Составить проект: 7 шагов к успешной реализации

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

• Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
• Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
• Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
• Конечный пользователь;
• Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

• Создавать и распределять задачи;
• Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
• Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
• Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
• Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
• Устанавливать стоимость ресурсов;
• Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
• Следить за ключевыми событиями;
• Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

• Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
• Плохо обозначенные требования и пожелания;
• Плохо обозначенные роли и ответственности;
• Перемены в требованиях;
• Новые требования;
• Сокращение бюджета;
• Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте. 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде, учитывая их доступность и профессиональные навыки. 
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

• Требованиях к проекту.
• Его сроках.
• Объемах работ.
• Заинтересованных сторонах.
• Выделенном бюджете.
• Задействованных ресурсах.
• Потенциальных рисках на проекте.

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

• Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
• Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
• Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
• Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?

Пример плана проекта

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

• Создавать задачи и подзадачи.
• Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
• Управлять виртуальными ресурсами.
• Задавать стоимость ресурсам.
• Создавать зависимости и вехи.
• Следить за прогрессом каждой задачи.
• Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
• Создавать персональные календари.
• Делиться графиком с помощью ссылки.
• Создавать отчеты.
• Работать с портфелями проектов. 
• Экспортировать график в популярные форматы.
• Создавать персональные рабочие календари.
• Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы 
• и многое другое.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

• Разработка ПО.
• Строительство.
• Организация мероприятий.
• Маркетинг.
• Торговля.
• Производство.
• Дизайн
• и многим другим.

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

• Обозначает конечный результат.
• Определяет длительность проекта.
• Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
• Выбирает методологию управления проектом. 
• Определяет технические требования и ограничения.
• Дает оценочную стоимость.

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

• Дополнительные расходы. 
• Привлечение сторонних специалистов.
• Задержка выполнения задачи или нескольких.
• Болезнь или увольнение сотрудника.
• Срочные командировки,
• и многое другое.

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

5 3 голоса

Рейтинг статьи

Как составить план проекта по разработке сайта

Как составить проект дома: рекомендации экспертов

Кто не мечтает о своём доме, где-нибудь подальше от городской суеты, там, где можно расслабиться и отдохнуть всей семьёй, провести время с друзьями. Мечты вполне могут стать реальностью если подойти к их реализации с полной ответственностью и первый вопрос, который стоит решить, планируя стройку – это составление проекта будущего дома. Составить грамотный проект непросто, особенно если у будущего владельца нет подобного опыта, в этой статье попробуем разобраться более детально, как правильно составить проект дома.

На сегодняшний день на сайте lvinaya-dola.ru есть масса готовых идей индивидуальных проектов для дома, можно взять готовый шаблон и действовать, но перед тем, как остановить свой выбор на каком-либо проекте нужно дважды подумать насколько реально воплотить в жизнь данный проект, и нужен ли сложный вариант для обычного, небольшого загородного дома.

Часто для реализации индивидуального проекта нужны немалые средства, к тому же разрабатывают их в основном для тех случаев, когда участок имеет свою специфику, определённые сложности, поэтому иногда вполне достаточно типового проекта для обычного участка.

Что нужно учитывать при составлении проекта.

Составляя самостоятельно проект для дома, необходимо сразу отдавать себе отчёт, что готовый проект – это не просто рисунок, а множество мелких и крупных технических деталей, характеристик. Возможно есть резон пригласить к разработке специалистов, хотя бы в области дизайна.

Нужно поработать с информацией по теме, собрать определённый багаж знаний и после, заручившись поддержкой приступать к работе, саму стройку лучше доверить профессиональным строителям, это значительно облегчит задачу и ускорит темпы строительства.

Для начала экспертам понадобиться план участка и точная картина того, что находится вокруг него. Нужны исследования почвы, наличия подземных вод и прочие особенности земли, на которой будет расположен дом.

Архитектор составляющий проект должен знать все возможные подводные камни, месторасположение коммуникаций в данном районе, особенности законодательства в данном регионе и возможные ограничения, касающиеся пристроек. Учитывается и состав семьи, которая будет проживать, особенно это важно если в семье есть дети и пожилые люди. Только после того, как собраны все данные, профессионал сможет составить проект подходящего дома.

Составляем проект самостоятельно.

Для тех, кто всё же решится составить проект самостоятельно, вот пошаговая инструкция, которой обязательно нужно придерживаться. Для составления проекта необходимо:

• Геологоразведка. Начинается работа с исследования земельного участка. Здесь важно узнать особенности почвы, а также уровень залегания подземных вод. Уровень подземных вод измеряют в сезон, осенью или весной, чтобы получить точную информацию.
• Планирование подвального помещения. Начинается составление проекта с подвала. В зависимости от того, насколько глубоко расположены грунтовые воды, иногда вместо подвального помещения выбирают просто отдельную комнату.
• Определяется тип фундамента и необходимые материалы. Получив все необходимые расчёты нужно выбрать фундамент и подсчитать сколько необходимо материалов, и главное, какие материалы будут использоваться.
• Проектирование крыши. Выбирают проект крыши, в зависимости от особенностей дома, нужно также выбрать подходящий вариант кровли и материалов.

При составлении проекта для дома важно учитывать расположение комнат, все основные коммуникации, потребности всех членов семьи. Все расчёты должны быть максимально точными, материалы должны соответствовать климатическим условиям, особенностям будущего объекта.

Как подготовить бизнес-план и привлечь инвестиции

Большинство новых инвестиционных проектов, не имеющих кредитной истории и достаточных залогов, могут быть реализованы только за счет собственных источников или средств частных инвесторов и фондов. В случае, если для запуска проекта планируется привлечь инвесторов, то реализация проекта в большой степени зависит от успешности презентации проекта инвесторам. Но как инвесторы принимают решение об участии в проекте и какие требования выдвигают?

Как составить бизнес-план для инвесторов? Что включить в этот документ? Что учесть при его составлении? Каким он должен быть по объёму или внешнему виду? Рассмотрим подробнее в этой статье.

Первое общение о проекте с инвестором чаще всего начинается даже не с бизнес-плана, а с инвестиционного тизера, который представляет собой краткое, но емкое описание проекта объемом 1-3 страницы. Время на его прочтение занимает у инвестора от 1 до 5 минут. Если тизер заинтересовал инвестора, он, вероятнее всего, попросит бизнес-план или презентацию проекта с финансовой моделью для дальнейшего рассмотрения. Но для того, чтобы составить инвестиционный тизер, в любом случае понадобится разработать бизнес-план, потому что в нем будут проработаны все вопросы и нюансы проекта, необходимые для составления тизера.

Цели разработки бизнес-плана

Сегодня ни один проект невозможно реализовать без качественно составленного бизнес-плана или технико-экономического обоснования. Можно сколько угодно рассуждать о целесообразности и формах бизнес-планирования, но сложно спорить с тем фактом, что прежде чем приступить к реализации инвестиционного проекта, необходимо определиться:

1. На каком рынке мы планируем работать?
2. Какая есть неудовлетворенная потребность?
3. Какую проблему решает наш продукт или услуга?
4. Кто наша целевая аудитория?
5. Какие ресурсы (люди, деньги, время, связи) нужны для реализации проекта?
6. Насколько проект будет эффективен и экономически целесообразен?
7. Где взять инвестиции и когда получится их вернуть?

Профессионально составленный бизнес-план даёт ясное понимание конечной цели проекта и стратегии её достижения. Чем качественнее составлен проект, тем меньше неожиданностей возникает в процессе его реализации. Бизнес-план создается не для того, чтобы пылиться на полке. Хороший проект – это подробная дорожная карта!

Бизнес-планы решают самые разные цели и задачи. В нашей практике чаще всего разработка бизнес-планов необходима для:

• Анализа бизнес-идеи и подготовки запуска стартапа
• Получения кредита в банке
• Привлечения частных инвесторов, партнеров и инвестиционных фондов
• Получения займов, субсидий, грантов и других видов государственной поддержки в фондах развития
• разработки и формализации внутренних целей развития действующих компаний (расширения, реализации новых проектов)
• Получения статуса участника особых экономических зон и территорий с особыми льготными условиями ведения деятельности (ОЭЗ, СЭЗ, ТОР и другие).

Остановимся подробнее на наиболее распространенном предназначении бизнес-планов – на привлечении инвестиций.

Требования инвесторов к бизнес-плану

Приступая к составлению бизнес-плана для инвесторов, логичнее всего представить себя на их месте и понять, в чём именно они заинтересованы больше всего?

Ключевой интерес инвестора очевиден – получить хороший возврат на инвестиции (ROI — return on investments), т.е. доход, превышающий стартовые вложения. Какой именно ROI является «хорошим», зависит от конкретного инвестора и его требований к доходности капитала и риску. В целом, бизнес-план для инвесторов должен убедить их в том, что в проект можно инвестировать, что проект имеет перспективы роста и будет генерировать возрастающий поток денежных средств, при незначительных рисках. Поэтому, просматривая ваш бизнес-план, инвесторы и потенциальные партнеры будут оценивать следующие параметры:

• Объем инвестиций, необходимый для реализации проекта.
• Ожидаемые финансовые результаты (выручка, маржинальная прибыль, EBITDA, чистая прибыль, рентабельность).
• Показатели эффективности инвестиций (чистый денежный поток, NPV, IRR, Profitability Index, сроки окупаемости и др.).
• Прогнозы деятельности на 3-5 лет (формы отчета о финансовых результатах или о прибылях и убытках, формы отчета о движении денежных средств, баланс).
• План реализации проекта (план конкретных действий с указанием контрольных точек и промежуточных результатов).
• Команда, ее опыт, квалификация и способность реализовать проект.
• Анализ перспектив продукта, рынка и конкуренции (подтверждение потенциала продукта, его преимуществ и жизнеспособности на выбранном рынке).
• Анализ рисков и действий менеджмента в случае их наступления.
• Пройденный путь проекта (что уже сделано, какие результаты достигнуты, наличие фактических или потенциальных продаж, другие свидетельства того, что продукт или услуга будут востребованы со стороны потребителей).
• Выгоды инвестора от участия в проекте (предложение инвестору по участию в проекте и условия входа-выхода из него).

Как написать бизнес-план для инвестора?

Существуют различные методики и рекомендации по составлению бизнес-планов и технико-экономических обоснований: стандарты UNIDO, KPMG, ЕБРР, ВЭБ, Сбербанк, Россельхозбанк, ФРП и другие. Пожалуй, наибольшее распространение номинально получило «Руководство по подготовке промышленных технико-экономических исследований» Организации Объединенных Наций по промышленному развитию, более известное как методика UNIDO (1978 г.). Но, несмотря на разнообразие методик, все они, как правило, содержат ряд стандартных ключевых разделов бизнес-плана, которые будут рассмотрены далее.

Резюме проектаОписание проектаКоманда проекта

Резюме проекта – краткое концентрированное содержание основных характеристик проекта, напоминающее инвестиционный тизер. В резюме сжато описывается цель проекта, преимущества перед конкурентами, перспективы рынка, объём необходимых инвестиций, итоговые финансовые показатели и предложение инвестору. Резюме – это первое, что просматривает инвестор, изучая бизнес-план. От того, насколько профессионально оно составлено, зависит, станет ли инвестор изучать остальные разделы бизнес-плана. Резюме составляется в самую последнюю очередь, когда все основные разделы уже подготовлены и ответы на ключевые вопросы сформулированы.

