Как правильно планировать свое время: Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог

Славное время было – средневековье. Сонные феодалы неспешно потягивали вино в своих замках, крестьяне работали на благо своих хозяев, а рыцари с нетерпением ждали новых походов. В целом – это было время, когда всё было просто. Завтра было почти таким же, как и вчера.

Сегодня же, 90% всех людей выглядят как пассажиры поезда, который только что уехал. Они спешат неизвестно зачем и неведомо куда. Если вы узнали в этом описании себя, то знакомьтесь, ваш лучший друг – тайм-менеджмент.

Все люди делают это

Можете откинуться на спинку стула – все люди делают это: откладывают дела на потом, ленятся, ищут оправдания. Бывают и более интересные случаи, когда человек умудряется обижаться на всех и вся за то, что у него что-то не ладится. Ленивые и брюзжащие старики – это как раз такие люди, не познакомившиеся вовремя с искусством управления временем. Сейчас вы вряд ли знаете, чего хотите. Однако ознакомившись с основными принципами управления временем, вы сможете буквально творить чудеса.

Если вы не знаете с чего начать – начните с начала. Этот банальный совет также примитивен, как и отговорки, которые люди используют, чтобы бездельничать подольше. К слову, безделье – самый страшный враг всех серьёзных начинаний. Лучший способ закопать миллион в землю – каждый день откладывать на завтра работу, теряя одну тысячу. Кто-то может назвать это красивым словом «прокрастинация», но это лишь отлынивание и безделье.

Второй уровень низшей лиги – отсутствие веры в успех. Вы что-то делаете, но ваши усилия подобны песчинке на пляже, из которой требуется построить песчаный замок. Вам нужен результат. Как его добиться – читайте ниже.

Обратите также внимание на то, что нижеприведённые методики бесполезны, если ваше дело или проект вам неинтересны. Тайм-менеджмент основан на умении расставлять приоритеты правильно – такое умение необходимо не только на работе, но и в жизни.

Почему миллионеры ходят в бейсболках?

Если вы думали, что миллионеры лишь хвастаются богатством, то вы ошибаетесь. Те из них, кто честно заработал свои кровные – скромные и незаметные люди. От вас их отличает лишь счёт с кучей нулей и умение управлять временем и деньгами, которые это умение приносит.

Не стоит думать, что тайм-менеджмент придумали богатенькие боссы, которым нечего было делать. Это универсальный механизм, который работает в любой сфере жизни как часы. ТМ – инструмент, с помощью которого вы сможете добиться успеха в любой сфере. Достигается всё примитивно просто – вы учитесь распоряжаться своим временем и тратить его с умом, получая максимум эффекта от каждой минуты.

Сначала – о приятном

Наглядный пример пользы от ТМ – представьте себе себя. Только у вас сегодня нет дел. Вы сделали их три года назад. У вас уже совершенно другая жизнь, хорошая машина, на работе все с вами здороваются… Что же произошло?

А всё началось с того, как вы прочитали в сети о странной вещи – тайм-менеджменте. Удалили мусор из корзины компьютера, с дисков, убрали его из своей комнаты, квартиры и в конце концов – из головы. Вы стали больше времени уделять работе, семье и у вас никогда не бывает депрессии из-за дел. Разве такое бывает? Да!

Прокрастинация – тяжёлый труд. Основы тайм-менеджмента

Приехали!

Не нужно себя ругать за безделье. Вы выполняете тяжёлую работу. Да нет – вы почти в рабстве у своих собственных привычек. Но вот вам задачка – представьте, что завтра конец света. Всё, приехали! Поздно бегать по банкам, соседям, возвращать долги, прибивать полочку на стену – разве есть смысл делать всё это в последний день? Нет! Славно. Теперь вы можете догнать выпрыгнувшее сердце и вернуть его на место, собраться с мыслями. Поздравляем – теперь вы сделали первый шаг!

Начинайте каждое утро с мысли о том, каким бы был этот день, если бы он стал последним. Это простое упражнение позволит вам поставить цели. Лучше всего – возьмите листок и потратьте 15-20 минут на перечисление важных дел, чтобы не потратить ближайшие 15-20 часов на их частичную реализацию.

Один план хорошо, а два – лучше!

Любой успех не приходит случайно. И даже благодаря тяжёлой работе бывает трудно его достичь. Причина кроется в отсутствии чёткого плана действий. Спросите себя о том, почему у вас до сих пор нет такого плана – внятного ответа вы себе не дадите.

Половина всех ваших неудач в жизни связана с тем, что вы не знаете ответа на два вопроса всех прославленных полководцев:

• Где мы в данный момент?
• Куда наступать?

Составив чёткий план действий, вы сможете знать, что и когда вам выполнять. У вас на руках будет карта с чёткими стрелочками, указывающими на то место, где зарыт настоящий клад! Очень важно именно писать план. Если вы не запишете цель, то с лёгкостью откажитесь от неё под любым предлогом. Когда же она записана – отвертеться не удастся.

Пожиратели – прочь!

Имён у таких дел множество, но суть одна – высосать из вас энергию. Выбросить ноутбук или отписаться от полезных рассылок – не самая лучшая идея. Никто также не запретит вам посмотреть любимый фильм. Но во время важных дел возьмите за правило концентрироваться на работе. Как только вы начнёте поддаваться магии социальных сетей или пейзажа за окном – вы пропали.

Приоритеты

Если вы хотите быть успешным – вы просто обязаны уметь присваивать делам цифры. Основному делу – масса времени. Побочным – немного. А вот на развлечение вы можете оставить час-другой. Через некоторое время этот мизерный отрезок времени станет бездной, которая отделяет вас от заветного нового дня и новой работы.

Разделяй и властвуй!

Такая трактовка Цезаря является самой гуманной и самой практичной в нашем мире. Разделять вам придётся потоки информации – на нужную и ненужную. От вас требуется уметь быстро ориентироваться в потоке информации и не тратить своё время на то, что вам не нужно. Беспощадно отсеивайте любителей пожаловаться на жизнь и ничего при этом не делать, кто пытается вам что-то навязать.

Учитесь у французов

Принцип придумал отнюдь не француз. Но уважаемый Брайан Трейси призывает готовить привычное именно для них блюдо – лягушку. Похоже, что дядюшка Трейси совсем не разделяет безграничную любовь французов к этому блюду. К тому же – он предлагает есть её целиком, а не только лапки. Всё становится на свои места, когда вы поймёте, что лягушка – это ваше самое неприятное дело, которое вы постоянно откладываете. Просто съешьте её утром и ходите с довольной улыбкой весь день!

Чистота – залог здоровья!

Чистота на вашем столе позволит оптимизировать рабочий процесс на 30%. Именно такое количество времени, по мнению учёных, тратится на то, чтобы впопыхах найти нужную бумагу или вещь. Творческий беспорядок – лишь удобная отговорка, не так ли?

От звонка до звонка

Героически перевыполнять недовыполненный план – не лучшая идея. Вы можете выбиться из сил в погоне за ежеминутным результатом, но настоящая сила – в системности. Научитесь каждый день уделять время важному для вас делу, и вы добьётесь гораздо большего, нежели попытками наскоков и набегов. Лучший способ разбогатеть – работать усердно, но лишь в определённое время. Эта привычка поможет вам отучиться брать работу домой, постоянно думая о ней.

Помните также, что тайм-менеджмент, как и любую другую методику следует использовать с умом. Как уже говорилось выше – избегайте наскоков и набегов. Лениться тоже можно и даже нужно! Тем не менее, стремитесь к состояниям потока и умиротворения. На работе раскручивайте маховик интеллекта и не давайте себе спуску, пока не начнёте решать проблемы, будто щёлкая орешки. Дома научитесь выполнять домашние дела и отдыхать. Главное правило тайм-менеджмента: хорошо поработал – хорошо отдохни.

Учимся эффективно планировать свое время: полезные советы и уроки

Учимся эффективно планировать свое время: полезные советы и уроки

Одним из самых дефицитных и дорогих ресурсов в мире является время. Его всегда мало, особенно если нерационально его использовать. Многие наверняка сталкивались с ситуацией, когда «день пролетел, а ничего не сделано».

Все Курсы Ком решил заострить свое внимание на этой проблем и помочь своим читателям быть хозяевами своей жизни. Как научиться планировать свое время и день?

Ставить цели и придерживаться их

Постановка краткосрочных и долгосрочных целей – почерк деловых и успешных людей. Составление списков дел — разумно, однако в практике выяснилось, что этот метод в чистом виде имеет ряд недостатков. Во-первых, простой список дел не привязан ко времени, от этого часто хочется сделать короткие, быстрые задачи, в то время как длинные могут быть более важными. Также списки дел подсознательно вгоняют загруженного делового человека в еще больший стресс, отчего каждый пункт списка кажется чем-то тяжелым и невыполнимым. Это подтверждают заключения ученых, согласно исследованиям которых около 40% из списков дел составителями не выполняются. Поэтому следует не только перечислять требуемые дела, но и определять для них временной интервал. Удобно при этом пользоваться специальным ежедневником (10 лучших приложений ежедневников), который всегда будет при себе.

Полезные рекомендации по постановке целей дает ведущий в этом видео: 

Время на сон

Самое напрашивающееся решение проблемы времени – сократить сон и развлечения, однако не все так просто. При отсутствии сна и под гнетом монотонной работы организм станет работать менее продуктивно.
График сна у каждого может быть разным в зависимости от темперамента и образа жизни. Кому-то лучше работается утром, кому-то – ближе к ночи. При построении графика нужно соблюдать следующие принципы:
1.    Ложиться и вставать нужно в одно и то же время каждый день.
2.    Суммарное время, отведенное на сон, должно составлять около 8 часов.
Таким образом, человек с темпераментом «совы» может лечь спать в 3 ночи, если ей так удобно, но в течение дня нужно доспать необходимое до нормы количество часов.

«Мертвое время», потраченное с пользой

Научитесь ценить и использовать так называемое «мертвое время», которое приходится затрачивать на дорогу или, допустим, ланч. В это время можно послушать аудиоуроки, подучить иностранные языки и многое другое. Дополнительно провести с пользой время можно спортивные тренировки, если наушники в зале, который вы посещаете, не воспрещаются инструкторами. Однако здесь важно быть осторожным: убедитесь, что слух или пристальное внимание в этот отрезок времени вам точно не понадобится – например, в целях безопасности не стоит слушать образовательные аудиокниги во время управления автомобилем.

Контроль привычек

Очень полезно выработать в себе каждодневные полезные привычки. Например, если в качестве цели или одной из целей выбрано продвижение собственного блога, с утра возьмите за правило заходить на свою страницу, по возможности обновляя ее. Установите норму по числу статей в неделю. Утром делайте самую трудоемкую работу – так удастся добиться выполнения всех пунктов своего списка.

Также не стоит запускать образ жизни, так как он напрямую влияет на самочувствие. Утренняя зарядка, стакан чистой воды перед полноценным завтраком пойдут только на пользу. Кстати, если впереди планируется выполнить большой объем работы, лучшим выходом будет не есть много жирной пищи и ограничиться коротким перекусом. О том, как можно качественно спланировать свой день, интересно и с задором расскажут в этом видео:

«Помидорные» перерывы

Ничто так не давит на психику человека, как постоянная работа без отдыха и давление на самого себя. Как правило, это ведет к профессиональному выгоранию и потере сил. В итоге организм все равно возьмет свое, и работник потеряет продуктивность помимо своей собственной воли. Важно научиться договариваться с самим собой, делать короткие паузы в рабочем процессе и встряхивать себя. Понимая необходимость такого способа работы, профессионалами была разработана «помидорная техника», согласно которой рабочее время разделяется на «помидоры» длительностью по 30 минут: из них 25 минут уделяется работе и 5 – отдыху. Эффективность помидорной техники доказана на практике.

Запас времени

Несмотря на распланированный по минутам день, времени все равно может катастрофически не хватать. Всегда есть возможность обстоятельств, не зависящих от человека: транспорт, неожиданное совещание и подобное. Поэтому во время составления плана делайте расчет на разные форс-мажоры. К тому же, стоит ли говорить, сколь некультурно опаздывать на деловую встречу.

«Все хорошо»

Что бы ни случилось, какое бы настроение не было с утра пораньше, даже если график не удается соблюдать, не паникуйте и говорите себе, что ничего страшного не произошло. Самовнушение, а также изначальная уверенность в себе может помочь исправить проигрышные ситуации и повернуть в свою пользу. Если же опаздывают на встречу с вами – как деловой человек найдите себе занятие – послушайте заранее скачанную на телефон аудиокнигу или полистайте новостную ленту. Информация никогда не бывает лишней.

Анализируйте свое время

В конце каждой недели анализируйте, что помогло добиться успехов в этот день, а что, возможно, следует поменять или исключить. Оценивать нужно не только сухую информацию, но и что полезного и непредвиденного вы сделали в это время. Например, помогли соседке-инвалиду заехать в подъезд и подняться на нужный этаж. Лишние потраченные 10 минут, которые отнюдь не считаются лишними.

Не отвлекайтесь

Личным сообщениям во «Вконтакте», Телеграм или почте нужно уделять как можно меньше времени. Установите в своем телефоне настройку уведомлений от приложений, которые помогают вам работать, а личную почту проверьте, например, когда ждете опаздывающего на встречу друга или делового партнера. Это время можно потратить, например, на более тщательную уборку дома.

