Как удаленно заключить договор: Как заключить договор дистанционно по электронной почте: как грамотно оформить

Содержание

Как заключить договор дистанционно по электронной почте: как грамотно оформить

Добрый день!

В статье про договор для фрилансеров не написано, как «подписать» договор удаленно. Я нахожусь на Бали, а заказчик — в Мурманске. Доставка почтой нереальна, заказывать «Ди-эйч-эль» — лишние расходы денег и времени.

Что нужно прописать в договоре, чтобы потом с ним идти в суд? Опустим момент перелета Бали — Россия.

Валентин

Только после просмотра фотографий с Бали и поиска дешевых билетов Москва — Денпасар смогли подготовить ответ 🌊.

По закону договор в письменной форме можно заключить, обменявшись документами по обычной почте, телеграфу, телефону или электронной почте, если понятно, что документ направила именно сторона договора.

Поэтому вы можете заключить договор, обменявшись его подписанными сканами по электронной почте. Предварительно в договор необходимо включить пункт, что вы признаете юридическую силу такого обмена, и указать адреса электронной почты, которые будут подтверждать подписание договора уполномоченным лицом.

Схема следующая.

Включите в договор пункт про электронную подпись

Чтобы подписать договор по электронной почте, включите в него, например, такой пункт:

Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:

от Подрядчика с электронного адреса [адрес электронной почты];
от Заказчика с электронного адреса [адрес электронной почты].

Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью — электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.

Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.

Обязательно укажите, какие электронные адреса являются простой электронной подписью и подтверждают заключение договора уполномоченным лицом.

Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте

После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.

Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.

Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.

Совет

Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Заключение электронного договора — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:

Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.

Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Получить электронную подпись

Что придает юридическую силу электронному договору

Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

Форма договора должна соответствовать законодательству.

Содержание договора должно соответствовать закону.

Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

Составить документ в соответствии с форматом, установленным государством.

Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.

Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.

Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Где подписать электронный договор

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.

На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.

В учетных системах (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).

В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),

В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),

В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).

В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).

Получить электронную подпись

Обменялись сканами: как расценивать договоры, заключенные по интернету

Если сторона сделки поставила на документе обычную рукописную подпись, отсканировала его и отправила контрагенту по электронной почте, с помощью мессенджера или в соцсети, считать ли такой договор заключенным? На что обратить внимание при доказывании факта заключения договора? Что делать, если сторона отрицает направление документа? Рассказываем, как фирмы заключают договоры по интернету и когда соглашения считаются незаключенными.

Можно ли считать обмен сканами документов заключением сделки?

Да, если есть возможность достоверно установить, что сканы документов исходят от сторон по договору. «Если одна из сторон будет оспаривать факт заключения договора, другая сторона [в суде] будет обязана доказать, что именно ее контрагент направил соответствующий документ», – объяснил старший юрист Baker McKenzie Денис Ежов. Обычно для этого достаточно подтвердить, что электронная почта, страница в соцсети, мессенджер принадлежат конкретному лицу. И ему вряд ли помогут объяснения, что с его аккаунта документы отослал кто-то другой. «Чаще всего суды приходят к выводу, что человек сам отвечает за сохранность своих логина и пароля. Если третье лицо получило к ним доступ, то это проблемы владельца. Такой подход вполне логичен: почему я должен отвечать за рассеянность своего контрагента?» – считает юрист Практики по разрешению споров и банкротству АБ «Линия Права» Кирилл Коршунов. Если стороны не оспаривают договор и не заявляют о его фальсификации, суды признают такие договоры (например, дело № Ф05-20919/2016).

Как быть, есть сторона отрицает, что отправляла документы?

Проверить, договаривались ли стороны обменяться документами с конкретных адресов электронной почты (номеров в мессенджерах, страниц в соцсетях и т. д.). Если стороны указали в соглашении о ведении переговоров или в допсоглашении, что будут общаться по определенному каналу – это будет лучшим доказательством действительности сделки. Если вид связи в договоре не указан, но он является корпоративным, не составит труда доказать, что переписку ведет сторона по договору. «Компании, с корпоративного домена которой пришел подписанный скан договора, будет сложно убедить суд, что она не имеет отношения к этому документу», – говорит Коршунов. Действительно, в деле № Ф06-1047/15 суд установил, что для признания договора заключенным достаточно переписки даже не с согласованных имейлов, а с имейлов с тем же доменным именем. Однако тут может возникнуть другой вопрос, имел ли хозяин электронной почты (телефонного номера, мессенджера, страницы в соцсети) полномочия на заключение договора. «Такое возражение отбивается тем, что полномочия подписанта следовали из обстановки, например, этот способ связи указан на сайте компании», – уверен Коршунов. Однако в деле № Ф05-21194/16 суд так и не смог установить, что переписку вел человек, который имеет право заключать договор, и признал его незаключенным.

Выяснить, заключались ли раньше договоры с той же электронной почты, страницы в соцсети или мессенджера. Если да, значит, это привычная практика для этих контрагентов. В таком случае не придется устанавливать, что документ отправлен стороной договора. Например, АС Северо-Западного округа принял такой аргумент в деле № Ф07-1046/2016, поскольку стороны уже успешно заключали договоры по интернету. Но не надо путать полностью электронный документооборот с ситуациями, когда участники сделки обмениваются отсканированными копиями, а затем бумажными оригиналами. Если они однажды почему-то не передали друг другу оригиналы, суд не признает договор заключенным (№ Ф04-3483/16).

Посмотреть, было ли одобрение сделки. Одобрение сделки происходит при полной или частичной передаче аванса (№ А19-1050/2012, № А19-1050/2012), поставке товара, выполнении работы, оказании услуги (№ 07АП-1144/16, № 01АП-7858/15, № Ф08-2313/17), оплате денег в связи с нарушением обязательств, подписании акта сверки задолженности, просьбе об отсрочке или рассрочке исполнения, и т. д. Если стороны одобрили сделку, то договор будет считаться заключенным (п. 123 постановления Пленума ВС от 23 июня 2015 года № 25; дело № Ф05-13764/16). Коршунов считает нелепым поведение стороны, которая начала принимать продукцию за оплату в долларах, но после скачка курса вдруг стала ссылаться на то, что никакого договора не заключала. «Еще иногда фирмы «прокалываются»: еще до того, как возник спор, они указывают в платежных документах или переписке реквизиты договора, который оспаривают, – делится Коршунов. – Суды расценивают это как осведомленность о договоре и согласие с его заключением».

А если переписка осуществлялась с личной почты/телефона?

В этом случае следует проанализировать название почты – если в нем указана фамилия владельца, доказать принадлежность почты будет несложно. Однако такая удача выпадает не всегда. Например, в деле № Ф09-1081/17 суд пришел к выводу, что из названия почты, расположенной на [публичном] домене @bk.ru, нельзя установить, кому она принадлежит. В итоге суд не подтвердил, что переписку вело именно указанное лицо. Определить, принадлежат ли сторонам адреса электронной почты, можно с помощью судебного запроса провайдеру об их IP-адресах (если они статические).

Соответственно, если обмен документами осуществлялся по телефону, можно сделать запрос оператору сети о принадлежности номера конкретному абоненту. «Применительно к мессенджерам достоверно установить и доказать личность владельца аккаунта – задача непростая, так как верификация владельца, как правило, не производится. Однако с помощью IP-адресов и определенных поисковых действий возможно и это», – уверен к. ю. н., партнёр, глава отдела по разрешению споров Noerr Виктор Гербутов. Аналогично ситуация обстоит с соцсетями.

На что еще обратить внимание?

Конечно, на качество документов, которыми обмениваются стороны, – сканировать деловые бумаги нужно в высоком разрешении. Перед отправкой файла имеет смысл проверить, не происходит ли автоматического сжатия, которое может существенно ухудшить изображение. Если возникнет спор, чья подпись в документе, подлинная ли печать, вносились ли изменения в документ с использованием графических редакторов, это может облегчить проведение экспертизы. Как правило, при заявлении стороной спора о фальсификации договора именно заключение эксперта является решающим фактором (№ Ф05-19232/16, № Ф01-4768/16).

