Оформление дистанционного работника: Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

Содержание

Дистанционный трудовой договор

Дистанционный работник и работодатель не видят друг друга, отсюда сложность заключения трудового договора с дистанционщиком — вся процедура происходит удаленно. В этой связи меняется весь порядок оформления, он происходит в электронном виде, следовательно, при оформлении договора с удаленным работником целесообразно использовать электронный документооборот. А это подразумевает использование электронной подписи.

Теме ЭДО посвящен отдельный онлайн-курс Валентины Митрофановой.

Работник на дистанционной работе: трудовой договор

Трудовой договор с дистанционным работником заключается при выполнении работ вне стационарного рабочего места. Заключаентся он как в бумажном виде, так и в электронной форме — путем обмена между работодателем и сотрудником электронными документами с использованием обеими сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи ( работник может использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись).

Для опытного специалиста кадровой службы не составит труда разобраться в тонкостях оформления документов удаленного сотрудника. Однако, если встретились затруднения, наш онлайн курс поможет сориентироваться в любых вопросах организации дистанционной работы.

В настоящее время есть три варианта оформления дистанционной работы:

постоянный трудовой договор или временный на срок до шести месяцев;
дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной или временной основе до шести месяцев, периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте можно чередовать.
временно по инициативе работодателя на основании приказа или ЛНА. Это условие возможно во время исключительных обстоятельств при возникновении угроз жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Также, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

О том, что изменилось в дистанционной работе после 1.01.2021, узнайте из нашего материала.

Получение согласия об обработке персональных данных дистанционно

При оформлении сотрудника на дистанционный режим работы важно следующее — собирается ли работодатель обрабатывать сведения о нем в большем количестве, чем того требует закон. Законодательно обусловлены следующие цели обработки персональных данных:

оформление трудового договора;
ведение воинского учета;
налоговые отчетности и пр.

Если ПДн требуются в рамках этих норм, согласие при оформлении дистанционного сотрудника не требуется.

Если же личная информация о работнике нужна для других целей, например, внутренней статистики компании, — согласие на обработку необходимо.

Важно!

Работник на дистанционке вправе передать согласие письменно, засвидетельствовав его собственноручно, или в виде электронного документа, удостоверенного электронной подписью (ЭП). Это право дает ч. 4 ст. 9 N 152-ФЗ.

Предварительный медицинский осмотр

Если работник на удаленке попадает под категорию, для которой существует прямая необходимость прохождения медосмотра, например, несовершеннолетние, — рекомендуем исполнить эту обязанность. Однако дистанционная работа редко предполагает деятельность, требующую медицинского освидетельствования. Кроме того, мы уже рассматривали обязанности работодателя по ОТ по отношению к удаленному сотруднику — проведение медосмотров в них не входит.

Ознакомление с локальными нормативными актами

При заключении договора о дистанционной работе обязанность ознакомления нового сотрудника с внутренней документацией компании под роспись лежит на работодателе в соответствии со ст. 68 ТК. Имеются в виду:

правила внутреннего распорядка;
коллективные договоры;
другие акты предприятия, регламентирующие трудовую деятельность.

Иногда это бывает затруднительно, поскольку работник может пребывать в другом городе. Статья 312.2, ч.5 ТК разрешает дистанционное ознакомление — в виде электронных документов. Допускается использование ЭП.

Заключение трудового договора дистанционно — какие документы нужны

В статье 65 ТК перечислены документы, которые соискатель должен предъявить работодателю для устройства на работу.

Дополнительно, в случаях, предусмотренных законом, могут потребоваться справки:

о наличии/отсутствии судимости или факта уголовного преследования;
о том, не был ли соискатель подвергнут административному взысканию за потребление наркотических или психотропных веществ.

Документы могут быть предоставлены работодателю по e-mail.

Важно!

Если наниматель потребует, соискатель должен продублировать электронные документы нотариально заверенными бумажными дубликатами и отправить их в заказном письме с уведомлением.

Что касается трудовой книжки, то информация о рабочем стаже и деятельности удаленного сотрудника в нее может не вноситься. Если же соискатель оформляется в первый раз — разрешается ее вообще не заводить. Это соглашение указывается в трудовом договоре, и для дистанционного работника он будет основным документом о его трудовой деятельности и страховом стаже.

Документ о регистрации в системе персонального учета ПФР лицо, его не имеющее, оформляет самостоятельно.

Важно!

При наличии соглашения, трудовая книжка работником не предоставляется, но обязанность работодателя передавать сведения о нем в ПФР сохраняется.

Заключение трудового договора с удаленным сотрудником

ТК позволяет заключать соглашение о дистанционной работе по электронной почте путем обмена документами. Кадровой службе работодателя необходимо выполнить следующее условие — не позже трех дней со дня подписания соглашения отправить дистанционному работнику бумажный вариант его договора. Отправляется почтовым отправлением с уведомлением, оформленным надлежащим образом.

После заключения трудового договора о дистанционной работе в электронной форме, он оформляется стандартным способом — на бумаге и направляется работнику почтой.

Дистанционный трудовой договор — скачайте образец в конце статьи.

Инструктаж по охране труда и оформление приказа

Разрабатывается инструкция, в ней указывается, каким образом безопасно использовать предоставленное работнику оборудование. Инструктаж разрешается провести дистанционно.

Важно!

Оформление удаленного сотрудника происходит стандартным способом — изданием приказа (распоряжения) на основании заключенного трудового договора о дистанционной работе. Если отдел кадров применяет унифицированную форму Т-1, в графе «условия приема на работу, характер работы» рекомендуется написать «дистанционная».

Сотрудника уведомляют об издании приказа в срок — 3 дня с фактического начала работы. Он ставит подпись, что с приказом ознакомлен. Работодатель по требованию работника отправляет ему заверенную копию данного распоряжения. Эти требования изложены в статье 68 ТК РФ.

Если ознакомить работника под подпись с приказом нет возможности, ознакомление необходимо провести по e-mail с использованием ЭП.

Оформление кадровых документов

Оформляется личная карточка Т-2. В трудовой книжке делается запись.

При решении работника сделать запись о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель это делает в общем порядке. При получении трудовой книжки от работника, делается отметка в книге учета.

Если работник — военнообязанный, необходимо уведомить о факте заключения ТД военный комиссариат в течение 2 недель с момента его заключения. Это стандартная процедура, не зависящая от характера трудовой функции.

Все трудовые договоры, в том числе и соглашения о дистанционной работе, заключаются в письменной форме. В случае возникновения споров это способствует их скорейшему разрешению.

Скачать образец дистанционного договора

Записывайтесь на дистанционный курс Валентины Митрофановой и проблема организации удаленной работы потеряет для вас актуальность.

Дистанционный работник (Как оформить прием на работу)

На сегодняшний день довольно распространенным видом работы стала – дистанционная. В статье подробно рассмотрим как дистанционный работник должен быть принят в штат компании в 2021 году.

Дистанционная работа и дистанционный работник

Трудовая деятельность на расстоянии или дистанционная работа подразумевает выполнение работником трудовой функции вне местонахождения работодателя, а именно без определенного стационарного места, за пределами офиса компании. Это основное отличие дистанционной работы от обычной, а в остальном отличий практически нет. Работника также необходимо принять в штат компании, у него такие же права, как и у других работников, в том числе по нему должны производиться отчисления на страховые взносы.

Кроме того, дистанционный работник имеет право и на ежегодный отпуск, на декретный отпуск с выплатой соответствующего пособия и на больничный с выплатой больничного пособия.

Преимущества дистанционной работы

Основное удобство такой работы заключается в том, что работник самостоятельно выбирает место выполнения трудовых функций, а значит трудиться он может где угодно – и в кафе, и дома и даже в транспорте. Такой обязанности, как ежедневное посещение офиса работодателя у него нет. Плюсы такой работы есть и у работодателя. Основные преимущества заключаются в экономии на аренде офиса и средствах на оборудование рабочего места сотруднику и др.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Отличие дистанционного работника от надомного

Не следует путать дистанционную работу от надомной работы. Дистанционный работник может быть направлен в командировку, а также ему можно установить конкретный режим работы и прописать это в трудовом договоре.

Надомный работник режиму работы в организации не подчиняется. Трудится «надомник» дома, занимаясь в основном несложной работой. Работодатель при этом обеспечивает таких работников нужным инвентарем или материалом.

В отличие от дистанционных работников, надомники обязаны передавать в отдел кадров документы лично, дистанционные могут это сделать и лично и по электронной почте, либо заказным письмом.

Заключить договор с ним можно на расстоянии, а с надомником это можно делать только лично.

Важно! Дистанционному работнику можно оформить электронную подпись, для этого обратиться нужно в удостоверяющий центр с определенным пакетом документов.

Заключив с дистанционным работником трудовой договор, его экземпляр нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику. Сделать это нужно в течение 3-х дней с даты подписания договора, причем договор отправляется только на бумажном носителе.

Как принять на работу дистанционного работника

Для оформления дистанционного работника потребуется получить от него пакет таких документов:

Трудовая книжка;
Паспорт;
Документ воинского учета;
СНИЛС;
Диплом, сертификат и др. документы, подтверждающие квалификацию работника.

Перечисленные документы работник может отправить электронной почтой, при этом каждую подпись заверить электронной подписью.

Важно! Трудовую книжку дистанционный работник может не предъявлять. В этом случае в трудовом договоре следует указать, что в трудовую книжку запись о приме работника не вносилась.

Сама процедура оформления дистанционного работника не отличается от оформления обычного работника и представляет собой следующие этапы:

Ознакомление работника с нормативными актами компании;
Заключение трудового договора;
Издание приказа о приеме на работу;
Оформление личной карточки по сотруднику;
Занесение записи в трудовую книжку.

К нормативным локальным актам компании относят правила трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностные инструкции и т.д. Ознакомить с ними работника нужно до заключения с ним договора, поэтому дистанционному работнику отправляются копии таких документов. Факт ознакомления будущий сотрудник должен подтвердить электронной подписью в ответном письме. Только после этого можно оформлять с работником трудовой договор.

Трудовой договор с дистанционным работником

Основной документ при оформлении на работу дистанционного сотрудника – это трудовой договор. Составляется он по тем же правила, что применяются и к общим трудовым договорам. В договоре указывают данные по двум сторонам договора, а также права и обязанности каждой из сторон (Читайте также статью ⇒ Трудовой договор с удаленным работником 2021: образец заполнения).

Одним из условий, прописываемых в договоре является место работы. В договоре с дистанционником нужно указать, что работа является дистанционной, а в качестве адреса можно указать домашний адрес работника. Если работник указывать свой адрес не хочет, либо указание его адреса невозможно, то можно указать адрес работодателя в качестве места заключения договора.

Рассмотрим основные условия, которые должны содержаться в договоре с дистанционным работником:

Сроки по выполнению работы, а также подготовке отчетов о проделанной работе;
Срок подтверждения электронных или заказных писем;
Период времени, когда работник остается в зоне доступа по указанным каналам связи;
Порядок документооборота с работодателем;
Условия прекращения договора по инициативе работодателя.

При приеме работника на определенный срок это следует зафиксировать в договоре.

Важно! С работником, живущим за границей заключать договор на дистанционный труд нельзя!

Если человек живет за границей, то положения российского трудового законодательства на него не распространяются, он не может обеспечить работнику безопасные условия труда и оплачивать страховые взносы за работника. Поэтому принять дистанционного работника можно только такого, который живет в РФ. Сними живущими за границей лицами можно заключить только договор гражданского-правового характера (Читайте также статью ⇒ Трудовой договор без испытательного срока: образец договора).