Изучайте

Читайте полезные статьи и используйте приложения для телефонов.

Поначалу может показаться непросто соблюдать все правила неукоснительно и четко следовать графику, однако при должном упорстве можно выработать в себе ряд полезных привычек. Вместе с этим важно не забывать поощрять себя – чересчур строгая самодисциплина не рекомендуется. Несмотря на занятость, отдыхайте от гаджетов и экранов, на время выключая технику. А также за списком дел не забывайте о родных, близких, любимом хобби и создании душевных подарков к праздникам – в этом случае гармония с графиками дел будет обеспечена.

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Автор статьи

Редактор портала Info-Profi, преподаватель истории и обществознания со стажем 22 года. По второму образованию юрист.

Написано статей

Как планировать свое время: 7 эффективных методов

Прежде чем взяться за управление своим (драгоценным) временем, стоит определиться с форматом – бумажный или электронный. Мы за первый вариант, но выбор за вами.

Если предпочитаете вести список дел с помощью гаджетов, советуем обратить внимание на эти ресурсы.

Todoist позволит быстро и просто вносить задачи в список, устанавливать время (если это, например, событие), объединять задачи в проекты, расписывать дела по подпунктам и еще несколько полезных функций. Есть мобильное и десктопное приложения, веб-версия и расширение для Google Chrome. При этом аккаунт один – все записанное синхронизируется. Выполненные дела улетают в отдельное хранилище, когда вы нажимаете на кружочек рядом с ними. Ничего лишнего.

Notion – гораздо более сложная (но и более функциональная) программа. Кажется, чтобы в ней разобраться, нужны видеоуроки (а такие есть). Но если вы хотите в одном приложении хранить все-все записи вплоть до списков прочитанных книг и тех фильмов, которые хотите посмотреть, то это для вас. В таком случае стоит освоить Notion один раз – и пользоваться им с удовольствием все оставшееся время.

Google Calendar удобен тем, что работать в нем можно вместе с кем-то. Если вы планируете не просто свой день, а составляете список задач для целой команды или делите с кем-то задание, «Гугл Календарь» поможет вам. Можно зайти онлайн или скачать приложение.

Кстати, если вы вдруг пропустили – в качестве напоминаний можно использовать Telegram.

Следующий шаг – запишите свои дела. Крупные задачи детализируйте до подпунктов и более мелких действий. Теперь можно планировать.

1. 1–3–5

Нет, мы не разучились считать. Этот метод заключается в том, что вы выбираете одну самую главную задачу на день. Затем три менее важные – но их все же необходимо выполнить в течение дня. В конце пять еще менее значимых дел. Конечно, числа могут варьироваться – вдруг у вас не одна, а две очень и очень важные задачи и так далее.

2. Айви Ли

Американский журналист предлагает вечером составить список из шести значимых дел на завтра. Расставить их нужно в порядке убывания важности. Утром остается только приняться за выполнение этих задач – последовательно и четко.

Правда, в этом методе не хватает деления крупных дел на более мелкие – а это необходимо для эффективного планирования. Можно заранее выписать большие «проекты» и детально прописать, какие действия они в себя включают. И уже эти более маленькие шаги планировать способом Айви Ли.

3. Принцип Парето

Наверняка вы слышали этот закон: 20 % усилий дает 80 % результата, в то время как оставшиеся 80 % усилий дают всего лишь 20 % результата. Вот как его можно применить во время планирования. Из всего списка дел нужно выбрать примерно 20 % самых важных – тех, что принесут наибольшую эффективность. С них и начинаем. Остальные либо выполняем потом, либо вовсе делегируем другим людям.

4. Метод Эйзенхауэра

Суть в том, что вы делите страницу ежедневника на четыре части. Первая – это важные и срочные дела. В них ваша необходимость, их нужно выполнить в первую очередь. Вторая – важные, но несрочные. Это ваша эффективность и ваш баланс. Если таких задач больше всего – это хороший признак. Третья – дела неважные, но срочные. За ними может последовать разочарование. Последняя, четверта область осталась для неважных и несрочных дел. Есть повод, конечно, в принципе задуматься, для чего вы их выполняете. За ними обычно кроется расточительство – может, их можно делегировать или вовсе убрать?

5. Оценка значимости

Каждому делу из списка нужно присвоить балл важности. Обычно удобно пользоваться шкалой от нуля до двух. Такой метод позволит научиться эффективнее расставлять приоритеты и понимать, какие задачи более значимы, какие необходимо выполнить в первую очередь.

6. Оценка энергозатратности

Принцип похож на предыдущий вариант. Только теперь мы оцениваем то, насколько трудным будет выполнение той или иной задачи, – сколько энергии и сил на это понадобится. Советуем присваивать три флажка: «легко», «средне» и «сложно». Этот метод позволяет выбирать то дело, которое соответствует количеству энергии на данный момент. Например, если сил мало, то можно выполнить что-то из разряда «легко».

7. A,B,C

Делим задачи на А, В, и С. А – самое важное. В – важное и нужное. С – неважное и ненужное. Опять же – стоит задуматься, как вообще дела с отметкой С оказались в вашем списке дел, если хотите повысить эффективность своей работы.

Еще пара советов

Разные методы можно (и даже нужно) комбинировать, чтобы найти то, что будет вам максимально удобно. Жизнь, правда, не всегда будет укладываться в ежедневник – внезапные дела и встречи, непредвиденные обстоятельства и много того, что может помешать выполнить задачу вовремя. Планирование же призвано помогать нам, а не сковывать.

Указывать длительность выполнения задачи может быть тоже полезно. Необязательно высчитывать точное время – это может быть примерный промежуток, например, с 11:00 до 11:30. Так планы будут выглядеть еще более четкими и продуманными (и снизится вероятность опоздать куда-то). Кроме того, станет понятно, сколько времени занимает то или иное занятие. Не говоря уже о ситуациях, когда появляется внезапное срочное дело, которое нужно непременно вписать в график.

«Съесть лягушку» можно добавить к любому методу планирования. Не переживайте – ни одно земноводное не пострадает. «Съесть лягушку» – значит выполнить самое сложное или неприятное, но при этом значимое дело. Если сделать это в начале дня, работать над остальными задачами будет легче и приятнее. А главное – важное дело уже позади.

За планом следует действие. Просто грамотно составить список задач – мало. Нужно не забывать его придерживаться.

Вероятно, вам также будет интересно:

Когда пора увольнять сотрудника?

Почему мы опаздываем и что с этим делать

Как быть эффективным начальником?

Как перестать бояться телефонных разговоров?

20 новых правил жизни после пандемии

Как правильно и эффективно планировать свое время

Вы живете по часам или в реальном времени? Узнайте разницу и научитесь управлять каждым своим днем.

Возможно, вы уже обучались тайм-менеджменту у тренеров, читали о нем в книгах, пытались использовать бумажные и электронные ежедневники в планировании своего времени, учились расставлять приоритеты и планировать свой день. Но, несмотря на это вы можете спрашивать себя до сих пор: «Почему, используя эти знания и гаджеты, я все еще чувствую, что не могу вовремя сделать все, что мне нужно?»

Ответ прост. Все, что вы знали об управлении временем ранее, для вас не работает.

Прежде чем вы сможете действительно начать управлять временем, вы должны узнать, что такое время. Словарь говорит, что время  — форма последовательной смены явлений и длительность состояний материи. Это форма бытия, измеряемая секундами, минутами, днями, годами, как мера длительности всего совершающегося. Это определенный отрезок последовательности, в течение которого что-нибудь совершается или что-нибудь может быть совершено.

Проще говоря, время — это когда происходят  определенные события и вещи.

Есть два типа времени: «время по часам» и «реальное время». Во «времени по часам» есть 60 секунд в минуте, 60 минут в часе, 24 часа в сутки и 365 дней в году. Все время проходит в равной степени. Когда кому исполняется 50 лет, ему ровно 50 лет, ни больше и ни меньше.

В «реальном времени» все время относительно. Время летит или тянется в зависимости от того, что вы делаете. Вспомните себя на школьном уроке, который вам больше всего не нравился. Он тянулся вечность! А вспомните, когда вам было интересно и хорошо, время летело незаметно. Если у вас есть дети, вспомните, как вы радовались их первым шагам и тому, как они быстро растут и развиваются. А ведь проходят месяцы и годы.

Какое из этих времен описывает мир, в котором вы живете? «Время по часам» или «реальное время»?

Причина того, что многие системы и гаджеты для управления временем не работают, в том, что они созданы для управления «временем по часам». «Время по часам» не имеет значения. Вы не живете во «времени по часам» и не имеете доступа к нему. Вы живете в «реальном времени», в мире, в котором время летит, когда вам весело и тянется, когда вы, к примеру, заполняете налоговую декларацию.

Самое прекрасное в «реальном времени» то, что его создаете вы сами. А всем, что вы создаете сами, вы можете управлять. Поэтому пришло время снять с себя ограничения и перестать саботировать самого себя. Хватит говорить себе: «Мне не хватает времени» или «Сегодня не лучшее время, чтобы начать управлять делами правильно». Учитесь управлять собой!

Есть три способа проводить свое время, и вы каждый день ими пользуетесь — это мысли, разговоры и действия. Вне зависимости от того, чем вы занимаетесь, ваша жизнь состоит из этих трех элементов.

Как, предпринимателя, вас могут часто отвлекать или тянуть в разных направлениях. Хотя вы не можете сделать так, чтобы вас не отвлекали, но вы действительно можете решить, сколько времени вы будете тратить на мысли, разговоры и действия которые приведут вас к успеху.

ЧИТАЙ ТАКЖЕ — Топ 5 советов по тайм-менеджменту для бизнес-леди

Практикуя в своей жизни следующие советы, вы станете хозяином своего собственного времени:

1) Заведите ежедневник и записывайте в течение недели в него свои мысли, разговоры, действия и мероприятия. Это поможет вам понять, как много вы можете сделать в течение дня, и на что ваше драгоценное время тратится. Вы увидите, как много времени вы фактически проводите результативно, а сколько времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.

2) Важно, чтобы вы четко выделяли время на любые действия или контакты, которые важны для вашего успеха. Списки дел становятся все длиннее и длиннее до тех пор, пока не перестают работать. А ежедневники работают. Планируйте встречи с самим собой и создавайте временные блоки для приоритетных мыслей, разговоров и действий. Составьте график, когда они будут начинаться и заканчиваться. Дисциплинируйте себя в отношении этого.

3) Планируйте проводить не менее 50% своего времени, думая, говоря и занимаясь тем, что приносит вам наибольшие результаты.

4) Будьте готовы к тому, что вас будут постоянно отвлекать от того, что вы делаете. Отводите на это время в своем графике. Возьмем, к примеру, понятие «Рабочее время». Разве «Рабочее время» нельзя назвать как «время запланированное, чтобы вас отвлекали»?

5) Первые 30 минут каждого дня отводите на планирование этого дня. Не начинайте свой день, пока вы не сделали план. Самое важное время вашего дня это время, которое вы запланировали для планирования этого дня.

6) Перед каждым звонком или заданием выделяйте пять минут для того, чтобы понять какого результата вы хотите достичь. Это поможет вам увидеть, как выглядит ваш успех, перед тем как вы приступите. И это замедлит время. Пять минут после каждого звонка или  действия выделяйте на то, чтобы определить, был ли достигнут желаемый результат. Если нет, то чего не хватало? Учитывая это, подумайте, как вы можете улучшить ваш следующий звонок или действие?

7) Используйте табличку «Не беспокоить», когда вам необходимо выполнить работу в срок. Отключитесь от всего и сконцентрируйтесь на деле.

8) Не отвечайте на телефонные звонки только потому, что вам кто-то звонит. Не просматривайте все письма электронной почты и не отвечайте на них только потому, что они приходят. Отключите мгновенные оповещения. Ничего страшного не случится, если вы не будете мгновенно реагировать и отвечать всем. Конечно, если в этом нет необходимости для вашего бизнеса или деятельности. Вместо этого, выделяйте отдельно время, чтобы ответить на электронную почту и телефонные звонки.

9) Такие отвлекающие факторы, как Facebook и другие социальные сети исключайте из своей деятельности, если вы их не используете как инструменты для создания бизнеса.

10) Невозможно сделать все сразу. Помните, что 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентов ваших результатов.

Автор: Анна Рудая, эксперт в гармоничном развитии личности, консультант по работе с подсознанием, сертифицированный тренер, коуч Нового Кода Isaac Pintosevich Systems

Как научиться планировать, чтобы все успевать | КонсультантПлюс

Научиться использовать основной инструмент тайм-менеджмента – планирование. Грамотное планирование – это умение создавать простой и компактный обзор задач, позволяющий вспоминать о нужных делах в нужное время.

Какой инструмент для этого выбрать? Традиционные бумажные ежедневники, календари и планировщики в гаджетах, стикеры, интеллект-карты или доски? Выбирайте то, что подходит для ваших задач и удобно в использовании лично вам. Главное, задачи должны быть записаны, ведь что не записано, того не существует.

Давайте рассмотрим разные типы задач и подходящие для их фиксации инструменты. Специалисты по тайм-менеджменту выделяют 3 типа задач: жесткие, гибкие и бюджетируемые.