Юрист практики «Интеллектуальная собственность и информационные технологии» санкт-петербургского офиса «Борениус» Алексей Грибанов уверен: документы, предназначенные для дальнейшего сканирования, лучше составлять таким образом, чтобы подписант не только ставил в них свою подпись, но и собственноручно вносил дату, фамилию, имя, отчество. Этот рукописный материал может проанализировать эксперт, если возникнет спор об авторстве подписи.

Заключаем договор с дистанционным работником

Главная / Публикации
С 2013 года Трудовой кодекс допускает прием на дистанционную работу. Порядок заключения и требования к форме трудового договора о дистанционной работе изложены в главе 49.1 ТК РФ. Прошло 2 года с даты вступления поправок в силу. Какие вопросы возникают на практике в связи с заключением договора с удаленным работником?

Готовое решение для вашего бизнеса

Трудовой договор для удаленной работы сотрудника

Порядок заключения трудового договора о дистанционной работе

В качестве основной проблемы применения договора с дистанционным работником работодатели называют необходимость использования усиленных квалифицированных электронных подписей при обмене сторон электронными документами.

Электронная переписка между дистанционным работником и работодателем признается юридически значимой только при удостоверении электронных документов (в том числе обязательных сообщений об их получении) такой электронной подписью.

Во-первых, не у всех сторон имеется такая электронная подпись. Особенно это касается частных лиц.

Во-вторых, такие подписи должны приниматься обеими сторонами трудового договора о дистанционной работе.

Например, в судебной практике имеется случай восстановления на работе удаленного работника, уволенного по собственному желанию на основании скана заявления, полученного работодателем по электронной почте без использования необходимой по закону электронной подписи.

Однако данное препятствие можно легко обойти, если прибегнуть при оформлении или расторжении трудового договора на удаленную работу к давно известному способу почтовой связи. Для этого по старинке все документы оформляются в печатном виде за собственноручной подписью составившей ее стороны. Для двусторонних документов, разумеется, потребуется произвести взаимный обмен.

Так для сокращения сроков трудовой договор о дистанционной работе может быть распечатан, подписан и выслан каждой из сторон в адрес другой в одном экземпляре. Для подтверждения факта отправки получения второй стороной желательно использовать ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Для ускорения дальнейшего обмена документами в рамках трудовых отношений с сотрудником, принятым на дистанционную работу, можно также использовать факсимильную связь. Для этого положение о возможности использования аналогов собственноручной подписи и факсимильных каналов связи следует прямо включить в трудовой договор с дистанционным работником.

Не удобно? Но что делать, когда закон содержит жесткие требования к дистанционному заключению трудового договора и последующему электронному документообороту.

Отличительные особенности договора о дистанционной работе

На дистанционных работников в полной мере распространяется действие трудового законодательства с учетом ряда особенностей. В частности, в заключаемом с таким работником трудовом договоре можно и должно предусмотреть ряд особых условий.

Трудовой договор о дистанционной работе обязательно должен включать следующие положения:

1. Условие о приеме удаленного работника именно на дистанционную работу.

Место работы по такому договору должно быть расположено вне места нахождения работодателя, его филиала или представительства, а также любого иного обособленного подразделения или стационарного рабочего места. В противном случае заключенное сторонами трудовое соглашение будет рассматриваться в качестве обычного трудового договора.

2. Удаленная работа должна выполняться с использованием сети связи, в т.ч. Интернет. Таким же образом должно осуществляться взаимодействие работника на удаленке с работодателем.

3. В договоре должен быть предусмотрен порядок и сроки предоставления дистанционным работником отчетов работодателю.

Помимо этого в договоре с дистанционным работником могут быть предусмотрены:

1. Режим труда и времени отдыха дистанционного работника, подходящий работодателю.

Например, в договоре с удаленным работником можно установить общие для организации работодателя рабочие дни недели, время начала и окончания работы, дни отдыха.

Если такие условия в трудовом договоре об удаленной работе отсутствуют дистанционный работник вправе их определять по собственному усмотрению. В этом случае следует ввести определенные нормативы и контролировать их выполнение с использованием положений договора о сроках и порядке отчетности о проделанной работе.

2. Возможность обмена электронными документами.

В таком случае дополнительно устанавливается срок направления уведомления о получении электронных документов и порядок использования сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи для подписания электронных документов.

3. Использование и/или обеспечение удаленного работника определенными программно-техническими средствами, оборудованием, средствами защиты информации.

4. В случае приобретения дистанционным работником рекомендованных средств и/ или оборудования за свой счет в трудовом договоре согласуются размер, порядок и сроки компенсации расходов работодателем.

Уделяйте должное внимание порядку заключения и содержанию трудового договора о дистанционной работе.

ИТ кадры

Друзья! Вы регулярно задаете вопрос о том как заключить договор таким образом, чтобы чтобы все было юридически грамотно и при этом вы не ехали в офис по разным причинам. Причины могут быть разными — от проживания в другом городе, до банальной лени. Все это не важно. Важно только то, что договор вы подписать можете не выходя из дома! Все, что для этого необходимо — это наличие у Вас электронной цифровой подписи!! А как ее получить — читаем ниже!

Также отмечу, что юридическая сила документов, подписанных электронными подписями и печатями регулируется законом Украины «Про електронні документи та електронний документообіг» и Законом Украины «Про електронні довірчі послуги».

Для получения подписи нам понадобится ПриватБанк! В частности компьютер с открытым Приват24 для физлиц!.

Для оформления эпц, нужно зайти в свой Приват 24

На главном экране выбираем «ВСЕ УСЛУГИ»

Далее в боковом левом меню выбираем вкладку «БИЗНЕС» — > «Скачать сертификат»

В следующем окне проверьте свои личные данные и нажмите «Данные верны»

Далее нужно выбрать директорию, где Вы будете хранить свой ключ и сохраняем его

После сохранения нужно придумать пароль к своему ключу (обязательно запомните его или запишите). Потом нажмите кнопку «Далее».

Далее Вам на телефон придет смс-сообщение с кодом который нужно ввести.

Далее принимаете условия использования системы и нажимаете кнопку «Далее»

Готово, теперь Ваш ключ эпц оформлен.

Видео инструкция получения электронной цифровой подписи:

После получения подписи я присылаю вам договор на предоставление туристических услуг в специальном приложении Приват-Банка. Вы получаете ссылку на договор в свою электронную почту. Ставите на договоре свою электронную подпись, а я ставлю на договор свою электронную подпись и печать!

Как это выглядит?

Документ, подписанный электронными цифровыми подписями имеет одинаковую юридическую силу с бумажным носителем!!!

Как заключить договор ГПХ дистанционно?

Может быть, у кого-то есть такой опыт.
Например, мне нужен программист, сама я нахожусь в Москве, а он — в Нальчике.
Как нам заключить договор ГПХ? Я слышала об электронных подписях и печатях, но как это работает на практике?
Какие трудности могут возникнуть с оплатой НДФЛ? или пускай сам платит налоги?
Какие ещё могут быть подводные камни?

Комментарии

Я слышала об электронных подписях и печатях, но как это работает на практике?(с)

На практике ЭЦП хавно, вот почему

применение Эцп гарантирует не изменяемость документа, подтверждение (квитирование) получения его и тд
Но это Теория

Юристы у нас совсем не дураки и любое соглашение подписанное ЭЦП могут растолковать как им захочется:(

«Та я откуда знаю что там внутри компьютера»
«Может это вирус какой закрался и случайно нажал кнопку подтвердить? «
«а у меня на клавиатуре бывает клавишу ентер заедает…. но я Вашего договора не видел»

У компаний занимающихся Сертификацией (продажей ЭЦП) есть даже свои юристы для решения таких вопрос (Например КриптоПро, у них вообще целый отдельный отдел юристов для этого дела существует)

Но как показывает практика — Понятие Прицедента в нашей судебной системе не существует, по этому в совершенно одинаковых ситуациях Суды выносят абсолютно противоположное решение. В одном случае юридическую силу ЭЦП признают, в другом нет….

Другими словами если Вы хотите заключить договор на расстоянии с применением ЭЦП — Забейте и даже не связывайтесь, даже у больших, серьезных компаний возникают проблемы с использованием ЭЦП.