Этот раздел должен дать инвестору ясное представление о вашей компании. Здесь необходимо показать, что проект представляет собой на текущий момент времени, какой путь и этапы развития пройден. В этом разделе следует предоставить всю информацию в призме свершившихся фактов и достижений: от появления идеи, формирования команды и создания продукта/услуги до получения первых результатов, договоренностей о первых продажах и решении критических для проекта вопросов. Мощным аргументом будет успешный опыт первой коммерциализации (первых продаж). Главная задача этого раздела – показать, что компания не представляет сырую, не протестированную идею, а уже достигла в реализации этой идеи каких-то конкретных результатов.

Для принятия решения инвесторам критически важно иметь понимание о том, кто будет заниматься реализацией проекта. В этом разделе следует описать профессиональные качества и опыт команды, чтобы уверить инвесторов в том, что все основные направления (стратегия и операционное управление, продажи и маркетинг, финансы, технология и производство) укомплектованы профессиональными специалистами. Наличие у команды опыта, подтвержденного успешно завершенными проектами создает существенное преимущество проекта в глазах инвестора. Если такого опыта еще нет, то необходимо будет описать, как именно команда планирует использовать свои компетенции для реализации поставленных задач.

Самые перспективные бизнес-идеи терпели фиаско из-за непрофессионализма и неслаженности команды. Равно как и квалифицированные специалисты вытягивали проекты, изначально не отличавшиеся удачной концепцией.

Помните, как была создана компания PayPal? Её изначальной концепцией было проведение платежей между двумя карманными компьютерами, но этот проект оказался провальным. Члены команды были настоящими экспертами – они перепрофилировали свою концепцию, сориентировав её на проведение платежей онлайн. Благодаря их компетенции eBay впоследствии купила PayPal за 1,5 миллиардов долларов!

Анализ рынка и план маркетинга

Развитие отраслиЦелевая аудиторияКонкурентыПреимущества

В этом разделе описывается ситуация на целевом рынке: каковы тенденции и перспективы развития отрасли? Здесь следует обозначить позиции, которая ваша компания занимает или планирует занять на рынке, конкурентное окружение, емкость и динамику развития рынка. На основании проведенного анализа необходимо сформулировать и представить стратегию маркетинга компании (включая стратегию позиционирования, входа на рынок, инструменты продвижения).

Следующим подразделом будет анализ и подробное описание целевой аудитории продукта (потенциальных потребителей и персонажей) на основании проведенных исследований. Желательно получить реалистичную обратную связь, протоколы о намерениях о продажах продукции и т.п. Не стоит ограничиваться только кабинетными исследованиями рынка и изучением статистики, потому что реальная жизнь отличается от той, которую мы видим в браузере. Следует проработать вопросы сбыта с существующими потенциальными покупателями, так как на этой стадии могут выясниться непредвиденные факторы, способные кардинально повлиять на стратегию проекта и характеристики продукта.

Еще один подраздел – описание основных конкурентов, их преимуществ и недостатков. Здесь потребуется провести исследование конкурентов и сформировать матрицу их сильных и слабых сторон. На этом этапе также возникает немало идей относительно продукта и стратегии проекта, потому что конкуренты уже прошли эту часть пути и столкнулись с трудностями, с которыми вам еще предстоит столкнуться.

Анализ конкурентов нужно проводить не только в части конечного продукта, его ценовых и функциональных характеристик, но и в части сервиса, маркетинга и инструментов продвижения, бизнес-процессов, менеджмента. Понимание сильных и слабых сторон конкурентов позволит разработать собственную стратегию, опираясь на недостатки конкурентов.

Отдельным подразделом следует описать преимущества перед конкурентами. Подробное описание преимуществ вашего проекта и команды является сильным аргументом. Представим, что вы уже достигли определенных результатов. Что может помешать другим проектам переманить ваших потребителей? Нужно убедить инвесторов в том, что клиенты, которые единожды воспользовались вашими услугами, захотят пользоваться ними и в дальнейшем. Предоставьте инвесторам четкое понимание преимуществ вашего проекта — за счет чего планируется завоёвывать и беречь доверие своих клиентов, чтобы они оставались с вами?

Риски

Исчерпывающе проанализируйте риски:

• Какие риски характерны для проекта?
• Каким образом планируется их минимизировать?

Проблемы возникают в любом бизнесе. Чем моложе бизнес, тем рисков больше. Важно проанализировать их на этапе разработки бизнес-плана. Большинство рисков можно оцифровать, чтобы посмотреть, как они скажутся на экономике проекта. Для этого существуют различные инструменты (анализ чувствительности, сценарный анализ, анализ Монте Карло), которые выполняются на этапе разработки и анализа финансовой модели.

Данные методы анализа позволят понять, насколько проект зависит от изменения различных параметров, например – от цены или объема реализации. Результаты анализа покажут вам и инвесторам насколько велик запас прочности и что будет с проектом и его финансовыми результатами, если цена или объем продаж упадут на 10-15% или, наоборот, вырастут; или увеличатся инвестиции или затраты на заработную плату (и так далее по множеству параметров).

Исходя из оценки рисков можно скорректировать стратегию и составить перечень компенсирующих мероприятий и выявить критические риски, которым следует уделять особое внимание. Наличие проработанного раздела рисков показывает потенциальным инвесторам, что вы подходите к проекту с холодной головой и предусматриваете сценарии выравнивания ситуации, если что-то пойдет не так. Возможно, какие-то риски вы уже смогли преодолеть– об этом также следует написать в бизнес-плане.

Операционный (производственный) план

В данном разделе описывается план достижения поставленных в проекте целей и необходимых для этого ресурсов, как внеоборотных: зданий, оборудования, производственных мощностей и прочих активов, так и оборотных: сырья, материалов и т.д.

Необходимо проработать поставщиков ресурсов и получить коммерческие предложения с указанием сроков и цен. Данный раздел должен давать четкое представление о ключевых бизнес-процессах инвестиционной и операционной стадий проекта и о достаточности имеющихся (предполагаемых) ресурсов для их исполнения.

Инвестиционный план

В инвестиционном плане подробно обосновывается информация об инвестициях: объем и график осуществления инвестиций, перечень необходимого оборудования, источники и условия для получения инвестиций. Из этого раздела должно быть ясно, сколько времени займет инвестиционная фаза проекта и какие мероприятия должны быть реализованы на этом этапе. Для представления данного раздела зачастую используется такой инструмент как диаграмма Ганта, который наглядно показывает график осуществления инвестиционной фазы проекта и критический путь, который может повлиять на увеличение сроков его реализации.

Финансовый план

Финансовый план является важнейшим разделом бизнес-плана. На этом этапе все предпосылки, гипотезы, факты и ожидания от проекта, полученные в ходе подготовки предыдущих разделов, оцифровываются и рассчитывается экономическая и инвестиционная эффективность:

• Расчет доходов проекта
• Расчет расходов проекта
• Анализ себестоимости
• Расчет прямых и косвенных расходов
• Расчет инвестиционных затрат
• График финансирования проекта с учетом соотношения собственных и заемных средств
• Отчет о финансовых результатах и ключевые показатели экономической эффективности (выручка, маржинальная прибыль, EBITDA, чистая прибыль)
• Отчет о движении денежных средств
• Расчет показателей эффективности инвестиций:
  • Чистый денежный поток (NCF)
  • Чистая приведенная стоимость проекта (NPV)
  • Внутренняя норма рентабельности (IRR)
  • Периоды окупаемости инвестиций
  • Индекс прибыльности (PI)
  • И другие показатели
• Расчет анализа чувствительности проекта
• Оценка стоимости бизнеса.

Как должен выглядеть бизнес-план?

• Краткость и информативность. Бизнес-план для инвесторов не должен быть перегружен лишней информацией. Необходимо изложить информацию в проекте последовательно и логично.
• Визуализация. Визуальная информация многими воспринимается легче. Поэтому желательно включать в бизнес-план инфографику, диаграммы, схемы.
• Источники. При ссылках на существенные для проекта цифры и данные необходимо приводить источники информации. Разумеется, что ссылаться можно только на источники, заслуживающие доверия.
• Простота. Не стоит перегружать проект специальной терминологией, чтобы произвести впечатление на потенциального партнера. Это может вызвать негатив. Наша рекомендация – писать так, чтобы их мог прочитать и понять не только профессиональный инвестор, но и любой человек, далекий от бизнеса.

Структура бизнес-плана

Количество, объём и содержание разделов в бизнес-плане могут меняться в зависимости от целей конкретного проекта. Но, как правило, в бизнес-планах для инвесторов должны найти отражение следующие разделы:

1. Резюме проекта
2. Описание проекта
3. Команда проекта
4. Анализ рынка
5. Маркетинговый план
6. Операционный (производственный) план
7. Инвестиционный план
8. Финансовый план

Посмотреть пример готового бизнес-плана для инвесторов

Что касается объёма, то это зависит от целей проекта. При написании бизнес-плана желательно придерживаться следующих рамок: не менее 15 страниц (в документе меньшего объёма изложить тщательно проработанные данные сложно) и не больше 40-50 страниц, чтобы его можно было освоить в течение максимум 1 часа чтения.

Грамотно составленный проект способен расположить инвесторов к положительному решению об участии в вашем проекте. Но, к сожалению, качественный документ не скачаешь из интернета, а покупка готового бизнес-плана потребует существенной доработки и трудозатрат. Если вы на самом деле задались целью привлечь инвестиции, и решили писать проект сами, смотрите на проект критично, глазами инвесторов и обязательно воспользуйтесь консультацией профессионалов.

ЗАКАЖИТЕ ЗВОНОК ДЛЯ КОНСУЛЬТАЦИИ СО СПЕЦИАЛИСТОМ

Статьи по теме

Договор на дизайн-проект интерьера – образец типового договора дизайнера с заказчиком по разработке проекта

Договор на разработку дизайн-проекта интерьера – обязательный документ в работе дизайнера интерьера. Оказывать услуги без сделки с заказчиком означает большой риск.

Скачать образец типового договора можно в конце этой статьи. Но прежде чем пользоваться шаблоном, каждому дизайнеру нужно обязательно внести правки в соответствии со своими форматами оказания услуг. Каждый ведет работу по-своему, этапы разработки проекта помещения примерно одинаковые, но юриспруденция не терпит условностей и при заключении сделки важно четко прописывать каждый шаг выполнения.