Жесткие задачи привязаны к определенному времени. «Вебинар в 15-00», «Собеседование с работодателем в 18-00» – вот примеры таких задач. Как только время события становится известно, занесите его в электронный календарь или планировщик. Помните о том, что жесткие задачи нельзя планировать вплотную друг к другу, закладывайте резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

Гибкие задачи не имеют точного времени исполнения, но именно они больше всего нуждаются в том, чтобы быть правильно записанными. «Оплатить интернет!», «Взять справку из учебной части» – это примеры гибких задач. Какие инструменты можно использовать для фиксации гибких задач?

• Контрольные списки – это обычный перечень задач, например, порядок действий для подачи документов в магистратуру, список вопросов к собеседованию или список канцтоваров к новому учебному году. Контрольный список снижает риск что-то забыть, дает вам программу действий, не сковывая жестким планом, помогает расставить приоритеты. Контрольные списки удобны, если вам нужно поручить кому-то выполнение задачи: список канцтоваров можно переслать тому, кто идет в магазин, а план подготовки к походу – всем членам команды.

• Двумерные таблицы удобны для планирования регулярных задач и контроля их выполнения. Например, вы решили раз в неделю смотреть фильм на иностранном языке, два раза в неделю бегать по утрам и каждый день проходить онлайн-урок обучающего курса КонсультантПлюс. Составьте таблицу, как на рисунке, и отмечайте в ней выполнение задач. Такие таблицы помогут и при выполнении скучных, рутинных задач, которые вас не вдохновляют (см. наш материал «Как решать скучные задачи?»).

• Интеллект-карты помогают планировать стратегические цели. Вы сможете наглядно представить свое будущее и ключевые области, в которых хотите развиваться. Определите несколько ключевых областей, над которыми будете работать в следующем году: учеба, спорт, хобби, работа. Нарисуйте для них ветки. От каждой ветки нарисуйте любое количество побегов, развивая и конкретизируя каждую область. Разместите свою интеллект-карту на видном месте, чтобы, планируя очередной день или неделю, не забыть зарезервировать время на дела, которые приближают вас к вашим целям.

Бюджетируемые задачи – важные объемные задачи, которые требуют определенного ресурса (бюджета) времени, не имеют жесткой привязки к началу исполнения, но, как правило, имеют дедлайн. «Сдать отчет по практике до начала сессии», «Подготовиться к зачету по трудовому праву» – это бюджетируемые задачи. При планировании дня постарайтесь выделить бюджет времени для выполнения такой задачи. Например, если у вас завтра нет занятий в институте, то запланируйте в первой половине дня 2 часа работы над отчетом.

Знания о типах задач помогут вам применять алгоритм жестко-гибкого планирования при составлении планов на день и на неделю.

1. На сетке времени (в ежедневнике или компьютере) отметьте жесткие задачи, для которых уже известно точное время: лекцию, вебинар, поход к врачу. Не планируйте жесткие задачи встык, закладывайте резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составьте список гибких задач без привязки ко времени исполнения. Используйте результато-ориентированные формулировки. Например, «договориться о встрече с Дмитрием», а не «позвонить Дмитрию», «заполнить заявку на стажировку», а не «стажировка».

3. В списке выделите ярким цветом те задачи, которые надо выполнить в первую очередь. Это могут быть задачи, значимые для выполнения других задач, работающие на ваши стратегические цели или, наоборот, неприятные, давно откладываемые.

4. Забюджетируйте время на крупные приоритетные задачи – подпишите к ним примерное количество времени на исполнение. Помните, планировать и бюджетировать более 60-70% рабочего дня – нереалистично!

5. В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.

Выработайте у себя привычку 5–10 минут в конце дня посвящать планированию. План должен давать полный обзор предстоящих задач и дел. Не пытайтесь распланировать все время, закладывайте резерв, чтобы не нервничать, если что-то пойдет не так. Раз в неделю заглядывайте в список своих стратегических целей и бюджетируйте время на выполнение важных задач.

По материалам книг Г. Архангельского

Документ КонсультантПлюс по теме: ТК РФ Раздел VIII. Трудовой распорядок. Дисциплина труда

Организация и планирование времени ребенка: полезные советы

Жизнь современного школьника крайне насыщена. Чтобы соответствовать высоким требованиям общества, уже в детском возрасте необходимо не только хорошо учиться, но и быть разносторонне развитой личностью: изучать иностранные языки, заниматься спортом и творчеством, показывать высокие результаты. Это заставляет родителей задумываться о том, как помочь ребенку всё успевать и справляться с нагрузкой. Ключ к успеху – ответственность, самостоятельность и умение планировать своё время.

В этой статье мы обсудим, как научить ребенка этим навыкам и развить в нем качества, необходимые для хорошей учебы и успешной деятельности в будущем.

Почему важно научить ребенка осознавать, контролировать и планировать время?

Ни для кого не секрет, что дети учатся всему постепенно. Время для них относительно. Для 3-х летнего малыша, который едва представляет себе, что такое «завтра» и не осознает, что значит «через неделю», все события выстраиваются относительно друг друга. Например, ему понятно, что после завтрака будет прогулка, после обеда – дневной сон, а ночь – это когда темно. Поэтому для детей младшего возраста очень важен режим. Благодаря четкому распорядку дня у ребенка закладывается привычка к планированию: он начинает представлять себе, что и за чем следует, когда он должен выполнить определенное действие, а также способствует развитию дисциплины и организованности.

Когда ребенок становится старше, опорой становятся уже известные ему понятия: «утро», «день», «вечер», «ночь», дни недели и так далее. Со временем он начинает оценивать, сколько занимает 10 минут, опираясь на свой опыт: например, это длина одного небольшого мультика. И только когда он освоит часы и календарь как инструменты определения времени, можно будет говорить о самостоятельном планировании и осознанном отношении ко времени и перспективе. Эти навыки приобретаются обычно к моменту поступления в первый класс.

Именно тогда стоит начать учить ребенка ответственности и планированию дня. Это связано с тем, что начало активной учебной деятельности требует от него умения распределять свои силы, успевать выполнять домашние задания, посещать кружки и секции, не переутомляясь при этом и оставляя время на отдых. В дальнейшем способность ответственно относиться к своему времени даст хорошую основу для формирования таких важных качеств, как организованность, пунктуальность, продуктивность, активность и самостоятельность.

Несколько советов, как научить ребенка планировать свое время

1. С раннего детства приучайте ребенка к режиму. Старайтесь организовывать день таким образом, чтобы ежедневные дела: приемы пищи, сон, прогулка, занятия – происходили в одно и то же время. При этом полезно сделать плакат, на котором в виде картинок будут обозначены основные события дня.
2. Обсуждайте и планируйте важные события совместно с ребенком. Поездки, походы в театры и другие интересные мероприятия важно обговорить заранее – вместе выбрать, куда пойти, или спросить, куда хочет пойти сам ребенок. Так он будет чувствовать свое участие в планировании семейных дел и привыкнет к необходимости готовиться к важным мероприятиям заранее.
3. Поручите ребенку одну-две домашних обязанности, за которые он будет нести ответственность: поливать цветы, кормить домашнее животное, выкидывать мусор и т.п. Постарайтесь организовать их выполнение в одно и то же время, чтобы ребенок смог опираться на эти дела в планировании своего времени.
4. Заведите дома календари, один из них повесьте над столом ребенка. Отмечайте в них маркерами или наклейками важные дни и события. Это поможет ему лучше представлять себе временную перспективу. В ожидании такого важного для него события, как день рождения, ребенок постарается понять, когда именно оно произойдет, и так будет изучать месяцы и дни недели.
5. Применяйте приборы для измерения времени. Чтобы научить ребенка оценивать затраченное на что-то время, подарите ему секундомер или таймер, а к 6-7 годам – удобные и понятные наручные часы. Достаточно скоро он сможет самостоятельно ориентироваться во времени.
6. Если ваш ребенок уже более старший школьник, но все еще имеет трудности в планировании и учете времени, научите его вести ежедневник. Пусть он каждый вечер записывает предстоящие на завтра дела и отводит на них определенное время. Важно, чтобы в этом плане были предусмотрены периоды для отдыха и развлечений. В конце каждого дня следует вместе проанализировать прошедшие события и скорректировать время, предназначенное для каждого вида деятельности.
7. Поощряйте и хвалите ребенка за организованность, ответственное отношение к своим делам и четкое выполнение режима.
8. Демонстрируйте и сами способность к организованности и пунктуальности. Если ваш ребенок будет видеть, что его родители успевают делать все запланированные дела и никогда не опаздывают, это станет хорошей средой для формирования у него деловых качеств.

Умение планировать свое время во многом зависит от личностных качеств человека, но большинство из них формируются воспитанием чувства ответственности с детства. Научив ребенка внимательно и осознанно относиться ко времени, вы построите надежную основу для его дальнейших успехов.

Управление временем 101 — Как управлять временем для победы

Ваш список дел вышел из-под контроля? Может быть, вы спрашиваете: «Как я могу улучшить свои навыки тайм-менеджмент ?» Вы попали в нужное место. Мы составили пошаговый процесс, который поможет вам понять , как разумно управлять временем, а также 5 ключевых стратегий, которые помогут вам не сбиться с пути.

По мере того, как вы поднимаетесь по лестнице успеха, ваше время сокращается. Чем больше вы добьетесь успеха, тем меньше у вас будет времени.Приведенная ниже информация поможет вам лучше управлять своим временем, чтобы вы могли быть более эффективными и быстрее достигать своих целей. Мы также предлагаем отличные цитаты по тайм-менеджменту, чтобы вдохновить вас.

Управление временем

По мере того, как вы изучаете, как разумно управлять своим временем, важно понимать определение хорошего управления временем. Если вы хотите добиться успеха в чем-либо, вы должны четко понимать, к чему стремитесь.

Предупреждение: работа над тем, чтобы лучше использовать свое время, может показаться пустой тратой времени.Иногда планирование не кажется продуктивным, но оно абсолютно необходимо, чтобы с пользой использовать свое время. Это усилия, которые окупятся с лихвой.

Определение управления временем

Начнем с определения тайм-менеджмента. Вот как мы определяем хорошее управление временем.

Управление временем — это процесс намеренного структурирования вашего расписания для наилучшего достижения ваших целей. Это требует стратегической организации задач для максимальной производительности. Хорошее управление временем означает намеренную организацию своего времени и расстановку приоритетов в деятельности, которая наиболее эффективно продвигает вас к вашим целям и уважает ваши ценности.

Этот пост содержит партнерские ссылки. Мы зарабатываем комиссионные для поддержки нуждающейся молодежи, если вы делаете покупки по ссылкам на этой странице. Ознакомьтесь с нашей партнерской информацией здесь,

Ниже вы найдете пошаговое руководство по более разумному управлению своим временем, а также несколько отличных советов и инструментов, которые помогут вам на этом пути, а также мы предлагаем невероятный набор инструментов управления временем на Esty, которые помогут вам на самом деле следовать с помощью приведенных ниже инструкций.

Управление временем также обозначается как продуктивность .Вы, наверное, слышали о некоторых ведущих специалистах в этой области, таких как Тим Феррис, Крейг Джарроу или Дэвид Аллен. Эти ребята — высокопроизводительные советники нового уровня для самых успешных людей в мире бизнеса, но немного напряженные для новичков.

Преимущества тайм-менеджмента

Вы можете спросить: «Как я могу повысить свою продуктивность?» Это помогает иметь прочную мотивацию — понять, почему стоит стремиться к практике управления временем.

Зачем тратить время на то, чтобы научиться тайм-менеджменту? Хорошее управление временем — залог успеха. И это не ограничивается успехом на рабочем месте. Успех в качестве друга, родителя, супруга, фитнеса, чего угодно… требует хороших навыков управления временем.

Чтобы добиться успеха в любом начинании, нужно уделять ему должное количество времени в нужное время. Время — один из самых ценных вещей, которые у вас есть. Потратьте время на то, чтобы научиться управлять своим временем, — это очень хорошее его использование.

Легко позволить, чтобы кажущиеся неотложными жизненные задачи вытеснили более ценные и устойчивые приоритеты, такие как вера и семья.

Реализация своих приоритетов и достижение целей требует целеустремленности и дисциплины.

Управление временем — это особая проблема для молодых людей, которые только начинают заниматься самостоятельно. Согласно этой статье, около половины опрошенных студентов колледжей считают, что у них невысокая успеваемость из-за плохих организационных навыков, а 88 процентов студентов колледжей заявили, что хотят улучшить свои способности управлять своим временем.

«Пока мы не сможем управлять временем, мы не сможем управлять ничем другим».

Питер Ф. Друкер

Для большинства молодых людей расписание и приоритеты составлены за них. Независимость означает беспрецедентную свободу и ответственность. Незнание того, как управлять своим временем, приводит к пропуску дедлайнов, усилению стресса и снижению успеваемости в школе или на рабочем месте. Это особая борьба за молодежь, которая выходит из системы патронатного воспитания.

«Время — деньги», — говорят они. Но, может быть, время на дороже на денег.

Как основатель и генеральный директор Life Hack Леон Хо назвал

«Если вы потеряете деньги, у вас может быть шанс вернуть их; но потерянный час незаменим ».

Леон Хо

Наш совет номер один для руководителей

Наш совет номер один по управлению временем заключается в том, чтобы тратить время на расстановку приоритетов и решение того, что является наиболее важным, является наиболее эффективным использованием вашего времени.В противном случае вы почти гарантированно будете плохо использовать свое время — даже если останетесь очень заняты.