Приказ о дистанционной работе

После заключения трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу. Приказ можно оформить по унифицированной форме Т-1, либо разработать форму самостоятельно. В качестве основания указывают договор дистанционного работника, а в качестве условия приема на работу и характера работы указывается дистанционный характер работы.

Важно! Дистанционного работника следует ознакомить с приказом. Для этого приказ отправляют ему письмом по электронной почте, на которое работник должен ответить подтверждением.

Когда на дистанционную работу сотрудника не принимают, а переводят использовать нужно другую форму приказа Т-5. Он издается в том случае, если изменения характера работы происходят с согласия двух сторон. При этом первоначально составить нужно допсоглашение к основному договору с сотрудником, а уже на основании него издать приказ.

Трудовая книжка дистанционного работника

Заполнить трудовую книжку дистанционного работника можно в том случае, если в этом есть необходимость. При этом сама запись делается обычным образом без уточнения какой именно является работа – дистанционной или нет. То есть в книжке указывается наименование работодателя, должность работника и отдел, в который он оформляется. Помимо этого указываются дата и номер приказа о приеме на работу (Читайте также статью ⇒ Ошибки в трудовых книжках 2021 (примеры ошибок, на что влияют, как исправить)).

Трудовая книжка не может быть заполнена в электронном виде, она передается работодателю в оригинале. Если дистанционный работник хочет, чтобы запись в трудовой книжке была, он отправляет ее работодателю заказным письмом, либо лично приезжает в офис.

Законодательная база

Законодательный акт	Содержание
Глава 49.1 ТК РФ	«Особенности регулирования труда дистанционных работников»
Закон №63-ФЗ от 06.04.2011	«Об электронной подписи»
Статья 65 ТК РФ	«Документы, предъявляемые при заключении трудового договора»

Государственная инспекция труда в Омской области

Особенности организации труда и управления трудом

дистанционного работника

Особенности правового регулирования организации труда и управления трудом имеют два аспекта. Во-первых, это нормы, частично ограничивающие применения общих правил по тем же вопросам, и, во-вторых, нормы, предусматривающие для отдельных категорий работников дополнительные правила.

Такие ограничения и дополнительные правила установлены главой 49.1 Трудового кодекса Российской федерации (далее ТК РФ) для дистанционных работников. Анализ правовых норм данной главы позволяет выделить как общие, так и особенные признаки дистанционной работы.

Прежде всего, следует отметить, что дистанционная работа это вид

наемной работы, правовым основанием которой является трудовой договор. Законодатель, сформулировав легальное определение дистанционного работника, как лица, заключившего трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ), даёт понять, что действие трудового законодательства на такого работника распространяется в полном объёме. Поэтому работодатель, организуя труд и управляя трудом дистанционного работника, прежде всего, должен выполнять свои основные права и обязанности, указанные в ст. 22 ТК РФ, т.е. обязан заключить с работником трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, ознакомить с действующими локальными нормативными актами, осуществлять другие права и нести обязанности, указанные в трудовом законодательстве.

В трудовом договоре о дистанционной работе должны быть установлены все обязательные условия трудового договора, указанные в ст. 57 ТК РФ. Среди этих обязательных условий трудового договора особую правовую роль имеют трудовая функция, как набор определённых трудовых действий, и место работы, как место выполнения трудовой функции. Исходя из этого, на основании ч.1 ст. 312.1 ТК РФ, к особенностям дистанционной работы относится выполнение работы:

-вне места нахождения работодателя, филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения;

-вне стационарного рабочего места, территории или объекта прямо или косвенно, находящиеся под контролем работодателя;

-при условии, что для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником, по вопросам выполнения трудовой функции используются информационно-коммуникационные сети общего пользования, включая «Интернет».

Таким образом, информационно — телекоммуникационные сети являются основным инструментом реализации трудовой функции и взаимодействия между работодателем и дистанционным работником.

При этом, исходя из того, что трудовой договор это правовая основа организации труда дистанционного работника, в его условиях обязательно отражается специфика этой дистанционной работы.

В соответствии со ст.312.3 ТК РФ в трудовом договоре указываются следующие специфические условия:

-порядок и сроки обеспечения оборудованием, необходимым для исполнения дистанционным работником трудовых обязанностей. Имеется ввиду программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства.

— порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками оборудования, которое им принадлежит либо арендуется ими, включая программно-технические и иные средства;

-порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Кроме того, в трудовом договоре с дистанционным работником может быть указан режим его рабочего времени и времени отдыха. Если это условие не сформулировано в трудовом договоре, то режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает по своему усмотрению.

Вместе с тем, исходя из того, что организация предоставления отпуска возложена на работодателя, порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпусков определяется трудовым законодательством на основании графика отпусков, которые ежегодно обязан составлять работодатель (ст. 123 ТК РФ). Отпуска иных видов (например, отпуска без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ), дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем (ст.119 ТК РФ) и другие) предоставляются в соответствии с ТК РФ и иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Управляя трудом дистанционного работника, работодателю следует обратить внимание на особенности прекращения трудового договора о дистанционной работе.

В ст. 312.5 ТК РФ сформулирована правовая норма, в соответствии с которой ограничивается инициатива работодателя по расторжению трудового договора о дистанционной работе. Такую инициативу работодатель может проявить только по основаниям, предусмотренным трудовым договором. Следовательно, в таком трудовом договоре обязательно должны быть указаны эти основания.

Кроме того, такое прекращение трудового договора будет законным, только если соблюдена особая процедура, предусмотренная ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ. Если работодатель осуществляет ознакомление работника с приказом о прекращении трудового договора в форме электронного документа, то у него возникает дополнительная обязанность одновременно отправить работнику копию этого приказа на бумажном носителе почтовым отправлением. Причём приказ должен быть отправлен по почте в день его отправления в электронном виде.

При этом гарантии и компенсации, связанные с расторжением трудового договора о дистанционной работе, предоставляются дистанционному работнику в полном объеме согласно нормам ТК РФ и иных федеральных законов.

Исходя из специфики организации и управления трудом дистанционного работника, законодатель установил специальные требования к обмену информацией и взаимодействию работников и работодателей через использование информационно-телекоммуникационных сетей. При таком обмене и взаимодействии у работодателя и работника возникают дополнительные права и обязанности (ст. 312.1 ТК РФ), связанные с подтверждением получения электронного документа от другой стороны в срок, определённый трудовым договором. Причём для реализации этого обмена сторонам трудового договора необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись. Использование такой подписи производится в порядке, установленном Федеральным законом от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст.5, 6, 10, 11 №63-ФЗ).

Работодатель, использующий труд дистанционных работников, выполняет свои обязанности также с учётом специфики дистанционной работы.

В частности, если дистанционный работник запрашивает от работодателя документы (справки) в порядке ст. 62 ТК РФ работодатель обязан направить дистанционному работнику эти копии заказном письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа. Также в форме электронного документа работодатель обязан уведомить дистанционного работника при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным трудовым договором. Однако при этом в день прекращения данного трудового договора работодатель обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе. Если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами, то работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения такого трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Спецификой при использовании дистанционной работы отличается исполнение работодателем обязанностей по охране труда. Законодатель, в целях обеспечения безопасных условий труда дистанционного работника, требует от работодателя исполнять только обязанности, предусмотренные абзацами 16, 19 и 20 части 2 ст. 212 ТК РФ. Указанные абзацы содержат обязанности работодателя по расследованию и учёту в нормативно установленном порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, осуществляющих государственный надзор в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в сроки, установленные ТК РФ и иными федеральными законами. Кроме того, указанные нормы требуют обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Работодатель обязан также ознакомить дистанционного работника с требования охраны труда, которые должны соблюдаться при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателями. Другие обязанности работодателя по обеспечению охраны труда, перечисленные в ч. 2 ст. 212 ТК РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

В целях управления трудом дистанционного работника работодатель имеет, кроме основных прав, указанных в ст. 22 ТК РФ, дополнительные права.

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения о его изменении могут заключаться, т.е. работодатель вправе предложить, путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя. После заключения трудового договора, в случае, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме с документами, в том числе под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами работодателя, уведомлениями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путём обмена электронными документами. Таким образом, работодатель имеет право выбрать способ исполнения своей обязанности ознакомить работника с локальными нормативными актами и другими документами, действующими у работодателя в сфере управления трудом и организации труда.

Специфика дистанционной работы проявляется в исполнении дистанционными работниками трудовых обязанностей:

-если главой 49.1 ТК РФ предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи как работника, так и работодателя. Порядок использования этих подписей содержится в указанном выше федеральном законе. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять подтверждение о получении в форме электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

-если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционным работник может это сделать в форме электронного документа. Однако эта норма не лишает работника возможности обратиться к работодателю в письменном виде.

-для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию дистанционный работник направляет (обязан) работодателю оригиналы необходимых документов по почте заказным письмом с уведомлением.

-если трудовой договор заключен путем обмена электронными документами, то документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, работник обязан направить работодателю по его требованию по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии на бумажном носителе. Но эта обязанность у работника возникает только по требованию работодателя. Представляется, что такое требование вполне возможно предъявить в электронном виде.

-в трудовом договоре помимо дополнительных условий не ухудшающих работника (ст. 57 ТК РФ), может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих трудовых обязанностей оборудования, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предложенные или рекомендованные работодателем.

По особому осуществляются трудовые права дистанционного работника.

-если в соответствии с гл. 49.1 ТК РФ предусмотрено взаимодействие с работодателем путем обмена электронными документами, работник имеет право направлять подтверждение получения также в форме электронного документа.

-если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен с документами, то имеет право (может быть) ознакомиться с ними путем обмена электронными документами, но может также осуществить это ознакомление, получив документы по почте.

Особенности имеет оформление приема дистанционного работника на работу:

-документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть направлены работодателю в электронной версии, но по требованию работодателя работник обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе

-если трудовой договор заключается работником впервые, то страховое свидетельство государственного пенсионного страхования такой работник получает самостоятельно.

-ознакомление с документами, предусмотренными ст. 68 ТК РФ (локальные нормативные акты и т.д.) может осуществляться путем обмена электронными документами.

-по соглашению сторон трудового договора сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка работнику может не оформляться. В этом случае основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе на бумажном носителе. Юридическое значение такой трудовой договор будет иметь только в случае, если трудовой договор о дистанционной работе заключён путём обмена электронными документами, а работодатель не позднее трёх календарных дней со дня заключения данного трудового договора выполнил свою обязанность направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе. (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ.) Однако при отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Появление в трудовом праве новых норм, регулирующих современные трудовые отношения, которые возникают под влиянием информационно-телекоммуникационных технологий, потребует от работников и работодателей не только хорошего знания этих вопросов, но также знания и применения указанных правовых норм в сочетании с нормами и процедурами применения всех остальных норм Трудового кодекса РФ.

Канунников А.Б. — кандидат юридических наук,

доцент ОмГАУ, эксперт журнала «Трудовое право»

Копьева Т.В. – государственный инспектор труда

Государственной инспекции труда в Омской области

Дистанционная работа на Крайнем Севере: оформление и льготы

Нужно ли получать согласие работника на дистанционку?

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ (абз. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Обязательным условием трудового договора является условие о характере работы (ст. 57 ТК РФ), в данном случае дистанционный характер. Кроме того, в таком трудовом договоре должны быть указаны иные условия, содержащиеся в ст. 312.1 — 312.4, 312.6 ТК РФ.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только на основании соглашения сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (ст. 72 ТК РФ).