Основные пункты

Дизайнер заключает договор подряда. Его обязательная часть – четкий результат, требующий документальной фиксации (акта приема-передачи). Типовые разделы:

• Предмет договора. Дизайнер должен прописать тип помещения и адрес объекта, для которого разрабатывается проект дизайна интерьера. Подробно расписывается, что именно делает Исполнитель.
• Стоимость и порядок расчетов. Обязательно прописывается итоговая сумма за весь перечень услуг. В идеале отражается, сколько стоит каждый этап разработки дизайн-проекта. Так дизайнер страхует себя на случай, если по ходу выполнения заказа клиент будет предъявлять претензии. Также письменно оговариваются сроки и способы расчета.
• Ни в коем случае нельзя писать сроки завуалировано или вообще их пропустить в документе. Указание срока исполнения – главный юридический фактор. Должны быть указаны конкретные даты сдачи работ.
• Обязанности сторон. Подробно расписывается, что Исполнитель должен сделать. Помимо стандартных формулировок, нужно указать, сколько предоставляется вариантов дизайн-проекта, сколько можно вносить правок в случае обоснованных замечаний со стороны Клиента и т. д. У Заказчика также есть обязанности. Кроме типовых – оплата работы, обеспечения доступа к Объекту и прочих, – нужно прописать обязанности по приему результатов на каждом этапе проекта.
• Порядок сдачи и приемки – отдельный большой пункт договора подряда. Дизайнер четко прописывает порядок приема оказанных услуг, не забывая о форматах (электронная почта, передача документов на бумаге и проч.), сроков, когда Заказчик должен дать ответ по представленному результату.
• Дополнить документ можно частью об Авторских правах.
• Срок действия договора. Типовой пункт, но не стоит упускать условие по автоматической пролонгации, если клиент превышает сроки по согласованию каждого этапа. Такое указание позволяет не заключать доп. соглашений, если сроки нарушаются клиентом.
• Пункты «Обстоятельства непреодолимой силы», «Соблюдение антикоррупционного законодательства», «Конфиденциальность», «Обработка персональных данных» – типовые для предпринимателей практически в любой сфере.
• В Заключительных положениях следует оговорить действия, которые будут предприняты в случае нарушения Договора. Здесь же прописывается, в каких случаях все юридически важные сообщения считаются доставленными.
• Завершает документ раздел с Юридическими адресами сторон, их платежными реквизитами.

Договор сопровождают приложения с описанием состава дизайн-проекта, дополнительные соглашения, акт приема-передачи.

Ошибки дизайнеров интерьера

Несоответствие фактических и реальных этапов оказания услуг

Главная ошибка 90% дизайнеров, работающих по договору с клиентами – несоответствие прописанных в договоре действий реальным. Если дело рассматривается в суде, юристы прежде всего смотрят на документ. Когда налицо расхождение написанного с реальными фактами, то дело примет оборот против Исполнителя.

Чтобы составить хороший договор на проект интерьера, дизайнер сначала продумывает, на какие этапы делится его работа.

Нужно прописать, что делается по каждому из этапов, зафиксировать сроки исполнения каждого из них и стоимость (хотя бы в процентах). Заказчик согласовывает все этапы. Началом срока проверки считается дата, когда исполнитель направляет результаты работ (формат сдачи фиксируется в договоре). Окончанием проверки может считаться дата внесения платы за прошедший шаг или внесение аванса за следующий.

Незафиксированные изменения в порядке исполнения сделки

У заказчика могут возникнуть претензии на любом этапе разработки проекта. Он может потребовать вернуть деньги за услуги, оказанные ненадлежащим образом. Но есть вопрос – в каком размере возвращается неустойка? Если ясно прописаны все этапы, их порядок, отражена стоимость каждого из них, то становится понятен размер бюджета, о котором идет спор. В договоре также нужно отразить, что внесение платы за этап означает прием работ.

Если же в реальности порядок был нарушен, произойдет несоответствие с написанным в документе. Если заказчик предъявит претензию, начнется сверка с договором, выявятся несделанные работы по проекту. Отсюда возникает необходимость оплатить неустойку. И неважно, что была устная договоренность.

Отсутствие дополнительных соглашений

Любое вмешательство по ходу работ должно фиксироваться на бумаге, а не устно.

Нечетко указанные сроки

Дата сдачи дизайн-проекта должен быть четко прописана.

Нужно также понимать правила общения по электронной почте. Все письма, в которых дизайнер высылает выполненные работы, должны быть составлены по правилу: «Пиши так, будто общаешься с человеком, начисто забывшим об условиях сделки».

В таком письме идет привязка к сделке: «направляю результаты по этапу номер… согласно договору номер…». Отражается суть указанного этапа: «… а именно, комплект из трех решений интерьера…». Прописываются юридически значимые факты и призыв к действию: «Прошу согласовать один из трех вариантов или указать необходимость внесения правок. Если результаты устраивают, то направьте ответным письмом согласие, что этап принят. Если есть правки – перечислите их».

Такое письмо будет иметь юридическую силу, дата его отправки станет юридической датой сдачи работ.

Больше об ошибках составления документа можно узнать из вебинара юриста Сергея Тимофеева.

Шаблон типового договора

Примеры документов на разработку дизайна интерьера можно скачать ниже. Представленные образцы нужно использовать как основу для составления собственного комплекта, соответствующего особенностям работы конкретной студии или дизайнера.

Пакет документов на дизайн-проект 

Шаблон договора на дизайн-проект Скачать

Акт приема передачи Скачать

Расписка о согласии с нарушением норм и стандартов Скачать

Состав дизайн-проекта Скачать

———————-

Смотрите также по теме:

Комплект шаблонов для составления договора — образцы

Как составить договор на дизайн-проект интерьера

Досрочное расторжение договора с заказчиком. Риски и нюансы

как сделать проект дома самому

Для многих людей загородный дом является чем-то наподобие заветной мечты – перспектива отдохнуть от городской суеты в уютном уголке кажется достаточно радужной. Более того, хочется не просто приобрести уже готовое строение с обустроенным приусадебным участком, а создать усадьбу своей мечты, в которой будут правильно воплощены все пожелания относительно дизайна и планировки. Остается только одно – перенести свои задумки на бумагу, а уже затем, составив проект дома и определив его месторасположение на участке, воплощать в жизнь (заниматься непосредственно строительством дома). Если в отношении второго момента, по определению, не может быть никаких сомнений относительно необходимости сторонней помощи – даже в том случае, если вы будете профессиональным строителем, самостоятельно возвести правильный особняк вы не сможете, а вот затраты на составление архитектора можно исключить. Каким образом проектирование и строительство можно удешевить? Да очень просто – выполнить самому его работу вполне возможно, даже не имея каких-либо специальных навыков создания проекта частного дома. Осуществить проектирование дома (нарисовать его на бумаге схематически), на самом деле, не так уж и сложно!

Что нужно учитывать при самостоятельном составлении проекта собственного дома?

Самое главное заключается в том, чтобы разработанный вами проект строительства дома создавался опираясь на следующие принципы:

1. Множественная функциональность – то есть, возведенный дом по этому проекту будет удобен и практичен во всех отношениях. Проект дома своими руками должен быть не хуже архитекторского;
2. Простота конструкции – сделать проект дома несложно будет только в том случае, если он не будет предполагать каких-либо изысков. Создание какого-то особо сложного проекта, реализация которого потребует огромного количества творческих изысков, человеку, не имеющему специального образования, крайне не рекомендуется, ибо можно не учесть некоторые принципиально важные вещи;
3. Эстетичность – конечно же, загородный дом должен выглядеть красиво и радовать взор своих хозяев. Проект надежного дома должен быть еще и эффектным!

Запомните – в том случае, если проект будет создан с учетом этих принципов, то он и в жизни будет очень неплох. Опять –таки, речь идет о достаточно примитивном самостоятельном строении – коттедж премиум-класса любитель не спроектирует. Проектированием домов такого уровня заниматься должен только архитектор – новички здесь очень часто делают ошибки.

Содержание

1. Предварительный этап — разведка
2. Начало проектирования дома
3. Подвальное помещение / фундамент
4. Проект первого этажа
5. Второй этаж
6. Мансарда / крыша
7. Утверждение проекта для начала строительства

Геологическая разведка участка дома

С чего начинается «работа над проектом дома своими руками»? В первую очередь, при работе над проектом дома самостоятельно, необходимо провести геологическую разведку участка – оценить характер местности, почвы и узнать уровень стояния грунтовых вод. Лучшее время года для этого – весна, тогда их уровень находится максимально высоко и есть возможность с максимальной достоверностью определить этот показатель. Сделать это очень важно исходя из того, что именно данный показатель имеет наибольшее значение при закладке фундамента частного дома.

Для определения глубины залегания грунтовых вод рекомендуем обратиться к специалисту

Начало проектирования дома

Для наглядного примера наша редакция использовала программу бесплатную демо-версию программы «Визикон». Но все действия вполне можно выполнить и на обычном листе бумаги. Для примера был выбран простой проект двухэтажного дома 10 м х 10 м

Для проектирования домов необходимо будет «вооружиться» обычным тетрадным листом в клеточку и карандашом, задав при этом соответствующий масштаб. Рациональнее всего в данной ситуации будет поступить следующим образом – десять метров участка условно обозначить двумя клеточками. Таким образом, один сантиметр на линейке будет равняться 1 метру в реальной жизни – соотношение один к ста.

Шаг 1: наносим контур дома на тетрадный лист с помощью линейки и карандаша в масштабе 1:100, т.е. 1 см на бумаге будет равен 1 метру

Нанесение на бумагу контура самого участка, а также будущих строений. В данном случае все работы необходимо осуществлять в строгом соответствии с правильным масштабом – старательно перемеряя каждый метр на земле и нанося его на бумагу в соответствии размеров один к тысяче, вы обеспечиваете надежность и эстетичность возводимого здания. Нарисовать проект таким способом можно очень быстро. Обязательно надо учитывать не только контуры участка, отданного под проектирование и строительство, но и все расположенные объекты на участке, которые находились там еще до его планируемого возведения, и при этом их перенести не представляется никакой возможности. После этого можно будет приступить к проектированию самого здания – для упрощения задания, предположим, что проектируемый дом будет состоять из четырех комнат, кухни и двух санузлов (стандартное жилье для семьи из нескольких человек).

Подвальное помещение / фундамент

Несколько слов относительно проектирования подвального помещения. Необходимо отметить, что далеко не всегда в нем есть необходимость. Например, в том случае, если грунтовые воды стоят высоко, то это будет очень дорогим удовольствием – намного проще будет в проект включить еще одну комнату — как дополнительное помещение.

Проект первого этажа

Наносим на эскиз тамбур и прихожую – а уже из нее будут переходы в кухню и другие комнаты. Располагать помещения необходимо с учетом следующих моментов:

1. Санузел и кухню следует размещать в непосредственной близости друг к другу – благодаря этому расположению намного проще будет проводить коммуникации;
2. Очень неплохо, если составленный проект подразумевает отсутствие проходных комнат – это неотъемлемый элемент комфорта;
3. На первом этаже надо учитывать наличие всех вспомогательных конструкций и помещений – их расположение будет очень важно не только для обеспечения функциональной пригодности дома, но и для комфортного перемещения жильцов.