Если вы заняты, это не значит, что вы продуктивны . Вы можете быть очень заняты, не отстаивая свои приоритеты и не приближаясь к своим целям. Это разочаровывающее и разочаровывающее место, и вы не можете эффективно использовать свое время. Вы должны узнать, какие ваши самые важные задачи и как расставить приоритеты.

Как вы, наверное, знаете, мы живем в век беспрецедентной скорости и объема информации.Это привело к тому, что многие из нас почувствовали, что имеем дело с информационной перегрузкой. Но, по словам Дэвида Аллена, создателя метода «GTD» («сделай все»), когда мы застреваем, это происходит не из-за проблемы информационной перегрузки, а из-за перегрузки, связанной с принятием решений.

Чаще всего продуктивность снижается благодаря внеплановому и сиюминутному принятию решений.

Это может быть особой проблемой для молодых людей, испытывающих трудности, которые часто настроены на то, чтобы «пережить этот момент». Навыки тайм-менеджмента — это не то, в чем большинство людей преуспевают без целенаправленного руководства.

У старения приемных молодых людей есть дополнительная проблема — травма, которая препятствует исполнительным функциям мозга (где вы планируете, расставляете приоритеты и выполняете другие задачи, необходимые для управления временем). Без обучения навыкам управления временем эти молодые люди часто терпят неудачу на работе и в школе.

Пять шагов к лучшему управлению временем

Иногда действительно трудно понять, где быть, когда что-то организовано. Время ничем не отличается — может быть, даже сложнее организовать, поскольку оно нематериально.Итак, мы собрали эти пять шагов, чтобы помочь вам понять, с чего начать и продолжать двигаться вперед по мере того, как вы учитесь управлять временем с умом.

Шаг 1. Определите свои цели.

Если вы не уверены в своих целях, ценностях и приоритетах, сложно составить план и сложно сразу принять правильное решение. Будьте конкретны, запишите их. Может быть, найдешь планировщик.

Хорошее управление временем требует планирования и осознанного принятия решений. Это требует определения ваших приоритетов и выбора их в первую очередь.Это требует осознания того, как вы проводите свое время.

Когда друзья приглашают вас на вечеринку в ночь перед большим экзаменом, и вы не определились с тем, что хотите получить пятерку по химии, вы, вероятно, не будете уделять первоочередное внимание тому, чтобы оставаться дома и учиться.

Шаг 2. Загрузите полный список ваших занятий

Составьте список всего, что вам нужно сделать, и добавьте все, что вы обычно делаете. Хотя это может показаться обременительным, но это важнее, чем кажется, потому что:

• Снижает вашу умственную нагрузку
• Выявляет непродуктивную деятельность
• Помогает вам получить представление о вашей текущей рабочей нагрузке
• Разъясняет, какие задачи вам могут понадобиться в вашем расписании

Могут быть цели, которые вы поддерживаете, но не выполняете Не понимаю, к лучшему или к худшему.Например, возможно, вы понимаете, что проводите время, мыть посуду, стирать белье и принимать душ.

По отдельности они могут не попасть в ваш список целей, но они раскрывают то, что вы, вероятно, цените — чистоту. Эти действия необходимо учитывать, если вы не хотите остаться без чистого нижнего белья.

Важно записать свой список дел, потому что ваш мозг не может работать наилучшим образом, когда вы пытаетесь отслеживать все свои дела в своей голове.

Вместо того, чтобы решать проблемы, он повторяет ваш список дел.
Как мама / руководитель дома, эта статья действительно говорит о том, как умственная нагрузка влияет на мам.

Этот метод управления временем улучшает вашу производительность

Приведу еще один пример.

Допустим, ваш мозг — это смартфон. Вы делаете снимки, и память вашего телефона заполнена. Он работает медленно и отказывается делать больше фотографий.Что вы делаете? Загрузить.

Вы снимаете эти фотографии со своего телефона, чтобы он мог продолжать работать как телефон, а не как фотохранилище.

Эффективный ум работает так же. В какой-то момент вы можете быть перегружены делами. Чтобы освободить рабочее пространство, вам нужно загрузить его, чтобы у вашего мозга было пространство для размышлений и творчества, а не просто для хранения повторяющейся бессмысленной информации: «Мне нужно убрать этот шкаф».

Выгружайте из своего мозга все, что касается всего, что вам нужно сделать в течение нескольких часов.Не беспокойтесь о том, чтобы забыть что-то важное, вы всегда можете добавить или изменить что-то новое. И будет.

Также не бойтесь повторяться. Это поможет вам увидеть, как у вас крутятся мысли, потому что они нерешены. Записывайте каждое маленькое «мне нужно / хочу», которое приходит вам в голову.

Шаг 3. Расставьте приоритеты для своей деятельности с помощью матрицы управления временем

Матрица Эйзенхауэра — один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, особенно для расстановки приоритетов.

И да, он назван в честь нашего 34-го президента Дуайта Д. Эйзенхауэра!
Совет президента, переизбранного на два срока, генерала 5 звезд и первого верховного главнокомандующего НАТО, стоит прислушаться!

О, а вы знали, что этот парень втиснулся в более 800 раундов гольфа во время своего президентства?

Короче говоря, этот инструмент работает за счет сортировки списка задач по четырем категориям.

1. Do First — Здесь вы помещаете свои самые срочные и важные задачи
2. Schedule — Эти задачи достаточно важны, чтобы попасть в ваш календарь, но не срочны и могут быть выполнены позже.
3. Назначить — это срочные, но недостаточно важные задачи, на которые можно уйти от вашего ограниченного времени. Они могут быть делегированы или автоматизированы.
4. Уменьшение — Не срочно и не важно, это задачи, которые нужно удалить, сократить или выполнить только для развлечения в нерабочее время.

   Джеймс Клер рекомендует удалить его, как он говорит:

«Нет более быстрого способа сделать что-то, чем вообще не делать».

Джеймс Клир

Шаг 4.Составьте свой график.

Теперь у вас должна быть вся информация, необходимая для составления надежного плана. Установите пустой календарь. Это может быть электронная таблица, бумага или приложение.

1. Планируйте свое время негибкими, высокоприоритетными делами в первую очередь
2. Планируйте свою глубокую или тяжелую работу в соответствии с наиболее высокими уровнями энергии.
   1. Определите, когда ваш мозг наиболее занят, и запланируйте самую тяжелую учебу или самые сложные и важные задачи, а затем на отрезки времени по 15-45 минут
   2. Составьте 15-минутные перерывы вокруг вашей глубокой работы
3. Заполните свое расписание с вашими более низкими приоритетами
4. Удалите элементы с самым низким приоритетом полностью или отложите их как «действия по расписанию» (подробнее об этом ниже).

Шаг 5. Разработайте стратегии, чтобы не отставать от плана.

Помните, что именно незапланированное принятие решений в данный момент чаще всего убивает продуктивность.

Цель плана — принять решения, чтобы вы могли уверенно сосредоточить свою энергию на действиях, которые стоят вашего времени, в нужное время.

Это не означает, что ваше расписание не потребует некоторой настройки и гибкости, особенно на начальном этапе; но по умолчанию придерживайтесь расписания.

5 стратегий управления временем

Нужна помощь, чтобы не отставать от задачи? Вот пятикратные стратегии управления, которые будут мотивировать вас придерживаться своего плана.

1. Установите искусственные сроки для создания пространства и структуры.

Тебе нужно быть там в 15:00?
Стремитесь к 14:45.

Вам нужно просматривать электронную почту?
Установите крайний срок, чтобы очистить свой почтовый ящик до полудня пятницы.

Запись в блоге занимает слишком много времени?
Установите таймер, чтобы закончить первый черновик.

2. Дайте себе «угощения по расписанию».

Расписание угощений невысокое, но развлечения или расслабляющие удовольствия
— это может быть что-то вроде прокрутки социальных сетей, прослушивания музыки, медитации, чтения и т. Д.

Ты приехал рано?
Проведите время ожидания, просматривая Instagram.

Вы рано опустошили свой почтовый ящик?
Проведите дополнительное время за чтением любимой книги.

3. Выберите 3 основных занятия на каждый день.

Вы можете выбрать накануне вечером или утром следующего дня.
Может быть, вы составите список накануне вечером и пересмотрите утром. В любом случае, начните свой день с четкого определения приоритетов.

Кроме того, я считаю полезным составить список наиболее важных задач за 1-3 месяца. Каждый день я выбираю одно дело как самую важную задачу — то, что в этот день является приоритетом над всем остальным. Этот вид с высоты птичьего полета помогает мне более эффективно видеть и планировать движение к моим целям.

4. Выполняйте вместе похожие небольшие задания.

Пакетное задание по мелочам Задания на 2–5 минут
Например, выполняйте все задания, требующие совместного вождения.

Или добавьте их в свой распорядок дня на 2 минуты или меньше:
Вытирайте раковину в ванной, когда заканчиваете собираться утром
Выносите мусор, когда выходите за дверь

5. Разумно многозадачность.

Честно говоря, большинство экспертов рекомендуют полностью отказаться от многозадачности.
Говорят, что многозадачность часто только кажется более производительной. Некоторые исследования показывают, что это приносит больше вреда, чем пользы.

Согласно статье в Forbes, это «убивает вашу производительность и даже повреждает ваш мозг». Другие, в том числе и я, считают, что хорошо работает сочетание неважных задач. Так что продолжайте и слушайте эту аудиокнигу во время утренней прогулки.

Четыре инструмента управления временем, которые помогут вам повысить производительность

Наиболее продуктивные люди эффективно используют свое время, используя инструменты, помогающие им оптимизировать свое время.Вот несколько полезных инструментов управления временем, которые стоит изучить, поскольку вы стремитесь стать более продуктивным.

Evernote

Evernote — отличное приложение со списком дел ! Это мобильное приложение, предназначенное для создания заметок, систематизации, списков задач и архивирования. Он также отлично подходит для отслеживания целей и имеет бесплатную опцию.

Рабочая тетрадь по управлению временем

Мы собрали здесь всю информацию вместе и многое другое в рабочей тетради, чтобы помочь вам составить свой график и помочь вам понять, как более эффективно управлять своим временем.Мы упростили это! Получите это на Etsy.

Google Календарь

Google Календарь может показаться очевидным, но я удивлен, как мало людей, которых я знаю, используют его. Вы можете использовать календарь Google для синхронизации между вашими устройствами, чтобы всплывали напоминания о встречах. Это также очень полезно при составлении семейного расписания.

Вы можете создать календарь для каждого члена семьи и синхронизировать их вместе. Вместо того, чтобы спрашивать маму, есть ли у нас какие-либо планы, вся семья может посмотреть в общий календарь, чтобы узнать, что у нас в расписании.

Fiverr

Fiverr лучше всего подходит для задач, требующих вмешательства человека. Вы можете нанять фрилансеров со всего мира для выполнения задач, которые, по вашему мнению, лучше всего делегировать. Я использовал Fiverr для графического дизайна, SEO-оптимизации и копирайтинга, и это лишь некоторые из них. Upwork тоже на подходе.

«Ни на что не найдешь времени. Если тебе нужно время, ты должен его успеть ».

Чарльз Бакстон

Загрузите эту цитату в качестве обоев для своего телефона e

Несколько заключительных советов по тайм-менеджменту

Может быть, вы уже кое-что из этого знаете и просто не предприняли шагов, чтобы стать более продуктивным.Вы можете спросить: «Почему мне так сложно работать продуктивно?»

Возможно, у вас нет времени на то, чтобы управлять своим временем. Вы думаете, что более быстрая работа по вашему текущему образцу окупится. Помните, что занятость не означает, что вы продуктивны. Фактически, занятость может быть препятствием на пути к настоящей продуктивности.

Находить время для управления временем — все равно что использовать желание просить больше желаний. Это окупается с избытком. Подобно тому, как научиться организовывать свое пространство, предварительная нагрузка — фильтрация, расстановка приоритетов и удаление — сделает вашу жизнь проще и продуктивнее на долгие годы.

Готовы перейти на новый уровень? Загрузите БЕСПЛАТНУЮ распечатанную версию тайм-менеджмента из нашей Рабочей книги по тайм-менеджменту на Etsy!

Одна из целей этого блога — помочь родителям подростков справиться с проблемами подготовки своих детей к тому, чтобы они стали успешными независимыми взрослыми. Миссия finally Family Homes заключается в предоставлении такой же поддержки тем подросткам, у которых нет семьи или дома, чтобы помочь им перейти во взрослую жизнь.

Если вам понравился этот пост, вам наверняка понравится:

Как ставить цели в жизни

Как организовать работу

Не знаете, куда идти дальше?

Посетите Начните здесь, чтобы добиться успеха

7 советов по более эффективному управлению временем

Найти достаточно времени — непростая задача для многих владельцев малого бизнеса. Времени на все всегда не хватает, особенно когда вы носите много разных головных уборов и берете на себя множество разных ролей.Это не только расстраивает, но и может вызывать стресс, когда вы переключаетесь от задачи к задаче и никогда не вычеркиваете что-то из своего списка.

Однако надежда есть. Вы можете разработать метод управления своим временем, устанавливая цели, планируя действия, расставляя приоритеты и доверяя другим выполнять задачи. Если вы можете это сделать, вы можете увеличить количество времени, которое у вас есть в течение дня.

