Трекер задач: 10 Лучших Таск-Менеджеров для Планирования Задач

10 Лучших Таск-Менеджеров для Планирования Задач

Грамотное планирование является неотъемлемой частью нашей жизни. Будь то ремонт квартиры, день рождения или проект на работе, для более успешной реализации любого мероприятия всегда важно иметь четкую структуру рабочего процесса. 

Именно поэтому таск-менеджер — незаменимый инструмент для ежедневного планирования задач.

Для чего нужен таск-менеджер? Хороший трекер задач упростит рабочий процесс, сделает его более прозрачным, поможет планировать и следить за выполнением проектов из самых разных профессиональных областей.

Конечно, если ваш проект не содержит большого количества задач, вы можете обратить внимание на стандартные программы, например, Google Таблицы, Google Документы, Microsoft Word или Microsoft Excel. Однако вводить данные вручную рано или поздно становится слишком утомительным и времязатратным. 

Рынок предлагает большое количество командных, а также личных таск-менеджеров. Во всем этом разнообразии довольно легко запутаться.

Наша статья расскажет о том, на что стоит обращать внимание при выборе таск-менеджера.

Кроме того в материале вы найдете 10 лучших таск-менеджеров для команды, а также подборку бесплатных таск-менеджеров онлайн для тех, кто только начинает свое знакомство с этими инструментами.

Что такое таск-менеджер

Таск-менеджер — это программа для управления проектами, которая позволяет централизованно руководить задачами и их своевременным выполнением.

Трекеры задач широко используются в проектном менеджменте, потому что позволяют без труда следить за всеми рабочими процессами и контролировать работу команды.

Как выбрать таск-менеджер

Онлайн таск-менеджеры всегда были популярны и актуальны. Однако в условиях массового перехода на удаленную работу множество компаний почувствовали острую необходимость в таком инструменте. За последние пять лет количество людей, работающих удаленно, выросло аж на 44%.

Чтобы найти подходящий для работы таск-менеджер, обратите внимание на следующие критерии:

• Простота в использовании.

Неважно, выбираете ли вы таск-менеджер для себя или для компании, интуитивный интерфейс — основной критерий при выборе инструмента. Если при первом использовании программы вы не понимаете, как создать задачу или задать сроки, то с ней явно что-то не так.

• Автоматические уведомления.

Автоматические оповещения помогают не упустить ничего важного и позволяют не отвлекаться от работы, самостоятельно проверяя статусы задач коллег и ход работы над проектом.

• Виды отображения задач.

Это дает возможность представлять информацию в различных видах: канбан, список, диаграмма Ганта, календарь и др.

• Управление загрузкой.

Возможность управления ресурсами поможет следить за тем, сколько времени у работников уходит на выполнение ежедневной работы, а также контролировать, чтобы никто из них не был перегружен или не оставался без дела.

• Мобильное приложение.

Для эффективности работы важно, чтобы таск-менеджер буквально всегда был под рукой. С этим поможет справиться мобильное приложение, которое оповестит вас о новой задаче или горящих сроках, где бы вы ни находились.

• Интеграции с другими инструментами.

Интеграции с различными приложениями значительно облегчают рабочий процесс. Например, это может быть популярный мессенджер или календарь, который сделает коммуникацию в команде еще проще и оперативнее.

• Создание отчетов.

Если таск-менеджер поддерживает создание отчетов, вы без особого труда сможете оценивать эффективность работы и анализировать финансовую составляющую.

Теперь, когда вы знаете, что такое таск-менеджер и какие критерии помогут вам в поиске подходящего варианта, предлагаем обратить внимание на нашу подборку лучших таск-менеджеров 2021 года.

1. GanttPRO

Платформа: Web, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: русский, английский, испанский, немецкий, португальский, корейский.
Цена: от $4.5/месяц за члена команды при годовой оплате; $15/месяц за индивидуального пользователя при годовой оплате.

GanttPRO — таск-менеджер в виде диаграммы Ганта с интуитивным интерфейсом, который можно использовать как для себя, так и для компании, в которой вы работаете. 

Инструмент за считанные минуты позволит создать проект и начать работу с ним. Задачами в приложении управлять особенно легко: в несколько кликов создавайте для них описание, зависимости, назначайте одного или нескольких исполнителей, следите за прогрессом и отмечайте задачи определенными цветами.

Также в приложении вы легко сможете управлять загрузкой команды, упоминать коллег в комментариях под задачей, прикреплять файлы и делиться ссылкой на проект.

Мобильное приложение для IOS и Android позволит вам постоянно быть на связи с командой и оперативно решать входящие вопросы. Все эти и многие другие возможности таск-менеджера на русском языке вы можете протестировать, используя 14-дневный пробный период.

Преимущества:

• Уведомления в режиме реального времени.
• Служба поддержки онлайн.
• Интуитивный интерфейс.
• Управление загрузкой.
• Библиотека готовых шаблонов диаграммы Ганта. 
• Две недели полнофункционального пробного периода.
• Экспорт проектов в различные форматы (PDF, PNG и Excel).
• Интеграция с Jira, Google Drive и Slack.
• Возможность переключения на доску канбан. 

Недостатки:

• Нет возможности делать разрыв задач.

2. Todoist

Платформа: Web, Windows, MacOS, Linux, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: русский, английский, чешский, польский, датский, шведский, финский, норвежский, французский, итальянский, испанский, немецкий, португальский, турецкий, японский, китайский (упрощенный), корейский, арабский.
Цена: от $36/год за команду до 25 человек. Есть бесплатная версия.

Todoist — одна из самых известных программ для планирования и управления задачами. Таск-менеджер помогает расставлять приоритеты, а также легко создавать задачи, подзадачи и разделы.

В программе вы можете оставлять комментарии, следить за прогрессом и расставлять приоритеты, а интеграции с популярными приложениями значительно расширяют функционал таск-менеджера.

Отличительной чертой этого таск-менеджера является игровой способ работы. Использование геймификации мотивирует пользователей оставаться продуктивными, зарабатывая различные награды, очки и переходя на новые уровни. Команда до 5 человек может использовать этот таск-менеджер бесплатно.

Преимущества:

• Простой интерфейс.
• Отслеживание прогресса.
• Возможность делиться файлами.
• Кастомизированные шаблоны.
• Комментарии и уведомления.
• Интеграции с Slack, Dropbox, Google Drive и другими.
• Журнал активности.

Недостатки:

• Отсутствие вида Канбан и диаграммы Ганта.

3. Trello

Платформа: Web, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: русский, чешский, немецкий, английский, финский, французский, венгерский, итальянский, японский, голландский, норвежский, польский, португальский, испанский, шведский, тайский, турецкий, украинский, вьетнамский, китайский (упрощенный).
Цена: от $9.99/месяц за пользователя при ежегодной оплате. Есть бесплатная версия.

Trello создан для работы с канбан-досками онлайн. Таск-менеджер преимущественно подходит несложным проектам небольших и средних команд, а также здорово помогает в личном пользовании. 

Интерфейс приложения простой и интуитивный, регистрация и основные настройки осваиваются буквально за час. Используя этот таск-менеджер, вы можете назначать задачи, задавать сроки и добавлять описания к каждой задаче с помощью специальных карточек. 

При помощи возможности перетаскивания карточки легко перемещаются в нужные столбцы. Пользователи также могут просматривать и контролировать сроки выполнения проектов в календаре Trello.

Кроме того, для создания доски вы можете использовать готовые шаблоны, подходящие разным профессиональным сферам: от организации праздника до управления спринтами в команде программистов.  

Преимущества:

• История действий.
• Контроль дедлайнов.
• Наличие вида канбан и календаря.
• Мобильное приложение.
• Интеграции с различными сервисами.
• Возможность делиться проектом с помощью ссылки.
• Архивирование задач.
• Возможность прикреплять вложения.

Недостатки:

• Не подойдет комплексным проектам.

4. Infinity

Платформа: Web, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: английский, французский, испанский, сербский.
Цена: от $149 — единовременный платеж за максимум 10 пользователей.

Infinity — гибкий трекер задач, который адаптируется как под руководителя крупной компании, координирующего все процессы, так и под фрилансера, работающего с несколькими клиентами.  

Дружелюбный интерфейс таск-менеджера позволяет создавать задачи, коммуницировать с командой и иметь доступ ко всем проектам 24/7. Таск-менеджер стремится стать универсальным для любого пользователя, предлагая максимально широкий функционал.

Для удобства визуализации рабочих процессов инструмент включает несколько видов отображения информации: канбан, диаграмма Ганта, календарь, список, таблица и форма.

Преимущества:

• Онлайн-оповещения.
• Комментарии.
• Кастомизированный интерфейс.
• Мобильное приложение.
• Несколько видов отображения информации.
• Автоматическое резервное копирование.

Недостатки:

• Долгий процесс обучения.
• Подходит только опытным руководителям проектов.

5. Kintone

Платформа: Web, Windows, MacOS, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский, японский, китайский (упрощенный).
Цена: от $15/месяц за пользователя (минимум 5 пользователей). Специальные тарифы для НКО.

Kintone — это платформа управления задачами, которая позволяет менеджерам проектов отслеживать прогресс, расставлять приоритеты и анализировать работу своей команды. 

Таск-менеджер подходит для планов любой сложности. С его помощью легко настроить управление процессами и назначить роли каждому члену команды. Онлайн-уведомления и автоматические напоминания не дадут вам забыть ни об одной важной детали, а фильтры помогут оперативно найти нужную задачу.

К сожалению, нельзя выполнять все задачи одновременно. Во избежание хаоса, таск-менеджер позволяет упорядочивать задачи по важности и срочности. Инструмент поддерживает интеграцию со Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Dropbox, Salesforce, HubSpot и многими другими.

Преимущества:

• Автоматические напоминания.
• Вид таблицы.
• Диаграмма Ганта.
• Доска канбан.
• Автоматическое планирование задач.
• Отчеты.
• Мобильное приложение.

Недостатки:

• Отсутствие возможности кастомизации интерфейса.

6. Process Bliss

Платформа: Web, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $6/месяц за пользователя.

Process Bliss — система управления для команд малого и среднего бизнеса. Таск-менеджер устраняет беспорядок в работе, помогая структурировать и контролировать процессы внутри команды. 

С помощью инструмента, рабочий процесс становится более прозрачным, что позволяет анализировать работу, а также оценивать успехи команды и возможности для улучшения бизнеса. 

Начать работу в таск-менеджере вы можете, используя готовые шаблоны. Кроме того, пользователи могут создавать и сохранять собственные шаблоны.

В приложении легко создать новую задачу, назначить на нее владельца, а также настроить персональные уведомления. Задачи можно автоматически планировать заранее, чтобы не пропустить начало каждой из них.

Преимущества:

• Отчеты.
• Вид таблицы.
• Доска канбан.
• Мобильное приложение. 
• 14-дневная бесплатная пробная версия.
• Автоматическое планирование.

Недостатки:

• Отсутствие диаграммы Ганта.
• Учет времени не встроен.

7. Nifty

Платформа: Web, MacOS, Windows, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $39/месяц для команд до 10 человек при ежегодной оплате.

Nifty — это инструмент для совместного управления задачами, который помогает расставлять приоритеты и автоматизировать рабочие процессы, используя такие виды отображения информации, как список, доска канбан и блок-схема. 

С интуитивным интерфейсом этого таск-менеджера вы за несколько минут научитесь добавлять задачи, назначать исполнителей и следить за прогрессом. Task manager позволяет создавать собственные списки задач или импортировать существующие задачи, чтобы продолжить с того места, где вы остановились.

Благодаря автоматизации рабочих процессов, вы можете хранить всю информацию и файлы в одном месте, а также перестать переключать вкладки браузера.

Преимущества:

• Контроль за прогрессом. 
• Обмен файлами.
• Учет времени.
• Мобильное приложение.
• Управление ресурсами.
• Интеграции с другими приложениями.
• Разные виды отображения.

Недостатки:

• Облачная версия иногда «тормозит».

8. SAM9000

Платформа: Web, Windows, MacOS, Linux, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $19 в месяц за неограниченное число пользователей при годовой оплате.

SAM9000 — простое приложение для управления задачами в виде досок канбан. По словам производителей, этот таск-менеджер онлайн лучше всего подойдет фрилансерам или небольшим командам. Отличительным аспектом инструмента является улучшенный обмен файлами с возможностью загрузки особо крупных файлов.

Каждая подписка включает 100 Гб облачного хранилища. Для загрузки файлов пользователи могут использовать простую ссылку, в отдельном аккаунте файлообменника просто нет необходимости.  

Таск-менеджер помогает пользователям контролировать рабочее время, создавать заметки и расставлять приоритеты. При изменении приоритетов задачи переносятся в нужные столбцы у каждого из участников проекта. 

Преимущества:

• Управление задачами.
• Доски канбан.
• Простой обмен файлами.
• Интеграция с электронной почтой.
• Безопасное облачное хранилище.

Недостатки:

• Не подойдет для ведения комплексных проектов.

9. FunctionFox

Платформа: Web, Windows, MacOS, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $35 в месяц за первого пользователя, $5 в месяц за каждого последующего пользователя.

FunctionFox — облачное ПО для управления задачами, которое чаще всего используется компаниями, занимающимися рекламой, связями с общественностью, маркетингом и графическим дизайном. 

Таск-менеджер помогает отслеживать прогресс, регистрировать время и обеспечивает эффективную работу вашей команды. Кроме того, пользователи могут составлять отчеты о клиентах, сотрудниках, расходах и других показателях. 

Автоматические уведомления по электронной почте напомнят вам о важных задачах, а встроенный таймер зафиксирует время, потраченное на работу каждым участником команды. 

Преимущества:

• Учет времени.
• Контроль расходов.
• Создание отчетов.
• Настраиваемый календарем.
• Диаграмма Ганта.
• Кастомизированные шаблоны.
• Управление ресурсами.

Недостатки:

• Высокая цена по сравнению с другими инструментами.

10. Flow

Платформа: Web, Windows, MacOS, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $6 в месяц за пользователя при годовой оплате. Первый месяц бесплатно.

Благодаря фирменной панели инструментов Flow дает пользователям возможность увидеть общую картину задач, сроков и выполненной работы членов команды.

С помощью таск-менеджера вы можете легко просматривать информацию о проекте в виде структурированного списка, имея навигацию как сбоку, так и сверху от панели управления. Руководители проектов могут создавать и назначать задачи по электронной почте, добавлять настраиваемые теги и метки, а также разделять задачи на категории по цветам.

Интересно, что этот таск-менеджер не пытается решить все проблемы в управлении задачами; вместо этого инструмент сосредотачивается на двух конкретных целях: упрощение рабочего процесса и приоритезация задач. 

Преимущества:

• Управление сроками.
• Канбан-доска.
• Календарь.
• Таймлайн.
• Шаблоны проектов.
• Пользовательские темы.
• Онлайн-уведомления и комментарии.
• Универсальный поиск и фильтр задач.

Недостатки:

• Неинтуитивный интерфейс.

Бесплатный таск-менеджер

Если вы только начинаете знакомство с инструментами для управления задачами, мы приготовили для вас список из десяти бесплатных онлайн таск-менеджеров для команды и не только:

1. Yanado
2. MeisterTask
3. Swit
4. Teamwork
5. Ayoa
6. Easynote
7. Airtable
8. nTask
9. Hitask
10. Quire

Заключение

Таск-менеджер — сервис необходимый для команд, работающих удаленно и для тех, кто хочет держать под контролем рабочий процесс и своевременное выполнение задач.