Трудовой договор с дистанционными работниками, равно как и дополнительное соглашение к трудовому договору (в том числе о переводе на дистанционную работу), могут заключаться (ст. 67, 72, 312.2 ТК РФ):

в общем порядке (в письменной форме),

путем обмена между работником и работодателем электронными документами в порядке, предусмотренном ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ.

Следовательно, приём сотрудника на дистанционную работу осуществляется на основании трудового договора, перевод сотрудника на дистанционную работу также в общем случае осуществляется на основании дополнительного соглашения. В том числе в случае, если такой перевод связан с изменением организационных или технологических условий труда по смыслу ст. 74 ТК РФ.

Однако, в случае наступления исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия указанных обстоятельств (случаев). Временный перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя также может быть осуществлен в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления (ст. 312.9 ТК РФ).

При наступлении указанных обстоятельств, работодатель издаёт локальный нормативный акт (ЛНА), содержащий:

указание на обстоятельство (случай) из числа указанных в ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ, послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу;

список работников, временно переводимых на дистанционную работу;

срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу;

На основании ст. 312.9 ТК РФ работники не могут быть на дистанционную работу на период более длительный, чем обстоятельства, послужившие основанием для перехода к дистанционной работе.

порядок обеспечения работников средствами труда и порядок компенсации понесённых ими расходов;
порядок организации труда работников (режим работы, порядок взаимодействия работника и работодателя, порядок предоставления сотрудниками отчётов и т.п.).
иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.

Подобный порядок (инициатива нанимателя, согласие работника не требуется) применим только в исключительных случаях, указанных в ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ и действует только на время существования данных обстоятельств.

Сохранятся ли «северные» льготы?

Оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате (ст. 315 ТК РФ).

Отличительной чертой дистанционной работы является выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, обособленного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя (ст. 312.1 ТК РФ).

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ (абз. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Условие о месте работы является обязательным для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Место работы — конкретная местность, в которой дистанционный работник фактически выполняет свою функцию. Данный вывод согласуется с выводами, приведёнными в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (утв. Президиумом ВС РФ 26.02.2014) и письме Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1.

Таким образом, по нашему мнению, в трудовом договоре с дистанционным работником в качестве места работы необходимо указать наименование населённого пункта, в котором дистанционный работник будет фактически выполнять свою трудовую функцию.

При этом основанием для применения районного коэффициента и процентной надбавки к заработной плате является факт выполнения сотрудником трудовой функции в районе Крайнего Севера или приравненной к ним местности (письмо Роструда от 15.01.2016 № ТЗ/23333-6-1). Таким образом, если работник фактически работает в другом регионе, то «северные» льготы на него не распространяются. Несмотря на то, что компания-работодатель находится на Крайнем Севере.

6.3. Как оформить дистанционного работника. Как организовать дистанционный бизнес?

ЭЛКОД: Как оформить привлечение дистанционного работника к сверхурочной работе: отвечает эксперт ГИТ

Эксперт ГИТ в консультации дал разъяснения о сверхурочной работе дистанционных работников. Согласно ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник вправе самостоятельно определять режим рабочего времени и времени отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре.

1. Рабочее время дистанционных работников не закреплено трудовым договором

Эксперт ГИТ отмечает: если трудовым договором с таким работником не предусмотрено никаких положений, регламентирующих использование им рабочего времени, то работодателю невозможно квалифицировать те или иные периоды работы как работу в выходной день или сверхурочную работу. Эксперт ГИТ считает, что при самостоятельном установлении режима труда и отдыха работник сам несет ответственность за возможные переработки, поскольку сверхурочная работа всегда должна выполняться не только за пределами нормы рабочего времени, но и по прямому указанию работодателя (ст. 99 ТК РФ). Если инициативы работодателя не было, то не было и факта привлечения к сверхурочной работе.

2. Рабочее время дистанционных работников закреплено трудовым договором

Если в трудовом договоре дистанционного работника установлен определенный режим рабочего времени и времени отдыха, то привлечение его к сверхурочной работе осуществляется на общих основаниях. Оформить привлечение к сверхурочной работе дистанционного работника можно путем обмена электронными документами. В табеле учета рабочего времени эксперт ГИТ рекомендует сверхурочную работу отмечать буквенным кодом (С) или цифровым кодом (04) с указанием количества времени, отработанного сверхурочно. При этом, по мнению эксперта ГИТ, в табеле учета рабочего времени можно отмечать только отклонения от нормы. Согласно ст. 91 ТК РФ, которая распространяется в том числе на дистанционных работников (если в трудовом договоре не указано иное), работник должен отрабатывать общеустановленную норму рабочего времени – 40 часов в неделю. При отсутствии подобных периодов подразумевается, что работник отработал установленную для него норму рабочего времени.

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД».
Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить
ЗДЕСЬ.

Что изменилось в порядке оформления наемных работников на дистанционную (удаленную) работу и увольнения дистанционных работников

Изменение в порядке оформления наемных работников на дистанционную (удаленную) работу

8 декабря 2020 года был принят Федеральный закон № 407-ФЗ о регулировании дистанционной (удаленной) работы, вступивший в действие с 1 января 2021 года, который внес изменения в главу 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового кодекса РФ, в том числе, в части порядка оформления наемных работников на дистанционную работу и увольнения дистанционных работников.

В соответствии с новым законодательством о дистанционной (удаленной) работе с 1 января 2021 года работодатель может оформить наемного работника на дистанционную (удаленную) работу тремя способами:

оформить с наемным работником трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до 6 месяцев;

оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до 6 месяцев. При этом можно чередовать периоды работы дистанционно и на стационарном рабочем месте;

временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение в условиях пандемии коронавируса (статья 312.9 «Порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» Трудового кодекса).

Статья 312.1 «Общие положения» Трудового кодекса РФ

Использование электронного документооборота при оформлении наемного работника на дистанционную (удаленную) работу

Для оформления наемного работника на дистанционную (удаленную) работу трудовой договор и дополнительные соглашения к трудовому договору с дистанционным работником работодатель может заключить в письменном виде или в электронном виде.

Статья 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса РФ

Для заключения трудового договора (дополнительного соглашения к трудовому договору) в электронном виде работодатель и наемный работник должны иметь возможность использовать электронные подписи:

работодатель — усиленную квалифицированную электронную подпись, а

наемный работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Такое же требование действует при заключении договоров с наемным работником о его материальной ответственности или при заключении ученических договоров на получение образования наемным работником без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или при их расторжении.

При оформлении трудового договора с наемным работником на дистанционную (удаленную) работу:

путем обмена электронными документами

работодатель по письменному запросу наемного работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.

Каждая из сторон трудового договора на дистанционную (удаленную) работу обязана:

направлять в форме электронного документа

подтверждение получения электронного документа от другой стороны

в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Порядок заключения трудового договора путем обмена электронными документами регламентируется статьей 312.3 Трудового кодекса.

Что должно быть учтено при оформлении наемного работника на дистанционную (удаленную) работу

При оформлении наемного работника на дистанционную (удаленную) работу работодатель должен придерживаться следующего алгоритма:

подготовить локальный нормативный акт или изменения в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) о порядке оформления дистанционной работы;

в локальном нормативном акте предусмотреть:
- какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться работодателем и наемным работником;
- порядок взаимодействия наемного работника и работодателя;
- срок, в течение которого стороны трудовых отношений (работодатель и работник) должны направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
- порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества дистанционным работником.

Какие локальные нормативные акты должны быть скорректированы при переводе наемных работников на дистанционную (удаленную) работу

В соответствии с

Что нужно знать при найме удаленных сотрудников за пределами штата

Когда COVID-19 достиг США в марте 2020 года, Cortex Health поняла, что его необходимо масштабировать — и быстро.

Cortex — поставщик программного обеспечения и услуг, которые упрощают последующую деятельность в сфере здравоохранения, — хорошо подходил для предоставления штатам поддержки по горячей линии для тестирования COVID. Но для этого компании пришлось бы перерасти команду из 10 штатных сотрудников в ее штаб-квартире в Юте и сети подрядчиков в команду из 450 сотрудников в 45 штатах.

«По своей наивности мы думали, что просто превратим группу наших независимых подрядчиков в сотрудников».

Джошу Альбрехтсену, президенту и соучредителю компании, сначала это казалось простым. Все, что ему нужно было сделать, это преобразовать подрядчиков компании — медсестер, нанятых на неполную ставку для повторных звонков пациентам от имени ее клиентов — в штатных сотрудников, а затем продолжать нанимать. Ему было все равно, где они живут; он просто зарегистрировал их рабочий адрес как Cortex Health в Юте и предположил, что это так.

«По своей наивности мы думали, что просто превратим группу наших независимых подрядчиков в сотрудников», — вспоминает Альбрехтсен. «Нам было все равно, где они живут; мы выясним это позже ».

К счастью, налоговый консультант компании обнаружил проблему, пока не стало слишком поздно.

Удаленные сотрудники должны быть зарегистрированы в штатах их проживания, а это означает, что компании также необходимо зарегистрировать свое присутствие в этих штатах. Это открыло «целую банку червей с налогами», — сказал Альбрехтсен.

Для каждого штата, в котором он нанял сотрудника, ему приходилось ориентироваться в различных налоговых законах и перепрыгивать через бесчисленные порталы. В некоторых штатах на полную регистрацию сотрудника уходили недели.

Cortex Health — далеко не единственная компания, которая сейчас разбирается в нюансах удаленной работы и соблюдения налогового законодательства. Когда офисы закрылись во время пандемии, рабочие разбежались по стране. Некоторые покинули городские квартиры и перебрались в сельские районы, некоторые вернулись домой с родителями, а некоторые воспользовались возможностью переехать из штата в штат.

«Это был реальный сигнал о том, что это будет большой сдвиг в том, какие компании и сколько компаний собирались предлагать удаленную работу».

Попутно многие технологические компании, которые когда-то были зависимы от офисов, начали использовать удаленную работу и возможность нанимать таланты из любой точки страны. Например, доля удаленных объявлений о вакансиях на сайте Built In увеличилась с 20 процентов в октябре 2020 года до 37 процентов в июне 2021 года.

По словам Бри Рейнольдс, менеджера по развитию карьеры,

FlexJobs, веб-сайт для размещения вакансий, специально предназначенный для удаленных ролей, сообщил о 76-процентном увеличении списков долгосрочных удаленных вакансий в 2020 году по сравнению с 2019 годом.

«Это был реальный сигнал о том, что это будет большой сдвиг в том, какие компании — и сколько компаний — собирались предлагать удаленную работу», — сказал Рейнольдс.

Даже когда офисы снова открываются, удаленная работа, похоже, никуда не денется. Больше сотрудников, чем когда-либо прежде, просят работать из дома.Встроенное исследование показало, что каждый пятый американец переехал в течение 2020 года, и что каждый второй человек не вернется на работу, не предполагающую удаленную работу.

Между тем, в отчете Upwork о будущем работы говорится, что к 2025 году 22 процента рабочих будут удаленными.

Но, как обнаружил Альбрехтсен, найм сотрудников вне границ штата — непростая задача. Теперь работодатели должны будут взвесить налоговые обязательства, а таланты должны решить, насколько удаленными могут быть их команды. И расположение удаленных сотрудников тоже имеет значение, поскольку в каждом штате есть свои преимущества и недостатки.

Читать о возвращении в офис? Работодатели должны проявлять гибкость, чтобы привлекать самых талантливых сотрудников.

Налоговые вопросы

Каждый раз, когда Джим Пикетт, руководитель налоговой службы, работал с компанией во время пандемии, первым вопросом, который он задавал, был: «Вы знаете, где находятся ваши сотрудники?»

