Пример базы данных в excel: Создание базы данных в Excel

Содержание

Создание базы данных в Excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой

иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)

автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т. д.)

выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

Создание базы данных в Excel

Создание простой базы данных на рабочем листе Excel. Использование раскрывающихся списков для ввода данных. Файл с примером для скачивания.

Создание базы данных в Excel рассмотрим на примере рабочей таблицы для учета движений по кассе небольшого предприятия. На протяжении последних 9 лет эта база данных была у меня основной, заполняемой ежедневно. Кроме нее я использовал свои базы данных в Excel для хранения информации о наемных работниках, для начисления заработной платы и расчета налогов и взносов, учета результатов инвентаризаций и другие. Настоящие базы данных представляют из себя систему взаимосвязанных таблиц с программным ядром для отбора и отображения информации, а базы данных в Excel обычно состоят из одной таблицы – набора данных.

Создание базы данных в Excel

Колонки в базах данных называются полями, а строки – записями. В первую строку чистого листа рабочей книги записываем наименования полей. Если в вашем наборе данных в первое поле записывается дата, то лучше сразу этому полю задать соответствующий формат. Выделите первый столбец, выберите в контекстном меню «Формат ячеек …» и задайте ему необходимый формат даты. Кроме того, очень неплохо будет организовать автоматическую запись текущей даты в первом поле каждой новой записи. В графах создаваемой базы данных с денежными суммами устанавливаем числовой формат с двумя знаками после запятой. В остальных полях можно оставить общий формат.

В справке по Excel рекомендуется выделять наименования полей жирным шрифтом и курсивом, чтобы программа могла самостоятельно их распознавать и отличать от записей. Для наименования полей используем только отдельные, не объединенные, ячейки, чтобы можно было удобно использовать автофильтр для отбора записей и, при желании, автоформу. Я автоформу никогда не использую, так как меня в таблице Excel больше всего привлекает наглядность, когда можно видеть сразу некоторый диапазон записей, а не только одну строку, как в автоформе. Для внесения новой записи в базу данных Excel автоформу тоже не всегда удобно использовать, так как заполнение новой строки непосредственно в таблице можно организовать с помощью раскрывающихся списков, а похожие строки можно добавлять с помощью копирования и вставки, перезаписывая затем изменяемые показатели.

Как видно, для примера, я уже добавил в базу данных начальное сальдо. Еще, обязательно, нужно закрепить на экране первую строку (в Excel 2010 это: Вид – Закрепить области – Закрепить верхнюю строку). Затем выбираем первые три строки нашей таблицы и добавляем границы ячеек. Лист назовем «Касса».

Создание раскрывающихся списков

Списки для выбора значений мы создаем для полей «Торговая точка», «Вид прихода», «Вид расхода», «Получатель/плательщик». В моей базе данных «Получатель/плательщик» называется короче – «Субъект», и между полями «Дата» и «Торговая точка» есть поле «Фирма», где до 2 квартала 2012 года выбирал ИП или ООО.

Для создания раскрывающихся списков наименования нужных полей копируем на чистый лист этой же рабочей книги, который назовем «Списки». Под наименованиями полей записываем в виде списка нужные значения.

Чтобы эти диапазоны значений можно было добавить в формулу для выбора в раскрывающемся списке, им необходимо присвоить имена. Причем, создавать мы будем динамические именованные диапазоны, чтобы не приходилось каждый раз изменять диапазон в формуле выбора данных при добавлении нового значения. Для этого переходим на лист «Списки» и открываем окно создания имени (в Excel 2010 это: Формулы – Присвоить имя; свои файлы создавал в Excel 2000, но сейчас его структуру меню не помню). Записываем:
Имя: Торговая_точка_выбор,
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$A:$A)-1;1)

Нажимаем «ОК» и первый динамический диапазон создан. То же самое проделываем и для других диапазонов:

Имя: Вид_прихода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$B$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$B:$B)-1;1)

Имя: Вид_расхода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$C$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$C:$C)-1;1)

Имя: Получатель_плательщик_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$D$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$D:$D)-1;1)

Когда всем диапазонам со списками значений для выбора присвоены имена, переходим на лист «Касса» и создаем в ячейках соответствующих колонок раскрывающиеся списки. Для этого выбираем ячейку «B3» и открываем окно «Проверка вводимых значений» (в Excel 2010 это: Данные – Проверка данных – Проверка данных). На вкладке «Параметры» выбираем Тип данных: Список, а в Источник записываем: =Торговая_точка_выбор.

Для остальных полей базы данных, где будут у нас раскрывающиеся списки, тоже выбираем в Тип данных: Список, в Источник добавляем соответствующее колонке имя диапазона:

для «D3»: =Вид_прихода_выбор,
для «F3»: =Вид_расхода_выбор,
для «G3»: =Получатель_плательщик_выбор.

На этом в третьей строке нашей базы данных ячейки с раскрывающимися списками созданы. Далее, выделяем третью запись нашей таблицы и копируем ее протягиванием на нужное количество строк.

Внешний вид базы данных в Excel

Для внешнего оформления базы данных используйте цвета, которые вам нравятся. Я выделяю цветом строку с наименованиями полей, фон вне таблицы и те ячейки, в которые значения вставляются из раскрывающихся списков.

Когда наберется достаточно большое количество записей примените к таблице автофильтр, он поможет делать самые различные выборки из вашей базы данных без использования VBA.

Ну и раз уж это база данных для ведения кассы, в любую ячейку закрепленной строки, правее наименований полей, вставьте формулу: =СУММ(C:C)-СУММ(E:E), чтобы всегда видеть текущий остаток денег в кассе.