Ставить цели

Основа хорошего тайм-менеджмента — знать, куда вы идете и как туда добраться.Постановка целей может помочь вам составить план, который приведет ваш бизнес туда, куда вы хотите.

Трудно чего-либо достичь без конкретных, измеримых, достижимых, реалистичных и привязанных ко времени (SMART) целей. Когда дело доходит до управления временем, продуктивности и достижения целей, наибольшее значение имеет работа над достижением небольших краткосрочных целей.

Вы можете начать с разбивки своих долгосрочных целей на ежемесячные, а затем еще дальше разбить их на еженедельные и ежедневные цели.Ваши цели на каждый день помогут вам установить цель и измерить, когда вы ее успешно достигнете.

Планируйте свою деятельность

Планируйте свой месяц, неделю и дни, исходя из целей, которые вы перед собой поставили, и работы, которую необходимо выполнить. Возможно, вам придется делать записи в книге каждый день, так что планируйте это время. Заранее планируйте обратную связь с сотрудниками. Планируйте время для всего, что вам нужно сделать.

Самый эффективный способ спланировать свои ежемесячные занятия — это выделить время для планирования.Используйте это время для планирования, чтобы проверять свои ежемесячные показатели производительности, проверять сотрудников, которые должны участвовать в сеансе обратной связи, и искать бизнес-возможности, которые вы могли бы изучить.

Если вы установили ежемесячные цели для своего бизнеса, работайте в обратном направлении, начиная с даты, когда вы хотите, чтобы эти цели были достигнуты. Запланируйте несколько контрольных точек для задач, которые необходимо выполнить для достижения целей.

Расставьте приоритеты контрольных точек по подзадачам, которые необходимо выполнить — например, если для задачи A необходимо выполнить задачу B, спланируйте действия, необходимые для задачи B, к концу первой недели, чтобы задача A могла быть завершена в конце вторая неделя.Делайте это для всех ваших еженедельных, ежемесячных и полугодовых целей.

Создавая план, который направит ваших сотрудников и себя к вашим меньшим целям, вы прокладываете путь к достижению более крупных целей. Сообщите своим сотрудникам о своих планах и целях. Вы хотите, чтобы они поняли, где вы хотите быть. Вы даже можете получить от них обратную связь, которая может быть полезна для достижения ваших целей.

Выберите систему и зафиксируйте

Существует множество систем управления временем и продуктивностью, включая конкретное программное обеспечение, онлайн-приложения и даже общую философию.На самом деле не имеет значения, какую систему или подход вы используете, важно только то, что вы соглашаетесь с этим, полностью понимаете и не отставаете.

Если вы изо всех сил пытаетесь найти подход к управлению временем, который вы могли бы полностью посвятить себе, попробуйте объединить идеи нескольких различных философий, чтобы создать для вас идеальный инструмент управления временем и продуктивности.

Все инструменты и планирование не принесут вам никакой пользы, если вы не будете придерживаться своего плана. Это самая сложная часть в управлении своим временем — заставить себя выполнять запланированные задачи.Иногда вы не можете выполнить что-то в запланированное время.

Есть несколько способов убедиться, что вы выполняете задачи, которые ускользают, и все остальное, что вы планировали сделать. В своем плане выделяйте время каждый день, чтобы наверстать упущенное из-за задач, которые откладываются. Или вы можете остаться позже, чем обычно, и убедиться, что они закончили.

Преимущество в планировании некоторого времени для наверстывания отставания — если вы все увязли или не упустили ни одной задачи, вы можете сделать перерыв или поговорить со своими сотрудниками.Босс, который заходит поболтать, — отличный мотиватор.

Если все задачи, которые вам предстоит выполнить, — мячи, вы жонглер. У вас есть стеклянные шары (высокий приоритет, задачи, которые вы не можете сбросить) и резиновые (низкий приоритет, задачи, которые вы можете сбросить). Бросьте не те, и они сломаются. Резиновые подпрыгивают, а вы продолжаете жонглировать. Вы можете расставить приоритеты для своих задач.

Знай свои приоритеты

Вы не можете делать все каждый день. У большинства из нас каждый день всегда остается несколько вещей, которые мы не выполнили.Вы можете подумать о составлении списка приоритетных задач или, по крайней мере, знать, какие из них вы можете отбросить.

Чтобы не уронить стеклянный шар, найдите время, чтобы прояснить свои приоритеты и запланировать время для выполнения самых важных задач, когда вы наиболее продуктивны. Или, как упоминалось ранее, используйте заранее запланированное время, чтобы наверстать упущенное.

Найдите свою рабочую зону

Некоторые люди наиболее продуктивны в первую очередь утром, когда их разум еще свеж и еще до того, как все остальные полностью проснулись.Некоторые люди предпочитают окунуться в важную работу в середине дня, когда их импульс находится на пределе возможностей, и тем не менее, другие — полуночники, которые оставляют самую важную работу на конец дня, когда идеи и концепции успели закрепиться.

Вы можете сократить время, необходимое для завершения работы, определив, когда вы работаете лучше всего, наиболее продуктивны, и спланировав на это время самую важную работу. Вы можете еще больше повысить свою продуктивность, если сможете меньше отвлекаться и отвлекаться в это целенаправленное рабочее время.

Следите за своим временем

Учет времени с помощью специального инструмента учета времени может быть отличным способом управления временем, даже если вам не нужно отслеживать время, потраченное на клиента или оплачиваемую работу.

Отслеживание своего времени в течение дня может помочь вам повысить производительность двумя способами. Во-первых, это поможет вам сосредоточиться на задаче, над которой вы работаете прямо в данный момент.

Во-вторых, учет времени может дать вам представление о том, где именно вы проводите время.Если вы никогда этого не делали раньше, это открывает глаза и дает ценную информацию о том, как вы проводите свое время.

Если вы честно документируете свое время и действия, вы сможете определить некоторые сильные и слабые стороны, а также то, сколько времени вы на самом деле тратите на работу над задачами.

Делегат

Нет ничего плохого в том, чтобы переложить ответственность на кого-то другого. Когда на вашей тарелке больше, чем вы можете выдержать, возможно, пришло время делегировать полномочия. Хороший способ начать делегировать полномочия — это определить, какие задачи вы можете передать, но которые не являются важными для вас лично.

Затем определите сотрудника, способного выполнить задачу, и убедитесь, что вас проинформировали о результатах.

Последняя мысль

Не всегда легко делегировать, если вы привыкли все жонглировать самостоятельно. Однако, если вы планируете свою деятельность, придерживайтесь плана (в пределах разумного) и находите нужных людей, которым вы будете делегировать задачи, у вас внезапно появится больше времени.

25 советов по управлению временем для работы 2021

Когда дело доходит до максимальной продуктивности и эффективности на работе, правильное управление временем просто необходимо.Тайм-менеджмент — это навык, которым должен обладать почти каждый сотрудник. Но развиваться может быть непросто. Так что же такое тайм-менеджмент? И почему это так важно для сотрудников? Давайте разберемся.

Воспользуйтесь приведенными ниже ссылками, чтобы перейти к разделу, который лучше всего охватывает ваш запрос, или прочитайте от конца до конца, чтобы получить подробный обзор темы.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это практика продуктивного и эффективного распределения вашего времени на задачи. Часто управление временем включает в себя планирование ваших повседневных дел и осознанный контроль над своим временем по мере их выполнения.Некоторые общие темы для эффективного управления временем включают четкие цели, приоритеты и ожидания.

Вы можете применить практику тайм-менеджмента к любой сфере своей жизни, включая профессиональное и личное время. Но в профессиональных сферах совершенствование управления временем — один из важнейших навыков, которые должны развивать сотрудники.

Почему так важен тайм-менеджмент?

Практика управления временем на рабочем месте важна, потому что она может помочь вам уложиться в сроки и быть продуктивным на работе.Тайм-менеджмент также может улучшить ваше психическое здоровье. Вы будете меньше нервничать, зная, как выделить время для каждой задачи. Снижение стресса на работе поможет вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Плохие навыки управления временем могут привести к позднему выполнению задания, низкому качеству работы и более высокому стрессу. Вы можете чувствовать себя менее уравновешенным в своей работе и в результате испытывать выгорание. Выгорание может подавить ваше творчество и оставить вас разочарованным и злым из-за ваших заданий или работодателя.

Применяя практические навыки управления временем, вы можете не просто произвести впечатление на своего начальника и коллег. Вы можете стать неотъемлемым членом своей команды, доказав, что вы надежный, продуктивный и эффективный сотрудник. Имея это в виду, давайте рассмотрим 25 лучших советов по организации рабочего времени.

1. Создайте список ежедневных задач

Начинайте каждый день со списка задач, которые вы надеетесь выполнить. Как только вы приступите к работе, запишите свой список дел и соответствующим образом расставьте приоритеты.Когда вы закончите эти задачи, отметьте их из списка. Наслаждайтесь чувством выполненного долга, которое вы получаете с каждой проверкой, и сохраняйте импульс!

2. Расставьте приоритеты для ваших задач

Составить список задач — это одно. Но вы также должны знать, как расставить приоритеты для этих задач. В первую очередь расставьте приоритеты в самых насущных задачах. Эти задачи могут быть выполнены раньше или требуют больше времени для выполнения. Если задача кажется слишком большой, разбейте ее на более мелкие, чтобы сделать ее более реалистичной. После этого вы можете упорядочить свои задачи по важности, сроку выполнения или отправителю.

Есть несколько различных методов расстановки приоритетов, которые вы можете применить к своему списку дел. Один из них — метод ABCDE:

• Задачи самые важные задачи.
• Задачи B — менее важные задачи.
• Задачи C — это задачи без последствий — они хороши, но не обязательны.
• Задачи D — это задачи для делегирования.
• Задачи E — это задачи, которые вы можете устранить.

Другие методы включают метод 80/20 и четыре D (делегировать, удалить, отложить или выполнить).Выбор метода, который вам подходит, поможет вам лучше организовать свой список и подготовиться к своему дню.

3. Выполняйте самые важные дела утром.

После того, как вы составили список, погрузитесь в самую важную задачу. Чем раньше вы начнете работать над этим, тем быстрее вы это отметите. Если у вас есть большая задача, которая может занять целый день, разбейте ее на более мелкие задачи. Выполнение этих небольших задач поможет вам почувствовать себя более успешным в течение дня.

4. Отслеживайте свое время

Отслеживание времени — лучший способ научиться управлять своим временем.Оцените, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи. Затем отслеживайте время, которое вы тратите на эту задачу, и сравните его со своим расчетным временем. Отслеживание своего времени может помочь вам лучше осознавать поток в течение рабочего дня. А с помощью правильного решения для управления временем вы можете отслеживать время для каждой задачи и вести журнал всего времени, которое вы потратили на проект. Вы даже можете найти инструмент, который поможет вам создавать и просматривать отчеты о вашем времени на основе проекта, задачи или команды.

5. Минимизируйте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы — враг любого, кто пытается управлять своим временем.Найдите способы максимально избавиться от отвлекающих факторов. Включите режим «Не беспокоить» на телефоне или рабочем компьютере. Слушайте любимую музыку, чтобы заглушить шумную офисную болтовню. А если нужно, отключитесь от сети, чтобы избегать таких вещей, как социальные сети, новости или электронные письма.

6. Избегайте многозадачности

Многочисленные исследования показали, что многозадачность перегружает мозг. Вместо того, чтобы делать больше сразу, многозадачность может иметь противоположный эффект. Многозадачники более склонны к ошибкам, им требуется больше времени для завершения проектов и меньше внимания.Мозг может сосредоточиться только на одной или двух вещах одновременно. Переключение между задачами только дезориентирует мозг, поэтому по возможности избегайте этого.

7. Используйте приложения и инструменты для управления временем

Помимо отслеживания вашего времени с помощью решения для отслеживания времени, другие приложения и инструменты для управления временем могут помочь вам отслеживать или организовывать свой список дел. Такие приложения, как Freedom, могут помочь вам блокировать сайты, которые могут вас отвлекать. Между тем, инструменты управления проектами, такие как Asana, Airtable и Trello, могут помочь вам организовать, расставить приоритеты и визуализировать ваши задачи.Вы даже можете синхронизировать эти приложения со своим решением для отслеживания времени, чтобы улучшить видимость задач и отслеживать время в проектах.

8. Еженедельно проводите аудит своего времени

Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, лучший способ сделать это — контролировать свое время. Каждую неделю записывайте, сколько времени вы планируете потратить на проект. Выполняя задания, отслеживайте время, пока не выполните их. К концу недели у вас будет запись, в которой вы сможете сравнить фактическое время, потраченное и предполагаемое, потраченное.Используйте это, чтобы внести коррективы в свои планы управления временем. Продолжайте просматривать свои результаты неделя за неделей, чтобы увидеть тенденции и постепенные улучшения.

9. Составьте повестку дня встречи

Некоторые встречи являются продуктивными, а некоторые можно было провести по электронной почте. Чтобы избежать последнего, составляйте повестку дня для любых встреч, которые вы проводите. Определите цель встречи и поделитесь своими заметками с командой до начала встречи. Любая предварительная подготовка может помочь вам провести встречу без проблем. А если вы закончите раньше, все оценят, что у вас есть время вернуться к своему расписанию.

10. Не ждите вдохновения, чтобы начать работать

Работать без вдохновения или мотивации может быть сложно. Однако вдохновение может прийти только с действием. А если вы не вдохновлены или не мотивированы, иногда вам нужно приступить к работе. Начать сейчас. Вдохновение и мотивация последуют.