Пикетт является лидером на рынке услуг по трудоустройству в США и мире Deloitte, помогая компаниям ориентироваться в государственном и международном налоговом законодательстве. По его словам, у большинства работодателей нет ответа на его вопрос, и это большая проблема.

«Это означает, что вы можете получить значительный налоговый счет, если у вас будут обширные продажи или другие операции в каком-либо одном штате».

Географическое распределение вашего удаленного персонала может иметь большое влияние на ваши финансовые обязательства. Когда у вас есть хотя бы один удаленный работник в штате, это обычно создает так называемую «налоговую связь» с этим штатом, что означает, что вы должны зарегистрироваться в этом штате для уплаты налогов. Возможно, вам также придется платить налоги с продаж и использования, подоходный налог и налог на франшизу, в зависимости от штата.

«Это означает, что вы можете получить значительный налоговый счет, если у вас будут обширные продажи или другие операции в каком-либо одном штате», — сказал Брэндон Ле Ду, менеджер по соблюдению требований к заработной плате в компании Gusto, которая предоставляет облачный расчет заработной платы, льгот и кадровых ресурсов. Платформа. Ле Ду провел большую часть прошлого года, помогая клиентам Gusto перейти на удаленную работу.

Несоблюдение налогового законодательства штата может привести к значительным штрафам и пени. По словам Пикетта, поскольку корпоративные налоги и налоги на заработную плату являются значительным источником доходов для штатов, они ужесточаются в отношении взимаемых с сотрудников за пределами штата и с компаний, создающих присутствие в штатах посредством найма.Короче говоря, эти обязательства нельзя игнорировать.

При найме распределенной рабочей силы следует учитывать несколько важных налоговых вопросов.

5 Налоговые аспекты, за которыми следует следить

Процессы государственной налоговой регистрации
Более высокие ставки корпоративного подоходного налога
Требования штата в отношении льгот
Удобство государства-работодателя
Государства с налогами взаимности

В некоторых штатах упрощена налоговая регистрация.Другие, не так уж и много.

Прежде чем вы решите нанять сотрудников в новом штате, важно подумать, что потребуется для регистрации вашей компании в этом штате. Хотя это может показаться простой формальностью, это может быть ошеломляющим процессом — особенно для небольших компаний с разбросанными по стране сотрудниками.

Уилл Лопес, глава бухгалтерского сообщества Gusto, сказал, что налоговая регистрация — это проблема, с которой сталкиваются многие компании. На государственных веб-сайтах может быть сложно ориентироваться, и не всегда ясно, что вам нужно делать, чтобы достичь соответствия в конкретном состоянии.По его словам, для некоторых владельцев малого бизнеса налоговая регистрация становится «эмоциональным препятствием», потому что они даже не знают, с чего начать.

Альбрехтсен до сих пор помнит, через какие препятствия ему пришлось преодолеть, чтобы зарегистрировать сотрудника в Айове. Это был его первый раз, когда он регистрировал сотрудника в новом штате, и он был шокирован тем, сколько работы потребовалось для достижения соответствия — процесс, который включал такие вещи, как создание налогового присутствия, регистрация по безработице, регистрация для получения компенсации работникам и многое другое.

«Было 10 ступенек, и я подумал:« Боже мой. Мы должны сделать это в 50 штатах? »- сказал Альбрехтсен.

В некоторых штатах было несколько веб-порталов, которые ему приходилось использовать для подачи различных документов, в то время как другие требовали, чтобы он отправлял документы по факсу. В некоторых местах требуется налоговая регистрация как на уровне штата, так и на уровне поселка. Это заняло так много времени, что Альбрехтсену пришлось обратиться за помощью к коллеге в компании, чтобы зарегистрировать всех.

По его словам, худшими виновниками были Пенсильвания, Кентукки и Делавэр.В каждом из этих штатов были требования к регистрации города или поселка в дополнение к требованиям уровня штата. Это означало, что им приходилось работать с сотрудником, чтобы точно определить, к какому городку они принадлежали. По словам Альбрехтсена, в частности, было сложно определить Пенсильванию, поскольку ее поселки не были четко очерчены. (Список городов, поселков и поселков на официальном сайте штата насчитывает 2 560 записей.)

«Если бы это было проще, мы бы наняли больше людей в этих штатах.”

С другой стороны, такие штаты, как Гавайи, Висконсин и Южная Дакота, имели упрощенный процесс регистрации. Он смог нанять кого-то и зарегистрировать компанию в этих штатах в один и тот же день.

В конечном итоге процесс регистрации штата повлиял на его выбор найма больше, чем он думал.

«Я сомневаюсь, что штаты прочитают мои комментарии, но я бы хотел, чтобы они прочитали», — сказал Альбрехтсен. «Мы бы наняли больше людей в этих штатах, если бы это было проще.”

Роль и стаж сотрудников влияют на ваши налоговые риски

Остерегайтесь налоговой связи штата.

Всякий раз, когда у вас есть сотрудник, переходящий из одного состояния в другое, они создают нексус в этом состоянии. Связь с налогами штата означает, что новое государство имеет право облагать налогом часть корпоративного дохода, который сотрудник получает там. Процент определяется ставкой корпоративного подоходного налога штата, а доход рассчитывается частично на основе должности и стажа работы сотрудника.

«Если у вас есть люди по всей территории США, теперь вы можете даже не знать, какие у вас есть корпоративные документы и собирается ли один штат предоставить вам кредит на уплату налогов, уплаченных для этого другого штата».

Вот почему важно обращать внимание на ставку корпоративного налога в каждом штате, когда вы разрешаете сотрудникам работать откуда угодно.

«На самом деле это тоже может быть невероятно сложно», — сказал Пикетт. «Если у вас есть люди по всей территории США, теперь вы можете даже не знать, какие у вас есть корпоративные документы и собирается ли один штат предоставить вам кредит на уплату налогов, уплаченных для этого другого штата.Так что ваша потенциальная ответственность потенциально могла возрасти «.

Тем не менее, каждая компания должна будет произвести свой собственный расчет корпоративного налога, прежде чем решать, в каком штате ей следует нанимать сотрудников. Например, руководитель отдела продаж, отвечающий за значительную часть доходов компании, будет подвергаться большему налоговому риску, если переедет в штат. с более высокой налоговой ставкой, чем мог бы сотрудник низшего звена, сказал Пикетт.

Это также может помочь централизовать удаленную рабочую силу в нескольких штатах, чтобы установить более предсказуемые налоговые обязательства, добавил он.

Некоторые государства требуют особых видов льгот

Требования к удержанию налога с заработной платы — не единственное, о чем работодатели должны знать при регистрации в новом штате. В каждом штате также есть свои правила в отношении выплат сотрудникам, таких как нетрудоспособность, пособие по безработице, дни отпуска, минимальная заработная плата и многое другое.

Управляющий директор Deloitte Consulting Наоми Брэдли рекомендует работодателям тщательно изучить налоговые и льготные требования, прежде чем нанимать на работу в новом штате.

Например, заработанные дни отпуска никогда не истекают для сотрудников в Калифорнии, что может не соответствовать текущей политике компании в отношении PTO. В Вашингтоне, округ Колумбия, с 1 июля минимальная заработная плата повысится до 15,20 доллара США. В других штатах, таких как Аризона, Калифорния, Мэриленд и Массачусетс, среди прочего, предприятия требуют предоставления оплачиваемого отпуска по болезни.

Эти льготы призваны сделать жизнь работников лучше, и важно убедиться, что ваша собственная политика соответствует этим требованиям, чтобы избежать штрафов или пени.

Еще одним требованием, за которым следует следить, является страхование компенсации работникам, которое помогает поддержать работника, если он получит травму во время работы. Каждый штат регулирует это страхование, а некоторые требуют, чтобы вы платили в государственный фонд, а не в стороннюю страховую компанию. Все это означает, что того, что вы предоставляете в родном штате вашей компании, может быть недостаточно, когда вы нанимаете сотрудника в новом штате.

Игнорирование этого шага может привести компанию и ее руководителей к крупным штрафам или даже тюремному заключению.По данным страховой компании Insureon, к штатам, в которых применяются самые суровые наказания, относятся Калифорния, Иллинойс, Нью-Йорк и Пенсильвания.

Вот с чем вы можете столкнуться, если не обеспечите надлежащую страховку работников в этих штатах, согласно Insureon:

Калифорния : Незастрахованным работодателям грозит штраф до 100 000 долларов США и год тюремного заключения.
Illinois : Если работодатель не предоставляет страховку, когда это необходимо, ему может грозить штраф в размере 500 долларов США за каждый день несоблюдения требований и минимальный штраф в размере 10 000 долларов США.
Нью-Йорк : Незаконно незастрахованным работодателям может быть предъявлено обвинение в правонарушении или уголовном преступлении и наложен штраф в размере от 1000 до 50 000 долларов.
Пенсильвания : Умышленное несоблюдение требований может привести к тюремному заключению и штрафу до 15 000 долларов США.

Остерегайтесь двойного налогообложения из соображений удобства государства-работодателя

штата заинтересованы не только в сборе налогов с компаний. Сотрудники, решившие работать из разных штатов или постоянно проживающие в другом штате, чем их работодатель, могут столкнуться с двойными налоговыми обязательствами в некоторых штатах.

«Это дело работодателя, который ищет таланты, чтобы компенсировать эти не благоприятные для налогообложения статьи для сотрудника и принять во внимание стоимость жизни, когда вы предлагаете сотруднику присоединиться к команде».

Это называется правилом удобства работодателя. По словам Пикетта, этот закон применяется в семи штатах, и в каждом из них действуют разные правила и положения. В целом, эти законы гласят, что, если человек работает в другом штате, чем его работодатель, и что человек делает это по собственному выбору, а не потому, что его работа требует этого, государство работодателя имеет право облагать его налогом.Поэтому, если у вас есть сотрудник, который работает из Иллинойса, а ваша компания находится в Нью-Йорке, вам может потребоваться удерживать налоги с их зарплаты как в Нью-Йорке, так и в Иллинойсе.

Если ваша компания находится в одном из этих семи штатов, важно изучить, что это за правила, и проконсультироваться с консультантом по заработной плате или налогам, чтобы убедиться, что вы и ваш сотрудник понимаете всю сферу действия закона.

Важно учитывать любую дополнительную налоговую нагрузку на удаленных сотрудников, которых вы нанимаете, или на сотрудников, которые предпочитают работать из любого места.По словам Лопес, для того, чтобы бороться за таланты, вам, возможно, потребуется найти способы уменьшить это бремя с помощью более высокой заработной платы или дополнительных льгот.

«Это дело работодателя, который ищет таланты, чтобы компенсировать эти не благоприятные для налогообложения статьи для сотрудника и принять во внимание стоимость жизни, когда вы предлагаете сотруднику присоединиться к команде», — добавил Лопес.

Государства с налоговой взаимностью

Хотя штаты обычно делают все возможное для сбора налогов с удаленных сотрудников, есть исключение из правила, сказал Ле Ду.

Если вы планируете, что сотрудники будут ездить в офис хотя бы неполный рабочий день, возможно, стоит расширить свой кадровый резерв на сотрудников из соседних штатов.

Сотрудник, который живет в одном штате и работает в компании, зарегистрированной в другом штате, с которым его штат имеет взаимное соглашение, должен платить налоги только в своем штате. Например, сотрудник, который живет в Висконсине, но работает в компании, расположенной в Иллинойсе, должен будет платить подоходный налог только в Висконсине, благодаря налоговому соглашению штата.

Это снижает налоговое бремя для сотрудников — по сути, то же самое, что и увеличение их доходов, что может быть полезно при найме удаленных специалистов.