Скачать пример базы данных в Excel

В архиве для скачивания представлен мой файл базы данных в Excel с макросом для автоматической записи текущей даты. При выборе ячейки во втором столбце, если ячейка в первом столбце пустая, то в нее автоматически записывается текущая дата. Код для автоматической записи текущей даты был доработан, и, если вы хотите его использовать, скопируйте из статьи VBA Excel. Автоматическая запись текущей даты и времени, параграф «Окончательный вариант».

Скачать архив с файлом базы данных

Базы данных в excel примеры

Создание базы данных в Excel

Колонки в базах данных называются полями, а строки – записями. В первую строку чистого листа рабочей книги записываем наименования полей. Если в вашем наборе данных в первое поле записывается дата, то лучше сразу этому полю задать соответствующий формат. Выделите первый столбец, выберите в контекстном меню «Формат ячеек . » и задайте ему необходимый формат даты. Кроме того, очень неплохо будет организовать автоматическую запись текущей даты в первом поле каждой новой записи. В графах создаваемой базы данных с денежными суммами устанавливаем числовой формат с двумя знаками после запятой. В остальных полях можно оставить общий формат.

Создание раскрывающихся списков для базы данных

Нажимаем «ОК» и первый динамический диапазон создан. То же самое проделываем и для других диапазонов:

Имя: Вид_прихода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$B$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$B:$B)-1;1)

Имя: Вид_расхода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$C$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$C:$C)-1;1)

Имя: Получатель_плательщик_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$D$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$D:$D)-1;1)

для «D3»: =Вид_прихода_выбор,
для «F3»: =Вид_расхода_выбор,
для «G3»: =Получатель_плательщик_выбор.

Внешний вид базы данных в Excel

Скачать пример базы данных в Excel

Шаблоны Excel для баз данных позволяют хранить информацию в упорядоченной форме в расчётных листах программы Excel. Таким образом, мы располагаем всей собранной воедино и ясной информацией чтобы использовать её, когда она нам нужна.

Что такое база данных в Excel

Базы данных в Excel состоят из ряда таблиц со столбцами и строками, распределенных в расчётном листе который с помощью функций Еxcel позволяет нам организовывать и соотносить данные, представляющие интерес.

Образцы базы данных

Если вы не знаете, как создать базу данных в Excel, то лучше загрузить данные в шаблон Excel для скачивания. Базы данных могут собирать любую информацию, от людей до товаров и денежных сумм, поэтому существуют различные модели баз данных в Excel, модифицированные в зависимости от типа информации. Некоторые из баз данных в Excel, которые можно встретить:

База данных для счетов-фактур в Excel
База данных для склада в Excel
База данных по продажам в Excel
База данных для инвентаризации в Excel
База данных клиентов в Excel

База данных в Excel для бесплатного скачивания

Excel позволяет создавать базы данных, но если мы сами не умеем создать базу данных, лучшее, что мы можем сделать, это найти и скачать шаблоны баз данных. Есть много бесплатных баз данных в Excel с уже разработанными расчётными листами , как например, образец базы данных в Excel, который вы найдете ниже, где функции Excel уже введены, и вы просто должны ввести свои данные в ячейки.

хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных – все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home – Format as Table) . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты – город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW) . Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY) .

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP) . Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные – Проверка данных (Data – Validation) , указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл – Параметры – Настройка ленты (File – Options – Customize Ribbon) . В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert – Module и вводим туда код нашего макроса:

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer – Insert – Button) :

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас – какой именно макрос нужно на нее назначить – выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Шаг 4. Связываем таблицы

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations) . В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка – Сводная таблица (Insert – Pivot Table) . В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений – и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh) , т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

особенности создания, примеры и рекомендации

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений. Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных. Она нужна везде – на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных.

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных — довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.

Особенности формата ячеек

Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие-либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака. А если где-либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок. Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню «Формат ячеек».

Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы. Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля. Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

Фиксация «шапки» базы данных

Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки. В Excel 2007 это можно совершить следующим образом: перейти на вкладку «Вид», затем выбрать «Закрепить области» и в контекстном меню кликнуть на «Закрепить верхнюю строку». Это требуется, чтобы зафиксировать «шапку» работы. Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх-вниз будет теряться главная информация – названия полей, что неудобно для пользователя.

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека. Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество. Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.

Как создать раскрывающиеся списки?

Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.

Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена. Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием «Родители» и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2007 это можно сделать, кликнув на «Формулы» и нажав «Присвоить имя». В поле имени записываем: ФИО_родителя_выбор. Но что написать в поле диапазона значений? Здесь все сложнее.

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон. Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона. Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Работа с базой данных в Excel почти завершена. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках. Для этого кликаем на пустой ячейке (например B3), расположенной под полем «ФИО родителей». Туда будет вводиться информация. В окне «Проверка вводимых значений» во вкладке под названием «Параметры» записываем в «Источник» =ФИО_родителя_выбор. В меню «Тип данных» указываем «Список».

Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!

Внешний вид базы данных

Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных. Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку. Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

Можно выделить всю информацию, содержащуюся на листе Excel, скопировать ее и перенести в другую программу. Для этого выделите данные, предназначенные для копирования, и щелкните правой кнопкой мышки. В контекстном меню нажимайте «Копировать». Затем переключитесь на Access, выберите вкладку «Таблица», группу «Представления» и смело кликайте на кнопку «Представление». Выбирайте пункт «Режим таблицы» и вставляйте информацию, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав «Вставить».

Можно импортировать лист формата .xls (.xlsx). Откройте Access, предварительно закрыв Excel. В меню выберите команду «Импорт», и кликните на нужную версию программы, из которой будете импортировать файл. Затем нажимайте «ОК».