Используйте заказные письма:)

По почте будет надежнее.
Сначала высылается скан, а потом подлинник и так же подписанный

Как я работала на удалении… составляется документ, сканируется, все с синими печатями и высылается по электронной почте. А потом заказным письмом или лучше службой DHL или TNT, ну кем угодно отсылаются подлинник. На них там ставятся подпись, печати или что там нужно и в обратном порядке второй экземпляр назад…

Ну а если хотите, можете сами туда съездить и такое тоже практикуется.

можете в договоре прописать, что факсимильная подпись имеет ту же юридическую силу.. и заключить договор обменом факсов..

Самая Нежная Н

1. для того, чтоб это на практике работало, необходимо в договоре предусмотреть пункт. прямо указывающий на то. что электронные подписи приравниваюца к подписям оригинальным
2. обязанность по уплате ндфл всегда лежит в этом случае на налоговом агенте (организации)

Самая Нежная Н

коряво выразилась))) п.2.: не в смысле если будет прописано об эл-ых подписях. а в смысле того, что за физика по договору гпх всегда ндфл выплачивает организация
)

Как заключить договор дистанционно

В нашей стране партнеров по хозяйственной деятельности может разделять огромное расстояние. И конечно же, директорам компаний неудобно ехать в другой город и подписывать договоры лично. Электронная почта, социальные сети, мессенджеры облегчают коммуникацию партнеров и договорную работу. Обсудим, как и при каких обстоятельствах можно использовать современные средства коммуникации для заключения, изменения или расторжения гражданско-правовых договоров.

А И Б СИДЕЛИ НА ТРУБЕ…

Рассмотрим ситуацию:

Вопрос: заключили ли А и Б договор? Правомерно ли их сотрудничество?

Мы проанализируем ошибки чуть позже и объясним, что надо было сделать, чтобы ни у А, ни у Б не было проблем в суде либо с налоговой.

Мы рассмотрели еще не самый сложный случай для налогового контроля и учета. Ведь в примере речь идет о товаре. Здесь, по крайней мере, есть перемещение физических вещей, которые идут либо на перепродажу, либо в производство. Они оставляют за собой реальный след в окружающей нас объективной реальности.

Движение товара и его последующую судьбу можно отследить по независимым от сторон источникам (квитанции Почты России или транспортные документы перевозчика, последующие перепродажи, производство новой вещи и т.п.).

А если речь об услугах? А если об услугах виртуальных: разработка дизайн-макета, написание серии статей для сайта, устные или письменные консультации? Такие сделки вообще могут не оставлять следов нигде, кроме Всемирной паутины, ну и еще в истории списаний/поступлений денежных средств с расчетного счета.

В этом случае у вас на руках может не оказаться ни единого (кроме электронных подтверждений) доказательства совершения сделки. Это особая зона риска с позиции налоговых органов.

Можно ли при совершении сделки обойтись только обменом документами в электронном виде?

Обратимся к законодательству.

ЧТО ГОВОРИТ ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС

Законодательство четко определяет момент и способ заключения договора:

Технически договор считается заключенным с момента акцепта оферты.

Оферта – это предложение заключить сделку, содержащее все ее существенные условия. Акцепт – это согласие с этими условиями.

Офертами в том числе являются[2]:

• каталоги товара, если они содержат его цену;

• страничка с описанием товара и его ценой на сайте компании;

• прайс-листы на сайте организации;

• ценники в магазине на конкретный товар;

• счет на оплату товара;

• проект договора с указанием всех его условий.

Акцептом может быть, например:

• письменная заявка с указанием количества, наименования товара и адреса, на который должен отправить продавец этот товар;

• расчет за товар на кассе магазина;

• оплата полученного счета в срок, указанный в нем;

• подписание проекта договора и его направление второй стороне.

В какой форме стороны могут заключить договор?

Наиболее распространенной в коммерческой практике является простая письменная форма договора. Письменной ее называют, поскольку условия сделки фиксируются с помощью знаков русского алфавита – письма[3]. Письменную форму называют простой, чтобы отличать от нотариального удостоверения или государственной регистрации.

Читаем ст. 434 ГК РФ дальше:

[1] Далее – ГК РФ.

[2] Первые три пункта – это публичная оферта, она адресована неограниченному кругу лиц. Те, что адресованы конкретному лицу, называют офертой.

[3] Сделка может быть заключена в устной форме и путем конклюдентных действий. Например, вы взяли в магазине с полки пакет с молоком. Под ним висит ценник – 72 рубля. Вы подошли на кассу и заплатили указанную цену. Все это сделано молча. Условия сделки по приобретению вами пакета молока нигде не фиксируются (кассовый чек – это фискальный, то есть налоговый документ, и основная его цель – контроль за продавцом). Для того чтобы признать сделку письменной, не обязательно фиксировать ее условия на бумаге. Достаточно того, чтобы эти условия были зафиксированы письменным русским языком на любом носителе.

С.В. Россол, корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и Партнеры»

Как удаленно подписывать документы и обеспечивать их действительность — Корпоративное / коммерческое право

Чтобы распечатать эту статью, вам нужно только зарегистрироваться или войти на сайт Mondaq.com.

В связи с текущим климатом работа на дому становится
становится все более важным, вызывая повышенную потребность в подписи
документы в электронном виде. Ниже приведены некоторые из предлагаемых нами решений.
для эффективного подписания ваших документов после
руководство, опубликованное Обществом юристов и Юридической комиссией.

Q: Что такое электронные подписи?

Человек может напечатать или использовать
электронная ручка или изображение их подписи для подписи на них
договор или электронное письмо;
Используя сканирование их подписи и
вставка в блок исполнения;
Использование программного обеспечения для цифровой подписи для
подписывать документы на компьютере или другом электронном устройстве;

Простые соглашения и контракты могут быть подписаны в электронном виде
без выполнения каких-либо дополнительных требований, пока есть
намерение придать ему подлинность.Эти типы документов
как правило, те, которые не должны выполняться в качестве
поступок.

Документы, подпадающие под действие специального законодательства
«формальности» или требования также могут быть подписаны с использованием
электронные подписи. Документы о том, что они должны быть выполнены
«письменно» или «подписано» включены в
это.

Q: Нужно ли мне спрашивать у подписавших их разрешение на подпись?
в электронном виде?

Необязательно, но желательно сделать это, чтобы защитить
себя от любого последующего оспаривания его действительности.

Компании могут пожелать принять решение или вести учет
письменное согласие сторон по электронной почте заранее или в течение
условия документов. Это свидетельствует об их намерении
записать свое согласие электронной подписью и что это
электронная подпись будет иметь такую же юридическую силу, как если бы она была
подписано влажными чернилами.

Q: Можете ли вы подписывать документы электронной подписью

Да — чтобы убедиться, что оформление дела является действительным,
электронные подписи должны быть подписаны в физическом присутствии
свидетель.Ссылка на видео не приемлема. Весь документ должен
быть возвращенным целиком соответствующей стороне, а не только
страница подписи. Тем не менее, стороны могут распечатать
страницу подписи отдельно, подпишите, отсканируйте и прикрепите к той же
электронное письмо как полный окончательный документ для возврата. Согласие должно быть
данные в электронном письме, чтобы прикрепить страницу подписанной подписи к
остальная часть окончательного документа (который также прилагается в виде
одобрение). Эти методы позволяют избежать разногласий в дальнейшем по поводу того,
версии были окончательными и был ли утвержден весь документ в
та форма.Страницы подписи никогда не должны быть предварительно подписаны и позже
прилагается к разным версиям, так как подпись является указанием
что подписавший намеревался быть связанным условиями, которые у них есть
подписан в любой форме.

Если один директор выполняет дело от имени компании,
он / она должен сделать это в присутствии свидетеля или двух
директора или директор и секретарь компании. Эти подписи
может быть дополнен аналогом в соответствии с требованиями
оформление сделки компанией.

Q: Одна или обе стороны подписываются от имени компании,
мне нужно что-нибудь знать?

Вам следует проверить учредительные документы компании (ее
меморандум и статьи) для любых запретов или процедурных
требования, которые применяются к подписанию документов, которые могут
быть определенной формой или указанным органом. Например,
требование об использовании печати компании может сделать электронный
подпись недействительна, хотя сейчас они используются редко.

Q: Какие типы документов нельзя подписать электронным способом?

HMRC не принимает электронные подписи, поскольку они ожидают
проштампуйте версию документа, написанную мокрыми чернилами.