11. Запланируйте перерывы

Перерывы важны для того, чтобы помочь нам сосредоточиться. Мозг лучше всего работает, когда переключается между моментами интенсивной фокусировки и расфокусировкой.Добавляя перерывы в свое расписание, вы можете быть уверены, что отключаетесь в оптимальное время. Используйте перерывы, чтобы выпить, перекусить, пообщаться с коллегами или прогуляться. Ваш мозг будет благодарен за перерыв.

12. Вести список задач резервного копирования

Когда вы находитесь в потоке, нет ничего, что могло бы испортить вам настроение так, как ожидание. Может быть, вы ждете ответа от товарища по команде. Или вы ждете встречи с врачом. Чего бы вы ни ждали, используйте эти моменты для решения небольших задач.Узнавайте о пропущенных звонках или отвечайте на электронные письма. Вы даже можете воспользоваться моментом, чтобы просто расслабиться и перевести дух.

13. Организуйте свой рабочий стол, список задач, почтовый ящик и т. Д.

Организованное физическое и цифровое пространство поможет вам не отвлекаться. Эта организация также избавит вас от необходимости искать старые электронные письма, заметки или ручку среди всего вашего беспорядка. Когда дело доходит до организации ваших писем, используйте папки или ярлыки для группировки писем проекта. Для вашего стола или физического пространства держите на столе минимум предметов.Организация и эффективность идут рука об руку.

14. Используйте свой календарь

Используйте свой календарь, чтобы отслеживать проекты, сроки выполнения и то, что вы надеетесь достичь в течение недели. Если вы используете цифровой календарь, вы можете устанавливать напоминания, создавать расписания, устанавливать временные блоки и создавать повторяющиеся события. Вы также можете поделиться своим календарем со своей командой, чтобы они знали, когда вы доступны.

15. Переходите к следующему этапу, если чувствуете, что застряли.

Пытаетесь подобрать нужные слова, код или данные? Если можете, переходите к более простой задаче.Перфекционизм и зацикленность на мелочах могут только замедлить вас.

16. Сообщите о своей рабочей нагрузке команде

После того, как вы составили свой список дел на утро, потратьте несколько минут на то, чтобы сообщить о своей повестке дня своей команде. Коммуникация жизненно важна для успешного функционирования бизнеса. Кроме того, это может помочь вам управлять своим временем — и помочь вашей команде управлять своим временем. Понимание того, когда вы будете доступны и над чем работаете, может помочь вашим товарищам по команде управлять своим расписанием и когда им нужно ваше время.

17. Делегируйте несущественные задачи, если можете.

При создании списка дел вы можете делегировать низкоприоритетные задачи товарищам по команде. Если вся ваша команда разделяет свою рабочую нагрузку, может быть проще передать низкоприоритетные задачи товарищам по команде с более легкой рабочей нагрузкой в ​​этот день.

18. Проверяйте электронную почту один раз в день

Вместо того, чтобы сразу отвечать на каждое электронное письмо, посвятите часть своего дня тому, чтобы ответить на все письма сразу. Некоторые люди могут предпочесть отвечать на все электронные письма утром.Другие могут предпочесть проверять электронную почту во время обеда. Что бы вы ни предпочли, отключение уведомлений по электронной почте и проверка почтового ящика только один раз могут освободить много времени на работе. Но не забудьте сообщить о расписании электронной почты своей команде, на случай, если им понадобится срочно связаться с вами.

19. Научитесь говорить «нет»

Умение говорить «нет» поможет вам избежать чрезмерной рабочей нагрузки или запросов в последнюю минуту. Это поможет вам взять на себя ответственность за свою рабочую нагрузку и поможет установить границы с другими.Это может дать вам чувство расширения возможностей. Без этих границ вы можете быть более склонны к выгоранию и плохому управлению временем.

20. Сгруппируйте похожие задачи вместе

Когда вы думаете о своем ежедневном расписании, подумайте о том, чтобы сгруппировать похожие задачи вместе. В конце концов, некоторые задачи требуют одних и тех же мыслей. Например, вы можете отвечать на все свои электронные письма или звонки или обновлять свой календарь предстоящими или повторяющимися событиями в одном временном блоке. Сгруппируйте эти небольшие задачи, чтобы сэкономить много времени и избежать переутомления.

21. Найдите состояние потока

Ваше «состояние потока» — это ваша способность «попасть в зону» и быть вовлеченными в мысленный процесс. Обычно ваше состояние потока находится в промежутке между скукой и тревогой. Работайте над распознаванием, когда вы находите свое состояние потока, и попробуйте воспроизвести эту среду, когда вам нужно приступить к делу.

22. Сосредоточьтесь на балансе между работой и личной жизнью

Время, которое вы проводите вне офиса, может повлиять на вашу работу в офисе. Вот почему так важен баланс между работой и личной жизнью.Если вы боретесь с управлением временем, возможно, стрессы в других сферах вашей жизни влияют на вашу работоспособность. Улучшение баланса между работой и личной жизнью может означать, что вам нужно больше спать и заниматься физическими упражнениями, найти хобби или проводить больше времени с семьей.

23. Практика избавления от вредных привычек

Психологи считают, что освоение новой привычки может занять от 21 до 66 дней. Отказ от привычек может занять столько же времени. Плохие привычки могут включать просмотр социальных сетей или ответы на сообщения в социальных сетях или звонки на работе.Это может помешать вам улучшить свои навыки управления временем. Постарайтесь определить свои вредные привычки и постарайтесь их избежать или отучиться от них. Создайте строгий график и придерживайтесь его, и эти привычки могут исчезнуть раньше, чем вы об этом узнаете.

24. Составьте еще один список дел на завтра

Хотите, чтобы ваши задачи были максимально активными? Используйте конец рабочего дня, чтобы составить список дел на завтра. Когда вы придете на следующий день, у вас будет несколько дополнительных минут в расписании, которые можно посвятить работе.

25. Обратитесь к наставнику за дополнительными советами

Найдите наставника по тайм-менеджменту, который поможет вам еще больше развить свои навыки. Наставники могут помочь вам поставить цели, привлечь к ответственности и научить новым способам работы. Если кто-то в вашем офисе преуспевает в управлении временем, подумайте о том, чтобы попросить у него совета или наставить вас в вашем путешествии.

–

Этот контент предназначен только для информационных целей и не должен рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации.Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

советов по улучшению плохого управления временем для повышения производительности и снижения стресса

7 мин. Читать

1. Ступица
2. Производительность
3. Советы по улучшению плохого управления временем для повышения производительности и снижения стресса

Время — один из самых ценных активов для владельцев малого бизнеса, и плохое управление временем может отрицательно сказаться на результатах работы и доходах компании.Хорошие навыки тайм-менеджмента имеют решающее значение, если вы хотите развивать свой бизнес и увеличивать свои доходы. Если вы лучше планируете свой день, расставляете приоритеты в рабочих задачах и устраняете отвлекающие факторы, это поможет вам вернуть свое время в нужное русло. Таким образом, вы можете сосредоточиться на улучшении работы своих клиентов и достижении своих профессиональных целей.

Эти темы помогут вам определить признаки плохого управления временем и предоставят советы по более эффективному управлению своим временем:

Каковы причины плохого управления временем?

Каковы последствия плохого управления временем?

Каковы причины плохого управления временем?

Плохое управление временем обычно вызвано неспособностью заранее спланировать и оценить работу, которую вам необходимо выполнить.Вот пять основных причин плохого управления временем на рабочем месте:

Плохие навыки планирования

Важно видеть общую картину того, что нужно сделать, и время, отведенное для выполнения всей работы. Плохое управление временем означает, что вы не можете видеть общую картину и планировать ее соответствующим образом. Вы должны взглянуть на проекты, которые вам нужно выполнить на месяц, неделю и этот день. Убедитесь, что вы выделили достаточно времени, чтобы выполнить все свои задачи. В случае более крупных проектов полезно разбить их на более мелкие части, чтобы сделать работу более управляемой, работая над ней в течение нескольких дней, по несколько часов за раз.

Невозможность установить приоритеты

Люди, которые не умеют хорошо распоряжаться своим временем, часто не могут расставить приоритеты во всех стоящих перед ними задачах. После того, как вы спланируете свой календарь, чтобы лучше понять всю работу, которую вам нужно выполнить немедленно, а также свои долгосрочные проекты, важно расставить приоритеты для всех своих задач. Самый простой способ расставить приоритеты в вашей работе — использовать сетку управления временем Кови. Это помогает вам ранжировать задачи по степени их срочности и важности, используя четыре квадранта:

• Важно: Это задачи, которые связаны с вашими долгосрочными целями, миссией и ценностями.
• Срочно: Это задачи, требующие немедленного внимания, но не обязательно важные для вашего долгосрочного успеха.

Вы должны работать над тем, чтобы любые срочные задачи выполнялись немедленно, чтобы они не мешали, что дает вам возможность планировать большие блоки времени для работы над важными проектами.

Отсутствие четких целей

Когда у вас есть четкие цели, легче решить, как лучше всего провести время для их достижения.Трудно расставить приоритеты в списке дел, если у вас нет целей, потому что все будет казаться одинаково важным. Вам нужны цели, по которым вы будете оценивать свою работу и определять, на чем сосредоточиваться каждый день. Без целей вы, скорее всего, будете каждый день отбрасывать самые простые дела из своего списка дел, вместо того чтобы отдавать приоритет тому, что действительно важно для вашего долгосрочного успеха. Запишите четкие цели для своей карьеры и личной жизни. Ставьте долгосрочные и краткосрочные цели. Обязательно возвращайтесь к своему списку целей и всегда расставляйте приоритеты, исходя из их достижения.

Отсутствие мотивации

Когда у вас нет мотивации выполнять свою работу или вы не испытываете энтузиазма по поводу стоящих перед вами задач, скорее всего, вы прибегнете к откладыванию. Промедление сильно снижает производительность и может съесть время, которое у вас есть каждый день для завершения важных проектов. А это означает, что вам придется спешить с соблюдением срочных сроков, и в результате пострадает качество вашей работы. Анализ ваших долгосрочных целей может помочь улучшить вашу мотивацию.Подумайте о том, чего вы планируете достичь в будущем, и подумайте, как ваша текущая работа может помочь вам достичь этих целей. Даже если вы не в восторге от проекта, над которым работаете, размышления о том, как он может помочь вам в достижении ваших целей, может быть мотивацией, которая вам нужна, чтобы лучше управлять своим временем.

Быть плохим в оценке времени

Иногда человек может точно знать, что ему нужно сделать и когда это нужно сделать, но он плохо понимает, сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи.Если вы недооцениваете количество времени, необходимое для завершения проекта, вы остаетесь в состоянии поспешить завершить его к установленному сроку, что может привести к небрежной или неточной работе. Чтобы лучше оценивать время, необходимое для завершения работы, важно сначала понять, на что вы тратите свое время. Потратьте неделю, подсчитывая количество времени, которое вы тратите на каждую задачу из вашего списка дел, и запишите это. Вскоре вы получите более четкое представление о том, сколько времени вам нужно для выполнения общих задач, и сможете более эффективно планировать работу заранее.

Эта статья поможет вам понять важность правильного управления временем и даст советы о том, как этого добиться.

Каковы последствия плохого управления временем?

Плохое управление временем может повлиять на деловые отношения человека, его психическое здоровье и баланс между работой и личной жизнью. Вот некоторые из негативных последствий плохого управления временем:

Торопитесь выполнить задачи

Когда вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы можете обнаружить, что в дне никогда не бывает достаточно времени, чтобы сделать все, что вам нужно.В результате вы спешите завершить проекты раньше срока, что может привести к ошибкам или низкому качеству работы.

Часто опаздывает

Люди, которые плохо умеют управлять своим временем, не просто изо всех сил стараются выполнить свою работу, у них также есть проблемы с назначением встреч вовремя. Если вы не можете заранее спланировать или плохо представляете, сколько времени займет работа, вполне вероятно, что вы часто опаздываете на встречи и другие важные мероприятия, потому что не можете выделить достаточно времени, чтобы подготовиться и отправиться туда, куда вам нужно. быть.

Низкая производительность

Плохие менеджеры, которые не могут расставить приоритеты в работе или спланировать свой день, будут менее продуктивными, чем работники с хорошими навыками управления временем. Это потому, что вы, скорее всего, будете перепрыгивать между задачами или отвлекаться на перерывы, которые не так важны, как проект, над которым вы работаете. Это снижает вашу продуктивность и замедляет рабочий процесс.

Взять слишком много

Люди с плохими навыками тайм-менеджмента склонны перенапрягаться, принимая проекты, на которые у них нет времени правильно завершить, что, в свою очередь, оставляет их в затруднительном положении.Это потому, что у них нет правильного представления о времени, которое у них есть, или о том, сколько времени им нужно выделить на задачи, которые у них уже есть на ходу.

Пропущенные сроки

Плохие навыки управления временем часто затрудняют или даже делают невозможным выполнение проектов вовремя. Это потому, что без надлежащего управления временем вы не сможете правильно оценить, сколько времени потребуется на выполнение работы. Вам придется спешить, чтобы закончить, или поздно сдавать работу.