Можно связать файл Excel с таблицей в программе Access. Для этого в «Экселе» нужно выделить диапазон ячеек, содержащих необходимую информацию, и, кликнув на них правой кнопкой мыши, задать имя диапазона. Сохраните данные и закройте Excel. Откройте «Аксесс», на вкладке под названием «Внешние данные» выберите пункт «Электронная таблица Эксель» и введите ее название. Затем щелкните по пункту, который предлагает создать таблицу для связи с источником данных, и укажите ее наименование.

Вот и все. Работа готова!

Источник

Функции баз данных

Главная » Функции Excel »

28 Апрель 2011 Дмитрий 104850 просмотров

В данной категории собраны несколько специфические функции для работы с упорядоченными данными. Не зря категория включает в себя упоминание про базы данных: таблицы для работы этих функций должны отвечать определенным требованиям:

таблица должна обязательно содержать заголовки столбцов. Эти заголовки должны располагаться строго в одной строке, не должны содержать объединенных и пустых ячеек.
таблица должна быть неделимая, т.е. не должна содержать полностью пустых строк и столбцов, а так же объединенных ячеек
в каждом столбце должна содержаться однотипная информация: если в столбце должны содержаться даты, значит кроме дат там не должно быть ничего другого; если в столбце числа(суммы, кол-во) — значит должны быть только числа. Не следует при отсутствии чисел оставлять ячейку пустой или ставить пробел. Вместо этого необходимо ставить 0.

Для разбора функции баз данных возьмем следующий пример таблицы:

Данная таблица отвечает всем требованиям для работы с функциями баз данных, однако, чтобы более удобно и гибко работать с функциями баз данных лучше сместить таблицу данных на несколько строк вниз, а выше добавить таблицу критериев, где будут формироваться условия отбора данных из основной таблицы:

Именно для этой таблицы будут приведены все примеры описаний функций. И критерии заданы следующие: отбирать из поля «Дерево» Яблони с высотой больше 3 и меньше 6 и Вишни, со значением в поле «Возраст» больше 8. Если посмотреть на таблицу данных(из которой будут отбираться данные и производится расчеты функциями), то этим критериям отвечают только две строки: строки 9 и 10 листа.
Как видно, в качестве критериев можно указывать выражение в виде: >6, , 0(не равно нулю), >=7, . Так же знаки равенства и сравнения можно применять и с текстовыми данными, например: «Яблоня».

Все функции из категории баз данных имеют три одинаковых аргумента:
Функция(база_данных; поле; критерий)
база_данных — ссылка на ячейки данных таблицы, включая заголовок(A6:E12).
поле — в данном аргументе можно записать как непосредственно текст с названием столбца в кавычках («Дерево», «Возраст» или «Урожай»), так и число, задающее положение столбца в таблице: 1 — для первого поля(столбца) в таблице «Дерево», 2 — для второго поля «Высота», 3 — для третьего поля «Возраст» и так далее.
критерий — ссылка на диапазон ячеек с условиями отбора(A1:F3). Функция отберет данные из таблицы, которые удовлетворяют условиям, указанным в ячейках критериев. В ссылке на критерии обязательно должны быть включены названия столбцов, для которых выполняется отбор данных.

ДСРЗНАЧ(DAVERAGE) — Вычисляет среднее значение выбранных записей базы данных:
=ДСРЗНАЧ(A6:E12;5;A1:F3)
=ДСРЗНАЧ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DAVERAGE(A6:E12,5,A1:F3)вернет значение 90 000р., т.к. сумма прибыли отобранных записей равна 180 000р., а всего отобрано 2 записи. 180 000/2 = 90 000.
БСЧЁТ(DCOUNT) — Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных:
=БСЧЁТ(A6:E12;5;A1:F3)
=БСЧЁТ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DCOUNT(A6:E12,5,A1:F3)вернет число 2, т.к. только две строки в таблице отвечают критериям
БСЧЁТА(DCOUNTA) — Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных:
=БСЧЁТА(A6:E12;4;A1:F3)
=БСЧЁТА(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DCOUNTA(A6:E12,4,A1:F3)вернет 2, т.е. подсчитает в отвечающих критериям строках количество непустых ячеек в столбце «Прибыль»
БИЗВЛЕЧЬ(DGET) — Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию:
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;5;A1:F3)
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DGET(A6:E12,5,A1:F3)для заданных условий вернет значение ошибки #ЧИСЛО!(#NUM!), т.к. этим условиям отвечает более одной записи. Если же указать диапазон для критерия как:
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;5;A1:F2)то функция вернет значение 75 000р., т.е. единственную запись о прибыли для Яблонь с высотой больше 3 и меньше 6 (в данный промежуток попадает лишь строка 10 — Яблона, высота 5)
ДМАКС(DMAX) — Находит максимальное значение среди выделенных записей базы данных:
=ДМАКС(A6:E12;5;A1:F3)
=ДМАКС(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DMAX(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму 105 000р., т.к. это максимальная прибыль из всех отвечающих критериям строк.
ДМИН(DMIN) — Находит минимальное значение среди выделенных записей базы данных:
=ДМИН(A6:E12;5;A1:F3)
=ДМИН(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DMIN(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму 75 000р., т.к. это минимальная прибыль из всех строк, отвечающих критериям
БДПРОИЗВЕД(DPRODUCT) — Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию:
=БДПРОИЗВЕД(A6:E12;3;A1:F3)
=БДПРОИЗВЕД(A6:E12;»Возраст»;A1:F3)
=DPRODUCT(A6:E12,3,A1:F3)вернет 210, т.к. будут перемножены все значения столбца «Возраст», отвечающие критериям(14*15=210)
ДСТАНДОТКЛ(DSTDEV) — Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных:
=ДСТАНДОТКЛ(A6:E12;4;A1:F3)
=ДСТАНДОТКЛ(A6:E12;»Урожайность»;A1:F3)
=DSTDEV(A6:E12,4,A1:F3)вернет 0,707107, т.е. оценку стандартного отклонения урожайности по указанным критериям.
ДСТАНДОТКЛП(DSTDEVP) — Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных:
=ДСТАНДОТКЛП(A6:E12;4;A1:F3)
=ДСТАНДОТКЛП(A6:E12;»Урожайность»;A1:F3)
=DSTDEVP(A6:E12,4,A1:F3)вернет 0,5, т.е. точное стандартное отклонение урожайности по указанным критериям, если считать, что данные в базе данных описывают генеральную совокупность всех деревьев в саду.
БДСУММ(DSUM) — Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию:
=БДСУММ(A6:E12;5;A1:F3)
=БДСУММ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DSUM(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму прибыли всех строк, отвечающих критериям, т.е. 180 000р.
=БДСУММ(A6:E12;5;A1:A2)
=DSUM(A6:E12,5,A1:A2)вернет сумму прибыли от всех Яблонь, т.е. 225 000р.
БДДИСП(DVAR) — Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных:
=БДДИСП(A6:E12;4;A1:A2)
=БДДИСП(A6:E12;»Урожайность»;A1:A2)
=DVAR(A6:E12,4,A1:A2)вернет 0,5, что будет оценкой дисперсии урожайности по указанным критериям, если считать, что данные в таблице являются выборкой из генеральной совокупности всех деревьев в саду
БДДИСПП(DVARP) — Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных:
=БДДИСПП(A6:E12;4;A1:A2)
=БДДИСПП(A6:E12;»Урожайность»;A1:A2)
=DVARP(A6:E12,4,A1:A2)вернет 10,66667, т.е. точную дисперсию урожайности Яблонь и Вишень, если считать, что данные в базе данных описывают генеральную совокупность всех деревьев в саду