Земельный кадастр по-прежнему требует подписи мокрыми чернилами на документах
они требуют отправки в бумажном виде. Следовательно, если компания
необходимо завершить транзакцию, это потребует влажных чернил
подписи в физической форме, а не отсканированные в электронном виде
копии.

Ниже приведены некоторые примеры, когда реестр может потребовать влажных чернил.
подписей:

Переводы
Аренда
Зарядов
Акты регистрации на земельном участке
Реестр

Регистрационная палата не принимает электронные подписи в печатном виде.
форма для любых документов.Однако они подтвердили, что пока
поскольку сторона, представляющая подписанный документ, уверена, что
был подписан в соответствии с действующим законодательством, они примут
заверенные электронные копии оригинала для его регистрации. Ты
по-прежнему нужны оригинальные влажные чернила. Электронный
подписи в рукописи от руки или автоматически генерируются
приемлемо.

Q: Мой контракт является международным, будет ли моя подпись действительной?
в других юрисдикциях?

Вам всегда следует обращаться за советом к местным властям, чтобы проверить все юридические
требования к действительному исполнению будут выполнены перед исполнением
происходит.Наша международная сеть офисов имеет хорошие возможности для
предоставьте это. Как указано выше, любые соответствующие иностранные регистры или
требования к подписи регулирующего органа должны быть проверены, и вы
следует соблюдать осторожность, чтобы не нарушить какие-либо применимые правила в отношении
место исполнения документа, например, для
сделка, чтобы претендовать на налоговые льготы или
стимулы.

Q: Каковы риски и практические
соображения?

В частности, риски связаны с корпоративными или коммерческими
контракты, где ставки могут быть высоки.Если спор по поводу
возникла действительность подписи — например, для обеспечения безопасности
или подать в суд за нарушение — стороны должны внимательно рассмотреть вопрос о том,
электронная подпись, на которую они хотят полагаться, безопасна, надежна, практична и
рентабельно при любых обстоятельствах, без возможности
проблема его надежности. Любые практические вопросы должны быть
решены заранее, например необходимый доступ к
принтеры / сканеры / программное обеспечение, наличие свидетелей и
достаточная IT-безопасность.

Заключение

ЭЦП признаются в глазах закона действительными
исполнительные инструменты, хотя стороны, стремящиеся на них полагаться, должны
внимательно обдумайте практические аспекты их использования. Ты
должны оценить потенциальный риск и стоимость любых последующих
оспаривать их действительность и принимать соразмерные меры
защитите от них. Как всегда, самый безопасный вариант — искать
явное согласие и заявления относительно их допустимого использования и предполагаемого
эффект с обеих сторон.

Коммерческая команда Vistra Corporate Law имеет хорошие возможности
чтобы проконсультироваться по этому поводу, поэтому, пожалуйста, свяжитесь с нами, если вам понадобится совет или
заверение.

Первоначально опубликовано 24 апреля 2020 г.

Данная статья предназначена для ознакомления с общими сведениями.
руководство по предмету. Следует обратиться за консультацией к специалисту.
о ваших конкретных обстоятельствах.

ПОПУЛЯРНЫЕ СТАТЬИ ПО: Корпоративное / коммерческое право из Великобритании

Я люблю офисную отделку, но

Уэдлейк Белл

Вы не могли пропустить их, где бы вы ни получали новости: множество статей о «Моем первом дне в офисе», сравнимое по количеству только с «Измените дизайн вашего офиса, чтобы побудить сотрудников вернуться».

Осмысление предполагаемых контрактов

Шекспир Мартино

Во время пандемии многие тысячи арендаторов решили отложить выплату арендной платы. Это отрицательно сказывается на движении денежных средств домовладельцев, у которых все еще есть расходы на оплату.

6 передовых методов управления контрактами при удаленной работе

Дэвид Паркс

Мы получили множество вопросов от потенциальных клиентов о том, как они могут более эффективно управлять своими контрактами, когда все сотрудники работают из дома.В этом блоге рассматриваются 6 лучших практик управления контрактами, которые вы можете реализовать, чтобы упростить и повысить эффективность, когда ваша команда работает удаленно. Мы также написали статью о проблемах и аспектах управления контрактами при удаленной работе, которую вы можете прочитать здесь.

Хорошая новость заключается в том, что независимо от того, как вы управляете контрактами сегодня, вы можете применить эти передовые методы управления контрактами. Хотя мы решительно выступаем за использование программного обеспечения для управления контрактами, мы понимаем, что вы не сможете использовать его прямо сейчас, учитывая другие бизнес-приоритеты и потребности в ресурсах.Если это так для вашей организации, знайте, что эти передовые методы по-прежнему будут полезны, актуальны и применимы для всех, кто использует традиционные и ручные подходы к управлению контрактами.

Лучшая практика №1: централизованное хранение всех контрактов в едином и облачном репозитории

Если вы еще этого не сделали, сейчас самое время объединить все ваши контракты с разных жестких дисков и папок в одном месте, где команда может получить к ним удаленный доступ.Отправьте запрос соответствующим людям в вашей компании, чтобы они начали собирать все юридические соглашения вашей компании. Централизация соглашений — это одна из, если не самая важная практика управления контрактами.

Программное обеспечение

для управления контрактами — идеальный тип хранилища контрактов, поскольку оно динамично, безопасно и доступно для поиска. Однако, если у вас в настоящее время нет системы, решения с общими папками в Интернете могут быть жизнеспособной альтернативой на краткосрочную перспективу.

Если вы используете общие папки, убедитесь, что доступ к репозиторию защищен и все защищено паролем.Также важно обрисовать структуру того, как вы будете организовывать контракты и документы, прежде чем загружать их. Например, папки могут быть структурированы по поставщику, типу контракта, клиенту, дате или какой-либо другой точке данных.

Совет: Вы также захотите принять во внимание и убедиться, что вы фиксируете подтверждающие документы, такие как COI, SOWs и т. Д. Опять же, если вы все же решите использовать программное обеспечение для управления контрактами, вам не нужно беспокоиться об этих организационных иерархии.Система позволяет просматривать, сортировать и фильтровать информацию о контракте по вашему желанию, например, по роли, типу контракта, организации, контакту, документу и т. Д.

Лучшая практика № 2: внедрение электронных подписей

Сейчас более чем когда-либо вам необходимо отказаться от заключения контрактов на бумажных носителях и мокрых подписей для соглашений как на стороне покупателя, так и на стороне продавца. Конечно, люди могут отправлять по электронной почте, распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять соглашения по электронной почте туда и обратно, но это небезопасно и требует много работы.

Мы настоятельно рекомендуем использовать электронные подписи как один из наиболее важных методов управления контрактами при удаленной работе.Они имеют обязательную юридическую силу с момента принятия Закона о ESIGN 2000 года и являются быстрыми, надежными и удобными для пользователей и мобильных устройств. Вы можете подписаться практически из любого места на любом устройстве.

Совет: На рынке есть несколько хороших решений для электронной подписи, которые надежны и просты в использовании. Фактически, мы интегрировали лидеров рынка, таких как поставщик электронной подписи Sertifi, непосредственно в наше программное обеспечение для управления контрактами, чтобы вы могли заключать соглашения, не выходя из системы.

Лучшие практики № 3: Установите базовый уровень для всех контрактов в вашем процессе

Когда вы обратитесь к более широкой команде по поводу централизации ваших выполненных соглашений, вы также захотите узнать обо всех контрактах, которые еще находятся в процессе, в дополнение к тем, которые будут продлены или расторгнуты.

Для этого вам нужно начать отслеживать стадию и статус ваших невыполненных контрактов. Кто над чем работает, каковы препятствия, на каком этапе процесса и по другим важным вопросам, связанным с вашими соглашениями. Слишком часто стадия и статус контрактов остаются только у кого-то в голове.

Совет: Такие системы, как Contract Logix, автоматически отслеживают ход выполнения контрактов в вашем процессе. Если у вас в настоящее время нет системы, вы можете использовать Excel или Google Таблицы, чтобы быстро собрать и упорядочить эту информацию.

Лучшая практика №4: Создание многофункциональной виртуальной контрактной группы

Поскольку вы не можете встретиться лицом к лицу или вести импровизированные беседы в коридоре или офисе, вы можете организовать виртуальную команду, в которую войдут представители каждого отдела, участвующие в процессе заключения контракта. Частота встреч и встреч этих команд будет зависеть от конкретных бизнес-требований.