Нанесение вреда вашей профессиональной репутации

Люди с плохими навыками тайм-менеджмента часто ненадежны, и это может серьезно повредить их профессиональной репутации.Если работодатель или клиент не могут рассчитывать на то, что вы будете выполнять работу вовремя, выполнять качественную работу или приходить вовремя на встречи и встречи, ваша репутация пострадает, и вам может быть трудно найти новую работу.

Недовольство

Стресс и негативные чувства, связанные с плохим управлением временем, могут вызывать у людей чувство неудовлетворенности своей работой и неудовлетворенности своей работой. Часто люди с плохими навыками управления временем будут чувствовать себя выгоренными на работе и не смогут получить мотивацию, необходимую для выполнения своей работы в меру своих возможностей.

Плохой баланс между работой и личной жизнью

Если вы правильно планируете свой день и время для работы и личных приоритетов, вы достигнете лучшего баланса между работой и личной жизнью. Но если вы тратите время на прокрастинацию на работе или если вы не утруждаетесь планированием своего времени и расстановкой приоритетов, вы обнаружите, что не можете сосредоточиться на личной жизни и вам трудно найти время, чтобы расслабиться и расслабиться.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

15 навыков управления временем, по словам менеджеров по маркетингу HubSpot

Уже поздно, а вы работаете над проектом, срок выполнения которого должен быть скоро.

Вы перегружены своими задачами и не совсем понимаете, как вы сюда попали. Вы даете себе обещание решить эту проблему, но не знаете, как это сделать, поэтому цикл продолжается.

Считайте это своим диагнозом WebMD: вы, вероятно, боретесь с плохим управлением временем.

Хорошая новость в том, что управление временем — это приобретенный навык. Следуя приведенным ниже советам, написанным для кросс-функциональных команд, вы сможете вернуть себе контроль над своим временем и эффективно работать.

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Управление временем — это процесс планирования вашего времени для выполнения ваших задач и эффективной работы. Этот навык позволяет вам расставлять приоритеты в работе, производить качественную работу и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Что могут помочь человеку в навыках тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент необходим для успешной личной и профессиональной жизни.

Если вы правильно распоряжаетесь своим временем, вы можете работать более продуктивно и эффективно.У вас есть четкое представление о том, что требуется для каждой задачи, и вы можете планировать ее соответствующим образом.

Это позволяет максимально эффективно использовать время и работать лучше.

Правильное распоряжение своим временем также помогает выполнять качественную работу. Когда мы боремся с этим навыком, мы часто торопимся выполнять свои задачи и легко чувствуем себя подавленными.

Как улучшить свои навыки управления временем

1. Изучите свой образец продуктивности.
2. Расставьте приоритеты для ваших задач.
3. Отслеживайте свою деятельность.
4. Сделайте совместную работу проще.
5. Делайте регулярные перерывы.
6. Будьте гибкими.
7. Защитите свое время.
8. Используйте программное обеспечение для управления проектами.
9. Установите распорядок и придерживайтесь его.
10. Положитесь на свою команду.
11. Составьте собрания.
12. Ограничьте отвлекающие факторы.
13. Уберите беспорядок в своем пространстве.
14. Взять на себя ответственность.
15. Проверить прошлые результаты.

1. Изучите свой образец продуктивности.

У всех разные модели продуктивности.

Мы давно разделили людей на две категории: утренние люди и ночные люди. Однако есть еще много аспектов производительности.

Возможно, вы более эффективны во время коротких спринтов концентрации, следуя технике Помидора.Или вы можете предпочесть выбить свои главные приоритеты за один раз.

Узнайте, что делает вас наиболее продуктивным, и используйте это в своих интересах. Если вы заметили, что наиболее продуктивны рано утром, используйте это время, чтобы вычеркнуть свои высокоприоритетные задачи из списка дел.

Построение рабочего графика на основе естественных закономерностей поможет вам сосредоточиться и повысить эффективность рабочего процесса.

2. Расставьте приоритеты для ваших задач.

Назовите лучшее чувство, чем вычеркнуть что-то из списка дел.

В выполнении задачи есть что-то, что наполняет вас чувством выполненного долга и придает импульс.

Моя коллега и менеджер по маркетингу по продвижению каналов в HubSpot, Дженнифер Ким, звонит в письменные списки дел, перечисляет ее святой Грааль.

«В начале каждого дня мне нравится выделять время, чтобы вручную записывать, какие задачи мне нужно выполнить в течение дня», — говорит она. «Для меня важно выписывать задачи вручную, а не печатать их, потому что я могу лучше понять, какие задачи займут больше всего времени и что мне нужно расставить по приоритетам, а также мысленно получить свободное пространство, чтобы взять каждую один на.«

Затем она связывает этот список со своим Календарем Google, чтобы спланировать свой день.

Теперь, когда у вас есть все задачи, как вы решаете, чем заняться в первую очередь? Мег Пратер, старший менеджер блогов по маркетингу, продажам и обслуживанию в HubSpot, дает несколько советов.

«Я расставляю приоритеты в зависимости от воздействия на бизнес. Есть ли запланированная встреча с нашим вице-президентом? Подготовка к этому, вероятно, должна быть первой на моей неделе, когда я буду свежа», — говорит она. «Когда я расставляю приоритеты на основе воздействия, я заканчиваю день, зная, что я справился с задачами, которые были наиболее ценными для бизнеса и наших целей — это моя Полярная звезда.«

Ранжирование задач гарантирует, что вы в первую очередь беретесь за самую важную работу, и избавит вас от перегруженности.

3. Отслеживайте свою деятельность.

Одна проблема, с которой многие люди сталкиваются при управлении своим временем, — это правильно оценить, сколько времени потребуется для выполнения задачи.

Может быть трудно придерживаться расписания, если вы переоценили или недооценили определенные задачи. Задача, которая должна была занять 30 минут, заняла два часа, и это может сбросить весь ваш день.

Чтобы избежать этого скользкого пути, потратьте неделю на отслеживание своей активности.

Запишите наиболее частые задачи. Например, как писатель в мои задачи входит исследование, создание медиа и поиск, написание, редактирование, загрузка. У меня также есть административные задачи, которые нужно выполнять в течение недели.

Используйте приложение для отслеживания времени, например Toggl или Clockify, чтобы выяснить, как вы проводите свое время.

«Расчет времени помогает мне конкретно видеть, где я провожу свое время. Где время — отстой? Даю ли я себе достаточно времени, чтобы перезарядиться между задачами?» — говорит Пратер.«Это позволяет мне более эффективно распределять время и устанавливать временные рамки для задач, на которые я трачу слишком много времени».

Когда вы точно знаете, что требуется для каждой задачи, вы можете составить точное расписание и внести коррективы для создания более эффективного процесса.

4. Сделайте совместную работу проще.

Если вы работаете в кросс-функциональной команде или проекте, очень важно, чтобы вы установили инструменты, которые упростят вам совместную работу.

Старший менеджер по развитию аудитории HubSpot Памела Бамп, которая часто работает с несколькими командами, дает несколько рекомендаций.

«Если вы выполняете роль, когда вам нужно выполнять проекты для разных команд, например создавать рекламные кампании или продвижение по электронной почте, настройте форму, которую могут заполнять коллеги по разным функциям, чтобы все ваши запросы направлялись в одно место и могли быть рассмотрены в то же время «.

Объединение ваших запросов в одно место упрощает просмотр и гарантирует, что ничего не потеряно.

Bump добавляет, что вы должны уведомить свои межфункциональные команды после того, как вы запустите форму, и о том, как вы хотите, чтобы они ее использовали.Вы можете проинформировать их по электронной почте, в Slack или даже во внутреннем блоге, на который можно легко добавить закладки или ссылки.

5. Делайте регулярные перерывы.

Вы создали свое расписание на день. Вы работаете с 8 утра, сейчас 13:00. и ты не можешь сосредоточиться.

Следующее, что вы знаете, это через час, и ничего не было достигнуто.

Иногда мы пытаемся преодолеть спады, когда все, что нам нужно, это перерыв, чтобы расслабиться и восстановить силы.

Прогулка, просмотр телевизора или встреча с коллегой — важно отвлечься на некоторое время от работы.

6. Будьте гибкими.

Не каждый день складывается так, как планировалось, и это нормально.

Эффективное управление своим временем также означает оставлять место для незапланированного. Возможно, вы планировали работать над задачей А, и это не сработало.

Если это так, не бойтесь заменить его другой задачей. Пока вы сохраняете импульс, вы все равно можете добиться успеха.

Когда Bump сталкивается с препятствием в задаче, она поворачивается.

«Я смотрю свой список дел и смотрю, есть ли какие-нибудь сверхбыстрые задачи, которые я могу решить, прежде чем приступить к более крупному», — говорит она.«Например, если я делаю паузу, чтобы отправить электронное письмо, или быстро планирую опубликовать часть контента, я чувствую себя возбужденным, выбрасывая что-то из своего списка дел, и буду более мотивирован для работы над более крупной задачей».

Структура важна, но оставляйте место для задач.

7. Берегите свое время.

Защита вашего времени — один из наиболее важных способов его рационального использования. Это может выглядеть как отказ, делегирование задачи и снижение ее приоритета.

Сказать «нет» на работе всегда кажется риском, как будто это сигнал о том, что вы не командный игрок.Но это далеко от истины.

«Не все возникающие у вас вопросы — это пожар, который необходимо немедленно потушить. Многие вещи в нашей профессиональной жизни могут подождать», — говорит Пратер. «Приоритетность этих вопросов по мере их поступления, отказ от вопросов, когда вопрос выходит за рамки, и понимание, когда что-то в порядке, чтобы дождаться завтрашнего дня для работы, было для меня ключевым моментом».

Пратер добавляет, что обучение делегированию имело огромное значение для ее роста.

«Раньше я чувствовала, что мне нужно контролировать как можно больше в моей сфере — чтобы доказать, что я, или что-то в этом роде», — говорит она.«Теперь я доверяю людям вокруг меня и рассматриваю делегирование как возможность для кого-то еще расти и развиваться. Это освобождает больше моего времени и придает энергии людям в моей команде новые навыки».

Не бойтесь перенаправить своих коллег, когда ваша тарелка уже заполнена, и положитесь на коллег за помощью.

8. Используйте программное обеспечение для управления проектами.

Вы плохо управляете своим временем или у вас просто нет нужных инструментов для поддержки рабочего процесса?

С программным обеспечением для управления проектами, таким как Asana, Jira и Monday.com, вы можете оптимизировать свой рабочий процесс и значительно упростить межгрупповую совместную работу.

Это также может быть ценным ресурсом, когда вы чувствуете себя перегруженным своими задачами.

«Асана очень помогла мне в организации моих задач. У моей команды есть постоянная доска спринтов, на которой мы записываем 3-4 наших главных приоритета на неделю», — говорит Ким. «В случае, если я когда-нибудь обнаружу, что все, что происходит, меня ошеломит, я могу вернуться к этой доске для спринта и сосредоточиться на том, где мне нужно проводить время.«

Самое замечательное в этих инструментах то, что они хорошо подходят для индивидуальных и групповых проектов.

9. Установите распорядок и придерживайтесь его.

Представьте, что вы каждый день выбираете новый маршрут на работу. Было бы трудно быть последовательным в том, когда вы придете на работу. Я также полагаю, что это постоянное изменение вызовет некоторую тревогу и стресс.

Люди порождены привычками, и мы жаждем последовательности. На работе наличие распорядка помогает поддерживать продуктивность.

Собираетесь ли вы в офис каждый день или работаете дома, установите распорядок дня.Будьте последовательны в том, когда вы просыпаетесь, и в своих передовых задачах.

Этот процесс поможет вам освободиться для работы, когда вы, наконец, сядете за свой рабочий стол. Если вы обнаружите, что в вашем текущем распорядке есть некоторые изломы, попробуйте что-нибудь другое.

10. Положитесь на свою команду.

Пока вы решаете, как распоряжаться своим временем, вы также можете получить поддержку от своей команды.

«Я действительно полагаюсь на своего менеджера, чтобы обсудить ситуации, когда я действительно чувствую, что что-то происходит», — говорит Ким.«Это действительно помогает ей получить более широкую картину того, какие проекты больше всего соответствуют целям моей команды. Мы также можем обсудить, есть ли области, в которых мы можем выдержать нагрузку друг друга».

Ваш менеджер может помочь вам определить приоритеты ваших задач в соответствии с более широкими целями вашей команды. Они также могут помочь вам сэкономить ваше время, когда дело доходит до кросс-функциональных проектов.

Bump поощряет честность с вашими коллегами и вашим менеджером в отношении вашей пропускной способности.

«При работе с кросс-функциональными командами может быть легко согласиться на слишком много задач и не успеть выполнить их все», — говорит она.«Если вы предвидите нехватку времени, обратитесь к своим коллегам или руководителю и посмотрите, что можно переместить или отрегулировать, если необходимо, в связи с изменением ваших приоритетов».

Работа не выполняется в одиночку. Итак, убедитесь, что вы полагаетесь на свою команду, чтобы помочь вам управлять своим временем и достигать поставленных целей.

11. Составляйте собрания друг с другом.

Встречи когда-нибудь растягивались на весь день? Работа между ними может показаться невозможной.

Может показаться, что когда вы входите в свой ритм, вам нужно остановиться, чтобы перейти на другую встречу.