Импорт или связывание данных в книге Excel

Графические элементы

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Вычисляемые значения

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

Многозначные поля

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.

Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. В Excel для Windows используется система дат 1900, в которой даты представляются целыми числами от 1 до 65 380, соответствующими датам от 1 января 1900 г. до 31 декабря 2078 г. В Excel для Macintosh используется система дат 1904, в которой даты представляются целыми числами от 0 до 63 918, соответствующими датам от 1 января 1904 г. до 31 декабря 2078 г.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Пустые значения

В конце операции импорта может отобраться сообщение об ошибке, в связи с данными, которые были удалены или потеряны в ходе операции, или при просмотре таблицы в режиме таблицы может оказаться, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк содержат значения с разными типами данных, откройте исходный таблицу и сделайте следующее:

Отформатируйте исходные столбцы.

Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.

В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Тип отсутствующих значений

Конечный объект импорта

Тип целевого поля

Решение

Текст

Новая таблица

Поле даты

Замените все текстовые данные значениями дат и повторите попытку импорта.

Текст

Существующая таблица

Числовое поле или поле даты

Замените все текстовые данные значениями, соответствующими типу данных конечного поля, и повторите попытку импорта.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.

Первые восемь строк в исходных столбцах на сайте содержат только числические значения, а в последующих строках содержатся некоторые значения дат. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

Некоторые из первых восьми строк содержат значения дат, которые импортируются в числовые поля. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените значения дат числовыми значениями в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Если столбец содержит преимущественно значения дат и несколько текстовых значений, в некоторых случаях все значения дат отображаются как случайные пятизначные числа. Чтобы избежать этой проблемы, замените текстовые значения значениями дат и попробуйте выполнить операцию импорта повторно.

Числовые значения, замененные значениями даты

Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.

Первые восемь строк исходных столбцов содержат только значения дат, а последующие строки содержат некоторые числические значения. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Некоторые из первых восьми строк содержат числовые значения, импортируемые в поля дат. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Создание модели данных в Excel

Модель данных позволяет интегрировать данные из нескольких таблиц, эффективно построение источника реляционных данных Excel книге. В Excel данных модели данных применяются прозрачно, что обеспечивает табличные данные, используемые в сводных таблицах и на сводных таблицах. Модель данных визуализируются как набор таблиц в списке полей, и в большинстве моментов вы даже не узнаете, что она там.

Прежде чем приступить к работе с моделью данных, необходимо получить некоторые данные. Для этого мы используем power query & Transform ( Get & Transform), чтобы вы могли захотеть вернуться на шаг назад и посмотреть видео или воспользоваться учебным руководством по & Преобразование и Power Pivot.

Где есть Power Pivot?

Excel 2016 & Excel для Microsoft 365 — На ленте есть Power Pivot.

Excel 2013 — Power Pivot входит в выпуск Office профессиональный плюс версии Excel 2013, но по умолчанию не включен. Подробнее о запуске надстройки Power Pivot для Excel 2013.

Excel 2010 — скачайте надстройку Power Pivot, а затем установите надстройку Power Pivot,

Где находится & преобразование (Power Query)?

Excel 2016 & Excel для Microsoft 365 — & Power Query интегрирован с Excel на вкладке Данные.

Excel 2013 : Power Query — это надстройка, которая входит в состав Excel, но ее необходимо активировать. Перейдите в > файлов > надстройки ,а затем в меню Управление в нижней части области выберите Надстройки COM > Перейти. Проверьте, нет ли в Microsoft Power Query Excel, а затем ОК, чтобы активировать его. На ленту будет добавлена вкладка Power Query.