В целом, 17 штатов имеют взаимное соглашение, по крайней мере, с одним другим штатом, и большинство из этих соглашений заключено между государствами, граничащими друг с другом. Однако Аризона является исключением из этого правила — у нее есть взаимные соглашения с Индианой, Орегоном и Вирджинией, помимо Калифорнии.

Что бы вы ни делали, просто убедитесь, что сотрудники заполняют соответствующие формы, — сказал Ле Ду.

Читать дальше Hot Desk в вашем будущем

Идите туда, где есть талант

Восемь лет назад Dell стала одной из крупнейших компаний, взявших на себя обязательства по удаленной работе, и к 2020 году планирует обеспечить удаленную работу 50% сотрудников.

В последующие годы Dell оказалась более нестандартной, чем обычно. Хотя ноутбуки и программное обеспечение, такое как Zoom и Slack, сделали удаленную работу более доступной, большинство людей по-прежнему оставались привязанными к своим офисам.

Однако теперь, когда люди привыкли работать из дома, возможность работать удаленно стала ожидаемой.По словам Рейнольдса, на самом деле многие люди специально ищут удаленную работу и уходят от своих нынешних работодателей, если им не предоставляется такая возможность.

В результате налоги — не единственное соображение, которое компания должна учитывать при найме и управлении распределенной рабочей силой. Речь также идет о поиске и удержании лучших талантов. Лопес рекомендует работодателям разобраться с географией своих команд, чтобы спросить себя, какие штаты кажутся наиболее подходящими для поиска талантов, которые им нужны.

Вот несколько вещей, которые следует учитывать, чтобы помочь вам идентифицировать эти состояния:

3 Рекомендации по талантам к примечанию

Качество условий удаленной работы в штате
Финансовые стимулы для удаленных работников в сельских штатах
Штаты с высоким уровнем безработицы

Лучшие и худшие штаты для работы из дома в

Не все штаты равны, когда дело доходит до поддержки удаленных сотрудников.

Некоторые штаты предлагают более доступную арендную плату, большие жилые помещения и лучший доступ в Интернет, чем другие. В других штатах больше людей профессий, способствующих удаленной работе, таких как инженерия, администрация и продажи, что делает их естественным местом для компаний, стремящихся найти удаленные таланты.

Финансовый веб-сайт WalletHub в 2020 году провел отчет для анализа как качества условий труда, так и условий жизни в каждом штате, чтобы определить лучшие штаты для удаленной работы.

WalletHub оценил каждое состояние по 12 параметрам, классифицированным как условия труда или условия жизни. Показатели условий труда включали долю штата сотрудников, работающих из дома, доступ к Интернету в домашних условиях и долю потенциальных надомных сотрудников. Условия жизни включали такие вещи, как стоимость интернета, средняя площадь в квадратных футах и доля отдельно стоящих домов.

Колорадо получила наивысший балл по условиям работы, а Джорджия заняла первое место по условиям проживания. В целом, Делавэр, Северная Каролина, Джорджия, Нью-Гэмпшир и Теннесси предложили наилучшее сочетание условий работы и проживания для удаленных сотрудников, что сделало их идеальными штатами как для удаленных сотрудников, так и для компаний, ищущих таланты.

Некоторые штаты предлагают финансовые стимулы для удаленных сотрудников

Удаленная работа создала новую возможность для штатов, которые традиционно не были местом работы, изменить это повествование.

В FlexJobs Рейнольдс видел, как сельские штаты, такие как Монтана, Алабама и Западная Вирджиния, среди прочих, рекламировали свое налоговое дружелюбие по отношению к работодателям, чтобы побудить их нанимать сотрудников в своих штатах. Вермонт сотрудничал с Amazon, чтобы публиковать удаленные вакансии для людей, особенно в своем штате, а другие штаты, такие как Кентукки, находятся в процессе улучшения своей инфраструктуры, чтобы стать местом удаленной работы.

«Когда штаты раскрывают подробности и объявляют об этих программах, они говорят о возвращении населения и прекращении утечки мозгов в их штатах», — сказал Рейнольдс.

Между тем, Алабама, Джорджия, Западная Вирджиния и Оклахома предлагают стимулы для привлечения удаленных сотрудников. Бонусы варьируются от возмещения расходов на переезд до денежных субсидий до 12 000 долларов. Например, любой, кто переезжает в Западную Вирджинию, получит 10 000 долларов, разделенных на первые 12 месяцев проживания в штате, а затем 2 000 долларов, выплаченных в конце второго года проживания.

«Они хотят переехать из более высокой стоимости жизни и более стрессовой ситуации в место с более низкой стоимостью жизни и меньшим стрессом».

Сельская розыгрыш, похоже, тоже работает. Программа Tulsa Remote привлекла около 1000 заявителей в первый же день, когда она стала доступной. Рейнольдс также заметил, что сотрудники переезжают в сельские штаты без стимулов к удаленной работе, просто чтобы быть ближе к природе во время пандемии.

«Когда вы переходите от работы в городе к работе из дома в городе, это значительно улучшает баланс между работой и личной жизнью…. Но некоторые люди ищут более экстремальную версию этого, где они могут полностью изменить свой образ жизни », — сказал Рейнольдс. «Они хотят переехать из более высокой стоимости жизни и более стрессовой ситуации в место с более низкой стоимостью жизни и меньшим стрессом».

Итак, не упускайте из виду сельские районы при поиске талантов.

Посмотрите на штаты с высоким уровнем безработицы

Поиск квалифицированных удаленных специалистов иногда сводится к спросу и предложению.

«Есть еще много людей, ищущих работу, и многие рабочие места были потеряны во время пандемии».

Если вашей компании посчастливилось оказаться в состоянии, которое выдержало пандемию и быстро восстановилось, может быть трудно найти кандидатов на работу в вашем регионе. Лопес предлагает посмотреть на штаты, экономика которых сильнее пострадала от пандемии, чтобы найти удаленные таланты.

«Есть еще много людей, ищущих работу, и многие рабочие места были потеряны во время пандемии», — сказал Лопес.«Те штаты, которые открываются быстрее всех, стимулируют предложение, поэтому обратите внимание на штаты, в большей степени затронутые безработицей».

Одними из лучших регионов для размещения удаленных вакансий являются прибрежные штаты, такие как Калифорния, Нью-Йорк и Нью-Джерси, а также страны с более высоким уровнем безработицы. Бухгалтеры в сообществе Gusto также сообщают, что их компании в первую очередь ищут таланты в этих штатах, добавил Лопес.

Обоснование необходимости найма повсюду

Спустя год после того, как Альбрехтсен изо всех сил пытался нанять и зарегистрировать сотрудников по всей стране, он ни о чем не жалеет.Хотя он еще не провел анализ для расчета налоговых расходов Cortex Health, он все же считает, что возможность помочь во время пандемии окупилась.

Опыт даже изменил подход компании к найму.

После многих лет, когда сотрудники, не являющиеся медсестрами, приходили в офис каждый день, Cortex Health полностью взяла на себя обязательство нанимать сотрудников вне зависимости от штата. Теперь Альбрехтсен ищет лучших из имеющихся талантов, независимо от местонахождения.

«Теперь я чувствую, что у нас есть безграничные таланты.”

Конечно, может пройти некоторое время, прежде чем большинство компаний примут такой подход. По словам Рейнольдса, налоговое законодательство штата отстает от тенденции к удаленной работе и остается серьезным препятствием для приема на работу по всей стране. Если компания не желает вкладывать административное время в найм сотрудников из любого штата или работать с консультантом по заработной плате и налогам, лучшим штатом для удаленных талантов может быть собственный задний двор компании.

См. Лучшие удаленные рабочие места в сфере технологий

«Поскольку большинство компаний сигнализируют о том, что гибридная ситуация — это то, к чему они стремятся — когда люди работают иногда в офисе, а иногда дома, — мы увидим большинство удаленных сотрудников в там же, где и их офис », — сказал Рейнольдс.«Мы можем увидеть, что компании станут более гибкими и позволят людям работать на Airbnb летом, но географическая близость [сотрудников] останется близкой в ближайшем будущем».

В конечном счете, не существует единого подхода к найму удаленных специалистов, и ни одно государство не является идеальным. Однако, по мнению Альбрехтсена, ценность найма откуда угодно трудно переоценить.

«Теперь я чувствую, что у нас есть безграничные таланты».

Удержание государственных налогов и другие обязательства для удаленных работников.То, чего вы не знаете, МОЖЕТ навредить вам. (ЧАСТЬ 1)

Ver la versión en español aquí

Через год после начала пандемии многие сотрудники покинули свои родные штаты, чтобы работать удаленно за пределами штата. Эти сотрудники работали «удаленно» в штатах, где их работодатели не осуществляли свою деятельность. Так в чем проблема?

Разумеется, государственные и местные налоги и законы о занятости.

Этот блог является первой частью сообщения, состоящего из двух частей. В нем будут рассмотрены некоторые вопросы налогового и трудового законодательства, которые могут возникнуть, когда сотрудники «работают из дома» в разных штатах.Сегодня поговорим о налогах. На следующей неделе мы рассмотрим, как законы штата о занятости применяются к удаленным сотрудникам.

Налоговое законодательство зависит от штата, округа и города. Многие штаты требуют, чтобы предприятия, работающие в их штате, регистрировались и платили налоги на бизнес. Что касается сотрудников, штаты (а также некоторые округа и города) требуют, чтобы работодатели платили налоги, связанные с занятостью, и собирали налоговые удержания штата и местных налогов с сотрудников, работающих «в» этом штате / округе / городе.

Вопросы возникают, когда сотрудник работает из дома (напр.g., второй дом или дом члена семьи) в штате, в котором компания не ведет деятельности. Ведется ли бизнес в настоящее время в штате, где работает сотрудник, и требуется ли регистрировать / платить налоги с бизнеса? Обязан ли бизнес выплачивать пособия по безработице и удерживать государственные налоги в период временной работы сотрудника?

К сожалению, нет однозначного ответа, применимого ко всем ситуациям. Это определение штата в отношении удержания подоходного налога, отчетности по подоходному налогу, безработицы и деловых соображений.Давайте начнем с широкого общего правила: работодатель имеет обязательства по налоговой регистрации и регистрации бизнеса в том штате, в котором работник физически присутствует во время работы, независимо от местонахождения работодателя. Работодатель должен удерживать из заработной платы работника в соответствии с правилами удаленного штата. Это может стать сюрпризом для сотрудников из безналоговых штатов, например. Флорида и Техас, решившие работать в штате, где начисляется подоходный налог, например Джорджия или Нью-Йорк.

Штатам, в которых удаленные сотрудники предоставляют услуги вдали от места работы своего работодателя, может быть сложно отслеживать, предоставляют ли работники услуги в штате.Однако проблема может поразить их коллективный радар, если / когда работник подает заявку на пособие по безработице (в случае увольнения), подает иск о компенсации работнику (да, травмирован дома!) Или если работник действительно подает налоговую декларацию о доходах в этом штате. . Некоторые штаты понимают, что они теряют деньги или, по крайней мере, денежный поток из-за снижения удержания подоходного налога, и могут стремиться взимать налоги с сотрудников, работающих на дому в их штатах.

Но вместо того, чтобы использовать подход «кто знает, что будут делать разные штаты», работодатели могут захотеть предпринять шаги в направлении соблюдения, в том числе:

Определите, где работают ваши сотрудники.Многие сотрудники переехали с начала пандемии, особенно удаленные. Убедитесь, что вы знаете, где будут работать ваши удаленные сотрудники.
Определите, применяются ли какие-либо государственные или местные требования об удержании налогов. Если вы пользуетесь услугами стороннего поставщика платежных ведомостей, он может помочь в обработке таких удержаний. Вы также хотите убедиться, что вы правильно платите требуемые налоги по безработице.
Определите, есть ли у вас какие-либо другие требования государственной регистрации или другие налоговые требования к ведению бизнеса в связи с наличием в штате (ах) одного или нескольких сотрудников с удаленными сотрудниками.