Совет: В реестр должен быть включен кто-то из любого отдела, имеющего отношение к контракту.Для большинства организаций это включает внутренние юридические вопросы, закупки, финансы, ИТ, продажи и, возможно, маркетинг и человеческие ресурсы. Собирая эту группу на регулярной основе, вы можете держать свои процессы в нужном русле. Это также позволит убедиться, что люди находятся на одной волне и сообщают о любом прогрессе или других проблемах своим командам и руководителям.

Лучшая практика № 5: Четкое описание рабочих процессов для типов контрактов и вашего бизнес-процесса

В среде удаленной работы особенно важно определить роль каждого в процессе жизненного цикла контракта.Понимая и документируя роли и обязанности, вы будете поддерживать выполнение контрактов в процессе и обеспечивать соответствие своим бизнес-правилам.

Сначала начните создавать наиболее важные и часто используемые рабочие процессы контрактов, такие как запрос контракта, обзор контракта, утверждение контракта и выполнение контракта. Имейте в виду, что эти рабочие процессы могут и часто должны различаться в зависимости от типа контракта. Например, в соглашениях о неразглашении информации, вероятно, используются другие рабочие процессы проверки, чем в соглашениях о подписании договоров. Вы также должны учитывать вариации рабочего процесса для определенных элементов, таких как стоимость контракта, когда вам может потребоваться другой уровень утверждения.

Совет: Программное обеспечение для управления контрактами позволяет создавать и автоматизировать визуальные рабочие процессы. В качестве альтернативы вы можете использовать такие приложения, как PowerPoint, Visio или Keynote, чтобы обрисовать в общих чертах все этапы вашего процесса.

Лучшая практика № 6: Создание стандартных форм для запросов и представлений контрактов

Важно поддерживать точность и оперативность запросов и представлений по контрактам. Также труднее обеспечить, когда контракты инициируются удаленно.Нельзя просто пройти по коридору и задать кому-нибудь вопрос о недостающей информации. Конечно, электронная почта, телефон, текстовые сообщения и обмен мгновенными сообщениями будут работать, но они могут быть подвержены ошибкам и требуют времени.

Ключевым моментом является создание стандартных форм запроса контракта, которые коллеги должны заполнить, чтобы запросить новый контракт или отправить его на бумаге третьей стороны. Эти формы должны включать обязательные поля, которые пользователи должны заполнить для обработки запроса, такие как название организации, даты, контакты, значения и другие важные термины и информация.Это исключает обмен данными по электронной почте или другим формам связи.

Совет: Вы можете создавать формы в своем программном обеспечении для управления контрактами, где данные автоматически собираются и направляются через рабочие процессы. Это позволяет очень легко преобразовать эти данные в фактические контракты. Другой вариант — создать их с помощью Microsoft, Google или других распространенных бизнес-приложений.

Еда на вынос

Существует ряд бизнес-проблем, связанных с каждым, кто работает из дома или в удаленной среде.Хорошая новость в том, что управление контрактами не обязательно должно быть одним из них. Применяйте эти шесть передовых методов управления контрактами, и вы будете на пути к успеху независимо от того, где вы работаете.

Хотите узнать больше? Запланируйте звонок, чтобы обсудить ваши потребности.

5 обязательных инструментов управления контрактами для эффективной удаленной работы

Перед лицом непредвиденных обстоятельств многие организации позволяют сотрудникам работать из дома. Специалистам из различных отраслей необходимо предоставить соответствующие инструменты для управления контрактами, закупками и поиском поставщиков.Программное обеспечение Contract Insight ^® CobbleStone Software может помочь вашей организации продолжить — а усовершенствовать — эффективные методы передачи контрактов. Эта статья покажет вам, как это сделать.

# 1 Репозиторий защищенных контрактов

Организации, управляющие процессами управления контрактами удаленно, нуждаются в централизованном репозитории контрактов для хранения контрактов. Contract Insight предлагает безопасный облачный репозиторий. Репозиторий документов Contract Insight помогает специалистам по управлению контрактами хранить и организовывать контракты, сохранять контроль версий документов, быстро находить важные унаследованные контракты, отслеживать статусы утверждения, сотрудничать и многое другое — независимо от того, находятся ли пользователи в офисе или работают удаленно.

Хранение контрактов определяется не только тем, где организация хранит свои контрактные документы. Скорее, хранилище дает организациям возможность заключать контракты , работающие на них. Когда организации в полной мере используют преимущества защищенного репозитория контрактов CobbleStone для централизации контроля версий документов, обеспечения отчетности и повышения производительности, они вооружаются мощным инструментом, позволяющим преодолеть трудности в неспокойные времена.

# 2 Интеллектуальный рабочий процесс контракта

Организации, использующие Contract Insight для автоматизации рабочих процессов, могут уменьшить узкие места в жизненном цикле контрактов, предлагая нужным людям почти неограниченное количество уведомлений о контрактах, автоматических предупреждений и напоминаний о задачах.Интеллектуальный автоматизированный рабочий процесс может преобразовать процессы управления контрактами в офисе или за его пределами с помощью таких функций, как управление процессом контракта, контрольный журнал, определяемые пользователем поля, инструменты отчетности и аналитики и многое другое.

Автоматизированный рабочий процесс, который помогает организациям отслеживать каждый этап жизненного цикла контракта, улучшает контроль за переговорами и утверждением. Организации могут уложиться в ключевые даты и вехи, вплоть до продления контрактов, благодаря автоматическим оповещениям. Кроме того, история контрольного журнала, регистрируемая в Contract Insight, предоставляет организациям актуальную хронику изменений, внесенных в контракт.

Благодаря интеллектуальному автоматизированному решению для рабочих процессов, которое разработано для поддержки и интуитивно понятного управления удаленной рабочей средой, вы можете быть уверены, что ваши процессы не пострадают, когда вы работаете вне офиса.

# 3 Мобильное приложение CobbleStone

Благодаря мобильному приложению CobbleStone для устройств iOS и Android * такие задачи, как управление контрактами, эффективное общение, утверждение поправок и электронное подписание контрактов, упрощаются и упрощаются.

Мобильное приложение

CobbleStone предоставляет пользователям функции, необходимые для успешного управления жизненным циклом контрактов на ходу, позволяя пользователям отслеживать ключевые даты и вехи, автоматизировать задачи рабочего процесса, выполнять поиск и составлять отчеты, отправлять документы на подпись и многое другое.

Приложение удобно для пользователя и имеет современный интерфейс, в то же время поддерживая доступность и целостность основных функций и возможностей Contract Insight, включая запатентованный CobbleStone инструмент искусственного интеллекта и машинного обучения, VIDSOM ^® AI.Опытные и новые пользователи могут рассчитывать на легкость навигации по приложению.

С мобильным приложением CobbleStone у вас на ладони есть контракты, ключевые даты, задачи, вложения, отчеты и многое другое — и вы можете получить к ним доступ практически из любого места!

* Мобильное приложение CobbleStone для устройств iOS и Android является сопутствующим приложением для версии Contract Insight Enterprise. Для использования этого приложения с вашим веб-адресом Contract Insight вам потребуется существующая лицензия Contract Insight Enterprise.

# 4 Integrated eSourcing

Программное обеспечение

CobbleStone eSourcing помогает организациям упростить процесс управления ставками в офисе или удаленно. Решение корпоративного уровня для электронного снабжения и управления торгами обеспечивает соблюдение нормативных требований и прозрачность от поиска поставщиков до управления контрактами после заключения контракта.

Гибкий и удобный интерфейс управления запросами предложений и запросов предложений

Contract Insight легко интегрируется с другими критически важными приложениями за счет централизации и оптимизации электронных торгов, управления поставщиками, закупок, соглашений, контрактов, договоров аренды, учета обязательств и многого другого.

Ускорьте и автоматизируйте весь жизненный цикл от источника до контракта с помощью:

заявок, размещаемых на брендированном портале.
разработка предложений и контрактов.
уведомлений соответствующих поставщиков.
онлайн-продавец, вопросы и ответы.
Принятие электронного ответа на заявку.
оценка и оценка ответов.
управление присуждением ставок.
интегрированное управление жизненным циклом контрактов.
автоматических уведомлений по электронной почте и календарных уведомлений.
легкий поиск и отчетность.
проверенное и быстрое внедрение.
и более!