Таск-менеджер позволяет хранить информацию о проекте в одном месте, руководить проектами, обмениваться информацией и общаться с командой удаленно. 

А  какой персональный или корпоративный таск-менеджер используете вы? Делитесь ответами в комментариях под статьей. 

5 1 голос

Рейтинг статьи

8 лучших таск-менеджеров в 2021 году | WEEEK | Блог

В одном из последних выпусков нашего подкаста мы говорили о том, как много существует приложений для управления задачами, и как сложно выбрать какое-то одно и эффективно с ним работать. Я об этом знаю не понаслышке — мне очень трудно долго пользоваться каким-то одним таск-менеджером по совершенно разным причинам, поэтому я их регулярно меняю. И вот за 8 лет работы в digital я попробовал если не все, то очень и очень многие.

Давай сразу расставим точки над «ё». Здесь речь пойдёт не о системах управления проектами, а именно что о таск-менеджерах — простых приложениях, которые помогают не заблудиться в задачах, не забыть о важном и… в общем-то всё. Командная работа, тайм-трекинг и другие полезные фичи в случае с таск-менеджерами не играют особой роли, поэтому при разборе следующих сервисов предлагаю их игнорировать.

Итак, вот лучшие таск-менеджеры, которыми я советую пользоваться в грядущем 2021 году.

WEEEK (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Забавно, что именно в поисках идеального таск-менеджера я оказался в WEEEK. Мне так понравился сервис, так порадовало, как он сможет улучшить мою (и не только) жизнь в перспективе, что я без раздумий решил влиться в команду.

В основе WEEEK принцип недельного планирования — расписываешь планы на неделю и последовательно двигаешься от задачи к задаче. Можно создавать рабочие области (воркспейсы), в них — проекты. У задач можно делать подзадачи до 6 уровней вложенности — это будут полноценные задачи, а не простые чек-листы (хотя, и так их можно тоже использовать). В WEEEK есть мощная и гибкая система уведомлений — ты можешь самостоятельно указать, где какие уведомления ты хочешь получать. Я, например, включил себе уведомления о дедлайнах в Телеграм, и почти ничего не забываю.

Есть мобильные приложения для iOS и Android, которые постоянно обновляются, обрастая новыми возможностями, которых, сейчас, увы, не хватает.

Все фичи входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов (до 7 штук).

Плюсы:

• понятный интерфейс,

• нет ограничений по возможностям,

• удобные мобильные приложения,

• крутая система уведомлений.

Минусы:

• в веб-версии пока нельзя смотреть задачи в виде списка (только доски или календарь),

• в мобильных приложениях пока есть не все возможности.

Стоимость: бесплатно. Если нужно больше 7 проектов, стоимость составить 190₽ в месяц при оплате за год.

Todoist (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Todoist — очень популярный таск-менеджер, простой и функциональный. Он работает на всех десктопных и мобильных платформах (и вообще, его разве что на умных холодильниках и чайниках нет).

Задачи можно быстро добавлять благодаря распознаванию текста — например, пишешь «заплатить за электричество в среду» и Todoist ставит соответствующую задачу на ближайшую среду. Новые задачи можно собирать во входящих, а затем раскидывать по проектам (и у задач, и у проектов есть бесконечная вложенность). С платным аккаунтом можно создавать фильтры и теги, а также получать напоминания о задачах (да, дико, но бесплатная версия Todoist тебя даже о приближающемся дедлайне не предупредит).

Я делал к Todoist несколько заходов, даже однажды по скидке купил премиум-аккаунт на год, но… у нас с ним так ничего и не вышло. Когда инструмент открывает перед тобой почти безграничные возможности, велик соблазн ничего не сделать.

Плюсы:

• распознавание сроков в тексте задачи;

• бесконечная (ограничения я так и не смог достичь) вложенность задач и проектов;

• простой и понятный интерфейс;

• работает везде.

Минусы:

• уведомления доступны только в платной версии,

• из-за слишком широких возможностей можно растеряться.

Стоимость: бесплатно. Если нужны уведомления и другие важные фичи, придётся платить 229₽ в месяц при оплате за год.

Things (macOS, iOS)

Things — мой любимчик. Возможно, дело в том, что я заплатил и за версию для айпада, и за версию для айфона (да, они продаются отдельно), и теперь мне совесть не позволяет его забросить, но факт: я им пользуюсь дольше всего. С перерывами, но пользуюсь.

Это чистое воплощение GTD: планируешь себе задачи в разных проектах; указываешь дедлайны и даты, с которых должна начаться работа над задачей; а потом каждый день разгребаешь задачи в разделе «Сегодня». Разгрёб — молодец, отдохни или иди ещё что-нибудь полезное сделай.

Собственно, кроме вот этой базовой идеи в Things нет никаких наворотов, и это круто. Там можно вешать теги на задачи, добавлять задачам описания и чек-листы и… на этом всё. Ничего лишнего.

Плюсы:

• простой и приятный интерфейс,

• ничего лишнего,

• удобная система с разделом «Сегодня».

Минусы:

• стоит дорого,

• продаётся на каждую платформу отдельно,

• есть только на устройствах Apple.

Стоимость: платно. Версия для айфона — 899₽, версия для айпада — 1790₽, версия для мака — 4690₽.

Trello (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Инструмент крайне популярен, благодаря понятной идее с канбан-досками, которая лежит в основе всего. Вроде бы у карточек-задач есть свои дедлайны, а вроде бы их можно и между колонками перемещать, таким образом отслеживая прогресс работы.

Примечательно, что в мобильных приложениях Trello от своей core-концепции не отходит – никакого списка задач там ты не увидишь, и задачи придётся перетаскивать между столбцами. На маленьком экране, прямо скажем, это не очень удобно.

Я пробовал следить с помощью Trello за своими личными задачами, но у меня особо ничего не вышло. Но, возможно, я — исключение. Могу сходу назвать с десяток людей, которые пользуются Trello, как таск-менеджером, и им всё нравится.

Плюсы:

• на досках удобно следить за прогрессом,

• работает на всех популярных платформах.

Минусы:

• на телефоне не очень удобно перемещать карточки между колонками,

• задачи с разных проектов не видно на одном экране.

Стоимость: бесплатно с ограничением на количество дополнений. Чтобы снять ограничения, придётся платить 9,99$ в месяц при оплате за год.

Microsoft To Do (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Однажды Microsoft купил Wunderlist и убил его. А потом сделал на костях свой «Wunderlist» c блэкджеком и… ну, в общем, ты понял. Приложения действительно максимально друг на друга похожи — и интерфейсом, и возможностями.

В Microsoft To Do есть проекты, которые можно объединять в группы; есть задачи и подзадачи (не полноценные, а, скорее, как пункты чек-листа). Задачи можно делать повторяющимися, а также прикреплять к задачам файлы и напоминания. В каком-то смысле To Do похож на Things, с той лишь разницей, что здесь нельзя указывать дату начала работы над задачей, после чего она постоянно напоминает о себе в разделе «Сегодня».

Я пробовал пользоваться ещё Wunderlist, но мне не понравилась система напоминаний. В To Do она такая же — я пробовал, и тоже забросил.

Плюсы:

• простой интерфейс,

• полностью бесплатный.

Минусы:

• плохая система уведомлений.

Стоимость: бесплатно.

В Gmail и Google Календаре уже давно есть свой встроенный список задач, но с телефона их посмотреть долго было нельзя. А потом Google назвал всё это Google Задачи и выпустил приложения на iOS и Android.

Приложение очень-очень минималистичное. Добавлять задачи можно как из почты или календаря, так и прямо в приложении. Организовать дела можно с помощью дедлайнов, списков, подзадач — стандартный набор.

Это далеко не лучший таск-менеджер, но определённо очень удобный вариант, если ты сильно увяз в экосистеме Google.

Плюсы:

Минусы:

Стоимость: бесплатно.

Habitica (Веб, iOS, Android)

Habitica, которая раньше называлась HabitRPG, использует принципы геймдизайна, чтобы мотивировать тебя делать задачи вовремя. Работает просто: ты создаёшь персонажа, который получает опыт за выполнение задач (твоих реальных задач) и урон за их невыполнение или откладывание.

Я люблю видеоигры. Я люблю таск-менеджеры. Казалось бы, Habitica — приложение моей мечты, да? Нет. Во-первых, я считаю, что смешивать игры и работу — это не очень умно. Во-вторых, как таск-менеджер она работает не бог весть как. Хотя, если у тебя есть проблемы с мотивацией, вариант очень неплохой.

Плюсы:

• мотивирует делать задачи вовремя,

• утоляет «геймерскую жажду» на работе,

• шляпы, мечи, магия… ну, прикольно же!

Минусы:

• игровая часть может отвлекать от работы,

• как задачник приложение работает не очень хорошо.

Стоимость: бесплатно для одиночного использования.

Ну, таск-менеджер от Microsoft был, таск-менеджер от Google был, пришло время Apple. В последних обновлениях своих операционных систем Apple кардинально преобразила нативное приложение «Напоминания». Если раньше это был простенький список напоминаний, которые можно было разве что по папкам раскладывать, то теперь это крутой мощный таск-менеджер.

Напоминания о задачах могут срабатывать от времени, местоположения или, например, отправки сообщения кому-то. Задачам можно добавлять описания, приоритеты и изображения.

Я использую «Напоминания» для домашних семейных задач — когда надо что-то купить, куда-то съездить, что-то отремонтировать и так далее. Если тебе нужно что-то простое, и ты весь из себя фанат Apple, «Напоминания» — круто.

Плюсы:

• простой интерфейс,

• часть экосистемы Apple,

• напоминания срабатывают не только от времени, но и от местоположения и сообщений.

Минусы:

• не очень понятный интерфейс,

• нужен хотя бы айфон.

Стоимость: бесплатно.

В подборке я сфокусировался именно на таск-менеджерах (не всех, а самых примечательных, на мой взгляд), но, имей в виду, что с задачей следить за списком дел могут справиться и другие предложения: системы для управления проектами, заметочники, тайм-трекеры и даже простые таблицы. Ищи, пробуй, а я попытаюсь тебе в этом помочь в этой и следующих статьях.

Как выбрать таск менеджер в 2020 году?

Стартапам или большому бизнесу нужны таск-менеджеры. В интервью с нашими клиентами мы понимаем, с какими запросами они искали менеджер задач на насыщенном рынке. Решили структурировать эти критерии и разобрать наиболее популярные таск-менеджеры. Прочитав статью, вы поймете, какой сервис подойдет под задачи вашей организации и на что обратить внимание, если хотите выбрать программу для планирования задач не из нашего списка.

Зачем компании нужен таск-менеджер?

Пока команда небольшая, задачи можно ставить и вести во время переписки в мессенджере. Когда проектов становится много, нужно общее рабочее пространство, в котором будут вести задачи, общаться и анализировать работу. К примеру, такой путь прошло маркетинговое агентство Idea Digital. Первое время они ставили задачи в Telegram, но с ростом компании понадобилась отдельная система для управления проектами. Сейчас команда Idea Digital использует Worksection для постановки задач, общения с клиентом и командой, обмена документами и отправки отчетов.
В сфере строительства таск-менеджер особенно важен для управления большими проектами. Так, бюро Mono Architects до внедрения менеджера задач отслеживали этапы проекта через три канала: мессенджер, почту и телефон. Из-за структуры проекта пришлось внедрить таск-менеджер в компанию: каждый проект архитектурного бюро делится на 4 этапа с задачами и подзадачами. У каждой из них — свои ответственные, приоритеты и сроки выполнения. Такой онлайн планировщик задач объединяет каналы связи и помогает выстроить структуру работы над большим количеством задач в проекте.

Если у вас уже выстроена архитектура проекта, таск-менеджер ускорит работу с новыми задачами. Например, в Vintage Web Production разработали шаблоны основных процессов, которые копируются в реальные проекты. Типовым задачам дают названия по шаблону, чтобы продакт- и сейл-менеджеры могли быстро разобраться в новом проекте. Это было невозможно в начале работы Vintage, когда для ведения и оценки задач использовали Excel, почту, планерки и канбан-доски.

Проанализировав наши бизнес-кейсы, мы выделили 6 причин, как компании используют таск-менеджер:

1. Систематизируют процессы: разбивают проект на задачи и подзадачи, отмечают прохождение задачи по этапам, выстраивают workflow.
2. Планируют работу: в календаре, канбан-досках и диаграмме Ганта.
3. Отслеживают результаты: создают и анализируют отчеты, учитывают рабочее время, определяют, сколько ресурсов потрачено на проект.
4. Хранят файлы и собирают информацию.
5. Связывают проектного менеджера и команду с клиентом.
6. Объединяют каналы связи, чтобы всё общение и решения по работе записывались в одну систему.

Как выбрать таск-менеджер: 7 критериев оценки

Во всех таск-менеджерах можно ставить задачи и отмечать выполненные. Дальше начинаются различия: у одного сервиса есть канбан-доски, у другого — интеграция с IP-телефонией. В одном сервисе может быть необходимый минимум функций, а на адаптацию ко второму уйдет не один месяц. Поэтому мы выделили 7 критериев оценки таск-менеджера, по которым проверили наиболее популярные программы. Ни один из таск-менеджеров в статье не понравился? Список субъективный и мы это понимаем. Дополните критерии оценки с учетом специфики вашей компании и протестируйте собственный список таск-менеджеров.

1. Удобство использования. Влияет на то, как быстро команда адаптируется к программе и захочет ли ей пользоваться. Если вам нужно смотреть в FAQ, чтобы понять, как поставить задачу или изменить сроки задачи — с таск-менеджером что-то не так.
2. Постановка задачи. Влияет на то, какую информацию можете добавить в задачу. Канбан, список, по людям.
3. Учет времени. С учетом времени вы будете видеть, насколько загружены сотрудники, и сколько времени в среднем занимают задачи. Компании с почасовой системой оплаты с помощью учета времени оценивают стоимость проекта и зарплату сотрудников.
4. Интеграции. Таск-менеджер не заменит мессенджер или личный календарь. Но с интеграциями вы сможете связать нужное приложение с таск-менеджером. Так, сроки завершения задач попадут в Google Календарь, а созданную задачу можно будет сразу обсудить в Slack.
5. Отчеты. Если таск-менеджер поддерживает функцию отчетов, вы сможете подсчитать ROI или маржу, спрогнозировать загрузку команды и оценить эффективность работы.
6. Техподдержка. Как и критерий удобства использования, влияет на скорость адаптации команды и желание работать с сервисом. Техподдержка также нужна, если вы хотите интегрировать стороннее приложение или разработать тарифный план для компании.
7. Мобильная версия. Чтобы не привязывать сотрудника к ПК, должна быть возможность ставить и менять задачи, общаться и добавлять файлы в смартфоне. По словам СЕО TEBIN, Александра Никитина, ключевым критерием для выбора таск-менеджера было наличие мобильного приложения.

ТОП-6 таск-менеджеров

Jira — мощный сервис для IT-команд

Jira — сервис, в котором проекты состоят из задач-тикетов. Jira заточен под регистрацию и выполнение запросов на обслуживание, поэтому его часто используют IT-команды. Так, в Vintage Web Production программисты и верстальщики изначально использовали Jira. В 2015 году вышел Jira Core с упором на управление проектами, с более простым интерфейсом. Стоимость пользования Jira считается по количеству пользователей в системе: $10-$14 в месяц за одного пользователя.

