLSA». Ссылаясь на прецедентное право, DOL также указал, что служащий, который «не соблюдает процедуры отчетности в разумные сроки… не позволяет работодателю узнать о его обязанности выплатить компенсацию работнику.’”

Практические выводы

Пандемия COVID-19 поставила перед работодателями множество уникальных проблем, в том числе проблемы, связанные с увеличением количества удаленной работы. В руководстве DOL представлены некоторые практические выводы, которые работодатели должны учитывать в условиях продолжающейся пандемии:

Несмотря на изменяющуюся рабочую среду, работодатели по-прежнему имеют те же обязательства в соответствии с FLSA по компенсации работникам за все отработанные часы, включая , все работы, выполняемые удаленно.Несоблюдение этих обязательств может привести к значительному ущербу, который может включать невыплату заработной платы, заранее оцененные убытки и гонорары адвокатам.

Как описано выше, сохраняется обязательство по выплате компенсации работникам за всю работу, которая, по мнению работодателей, имела место. Когда работодатель имеет или должен знать, что сотрудники работают в нерабочее время, о чем свидетельствуют выполненные работы, сообщения или другие отчеты, работодатель обязан компенсировать сотрудникам отработанные часы.

В руководстве Министерства труда указывается, что «[e] mployers должны осуществлять контроль, чтобы гарантировать, что не выполняется работа, которую они не хотят выполнять». В свете этого требования работодатели могут захотеть придерживаться политики, четко разъясняющей, что сотрудники не должны работать вне установленного рабочего времени. Работодатели также могут захотеть ввести в действие правила, позволяющие сотрудникам сообщать о внеплановых или некомпенсированных рабочих часах.

Наконец, как только упомянутые выше политики будут введены в действие, работодатели могут захотеть рассмотреть вопрос о том, применяются ли они последовательно.В связи с этим может оказаться полезным убедиться, что сотрудники знают, как работать в свое рабочее время, и что невыполнение этого без разрешения приведет к корректирующим действиям.

© 2021, Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart, PC, Все права защищены. National Law Review, Том X, номер 241

Как соблюдать законы о занятости

Благодаря технологиям, объединяющим большее количество работников через географические границы, многие сотрудники становятся выполнение работы вне традиционного рабочего места.Когда сотрудник работает удаленно, становится трудно отслеживать сверхурочную работу, выполнять различные требования к уведомлению, обеспечивать назначенные перерывы и решать другие проблемы на рабочем месте. Вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы об удаленных сотрудниках.

Q: Если моя компания находится в одном штате, а мои удаленные сотрудники — в другом, законы какого штата применяются?

A: Обычно это зависит от того, как закон определяет охваченных работодателей и сотрудников. Во многих случаях, таких как требования к минимальной заработной плате, это юрисдикция, в которой сотрудники выполняют работу.Если на работника распространяется более одного закона, обычно применяется более щедрый по отношению к работнику закон. Например, если работник получает как государственную, так и местную минимальную заработную плату, будет применяться более высокая минимальная заработная плата. Проконсультируйтесь с юрисконсультом, чтобы определить, какие законы применяются.

Q: Как мне вести точный учет рабочего времени моих удаленных сотрудников и предотвратить их несанкционированную сверхурочную работу?

A: Внедрите эффективный процесс регистрации рабочего времени всех сотрудников, включая удаленных сотрудников, например электронную систему хронометража, к которой сотрудники могут получить доступ через компьютер или мобильное устройство.Кроме того, разработайте политики, требующие от сотрудников фиксировать все отработанные часы и однозначно запрещающие работу в нерабочее время. Чтобы предотвратить несанкционированную сверхурочную работу, рассмотрите политику, которая требует от сотрудников получения разрешения перед работой в сверхурочное время. Хотя работодатели могут наказывать сотрудников за нарушение такой политики, они никогда не могут удерживать сверхурочные.

Q: Должна ли моя компания предоставлять удаленным работникам периоды отдыха и приема пищи?

A: Некоторые штаты требуют, чтобы работодатели предоставляли работникам периоды отдыха или приема пищи.Если вы подпадаете под действие одного из этих законов, вы должны предоставить эти перерывы всем сотрудникам, не освобожденным от налогов, включая удаленных сотрудников. Внедряйте четко определенные политики и методы, чтобы удаленные сотрудники были проинформированы о необходимых перерывах и делали необходимые перерывы. Лучше всего требовать от сотрудников отказываться от еды из-за неоплачиваемого обеда. Это может помочь обеспечить оплату сотрудников за пропущенные обеденные перерывы и учесть время, когда сотрудники возвращаются с обеда поздно.

Имейте в виду, что в соответствии с Федеральным законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) перерывы для отдыха продолжительностью 20 минут или меньше должны быть оплачены.Кроме того, для того, чтобы период приема пищи был неоплачиваемым, он, как правило, должен длиться не менее 30 минут без перерыва, и работник должен быть полностью освобожден от всех обязанностей для того, чтобы питаться регулярно (в некоторых штатах есть дополнительные требования). Следовательно, если прием пищи сотрудника прерывается (в том числе требование, чтобы сотрудник был доступен для работы, если это необходимо, во время периода приема пищи), сотруднику следует либо заплатить за полный период приема пищи, либо разрешить продолжить свой период приема пищи в течение полных 30 минут. после прерывания.Попросите удаленных сотрудников сообщать о прерванных обеденных перерывах, чтобы они могли получать соответствующую оплату.