Excel 2010—
скачивание и установка надстройки Power Query.. После активации на ленту будет добавлена вкладка Power Query.

Начало работы

Во-первых, вам нужно получить некоторые данные.

В Excel 2016 и Excel для Microsoft 365 используйте data > Get & Transform Data > Get Data (Получить данные), чтобы импортировать данные из любого числа внешних источников данных, таких как текстовый файл, книга Excel, веб-сайт, Microsoft Access, SQL Server или другая реляционная база данных, которая содержит несколько связанных таблиц.

В Excel 2013 и 2010 перейдите в Power Query > Получитьвнешние данные и выберите источник данных.

Excel предложит выбрать таблицу. Если вы хотите получить несколько таблиц из одного источника данных, проверьте параметр Включить выбор нескольких таблиц. При выборе нескольких таблиц Excel автоматически создает модель данных.

Выберите одну или несколько таблиц и нажмите кнопку Загрузить.

Если вам нужно изменить исходные данные, можно выбрать параметр Изменить. Дополнительные сведения см. в обзоре редактора запросов (Power Query).

Теперь у вас есть модель данных, которая содержит все импортируемые таблицы, и они будут отображаться в списке полей таблицы.

Примечания:

Модели создаются неявно, когда вы импортируете в Excel несколько таблиц одновременно.

Модели создаются явно, если вы импортируете данные с помощью надстройки Power Pivot. В надстройке модель представлена в макете со вкладками так же, как Excel, где каждая вкладка содержит табличные данные. Сведения о том,как импортировать данные с помощью базы данных, см. в этой SQL Server Power Pivot.

Модель может содержать одну таблицу. Чтобы создать модель на основе только одной таблицы, выберите таблицу и нажмите кнопку Добавить в модель данных в Power Pivot. Это может понадобиться в том случае, если вы хотите использовать функции Power Pivot, например отфильтрованные наборы данных, вычисляемые столбцы, вычисляемые поля, ключевые показатели эффективности и иерархии.

Связи между таблицами могут создаваться автоматически при импорте связанных таблиц, у которых есть связи по первичному и внешнему ключу. Excel обычно может использовать импортированные данные о связях в качестве основы для связей между таблицами в модели данных.

Советы по уменьшению размера модели данных см. в Excel и Power Pivot.

Дополнительные сведения см. в учебнике Импорт данных в Excel и Создание модели данных.

Совет: Как узнать, есть ли в книге модель данных? Перейдите в Power Pivot > Управление. Если вы видите данные, похожие на таблицу, то модель существует. Дополнительные сведения см. в этой теме.

Создание связей между таблицами

Далее нужно создать связи между таблицами, чтобы можно было извлекть данные из любой из них. Каждая таблица должна иметь первичный ключ или уникальный идентификатор поля, например Код учащегося или номер класса. Проще всего перетащить эти поля, чтобы соединить их в представлении диаграммы Power Pivot.

Перейдите на > PowerPivot .

На вкладке Главная выберите представление диаграммы.

Будут показаны все импортируемые таблицы, и вам может потребоваться некоторое время, чтобы их можно было отобразить в зависимости от их количество.

Затем перетащите поле первичного ключа из одной таблицы в следующую. Ниже приведен пример представления диаграммы таблиц наших учащихся:

Мы создали следующие ссылки:

tbl_Students | ИД учащегося > tbl_Grades | ИД учащегося

Другими словами, перетащите поле «ИД учащегося» из таблицы «Учащиеся» в поле «ИД учащегося» в таблице «Оценки».

tbl_Semesters | ИД семестра > tbl_Grades | Семестр

tbl_Classes | Номер > tbl_Grades | Номер класса

Примечания:

Имена полей не должны быть одинаковыми для создания связи, но они должны быть одного типа данных.

Соединители в представлении диаграммы имеют 1 с одной стороны, а «*» — на другой. Это означает, что между таблицами существует связь «один-к-многим», которая определяет способ использования данных в таблицах. Дополнительные сведения см. в этой теме: Связи между таблицами в модели данных.

Соединитетели указывают только на связь между таблицами. Они не будут показывать, какие поля связаны друг с другом. Чтобы увидеть ссылки, перейдите в Power Pivot > Управление > конструктором > связи > Управление связями. В Excel вы можете перейти к data > Relationships (Отношения > данных).

Создание и создание с помощью модели данных для создания сводная диаграмма

Книга Excel может содержать только одну модель данных, но она содержит несколько таблиц, которые можно многократно использовать во всей книге. Вы можете добавить дополнительные таблицы в существующую модель данных в любое время.

В Power Pivot, перейдите вуправление .

На вкладке Главная выберите вкладку «PivotTable».

Выберите место для размещения таблицы: новый или текущий.

Нажмите кнопкуОК, Excel и справа отобразит пустую с помощью области Список полей пустую.

Затем создайте или создайтесетовую диаграмму. Если вы уже создали связи между таблицами, вы можете использовать любое из их полей в таблице. Мы уже создали связи в образце книги модели данных для учащихся.

Добавление имеющихся несвязанных данных в модель данных

Предположим, вы импортировали или скопировали много данных, которые вы хотите использовать в модели, но не добавили их в модель данных. Принудительно отправить новые данные в модель очень просто.

Сначала выберите любую ячейку в данных, которые вы хотите добавить в модель. Это может быть любой диапазон данных, но лучше всего отформатированные как Excel таблицы.

Добавьте данные одним из следующих способов.

Щелкните Power Pivot > Добавить в модель данных.