Если вы будете делать вычеты из заработной платы сотрудника по государственным или местным налогам, вам следует уведомить сотрудников заранее. Вы же не хотите получать телефонные звонки (или того хуже) от разгневанных сотрудников, чьи зарплаты имеют непредвиденные удержания.

Достаточно ли присутствия удаленного работника для запуска регистрации бизнеса или введения государственных корпоративных налогов — более сложный вопрос. Некоторые штаты объявили, что простое присутствие удаленных сотрудников не создаст достаточной связи, чтобы нанести работодателю прозвище «ведение бизнеса в штате».Другие штаты не проявили щедрость в отношении пандемии и заняли позицию, согласно которой любого присутствия достаточно. Тем не менее, в других штатах есть пороговые значения заработной платы в долларах, влекущие за собой ответственность. Мы ожидаем серьезных судебных разбирательств в этой области, аналогичных судебным разбирательствам последних лет по налогам с продаж для покупок в Интернете.

Удаленные работники могут быть проблематичными и с точки зрения трудового законодательства. В штатах действуют разные законы, касающиеся сверхурочной работы, минимальной заработной платы, дискриминации и других вопросов занятости.Эти законы могут применяться к удаленным сотрудникам, находящимся в пределах штата, даже если бизнес не расположен и не зарегистрирован для ведения бизнеса там. Во второй части будут рассмотрены некоторые из этих законов и представлены некоторые рекомендуемые передовые методы.

Legal Compliance for Out of State Remote Workers

COVID-19 сделал работу из дома обычным делом, со многими очевидными преимуществами работы с преимущественно удаленной рабочей силой. С тех пор, как COVID-19 направил работников по всей Америке в домашние офисы, некоммерческие и другие работодатели добились значительной экономии затрат за счет меньшего размера офиса, а также более широких возможностей для привлечения высококлассных кандидатов на работу за пределами их обычного географического охвата.Такие льготы могут превратить удаленную работу из временного решения, направленного на охрану здоровья работников и предотвращение распространения коронавируса, в преимущественно более долгосрочную удаленную работу.

По мере того, как работодатели оценивают, является ли удаленная работа жизнеспособным и долгосрочным вариантом работы для своих сотрудников, они также должны решать множество проблем с соблюдением правовых норм, возникающих при использовании удаленных рабочих мест за пределами штата. В следующих разделах рассматриваются основные положения трудового законодательства для работодателей, продлевающих или разрешающих постоянную удаленную работу для сотрудников, которые будут работать из дома в штате, отличном от штата, в котором расположен офис работодателя.

Квалификация иностранного бизнеса становится важным фактором, когда у некоммерческой корпорации есть сотрудники, работающие в «иностранном государстве», то есть в любом штате, отличном от штата, в котором эта некоммерческая организация была зарегистрирована. В зависимости от деятельности или вида работы, выполняемой удаленным работником, количества удаленных работников в иностранном государстве и того, как долго они будут работать в этом государстве, некоммерческой организации может потребоваться «квалификация» для ведения бизнеса в иностранном государстве. .

Иностранная квалификация предполагает подачу заявки на получение разрешения на ведение бизнеса в иностранном государстве.Этот процесс обычно требует подачи заявления на получение сертификата полномочий вместе с доказательством хорошей репутации в государстве регистрации в государственный департамент иностранного государства. После получения квалификации организация столкнется с дополнительными государственными требованиями соответствия, такими как подача годовых или двухгодичных отчетов, а также назначение и поддержка зарегистрированного агента [1].

Это требование часто становится очевидным, когда работодатель пытается установить удержание государственного налога на заработную плату — только для того, чтобы узнать, что ему нужен регистрационный номер иностранного предприятия.Компании по начислению заработной платы иногда могут помочь с такой регистрацией, хотя юрисконсульту может потребоваться подтвердить это требование и рассмотреть соответствующие меры по соблюдению законодательства, как указано ниже.

Если сотрудники работают в другом штате, налоги, связанные с наймом, должны уплачиваться в этом штате — за некоторыми исключениями. Общее правило, известное как правило «физического присутствия», гласит, что удерживаемый налог уплачивается государству, в котором выполняется работа. Например, некоммерческая корпорация из Иллинойса, которая нанимает постоянного сотрудника для работы исключительно из ее домашнего офиса в Вирджинии, должна зарегистрироваться в Департаменте налогообложения Вирджинии для получения счета подоходного налога и удерживать заработную плату по налогам штата Вирджиния, а не Иллинойса.

Но общее правило применяется не во всех штатах. В некоторых штатах удаленные работники облагаются подоходным налогом в том штате, в котором они проживают и работают, а также в штате, в котором работает работодатель. Анализ более сложен для удаленных сотрудников, которые делят свое рабочее время между офисом некоммерческой организации и своим домом за пределами штата.

Кроме того, некоммерческой организации с удаленными работниками в других штатах может потребоваться регистрация в агентствах по выплате пособий по безработице других штатов.Примечательно, однако, что многие штаты предоставляют исключение для некоммерческих организаций, работающих по разделу 501 (C) (3), с менее чем четырьмя сотрудниками. Некоммерческие работодатели, облагаемые налогом на безработицу, могут выбирать между внесением взносов в целевой фонд государственного страхования по безработице или возмещением в целевой фонд только фактически выплаченных пособий. Как работодатель, вносящий взносы, некоммерческий работодатель ежеквартально платит в трастовый фонд штата по страхованию от безработицы, по сути, в виде налога. Как возмещающий работодатель, некоммерческая организация возмещает в фонд только денежную сумму, зачисленную на ее счет, доллар за доллар, если и когда сотрудник уволен или уволен (кроме случаев «по причине», что очень строго оценивается в отношении работодатель).[2]

Кроме того, большинство штатов требует, чтобы работодатели, в том числе некоммерческие организации, предоставляли своим работникам компенсационное страхование. Это может быть так же просто, как связаться с агентством по страхованию компенсаций нынешним работникам некоммерческой организации и получить расширение покрытия на работника за пределами штата. В других штатах, однако, требуется, чтобы работодатели подавали заявку и получали покрытие непосредственно через назначенное государственное агентство.

Отдельно небольшое меньшинство штатов также требует, чтобы работодатели получали страховку по нетрудоспособности, которая покрывает сотрудников, когда несчастный случай или травма на рабочем месте препятствуют работе.Страхование может быть получено через страховую компанию по страхованию пособий по инвалидности, уполномоченную советом по компенсациям государственных служащих составлять такие полисы. Как и в случае с обязательным компенсационным покрытием работникам, некоммерческие работодатели могут пожелать проконсультироваться со своим текущим перевозчиком, чтобы убедиться, что он уполномочен написать полис страхования по инвалидности, чтобы распространить покрытие на удаленного работника за пределами штата.

Некоторые штаты также требуют, чтобы работодатели сообщали о вновь нанятых или повторно нанятых сотрудниках, которые работают в штате, в справочник штата в течение 20 дней с даты их найма или повторного найма.Служба расчета заработной платы работодателя должна быть хорошо оснащена для выполнения таких требований законодательства.

Еще одно важное соображение: законы о заработной плате и часах штата, в которых работает удаленный сотрудник, обычно регулируют трудовые отношения между работодателем и удаленным работником за пределами штата. Это важно, потому что законы штата различаются, когда речь идет о сверхурочных для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, о минимальной заработной плате и оплачиваемых отпусках, причитающихся сотрудникам, а минимальные пороговые значения в штате, где находится удаленный работник, могут сильно отличаться от заработной платы и В противном случае оплачиваемый отпуск предоставляется государственным служащим, которые ежедневно приходят в офис.Неспособность выявить и учесть эти различия может привести к нарушению законодательства иностранного государства о заработной плате и труде и соответствующим штрафам.

Наконец, имейте в виду, что на сотрудников распространяется действие законов штата и местностей, в которых они физически работают. Следовательно, справочник работодателя по персоналу должен соответствовать этим дополнительно применимым законам о занятости. Хотя законы штатов могут быть единообразными во многих отношениях, могут существовать значительные различия, например, в отношении того, как обрабатываются оплачиваемые дни отпуска, оплачиваемый отпуск по болезни [3] и другие льготы для конкретных штатов.

Справочники для сотрудников могут иным образом потребовать обновления, чтобы обеспечить возможность удаленной работы, будь то в качестве общей политики или в зависимости от должности. Для получения дополнительной информации о практических аспектах организации удаленной работы, включая пригодность для работы, технологии, домашнюю среду, учет рабочего времени, подотчетность, коммуникации, производительность труда и безопасность, см. Наш блог о COVID-19 Workplaces: Changes for Policies, Protocols, and Справочники для сотрудников здесь.

Удаленная работа предлагает вполне реальные и ощутимые преимущества для работодателей и их сотрудников, особенно в условиях продолжающейся пандемии COVID-19.Но удаленная работа также требует пристального внимания к вопросам соблюдения правовых норм, особенно когда работа выполняется за пределами штата.

[1] Зарегистрированный агент — это уполномоченная третья сторона с физическим адресом в штате, где могут быть получены юридические документы от имени некоммерческой корпорации. Дополнительные сведения см. В нашем блоге по основам работы с зарегистрированным агентом.

Нужна ли бизнес-лицензия для удаленных сотрудников?

Ваш малый бизнес хорошо растет, привлекает все больше и больше клиентов и постепенно увеличивает доход и прибыль.Чтобы в достаточной мере удовлетворить его рост и дополнительную рабочую нагрузку, вы собираетесь нанять удаленных сотрудников.

Нанимая удаленных сотрудников, вы получите доступ к более широкому кругу талантов без географических ограничений, а также за счет экономии средств, например отсутствия дополнительных офисных помещений, за которые нужно платить.

Однако, несмотря на множество преимуществ, которые дает удаленный персонал, он не лишен своих потенциальных проблем и проблем. Одна из основных проблем связана с соблюдением нормативных требований и лицензированием, важным аспектом удаленной работы, которого малый бизнес может не ожидать.

Если вы планируете развернуть удаленную команду, которая работает из другого штата, чем вы, обратите внимание на некоторые из самых серьезных проблем с соответствием / лицензированием и на то, о чем следует знать малому бизнесу.

Помните о требованиях к начислению заработной платы для удаленных сотрудников

Если члены вашей команды работают не в вашем штате, а в других штатах, общее практическое правило состоит в том, что сотрудники должны платить налоги в штат, в котором они находятся и где выполняется работа. из.

Известное как правило «физического присутствия», вы должны удерживать налоги штата и налоги по безработице в том штате, где работают ваши удаленные сотрудники, даже если ваш бизнес или главный офис находится в другом штате.

Однако одни и те же правила применимы не во всех штатах. В некоторых штатах удаленные работники подлежат уплате подоходного налога в штате, в котором они находятся, и работают по номерам и в штате, в котором работает их работодатель.

Все становится еще сложнее, если работодатель работает часть времени из дома, а часть времени в офисе компании — в двух разных штатах! В связи со сложным характером такой ситуации желательно проконсультироваться с налоговым экспертом.