«Я обнаружил, что, когда мои собрания разбросаны в течение дня без каких-либо значительных фрагментов свободного времени, которые я могу посвятить своим собственным задачам, я не могу сосредоточиться и делать то, что мне нужно делать», — говорит Ким ».

Один из способов предотвратить это — по возможности объединять собрания друг за другом. У вас будет несколько встреч один на один на этой неделе? Постарайтесь выбить их всех в один и тот же день за отрезок времени.

Ким говорит, что эта тактика помогает ей перейти в режим фокусировки.

«Я могу лучше всего работать, когда могу попасть в нужное пространство — будь то режим встречи или рабочий режим — так что это было действительно эффективно для меня.«

Bump предлагает назначать встречи по плану на определенные дни недели.

«Это даст вам немного свободного времени в конце недели для более крупных проектов, таких как создание контента или мозговой штурм новых стратегий», — говорит она.

12. Ограничьте отвлекающие факторы.

Вы пытаетесь закончить работу, но ваш почтовый ящик переполняется, и вы продолжаете получать пинги.

Подобные отвлекающие факторы не позволяют сосредоточиться на задачах и хорошо распоряжаться своим временем.К счастью, многие из этих коммуникационных платформ предлагают функции, которые позволят вам не отвлекаться.

Например, программное обеспечение для повышения производительности Boomerang предлагает функцию «приостановить входящие», которая временно предотвращает появление новых писем в вашей учетной записи Gmail или Outlook.

Вы также можете использовать функцию «Не беспокоить» в программе обмена сообщениями, чтобы не получать уведомления.

Вы также можете установить такой статус, как «Опущены — медленно отвечают», чтобы ваши коллеги знали, что вы можете быть недоступны в течение следующих нескольких часов.

13. Уберите беспорядок в своем пространстве.

Ваше пространство — это отражение вашего разума.

Если ваше пространство беспорядочно, вам будет сложнее сосредоточиться и эффективно управлять своим временем. Это также может способствовать возникновению чувства подавленности.

Помня об этом, убедитесь, что ваша рабочая среда отражает то состояние, в котором вы хотите находиться. Уберите ненужное со своего стола, добавьте утверждения вроде «Ты справишься!». и «Дыши», чтобы мотивировать вас в течение дня.

Вы даже можете добавить эфирные масла, чтобы создать успокаивающую атмосферу, и включить успокаивающую музыку в фоновом режиме.

14. Взять на себя ответственность.

Вы можете нести ответственность за отслеживание своего прогресса в достижении цели, а ответственность за установленные вами сроки и контрольные показатели поможет вам сохранять мотивацию и сохранять позитивный настрой в работе.

Личная ответственность приводит к повышению чувства удовлетворенности на рабочем месте, творчества и инноваций, и есть несколько способов продвигать это при работе над долгосрочным проектом, в том числе:

• Делиться своим прогрессом в достижении целей с другими
• Настройка личной системы вознаграждения за каждый контрольный показатель, достигнутый вами на пути к завершению проекта.
• Отслеживание вашего прогресса, чтобы вы могли визуализировать, какую часть вашего проекта вы успешно выполнили.

15. Просмотрите прошлые результаты.

Анализируйте и сообщайте об успехах и проблемах проектов для будущей постановки целей.

После успешного завершения долгосрочного проекта не переходите к следующему, не поразмыслив сначала над своими стратегиями управления проектами. Что прошло хорошо, а что, возможно, еще важнее?

Если ваша работа в основном состоит из долгосрочных проектов, вам необходимо будет постоянно совершенствовать и улучшать свой подход, чтобы он был как можно более эффективным.

Документируйте свои процессы и делитесь ими со своей командой, чтобы они также могли извлечь уроки из ваших побед и борьбы за свои проекты.

Управление своим временем — это приобретенный навык, требующий большой дисциплины и гибкости. Это также то, что требует поддержки со стороны вашей команды, поскольку такое взаимодействие влияет на вашу способность выполнять свои задачи.

Хотя завтра вы можете стать экспертом в области тайм-менеджмента, следование этим советам определенно поможет вам улучшить текущий процесс.

Управление временем — это больше, чем лайфхаки

Затягивание проекта, сдвигание сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем ​​- все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. Наступает сезон новогодних резолюций, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном». Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков персонала, но в то же время среди самых редких навыков.

Итак, как мы можем лучше распоряжаться своим временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для ускорения управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие тайм-менеджмента, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения.Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам в отношении управления временем.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды.Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:

• Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимая, что это ограниченный ресурс.
• Схема : разработка и организация целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
• Адаптация : отслеживание использования времени при выполнении действий, включая адаптацию к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием.Однако нет такого широкого признания навыков осознания и адаптации. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем.Участникам была предоставлена ​​роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем.Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация являются не только более редкими навыками, но и сложнее развить естественным путем без прямого вмешательства.Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем.То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, были кристально ясны свидетельства того, что люди совсем не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем.Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями отсутствия у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы научиться лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала нужно выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Этого можно достичь с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от других, таких как коллеги или начальство, или установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с управлением временем, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам.Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность инвестиций в усилия по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это кажется очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования, которое «на дюйм глубиной, но на милю шириной», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком большому количеству потребностей. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в том, чтобы делать что-то быстро.Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

• Найдите время максимальной производительности. Разбейте свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
• Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы проводите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
• Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
• Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
• Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи по проекту повлияют на задачи на следующей неделе?).
• Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на занятие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. Д.)

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

• Определите приоритеты деятельности и обязательств. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
• Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь необходимо выполнить и срочных и важных задач.
• Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
• График защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас всегда было время посвятить самым важным проектам.
• Уменьшите количество ошибок недооценки. При формировании планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
• Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые, естественно, связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

• Попробуйте «накопить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например,g., отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь за обедом).
• Используйте короткие усилия. Когда задача кажется непосильной, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
• Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать стоимость при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
• Не будьте «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
• Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем / наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
• Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония заключается в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

Навыки управления временем: 7 стратегий успеха

Навыки управления временем имеют решающее значение, особенно для владельцев бизнеса. У всех нас одинаковое количество часов в день, но некоторые люди могут достичь большего за 24 часа, чем все остальные. Кажется, что ключ в том, чтобы контролировать это время, а не позволять ему контролировать вас.

Другими словами, разница в эффективном тайм-менеджменте.

Что такое тайм-менеджмент?
У вас хорошо получается тайм-менеджмент?
Распространенные ошибки при управлении временем
Семь навыков управления временем, которые используют успешные люди

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это метод более эффективного использования своего времени. Организуйте свои профессиональные и личные задачи в зависимости от того, насколько они срочны и важны, и сначала позаботьтесь о самых срочных и важных, а затем о делах, которые не являются срочными, но все же важными.Расставив приоритеты в своей рабочей нагрузке, вы сможете сосредоточить свое время и энергию там, где они наиболее важны.

В таблице ниже показана матрица Эйзенхауэра, популярная стратегия управления временем для оценки и определения приоритетов задач. В каждом квадранте есть примеры видов деятельности и порядка их выполнения.

Вы умеете управлять временем?

Хорошее время в управлении требует осознанного планирования и вдумчивого принятия решений.Это также означает, что вы должны оставаться сосредоточенными и придерживаться своих приоритетных задач, а не отвлекаться на незначительные отвлекающие факторы.

Если вы хотите узнать, хорошо ли вы умеете управлять своим временем, для начала задайте себе следующие вопросы:

• Знаю ли я, как эффективно расставлять приоритеты для моих задач на основе важности и срочности?
• Знаю ли я, сколько времени я трачу на каждую из своих задач?
• Должен ли я забирать работу домой, чтобы ее выполнить?

После того, как вы оцените свои текущие навыки, составьте план по их совершенствованию.Это непросто, но, как и с любыми навыками, над которыми вы работаете, вы можете лучше управлять своим временем. Успешные люди используют различные навыки управления временем, чтобы повысить продуктивность и эффективность в своей личной и профессиональной жизни.

Распространенные ошибки тайм-менеджмента

Когда вы пытаетесь управлять своим временем, легко сбиться с пути. Чтобы стать лучше, вам следует избегать следующих распространенных ошибок в тайм-менеджменте:

• Ловушка 1: Отсутствие списка дел.Если вы не знаете, что нужно сделать, вы не сможете эффективно расставить приоритеты для своей рабочей нагрузки.
• Ловушка 2: Многозадачность. Вопреки распространенному мнению, многозадачность на самом деле менее продуктивна, чем сосредоточение внимания на одной задаче с последующим переходом к следующей. Это потому, что наш мозг не приспособлен для выполнения двух задач, требующих одновременного выполнения мозговых функций высокого уровня. Некоторые исследования показывают, что многозадачность может снизить ваш IQ, потому что ваше внимание разделено, и даже может повредить ваш мозг.(Ура.)
• Ловушка 3: Незнание, сколько времени требуется для выполнения задачи. Сможете ли вы написать отчет за час или это займет три дня? Если вы не знаете, сколько времени занимает задача, вы не можете эффективно управлять своим временем или расставлять приоритеты в своих действиях.

Семь навыков тайм-менеджмента, которыми практикуют успешные люди

Доказано, что продуктивность ведет к прибыльности, а хорошие навыки тайм-менеджмента могут напрямую повлиять на вашу прибыль, поэтому, чтобы помочь вам работать более эффективно, мы собрали некоторые рекомендации, которые помогают успешным людям.

Начни свой день рано

Спросите успешных людей, во сколько они встают утром, и вы быстро поймете тему: эти люди встают на рассвете, чтобы в полной мере насладиться днем.

Компания Fleximize, занимающаяся финансированием бизнеса, опросила некоторых из самых известных сегодня людей об их утренних привычках. Вот что он нашел.

• Генеральный директор Apple Тим Кук встает в 5 утра
• Редактор Vogue Анна Винтур встает в 5:45 утра, чтобы поиграть в теннис, прежде чем войти в офис.
• И Опра просыпается в 6 утра, чтобы медитировать и бегать на беговой дорожке, прежде чем отправиться в студию.

Обратите внимание на еще одну полезную тему: упражнения — большая часть жизни успешных людей.

Установите приоритеты и цели при планировании своего дня

Ежедневный план работы позволяет людям определять ход своего дня и затем постепенно продвигаться к своим целям. (Некоторые крупные текущие проекты, такие как разработка маркетингового плана для вашего бизнеса, попадают во второй квадрант матрицы Эйзенхауэра.Это важно, но нужно избавиться от него, а не делать это сейчас.)

Успешные бизнесмены используют этот совет по тайм-менеджменту, осознавая, что каждый день есть как срочные, так и важные дела. Они подходят к этому дню, зная, как уравновесить эти два аспекта и отложить более мелкие дела на потом.

Роб Роусон, генеральный директор TimeManagement.com, первым делом с утра работает над своими первоочередными задачами, прежде чем его отвлекут электронные письма и другие тривиальные задачи.Разделение целей на части облегчает их достижение.

Некоторые профессиональные тренеры предлагают разделить ваше время на «фокусные» и «буферные» дни. Первый предназначен для масштабных вещей, таких как развитие бизнеса и управление сотрудниками. С другой стороны, буферные дни предназначены для таких мелочей, как оформление документов и бухгалтерия.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Часто думают, что многозадачность — это наиболее эффективное использование времени.Но оказывается, что решение нескольких задач одновременно может тратить больше времени. Нейробиолог Эрл Миллер говорит, что по большей части мы просто не можем сосредоточиться более чем на одной вещи за раз.

«Люди не могут хорошо выполнять несколько задач одновременно, и когда люди говорят, что могут, они обманывают себя», — говорит он.

Истинная эффективность означает сосредоточение внимания на одном деле за раз и доведение до конца, прежде чем переходить к следующей задаче.

Научитесь делегировать

Вы можете носить много головных уборов, но не всегда можете быть везде.Найдите время, чтобы проверить и нанять лучших сотрудников, чтобы вы могли доверять своей команде. Затем, вместо того, чтобы пытаться делать все самостоятельно, вы можете отказаться от некоторого контроля и назначить задачи тем, кто работает на вас.

Начало работы с Square Team Management

Расширьте возможности своей команды и защитите свой бизнес.

Примените правило 80/20

Согласно принципу Парето (то есть правилу 80/20), 20 процентов действий приводят к 80 процентам результатов. А на остальные 80 процентов приходится только 20 процентов результатов.В переводе это означает, что успешные люди знают, что высшие приоритеты (или верхние 20 процентов) приведут к наиболее важным результатам. Остальное они делегируют.

Карандаш через некоторое время для отвлечения и отвлечения внимания

Если вы планируете каждый день с точностью до секунды, у вас никогда не будет времени на неожиданные вызовы. Постарайтесь оставлять хотя бы один час в день на незапланированные дела. Также неплохо запланировать часы работы офиса или выделить время для коллег и совместной работы.Если вы перегружаете себя, вы почти всегда будете отставать.

Не говори часто и овладей искусством коротких встреч

Кристин Мюлнер, генеральный директор

NewBrand Analytics, считает, что отказ — один из ключей к тому, чтобы не переусердствовать в профессиональном и личном плане.

Это идет рука об руку с отказом от слишком большого количества встреч, в которых виноваты многие компании. Успешные люди понимают, какие встречи имеют решающее значение для посещения, а затем либо отказываются от них, либо проводят их в очень короткие сроки (платформа социальной коммуникации Skejul рекомендует в качестве ориентира от 7 до 11 минут).