Шаг 2: чертим все комнаты и помещения первого этажа с необходимым размером

После этого располагаем и планируем все двери нашего дома

Шаг 3: проектируем двери на первом этаже

Затем окна с учетом желаемой освещенности комнат и вашего бюджета

Шаг 4: проектируем окна на первом этаже

В итоге получаем такой первый этаж:

Вот такая получилась 3D модель первого этажа

Прорисовываем второй этаж

Здесь уже все будет намного легче – ведь помещения в доме могут располагаться идентично (самое главное, не менять взаимное расположение санузлов — для того чтобы не усложнять проведение коммуникаций). Вполне достаточно будет спроектировать место расположения входной двери (многие архитекторы рекомендуют делать два входа на второй этаж — дома и с улицы) и окон.

Шаг 5: Аналогично планируем помещения второго этажа. Не забываем про коммуникации — располагаем санузлы и ванную друг под другом

Шаг 6: располагаем двери

Шаг 7: чертим окна второго этажа

Получили вот такую 3D модель второго этажа

Проектирование мансарды и крыши

Решили создать проект дома сами – не нужно будет пытаться нарисовать какую-то слишком «заумную» крышу с большим количеством изгибов. Запомните – крыша является одним из самых важных структурных компонентов в доме, и пытаться создавать дополнительную эстетичность, поставив под вопрос надежность, уж точно не стоит. Это все приведет к тому, что местах изгибов возникнут течи. Рисуете проект – будьте добры, исповедуйте принципы минимализма в архитектуре.

Для проектирования подобной крыши без архитектора не обойтись

Зависимость проектировки дома с изоляцией

Есть одно очень важное правило – все вспомогательные помещения необходимо строить с северной стороны. Несмотря на то, что теплоизоляция, выполняемая при помощи строительных материалов, имеет первостепенное значение, взаимное расположение комнат также нельзя выпускать из виду – хотя бы из-за экономии расхода энергии на обогрев дома.

Утверждение проекта для начала строительства

Необходимость корректировки проекта. Даже в том случае, если вы сами смогли изобразить на бумаге дом своей мечты, необходимо будет перед началом строительства дома все-таки проконсультироваться со специалистами – мнение грамотного прораба или же архитектора лишним не будет. Как минимум, необходимо будет согласовать следующие моменты:

1. Проведение электрики;
2. Проведение собственной канализации;
3. Проведение водоснабжения;

Необходимо понимать, что все указанные выше вопросы не являются художественной или архитектурной частью проекта. Это все — самые рутинные вопросы, грамотный подход к решению которых обеспечивается только профессионалами своего дела. В крайнем случае, любой недосмотр при самостоятельном составлении проекта дома, который допустил человек, не имеющий профильного образования, может быть подкорректирован грамотным прорабом, который практическую сторону любой идеи понимает намного лучше. Хотя даже в том случае, если проект составляется профессиональными архитекторами, то также не исключаются чисто практические недочеты.

Самостоятельная работа над проектом дома и ее преимущества

Проект своего дома вы можете создавать сами – для того, чтобы разработать чертежи взаимного расположения тех или иных помещений, а также определиться с местом дома на участке, не потребуется специальных знаний. Грамотный и ответственный подход к делу обеспечит вам успех мероприятия. Однако в плане проведения коммуникаций надо будет обязательно проконсультироваться с профессионалами. Таким образом можно будет правильно спланировать дом, который прослужит вам верой и правдой.

Читайте про следующие этапы строительства:

Смотрите также видео о том, как сделать проект дома самостоятельно

Читайте про предыдущие этапы строительства:

4.4
/
5
(
13

голосов
)

Как написать документ о содержании проекта

Знание того, как составить документ о содержании проекта, является критически важным навыком для менеджеров проекта. Документ о содержании проекта может быть разницей между успешным проектом и тем, который затягивается из-за сползания объема.

Снижение объема работ — это когда требования вашего проекта медленно расширяются на протяжении всего проекта, в то время как график и бюджет не меняются, чтобы отразить этот рост. Согласно опросу, проведенному PMI (Институтом управления проектами), более половины всех проектов сокращаются в объеме.

Следует отметить разницу между ползучестью прицела и позолотой. При золотом покрытии требования могут оставаться неизменными, но затраты труда выходят за рамки точки убывающей отдачи.

Без документа о содержании проекта сложно обеспечить, чтобы объем вашего проекта не увеличивался, вызывая увеличение расходов и риск срыва сроков. Читайте дальше, чтобы узнать, как написать документ о содержании проекта, который будет правильно определять объем вашего проекта и защищать от подавляющего сползания.

Что такое документ о содержании проекта?

Объем проекта описывает всю работу, необходимую для реализации проекта. Он включает функции и особенности конечного результата, а также любые факторы, определяющие успех проекта.

Документ о содержании проекта, часто называемый техническим заданием (SOW), записывает все эти характеристики, функции и требования, которые заинтересованные стороны ожидают от проекта. Это часть плана проекта, в которой излагается, какие работы должны быть выполнены для проекта.

Если что-то не определено в документе о содержании проекта, то это считается выходящим за рамки. Например, если есть новая функция, которую вы хотите добавить, но она не входит в объем рабочего документа, то она выходит за рамки, и включение ее в качестве требования приведет к расширению области действия.

Зачем вам нужен документ о содержании проекта?

Ключевым шагом в управлении содержанием является создание документа содержания проекта. Он действует как запись того, о чем было согласовано, поэтому на протяжении всего проекта не возникает путаницы.Без этой записи людям приходится полагаться на свои воспоминания, чтобы вспомнить то, о чем они договорились.

Документ о содержании проекта помогает защитить вашу команду от перевыполнения или недоотпуска. Без него ключевые функции могут быть упущены из виду или исключены из проекта. Заказчик также может запросить дополнительные функции. Без документа о содержании проекта вам и вашей команде не хватит документации, подтверждающей тот факт, что то, что они просят, выходит за рамки и потребует больше времени и денег для включения.

В конечном итоге, документ о содержании проекта помогает убедиться, что все понимают, что будет и что не будет реализовано в рамках проекта. Вы можете найти шаблон описания содержания, чтобы начать процесс создания собственного документа содержания проекта.

Кто составляет документ о содержании проекта?

Обычно за написание документа о содержании проекта отвечает менеджер проекта. Этот документ требует участия заказчика и всех основных заинтересованных сторон, в том числе конечных пользователей, спонсоров проекта, профильных экспертов и других.

Поскольку документ требует сведения воедино потребностей, желаний и взглядов множества различных групп, менеджер проекта находится в лучшем положении для этого.

Как написать документ об объеме работ

Вот три шага для написания документа о содержании проекта:

Шаг 1. Создайте свой шаблон

В каждый рабочий документ следует включать несколько стандартных элементов. Создав стандартный шаблон, вы сэкономите время, гарантируя, что ваши документы всегда будут согласованными, и ничего не будет упущено.

Вот ключевые разделы, которые вы должны включить в свой шаблон:

• Бизнес-пример : Это причина проекта и конечные цели, которые вы надеетесь достичь.
• Результаты проекта : Описание всех результатов, которые будут предоставлены заказчику.
• Критерии приемки : Это список критериев, которым должны соответствовать результаты поставки, чтобы заказчик принял их.
• Ограничение s: Ограничения — это ограничения проекта, такие как нехватка времени или денег.Если от вас требуется использовать определенный процесс или следовать установленным правилам, это могут быть ограничения.
• Допущения : Часто в начале проекта остается много неизвестных. Все, о чем вам нужно догадаться, следует изложить здесь как предположение.
• Исключения : В этом разделе рассматриваются все, что вы хотите уточнить, выходящие за рамки и не будут включены в проект.
• Соглашение : Таким образом, нет никаких сомнений в том, согласились ли ваши ключевые заинтересованные стороны с объемом, вы должны попросить их просмотреть и подписать документ.

Шаг 2: Соберите команду

Ваш рабочий документ никогда не должен выполняться изолированно. Когда у вас есть шаблон, самое время собрать команду проекта, профильных экспертов и других заинтересованных лиц для проведения мозгового штурма.

Постарайтесь включить как можно больше деталей. Вы не хотите, чтобы какие-либо утверждения были расплывчатыми, иначе люди могут интерпретировать их по-разному. Избегайте использования жаргона и терминов, которые читатели могут не понять. Если у нескольких заинтересованных сторон есть противоречащие друг другу запросы, важно найти подходящий компромисс и задокументировать его, чтобы не возникало вопросов позже.

Шаг 3: Завершите работу над документом

После того, как вы создали документ, пора отправить его клиенту для окончательной подписи. Это должно произойти до того, как вы завершите свой план проекта и начнете его выполнение. В противном случае ваша команда могла бы начать работу только для того, чтобы обнаружить, что требование неверно, и им нужно начинать заново.

После подписания документа убедитесь, что вы храните его в надежном и легкодоступном месте на тот случай, если в ходе проекта возникнут вопросы, связанные с объемом работ.

Создайте идеальный документ с содержанием проекта с помощью Wrike

Программное обеспечение для управления проектами

Wrike поможет вам каждый раз создавать идеальный документ с содержанием проекта. Вы можете создать и сохранить свой шаблон и заполненные объемные документы прямо в программе. Когда вы создаете новый документ с объемом работ, члены команды могут оставлять комментарии и вносить предложения в Wrike. Кроме того, вы можете использовать Wrike Proof, чтобы отправить черновик документа вашему клиенту на рассмотрение и утверждение. Подпишитесь на нашу бесплатную 14-дневную пробную версию и узнайте, как Wrike помогает улучшить ваши проекты!

Что такое OKR и как их использовать?

Что такое планирование OKR? Возможно, вы слышали этот термин раньше, но вы не можете быть уверены в том, что он на самом деле означает.Проще говоря, аббревиатура OKR означает «Цели и ключевые результаты». OKR — это структура управления, используемая для постановки целей и определения измеримых показателей для отслеживания прогресса вашей команды в достижении этих целей.

Итак, как OKR могут помочь вам и вашей организации? Неважно, являетесь ли вы маркетологом, отделом продаж или отделом бизнес-операций, OKR могут помочь вам оставаться на вершине более широких целей вашей организации.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о методологии OKR, о том, как процесс OKR может помочь вам и вашей команде достичь большего, и как шаблон OKR Wrike может помочь вам начать работу с этой мощной платформой уже сегодня.

Что такое OKR?

Цели и ключевые результаты (OKR) — это структура, в которой излагаются конкретные цели (задачи), которые компания или команда стремится достичь, а также измеримые вехи (ключевые результаты), которые определяют достижение каждой цели. Но что именно отделяет цель или задачу от ключевого результата?

Цель подобна пункту назначения на карте. Ваша цель говорит вам, куда вы хотите двигаться в конкретных, конкретных и понятных терминах.Четко сформулированная цель четко формулирует цель, задает направление и мотивирует команду к ее достижению.

Ключевые результаты, с другой стороны, представляют собой показатели, специально разработанные для измерения прогресса в достижении цели. Ключевые результаты должны иметь начальное и целевое значения, чтобы их можно было измерить и показать в определенных условиях, где вы находитесь в любой момент времени по отношению к цели.

Вот пример OKR, демонстрирующий разницу между целями и ключевыми результатами:

Цель: Глобальное развитие корпоративного бизнеса.