Убедитесь сами, почему полностью электронной платформе поиска поставщиков CobbleStone Software доверяют многие менеджеры по контрактам, специалисты по закупкам и закупкам.

# 5 Электронные подписи IntelliSign

IntelliSign℠ — настраиваемый, оптимизированный и удобный инструмент CobbleStone для совместной работы с документами и электронной подписи — помогает поддерживать процессы утверждения и подписи в движении, независимо от того, находитесь ли вы в офисе или работаете удаленно.Специалисты в области управления контрактами, юриспруденции, закупок и снабжения могут использовать IntelliSign для бесперебойной совместной работы и процессов электронной подписи благодаря:

более быстрое подписание.
простых одноразовых подписей.
— это основанный на правилах процесс электронной подписи.
и более!

Наслаждайтесь упрощенным, удобным и настраиваемым процессом подписания и совместной работы над документами в офисе или за его пределами с помощью IntelliSign.

Мастер, работающий удаленно с помощью программного обеспечения CobbleStone

Когда организации переходят к работе из домашней культуры и от них ожидается сохранение высокой производительности, вы должны иметь решение, которое позволит вам выполнять эффективные процессы от источника к контракту.Это решение — CobbleStone Software.

CobbleStone Contract Insight имеет множество удобных функций, которые позволяют организациям более эффективно управлять контрактами, защищать и объединять контракты и документы, контролировать соблюдение требований, отслеживать расходы, получать уведомления и предупреждения, легко подписывать с помощью электронных подписей и снижать потерянную производительность и высокие затраты, связанные с устаревшей практикой управления контрактами.

Известной платформе

CobbleStone доверяют тысячи профессионалов из самых разных отраслей по всему миру.Запросите бесплатную демонстрацию отмеченной наградами платформы CobbleStone для управления контрактами, поиска поставщиков и закупок сегодня!

Как расторгнуть контракт с удаленным сотрудником | by Old Remote.com

Иногда что-то получается, а иногда нет. Иногда вам нужно назначить уйму работы, а иногда вы только что выполнили задания. Иногда пришло время нанять удаленных сотрудников, а иногда пора их уволить. Иногда бюджет растет, а иногда сокращается.Какой бы ни была причина, иногда вам просто нужно расторгнуть контракт с удаленным работником. Бывает.

К счастью, это может произойти профессионально и с вниманием к обеим сторонам, включая вас и удаленного работника. Вот три наших основных совета по расторжению контракта с удаленным работником. Прочтите их, запомните и используйте.

Brad Neathery / Unsplash

Внештатный или полный рабочий день, вы должны быть осведомлены о том, что ваш удаленный работник получает свой доход от вашей компании, будь то частичный или полный.По этой причине вы хотите уведомить удаленных сотрудников как можно раньше до прекращения действия контракта. Сотруднику, чей контракт истекает, следует уведомить как минимум за две недели. Это дает им время подготовиться к финансовому спаду и начать поиск другой работы.

Точно так же, если вы не расторгаете контракт, но вам нужно сократить сумму, которую вы платите удаленному сотруднику, лучше также предупредить об этом заранее. Хотя это может показаться непростым разговором, всегда лучше сообщить об этом сотруднику заранее, чтобы он не почувствовал себя ошарашенным позже.

Контракты прекращаются по разным причинам, включая все: от неудовлетворенности работой до сокращения бюджета и завершения проекта. Какой бы ни была причина расторжения контракта с удаленным работником, обязательно объясните ему ситуацию. Вы никогда не хотите, чтобы сотрудник чувствовал себя неуверенным в том, почему его уволили, поэтому разъяснение является ключевым моментом в этом процессе.

Если вы отпускаете удаленного работника, потому что недовольны его работой или хотите пойти в другом направлении, не стесняйтесь сообщить ему об этом.Обязательно приведите конкретные примеры того, с чем у вас возникли проблемы, чтобы он понял, почему контракт истекает.

Если вы увольняете удаленного сотрудника из-за сокращения бюджета, отсутствия заданий или любого другого фактора, не зависящего от него, поделитесь и этой информацией. Также разумно сообщить сотруднику, что вы вполне можете заключить с ним новый контракт в ближайшие месяцы, если что-то изменится внутри компании.

Даже если вы расторгаете контракт из-за того, что удаленный сотрудник работает не на должном уровне, вы все равно можете сделать это на положительных условиях.Заранее подготовьте то, что вы собираетесь сказать, и обратите внимание на навыки и активы сотрудника, прежде чем в конечном итоге объяснять, почему вам нужно их отпустить.

В обратном сценарии, если вам нужно разорвать контракт с удаленным сотрудником, который не произвел ничего, кроме выдающейся работы, убедитесь, что он это знает. Впоследствии скажите ему, что вы надеетесь снова пересечься в ближайшем будущем. Если есть вероятность, что вы можете повторно нанять его на ту же должность позже, сообщите ему об этом.Чем более позитивным вы закончите, тем больше вероятность, что он захочет присоединиться к команде позже, когда будет выделен больший бюджет или станет доступно больше заданий.

Прекращение контракта никогда не бывает легким, но с помощью этих трех советов вы сможете справиться с этим так, чтобы каждый почувствовал себя готовым к переменам.

Первоначально написано Челси Грассо на Remote.com

Могу ли я подписывать документы удаленно при самоизоляции?

Поскольку многие компании пересматривают политики обеспечения непрерывности бизнеса в свете COVID-19, Джонатан Аскин, корпоративный и коммерческий партнер JMW Solicitors, подумал, что было бы полезно изложить, как работают электронные подписи, чтобы это можно было встроить в процедуры планирования.

Контракты

Подписание простых контрактов в соответствии с английским законодательством с использованием электронных подписей должно быть довольно простым и в большинстве случаев может заменять физические подписи.

Deeds

Хотя контракты довольно просты, использование электронных подписей в отношении документов в соответствии с английским законодательством является более проблематичным.

Комиссия по законодательству недавно заявила, что электронная подпись способна выполнять документ (в том числе акт), если выполняются определенные требования.

Итак, какие требования?

Если физическое лицо подписывает акт (от своего имени или от имени компании) — это должно быть сделано в присутствии свидетеля. Этот свидетель должен физически присутствовать в комнате (т. Е. Не быть свидетелем подписи удаленно), и необходимо позаботиться о том, чтобы сделать это правильно. Это может вызвать проблемы, если подписавшая сторона находится в самоизоляции или карантине.

Не используйте электронную подпись

Не используйте электронные подписи там, где требуются подписи «мокрыми чернилами».Это могут быть документы, требующие нотариального заверения, если уплачивается гербовый сбор, или документы, требующие регистрации в Земельном реестре H.M. Кроме того, если это не соответствует английскому праву, вам необходимо понять позицию этой юрисдикции.

Протоколы и решения Правления

Протоколы и решения Правления не должны вызывать проблем — это похоже на подписание контрактов.

Уведомления

Уведомления должны быть хорошо подписаны электронной подписью, но при этом учитывается доставка, как указано в соответствующем контракте / документе.

Помните

Некоторые документы можно будет подписать как контракты, потому что вознаграждение легко идентифицировать, но контракты действительно имеют определенные недостатки;
учитывать, где люди живут, вводится ли работа на дому и кто имеет право связывать бизнес; и
свидетель не должен зависеть от лица, подписывающего документ.

Ключевые факторы для удаленного закрытия транзакций

В новой реальности COVID-19, когда социальное дистанцирование и защита личного здоровья имеют первостепенное значение, адвокатам как никогда важно знать, как и чувствовать себя комфортно, предоставляя своим клиентам возможность закрывать транзакции удаленно.

Несколько факторов, от обмена цифровыми соглашениями и другими элементами, которые должны быть доставлены при закрытии, до использования электронных подписей, важны для понимания и должны быть согласованы соответствующими контрагентами заранее, чтобы обеспечить плавное закрытие или завершение транзакции. удаленно. К наиболее важным факторам для удаленного закрытия транзакций относятся:

Соглашение сторон о закрытии сделки удаленно
Обозначение любых заключительных результатов, разрешенных к обмену только в электронной форме
Идентификация любых заключительных результатов, требующих обмена оригинальными подписями «мокрыми чернилами» или другими оригинальными страницами, и если да, то соглашение о том, когда и куда будут доставлены исходные страницы.
Идентификация любых заключительных результатов, требующих нотариального заверения, и если да, то подтверждение нотариуса или тип нотариального заверения, который доступен и приемлем.