Преимущество и одновременно недостаток Jira — высокий уровень кастомизации. На основе API и плагинов можно настроить Jira, чтобы отправлять напоминания в корпоративный чат, скрывать неактуальные комментарии к задаче и многое другое. Но для этого понадобится помощь специалиста — из-за этого Виталию Цимбалюку в One2 пришлось отказаться от Jira в работе по Scrum.

Flow — командный таск-менеджер для пользователей Slack

Если работали с Asana, Trello или Basecamp, то быстро разберетесь в Flow. Удобная фишка сервиса — возможность ставить задачи в Slack, используя команду /flow, или через email. Также выделяется возможность экспортировать проект или отдельную задачу в PDF, CSV или HTML.

Как и в Jira, таск-менеджер Flow использует Rest API — а это значит, что при большом желании вы сможете настроить Flow под запросы компании. И возможно вам придется это сделать, потому что «из коробки» Flow интегрируется только с Dropbox, Google Drive, Slack и тайм-трекером Harvest.

От конкурентов Flow отличается малым тестовым периодом — всего 15 бесплатных дней. Премиум-тариф выходит даже дороже, чем в Jira: $15 в месяц за одного пользователя против $14 в Jira. Зато годовая подписка на 20% дешевле: $12 в месяц за пользователя.

Basecamp — чек-листы и замена диаграмме Ганта

Basecamp (Basecamp 3) — таск-менеджер на основе чек-листов. Это продукт бывшей студии 37signals, руководители которой — Джейсон Фрайд и Дэвид Хенссон — написали две книги о запуске и оптимизации бизнеса. У Basecamp есть приложение на ПК, Android и iOs, хотя работать можно и в браузере. Вместо диаграммы Ганта в Basecamp используется собственная разработка — Hill Charts, которая делит прогресс задачи на две части: вверх по склону (поиск решения задачи) и вниз по склону (выполнение задачи).

Минусом Basecamp является стоимость: месяц работы обойдется $99. Чтобы снизить цену, используйте бесплатный тестовый месяц, и потом оплатите подписку на год, чтобы получить 2 месяца в подарок. Также в Basecamp нет канбан-досок и круглосуточной поддержки.

Trello — управление задачами с Канбан

Trello — приложение для управления проектами на основе канбан-досок. Интересно, что владельцами Trello с 2017 года стала компания Atlassian — разработчики Jira. Проекты представлены в виде досок, в которых добавляют столбцы с этапами прохождения задачи. Trello используют отдельные фрилансеры и небольшие команды.

Недавно в Trello добавили систему автоматизации Butler. В ней вы создаете команды и правила, по которым они запускаются. Покопавшись, можно настроить Butler так, чтобы система автоматически выбирала исполнителя задачи, ставила сроки или переносила задачу на следующий этап.

Начали знакомство с миром таск-трекеров вместе с Trellо. Это удобный таск-трекер для рекламной компании небольшого размера.
Юлия Белицкая, маркетинг-директор Idea Digital Agency

Интеграции представлены в виде улучшений, которые подключаются отдельно. К улучшениям также относятся отдельные инструменты типа фильтра просроченных задач или WIP-лимиты. В бесплатной версии можно подключить только одно улучшение. Также в бесплатной версии нельзя прикрепить файл больше 25 Мб. Подписка Business Class обойдется в $10 за пользователя в месяц.

Asana — таск-менеджер с встроенным обучением

Asana — простой таск-менеджер с мобильным приложением. Задачи можно ставить в канбан-досках и управлять сроками через диаграмму Ганта. В списке интеграций есть сервисы Google и Adobe, программы для работы с файлами, отчетами и для ведения учета времени. Для быстрой адаптации команды работает проект Asana Academy, где можно разобраться в отдельных функциях таск-менеджера на онлайн-курсах с тестами и заданиями.На бесплатном тарифе Asana по функциям идентичен Trello. При оплате за месяц Asana обойдется в $11 за сотрудника.

К сожалению, в Asana нет встроенного тайм-трекера, поэтому учитывать затраченное время придется через сторонний сервис. Также в таск-менеджере не поддерживается украинский и русский языки.

Worksection — Agile-система управления проектами

Worksection — менеджер задач для Agile-команд. Бизнес-процесс можно отобразить в виде канбан-доски, по которой задача переходит все этапы процесса. Чтобы не запутаться в большом количестве задач, у каждой из которых — свой срок запуска и окончания, можно использовать диаграмму Ганта. Диаграмма синхронизируется с личным календарем.

Перед началом рабочего дня сотруднику по email приходит дайджест новостей — с изменениями в задачах, комментариями и напоминаниями.

Worksection показался наиболее интуитивно понятным сервисом для таск-менеджмента. Не пришлось даже смотреть видео-инструкции. Сейчас в Worksection активно проходит коммуникация всей команды.
Дарья Морская, New Business Manager в Sasquatch Digital

В Worksection не так много возможностей по кастомизации, как в Jira. Но есть интересные опции: например, можно настроить скрипт, по которому заявки на сайте компании автоматически превратятся в задачи проекта. Отчеты тоже создаются автоматически — достаточно выбрать один из фильтров.

Если захотите перейти с другого таск-менеджера на Worksection, задачи, комментарии и файлы можно перенести автоматически. Это такие сервисы как Basecamp, Asana, Jira, MS Project, Мегаплан.

Напишите в комментариях, какой таск-менеджер вы используете и в какой компании. А если используете приложение не из нашего списка, расскажите, чем вам понравился этот таск-менеджер.

10 современных планировщиков задач — ITC.ua

Среди множества планировщиков задач мы выбрали 10 современных вариантов. Эти приложения помогут организовать личную жизнь и работу, повысят количество выполненных дел, не дадут забыть о важных вещах и освободят голову от постоянного «шума». Если в нашем топе нет программы, которой пользуетесь вы, то пишите ее название в комментариях и расскажите, чем она нравится.

TickTick

Планировщик TickTick поможет разобраться с делами и установить напоминания, добавляя к задачам подпункты, теги, файлы и документы. Дела группируются в тематические папки и стеки. 

В TickTick есть поддержка голоса, поэтому задачи можно ставить не только письменно. А для улучшения концентрации при работе создатели добавили классический и удобный таймер в стиле pomodoro. TickTick есть в виде приложений для Android и iOS и как расширение браузеров Google Chrome и Firefox. 

Any.do

Any. do — пожалуй, самый минималистичный менеджер задач в нашем списке. При этом у приложения много возможностей, включая добавление тегов к делам, напоминания привязанные к месту или времени, вложения и структурированные подзадачи. 

С Any.do удобно ходить за покупками, записывая нужные продукты или товары во встроенном заметочнике, а для детальной планировки дел тут есть календарь. Составленными задачами, списками покупок и поездками удобно делиться с членами семьи, коллегами и друзьями. Any. do поддерживает управление голосом (Alexa и Siri) и доступен на Android и iOS.

Trello

Trello — одно из самых популярных приложение с канбан-досками. Это удобные карточки с делами, которые рассортировываются по тематическим столбикам. Каждому заданию присваивается название, прикрепляются документы, файлы, добавляются участники и сроки выполнения, расписываются подробности дела и так далее. 

Чаще всего Trello используется не только в личных целях, но и для работы. Приложение помогает маленьким или большим компаниям, корпорациям и СМИ. Своя рабочая доска в Trello есть и у автора этого материала. 

В Trello организована детальная визуальная настройка: можно установить задний фон, прикрепить к карточке картинку, загрузить видео или покрасить в другой цвет. Trello есть в виде веб-версии с расширениями для Chrome и Firefox, отдельной программой для Windows и MacOS или в виде приложения на Android и iOS. 

Notion

Не совсем планировщик задач, но возможности Notion позволяют превратить его как в простой инструмент для ведения списка дел, так и в целый органайзер на манер Trello. В приложении пользователь получает чистую страницу, на которую можно добавлять разнообразные блоки информации. Соответственно можно создать планировщик задач под свои потребности или под текущий проект. А для того, чтобы облегчить пользователю эту задачу в Notion есть готовые шаблоны, которые можно редактировать.

Google Keep

Планировщик задач Google Keep получил меньше всего функций среди всех приложений из списка. Но это не мешает сервису быть удобным, полезным и простым в работе. 

Google Keep часто используют для заметок, списков покупок, книг к прочтению и кратковременных дел. Задачи тут представлены в виде карточек, куда крепятся списки, файлы, рисунки, фото, документы и прочее. Карточкам можно изменить цвет и прикрепить вверху экрана, если этой заметкой (или заметками) пользуются чаще других. 

У Google Keep есть мощная интеграция с другими сервисами Google, поэтому из любого письма или документа в Google Docs или Gmail быстро создается заметка в Google Keep, а задачи удобно просматриваются через «Google Календарь». Google Keep представлен приложениями на Android и iOS и расширением для Chrome. 

Microsoft To-Do

У компании Microsoft тоже есть свой планировщик задач. Microsoft To-Do не выделяется обилием возможностей, зато прост в использовании. Есть базовые списки дел, задачи и напоминания, а также смарт-рекомендации по спискам и датам выполнения. Все это отправляется нужным людям и синхронизируется с другими программами компании — Outlook и Office 365.

Microsoft To-Do представлен в виде программы для Windows и приложений на Android и iOS.

Todoist

Приложение Todoist уже давно стало «Выбором редакции» в магазине Google Play и часто попадает в топы самых-самых планировщиков. Функционал программы действительно огромен, но часть фишек открываются только при покупке платной версии. 

Но даже без этого, Todoist позволяет создавать подробные списки дел и напоминания, сортировать их по категориям, дням недели, месяцам и тегам, настраивать фильтры, ставить цвета и отправлять задачи другим пользователям приложения. 

Помимо этого Todoist умеет подбадривать, показывая статистику выполненных дел, раздавая призы и достижения. 

В Todoist есть привязка к файлам из Google Диска» и Dropbox, а также совместная работа с кучей других сервисов. Не забыли о поддержке управления голосом. Todoist работает, как веб-сервис, приложение для Windows, Android и iOS, а также расширениями для браузеров Google Chrome и Mozilla Firefox.

Remember The Milk

Симпатичное приложение Remember The Milk поможет справится с базовыми делами: поставить напоминание, указать подробности задачи, ее время и место. Помимо этого, в программе можно создавать списки и отправлять уведомления в социальные сети, мессенджеры или на почту — так вы точно не пропустите встречу, событие или дело. 

Для длительных задач позволено ставить промежуточные дела, а проигнорировать просроченные не даст система смарт-списков. Remember The Milk умеет создавать тематические списки дел, включая давно отложенные, невыполненные, часто переносимые и прочее. Есть загрузка файлов из Dropbox или «Google Диска».

Remember The Milk представлен виде расширения для Google Chrome или как приложение на Android и iOS. 

Omnifocus

Omnifocus — еще один минималистичный, но разноплановый и проработанный планировщик задач в нашем топе. В приложении есть обилие параметров для каждого дела, включая дату начала и конца задачи, добавление пользователей и места, размера и сложности. 

В Omnifocus добавили возможность просматривать текущие задачи и сроки их выполнения, количество завершенных проектов и степень их отработки. Программа также умеет рекомендовать дела в зависимости от места нахождения пользователя. Если тот на работе, то сама предложить ему задачи из нужного списка, а если дома, то напомнит о покупке продуктов, ремонте крана и прочем. Omnifocus доступен только для пользователей iOS или macOS. 

WeDo

Сервис WeDo совмещает в себе функции планировщика задач и приложения для выработки полезных привычек. Кроме базовой работы со списками дел, задачами и напоминаниями, тут есть встроенная система изучения состояния пользователя. 

WeDo периодически интересуется о настроении, здоровье и физических параметрах пользователя. Приложение выясняет количество потраченного времени на те или иные дела, а потом выдает детальную статистику с рекомендациями. Например, советует чаще выполнять определенный вид дел, потому что после этого у пользователя были самые положительные эмоции. Таким же способом можно выяснить от каких дел настроение улучшалось по минимуму.

Управление приложением «Задачи» для вашей организации в Microsoft Teams — Microsoft Teams

• 
  29.07.2021
• Чтение занимает 7 мин

• Применяется к:

  Microsoft Teams

В этой статье

Обзор «Задач»

Приложение «Задачи» обеспечивает согласованное управление задачами в Microsoft Teams, объединяя отдельные задачи на основе Microsoft To-Do и командные задачи на основе Планировщика в одном месте. Пользователи могут получить доступ к приложению «Задачи» в левой части Teams, а к вкладке «Задачи» на канале — в отдельных командах. Мои задачи и Общие планы в «Задачах» позволяют пользователям просматривать и управлять всеми индивидуальными и командными задачами, а также определять приоритеты их работы. «Задачи» доступны в классической версии Teams, в Интернете и на мобильных устройствах.

Примечание

По мере развертывания возможностей «Задач» в настольных клиентах Teams имя приложения изначально будет отображаться для пользователей как Планировщик. После этого имя будет временно изменено на Задачи от Планировщика и To-Do, и позже оно будет переименовано в Задачи. В мобильных клиентах Teams пользователи всегда будут видеть имя приложения как Задачи. Возможна небольшая задержка в доступности мобильной версии после того, как станет доступной версия для настольных компьютеров.

Для организаций, которые хотят упростить управление задачами для рядовых работников, «Задачи» также включает возможности, которые позволяют определять в качестве цели, публиковать и отслеживать задачи рядового работника. Например, региональный или корпоративный руководитель может создавать и публиковать списки задач, предназначенные для соответствующих расположений, например, для определенных розничных магазинов, и отслеживать прогресс с помощью отчетов в режиме реального времени. Руководители могут назначать задачи сотрудникам и руководить действиями в пределах своего расположения. Рядовые работники, в свою очередь, имеют список приоритетов назначенных им задач на мобильном устройстве или компьютере. Чтобы включить публикацию задач, сначала необходимо настроить иерархию целей для организации, которая определяет, как все команды в иерархии связаны друг с другом.

Что нужно знать о «Задачах»

«Задачи» доступны в виде приложения, а также в виде вкладки на канале. Имейте в виду, что приложение включает как отдельные задачи из To-Do, так и командные задачи из Планировщика, тогда как на вкладке отображаются только командные задачи.

С приложением «Задачи» пользователи получают возможность работать на компьютере, в Интернете и на мобильных устройствах. Если «Задачи» установлены в настольном клиенте Teams, пользователи также увидят его в веб-клиентах и мобильных клиентах Teams. Исключением являются гостевые пользователи. Важно знать, что гости могут получить доступ к приложению «Задачи» только из мобильного клиента Teams. Гости будут видеть вкладки задач как на рабочем столе Teams, так и в веб-клиентах.

Мои задачи отображают отдельные задачи пользователя. Общие планы показывают задачи, над которыми работает вся команда, а также любой список задач, добавленный в виде вкладки «Задачи» на канал. Обратите внимание на следующее:

• Списки задач, которые пользователь создает в приложении «Задачи», также появятся в клиентах To-Do этого пользователя. Точно так же списки задач, которые пользователь создает в To Do, будут отображаться в разделе Мои задачи в «Задачах» для этого пользователя. То же применяется и для индивидуальных задач.

• Все вкладки «Задач», добавленные в канал, также отображаются в клиентах Планировщика. Когда пользователь создает план в Планировщике, план не будет отображаться в приложениях «Задачи» или «Планировщик», если он не добавлен в виде вкладки в канал. При добавлении новой вкладки в «Задачах» пользователь может создать новый список или план или выбрать один из существующих.

Настройка «Задач»

Важно!

Настроенные для Планировщика параметры и политики будут применимы и к «Задачам».