Q: Могу ли я применять к удаленным сотрудникам политику в отношении сексуальных домогательств и другие правила, как и обычные сотрудники?

A: Да, вы можете применять одни и те же политики к постоянным и удаленным сотрудникам, включая, помимо прочего, те, которые относятся к преследованию, использованию систем электронной связи и защите конфиденциальных бизнес-данных. Прежде чем сотрудник начнет работать удаленно, убедитесь, что он прочитал и принял политики компании, и напомните им, что они обязаны их соблюдать.

Q: Как я могу предоставить удаленным сотрудникам необходимые уведомления?

A: Различные федеральные, государственные и местные законы требуют от работодателей предоставления определенных уведомлений о правах и обязанностях сотрудников. Что касается удаленных сотрудников, работодатели обычно могут удовлетворить эти требования, распространяя бумажные или электронные версии необходимых уведомлений. Но проверьте свои применимые законы, чтобы убедиться в их соблюдении. Некоторые уведомления должны быть представлены в определенном размере и формате или на дополнительных языках.Убедитесь, что эти условия выполняются и для удаленных сотрудников.

Q: Чтобы облегчить бремя распределения зарплаты сотрудникам, которые работают удаленно, могу ли я потребовать от них использовать прямой депозит для их оплаты?

A: В большинстве штатов прямой перевод обычно разрешен только в том случае, если сотрудник добровольно разрешает это. При отсутствии ограничений работодатели должны оценить плюсы и минусы требования прямого депозита. Кроме того, подумайте, не будет ли политика обязательного прямого депозита непропорционально исключать членов защищенного класса, и если да, то предложите другие варианты получения заработной платы.

Q: Имеют ли удаленные работники право на компенсацию, если они получили травмы при работе из дома?

A: В большинстве случаев каждый штат (кроме Техаса) требует, чтобы работодатели обеспечивали компенсацию своим работникам. Если удаленный работник получает травму в ходе связанной с работой деятельности, он, как правило, имеет право на получение компенсационного пособия. Несмотря на то, что законы штатов различаются по поводу того, что считается производственной травмой, рекомендуется заранее определить обычное рабочее время и должностные обязанности удаленного сотрудника.Это может помочь работодателю при оценке того, действительно ли претензии связаны с работой.

В. Должен ли я платить за доступ удаленных сотрудников в Интернет?

A: В некоторых штатах прямо требуется, чтобы работодатели возмещали сотрудникам любые разумные деловые расходы, которые они несут, такие как доступ в Интернет из домашнего офиса. При отсутствии такого требования может потребоваться возмещение расходов для удовлетворения требований FLSA к минимальной заработной плате и сверхурочной работе для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов. В большинстве случаев, в соответствии с FLSA, любые связанные с работой расходы, понесенные сотрудником, которые могут привести к снижению его заработной платы ниже минимальной заработной платы (или сокращению оплаты сверхурочной работы), должны быть возмещены.Независимо от ваших требований, рекомендуется возместить всем сотрудникам любые разумные деловые расходы. Если расходы могут быть использованы для работы и личного использования (например, подключение к Интернету), подумайте о системе, которая поможет сотрудникам отслеживать и записывать, какая часть затрат связана с ведением деловой деятельности, и возмещать сотрудникам как минимум эту сумму.

Убедитесь, что у вас также есть политики и средства управления, чтобы гарантировать, что сотрудники используют безопасное подключение к Интернету, защищают данные компании и клиентов и соблюдают законы о конфиденциальности при удаленной работе.

Q: Сотрудник, который работает из дома, попросил меня предоставить разумное приспособление для его инвалидности. Обязан ли я это делать?

A: В соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями и законами многих штатов работодатели должны предоставлять разумные приспособления для квалифицированных соискателей и сотрудников с ограниченными возможностями, если это не приведет к чрезмерным трудностям. Некоторые законы требуют приспособлений при дополнительных обстоятельствах, например, когда у сотрудницы есть заболевание, связанное с беременностью. Разумное приспособление — это изменение рабочей среды или обычного способа выполнения работы, которое позволяет человеку выполнять основные функции работы и пользоваться равными возможностями трудоустройства.Требования о разумном приспособлении обычно распространяются и на удаленных сотрудников. Чтобы соответствовать этим требованиям, работодателям может потребоваться внести изменения в оборудование или порядок выполнения работы для сотрудников, которые работают удаленно.

Если сотрудник просит о жилье, незамедлительно начните с ним диалог, чтобы определить, какое разумное приспособление следует предоставить, если таковое имеется. Ограничьте разговор характером проблемы, порождающей запрос, функциональными ограничениями человека и альтернативными приспособлениями, которые могут быть эффективными для удовлетворения потребностей человека.