Актуальность всех вышеперечисленных факторов зависит от размера и типа транзакции. Более подробное описание этих факторов, помимо других соображений, которые следует учитывать при структурировании дистанционного закрытия, изложено ниже.

Убедитесь, что все стороны согласны относительно формы и доставки заключительных результатов.

Первым и наиболее важным фактором для удаленного закрытия транзакций является обеспечение согласия всех сторон на удаленное закрытие транзакции.Вторая важная часть, обсуждаемая ниже, — это соглашение между сторонами относительно формы заключительных результатов, включая то, приемлемы ли только электронные версии, или требуются ли оригинальные версии «мокрыми чернилами». В случае обмена оригиналами документов стороны также должны заранее согласовать место и время доставки таких оригиналов.

В соответствии с соглашением соответствующих сторон большинство транзакций может быть закрыто удаленно посредством обмена электронными версиями итоговых результатов закрытия.Этот обмен обычно осуществляется по электронной почте или путем загрузки конечных результатов в общую папку с документами или протокол передачи файлов (например, Sharefile, Dropbox и т. Д.). Однако, как обсуждается ниже, обмен только электронными подписями неприемлем для некоторых транзакций, что требует проверки документов и норм материального права (определенных ниже), применимых к каждой транзакции, которую требуется закрыть удаленно.

Независимо от типа подписей (электронных и / или оригинальных), которые в конечном итоге подлежат обмену, когда транзакции закрываются удаленно, все стороны обычно хотят проверять и подписывать все заключительные результаты, прежде чем соглашаться инициировать перевод средств или иным образом выполнить сделка.При отсутствии другого соглашения страницы с электронной подписью и / или оригиналы подписей для заключительных результатов часто обмениваются для проверки и хранятся на условном депонировании до тех пор, пока не будут выпущены соответствующей подписывающей стороной.

После того, как все документы и страницы подписей были просмотрены и одобрены сторонами, инициируется перевод средств и / или любые другие шаги, которые могут потребоваться для завершения транзакции. Когда средства переводятся, стороны обычно ждут подтверждения того, что средства были получены, прежде чем освободить свои страницы для подписи, официально закрывая транзакцию.

Согласуйте, какие заключительные результаты могут быть обменены только в электронной форме с электронными подписями.

Как упоминалось выше, после того, как стороны договорились закрыть свою транзакцию удаленно, следующим критическим фактором является определение того, могут ли стороны обмениваться только электронными версиями заключительных результатов или могут также потребоваться какие-либо оригинальные или выполненные «мокрыми чернилами» версии. Такое определение часто основывается на том, требуются ли оригинальные подписи (и, если применимо, нотариальные заверения).

Хотя это не единственный значимый фактор, используемый для определения того, является ли соглашение действительным и имеющим исковую силу, электронная подпись, в отличие от оригинальной подписи «мокрыми чернилами», приемлема для «исполнения» подлежащих исполнению соглашений в ряде обстоятельств. В соответствии с Федеральным законом США об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (E-SIGN), а также с повсеместным принятием Единого закона об электронных транзакциях (UETA) и сопоставимых законов об электронных подписях на уровне штата, за некоторыми исключениями, электронные подписи и соглашениям нельзя отказать в юридической силе или исковой силе только потому, что они существуют в электронной форме.

В целом, чистый эффект этих законодательных актов состоит в том, что каждая юрисдикция в Соединенных Штатах имеет практически одинаковые правила, касающиеся использования электронных подписей. Однако это не означает, что электронные подписи можно использовать в любом контексте.

Помимо включения исключений, изложенных в E-SIGN, UETA и аналогичных законах штата об электронной подписи, также предусмотрены дополнительные типы транзакций, регулируемые законодательством штата и другим материальным правом, которые могут применяться к транзакции.Например, определенные области права, которые обычно исключаются из законов об электронной подписи, относятся к документам регистрации недвижимого имущества, документам юридических лиц и документам, охватываемым различными положениями применимого Единого коммерческого кодекса.

Также важно проверить применимые документы (включая, например, документы транзакции, документы сторонних организаций и любые связанные финансовые документы, если применимо), чтобы убедиться, что ни один из них не запрещает прямо форму электронной подписи, которую стороны хотят использовать.Если какие-либо документы по сделке оформляются физическим лицом, физически не находящимся в США, или организацией, не зарегистрированной в США, рекомендуется проконсультироваться с местным юристом по поводу использования электронных подписей.

Что представляет собой электронная подпись?

Электронные подписи в широком смысле определяются как в E-SIGN, так и в UETA как любой «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с [контрактом или другой] записью и выполняемый или принимаемый лицом с намерением подписать запись. .«Ключевыми элементами являются то, что« электронная подпись »:

Должен быть логически связан с контрактом или записью
Может быть подтверждено, что оно было сделано или санкционировано физическим лицом
был включен такими лицами с намерением сделать такой контракт или запись обязательной.

Электронные подписи, используемые сегодня в транзакциях, чаще всего представляют собой сканированные страницы подписей, выполненных «мокрыми чернилами», или документы с цифровыми подписями (т.е.е., DocuSign, AdobeSign и т. д.), связанных с ними. Однако, как указано в определении, другие звуки, символы или процессы также могут быть квалифицированы.

Компании-разработчики программного обеспечения продолжают разрабатывать и улучшать платформы электронной подписи для обеспечения повышенной безопасности, поддержки аутентификации и цифровой ассоциации электронной подписи с соответствующим документом. В дополнение к этим факторам, при оценке использования платформы удаленной подписи также следует тщательно учитывать доступный уровень конфиденциальности и защиты данных.

Рассмотрите возможность включения устройства электронной подписи в документы по сделке.

Хотя согласие на использование электронных подписей может подразумеваться в ходе поведения между сторонами сделки, стороны могут рассмотреть возможность включения «средства электронной подписи» в применимое соглашение или иного закрепления такого намерения. Существующий язык в транзакционных документах может быть изменен или добавлено новое положение, чтобы прояснить, что все стороны согласны с тем, что, если это допустимо в соответствии с применимым законодательством, транзакционные документы могут быть выполнены с помощью электронных подписей, а электронные документы и записи разрешены.

Укажите все заключительные результаты, которые должны быть «оригиналами».

Если, в соответствии с применимым законодательством или иным требованием сторон, необходимо обменять оригинальные или выполненные «мокрыми чернилами» версии любых заключительных результатов, стороны должны согласовать процедуру составления и доставки таких оригинальных документов до соответствующего закрытия. или дату доставки.

По соглашению сторон электронные копии таких оригиналов документов часто рассылаются для закрытия, чтобы подтвердить существование оригинала.Когда сделки закрываются удаленно, фактические оригиналы документов иногда хранятся в распоряжении лица, предоставляющего право, до тех пор, пока не будут получены средства или пока сделка не будет закрыта иным образом, после чего такие оригиналы отправляются для доставки. Если оригиналы подписных листов или документов должны быть отправлены для доставки, такие документы должны быть отправлены отслеживаемым способом с использованием авторитетной службы доставки.

Определите, требуется ли нотариальное заверение каких-либо заключительных результатов.

Также важно задолго до закрытия определить, нужно ли нотариально заверить один или несколько результатов закрытия сделки.Традиционно, документы, которые необходимо нотариально заверить, требуют от исполняющей стороны посещения, самоидентификации и оформления такого документа (ов) в присутствии нотариуса. Нотариусов часто можно найти в адвокатских конторах, судах, банках, UPS и других магазинах доставки или курьерских услуг, а также в других местах. Однако такие места должны быть открыты, и подписывающая сторона и нотариус должны быть доступны в одном и том же месте в одно и то же время, чтобы документ был нотариально заверен. Если все такие места закрыты или люди чувствуют себя неудобно или не могут находиться в непосредственной близости, может оказаться невозможным нотариально заверить документ традиционными методами.К счастью, могут быть доступны и другие варианты.