Включение и отключение «Задач» в организации

По умолчанию приложение «Задачи» включено для всех пользователей Teams в организации. Вы можете отключить или включить приложение на уровне организации на странице Управление приложениями в Центре администрирования Microsoft Teams.

1. В левой части панели администрирования Microsoft Teams перейдите к разделу Приложения Teams > Политика разрешений.

2. В списке приложений выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы отключить «Задачи» для организации, найдите приложение «Задачи», выделите его и нажмите Блокировать.
   • Чтобы включить «Задачи» для организации, найдите приложение «Задачи», выделите его и нажмите Разрешить.

Примечание

Если не удается найти приложение «Задачи», выполните поиск по имени в первой заметке этой статьи. Возможно, приложение все еще находится в процессе переименования.

Включение и отключение «Задач» для определенных пользователей в организации

Чтобы разрешить или запретить определенным пользователям в организации использовать «Задачи», убедитесь в том, что приложение «Задачи» включено в вашей организации на странице Управление приложениями, а затем создайте настраиваемую политику разрешений приложения и назначьте ее пользователям. Дополнительные сведения см. в статье Управление политиками и параметрами пользовательских приложений в Teams.

Использование политики настройки приложений для закрепления «Задач» в Teams

Политики настройки приложений позволяют настроить Teams, чтобы выделить приложения, которые наиболее важны для пользователей в организации. Приложения, которые настраиваются в политике, закреплены на панели приложения—панели сбоку настольного клиента Teams и в нижней части мобильных клиентов Teams—, где пользователи могут быстро и легко получить к ним доступ.

Чтобы закрепить приложение «Задачи» для пользователей, можно изменить глобальную политику (по умолчанию в пределах организации) или создать и назначить настраиваемую политику настройки приложений. Дополнительные сведения см. в статье Управление политиками и параметрами пользовательских приложений в Teams.

«Мои задачи» пользователя отображаются только при наличии у него лицензии на Exchange Online

Если вы не хотите, чтобы пользователь видел раздел Мои задачи, вы можете скрыть его. Чтобы сделать это, удалите лицензию пользователя на Exchange Online. Важно знать, что после удаления лицензии на Exchange Online пользователь больше не будет иметь доступ к своему почтовому ящику. Данные почтового ящика хранятся в течение 30 дней, после чего данные будут удалены и не смогут быть восстановлены, если для почтового ящика не будет установлено удержание на месте или удержание для судебного разбирательства.

Мы не рекомендуем использовать эту возможность для информационных работников, но в некоторых случаях может потребоваться использовать эту возможность, например для рядовых работников, которые не зависят от электронной почты.

Публикация задач

С помощью публикации задач в организации можно публиковать списки задач, предназначенные для определенных расположений (команд) в организации, для определения и предоставления общего доступа к рабочему плану, который должен быть выполнен в этом расположении.

• Пользователи в команде публикации, такие как корпоративные или региональные руководители, могут создавать списки задач и публиковать их для определенных групп.
• Руководители групп получателей могут просматривать опубликованные списки задач и назначать отдельные задачи участникам группы.
• Рядовые сотрудники могут просматривать назначенные им задачи с помощью простого мобильного интерфейса. Они могут прикреплять фотографии, чтобы показать свою работу, когда это необходимо, и отмечать свои задачи как выполненные.
• Издатели и руководители могут просматривать отчеты о состоянии назначения и завершения задач на каждом уровне, в том числе по расположению (группе), списку задач и отдельной задаче.

В приложении «Задачи» можно создавать списки задач, управлять ими и публиковать их в опубликованных списках. Эта вкладка отображается пользователю только в том случае, если в организации настроена иерархия целей для команды, и пользователь входит в состав группы, включенной в эту иерархию. Иерархия определяет, может ли пользователь публиковать или получать списки задач и просматривать отчеты для полученных списков.

Пример сценария

Ниже приведен пример публикации задачи.

Contoso выполняет развертывание новой акции по продаже и доставке еды на вынос. Чтобы поддерживать взаимодействие с брендом, им необходимо координировать последовательное внедрение в более чем 300 магазинов.

Группа маркетинга предоставляет сведения о рекламной акции и соответствующем списке задач с помощью менеджера по связям с общественностью по вопросам розничной торговли. Менеджер по связям с общественностью по вопросам розничной торговли, который работает в качестве привратника для магазинов, просматривает информацию, создает список задач для продвижения, а затем создает задачу для каждой единицы работы, которую необходимо выполнить в каждом из соответствующих магазинов. После составления списка задач ему нужно выбрать магазины, которые должны выполнить работу. В этом случае акция распространяется только на магазины в США, в которых есть собственный ресторан. В «Задачах» она фильтрует список магазинов на основе атрибута ресторана в магазине, выбирает соответствующие расположения в США в иерархии и затем публикует список задач в этих магазинах.

Менеджеры магазинов в каждом расположении получают копии опубликованных задач и назначают их участникам группы. Менеджеры могут использовать возможности «Задач», чтобы понять всю работу, которая требуется в их магазине. Они также могут использовать доступные фильтры, чтобы сосредоточиться на конкретном наборе работ, например на работе, которая должна быть выполнена сегодня или работа в определенной области.

Рядовые сотрудники в каждом магазине теперь имеют список приоритетных задач в «Задачах» на своем мобильном устройстве. После завершения задачи они помечают их как завершенные. Некоторые могут даже загрузить и прикрепить фотографию к задаче, чтобы показать свою работу.

В центральном офисе Contoso, а также независимые руководители могут просматривать отчеты о состоянии назначения и завершения задач в отдельном магазине и во всех магазинах. Они также могут перейти к конкретной задаче, чтобы просмотреть состояние в разных магазинах. По мере приближения даты запуска они могут выявить любые отклонения и при необходимости связаться со своими командами. Такая видимость позволяет Contoso повысить эффективность развертывания и обеспечить более единообразное взаимодействие в магазинах.

Настройка иерархии целей для команды

Чтобы включить публикацию задач в организации, необходимо сначала настроить схему целей для команды в качестве .CSV-файла. Схема определяет, как все команды в вашей иерархии связаны друг с другом, а также атрибуты, используемые для фильтрации и выбора команд. После создания схемы загрузите ее в Teams, чтобы применить ее к вашей организации. Участники команды публикации, такие как менеджер по связям с общественностью по вопросам розничной торговли в примере сценария, могут затем фильтровать команды по иерархии, атрибутам или их комбинации, чтобы выбрать соответствующие команды, которые должны получить списки задач, а затем опубликовать списки задач для этих команд.

Пошаговые инструкции по настройке иерархий целей для команды см. в статье Настройка иерархии целей для команды.

Power Automate и API Graph

Задачи поддерживают Power Automate для To-Do и API Graph для Планировщика. Дополнительные сведения:

‎App Store: Todo — трекер списка задач

Это оригинальный список дел и задач, а также одно из самых популярных, мощных и отмеченных наградами приложений для iOS и iPad для управления списками дел и задач! Todo использовался миллионами людей, семей и команд для ПОЛУЧЕНИЯ ВЕЩЕЙ. «Тодо выдержал испытание временем» — Силикон Склонс.

Победитель в номинации «Лучшее приложение для повышения производительности для iPad» (Best Apps Ever, To-Do Apps) и вошел в десятку лучших платных приложений для повышения производительности … »

«Appigo Todo сочится потрясающе. Я пробовал множество приложений для управления задачами iOS, и ни одно на сегодняшний день не удовлетворило меня так, как Todo». — МакМир, 4,5 звезды.

Четыре основные причины рассмотреть Todo:
1. РЕАЛЬНАЯ ПРОДУКТИВНОСТЬ. В отличие от легких, бесплатных или удобных списков инструментов, Todo 10 полезен, когда у вас есть крайний срок, НУЖДАЕТСЯ в том, чтобы сосредоточиться, расставить приоритеты и сделать все быстро — от домашних или школьных проектов до десятков подробных рабочих задач.
Включает в себя: проекты, подзадачи, даты начала, сроки выполнения, повторяющиеся задачи (с подробными параметрами повторения), предупреждения о нескольких задачах, просроченные задачи, перетаскивание, поиск, списки печати, папки и многое другое.

2. ПРОВЕРЕННАЯ ГТД МЕТОДОЛОГИЯ. Todo использует популярный подход Getting Things Done с помощью списков задач Focus, помеченных задач, многоуровневых приоритетов, быстрого ввода, контекста и проектов с многоуровневыми и приоритетными подзадачами — все это рекомендуемые подходы GTD.

3. ВСТРОЕННАЯ СИНХРОНИЗАЦИЯ. Синхронизация автоматически в фоновом режиме с Todo Cloud Sync. Синхронизируйте все, получайте доступ к своим данным с любого устройства и никогда не привязывайтесь к определенной службе — ваши данные остаются вашими.

4. ОХЛАЖДЕНИЕ
• Добавить, запланировать и организовать ваши задачи
• Установите сроки и напоминания, чтобы никогда не пропустить важную дату или срок
• Быстрое добавление задач с помощью кнопок быстрого добавления Siri, Email или Todo Cloud.
• Оптимизируйте проекты, контрольные списки и задачи, используя настроенные команды Siri.
• Настроить напоминания о задачах на основе дня (1 января), времени (14:00) и места (когда вы находитесь рядом с продуктовым магазином)
• Создавайте тематические списки для организации ваших дел: дома, на работе, в друзьях и т. Д.
• Контролируйте, как вы просматриваете и выполняете свои задачи с помощью Todo Smart Lists.
• Сотрудничать с друзьями, семьей и / или членами команды, используя общие списки
• Оставляйте себе (или другим) обновления через заметки и комментарии
• Создавайте повторяющиеся задачи для тех задач, которые приходят снова и снова.
• Синхронизировать ваши задачи на всех ваших устройствах

14-дневная бесплатная пробная версия!
Todo Cloud — одно из самых доступных решений для управления индивидуальными или командными задачами. Другие стоят на 10-50 долларов в год больше, а некоторые даже требуют от вас доплаты за каждую платформу. Не Тодо Облако.

Подписка Todo будет снята с вашей кредитной карты через вашу учетную запись iTunes. Ваша подписка будет автоматически продлена, если не будет отменена по крайней мере за 24 часа до окончания текущего периода. Вы можете отменить продление подписки в любое время, и приобретенная вами подписка будет оставаться активной до конца текущего периода. Управляйте своими подписками в настройках учетной записи App Store после покупки (http://support.apple.com/kb/ht4098).

ОТЛИЧНАЯ ПОДДЕРЖКА КЛИЕНТОВ
Пожалуйста, посетите нас для помощи по адресу http://help.appigo.com или по электронной почте [email protected]

Условия использования — https://appigo.com/terms-of-use/
Политика конфиденциальности — https://appigo.com/privacy-policy/

от метода управления до трекеров задач

Выбрать метод управления ИТ-проектами — Kanban, Scrum или Agile — важная задача для любого руководителя. Но важны и детали: как правильно выстроить коммуникацию между сотрудниками, особенно в условиях наступившей тотальной удаленки, какие программы помогут организовывать совещания, обмениваться кодом или следить за ходом выполнения проекта, а также как сохранять мотивацию у сидящих дома разработчиков. «Хайтек» вместе с … выяснил у руководителей российских ИТ-компаний, как они управляют своими командами, как осуществляется коммуникация между сотрудниками и какие сервисы делают распределение задач проще.

Как устроены матричные структуры ИТ-компаний

Андрей Жикин, директор по информационным технологиям Yota

В ИТ-департаменте Yota мы используем матричную структуру. По вертикали матрицы выделяется более десяти ИТ-команд, в составе которых находятся аналитики, архитекторы, разработчики, тестировщики, инженеры внедрения и эксплуатации. Каждая команда отвечает за набор ИТ-продуктов и реализует полный цикл их развития и эксплуатации. По горизонтали находятся экспертные чаптеры. Каждый из них отвечает за свою роль, соответствующую этапу производственного процесса: аналитика, архитектура, разработка и прочие.

Мы стараемся удерживать максимально плоскую структуру, поэтому 24 отдела ИТ-департамента поделены поровну: одна часть находится под руководством директора по информационным технологиям, а другая — в подчинении директора по развитию и эксплуатации ИТ-систем.

Такая модель позволяет сбалансировать зоны ответственности, снизить нагрузку и требования к каждому конкретному руководителю, а также обеспечить взаимообмен знаниями в рамках экспертного сообщества.

Организовать коммуникацию нам помогают несколько инструментов:

• На верхнем уровне помогает канбан портфеля проектов — доска, на которой в онлайн-формате регулярно синхронизируются задачи по ИТ, бизнесу, проработке проблем и прочим кейсам. Этот инструмент значительно повышает прозрачность, позволяет вовремя находить слабые места, а также выравнивать ожидания всех участников.
• На уровне проектного управления — Big Picture в Jira. Это инструмент для структуризации задач и объединения их в проекты, визуализированные диаграммами Ганта.
• На техническом уровне — описания в виде контрактов по API. Каждый проект перед стартом реализации получает описание, которое команды должны учитывать в рамках производства. Это упрощает коммуникацию на стадии разработки, так как ожидаемый результат описан достаточно четко и понятно.
• На уровне общих коммуникаций мы используем MS Teams как средство видеосвязи и «ТамТам» как мессенджер для кросс-функционального общения. Также взаимодействие сотрудников происходит в корпоративной группе во «ВКонтакте», через почтовые рассылки и реже через физические письма.

Kanban — система разработки, наглядно показывающая, что необходимо производить, когда и сколько. Реализует принцип «точно в срок», способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками. При данном подходе весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды, а задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь требуемую задачу.

Диаграмма Ганта — тип столбчатых диаграмм, используемый для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.

Распределение задач происходит с помощью инструментов по планированию и контролю выполнения работ. Что касается сервисов, то можно выделить несколько основных:

● MS Office 365 — отличное облачное решение для основных корпоративных потребностей;

● Jira — для структуризации задач;

● Confluence — база знаний;

● Trello/Miro — доска для Канбана.

Для управления проектами мы используем микс водопада и Agile. Например, Kanban используется как для внутренней работы команды, так и для управления портфелем проектов. Этот инструмент применяется также на уровне топ-менеджмента для внедрения глобальных изменений в компании. При этом для сохранения прогнозируемости и управляемости производства используются классические инструменты с диаграммами Ганта.

Микросервисная архитектура: каждому продукту своя команда

Игорь Калинин, основатель компании TWIN

TWIN использует микросервисную архитектуру, поэтому за развитие, разработку и обслуживание каждого модуля отвечает отдельная команда. Всего у нас есть более 40 микросервисов, среди которых алгоритмы распознавания и синтеза речи, система определения гендерного признака, модули телефонии и логики принятия решений. Над каждым микросервисом работает отдельная команда, но иногда один пул разработчиков ведет сразу несколько проектов.

Всего в штате компании 34 специалиста: большая их часть занимается разработкой, но в команде также есть тестировщики и Scrum-мастера, которые ставят задачи и контролируют их выполнение. В целом, Scrum — один из главных рабочих инструментов, но не единственный. Так, DevOps-команда и часть телефонистов используют Kanban. Мы стараемся комбинировать разные продукты, чтобы максимально эффективно организовать работу. Для коммуникации в команде используем одновременно и Telegram, и Slack, поскольку там удобно работать с кодом. А переговоры проводим в Google Meet.

В TWIN установлены довольно строгие правила отбора специалистов: отдаем предпочтение разработчикам senior-уровня и редко берем джуниоров. Большая часть команды — 80% — это старшие специалисты. Они же выступают в роли наставников для новичков, благодаря этому новый сотрудник быстрее прокачивает навыки — он одновременно обучается и тут же решает реальные рабочие задачи. Это большой стимул для роста и развития.