Выберите Вставка > Сводная таблица и установите флажок Добавить эти данные в модель данных в диалоговом окне «Создание сводной таблицы».

Диапазон или таблица будут добавлены в модель как связанная таблица. Дополнительные сведения о работе со связанными таблицами в модели см. в статье Добавление данных с помощью связанных таблиц Excel в Power Pivot.

Добавление данных в Power Pivot таблицу

В Power Pivot невозможно добавить строку в таблицу, введя текст непосредственно в новой строке, как это можно сделать на листе Excel. Но вы можете добавить строки, скопируяи впав их или обновив исходные данные и обновив модель Power Pivot.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Учебные & по преобразованию и power Pivot

Общие сведения о редакторе запросов (Power Query)

Создание модели данных с эффективным использованием памяти с Excel Power Pivot

Учебник. Импорт данных в Excel и создание модели данных

Определение источников данных, используемых в модели данных книги

Связи между таблицами в модели данных

Примеры данных Excel для тестирования и примеры

Ниже приведена таблица с образцами данных Excel, которые использовались для многих примеров моего веб-сайта. Вы можете использовать эти образцы данных для создания тестовых файлов и построения
Таблицы Excel
и поворот
таблицы из данных. Скопируйте и вставьте из этой таблицы или получите файл с образцами данных.

Если вам нужно больше разнообразия в образцах данных Excel, перейдите в раздел «Дополнительные файлы с образцами данных» ниже. Существуют образцы файлов с данными о страховании имущества, записями о продажах продуктов питания, заказами на работу и данными о хоккеистах.

П.С. На странице примеров книг Excel доступны еще сотни книг Excel. Кроме того, в большинстве руководств по Contextures Excel есть бесплатные книги, а также видеоролики и письменные инструкции.

Создание таблицы Excel

После копирования приведенных ниже примеров данных и вставки их в Excel их можно отформатировать как именованную таблицу Excel. Это упростит сортировку и фильтрацию данных.

Посмотреть короткометражку
видео, чтобы увидеть шаги, и есть письменные инструкции на странице Создание таблицы Excel.

Примеры данных примечания

Примеры данных на этой странице — это данные о продажах воображаемой канцелярской компании, и каждая строка
представляет собой один заказ. Каждая строка показывает:

OrderDate : на момент размещения заказа
Регион : географический район, в котором была осуществлена продажа
Rep : имя торгового представителя
Товар : наименование проданного товара
Шт. : количество проданных единиц
UnitCost : стоимость одной единицы
Итого : общая стоимость заказа — Единицы x Стоимость единицы

Получить образец данных

Чтобы использовать этот образец данных, получите файл образца или скопируйте и вставьте его из таблицы на этой странице.

Получить файл образца

Чтобы получить образец данных в файле Excel, щелкните эту ссылку: Книга примеров данных Excel
Заархивированный файл имеет формат xlsx и не содержит макросов
ПРИМЕЧАНИЕ :
Итоговый столбец содержит значения. Вы можете изменить его на формулу, чтобы умножить столбцы «Единицы» и «Стоимость».

Копировать и вставить

Щелкните в конце заголовка «Образцы данных» над таблицей (ничего не произойдет)
Прокрутите до конца таблицы данных образца
Нажмите Shift и щелкните в конце последнего числа в таблице, чтобы выбрать все данные.
Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать данные
Вставьте его в книгу Excel для использования в собственных тестах.

Пример таблицы данных

Чтобы использовать этот образец данных о продажах канцелярских товаров:

Дата заказа	Регион	Реп.	Товар	Шт.	Стоимость единицы	Всего
06.01.2020	Восток	Джонс	Карандаш	95	1.99	189,05
23.01.2020	Центральный	Кивелл	Папка	50	19.99	999,50
09.02.2020	Центральный	Jardine	Карандаш	36	4.99	179,64
26.02.2020	Центральный	Жабра	Ручка	27	19.99	539,73
15.03.2020	Запад	Сорвино	Карандаш	56	2.99	167,44
01.04.2020	Восток	Джонс	Папка	60	4.99	299,40
18.04.2020	Центральный	Эндрюс	Карандаш	75	1.99	149,25
05.05.2020	Центральный	Jardine	Карандаш	90	4.99	449,10
22.05.2020	Запад	Томпсон	Карандаш	32	1.99	63,68
08.06.2020	Восток	Джонс	Папка	60	8.99	539,40
25.06.2020	Центральный	Морган	Карандаш	90	4.99	449,10
12.07.2020	Восток	Говард	Папка	29	1.99	57,71
29.07.2020	Восток	Материнская компания	Папка	81	19.99	1,619,19
15.08.2020	Восток	Джонс	Карандаш	35	4.99	174,65
01.09.2020	Центральный	Смит	Рабочий стол	2	125.00	250,00
18.09.2020	Восток	Джонс	Набор ручек	16	15.99	255,84
05.10.2020	Центральный	Морган	Папка	28	8.99	251,72
22.10.2020	Восток	Джонс	Ручка	64	8.99	575,36
08.11.2020	Восток	Материнская компания	Ручка	15	19.99	299,85
25.11.2020	Центральный	Кивелл	Набор ручек	96	4.99	479,04
12.12.2020	Центральный	Смит	Карандаш	67	1.29	86,43
29.12.2020	Восток	Материнская компания	Набор ручек	74	15.99	1,183,26
15.01.2021	Центральный	Жабра	Папка	46	8.99	413,54
01.02.2021	Центральный	Смит	Папка	87	15.00	1 305,00
18.02.2021	Восток	Джонс	Папка	4	4.99	19,96
07.03.2021	Запад	Сорвино	Папка	7	19.99	139,93
24.03.2021	Центральный	Jardine	Набор ручек	50	4.99	249,50
10.04.2021	Центральный	Эндрюс	Карандаш	66	1.99	131,34
27.04.2021	Восток	Говард	Ручка	96	4.99	479,04
14.05.2021	Центральный	Жабра	Карандаш	53	1.29	68,37
31.05.2021	Центральный	Жабра	Папка	80	8.99	719.20
17.06.2021	Центральный	Кивелл	Рабочий стол	5	125.00	625,00
04.07.2021	Восток	Джонс	Набор ручек	62	4.99	309,38
21.07.2021	Центральный	Морган	Набор ручек	55	12.49	686,95
07.08.2021	Центральный	Кивелл	Набор ручек	42	23.95	1 005,90
24.08.2021	Запад	Сорвино	Рабочий стол	3	275.00	825,00
10.09.2021	Центральный	Жабра	Карандаш	7	1.29	9,03
27.09.2021	Запад	Сорвино	Ручка	76	1.99	151,24
14.10.2021	Запад	Томпсон	Папка	57	19.99	1,139,43
31.10.2021	Центральный	Эндрюс	Карандаш	14	1.29	18,06
17.11.2021	Центральный	Jardine	Папка	11	4.99	54,89
04.12.2021	Центральный	Jardine	Папка	94	19.99	1,879,06
21.12.2021	Центральный	Эндрюс	Папка	28	4.99	139,72