Нотариусы по заказу государства. В каждом штате есть свои процедуры и законы, регулирующие предоставление нотариальных услуг.

По мере развития технологий и изменения реалий все больше юрисдикций принимают законы, разрешающие нотариусам подписывать и удостоверять документы в электронном виде, а также разрешающие нотариусам нотариально заверять документы удаленно, часто в соответствии с отдельным типом онлайн-комиссии, которая не требует от нотариуса физически находиться в том же месте, что и подписывающая сторона.Такие онлайн-комиссии часто требуют, чтобы нотариус использовал приемлемую аудиовизуальную технологию, запись которой может потребоваться для хранения у нотариуса.

Важное различие между этими двумя типами нотариальных заверений состоит в том, что электронные нотариусы должны физически присутствовать в присутствии подписывающего лица. Для того, чтобы электронное нотариальное заверение осуществлялось удаленно, нотариус также должен иметь соответствующую онлайн-нотариальную комиссию или комиссию удаленного нотариуса из соответствующего штата нотариуса. Чтобы предоставить клиентам большую гибкость, поверенный, который либо уже является традиционным нотариусом, либо рассматривает возможность стать нотариусом, может также захотеть быть уполномоченным как электронный нотариус, так и онлайн-нотариус в своем штате, если таковой имеется.

Кроме того, хотя законодательство на уровне штата, разрешающее электронное и онлайн-нотариальное заверение, как правило, регулируется материальным правом, COVID-19 побудил некоторых губернаторов издать исполнительные указы, разрешающие определенные типы удаленного нотариального заверения без таких ограничений. Всегда проверяйте соответствующие юрисдикции на предмет последних событий, если таковые имеются, связанных с использованием электронных подписей или нотариальных заверений.

Дополнительные сведения, о которых следует знать: Статус архивных и регистрационных офисов штата и округа.

Наконец, определите, закрыты ли какие-либо из регистрирующих или архивных офисов, в которые должны быть представлены итоговые документы после закрытия, или сокращаются или изменяются обычно предоставляемые услуги. Это особенно важно для транзакций, где конечные результаты должны быть поданы или зарегистрированы, чтобы уведомить третьи стороны о праве собственности или обременениях на недвижимое имущество, или для совершенствования обеспечительного интереса, поскольку закрытие или сокращение услуг может задержать или иным образом отрицательно повлиять возможность конструктивного уведомления третьих лиц или удовлетворения таких интересов.Точно так же закрытие государства или округа или ограничения могут также повлиять на возможность получения текущих сертифицированных поисков залогового удержания, чартеров и сертификатов хорошей репутации.

Если любые такие закрытия или ограничения считаются важными для транзакции, поверенный должен выявить и обсудить со своим клиентом любые возможные проблемы или риски, которые могут возникнуть в результате закрытия или ограничений, и предложить подходы для их решения.

Об авторе

Даниэль Мирабал — поверенный в Sidley Austin LLP, который работает с клиентами для заключения сделок на всей территории Соединенных Штатов.

типов удаленных контрактов и какой из них выбрать

Одним из самых больших препятствий при переходе к удаленной работе являются удаленные контракты. Что еще хуже, в процессе найма часто не удается уточнить, какой тип контракта будет предложен будущему сотруднику, что затягивает процесс и создает путаницу. При традиционной настройке работы на месте это решается со стороны работодателя, и это может быть той самой причиной, по которой компании не забывают упоминать, разъяснять и помогать удаленному работнику в работе с особенностями контракта.

Если ваш удаленный работодатель будет находиться в той же стране, что и вы, нет ничего сложного в том, чтобы этот процесс прошел гладко. Но поскольку это часто бывает не так, весь процесс обработки удаленного контракта ложится на кандидата. Итак, какие типы контрактов существуют и как вы работаете с каждым из них?

На Nixa.io мы часто получаем этот вопрос. Вот почему мы решили, что пора выпустить это руководство по дистанционному заключению контрактов. В этой статье мы выделим некоторые из наиболее важных вещей, которые вам, как удаленному сотруднику, необходимо знать перед подписанием контракта с иностранной компанией.Прежде чем делать выбор и проводить исследования, обязательно спросите своего будущего работодателя, какой контракт он готов подписать. Ниже приведены 3 наиболее распространенных типа, их плюсы и минусы, а также способы их устранения.

Если вы все еще не нашли идеальную удаленную работу, прочтите это руководство от А до Я о том, как это сделать, прежде чем отправиться в путешествие по контракту.

Отказ от ответственности: эта информация предназначена только для общих целей и не обязательно соответствует местным правилам и нормам вашей страны.Мы всегда рекомендуем вам изучить применимые законы и постановления в вашем регионе. Эта информация также касается удаленного найма в ЕС и не обязательно отражает практику удаленного найма в США или других странах.

3 способа приема на работу удаленно

Вариант 1: Как сотрудник. Если у компании, в которой вы хотите работать, есть юридическое лицо или местный филиал, зарегистрированный в стране вашего проживания, они наймут вас напрямую в качестве сотрудника.Этот вид занятости идентичен найму на месте, только место работы не указывается. Компания будет нести ответственность за уплату налогов и социальное обеспечение в стране вашего проживания, и вы получите свою зарплату в обычном порядке. Этот вариант доступен только в том случае, если у компании зарегистрировано юридическое лицо или местный филиал, поэтому проверьте это, прежде чем вы дойдете до стадии потенциального предложения.

Если у компании нет зарегистрированного юридического лица или местного отделения, есть два возможных варианта.Это:

Вариант 2: В качестве сотрудника через третью сторону (EOR) . Компании могут использовать третьих лиц для найма вас за границу. Сторонняя компания (обычно компания по начислению заработной платы / компания по управлению контрактами) будет выступать в качестве зарегистрированного работодателя (EOR) и подписывать с вами местный трудовой договор от имени компании. Затем EOR позаботится обо всех местных налогах и социальных отчислениях от имени компании. Как сотрудник, вы будете получать выгоду от местного трудового законодательства, работая в международной компании, но будет третья сторона, непосредственно ответственная за ваш трудовой договор, выступающая в качестве посредника.Здесь следует отметить, что эти компании по начислению заработной платы будут взимать с компании плату за свои услуги, поэтому это может повлиять на окончательный пакет заработной платы, который компания может предложить.

Вариант 3: В качестве подрядчика (B2B). Компании могут нанять вас в качестве долгосрочного подрядчика по соглашению B2B, работающего на них за границей. Поскольку вы находитесь в другой стране и должны платить налоги местному правительству, вам необходимо открыть свой собственный бизнес (если у вас его еще нет из-за предыдущего фриланса), через который вы можете платить налоги и социальное обеспечение.Для этого типа контракта вы обычно договариваетесь с компанией о единовременной ежемесячной выплате, а затем выставляете счет компании напрямую. Тогда вы сами позаботитесь о налогах и социальных пособиях. Это, безусловно, самый простой способ трудоустройства удаленно, но он требует от вас немного больше работы, связанной с бухгалтерским учетом и отчетностью (см. Более подробную информацию о плюсах и минусах в разделе ниже).

Плюсы и минусы B2B и EOR

EOR

Плюсов:

Вы продолжаете получать социальные льготы, которые вы привыкли получать, работая на месте или в качестве сотрудника в местной компании (страхование, пенсия и т. Д.).
Вам не нужно заботиться о налогах или отчетности перед государством.
Больше стабильности, предсказуемости и безопасности вашего трудоустройства (более длительные сроки уведомления).
Оплачиваемый отпуск, больничный и спонсируемое оборудование.

Минусы:

Меньшая гибкость с точки зрения рабочего времени и местоположения.
EOR может быть ограничен с точки зрения того, как долго они могут нанять вас через них (в зависимости от местных законов и правил).Это может означать, что вам придется перейти на B2B, например, через 12 или 18 месяцев, чтобы продолжить работу в компании.
Дополнительные накладные расходы. Третья сторона будет «съедать» часть вашей зарплаты каждый месяц для покрытия своих расходов, если только компания не согласилась спонсировать это в дополнение к вашей зарплате.
Работа через третью сторону может создать некоторую дистанцию между вами и компанией, поскольку все формальности и переговоры проходят через EOR, а не через компанию, в которой вы работаете.

B2B