Деление на индустрии: точки соприкосновения и неформальное общение

Эдгарс Пузо, генеральный директор Atos в России и СНГ

Мы реализуем переход компании на организационную структуру по индустриям. В процессе перехода было выделено шесть индустрий: финансовые услуги и страхование, здравоохранение, промышленность, государственный сектор, ресурсы и услуги, телекоммуникации и СМИ. Кроме того, в компании развиваются такие технические направления, как Microsoft, SAP, Digital Workplace, Cloud и другие, которые закрепляются в практики. В России формат деления на практики на данный момент находится на фазе становления, но на глобальном уровне он уже успешно работает.

В Atos между командами существует несколько точек соприкосновения. Один раз в квартал проводятся централизованные встречи всей компании под названием Town Hall, где освещаются основные события, новости, результаты совместной работы. Внутри каждой организационной структуры проводятся встречи на уровне менеджмента, на которых обсуждаются последние новости компании. Затем нижестоящие менеджеры должны донести необходимую информацию до остальных сотрудников.

Отдельное внимание мы уделяем неформальному взаимодействию сотрудников. С этой целью в компании регулярно проводятся корпоративы и мероприятия по тимбилдингу. Учитывая большое количество сотрудников (свыше 1 500), сложно организовать устойчивую коммуникацию между командами, но мы находимся в постоянном поиске форматов взаимодействия и успешно применяем их на практике.

Команда WeAreAtos, ответственная за корпоративную культуру, занимается организацией различных конкурсов на платформе для геймификации. Они могут быть как неформальными, так и затрагивать рабочие процессы.

Коммуникация между сотрудниками ведется в MS Teams — это удобный сервис для взаимодействия между сотрудниками во время удаленной работы. У нас есть возможность организовывать видеоконференции, при этом сервис гарантирует простой доступ внешних пользователей для проведения встреч и мероприятий.

Кроме того, мы используем платформу, на которой размещены спейсы по тематикам для удобного поиска необходимой информации и оперативного доступа к новостям компании.

Разнообразие направлений, в которых работает Atos, определяет и разницу в подходах к управлению проектами. То, что может быть эффективно для одной команды, не совсем подходит другой из-за специфики работы.

Каждая команда ориентируется на свои KPI, которые позволяют наиболее точно отслеживать эффективность работы над конкретным проектом. Что касается рабочей деятельности сотрудников, совместно с руководителями выставляются цели на полугодие. Они ставятся по SMART и вносятся в систему, которая помогает отслеживать их выполнение. Стоит отметить, что у каждого из сотрудников есть и индивидуальный план развития, в соответствии с которым ставятся цели на год.

Для мотивации сотрудников существует программа Accolade — система признания внутри компании. Несколько раз в год награждаются сотрудники, которые достигли выдающихся результатов сверх стандартной работы. В программе предусмотрены разные уровни наград в зависимости от достижений: bronze, silver, gold. Иерархия должностей позволяет каждому сотруднику увидеть, в каких направлениях можно расти. А корпоративная культура, включающая в себя мероприятия, конкурсы, призы, а также всевозможные активности на платформе для геймификации, позволяет мотивировать сотрудников на более неформальном уровне.

Agile-команды: свобода принятия решений и открытые синки

Евгения Христолюбская, руководитель направления по работе с сотрудниками «Учи.ру»

У нас матричная структура компании: есть вертикали основных специализаций и гибкие продуктовые команды. Таких команд — около 15.

Подобные Agile-команды состоят в среднем из десяти специалистов из различных профессиональных областей: продакт-менеджеры, аналитики, бэкенд- и фронтенд-разработчики, дизайнеры и тестировщики.

Такие команды обладают достаточной свободой принятия решений и (иногда) собственным бюджетом. Каждая развивает собственный «участок» платформы. Основная коммуникация ведется в почте и в Slack. Когда наша компания перешла на удаленку, мы приобрели платную версию, которая позволяет совершать звонки и хранит всю историю переписки. Для видеозвонков мы используем Zoom и Google Meet. Кроме того, на удаленке организовывать встречи стало удобнее: коллеги стали доступнее, лучше соблюдается тайминг и даже большие встречи организовывать теперь легко.

Для того, чтобы все команды оставались в контексте того, что происходит в других отделах в компании в целом, мы проводим открытые синки: еженедельно рассказываем о новостях компании на корпоративном портале. Так же мы регулярно берем большие интервью у команд каждого из направлений, где сотрудники все вместе рассказывают о своей команде, проектах и задачах.

Для планирования и отчетности команды используют классические для ИТ-отрасли инструменты Jira, Confluence, Figma и Notion. В компании принято ежеквартальное планирование, и в начале каждого квартала цели и задачи каскадируются от руководителей и вносятся в таск-трекер. Мы не используем трекеры рабочего времени и прочие программы для слежки за сотрудниками.

Особенное внимание в «Учи.ру» мы уделяем мотивации и обучения сотрудников. Для этого используются несколько инструментов:

• Регулярные АМА-сессии для сотрудников на YouTube (AMA, Ask Me Anything, от англ. «спроси меня о чем угодно» — «Хайтек»).
• Обучающие, поддерживающие, развивающие материалы на корпоративном портале.
• Регулярные email-рассылки с рекомендациями и предложениями по досугу и обучению.
• Квизы, фотоконкурсы и онлайн-корпоративы, организация активностей на праздники.
• Митапы в рамках программы #УЧИвУЧИ.
• Еженедельная сводка новостей держит сотрудников в курсе того, что происходит в компании и разных отделах.

Команды с уникальными компетенциями в разных частях страны

Константин Коногорский, заместитель директора по разработке ПО ВИСТ (входит в ГК «Цифра»)

В нашей компании ресурсы сильно разделены по территориальному принципу. У нас есть два крупных отдела в Москве и Кемерове, которые параллельно работают над единым продуктом — АСУ ГТК Карьер. У этих глобальных команд есть руководители территориальных подразделений. Но в каждое из подразделений входит порядка 15 человек, что много для одного руководителя, так что каждая из этих крупных групп разбита еще на три группы по пять человек. Отдельная маленькая группа способна взять на себя набор полноценных бизнес-задач и выполнять их за спринт. Компетенции этих команд в целом одинаковые.

Также есть команды с уникальными компетенциями: например, команда бортового ПО из шести человек, которые специализируются исключительно на программировании прошивок под «железо». В отдельные команды выделены DevOps и тестировщики, которые централизованно покрывают потребности команд, разрабатывающих основной продукт.

Организовать коммуникацию между командами получилось несложно. Ключевые участники каждой команды работают в компании уже давно. С тех самых пор, когда наша численность была меньше в несколько раз. И эти люди очень хорошо друг с другом знакомы и не имеют никаких препятствий в общении друг с другом, к чему подтягивают и вновь пришедших людей. То есть команды достаточно самоорганизованы, чтобы не предпринимать грандиозных управленческих действий для организации коммуникации между ними. Но, тем не менее, существуют и периодические встречи руководителей подразделений друг с другом и директором по разработке для синхронизации прогресса по командам глобально. Когда в компании развиты дружеские отношения — проблем с коммуникацией меньше.

Из сервисов для коммуникации мы используем Microsoft Teams, Jira и корпоративную почту. Но на самом деле это просто наши корпоративные инструменты для общения. В действительности же люди пользуются любыми инструментами, через которые им удобно вести коммуникацию.

Для распределения задач между командами и внутри команд мы используем современные Agile-методологии. Команды разработки работают по Scrum, а команды тестирования и DevOps — Kanban, в силу их немногочисленности.

Владельцы продукта готовят задачи для разработки на каждый спринт, и команды разбирают их исходя из приоритетов и доступных ресурсов на грядущий спринт. Все это дело мы ведем в Jira и контролируем при помощи кастомной программы, которая выгружает и агрегирует в централизованном пространстве все необходимые данные из Jira. В результате любой сотрудник любого отдела компании (от уборщицы до генерального директора) в любой момент могут посмотреть, успевает ли разработка в сроки или нет, какая динамика у какой команды из спринта в спринт, кто допустил больше багов и многое другое. Мы строим разработку на принципах полной открытости для всей компании.

Анализом работы команд занимается директор по разработке. Он замечает негативную динамику или критический поток ошибок от какой-либо из команд и обращается за уточнением к руководителям соответствующих подразделений. Как правило, результатом плохой динамики является необходимость предложить сотруднику отпуск или команда переоценивает свои силы.

Читайте также:

Выяснилось, почему ученые называют пригодными для жизни не те планеты

Создана первая точная карта мира. Что не так со всеми остальными?

На них держится Вселенная: как работают четыре главные силы природы

Шаблон Excel для отслеживания задач проекта

Загрузите наш бесплатный шаблон Excel для отслеживания задач проекта, который поможет создать список дел, список задач или начать управление проектом. Он включает в себя запланированные и фактические столбцы, которые помогают измерять ход выполнения проекта. Отслеживание задач никогда не было таким простым, как при использовании этого бесплатного шаблона Microsoft Excel.

Зачем нужен шаблон для отслеживания задач

Если у вас нет списка задач, вы не можете сказать, идет ли ваш проект по графику или нет.Любое планирование в мире бесполезно, если вы не создали контрольный список или механизм для отслеживания этих задач и не знаете, завершается ли работа или члены команды отстают.

Шаблон отслеживания проектов и задач ProjectManager.com.

Во-первых, давайте рассмотрим условия. Задача может быть списком дел. Как правило, это небольшие действия, необходимые для решения проблемы. В программном обеспечении для управления задачами задачи — это строки в плане проекта с датами начала и окончания, добавленными для построения графика проекта.

Отслеживание задач — это просто часть управления проектом. Думайте об этом как о процессе, с помощью которого вы можете выполнять задачу на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта. Конечно, это не только отслеживание, но и планирование, тестирование и отчетность.

Задача требует отслеживания со всех сторон, включая ее статус, приоритет, время, назначение человеческих и финансовых ресурсов, повторение, уведомления и т. Д.

Для начала вы должны узнать о различных состояниях задачи.Это следующие:

• Готово
• Назначен
• Прекращено
• Просрочено
• Отправлено
• Завершен
• Ошибка

За всеми этими состояниями можно следить, отслеживая список задач проекта, и именно здесь вам пригодится наш бесплатный шаблон Excel для отслеживания задач. Это хранилище всех этих данных и многого другого. Вся эта информация способствует комплексному управлению задачами.

Для получения дополнительной информации об управлении задачами, отслеживании задач и программных решениях посмотрите информационное видео ниже.Он показывает вам, как вместе с командой отслеживать ваши задачи онлайн, в среде реального времени, где данные актуальны, а работа каждого прозрачна.

Чтобы вывести отслеживание задач на совершенно новый уровень, вам понадобится программное обеспечение для управления проектами, которое отслеживает проекты в режиме реального времени. ProjectManager.com отслеживает прогресс с помощью диаграмм Ганта и интерактивных информационных панелей. Диаграммы Ганта показывают вам временные рамки с фактическим прогрессом по сравнению с вашим планом. Для высокоуровневого представления наша панель мониторинга в реальном времени отслеживает затраты, отклонения, рабочую нагрузку и многое другое в удобных для чтения диаграммах, которые автоматически обновляются по мере того, как ваша команда выполняет свои задачи.Больше способов отслеживать задачи означает больше способов оставаться в расписании. Попробуйте сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.

ProjectManager.com имеет панель управления в реальном времени для отслеживания показателей проекта в режиме реального времени.— Попробовать бесплатно!

Как использовать шаблон Excel для отслеживания задач

Но вернемся к использованию этого шаблона списка задач проекта. Это говорит само за себя, но краткое описание процесса никогда не бывает плохой идеей. Давайте посмотрим на все столбцы, составляющие таблицу.

Какое имя, описание, зависимость и кто ей назначен?

В первых трех столбцах вашего шаблона вы называете задачу, описываете ее и отмечаете, связаны ли с ней какие-либо зависимые задачи.Вы также захотите добавить члена команды, которому назначено выполнение задачи. Кто-то должен взять на себя эту работу и нести ответственность, хотя ответственность ложится на руководителя проекта. Не забудьте написать краткое описание задачи, чтобы и команда, и заинтересованное лицо могли сразу увидеть, в чем суть задачи.

Каковы приоритеты, даты начала и окончания?

В следующем столбце списка задач указан приоритет задачи. Обычно он делится на три категории: критический, высокий, низкий и средний.Столбец приоритета позволяет вам решить, какие задачи являются наиболее важными, а какие можно отложить в сторону, если время или бюджет не позволяют их выполнить. Это дает вам возможность систематизировать свои задачи и управлять ими для максимальной производительности. Затем вы можете добавить дату начала, дату окончания и фактическую дату завершения задачи.

Каков статус и какие-либо примечания?

В столбце состояния отображается, выполняется ли еще над задачей или завершена.Открытый означает, что он все еще в игре, а закрытый — готово. Наконец, вам понадобится столбец, в котором будут собираться все заметки, которые могут появиться в ходе выполнения задачи.

Как обновить шаблон Excel для отслеживания задач и поделиться им

Вы не можете отслеживать задачи, если они не обновляются. Ваша команда обновляет статус, чтобы вы знали, где они находятся в проекте. Если вы используете этот бесплатный шаблон, команда может добавить эти обновления статуса в документ Microsoft Excel.Или, может быть, если у вас достаточно большой штат, с этой работой справится помощник или координатор проекта.

Как руководитель проекта, первое, что вам нужно сделать, это убедиться, что у всех есть копия Microsoft Excel. Затем обновленный шаблон можно сохранить с заголовком, который включает дату, чтобы указать, что это самая последняя итерация.

У вас может быть одно лицо, уполномоченное следить за распространением самой последней версии шаблона Excel. Вы, конечно же, не хотите, чтобы кто-либо из команды управления проектом работал со старыми данными.Другое решение — использовать шаблон отслеживания задач Google Таблиц, чтобы документ был доступен всем в команде, и тот, кто его откроет, увидит самую последнюю версию вашего списка задач.

Или вы можете попробовать программное обеспечение для отслеживания проектов, такое как ProjectManager.com, поэтому вам не нужно загружать шаблоны и работать со старыми версиями, потому что все работает и обновляется в реальном времени.

Как импортировать шаблон отслеживания задач Excel в ProjectManager.com

Когда вы перемещаете свой статический шаблон Excel в наше онлайн-программное обеспечение для управления проектами, именно здесь вы сразу же приступаете к отслеживанию задач.Наши инструменты управления задачами позволяют вам просматривать и сообщать о прогрессе команды, а также отслеживать ее задачи в режиме реального времени. Команды могут обновлять свои задачи по мере их завершения, если они находятся в сети. Все собрано на одной платформе, чтобы гарантировать, что никакая плохая информация не испортит ход вашего проекта. Все это часть нашей функции управления задачами.

Если у вас есть наше программное обеспечение для управления проектами, вы можете легко импортировать шаблон списка задач в Excel. вам нужно перейти в главное меню ProjectManager.com. Там, в правом верхнем углу страницы, вы найдете раскрывающееся меню. Прокрутите вниз, пока не найдете импорт, и щелкните по нему.

Вы попадете на новую страницу, страницу импорта, где у вас будет несколько вариантов для импорта различных шаблонов в программное обеспечение для управления проектами. Здесь у вас также будет возможность отфильтровать контент по своему усмотрению.