Ключевые результаты:

• Достичь цели мировых продаж в 50 миллионов долларов
• Достичь 100% годового роста продаж в указанных регионах
• Увеличить средний размер сделки компании на 25%
• Снижение оттока до менее 3% в год

Понимание методологии OKR

Методология OKR, разработанная Энди Гроувом во время его пребывания на посту генерального директора Intel, использовалась многими высокоуровневыми организациями, включая Google.Очевидно, что процесс OKR работает, но есть несколько ключевых моментов, о которых следует помнить, когда вы начинаете разрабатывать OKR для своей команды или организации.

Во-первых, OKR для управления продуктом обычно выполняются в квартальных или годовых циклах. Например, во время ежегодных сессий планирования вы можете начать формулировать цели, которых хотите достичь в наступающем году, а затем начать разбивать эти долгосрочные цели на квартальные, что поможет вам ступеньками на пути к достижению цели.

Еще один ключ к созданию целей — сделать их реалистичными и достижимыми, но при этом сложными.Вот как такие компании, как Google, используют OKR, чтобы раздвинуть границы и занять лидирующие позиции в отрасли.

Наконец, также может быть полезно использовать каскадные OKR, которые переходят от высшего руководства к остальной части организации. Например, топ-менеджер создает общие OKR на предстоящий год или квартал; затем руководители отделов берут на себя ответственность за ключевые результаты, которые больше всего применимы к их командам, и преобразуют эти ключевые результаты в цели с соответствующими ключевыми результатами, чтобы направлять свои команды.

В чем разница между OKR и SMART-целями?

Цели

OKR и SMART имеют много общего. Однако основное различие между целями OKR и SMART заключается в том, что OKR не рассматривают эти цели изолированно. Скорее, OKR разрабатываются в соответствии с общей миссией организации и дают больше контекста для заявленных целей, чем цели SMART, особенно при использовании каскадной структуры OKR.

Взгляните на шаблон OKR Wrike

Использование методологии OKR помогает иметь правильные инструменты для построения ваших OKR и отслеживания их прогресса.К счастью, платформа управления работой Wrike и шаблон OKR могут помочь и в том, и в другом.

С помощью функций совместного редактирования задач Wrike вы можете проводить сеансы планирования OKR, в которых участвует вся команда. Это помогает фиксировать идеи, цели и задачи в процессе их мозгового штурма, а также позволяет добавлять соответствующие детали и сразу же их назначать. После того, как OKR будут завершены, вы можете организовать их в папке вашего отдела с соответствующими задачами и подзадачами.

Имея OKR и легко доступные для всей вашей команды, пора приступить к работе и начать отслеживать прогресс.С помощью Wrike члены вашей команды могут создать виджет панели управления «Мои цели», который ставит цели и задачи на передний план и позволяет им легко делиться прогрессом, вносить исправления и запрашивать отзывы.

Как менеджер, вы также можете отслеживать прогресс всей своей команды с помощью отдельной панели инструментов, которая предоставляет обзор всех OKR в вашей команде или отделе. Используя табличное представление, вы можете увидеть специфику каждого OKR, включая сроки выполнения, статус задачи, продолжительность задачи и ключевую статистику.Это поможет вам определить потенциальные проблемы до того, как они станут неуправляемыми.

Как Wrike может помочь с процессом OKR

У некоторых менеджеров могут возникнуть проблемы с началом процесса OKR. Например, у вас могут возникнуть проблемы с отслеживанием прогресса или вы не можете понять, как индивидуальная работа влияет на более крупные цели компании. Wrike помогает решить эти проблемы с помощью интуитивно понятного шаблона OKR.

Wrike позволяет настраивать еженедельные, ежемесячные и ежеквартальные проверки для отслеживания прогресса и принятия корректирующих мер, прежде чем что-то пойдет не так.Более того, шаблон OKR Wrike помогает вам разрабатывать каскадные OKR, чтобы можно было согласовать цели каждого отдела и каждого отдельного подразделения и способствовать их достижению.

Чтобы подробнее узнать о том, как Wrike может помочь вам в разработке и выполнении OKR в вашей организации, нажмите здесь, чтобы начать работу с бесплатной двухнедельной пробной версией!

Как составить хороший план проекта | Руководство по управлению проектами

Глава 5

Бретт Харнед

Каждый проект рассказывает историю о своих целях, команде, сроках и результатах — и для правильного представления истории требуется подробное планирование и управление проектом.Некоторые из этих историй короткие и по существу, в то время как другие представляют собой эпические романы, изобилующие перипетиями и поворотами. Независимо от продолжительности или уровня драматизма, каждая история основана на сюжетной арке или наброске, или, как мы называем это в мире управления проектами, на плане проекта.

Загрузить это руководство

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс определения объема проекта, целей и шагов, необходимых для выполнения работы.Это один из важнейших процессов в управлении проектами. Результатом процесса планирования проекта является план управления проектом.

Что такое план проекта?

План проекта, также известный как план управления проектом, представляет собой документ, в котором описывается процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с масштабом для достижения поставленных целей. Цель плана проекта — наметить шаги и ресурсы, которые потребуются для завершения проекта в срок и в установленный бюджет.

План проекта передает важную информацию, такую ​​как сроки, задания и ключевые этапы, всем заинтересованным сторонам проекта и является неотъемлемой частью успеха проекта.Чаще всего он представлен в виде диаграммы Ганта, чтобы упростить выполнение работы.

Как написать план проекта

Дело в том, что план проекта — это больше, чем сухой документ с датами. Это история вашего проекта, и вы же не хотите, чтобы это была сказка!

Любой твердый план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

• Каковы основные результаты?
• Как мы доберемся до этих результатов и в срок?
• Кто входит в команду проекта и какую роль они будут играть в этих результатах?
• Когда команда встретит вехи и когда другие члены команды сыграют роль, внося свой вклад в эти результаты или предоставляя обратную связь по ним?

Научиться разрабатывать план проекта не должно быть трудным.Выполните эти 9 простых шагов по планированию проекта, чтобы создать хорошо составленный и точный план проекта.

Скорее смотреть, чем читать? Посмотрите наш видеоурок о том, как составить реалистичный план проекта.

9 важных шагов по планированию проекта

1. Проведите исследование, чтобы понять масштаб и ценность вашего проекта
2. Задайте сложные вопросы
3. Составьте план плана проекта
4. Поговорите со своей командой
5. Напишите полный план проекта
6. Выполните свой план в TeamGantt
7. Опубликуйте свой план
8. Поделитесь своим планом с командой и убедитесь, что они его прочитали!
9. Подготовьтесь к продолжению планирования

Шаг 1. Проведите исследование, чтобы понять масштаб и ценность вашего проекта

Перед тем, как приступить к созданию плана проекта, убедитесь, что вы знаете все факты.Погрузитесь в документы и сообщения, относящиеся к проекту.

Изучите объем работы и сопутствующие документы (возможно, запрос предложения или заметки из звонков по продажам или встреч с вашей командой клиентов). Будьте внимательны. Разберитесь в деталях и задайте вдумчивые вопросы, прежде чем что-либо делать.

Хороший менеджер проекта хорошо осведомлен и методичен в написании плана проекта. Как минимум, вы должны будете иметь полное представление о:

• Цели проекта
• Потребности и ожидания вашего клиента
• Состав вашей клиентской команды и процесс принятия ими решений (т.д., как они будут проверять и одобрять работу вашей команды)

Понимание команды и процесса вашего клиента может помочь вам ответить:

• Кто спонсор проекта и насколько они доступны?
• Кто руководитель проекта, и будут ли они поддерживать с вами постоянный контакт? (Они должны быть.)
• О каких еще заинтересованных сторонах должна знать ваша команда?

Шаг 2. Задайте сложные вопросы

В дополнение ко всем своим вопросам о команде клиентов и их ожиданиях выделите время для основного контакта с клиентами и задайте им несколько сложных вопросов о процессе, организационной политике и в целом риски до создания плана проекта.Это покажет, что ваша команда имеет опыт работы с любыми сложными личностями или ситуациями и что вы с самого начала заботитесь об успехе проекта.

Вопросы, которые могут повлиять на план проекта:

• Обсуждала ли ваша команда, как вы будете собирать отзывы?
• Кто окончательный ответ? Или кому принадлежит проект?
• Есть ли заинтересованная сторона, которую мы должны рассмотреть, кого нет в вашем списке (президент, декан, супруга босса)?
• Каков крайний срок проекта? Какие факторы или события вызывают эту дату (встреча, рекламная кампания, мероприятие)?
• Есть ли даты, когда вы будете закрыты или не свободны?
• Будут ли в проекте какие-либо встречи или моменты, на которых вы хотите, чтобы мы рассказали о текущем статусе проекта более широкой группе (собрание правления)?
• Была ли ваша команда в прошлом реализована в подобном проекте? Как прошло?
• Что может помешать успеху проекта?
• Есть ли предпочтительный способ общения и инструменты онлайн-планирования проекта?
• Есть ли в процессе какие-либо моменты, которые некоторые заинтересованные стороны могут не понять и которые мы можем объяснить?

Шаг 3. Создайте схему плана проекта

Получив необходимые ответы, подумайте над ответами в свете целей проекта и того, как ваша команда может подойти к аналогичному проекту.

Если вы не знаете, с чего начать, взгляните на вопросы в начале этой главы, чтобы определить, кто, что, когда и как участвует в проекте. Подумайте о задачах, изложенных в объеме работ, и попытайтесь разработать подход к планированию и управлению проектом, создав общую схему. Все, что вам нужно, это календарь, чтобы проверять даты.

Первый план может быть очень грубым и может выглядеть как структурная декомпозиция работ, как указано в главе 4, посвященной оценке проекта.Убедитесь, что ваш план включает:

• Результаты и задачи, предпринятые для их создания
• Процесс утверждения вашего клиента
• Сроки, связанные с задачами / результатами
• Идеи о ресурсах, необходимых для задач / результатов
• Список ваших предположений внесение в план
• Список абсолютных значений, поскольку они относятся к бюджету проекта и / или срокам

Примечание: Всегда будет несколько способов выполнить запланированную работу, и на ней легко сосредоточиться от того, как будет выглядеть конечный продукт.Не ходи туда. Вместо этого сосредоточьтесь на механике того, как это произойдет.

Завязка в выполнении только запутает вас и, вероятно, заставит вас не впечатляться конечным продуктом, потому что это не то, что вы себе представляли. Напомните себе: вы должны планировать и направлять проект, а не создавать его.

План проекта поможет вам организовать свои мысли, сформулировать, что может сработать для проекта, а затем превратить все в обсуждение. Найдите время, чтобы создать простую схему плана проекта — в нем еще не обязательно должны быть все детали.Это закладывает основу для прочного и устойчивого плана проекта.

Шаг 4. Поговорите со своей командой

Если вы читали главы 1 и 2, вы знаете, что менеджеры проектов должны поддерживать постоянную связь со своими командами.

Запуск проекта должен начинаться с четкого разъяснения целей проекта и усилий, необходимых для их достижения. Это приходит с пониманием того факта, что менеджер проекта не может быть единственным, кто пишет план проекта.