Принимайте во внимание требования к иностранной квалификации

Квалификация за границей включает компании, подающие заявку на право ведения бизнеса в государстве, отличном от того, в котором была создана их компания с ограниченной ответственностью или корпорация. В зависимости от типа бизнеса, который вы ведете, вам может потребоваться подать заявку на получение иностранной квалификации, если ваши сотрудники работают в штатах, отличных от того, в котором была создана ваша компания с ограниченной ответственностью или корпорация.

В дополнение к подаче заявки на получение иностранной квалификации может также потребоваться дополнительное соответствие.Например, вам может потребоваться подать годовой отчет через зарегистрированного агента, у которого есть физический адрес в штате, где работают ваши сотрудники, чтобы вы могли получать юридические документы от имени своего бизнеса.

Вам могут потребоваться разрешения для удаленных сотрудников

В некоторых штатах сотрудники, работающие из дома, должны получить разрешение на работу на дому. Важно проверить районирование округа или местные законы города, где работают ваши удаленные сотрудники, чтобы узнать, требуется ли разрешение для удаленных сотрудников.

Помните о проблемах, связанных с налоговой связью

«Налоговая связь» относится к сценарию, в котором компания имеет налоговое присутствие в штате, который не является ее основным местонахождением. Возможно, вашему бизнесу потребуется соблюдать законы о доходах, продажах и использовании и другие налоговые законы тех штатов, в которых работают ваши удаленные сотрудники. Однако это зависит от типа работы, которую выполняют ваши удаленные сотрудники.

Соблюдайте правила конфиденциальности и безопасности данных

Удаленные сотрудники полагаются на беспроводные сети, мобильные устройства и другие технологии и методы, которые потенциально могут сделать бизнес и данные сотрудников уязвимыми через общедоступный Wi-Fi и другие сети.Короче говоря, чем больше у вас работает удаленных сотрудников, тем выше риск того, что ваш бизнес станет жертвой кибератаки.

Поэтому жизненно важно, чтобы в вашем бизнесе были действующие правильные политики безопасности, конфиденциальности и данных, чтобы защитить важные данные и предотвратить их потерю.

Учитывать компенсацию работнику

Штаты обычно требуют, чтобы компании обеспечивали компенсацию своим работникам. Если возникла ситуация, когда удаленный работник получил травму на работе, важно, чтобы вы изложили четкие инструкции, касающиеся обязанностей и рабочего времени ваших удаленных сотрудников.Это так, если поданы требования о компенсации, связанные с работой, легко определить, что является истинным несчастным случаем, связанным с работой.

Малым предприятиям с удаленными сотрудниками в других штатах также жизненно важно получить соответствующие рекомендации и советы по сложным вопросам лицензирования. Это важно для предотвращения потенциальных проблем, которые может вызвать несоблюдение требований.

Один из способов обеспечить правильное управление бизнес-лицензиями — это приобрести пакет для исследования лицензий.

CT Corporation понимает, что для развития бизнеса требуется минное поле юридических обручей, которые нужно преодолеть.Обладая более чем 125-летним опытом лицензирования и соблюдения нормативных требований, они могут предоставить вам рекомендации и поддержку, чтобы обеспечить соответствие вашего бизнеса законодательным требованиям при наборе удаленных команд.

От руководства по иностранной квалификации до исследования соответствия бизнес-лицензий CT Corporation может предоставить вам ресурсы, которые потребуются для расширения вашего бизнеса и воспользоваться преимуществами, предоставляемыми удаленными сотрудниками.

Фото через Shutterstock

Это спонсируемый разговор, написанный мной от имени CT Corporation.Мнения и текст — все мои.

Наем удаленных сотрудников в новом состоянии: знайте правила

Удаленная работа — и прием на работу удаленно — стало новой нормой для многих профессионалов в связи с COVID-19, и многие компании начинают рассматривать возможность продления условий удаленной работы надолго -срок. Для тех, кто уже начал переход к более постоянной удаленной работе, связанные с этим требования соблюдения федеральных, государственных и местных законов о труде могут быть, мягко говоря, непростыми.

Руководство для удаленных сотрудников, электронная книга

Получите советы по найму удаленной рабочей силы и управлению ею.

Управляете ли вы сотрудниками, которые переехали в другие районы? Возможно, вы нанимаете новых сотрудников из районов за пределами офиса. Соблюдение нормативных требований может быть сложной задачей в обоих этих сценариях, особенно с учетом того факта, что в разных штатах разные требования к работодателям. Нам предстоит многое отслеживать, поэтому мы составили краткий обзор некоторых правил, которые следует учитывать при приеме на работу в новом штате.

Ищете помощь с новыми требованиями к найму в новых штатах? Узнайте, как Justworks может помочь вам расширить удаленную команду.

Наем удаленных сотрудников в новом штате

Важно знать, что юридические требования к ведению бизнеса варьируются от штата к штату. Работодатели удаленных сотрудников всегда должны помнить о государственных и местных законах, в которых работают и / или проживают их удаленные сотрудники, и определять, какие законы о занятости применяются к их удаленным сотрудникам.

Работодатели должны определить, какие законы штата и местные законы о занятости могут применяться к их удаленным сотрудникам в дополнение к применимым федеральным законам. Подпадает ли работодатель под действие закона определенного штата или местного законодательства, часто зависит от того, сколько у него сотрудников в этом штате или местности. Начните с регистрации в Департаменте труда каждого соответствующего штата и ознакомьтесь с их требованиями к трудоустройству.

Важно знать, что юридические требования к ведению бизнеса различаются в зависимости от штата.

Несмотря на то, что мы хотели бы разбить требования к трудоустройству каждого штата, нам еще предстоит многое покрыть. Однако есть несколько ключевых моментов, которые необходимо проверить на соответствие в любом состоянии. Хотя это не исчерпывающий список, темы, изложенные ниже, должны помочь вам начать работу.

Оплата удаленным работникам

В разных штатах (и в некоторых регионах) действуют разные требования по налогу на заработную плату. Это означает, что вам необходимо следить за соблюдением применимых государственных и местных сроков подачи заявок, налоговых ставок и налоговых изменений, а также федеральных законов.Подумайте о том, чтобы найти компанию, которая поможет вам управлять расчетом заработной платы. Например, Justworks, которая является профессиональной организацией работодателей (PEO), имеет право работать во всех 50 штатах и округе Колумбия и может помогать компаниям в начислении заработной платы.

Требования к заработной плате и часам

Закон о справедливых трудовых стандартах или FLSA — это федеральный закон, регулирующий минимальную заработную плату, сверхурочную работу, равную оплату труда, ведение учета и детский труд. FLSA обычно требует, чтобы работодатели выплачивали работникам как минимум минимальную заработную плату за все отработанные часы и сверхурочную оплату по ставке 1.5-кратная обычная ставка заработной платы сотрудника за часы, отработанные более 40 часов в рабочую неделю.

В разных штатах (и в некоторых регионах) действуют разные требования по налогу на заработную плату.

Обязательно ознакомьтесь с законами штата о заработной плате и часах на предмет дополнительных требований, особенно в отношении ведения учета, сверхурочной работы, минимальной заработной платы, льгот, частоты выплаты и ведомостей заработной платы.

Вам необходимо знать, когда меняются федеральные и государственные законы и постановления о занятости. Получите The Scoop, чтобы получать информацию о соответствии нормативным требованиям, которая влияет на ваш бизнес.

Требования к плакатам для работодателей

Многие федеральные, государственные и местные законы о труде требуют, чтобы работодатели размещали на рабочем месте плакаты с изложением прав сотрудников. Конечно, физические плакаты не так эффективны для удаленных сотрудников, которые не приходят на рабочее место каждый день, даже если трудовое законодательство требует, чтобы вы их размещали.

В зависимости от применимых требований к размещению сообщений, может оказаться целесообразным размещать сообщения в электронном виде или отправлять их по почте в бумажных экземплярах, которые они могут разместить на своем удаленном рабочем месте.Опять же, важно проверить все применимые законы, чтобы убедиться в соблюдении требований к публикации.

Иммиграционная служба

Есть ли у вашего нового сотрудника действующее разрешение на работу? Как работодатель, вам нужно будет заполнить форму I-9 — форму, утвержденную федеральным законодательством, которая подтверждает право на трудоустройство. Работодатели должны использовать Форму I-9 для проверки личности и разрешения на работу каждого нового сотрудника, нанятого после 6 ноября 1986 года для работы в США за заработную плату или другое вознаграждение. Justworks помогает оптимизировать процесс I-9 для наших клиентов, позволяя им заполнять электронные I-9 на платформе Justworks.

Согласно Службе гражданства и иммиграции США, «Форма I-9 является основой E-Verify». E-Verify сравнивает информацию формы I-9 с правительственными записями в Интернете, чтобы подтвердить, что сотрудник имеет право работать в США.

Заполнение формы I-9 требуется по закону для всех работодателей, тогда как участие в E-Verify является добровольным для большинства работодателей.

Заполнение формы I-9 по закону требуется для всех работодателей, тогда как участие в E-Verify является добровольным для большинства работодателей.Федеральные подрядчики и их субподрядчики с соответствующими контрактами, которые содержат пункт E-Verify Федерального постановления о закупках (FAR), обязаны использовать E-Verify.

Кроме того, в некоторых штатах есть требования E-Verify. Например, такие штаты, как Аризона и Миссисипи, требуют, чтобы все работодатели использовали E-Verify, а штаты, такие как Колорадо, Миссури, Небраска и Оклахома, требуют, чтобы все государственные подрядчики использовали E-Verify. Работодатели также должны быть знакомы с любыми законами штата, регулирующими электронные подписи, там, где удаленный сотрудник проживает или где работает работодатель, которые могут применяться.

Компенсация для удаленных сотрудников

Вам нужна политика вознаграждения сотрудников, которая распространяется на удаленных сотрудников? Короткий ответ: да. Тот факт, что они не работают в офисе, не обязательно означает, что их не нужно учитывать в политике оплаты труда сотрудников. Они могут иметь право на получение компенсационных выплат работникам за травмы или профессиональные заболевания, произошедшие дома, — если травма или заболевание возникли во время работы или во время работы.

Мы создали руководство с советами по найму удаленных сотрудников и соблюдению при этом требований.Загрузите нашу электронную книгу о том, как нанять удаленно.

Как Justworks может помочь

Хотя приведенный выше не является исчерпывающим списком всех юридических требований, которые вам необходимо учитывать, он должен дать вам представление о некоторых вещах, которые вам необходимо учитывать при приеме на работу сотрудников в новом штате (или в нескольких штатах). ). Обязательно тщательно изучите, какие правила применяются в штатах, в которых находятся ваши сотрудники, чтобы ваш бизнес оставался соответствующим.

Если вы заинтересованы в оптимизации процесса соответствия новым требованиям к найму, Justworks может вам помочь.Мы помогаем работодателям выполнять многие из обязательств, связанных с трудоустройством, включая платежную ведомость и соответствующие налоговые декларации, а также получение компенсаций работникам и государственного страхования от безработицы. И не только это, мы также следим за изменениями нормативных требований, чтобы понимать, какое влияние они оказывают на наших клиентов. Наша универсальная платформа упрощает процесс расчета заработной платы и другие внутренние функции, а это означает, что вы можете больше времени тратить на развитие своей команды и своего бизнеса.

Этот материал был подготовлен только для информационных целей и не предназначен для предоставления юридических или налоговых консультаций, и на них нельзя полагаться.Если у вас есть какие-либо юридические или налоговые вопросы относительно этого контента или связанных с ним вопросов, вам следует проконсультироваться со своим профессиональным юрисконсультом или налоговым консультантом.

Как стать работодателем: удаленные сотрудники | Джен Ремсик | Очаровательный

Рисунок Келли Раувердинк

Часть II моей серии о расширении вашего малого бизнеса. Я описал, как нанимать сотрудников, которые находятся за пределами вашего местного штата. В моем случае это означает любое место за пределами Висконсина.