Это просто и легко. Вы можете просмотреть свой документ, поделиться им с командой или заинтересованными сторонами и загрузить его в формате PDF, Excel, CSV или Microsoft Office.Кроме того, ProjectManager.com интегрируется с более чем 1000 сторонними приложениями, такими как Google Диск и Microsoft Office 365.

Как отслеживать проекты и задачи в ProjectManager.com

Как упоминалось выше, наш шаблон для отслеживания задач Excel может помочь вам визуализировать список задач и отслеживать его. Но шаблоны электронных таблиц, созданные с помощью Excel или Google Sheets, не подходят для облачного программного обеспечения для управления проектами, такого как ProjectManager.com.

Диаграммы Ганта

Теперь ваш шаблон отслеживания задач полностью интегрирован в ProjectManager.com, вы можете легко создать диаграмму Ганта, на которой можно быстро и наглядно наблюдать за ходом выполнения каждой задачи вашего проекта. Если эти задачи являются зависимыми, вы можете связать их, чтобы избежать задержек в дальнейшем.

Полоса продолжительности, которая связывает дату начала задачи с ее крайним сроком, будет становиться более затемненной по мере выполнения задачи. Теперь вы можете сразу увидеть, выполняется ли задача проекта в соответствии с планом. У вас также есть электронная таблица для визуализации вашего списка задач.

Панели приборов

Но есть и более глубокие инструменты, которые позволят вам лучше понять, идет ли ваша задача по расписанию.Панель мониторинга в реальном времени показывает прогресс всего проекта по шести метрикам проекта. Данные рассчитываются автоматически и отображаются в виде удобных для чтения графиков и диаграмм.

Есть метрика прогресса, которая позволяет отслеживать различные части вашего проекта и их правильность. Вы также можете просматривать задачи и видеть, какие из них выполняются, завершены или не начаты. Для большей картины есть графики по стоимости, рабочей нагрузке и т. Д.

Отчеты

Создавайте отчеты об общем состоянии проекта, отклонениях, статусе и многом другом.Отчеты можно легко отправить или распечатать. Что еще более важно, вы можете быстро фильтровать отчеты, чтобы показать только ту информацию, которую запрашивают ваши заинтересованные стороны.

Поскольку наше программное обеспечение является облачным, данные, которые вы собираете, актуальны. Если у заинтересованного лица есть вопрос, вы можете просто отфильтровать отчет в презентации и показать им самые свежие данные.

Несколько просмотров

Заинтересованные стороны — не единственные люди в проекте, которых обслуживает наш инструмент. Команды не будут нуждаться во всех мельчайших подробностях, включенных в диаграмму Ганта.Они хотят знать, какие задачи им нужно выполнить и когда они должны быть выполнены. Канбан-доска представляет собой визуальное представление рабочего процесса, где карточки — это задачи, а столбцы — списки дел на различных этапах производства.

Карточкам можно назначить приоритеты, чтобы команды знали, над чем и когда работать. Менеджеры могут добавлять описания и теги, чтобы их было легче найти в поиске, а команды могут даже оставлять комментарии для облегчения совместной работы. Менеджеры также могут использовать канбан для прозрачности процесса и устранения любых потенциальных узких мест до того, как они превратятся в проблемы.

Это всего лишь два вида проекта. Существует также представление календаря, которое представляет собой нечто большее, чем просто место для сбора дат, и список задач. Оба этих представления обновляются со всеми другими инструментами по мере поступления новых статусов. Они также имеют те же функции, что и другие представления, поэтому команды могут работать так, как они хотят.

Другие бесплатные шаблоны Excel для помощи в отслеживании проектов

У нас есть десятки полезных бесплатных шаблонов Excel, которые вы можете скачать на нашем сайте. Некоторые из них можно использовать совместно с шаблоном отслеживания проекта и задачи, чтобы дать вам больше контроля над своим проектом.Взгляните на те, которые мы выбрали ниже.

Шаблон приборной панели

Если вы хотите получить общее представление о проекте, чтобы выявить какие-либо проблемы и разрешить их до того, как они отвлекут вас от проекта, вам нужно использовать панель управления проектом. В этом шаблоне Excel рассматриваются задачи, затраты и многое другое, чтобы дать вам представление о ходе проекта. Часто это ваша первая защита от сползания прицела. Он предлагает вам различные типы графиков, поэтому вы можете визуализировать данные проще, чем с помощью электронной таблицы.

Шаблон журнала изменений

Что вы будете делать, если получите от заинтересованного лица запрос на изменение чего-либо или на панели управления выявляется проблема, требующая изменений в вашем бюджете или расписании? Шаблон журнала изменений Excel — идеальный инструмент для выявления и последующего отслеживания прогресса, поэтому вы можете быть уверены, что он реализован. Вы даже можете выбрать члена команды, который будет отвечать за ее выполнение. Эта таблица — отличный инструмент для составления списка заказов на изменение.

Шаблон отслеживания рисков

Составной частью любого плана проекта является план управления рисками.Если эта потенциальная проблема становится реальной, вам понадобится шаблон реестра рисков, чтобы определить каждый риск, указать его приоритет для проекта и потенциальное воздействие. Этот шаблон Excel не только помогает вам подготовиться к снижению риска, но и дает вам инструменты для реагирования на него.

Связанное содержимое

В блоге ProjectManager.com много информации по теме отслеживания проектов и задач, где каждую неделю публикуются видео и статьи. Это отличный ресурс как для «случайного руководителя проекта», так и для опытного.Вот несколько недавних и актуальных статей по этой теме, которые добавляют глубины и понимания. Вы всегда можете глубже изучить сайт, если хотите больше прочитать или увидеть.

ProjectManager.com — это не только отличное программное решение для отслеживания проектов и задач, но и для управления каждым аспектом вашего проекта. Это облачный онлайн-инструмент, который способствует сотрудничеству и упрощает обмен информацией для более эффективного проекта. Сотрудничество — это масло, смазывающее колеса совместной работы и приводящее проект к счастливому и успешному завершению.Попробуйте ProjectManager.com сегодня с бесплатной 30-дневной пробной версией.

(Этот пост был обновлен в сентябре 2020 года)

Бесплатное приложение для отслеживания задач — Clockify

Безумно простое приложение для отслеживания задач

Отслеживайте, над чем вы работаете, из любого места

Запуск таймера для задачи одним щелчком мыши. Вы можете отслеживать время в своем браузере или через расширение, настольное или мобильное приложение.

Смотрите, кто над чем работает

Dashboard показывает, на какие задачи вы тратите больше всего времени.Он также может показать вам, над чем работает ваша команда и где они проводят время.

Управляйте проектами и следите за их выполнением

Создавайте проекты и задачи и назначайте к ним людей. Оцените, сколько времени должно занимать выполнение каждой задачи, и проверьте прогресс.

Как отслеживать ежедневную активность

Шаг 2

Настроить задачи и проекты

Создавайте задачи и задачи по проектам и классифицируйте проекты по клиентам.Затем все, что вам нужно сделать, это выбрать проект / задачу, написать необязательное описание того, что вы делаете, и запустить таймер.

Шаг 3

Установить приложение для отслеживания задач

Вы можете отслеживать, над чем вы работаете, в Интернете в браузере, а также через настольное или мобильное приложение (iOS, Android, Mac, Windows, Linux). В приложениях также есть полезные функции отслеживания времени, такие как напоминания, обнаружение бездействия и многое другое.

Шаг 5

Продолжить отслеживание одним щелчком мыши

Продолжить таймер действия, щелкнув запись в списке.

ШАГ 6

Анализировать активность

Откройте панель управления, чтобы увидеть, какие действия вы отслеживаете чаще всего и на какие задачи вы тратите больше всего времени.

Шаг 7.

Сравнить расчетное и реальное время

Установите оценки для проектов и задач, а затем посмотрите, сколько времени вы действительно тратите на действия.

Шаг 8

Экспорт отчетов

Вы можете запустить онлайн-отчет и разбить данные учета рабочего времени по своему усмотрению.Когда придет время, экспортируйте отчет в формате PDF, Excel или CSV или поделитесь ссылкой на отчет со своим клиентом.

Скачать образцы отчетов: PDF • CSV • Excel

Знайте, над чем вы работали

Clockify — это современное приложение для отслеживания задач и хронометража, которое работает на всех устройствах. Отслеживая работу в Clockify, у вас будут реальные данные, которые точно покажут, над чем вы работали и сколько.

Clockify может вам помочь:

• Определите потери времени и повысьте производительность
• Узнайте, сколько стоит ваше время, и повысьте рентабельность проекта
• Выставляйте счета клиентам быстро и точно
• Управляйте своим бизнесом лучше и будьте более организованными

5 лучших бесплатных программных инструментов для управления задачами

Эти бесплатные инструменты управления задачами получили общую оценку 4 из 5 звезд от тысяч пользователей.

Руководители проектов малого бизнеса часто используют электронные таблицы для отслеживания задач своей команды, что является громоздким и трудоемким процессом как для менеджеров, так и для членов команды.

Чтобы сделать процессы более эффективными, руководители проектов должны использовать программное обеспечение для управления задачами, чтобы автоматизировать отслеживание задач и визуализировать статус задач. Эти решения поставляются с такими функциями, как встроенные календари и информационные панели Канбан, которые помогают менеджерам отслеживать задачи более эффективно, чем электронные таблицы, создаваемые вручную.

Если вы беспокоитесь о доступности, не бойтесь! Многие предлагаемые на рынке решения для управления задачами предлагают бесплатные версии, которые позволяют предприятиям сразу же начать использовать программное обеспечение, не тратя целое состояние.

В этой статье мы рассмотрим пять бесплатных решений для управления задачами с самым высоким рейтингом (представленных в алфавитном порядке) в каталоге Capterra, каждое из которых имеет общий пользовательский рейтинг не менее 4 из 5 (подробнее о нашей методологии читайте здесь).

Посмотреть все бесплатные инструменты для управления задачами

В этой статье рассматриваются пять популярных бесплатных программ для управления задачами. См. Полный список бесплатных инструментов управления задачами в каталоге программного обеспечения Capterra.

КАТАЛОГ ПОСЕЩЕНИЙ

Asana — это облачное решение для управления задачами с такими функциями, как планирование задач, списки задач и представления календаря, доски Kanban и краткие описания проектов.Asana — это надежное решение и инструмент для совместной работы с возможностями, выходящими за рамки простого управления задачами, включая управление рабочим процессом и портфелем проектов.

Бесплатная версия Asana включает в себя следующие функции:

• Безлимитные задачи
• Безлимитные проекты
• Безлимитные сообщения
• Неограниченное количество журналов активности
• Неограниченное хранилище файлов (100 МБ на файл)
• Поддержка до 15 пользователей

Стоимость обновления : Стартовая цена версии Premium составляет 10 долларов.99 за пользователя в месяц, а их бизнес-версия начинается с 24,99 долларов за пользователя в месяц. Они предлагают бесплатную пробную версию своей платной версии. Скидки доступны при годовой подписке.

Asana вошла в список 20 лучших программ Capterra 2020 года по четырем категориям программного обеспечения, включая управление задачами. Вы можете ознакомиться с каждым отчетом здесь:

Входящие с новыми задачами в Asana ( Источник )

Ищете продукты с похожими характеристиками? Эти альтернативы асанам могут быть тем, что вы ищете.

Evernote — это облачный инструмент управления задачами, который позволяет пользователям создавать документы, совместно работать над проектами и хранить информацию в одном месте. Товарищи по команде могут открывать, редактировать, загружать и обмениваться заметками и файлами с любого устройства. Вы можете делиться заметками и блокнотами с другими, даже если они не используют Evernote.

Бесплатная версия Evernote включает следующие функции:

• Синхронизируйте свою учетную запись максимум с двумя устройствами (мобильным, настольным или Интернетом)
• Поиск заметок (задач) с помощью тегов задач
• Сканирование рукописных заметок, досок и квитанций
• Обрезать веб-страницы
• Максимальный размер заметки 25 МБ
• Ежемесячный лимит загрузки 60 МБ

Стоимость обновления : Премиум-версия стоит 7 долларов.99 за пользователя в месяц, а их бизнес-план составляет 14,99 долларов за пользователя в месяц.

Заметки для мобильных устройств и компьютеров в Evernote ( Источник )

Если вы хотите взглянуть на программные решения с похожими функциями, эти альтернативы Evernote могут быть тем, что вам нужно.

Jira от Atlassian предназначена для гибких команд, которые хотят фиксировать и систематизировать задачи (известные как «проблемы» в JIRA), назначать работу и отслеживать командную деятельность. Jira широко известна своей поддержкой групп ИТ-разработчиков, но предназначена для поддержки любой команды, работающей над индивидуальной или групповой задачей проекта.

Бесплатная версия Jira включает следующие функции:

• Доски Scrum и Канбан
• Управление отставанием
• Гибкая отчетность
• Настраиваемые рабочие процессы
• Автоматика для одного проекта
• Хранилище файлов 2 ГБ
• Поддержка до 10 пользователей (участников проекта)

Стоимость обновления : Начальная цена стандартной версии составляет 7 долларов США за пользователя в месяц для команд от 11 до 10 000 человек.Следующая версия, Premium, стоит от 14 долларов США за пользователя в месяц. Они действительно предлагают версию Enterprise, а цены доступны через индивидуальное предложение на их веб-сайте.

Jira вошла в список 20 лучших программ Capterra 2020 года по шести категориям программного обеспечения, включая управление задачами. Вы можете ознакомиться с каждым отчетом здесь:

Представление задач Канбан в Jira ( Источник )

Если вы хотите взглянуть на программные решения с похожими функциями, эти альтернативы Jira могут быть тем, что вам нужно.

Todoist — это облачное решение для управления задачами, ориентированное на простые, интуитивно понятные списки задач и проектов. Todoist можно управлять на нескольких устройствах, таких как ваш ноутбук, умные часы, веб-браузер и электронная почта, поэтому вы можете создавать и отмечать задачи, где бы вы ни находились.

Бесплатная версия Todoist включает в себя следующие функции:

• До 80 проектов
• Периодические сроки выполнения
• Приоритеты задач
• Интеграция с несколькими устройствами
• Поддерживает до пяти человек на проект

Стоимость обновления : их план Premium начинается с 4 долларов США за пользователя в месяц, а план Business — с 6 долларов США за пользователя в месяц.Скидки доступны для годовой подписки.

Todoist вошел в список 20 лучших программ Capterra 2020 года по трем категориям программного обеспечения, включая управление задачами. Вы можете ознакомиться с каждым отчетом здесь:

Списки задач в Todoist ( Источник )

Заинтересованы в продуктах с похожими характеристиками? Эти альтернативы Todoist могут быть тем, что вы ищете.

Trello от Atlassian — это облачная система управления задачами, которая предлагает гибкие, интуитивно простые функции, способствующие персонализации.Задачи создаются в виде «карточек» и управляются на доске Канбан.

Бесплатная версия Trello включает в себя следующие функции:

• Безлимитные карточки задач
• До 10 досок Канбан
• 1 Power-Up на плату
• Неограниченное хранилище (10 МБ / файл)
• 50 автоматизированных командных запусков в месяц
• Неограниченный журнал активности
• Цессионарий и сроки исполнения
• Неограниченное количество пользователей

Стоимость обновления : их версия бизнес-класса составляет 12 долларов.50 / пользователь / месяц. Они также предлагают версию Enterprise с ценами, доступными по запросу на их веб-сайте. Скидки доступны для годовой подписки.