Конечно, вы можете попробовать, но если вы заинтересованы в поддержке команды, вы этого не сделаете.Это потому, что вы не хотите ставить себя или свою команду в неловкое положение, не придя к консенсусу по подходу, прежде чем представить его своему клиенту. Это все равно что нанести удар в спину каждому из ваших коллег. Не так хорошо для старой репутации.

Также здорово использовать супер-умных людей, окружающих вас, чтобы узнать их мнение о том, как команда может выполнить поставленные задачи, не убивая при этом бюджет и моральный дух команды. Как руководитель проекта, вы можете выбрать Agile vs.Waterfall приближается, но когда дело доходит до этого, вы должны знать, что команда может реально выполнить план.

Вы также можете использовать время обзора плана проекта, чтобы подвергнуть сомнению собственное мышление и подтолкнуть команду к новому подходу к работе.

Например, если вы работаете над планом проекта веб-дизайна, могут ли дизайнеры начать создавать визуальные концепции, пока разрабатываются каркасы? Будет ли это иметь смысл для этого проекта и для команды? Можно ли иметь два ресурса, работающих над одной задачей одновременно?

Выдвижение идей командой и открытый диалог о подходе не только помогает вам составить план проекта.Это также очень помогает заставить всех думать о проекте одинаково.

Этот тип поддержки и общения укрепляет доверие в команде и вдохновляет людей на совместную работу над достижением цели. Он может творить чудеса на благо вашей команды и вашего проекта.

Шаг 5: Напишите и запланируйте полный план проекта

Когда у вас есть вся необходимая информация и вы поговорили со всеми сторонами, вы почувствуете себя более чем комфортно, чтобы составить надежный график проекта, используя все, что угодно. инструмент работает на вас.(Кхм, TeamGantt отлично подходит для многих счастливых клиентов).

Любой хороший инструмент онлайн-планирования проектов поможет вам формализовать свои мысли и изложить их в последовательной и удобочитаемой форме.

Сделайте его читабельным

Чтобы сделать план проекта читабельным, убедитесь, что задачи, продолжительность, контрольные точки и даты четко обозначены. Постарайтесь составить простой план проекта — чем он будет понятнее и легче для чтения, тем лучше. Независимо от того, какой инструмент вы используете, вы должны включить следующие функции:

• Включите всю соответствующую информацию о проекте, такую ​​как имя клиента, название проекта, номер версии и дату поставки.
• Разбивайте вехи и результаты по разделам, создавая заголовки и делая отступы для последующих задач. (Чтение одного длинного списка задач действительно монотонно и может ошеломить даже лучших из нас.)
• Укажите, какая команда отвечает за каждую задачу (например, «КЛИЕНТ: Предоставьте обратную связь»).
• Добавьте ресурсы, ответственные за каждую задачу, чтобы не было путаницы в том, кто за что отвечает.
• Обязательно четко указывайте продолжительность задач. У каждой задачи должна быть дата начала и окончания.
• Добавляйте примечания к задачам, которые могут показаться запутанными или требующими объяснения. Никогда не помешает добавить детали!
• Вызов зависимостей проекта. Это важно, если вы планируете риск задержек.
• Добавьте логотип своей компании и клиента, если вам нравится.
• Используйте фирменные шрифты вашей компании, если вам нравится.

В программном обеспечении для управления ресурсами TeamGantt вы можете назначить ответственных за каждую задачу, чтобы все знали, кто за что отвечает.

В дополнение ко всему этому вы должны быть максимально гибкими, когда дело касается представления плана вашего проекта. Когда дело доходит до того, как вы представляете свой план, не существует абсолютного, если вы и ваша команда понимаете, что входит в него.

Помните, люди по-разному воспринимают информацию. В то время как некоторые люди предпочитают представление в виде списка, другие могут предпочесть календарь или даже диаграмму Ганта. Вы можете заставить все эти варианты работать, если предприняли шаги для создания надежного плана.

Если ваша команда в настоящее время предпочитает традиционную диаграмму Ганта в Excel и еще не совсем готова к использованию TeamGantt, попробуйте наш бесплатный шаблон Excel.

Шаг 6: Выполните свой план в TeamGantt

TeamGantt дает вам возможность быстро и легко построить план проекта, используя большинство советов, перечисленных выше. И это упрощает настройку плана вашего проекта с помощью простого перетаскивания.

Создать диаграмму Ганта на основе шагов, которые вы наметили для своей команды, легко и весело.Посмотрите это видео, чтобы убедиться, насколько это просто.

После того, как вы создали свой проект, вы можете быть спокойны, зная, что вы думаете наперед, и у вас есть план, который поможет вам в этом. Попробуйте и создайте диаграмму Ганта совершенно бесплатно!

Шаг 7. Опубликуйте план

Вы почти закончили! Вы провели исследование, изложили свой подход, обсудили его со своей командой и составили формальный план проекта. Сделайте себе одно быстрое одолжение и попросите кого-нибудь из вашей команды просмотреть его, прежде чем передавать его своим клиентам.

Нет ничего более неприятного, чем быть менеджером проекта и предоставлять план с ошибкой, например, с неверной датой. У кого-то это займет 10 минут, и вы обретете душевное спокойствие.

Шаг 8: Поделитесь своим планом с командой и убедитесь, что они его прочитали

После того, как вы вложили всю эту работу в создание этого важного документа, вы хотите убедиться, что он действительно был рассмотрен.

Когда вы излагаете план проекта, убедитесь, что вы предоставили его краткое изложение в формате прозы.Короткое сообщение, охватывающее общую методологию, ресурсы, предположения, сроки и соответствующее время проверки, поможет вам донести до проекта и всех участников, что означает план проекта.

Не стесняйтесь: объясните мысль, которая возникла в процессе создания плана проекта, и предложите ее для обсуждения. Было бы неплохо организовать звонок для просмотра плана построчно с клиентом. Это гарантирует, что ваш клиент поймет процесс и значение каждого шага в плане.

Конечно, вам, возможно, придется объяснить это еще несколько раз, но, по крайней мере, вы прилагаете усилия, чтобы помочь установить хорошие стандарты планирования проектов по всем направлениям и рассказать своим клиентам, как работает ваша команда. И снова это показывает, что вам не все равно.

Шаг 9: Подготовьтесь к продолжению планирования проекта

Некоторые проекты гладкие и легкие в управлении, а другие — полный кошмар, который будит вас в 3 часа ночи каждую вторую ночь (такое бывает). Тем не менее, планы изменятся.

Имея хорошую команду и четкий объем работы, вы на пути к созданию управляемого и хорошо продуманного плана проекта.Наличие надежного плана проекта — ваша лучшая защита от проектного хаоса.

Если вы беззаботный руководитель проекта, который может адаптировать ваш подход и план, чтобы плыть по течению, указывая на соответствующие риски, вы будете счастливы. В противном случае ежедневные изменения омрачат ваше видение, и вы сосредоточитесь на вещах, которые не помогут вашей команде, вашему клиенту или проекту.

И помните: руководители проектов тоже могут повеселиться! Так что выбирайте объем своего проекта, копайтесь в собственном исследовании и начинайте писать свой следующий шедевр.

Планируйте свой проект за считанные минуты

Узнайте, насколько простым может быть планирование проекта с TeamGantt. Создайте свою первую диаграмму Ганта бесплатно!

Планирование проекта | 9 шагов для создания онлайн-плана управления проектом

Вы отвечаете за проект. Замечательно! Прежде чем вы действительно начнете свой проект, вам понадобится план проекта.

Хотя может возникнуть соблазн сразу перейти к своему проекту и разобраться во всем по мере продвижения, у вас будут гораздо лучшие результаты, если вы сначала создадите план проекта.Без базового плана проекта вы можете обнаружить, что ваша команда не имеет направления или, что еще хуже, движется в разных направлениях.

В управлении проектами продолжение работы без плана проекта подвергает вас опасности перерасхода доступных ресурсов и неспособности достичь целей клиента. План проекта гарантирует, что все заинтересованные стороны разделяют одно и то же видение, устанавливает измеримые цели для вашего проекта, устанавливает прочную связь между членами команды и заинтересованными сторонами и служит основой для прозрачности проекта.Без этого вы настроите себя и свою команду на провал проекта.

Может быть, вы занимаетесь этим какое-то время или, может быть, это ваш первый большой проект, и вы просто погуглили, «как написать план проекта». В любом случае, мы здесь, чтобы помочь.

Что такое план проекта?

План проекта, также известный как план управления проектом, — это документ, который описывает, как проект будет выполняться, отслеживаться, контролироваться и закрываться. В нем изложены цели и объем проекта, и он служит официальной точкой отсчета для команды проекта, более крупной компании и заинтересованных сторон.

Он создается на этапе планирования проекта и представляет собой сборник нескольких других документов. Это больше, чем просто расписание или список задач, хотя он и включает эти вещи. План управления проектом официально утверждается в начале проекта, а затем постепенно обновляется на протяжении всего проекта.

Почему важно планирование проекта?

Планирование проекта — это важный этап, который наступает сразу после начала на этапах управления проектом.Благодаря правильному планированию вы оптимизируете весь проект, разбивая его на серию этапов, и обеспечиваете своевременную доступность всех ресурсов.

Ограничения проекта, такие как время, объем и стоимость, обсуждаются в процессе планирования проекта, а планы смягчения последствий разрабатываются после выявления потенциальных рисков. Сравнивая фактический прогресс с планом проекта, вы также можете отслеживать производительность своей команды и предпринимать необходимые шаги для ее улучшения. Ознакомьтесь с 7 областями, в которых планирование важно для успешных проектов.

9 шагов по созданию онлайн-плана проекта

Если вы думаете: «Ну, это звучит действительно официально и серьезно, не пугайтесь.

Выполните эти девять шагов по управлению проектами, и вы на правильном пути не только в том, как спланировать проект в Интернете, но и в его успешной реализации.

Шаг 1. Определите все заинтересованные стороны

У вашего проекта есть несколько заинтересованных сторон, и не все из них будут вовлечены в каждую деталь проекта.Заинтересованные стороны проекта включают

• ваш клиент,
• конечных пользователей продукта,
• компания и ее руководители,
• и команда, работающая непосредственно над проектом.

В зависимости от характера проекта заинтересованные стороны могут также включать сторонние организации или отдельных членов сообщества, которых проект затронет.

Шаг 2: Определите роли и обязанности

После того, как вы определили заинтересованные стороны, вам необходимо определить основные навыки управления проектом и компетенции, необходимые для проекта.Когда у вас есть этот список, вы можете определить роли и распределить обязанности между отдельными заинтересованными сторонами.

Помните, что роль — это не то же самое, что и человек.

• В некоторых случаях один человек может выполнять несколько ролей, например иметь назначенное контактное лицо в чрезвычайных ситуациях, роль, которая добавляет несколько дополнительных рабочих часов к расписанию человека.
• В других случаях несколько человек могут занимать одинаковые роли, например, когда для вашего проекта требуется несколько инженеров-программистов.

Типичные роли включают

• спонсор проекта,
• руководитель проекта,
• и члены проектной группы.

Роли различных членов проектной группы будут различаться в зависимости от вашего проекта, но обязательно включите роль отношений с поставщиками и роль отношений с клиентами.