Примечание. Это не юридическая консультация, и она не предназначена для этого.

В какой-то момент у Adorable IO было семь удаленных сотрудников в пяти разных штатах. Как и в Висконсине, вы должны зарегистрировать свою компанию в каждом штате, в котором у вас есть сотрудники. В каждом штате свои требования и процессы, которые могут сбивать с толку. Некоторые штаты выдадут вашему бизнесу один идентификационный номер, который будет использоваться для подоходного налога штата, налога на безработицу и т. Д. В то время как другие штаты выдадут другой номер для подоходного налога штата, безработицы, компенсации работникам и т. Д. магазин, чтобы зарегистрироваться и установить флажки для различных налоговых требований.В то время как другие требуют, чтобы вы охотились за каждым нужным URL-адресом, и вам приходилось вводить одну и ту же информацию снова и снова. Я собираюсь поделиться шагами, которые я узнал для Флориды, Северной Каролины, Орегона, Юты и Вашингтона.

Перед тем, как перейдет к шагам, перечисленным ниже, получите адрес зарегистрированного агента, если у вас нет офиса в штате, в котором вы ищите работу. Мы используем услугу InCorp. InCorp предоставляет и другие услуги. Они могут помочь вам подать необходимые документы во всех 50 штатах для создания юридического лица.

Флорида

Зарегистрируйтесь как внештатное предприятие (иностранное юридическое лицо) Флорида StartUp Co.
Получите налог на повторную занятость во Флориде (ранее налог на безработицу) Департамент доходов Флориды
Работодатель Войдите в систему после создания учетной записи Подключиться : Департамент экономических возможностей Флориды

Северная Каролина

Регистрация в качестве иностранного лица Государственный секретарь штата Северная Каролина
Подоходный налог штата Налоговое управление штата Северная Каролина
Безработица штата Северная Каролина Отдел занятости Министерства торговли Безопасность

Орегон

После регистрации в качестве иностранного юридического лица вам будет предоставлен ваш бизнес-идентификационный номер (BIN).Этот номер будет основным номером для государственного подоходного налога, налога на безработицу и тримета.

Зарегистрируйтесь как иностранное юридическое лицо Государственный секретарь штата Орегон
Налоги Налоговое управление штата Орегон как по подоходному налогу штата, так и по налогу на безработицу. Мы также должны платить налог Trimet, поскольку наши сотрудники проживают в Портленде.
Компенсация работникам Отдел компенсации работникам штата Орегон

Юта

Зарегистрировать как иностранное юридическое лицо Служба государственного управления штата Юта.Ссылку на создание учетной записи трудно найти, поскольку на сайте так много информации.
Подоходный налог штата Налоговая комиссия штата Юта
Уровень безработицы штата Юта Департамент трудовых ресурсов штата Юта

Вашингтон

Зарегистрироваться как иностранное лицо Государственный секретарь штата Вашингтон
Единый бизнес-идентификатор (UBI) Департамент доходов штата Вашингтон
Безработица штата Вашингтон Департамент безопасности занятости
Компенсация работникам Департамент труда и промышленности штата Вашингтон

Негосударственные особенности

Обязательно сообщите своему страховому агенту, что вы добавил удаленного сотрудника.Им нужно будет знать штат и налоговый номер по безработице для каждого штата, в котором у вас есть удаленный сотрудник. Убедитесь, что вы понимаете разницу между сотрудником и независимым подрядчиком. Совсем недавно американское семейное страхование было в новостях, потому что у них были люди, работающие в качестве независимых подрядчиков, а не в качестве сотрудников. Американская семья может выплатить 1 миллиард долларов пенсионных пособий (по данным Wisconsin State Journal).

Manifestly — полезный инструмент, позволяющий не пропустить этапы адаптации любого сотрудника.Я создал шаблон контрольного списка, который содержит следующие элементы (и многое другое), чтобы убедиться, что все было сделано, когда мы привлекаем новых людей:

Попросите вашего сотрудника заполнить необходимые документы для нового найма:
Форма I-9 которая подтверждает, что работник имеет законную возможность работать в США.
Соответствующая форма удержания подоходного налога штата, в которой указано, сколько вычитаться из их заработной платы по налогам штата.
Форма освобождения от уплаты налогов по федеральному подоходному налогу вычесть из своей заработной платы федеральные налоги
Подайте налоговую декларацию, и ваша служба расчета заработной платы должна сделать это за вас.

Служба расчета заработной платы может еще больше упростить рабочий процесс управления сотрудниками. Мы выбрали ADP. Эта служба вычитает соответствующие удержания для каждого сотрудника на основе заполненных налоговых форм, и они подают необходимые налоговые декларации и платежи. Это должно быть. Лучше проводить время в другом месте.

Как видите, у каждого государства свои процессы и требования при регистрации юридического лица и найме сотрудников. Я включил процесс, который я прошел для пяти состояний, но каждый из них уникален.Если вы нанимаете сотрудников в состоянии, которое я не описал, обратитесь в службу расчета заработной платы. Узнайте у них, что им нужно для сотрудника, находящегося в другом штате. Они будут более чем счастливы рассказать вам, и они могут даже предоставить ссылки, которые помогут вам начать работу.

Удачного приема на работу!

Ссылки:

Джейн Кларк с Clark & Gotzler

Porter & Sacks, CPA

Штат Орегон: Бизнес — Нужно ли мне регистрировать свой бизнес в Орегоне?

Содержание страницы

Средство «Ведение бизнеса»…

Ожидаете ли вы получить прибыль от своей деятельности в Орегоне? Если да, то вы, вероятно, ведете бизнес в Орегоне. Налогоплательщик, имеющий в штате Орегон одно или несколько из следующих, явно ведет бизнес в этом штате:

Офис.
Место деятельности, кроме офиса,
где регулярно ведутся дела корпорации.
Сотрудники или представители, предоставляющие услуги, такие как бухгалтерские или личные услуги,
клиентам как основной вид деятельности.
Сотрудники или представители, предоставляющие услуги, связанные с продажей материального или нематериального личного имущества, такие как установка, осмотр, техническое обслуживание, гарантия или ремонт продукта.
Экономическое присутствие, благодаря которому налогоплательщик регулярно использует преимущества экономики штата Орегон для получения дохода.
Товарный запас

Регистрация может потребоваться для выполнения требований другого агентства, с которым ваша компания ведет бизнес.

Некоторые виды деятельности не означают, что вы занимаетесь бизнесом

Определенные действия, предпринятые сами по себе, не означают, что вы ведете бизнес в Орегоне. Вот несколько примеров:

Ведение, защита или урегулирование любого судебного разбирательства.
Проведение заседаний совета директоров или акционеров либо осуществление иной деятельности, связанной с внутрикорпоративными делами.
Ведение банковских счетов.
Обслуживание офисов или агентств по передаче, обмену и регистрации собственных ценных бумаг корпорации или содержание доверенных лиц или депозитариев в отношении этих ценных бумаг.
Продажа через независимых подрядчиков.
Запрос или получение заказов по почте, через сотрудников, агентов или иным образом, если заказы требуют принятия за пределами этого штата до того, как они станут контрактами.

Дистанционный трудовой договор

Работник на дистанционной работе: трудовой договор

Получение согласия об обработке персональных данных дистанционно

Предварительный медицинский осмотр

Ознакомление с локальными нормативными актами

Заключение трудового договора дистанционно — какие документы нужны

Заключение трудового договора с удаленным сотрудником

Инструктаж по охране труда и оформление приказа

Оформление кадровых документов

Дистанционный работник (Как оформить прием на работу)

Дистанционная работа и дистанционный работник

Преимущества дистанционной работы

Отличие дистанционного работника от надомного

Как принять на работу дистанционного работника

Трудовой договор с дистанционным работником

Приказ о дистанционной работе

Трудовая книжка дистанционного работника

Законодательная база

Государственная инспекция труда в Омской области

Дистанционная работа на Крайнем Севере: оформление и льготы

Нужно ли получать согласие работника на дистанционку?

Сохранятся ли «северные» льготы?

6.3. Как оформить дистанционного работника. Как организовать дистанционный бизнес?

Читайте также

Рой Дэвис: глава отдела дистанционного обучения компании SMB Capital

2.6. Программа дистанционного образования

Как правильно оформить передачу денег в долг?

6.1. Как оформить бухгалтерские записи при обнаружении ошибок в налоговых регистрах

Не платите налоги. Как оформить и получить налоговый вычет при ипотеке?

8.1 Как правильно оформить предварительные договоренности

Глава 19 Классификация технологий дистанционного банковского обслуживания

4.5. Поощрение работника

Глава 1 Как выбрать вид дистанционного бизнеса?

Глава 3 Нужны ли помещения при организации дистанционного бизнеса?

Глава 4 Какие договоры нужны для организации дистанционного бизнеса?

4.4. Какие аутсорсинговые договоры требуются для организации дистанционного бизнеса

6.4. Как оформить надомного работника

Как оформить трудовые отношения

Как привлекательно оформить фасад

ЭЛКОД: Как оформить привлечение дистанционного работника к сверхурочной работе: отвечает эксперт ГИТ

Что изменилось в порядке оформления наемных работников на дистанционную (удаленную) работу и увольнения дистанционных работников

Изменение в порядке оформления наемных работников на дистанционную (удаленную) работу

Использование электронного документооборота при оформлении наемного работника на дистанционную (удаленную) работу

Порядок заключения трудового договора путем обмена электронными документами регламентируется статьей 312.3 Трудового кодекса.

Что должно быть учтено при оформлении наемного работника на дистанционную (удаленную) работу

Какие локальные нормативные акты должны быть скорректированы при переводе наемных работников на дистанционную (удаленную) работу

Что нужно знать при найме удаленных сотрудников за пределами штата

Налоговые вопросы

5 Налоговые аспекты, за которыми следует следить

В некоторых штатах упрощена налоговая регистрация.Другие, не так уж и много.

Роль и стаж сотрудников влияют на ваши налоговые риски

Некоторые государства требуют особых видов льгот

Остерегайтесь двойного налогообложения из соображений удобства государства-работодателя

Государства с налоговой взаимностью

Идите туда, где есть талант

3 Рекомендации по талантам к примечанию

Лучшие и худшие штаты для работы из дома в

Некоторые штаты предлагают финансовые стимулы для удаленных сотрудников

Посмотрите на штаты с высоким уровнем безработицы

Обоснование необходимости найма повсюду

Удержание государственных налогов и другие обязательства для удаленных работников.То, чего вы не знаете, МОЖЕТ навредить вам. (ЧАСТЬ 1)

Legal Compliance for Out of State Remote Workers

Нужна ли бизнес-лицензия для удаленных сотрудников?

Помните о требованиях к начислению заработной платы для удаленных сотрудников

Принимайте во внимание требования к иностранной квалификации

Вам могут потребоваться разрешения для удаленных сотрудников

Помните о проблемах, связанных с налоговой связью

Соблюдайте правила конфиденциальности и безопасности данных

Учитывать компенсацию работнику

Наем удаленных сотрудников в новом состоянии: знайте правила

Наем удаленных сотрудников в новом штате

Оплата удаленным работникам

Требования к заработной плате и часам

Требования к плакатам для работодателей

Иммиграционная служба

Компенсация для удаленных сотрудников

Как Justworks может помочь

Как стать работодателем: удаленные сотрудники | Джен Ремсик | Очаровательный

Штат Орегон: Бизнес — Нужно ли мне регистрировать свой бизнес в Орегоне?