Канбан-доска в Trello ( Источник )

Если вам нужно сравнить другие варианты с аналогичными функциями, эти альтернативы Trello — отличное место для начала.

Ознакомьтесь с нашим руководством для покупателей программного обеспечения для управления задачами, если вы хотите получить ответы на основные вопросы об этой категории программного обеспечения.

Как выбрать правильный бесплатный инструмент для управления задачами для вашего бизнеса

Эти соображения могут немного упростить выбор инструмента управления задачами:

• Обдумайте размер и будущий рост вашего бизнеса. Программное обеспечение для управления задачами, которое предлагает базовые функции, лучше всего подходит для малого бизнеса или небольших команд, которые не запускают сложные проекты.
• Проверьте стоимость обновления. Обратитесь к поставщику за подробным описанием или сравнением функций, предлагаемых в моделях платного ценообразования для каждого рассматриваемого вами инструмента управления задачами, а также о любых авансовых расходах.Хотя в настоящее время многие решения основаны на облаке, все еще могут возникать непредвиденные расходы, такие как обучение или регулярные обновления системы, за которые может взиматься плата. Убедитесь, что поставщик предоставил всю эту информацию перед покупкой.
• При необходимости узнайте о возможностях интеграции. Многие предприятия, независимо от размера, могут уже использовать один или несколько инструментов совместной работы для управления задачами, и это необходимо будет согласовать до внедрения. Вам нужно будет либо убедить всех сотрудников перейти на новую систему, либо интегрировать новое программное обеспечение с уже используемым.Перед покупкой обязательно спросите поставщика программного обеспечения, интегрируется ли его решение с вашими существующими инструментами.

Часто задаваемые вопросы при выборе бесплатного инструмента управления задачами

У вас, вероятно, возникнет много вопросов при выборе бесплатного программного обеспечения для управления задачами, но есть несколько важных, которые вы не должны упускать из виду. Важно получить четкие и задокументированные ответы от поставщиков программного обеспечения. Вот несколько ключевых вопросов, которые стоит задать:

• Могу ли я легко создавать индивидуальные отчеты? У вас всегда должна быть возможность получить доступ к своим данным.Если вам понадобится поставщик или разработчик программного обеспечения для создания новых отчетов, это сократит вашу рентабельность инвестиций (ROI).
• Какой процент ваших текущих клиентов оплачивает годовой контракт на поддержку? Это даст вам четкое представление об удовлетворенности клиентов. Если поставщик не предоставляет эту информацию, это может быть предупреждающим признаком плохой удовлетворенности клиентов и / или плохого обслуживания.
• Могу ли я поговорить с клиентом, который недавно развернул ваш инструмент? Если поставщик уклоняется от ответа или ему неудобно разговаривать с недавним покупателем, это может быть красным флажком.Возможно, они обеспокоены тем, что вы обнаружите какие-либо проблемы с продуктом или услугой, и этого может быть достаточно, чтобы побудить вас передать этот конкретный продукт.

Как мы оценивали продукцию

Мы обновили эту статью 12 марта 2021 года, добавив новые варианты программного обеспечения и удаленное программное обеспечение, которое больше не соответствует нашему определению рынка, было устаревшим или более не бесплатным.

Мы оценили продукты в каталоге программного обеспечения для управления задачами Capterra (по состоянию на 5 марта 2021 г.), чтобы определить, есть ли бесплатная версия и соответствует ли она нашим критериям включения.

Бесплатные продукты: Для целей этой статьи мы классифицировали продукт как бесплатный, если:

• Он предлагает бесплатную автономную версию программного обеспечения.
• Это не пробная версия программного обеспечения, в которой вы должны приобрести версию продукта по истечении ограниченного времени.

Критерии: После того, как инструмент был классифицирован как бесплатный, мы проанализировали этот инструмент по следующим критериям:

• На сайте Capterra было опубликовано не менее 10 обзоров за последние шесть месяцев (с 1 сентября 2020 г.).
• Он имеет общий рейтинг пользователей не менее 4 из 5.
• Он соответствует определению нашего программного обеспечения для управления задачами.

Это программное обеспечение для управления задачами? Мы оценили проверенные бесплатные продукты по крайней мере 10 обзоров на соответствие определению нашего программного обеспечения для управления задачами:

Программное обеспечение для управления задачами помогает отдельным лицам и группам организовывать, управлять и выполнять задачи. Эти инструменты позволяют пользователям создавать задачи, отслеживать ход выполнения задач и сотрудничать в группах.

Эта проверка подтвердила основные возможности управления задачами и их соответствие категории.

Продукты были классифицированы как программное обеспечение для управления задачами, если они содержали все следующие основные функции:

• Планирование задач: Создать задачу; назначить пользователю; назначить срок сдачи. Добавьте описание задачи и обозначьте задачу как часть проекта.
• Отслеживание выполнения задачи: Отображение хода выполнения задачи в виде «процента выполнения» с использованием процента, дроби или с затенением.Просмотр истории задач и настройки предупреждений / уведомлений.
• Редактирование задачи: Перемещение одной или нескольких задач с помощью перетаскивания или копирования списка задач. Выберите несколько или отдельные задачи и «массовое редактирование» или назначьте новые обозначения, такие как метки задач, приоритет задачи и т. Д.

Заявление об ограничении ответственности

Содержание этого материала, в котором представлены мнения и точки зрения, выраженные пользователями, не отражает точку зрения Capterra.

Важность использования в бизнесе

У вас есть проблемы с отслеживанием количества заданий, которые вам нужно выполнить, или количества проектов, за которые вы отвечаете? Тогда вы обнаружите, что внедрение системы отслеживания задач может стать очень важным инструментом, который поможет вам организовать различные типы заданий и повседневные задачи на работе.

Программное обеспечение

для управления задачами значительно улучшает расстановку приоритетов и производительность. Кроме того, правильное программное обеспечение для управления задачами поможет мотивировать вашу команду работать более продуктивно. С более эффективными технологиями вам будет легко отслеживать количество времени, которое ваши сотрудники тратят на выполнение определенных заданий, и вы сможете отслеживать, сколько времени требуется для завершения проекта. Таким образом, будет намного проще установить подходящие сроки для будущих проектов.

Кроме того, видя, сколько времени ваши сотрудники тратят на работу, вы можете убедиться, что никто в вашей компании не подвергнется риску выгорания.Убедитесь, что у членов вашей команды есть время отдохнуть и заняться своей личной жизнью. После внедрения системы отслеживания задач вы научитесь лучше анализировать, насколько продуктивны ваши сотрудники. Ниже приведены некоторые другие очень важные факторы для использования трекера задач, чтобы лучше отслеживать все ваши задания.

Важность использования средства отслеживания задач

Есть несколько других важных преимуществ использования трекера задач, например:

• Улучшение автоматизации повседневных заданий
• Назначение перерывов в графике работы
• Отговаривают от многозадачности
• Создание лучшей и более запланированной рабочей среды
• Добавление времени на уход за собой в ежедневном графике
• Улучшение управления рабочим процессом

Автоматизация — важная часть программного обеспечения для управления проектами, поскольку она повышает точность ваших проектов и быстро упрощает выполнение различных задач.Благодаря автоматизации ваши сотрудники смогут сосредоточиться на более высокоуровневых проектах и ​​задачах.

Есть несколько стратегий, которые можно использовать, чтобы сделать свой бизнес более автоматизированным. Чтобы правильно и успешно реализовать автоматизацию бизнеса, вашей компании необходимо придерживаться следующих стратегий.

1. Измерьте потенциальную ценность автоматизации бизнеса на высоких уровнях
2. Определите способы понимания сценариев использования, необходимых для реализации автоматизации бизнеса
3. Проведение проверки концепции
4. Расширение возможностей автоматизации для масштабирования

Наряду с автоматизацией бизнеса, трекер задач может помочь вам лучше назначать перерывы в вашем рабочем графике. Это гарантирует, что вы и ваши сотрудники будете сосредоточены и сосредоточены на задаче, когда действительно пора работать. Когда люди могут делать перерывы в течение дня, они возвращаются более мотивированными на успех.

Кроме того, этот тип устройств для отслеживания времени и задач может помочь вам отговорить сотрудников от одновременного выполнения нескольких задач, что является верным способом для работников потерять концентрацию.По сути, члены вашей команды не смогут уделять внимание двум заданиям с той же энергией и навыками, что и одно задание.

Вы обнаружите, что программное обеспечение для отслеживания задач может помочь вашей команде, создав более благоприятную рабочую среду. Это программное обеспечение может помочь сотрудникам сосредоточиться на своих задачах и повысить концентрацию, поскольку члены вашей команды будут иметь правильные технологии, необходимые для быстрого и простого выполнения своей работы. Вы можете использовать такие инструменты, чтобы даже добавить в расписание стратегии самопомощи, чтобы ни один сотрудник никогда не чувствовал себя выгоренным.

Лучше всего то, что программные продукты для отслеживания задач улучшают управление рабочими процессами в компаниях. Правильный трекер задач может иметь решающее значение в поддержании бесперебойной работы рабочего процесса на вашем предприятии, поскольку он обеспечивает более автоматизацию всех аспектов делегирования задач и планирования управления компанией.

Теперь, когда мы понимаем многие важные факторы, лежащие в основе устройства отслеживания задач, пришло время узнать, как лучше всего организовать задачи и различные проекты.

Как эффективно организовать задачи

Когда вы работаете над способами более эффективной организации задач, вы захотите использовать и календарь, и список дел.С помощью календаря вы сможете записывать крайние сроки и встречи, которые у вас будут в связи с любыми важными проектами. Это может помочь вам отслеживать свои задачи, а также, возможно, любые личные планы, такие как посещение стоматолога или планы помочь другу переехать в новый дом.

Список дел также может быть полезен при определении задач и пунктов, которые вы должны выполнить к определенной дате. Это может помочь вам поставить самые важные задачи во главу своего списка и по существу расставить приоритеты в том, что вам нужно делать каждую неделю. Muse предлагает множество способов лучше организовать список дел.

Например, у вас может быть еженедельный список дел. Это позволяет вам организовать дела в вашей повестке дня по тому, что нужно сделать в течение конкретной недели. Сделав свой еженедельный список дел более гибким, вы сможете выполнять задачи в зависимости от дня недели, в который вы чувствуете себя более продуктивным. Например, по понедельникам вы можете работать медленнее, а по средам вы можете чувствовать себя более мотивированными для завершения этих больших проектов.

Другой пример — создание списка дел, основанного на важности каждой задачи. Это означает, что вы расставите приоритеты, какие задачи наиболее важны для вас в первую очередь. Это поможет вам увидеть, над какими вещами вам нужно работать в начале дня.

Это гарантирует, что вы никогда не закончите работу над вещами, которые явно менее важны, чем те, которые вам нужно будет выполнить быстрее. Например, вам не нужно бронировать отель для конференции через два месяца с утра, если вы еще не закончили подготовку презентации к 16:00 в тот же день.

Другой вариант — использовать тематический список дел. Это означает, что у каждого дня недели есть своя тема, которая поможет вам сосредоточиться на задаче. Если у каждого дня есть тема, вы можете структурировать свой список дел вокруг темы этого конкретного дня.

Например, четверг может быть административным днем, а это значит, что вы будете выполнять некоторые из дополнительных задач по вводу данных к концу недели. В начале недели, когда вы почувствуете себя бодрее, вы можете работать над более масштабными проектами.Это может сделать вашу рабочую неделю менее однообразной и поможет вам с нетерпением ждать более инновационных и захватывающих дней. Один и тот же распорядок дня может стать очень скучным, а тематические дни улучшат ваше психическое здоровье и доставят немного удовольствия.

Теперь, когда у нас есть представление о том, как организовать наши задачи, снова неплохо было бы рассказать о преимуществах реализации устройства для отслеживания задач.

Преимущества системы отслеживания задач и инструментов управления проектами

Чтобы вести успешный бизнес, полезно включить инструменты управления проектами в свою повседневную работу.Эти инструменты, включая систему отслеживания задач, могут помочь вам составить план и получить клиентов и финансовые результаты, необходимые для того, чтобы стать более продуктивной и успешной компанией.

Еще одно преимущество включает легкость, с которой вы, как руководитель, можете быстро и просто назначать проекты и задачи своим сотрудникам, расставляя приоритеты и делегируя задания в зависимости от навыков и сильных сторон каждого сотрудника. Таким образом, нужные работники получат задания, которые лучше всего соответствуют их навыкам. Кроме того, эта технология может помочь вам быстро и легко отслеживать количество часов, в течение которых каждый работает над конкретным проектом.

Легко отслеживая время, потраченное на работу, вы сможете легче устанавливать сроки, соответствующие конкретным проектам, и обеспечивать своевременное завершение работ. Кроме того, вы будете знать, какие сотрудники испытывают трудности с выполнением задач, и сможете найти способы, которыми вы можете помочь этим сотрудникам.

Почему программа для управления проектами Runrun.it является отличным средством отслеживания задач

Вы обнаружите, что одним из лучших вариантов для вашей системы отслеживания задач может быть Runrun.программное обеспечение для управления ИТ-проектами. Это связано с тем, что это программное обеспечение имеет все соответствующие функции, которые приносят пользу вашей компании, такие как настраиваемые информационные панели, которые позволяют вам видеть, добиваются ли ваши сотрудники успехов или испытывают трудности в определенной области.

Лучше всего то, что программное обеспечение для управления проектами Runrun.it позволяет быстро расставлять приоритеты и делегировать задачи членам команды, а также организовывать проекты, используя простой формат списка дел. Члены команды также могут сообщать о некоторых проектах, оставляя комментарии под файлами и другие задания.

Кроме того, программа Runrun.it позволяет автоматически отслеживать количество времени, которое требуется сотруднику для выполнения задачи или проекта. Обладая всеми этими преимуществами, вы захотите проверить, подходит ли вам этот программный продукт. Щелкните здесь, чтобы получить бесплатную пробную версию.

Обзор Task Tracker

Обзор средства отслеживания задач

Если вы относительно не знакомы с конструкторами концепций версии 2 и с системой отслеживания задач, то эта страница является хорошей отправной точкой.Надеемся ответить на вопрос …

Теперь, когда у меня есть учетная запись, что мне делать дальше?

Считайте эту страницу своего рода советом для начинающих.

Что может делать трекер задач?
Трекер задач — это наша система, которая отслеживает успеваемость учащихся, занимающихся построением концепций. Как следует из названия, он отслеживает прогресс учащихся в выполнении поставленных задач. Назначенные задачи — это задачи Конструктора концепций. И поскольку это то, что делает Task Tracker, учитель с учетной записью Task Tracker может назначить для учащихся построители концепций.Таким образом, некоторые из ваших ранних задач будут включать в себя настройку классов, добавление учеников в ваши классы и выполнение заданий для учеников. Вы также узнаете, что ваши задания отображаются на доске класса с оценкой, сроком выполнения и справочной информацией.

Все о конструкторах концепций

Всегда помните, что это все о конструкторах концепций. Задачи, которые выполняют студенты, — это построители концепций. Так что потратьте много времени на изучение конструкторов концепций, доступных для темы, которую вы преподаете.И не думайте, что список такой же, как и в прошлом году, потому что мы делаем много конструкторов концепций. Посмотрите на страницу вопросов. Попробуйте сами сделать Конструктор концепций. Подумайте о типе мышления, которым должны следовать ученики, чтобы добиться успеха. И подумайте, как они вписываются в вашу учебную программу. Выберите несколько хороших для модуля, который вы преподаете, и подумайте, как бы вы могли их упорядочить. Вы действительно не будете знать, что делать со своей учетной записью Task Tracker, пока не потратите некоторое время на ознакомление с конструкторами концепций, с которыми они используются.