Шаг 3: Проведите стартовое собрание

Стартовая встреча —

• шанс собрать вместе все заинтересованные стороны,
• сформулировал видение проекта, за которое может справиться каждый,
• и возможность познакомиться и установить хорошие рабочие отношения.

На данном этапе конкретные детали проекта еще не определены, поэтому вам следует включить обсуждение масштабов проекта, бюджета, сроков и целей в повестку дня встречи.Это также когда объявляются роли и объясняется план коммуникации. Стартовая встреча задает тон рабочим отношениям между заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта.

Шаг 4: Определите объем проекта, бюджет и график

После официального запуска пора определить три важных концепции:

• объем проекта,
• бюджет,
• и график вашего проекта.

Каждый из этих пунктов заслуживает отдельного подробного объяснения, поэтому мы просто кратко их определим здесь.

а. Объем:

Объем проекта говорит вам, что мы собираемся делать (и не делать)? Учитывая запросы заказчика и видение, обсуждаемое командой, каковы цели этого проекта?

г. Бюджет:

Каковы ожидаемые финансовые затраты проекта с учетом объема и ресурсов, необходимых для достижения целей проекта?

г. Хронология:

На временной шкале проекта перечислены фазы вашего проекта и период времени, в течение которого вы можете обоснованно ожидать их завершения.

Шаг 5. Установите цели и расставьте приоритеты

Когда ваша команда поймет цели проекта и вы определили этапы их достижения,

• разбейте общую картину целей вашего проекта на отдельные цели и задачи,
• расставить приоритеты задач по важности и зависимостям,
• и внедрить систему, обеспечивающую корректирующие действия, когда цели не достигаются вовремя.

Возможно, вам придется скорректировать график с учетом ваших целей.

Шаг 6: Определите результаты

Результатом поставки, как определено Институтом управления проектами, является «любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или возможность оказания услуги, которая создается для завершения процесса, фазы или проекта». Другими словами, результат может быть:

.

• продукт,
• ресут,
• или возможности.

Результаты проекта определяются целями проекта и являются важной частью плана проекта.Например, если заказчик ставит перед собой цель, чтобы конечные пользователи могли управлять своим собственным контентом, результатами могут быть часть программного обеспечения, которое позволяет пользователям управлять контентом, а также учебные материалы для сотрудников и конечных пользователей о том, как использовать вновь созданный контент. программное обеспечение.

Шаг 7: Составьте график проекта

График проекта — это документ, в котором подробно описывается

• график проекта,
• организационных ресурсов, необходимых для выполнения каждой задачи,
• и любую другую информацию, важную для управления командой.

Излишне говорить, что он должен быть исчерпывающим и легким для понимания.

Для создания графика проекта,

• далее разделите фазы вашего проекта на отдельные задачи и мероприятия,
• определить зависимости,
• последовательность действий,
• и оцените необходимые ресурсы и продолжительность каждой задачи.

Информация, которую вы собираете в этом процессе, может выявить необходимые корректировки в ваших ролях, сроках и / или бюджете.

Это важный шаг в написании простого плана проекта и полезная часть процесса. Гораздо лучше внести эти корректировки до начала проекта, чем через несколько недель или месяцев.

Шаг 8: Проведите оценку рисков

Риск — это проблема, которая может возникнуть или не возникнуть в ходе вашего проекта. Важно определить риски проекта и снизить их на этапе планирования, чтобы потом не застать врасплох. Проведите встречу или попросите всех членов команды рассказать о рисках, которые вам следует учитывать.

Области риска включают:

• Объем проекта
• Ресурсы (кадровые, финансовые и физические)
• Задержка проекта
• и отказы технологий или связи

Невозможно контролировать все потенциальные риски, но их заблаговременное продумывание может спасти ваш проект от провала.

Шаг 9: Сообщите план проекта

После того, как вы составили план проекта, убедитесь, что вы четко изложили его команде и всем другим заинтересованным сторонам.Возможно, вы создали план коммуникации по проекту, когда составляли расписание своего проекта. Если нет, сделайте это сейчас!

Установление надежных каналов связи и ожиданий для коммуникации по проекту имеет решающее значение. Как руководитель проекта, обязательно смоделируйте тип общения, которого вы ожидаете от всех заинтересованных сторон.

Основные компоненты плана управления проектом

На базовом уровне пример плана проекта состоит из трех компонентов. Составьте список всех этих компонентов, чтобы помочь вам составить план управления проектом.

Деятельность

Что нужно сделать вашей команде, чтобы завершить проект? Действия в вашем плане проекта включают такие вещи, как

Задачи

Для любого управления задачами проект разбивается на задачи. Это небольшие работы, которые составляют большую картину вашего проекта. Постепенные цели упрощают измерение успеха и устранение узких мест, а определение этих задач имеет важное значение для разработки плана управления проектом.

ресурсов

С чем вы работаете? Ваши ресурсы, конечно же, включают ваш бюджет. Также важно понимать свои потребности в человеческих и материальных ресурсах. Сколько человек потребуется для работы над этим проектом и вам нужно будет нанять временных работников или субподрядчиков? Какие физические или цифровые материалы требуются и откуда они берутся?

Как программное обеспечение для планирования проектов может помочь в планировании проектов

Успешный план управления проектом включает в себя эффективную организацию всех действий, задач и ресурсов, составляющих ваш проект.Попытки сделать все это с ужасной коллекцией электронных таблиц и общими документами или, что еще хуже, с помощью блокнотов, ручек и стикеров — непосильная задача и неэффективность.

Программное обеспечение

для управления проектами может упростить планирование вашего проекта от начала до конца, предоставляя вам инструменты и прозрачность в проекте, необходимые не только для создания отличного плана управления проектом, но и для эффективного управления вашим проектом. Хорошее программное обеспечение для управления проектами позволяет выполнять административные задачи быстрее и эффективнее, освобождая время, чтобы сосредоточиться на реальном проекте.

Программное обеспечение

для управления проектами также может облегчить эффективную коммуникацию внутри и между командами, помочь вам отслеживать ключевые факторы производительности, хранить все данные проекта в централизованном хранилище и позволяет вам создавать отчеты по вашему проекту в процессе.

Многие из проблем управления проектами, особенно при планировании, можно решить с помощью мощного и эффективного инструмента управления проектами.

Kissflow Project может стать решением для вас!

Проект Kissflow

• прост и интуитивно понятен в использовании,
• освобождает вас от постоянного отслеживания товарищей по команде,
• предлагает несколько представлений для визуализации проектов
• предоставляет состояния «Готово», «Выполняется» и «В ожидании» для ясности в статусе,
• дает вам доступ к мощным отчетам для принятия решений на основе данных, а
• напоминает вам, когда задачи близки к сроку.

Проект Kissflow — это гораздо больше. Зарегистрируйтесь бесплатно сегодня, чтобы познакомиться с его простыми, но мощными возможностями!

Дополнительные ресурсы

Напишите план проекта, которым вы гордитесь (+ примеры планов проекта)

Как создать идеальный план проекта за 10 шагов

Теперь давайте узнаем, как составить план проекта — такой, который работает в гармонии с тем, как мы управлять проектами в 21 веке.

Мы создали этот контрольный список плана управления проектом в качестве удобного руководства для создания плана проекта для любого проекта.Будь то большой торт, большая платформа веб-сайта или что-то нецифровое, принципы и шаги одинаковы.

Вот краткое описание шагов в инфографике. Читайте подробные объяснения ниже.

Контрольный список плана управления проектом

В этом контрольном списке плана управления проектом мы упростили написание плана проекта до десяти простых шагов:

1. Определите рабочий процесс
2. Определите горизонт планирования
3. Разбейте его
4. Спросите, не угадайте
5. Вопрос при допросе
6. Дайте время для внесения исправлений
7. План для этого не планируется
8. Финишная скважина
9. Обзор и оптимизация после проекта
10. Основные этапы и исходные данные

1.Определите свой рабочий процесс

Составьте приблизительный план. Набросайте общий ход вашего проекта от начала до завершения. Обозначьте каждую фазу проекта и возможные действия и задачи, необходимые на каждой фазе для завершения проекта.

При создании плана проекта иногда может возникнуть соблазн сразу погрузиться в инструмент планирования проекта и добавить туда все задачи, которые необходимо выполнить. Но прежде чем добавлять конкретные задачи и вехи проекта, убедитесь, что вы правильно поняли общую структуру проекта.Это означает, что сначала необходимо определить рабочий процесс и различные этапы работы. Если вы сделаете это правильно, это значительно упростит последующее добавление конкретных задач. На этом этапе вы думаете не о реальных задачах, а о том, как задачи можно сгруппировать вместе и о подгруппах работы в рамках каждой фазы.

2. Определите свой горизонт планирования

Насколько вы реалистичны? Определите, насколько далеко вы можете точно спланировать наперед. Подробно планируйте только то, что вы знаете, и делайте щедрые скидки на остальную часть проекта, чтобы не перегружать себя и свою команду.

Горизонт планирования — это промежуток времени, который можно и целесообразно спрогнозировать на будущее при подготовке плана проекта. В целом продолжительность горизонта планирования определяется степенью неопределенности во внешней среде: чем выше неопределенность, тем короче горизонт планирования. Детальное планирование всего проекта может оказаться невозможным, поэтому планируйте подробно только то, что вы знаете, на той стадии, в которой вы находитесь, и делайте щедрые скидки на остальную часть проекта.

3. Разбейте его на части

Разберитесь в деталях. Разбейте этапы и задачи проекта на небольшие подзадачи, каждая не более чем на несколько дней. Это упрощает определение отсутствия каких-либо шагов и упрощает оценку вашей команде.

После того, как рабочий процесс установлен, горизонт планирования определен, высокоуровневое планирование должно стать более подробным — оно должно быть разбито на как можно больше мелких подзадач. Когда вы пытаетесь точно оценить, сколько времени займет этап проекта, важно разделить задачи на как можно больше составных частей.Это означает принятие задачи и определение всех подзадач, составляющих сумму этой задачи, а для этих задач — делать то же самое, чтобы каждой подзадаче можно было назначить определенный временной масштаб.

4. Спрашивайте, не угадывайте

Не придумывайте сами. Дайте вашей команде контекст, приблизительную цифру для начала, и помогите им совместно провести правильную оценку. Делитесь предположениями, зависимостями и решайте, кто что и когда может делать.

Когда вам нужно составить план проекта, проще всего угадать, сколько времени может потребоваться для выполнения каждой из этих составных частей.Это вариант, но не особо умный. Гадание не только даст вам плохой план по времени, но и не даст вам основания для обсуждения с клиентом, и никто больше не будет разделять вину, если вы предположите неверно.

5. Вопрос при опросе

Когда ваша команда дает вам оценку, продолжайте спрашивать «почему» и «как», чтобы помочь им продумать свой подход, выявить любые возможности повышения эффективности и убедиться, что вы понимаете, что входит.