Дополнительные файлы с примерами данных

Вот еще 4 файла с примерами данных, если вы хотите немного разнообразить тестирование Excel.

Страховые полисы

В этом образце файла содержатся поддельные данные полиса страхования коммерческой собственности.

Имеется 10 столбцов данных без вычислений.
В таблице страховых полисов 500 строк данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных страхового полиса. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

Продажа продуктов питания

В этом образце файла содержатся поддельные данные о продажах продуктов питания.

Имеется 8 столбцов данных, в том числе 1 столбец с вычислением.
В таблице продаж продуктов питания 244 строки данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных о продажах продуктов питания.Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

Безопасность на рабочем месте

В этом образце файла содержатся поддельные данные отчета о безопасности на рабочем месте.

Имеется 14 столбцов данных, в том числе 3 столбца с вычислением.
В таблице отчета по безопасности на рабочем месте 514 строк данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных по безопасности на рабочем месте. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

Заказ на работу

В этом образце файла содержатся данные о поддельных заказах на работу.

Имеется 22 столбца данных, в том числе 9 столбцов с вычислением.
В таблице заказов на работу 1000 строк данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных рабочих заданий. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

Хоккеисты

В этом образце файла содержатся данные по хоккейным командам Олимпийских игр 2018 года из Канады и США.Я использовал эти данные в своем сообщении в блоге об анализе данных хоккеистов.

Имеется 15 столбцов данных, в том числе 4 столбца с вычислениями.
В таблице хоккеиста 96 строк данных.

Щелкните здесь, чтобы получить файл данных о хоккеисте. Заархивированный файл Excel имеет формат xlsx и не содержит макросов.

Пример данных — отформатированные числа

Если вы скопируете числа, такие как 1-4 или 3/5, и вставите их в Excel, они
обычно меняется на даты.

Например, скопируйте числа, указанные ниже, и
вставьте их на лист, чтобы увидеть, как Excel их корректирует.

Узнайте, как вставить этот тип данных и сохранить форматирование — инструкции
на странице советов по вводу данных.

Ссылки по теме

Таблицы Excel

Сводные таблицы

Советы по вводу данных

Дополнительные файлы примеров

Темы Excel

Не пропустите наши советы по Excel

Не пропустите мои последние советы и видео по Excel! Щелкните OK, чтобы получать мой еженедельный информационный бюллетень с советами по Excel и ссылками на другие новости и ресурсы Excel.

_____________________

База данных

в Excel | Пошаговое руководство по созданию базы данных в Excel

Excel представляет собой комбинацию строк и столбцов, и в этих строках и столбцах хранятся наши данные, которые в других терминах называются записями, поскольку Excel является наиболее распространенным инструментом, который мы храним данные в Excel, что делает его базой данных, когда мы помещаем данные в Excel в какой-либо форме таблиц в строках и столбцах и даем таблице имя, которое является базой данных в Excel, мы также можем импортировать данные из других источников в Excel с учетом формата данных соответствует формату Excel.

Создание базы данных Excel

Наличие данных в Excel упростит вам жизнь, потому что Excel — это настолько мощный инструмент, с помощью которого мы можем постоянно играть с данными. Если вы храните данные в каких-либо других источниках, вы можете неправильно получить все формулы, формат даты и времени. Надеюсь, вы испытали это на своей повседневной работе. Очень важно иметь данные на правильной платформе базы данных. Наличие данных в Excel имеет свои плюсы и минусы.Однако, если вы являетесь постоянным пользователем Excel, вам будет намного проще работать с Excel. В этой статье я покажу вам способ создания базы данных в Excel.

Вы можете свободно использовать это изображение на своем веб-сайте, в шаблонах и т. Д. Пожалуйста, предоставьте нам ссылку с указанием авторства Ссылка на статью с гиперссылкой
Например:
Источник: База данных в Excel (wallstreetmojo.com)

Как создать базу данных в Excel?

Мы не видим ни одной школы, в которой колледжи учат нас преуспевать в качестве программного обеспечения в наших академических кругах.Какими бы ни были бизнес-модели, мы изучаем теорию, пока не присоединимся к корпоративной компании.