С чего начать?
Начнем с предположения, что у вас уже есть активная учетная запись Task Tracker. То есть кто-то приобрел подписку и назначил вас учителем, связанным с этой подпиской. (Если это не так, то вам нужно сделать резервную копию на нашей странице «Маршруты» и узнать, как стать учителем, назначенным для подписки. Это первые две ссылки на странице «Маршруты».)

Итак, теперь у вас есть учетная запись и вы ознакомились с конструкторами концепций, вот ряд следующих шагов, которые помогут максимально эффективно использовать свою учетную запись.

• Сначала создайте свои классы.
  Это действительно простой процесс. После входа в свою учетную запись перейдите на страницу курсов. Используйте кнопку Create a Class, чтобы начать создавать классы … столько, сколько вы планируете использовать.
• Во-вторых, добавьте учащихся в классы.
  Это тоже не сложный процесс. Есть три способа сделать это; вы можете прочитать о них здесь. У нас также есть набор инструкций, который вы можете раздать студентам.Предоставьте им свой код регистрации в классе и инструкции, позволяющие им это сделать. Помните, что существует ограничение на количество студентов, разрешенное вашей подпиской.
• В-третьих, создайте назначение.
  Создание заданий может быть непростым делом. Просматривайте наши Конструкторы концепций, пока не найдете тот, который идеально подходит вашим ученикам. Запомните название и тематическую область этого конструктора концепций. Затем, войдя в свою учетную запись Task Tracker, создайте тему.Затем создайте задачу. Они соответствуют Конструктору концепций (Задача) и Тематической области (Тема). Затем установите правила оценки и свойства задачи. Это немного сложнее, но у нас есть для этого ряд инструкций.
• В-четвертых, расскажите студентам о задании.
  Помогите им приступить к созданию концептуального конструктора. Предложите им сначала войти в систему и перейти на страницу их курсов. Там они увидят ваше задание, дату выполнения, правила выставления оценок и любые советы, которые вы им дали.Они могут щелкнуть ссылку и приступить к работе. У нас есть краткий набор инструкций, которые помогут студентам научиться использовать свою часть системы отслеживания задач. Посмотреть направления для студентов.
• В-пятых, воспользуйтесь возможностью отслеживания задач Task Tracker.
  Зарегистрируйтесь, чтобы узнать, как ваши ученики справляются с назначенным конструктором концепций. Они это поняли? Вам нужно переучивать? Пора двигаться дальше?
• В-шестых, выполняйте дополнительные задания
  Теперь, когда у вас есть первое задание, попробуйте еще.Сделай что-нибудь другое. Поэкспериментируйте со свойствами задачи и различными способами настройки оценки задачи. Смотрите, как происходит обучение. И, что лучше всего, напомните себе, что вам не нужно ничего ставить оценки.

Hivewire

Что такое трекер задач?

Трекер задач, часто называемый списком дел, представляет собой систему для организации и управления задачами. Организация задач может принимать разные формы, но обычно включает в себя визуальное представление каждого элемента по его статусу — «Сделано», «Выполнено» или «Выполнено».

Компании любого размера используют различные системы для более эффективной организации своей работы, от простого списка дел до сложного программного обеспечения для управления проектами. Некоторые из наиболее распространенных функций программного обеспечения для отслеживания задач включают отслеживание времени, командные проекты, представление календаря, шаблоны и доступ к мобильным приложениям.

Даже самое лучшее программное обеспечение для отслеживания задач не будет лучше, чем система, которая работает и имеет смысл для вас. Чаще всего добавление сложных функций только усложняет управление вашим личным проектом.

Вот почему мы сделаем простой динамический трекер задач в Google Таблицах. Это не только бесплатная альтернатива дорогостоящему программному обеспечению, но также позволяет настраивать его в соответствии с вашими потребностями.

Сделайте копию нашего шаблона для отслеживания задач или следуйте инструкциям, чтобы создать свой собственный.

Как создать простой динамический трекер задач в Google Таблицах

Для начала, давайте откроем новый Google Sheet и добавим формулу Today (= today) в ячейку D1 и нажмите Enter.

Pro Подсказка: сэкономьте несколько кликов, введя URL-адрес sheet.new в свой браузер. В Chrome автоматически откроется пустая таблица. Он также работает с Google Docs (docs.new), Slides (slides.new) и Forms (forms.new).

Теперь, когда D1 показывает сегодняшнюю дату, нам нужно, чтобы три столбца до и после D1 отражали текущую неделю. Мы можем сделать это, добавив +1 или -1 к формуле = сегодня, как это.

Не обращайте внимания на даты на изображении выше, так как они будут относиться к дате, на которой вы фактически строите свой трекер задач.

Теперь давайте создадим новую вкладку на нашем листе. Эта вторая вкладка фактически будет содержать все наши текущие задачи. И мы будем использовать первую вкладку как панель инструментов, чтобы отображать только задачи текущей недели. Поскольку мы используем динамические формулы на нашей первой вкладке, на ней всегда будут отображаться наиболее релевантные данные.

Независимо от того, какая первая дата находится на вкладке 1, введите эту дату в самую первую ячейку (A1) на вкладке 2. Затем добавьте последующие даты в строке 1 до тех пор, пока вы хотите отслеживать свои задачи.

Убедитесь, что они отформатированы как даты и не используют формулу, как на нашей первой вкладке.Теперь, когда наша вторая электронная таблица отформатирована, мы можем начать извлекать эти данные на вкладку еженедельного обзора.

Добавьте несколько примеров задач в первые несколько дней. Это поможет нам проверить, все ли работает, когда мы перетаскиваем задачи на вкладку обзора.

Перейдите на вкладку 1, и давайте приступим к построению нашей формулы HLOOKUP в ячейке A2. Если в прошлом вы испытывали трудности с вертикальным или горизонтальным поиском, не волнуйтесь. Для построения этих формул требуется много проб и ошибок. Но если вы действительно боретесь, не стесняйтесь использовать наш шаблон с готовыми формулами.

Понимание формулы HLOOKUP

Вот формула: = HLOOKUP ($ A $ 1, Sheet2! $ 1: $ 11,2, TRUE)

Давайте проанализируем каждую часть формулы, чтобы понять, почему это работает.

Формула. = HLOOKUP ()

Это означает горизонтальный поиск. Горизонтальный поиск означает, что Google Sheets будет искать в первой строке заданного диапазона и возвращать указанное нами значение, найденное в этом столбце.

Клавиша поиска. $ A $ 1 или A1

Этот ключ поиска ссылается на ячейку A1 на вкладке 1. Он сообщает Google Sheets, что значение, которое мы хотим искать, — это дата в ячейке A1. Мы добавили символы «$», чтобы заблокировать эту ячейку, поэтому, когда мы перетаскиваем формулу вниз, она не меняет и не обновляет ее.

Диапазон. Sheet2! $ 1: $ 11

Диапазон, который следует учитывать при поиске. Поиск ключа поиска выполняется в первой строке диапазона. В этом случае он ищет в строках с 1 по 11 вкладки 2 нашу дату в A1.Несмотря на то, что все наши даты находятся в строке 1, мы настроили его на поиск в строках с 1 по 11, потому что, как только он найдет нашу дату, он должен просмотреть строки со 2 по 11, чтобы добавить наши данные о делах. Вам не обязательно иметь символы «$», но на следующем шаге будет проще перетащить нашу формулу в дополнительные ячейки.

Индекс . 2

Индекс — это ячейка, содержащая информацию, возвращенную из сопоставленного столбца. В этом случае 2 относится к первой задаче в первом столбце на вкладке 2.

отсортировано. True

Это необязательное значение, которое сообщает нашей формуле, сортируется ли строка, которую она ищет.

Как упоминалось ранее, вам не нужно понимать каждую часть этой формулы, чтобы использовать ее. Но теперь, когда формула завершена, нам просто нужно перетащить ее в столбец A и настроить индекс, чтобы он соответствовал строке, на которую он ссылается.

Например, в ячейке A3 индекс должен быть 3.

Чтобы начать заполнение дополнительных столбцов, перетащите формулу из A2 в G2.Обновите ключ поиска в каждой ячейке, чтобы он соответствовал столбцу, на который она ссылается.

Формула в B2, например, будет иметь ключ поиска $ B $ 1

Последний шаг в создании нашего трекера задач — перетащить формулу в строке 2 для каждого столбца вниз до строки 11. Вы этого не делаете. нужно остановиться на 11, если у вас более 10 дел в день. После того, как вы заполнили каждый столбец, вам просто нужно обновить индекс, чтобы он соответствовал строке, в которой он находится.

Вот и все! Теперь вы можете легко добавлять задачи на вкладку 2, а вкладка 1 будет динамически вытягивать задачи на текущую неделю, показывая вам наиболее важную информацию и ничего больше.Вы также можете настроить дизайн вашего нового трекера задач в соответствии с вашими личными предпочтениями.

Управление задачами и проектами превратилось в огромную отрасль, поскольку сегодняшние технологические компании более сосредоточены на производительности, чем когда-либо. Но списки дел и программное обеспечение для управления проектами по-прежнему остаются средством реагирования на сообщения. Несмотря на то, что они помогают вам увидеть, что делается, они мало что делают для выполнения работы.

Hivewire — это другой инструмент повышения производительности. Он сочетает в себе похожую на электронные таблицы среду Google Таблиц с визуальным конструктором рабочих процессов.Таким образом, вы можете создавать процессы, используя логику «если-то» и отчеты на основе данных, чтобы работать с данными динамически, а не просто смотреть в электронную таблицу, которая сообщает вам ваши дела. Попробуйте Hivewire сегодня и посмотрите, сколько еще вы можете сделать.

Бесплатные шаблоны управления задачами для менеджеров проектов

Использование шаблонов для управления задачами и отслеживания

Руководители проектов и руководители групп, работающие над проектами малого и среднего размера, могут использовать готовые шаблоны для
управлять задачами своей команды
легче управлять задачами своей команды.Шаблоны управления задачами обеспечивают отправную точку, которую можно использовать снова и снова, избавляя вас от необходимости изобретать велосипед каждый раз, когда вам нужно создать план, отслеживать ход выполнения задачи или сообщать о состоянии клиентам и руководителям.

На этой странице мы собрали серию бесплатных шаблонов для отслеживания задач для Excel и PowerPoint, чтобы помочь профессионалам быстрее приступить к работе. Просмотрите их все или воспользуйтесь ссылками ниже, чтобы перейти прямо к категории шаблонов, которая лучше всего соответствует вашим потребностям.

• А)
  Бесплатные шаблоны управления задачами для Excel
• Б)
  Бесплатные шаблоны управления задачами для PowerPoint

Бесплатные шаблоны управления задачами для Excel

Благодаря удобному формату сетки, формулам и фильтрам данных Excel обычно используется для составления расписаний, анализа данных и отслеживания состояния задач.Хотя электронные таблицы управления задачами не идеальны для расширенного управления проектами, они обеспечивают хорошую основу для планирования и мониторинга небольших проектов. Они совместимы с другими приложениями вне пакета Microsoft Office, что упрощает совместное использование и синхронизацию

приложения диспетчера задач
.

Ниже вы можете найти несколько шаблонов для отслеживания задач Excel, от простых таблиц в виде списков до более сложных платформ визуального отслеживания.

Шаблон списка задач управления проектом

При таком большом количестве переменных в проекте простой список задач, подобный приведенному ниже, может помочь профессионалам организовать свою работу, расставить приоритеты и сразу увидеть, когда наступает срок выполнения каждой отдельной задачи. Бесплатный шаблон списка задач для управления проектами позволяет пользователям назначать статус каждой задаче, сортировать назначения по нескольким категориям и точно видеть, кто за что отвечает. Он также автоматически рассчитывает плановую и фактическую продолжительность задач, позволяя командам легко проводить сравнения и видеть, идет ли работа по расписанию.

Шаблон отслеживания задач Excel

Этот шаблон отслеживания задач Excel был разработан для руководителей проектов или задач, которые хотят применять принципы Scrum при планировании и мониторинге задач своей команды. Бесплатная электронная таблица для отслеживания задач разбивает задачи на короткие спринты для упрощения управления и позволяет пользователям определять приоритеты, быстро видеть статус задачи и отслеживать назначения по мере их выполнения. Он также включает простую диаграмму Ганта, которая автоматически обновляется при изменении данных в списке задач.

Шаблон электронной таблицы управления задачами

Эффективное управление задачами требует точного знания всех заданий и времени, оставшегося для их выполнения. Электронная таблица управления задачами, подобная приведенной ниже, может помочь командам отслеживать свои задачи по часам и более эффективно организовывать свою работу. Шаблон автоматически рассчитывает количество часов, оставшихся для завершения каждой задачи, показывает процент уже выполненной работы и выделяет просроченные задачи.Кроме того, эта электронная таблица для отслеживания задач также оценивает даты начала и окончания назначений и отображает их на диаграмме Ганта, обеспечивая обзор всего проекта.

Бесплатные шаблоны управления задачами для PowerPoint

Таблицы для отслеживания задач

Excel хороши для обеспечения ясности и согласованности внутри команды, но при общении с аудиторией высокого уровня, такой как клиенты или высшее руководство, профессионалы могут обнаружить, что им нужно что-то более графическое.В таких случаях шаблоны управления задачами PowerPoint могут оказаться более эффективными, поскольку они могут отображать обобщенные данные на одном визуальном слайде в удобной для восприятия форме. Ниже вы можете найти несколько таких шаблонов, с которых можно начать.

Бесплатный шаблон планировщика задач

Этот бесплатный планировщик задач был создан для профессионалов, которым необходимо получить представление о задачах проекта на уровне руководителей для встреч с клиентами или предложений по проектам. Разработанная как простая диаграмма «Планирование на странице», это диаграмма Ганта, в которой используются цветовые коды для группировки задач по категориям или отделам, что упрощает просмотр основных данных с первого взгляда.Загрузите файл шаблона бесплатного планировщика задач, чтобы использовать его в PowerPoint, или нажмите «Редактировать в Интернете» ниже, чтобы открыть и обновить его прямо в браузере.

Шаблон отслеживания задач PowerPoint

У клиентов и руководителей обычно нет времени читать длинные документы или распутывать сложные таблицы управления задачами, чтобы увидеть, как продвигается проект. Чтобы эффективно передавать статус задачи высокоуровневой аудитории, руководители проектов и руководители групп могут использовать более знакомые слайды PowerPoint, такие как показанный ниже.Этот шаблон для отслеживания задач упрощает работу, предоставляя только важную информацию для отслеживания, такую ​​как сроки выполнения ключевых задач, процент выполнения или важные события в процессе. Бесплатное средство отслеживания задач можно загрузить и отредактировать в PowerPoint или легко обновить в Интернете по мере изменения планов.

Шаблон Agile Task Management

У клиентов и руководителей обычно нет времени читать длинные документы или распутывать сложные таблицы управления задачами, чтобы увидеть, как продвигается проект.Чтобы эффективно передавать статус задачи высокоуровневой аудитории, руководители проектов и руководители групп могут использовать более знакомые слайды PowerPoint, такие как показанный ниже. Этот шаблон для отслеживания задач упрощает работу, предоставляя только важную информацию для отслеживания, такую ​​как сроки выполнения ключевых задач, процент выполнения или важные события в процессе. Бесплатное средство отслеживания задач можно загрузить и отредактировать в PowerPoint или легко обновить в Интернете по мере изменения планов.

.