Самая большая проблема с этими теоретическими знаниями заключается в том, что они не поддерживают примеры из жизни в реальном времени. Не о чем беспокоиться; мы проведем вас через весь процесс создания базы данных в Excel.

Нам нужно тщательно разработать рабочий лист Excel, чтобы иметь правильные данные в формате базы данных. Выполните следующие шаги, чтобы создать базу данных в Excel.

Убедитесь, что у вас есть все необходимые столбцы и правильно назовите каждый заголовок.
Когда заголовки таблицы данных очищены, мы можем легко начать ввод данных сразу под заголовками соответствующих столбцов.
В терминологии базы данных строки называются записями, и столбцы называются полями.
При вводе данных нельзя оставить ни одной строки пустой. Предположим, вы ввели заголовки в первую строку, и если вы начнете вводить данные из третьей строки, оставив строку 2 ^и пустой, то вас больше не будет.
Не только первая или вторая строка, но вы также не можете оставить какую-либо строку пустой после ввода определенных данных в поле базы данных.
Как я уже сказал, каждый столбец в базе данных называется Поля . Точно так же между данными не может быть пустого поля.
Поля нужно вводить одно за другим. Строго запрещено иметь пробел даже в один столбец или поле.
Причина, по которой так много внимания уделяется отсутствию пустой записи или поля, заключается в том, что, когда данные необходимо экспортировать в другое программное обеспечение или в Интернет, как только программное обеспечение видит пустую запись или поле, оно предполагает, что конец данных, и он может не учитывать полные данные.
Тщательно заполните все данные.
На изображении выше у меня есть данные от строки 1 до строки 5001.
Последнее, что вам нужно сделать, это преобразовать эти данные в таблицу Excel. В Excel таблицы представляют собой диапазон данных в строках и столбцах, и они расширяются, когда новые данные вставляются в диапазон в любой новой строке или столбце в таблице. Чтобы использовать таблицу, щелкните таблицу и выберите диапазон данных. Читать дальше. Выбрав данные, нажмите Ctrl + T.
Здесь вам нужно убедиться, что в поле «Мои данные есть заголовок» установлен флажок и диапазон выбран правильно.
Щелкните OK, чтобы завершить создание таблицы. Теперь у нас есть такая таблица.
Дайте собственное имя таблице под вкладкой дизайна таблицы.
Поскольку мы создали таблицу, всякий раз, когда вы вводите данные после последнего столбца, она будет расширяться автоматически.
Итак, база данных готова. Ознакомьтесь с нижеприведенными плюсами и минусами, чтобы иметь хорошую базу данных.

Что нужно помнить при создании базы данных в Excel

Вы можете загрузить файл в MS Access, чтобы получить безопасную платформу базы данных и создать резервную копию платформы.
Поскольку у вас есть все данные в Excel, это очень просто для ваших расчетов и статистики.
Excel — лучший инструмент для анализа баз данных.
Легко готово и несложно благодаря чистым полям и записям.
Мы можем отфильтровать записи с помощью автоматических фильтров.
Если возможно, отсортируйте данные по дате.
Поскольку объем данных продолжает расти, работа Excel будет значительно замедляться.
Вы не можете поделиться файлом размером более 34 МБ с другими по электронной почте.
Примените сводную таблицу и проведите подробный анализ базы данных.
Вы можете скачать рабочую тетрадь и использовать ее в своих практических целях.

Создание базы данных в Excel

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

Шаг 4. Связываем таблицы

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Ссылки по теме

Создание базы данных в Excel

Создание базы данных в Excel

Создание раскрывающихся списков

Внешний вид базы данных в Excel

Скачать пример базы данных в Excel

Базы данных в excel примеры

Создание базы данных в Excel

Создание раскрывающихся списков для базы данных

Внешний вид базы данных в Excel

Скачать пример базы данных в Excel

Что такое база данных в Excel

Образцы базы данных

База данных в Excel для бесплатного скачивания

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

Шаг 4. Связываем таблицы

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Шаг 6. Заполняем печатные формы

особенности создания, примеры и рекомендации

Что такое база данных?

Создание хранилища данных в Excel

Особенности формата ячеек

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Фиксация «шапки» базы данных

Продолжение работы над проектом

Как создать раскрывающиеся списки?

Диапазон значений в Excel

Внешний вид базы данных

Как перенести базу данных из Excel в Access

Функции баз данных

Импорт или связывание данных в книге Excel

Создание модели данных в Excel

Начало работы

Создание связей между таблицами

Создание и создание с помощью модели данных для создания сводная диаграмма

Добавление имеющихся несвязанных данных в модель данных

Добавление данных в Power Pivot таблицу

Дополнительные сведения

См. также

Примеры данных Excel для тестирования и примеры

Создание таблицы Excel

Примеры данных примечания

Получить образец данных

Получить файл образца

Копировать и вставить

Пример таблицы данных

Дополнительные файлы с примерами данных

Страховые полисы

Продажа продуктов питания

Безопасность на рабочем месте

Заказ на работу

Хоккеисты

Пример данных — отформатированные числа

Ссылки по теме

Не пропустите наши советы по Excel

в Excel | Пошаговое руководство по созданию базы данных в Excel

Создание базы данных Excel

Как создать базу данных в Excel?

Что нужно помнить при создании базы данных в Excel

Рекомендуемые статьи

Образцы данных Excel для анализа

Что такое Excel?

Данные Excel для практики Xls

Загрузка образца файла Xls

Загрузка образца файла Xlsx

Пример файла CSV

Загрузка образца CSV-файла

Примеры таблиц Excel для учащихся

Xls-файл для учащегося

Xlsx-файл для учащегося