Помимо того, что вы просто просите кого-то оценить, сколько времени это займет, вам нужно помочь ему понять контекст, в котором его оценка. Бесполезно просто спрашивать кого-то, сколько времени займет изоляция. Поскольку они предоставят вам приблизительный график времени, вам нужно начать расспрашивать, как они пришли к этой цифре. Вы часто обнаружите, что, когда вы начнете разбираться в деталях их оценки, они начнут думать об элементах, которые они забыли включить, и вы начнете понимать зависимости между отдельными задачами.

6. Дайте время для внесения поправок

Поправки или изменения в проекте неизбежны. Найдите время для проверки и корректировки циклов как внутри компании, так и с клиентами и заинтересованными сторонами проекта.

Одна вещь, которую часто упускают из виду при создании плана проекта, — это время для проверки и корректировки циклов. Поправки или изменения в проекте неизбежны. Клиенты любят что-то менять и вносить свой вклад в проект. Поэтому независимо от того, насколько тесно вы связаны со своим клиентом в проекте, вам необходимо внести поправки.

7. Планируйте, чтобы не планировать

Проекты никогда не идут по плану. Недостаточно просто спланировать лучший сценарий или план А — вам также нужно включить в план А, План, Б и План С.

Поправить грань между оптимизмом и прагматизмом может быть сложно при создании плана проекта. Создание плана проекта, который дает гибкость для предотвращения непредвиденных изменений, имеет решающее значение для успеха проекта. Недостаточно просто спланировать лучший сценарий или план А — вам также нужно включить в план А, План, Б и План С.

8. Хорошо завершите работу

Завершение проектов должным образом может быть непростым делом. Составьте надежный план и выделите достаточно времени для завершающих этапов вашего проекта, поскольку вы загружаете контент, проверяете качество, тестируете, получаете утверждения, вносите изменения в DNS и развернуть в производство.

Планирование заключительных этапов живого проекта может показаться одним из самых простых — завершите его и просто начните жить! Однако заключительные этапы проекта могут быть самыми сложными, поскольку зависимости полностью реализованы, и важно иметь надлежащий план, чтобы убедиться, что все может быть развернуто в реальном времени, а проект закрыт должным образом.

9. Послепроектная проверка и оптимизация

Реализация проекта — еще не конец. Включите в план проекта этап тестирования и анализа после запуска, чтобы измерить производительность, внести любые необходимые оптимизации и принять к сведению все извлеченные уроки.

Одна из самых упускаемых из виду частей проекта — это то, что происходит, когда он запускается. В эйфории и волнении от реализации проекта планирование эффективного закрытия проекта иногда упускается из виду.Слишком часто план проекта заканчивается одной вехой — датой реализации проекта. Хотя проект может быть запущен, он еще не закончен. Фактически, окончание первой фазы проекта должно означать начало следующей фазы.

10. Вехи и исходные данные

Следите за своим проектом, используя вехи, чтобы проектная группа и заказчик четко понимали ключевые даты. Следите за прогрессом с помощью базовых показателей, чтобы отслеживать прогресс по сравнению с исходным планом проекта.

Чтобы помочь вам отслеживать, выполняется ли ваш проект по расписанию, убедитесь, что ваш проект завален вехами. Когда проект начнется, всем будет ясно, как выглядит прогресс, и быстро станет ясно, отстает ли проект от графика. Если вы будете использовать инструмент управления проектами, вы обычно можете легко установить вехи с помощью перетаскивания, и программное обеспечение будет использовать их, чтобы вы могли быстро понять статус вашего проекта по мере продвижения.Использование контрольных точек гарантирует, что, когда проект начнется, команда проекта и клиент четко определят ключевые даты, которые необходимо выполнить проекту, чтобы не сбиться с пути.

Как разработать план управления проектом: 12 шагов к успеху

Отчет Project Management Institute 2020 Pulse of the Profession показывает, что 11,4% бизнес-инвестиций тратятся впустую из-за плохой работы проекта. Сегодняшние организации должны раскрыть причину этих сбоев и определить, что могут сделать профессионалы по управлению проектами, чтобы помочь преодолеть эти проблемы.

«На протяжении десятилетий мы пытались повысить уровень успешности проектов, — говорит доцент Северо-Восточного университета Жак Алексис. «Плохое планирование было одной из постоянных причин неудач. Часто это означает, что команда управления проектом не привлекала заинтересованные стороны к планированию и, следовательно, не понимала масштаб проекта. Если вы не понимаете масштаб проекта, график и бюджет будут нереальными. Существует множество свидетельств того, что планирование является решающим фактором успеха в управлении проектами.”

Загрузите наше бесплатное руководство по продвижению вашей карьеры в области управления проектами

Узнайте все, что вам нужно, от востребованных навыков до растущих возможностей трудоустройства в отрасли.

СКАЧАТЬ

Как создать реалистичный план проекта за 12 шагов

Алексис — ученый-практик с уникальным сочетанием знаний в области экономики бизнеса, общего управления, управления портфелями, проектами и операциями. Он имеет почти двадцатилетний опыт управления крупными программами и проектами в производственной и энергетической отраслях.Основываясь на своем опыте, он рекомендует руководителям проектов следовать приведенным ниже инструкциям, чтобы разработать план, который приведет к качественным результатам в срок и в рамках бюджета.

1. Соберите требования от ключевых заинтересованных сторон.

После того, как вы создали устав проекта и определили ключевые заинтересованные стороны проекта, важно собрать требования. «Чтобы получить результат, вам нужны входные данные», — говорит Алексис. «Процесс планирования начинается со сбора требований от заинтересованных сторон. Получив эту информацию, вы сможете определить масштаб проекта и точно определить, что вам нужно предоставить заинтересованным сторонам.

Сильные коммуникативные навыки критически важны на этом этапе процесса планирования. Без эффективного взаимодействия можно упустить важные детали, которые могут нанести ущерб общему успеху проекта.

2. Определите объем проекта.

Задайте себе вопрос: « Что нужно произвести или доставить команде? »и« »Какие проблемы пытаются решить заинтересованные стороны? ”Затем поработайте со своими заинтересованными сторонами, чтобы разработать исчерпывающее описание проекта и конечных результатов продукта в форме описания содержания проекта.Вы должны четко понимать границы проекта.

Например, если вы создаете программное приложение для клиента, вы должны знать, что будет включено в приложение, а что нет. Кто будет пользоваться приложением? Для чего он предназначен? Какие критически важные функции и возможности он должен иметь?

3. Создайте иерархическую структуру работ.

Разбейте объем проекта на более мелкие, более управляемые результаты и группы связанных задач, также известных как «рабочие пакеты».«Это позволит вам распределять ресурсы по разным частям проекта в зависимости от необходимых навыков. Структурная декомпозиция работ облегчает планирование и координацию, которые являются двумя важными функциями управления проектами.

4. Определите деятельность по проекту.

Разбейте рабочие пакеты на список мероприятий по проекту. Считайте это планом действий. Можно спросить себя: « Какие действия необходимо выполнить, чтобы получить конечные результаты проекта?»

5.Последовательность проектных мероприятий.

«Почти все происходит последовательно, но хитрость заключается в том, чтобы делать как можно больше операций параллельно, если у вас есть для этого ресурсы», — говорит Алексис. «Одна из основных причин принятия формальных методологий управления проектами — это сокращение времени вывода продукта на рынок. В динамичных и гиперконкурентных отраслях возможность сократить время цикла является конкурентным преимуществом ».

6. Оцените продолжительность деятельности, затраты и ресурсы.

Стоимость, продолжительность и ресурсы, необходимые для завершения деятельности по проекту, зависят от объема проекта.Правильная оценка важна для любого проекта, поскольку она помогает определить жизнеспособность плана, установить ожидания и держать расходы под контролем.

7. Распределите ресурсы по рабочим пакетам и видам деятельности в соответствии с навыками и интересами.

Ресурсы включают не только рабочую силу, но также материалы, оборудование, помещения и технологии. Определив, какие ресурсы вам понадобятся, Алексис предлагает определить уровень навыков, необходимый для каждого вида деятельности.

«Масштаб и уровень сложности проекта помогут вам определить, в каких областях вам нужно привнести навыки высокого, среднего или начального уровня», — говорит Алексис.Этот шаг позволяет определить последовательность событий, которые должны произойти. Чтобы установить реалистичный график, вам нужно знать, сколько времени займет каждое мероприятие, сколько оно будет стоить, какие ресурсы (члены команды) вам понадобятся, а также когда эти ресурсы доступны (например, проверьте графики отпусков. чтобы избежать непредвиденных задержек).

8. Создайте непредвиденные обстоятельства.

« План без непредвиденных обстоятельств — плохой план», — говорит Алексис. «Проекты редко идут по плану, поэтому необходимо предусмотреть резервные планы.Непредвиденные обстоятельства можно определить, просмотрев исторические данные, чтобы определить риски, которые возникали в аналогичных проектах в прошлом ».

Например, если поставщик, на которого вы полагаетесь при поставке ключевого компонента вашего проекта, в прошлом имел проблемы с производительностью, это могло повлиять на ваш график. Если да, то необходим план действий в чрезвычайных обстоятельствах, например, определение альтернативных поставщиков и оценка затрат в случае возникновения этого риска. Ключевым моментом здесь является рассмотрение как внутренних, так и внешних факторов, которые могут повлиять на цели вашего проекта.Существует множество факторов за пределами организации, которые могут увеличить риск для проекта, включая индекс потребительских цен, экономику, государственные проблемы (например, новые правила) и действия конкурентов.

Также учитывайте организационную культуру при формулировании непредвиденных обстоятельств. Культура организации может повлиять на определенные элементы плана проекта. Например, в некоторых организациях принято дополнять оценки, в то время как в других ожидается, что проект будет иметь точные цифры.

9. Создайте базовый план измерения производительности.

Разработайте интегрированный базовый план «объем-график-стоимость» для работ по проекту, который будет служить инструментом контроля для вашего проекта. Затем сравните выполнение проекта с базовыми показателями, чтобы измерить производительность и управлять ею. Эти базовые показатели могут быть установлены с помощью отчетов о состоянии в программных приложениях для управления проектами.

«Производительность следует измерять на протяжении всего жизненного цикла проекта», — объясняет Алексис. «Таким образом, вы сможете выявить проблемы и предпринять корректирующие действия, пока не стало слишком поздно.Не менее важно измерить производительность после завершения проекта. Это позволяет сравнивать фактические результаты с исходными для оценки общей и индивидуальной производительности ».

10. Разработайте все вспомогательные планы.

«Разработка всеобъемлющего и реалистичного плана проекта требует времени и усилий», — говорит Алексис. «Однако планирование может облегчить вашу жизнь на этапе реализации проекта, предотвратив неприятные сюрпризы и недопонимание».

Большинство планов проектов должны включать следующие вспомогательные планы:

11.Документируйте все.

Задокументируйте план проекта с указанием объема, графика и стоимости проекта. Как правило, планы должны охватывать управление затратами, управление качеством, управление ресурсами, управление коммуникациями, управление рисками, процессы закупок, а также текущее взаимодействие с заинтересованными сторонами (т. Е. Способы постоянного взаимодействия с заинтересованными сторонами на протяжении жизненного цикла проекта).

12. Создайте базу знаний.

В некоторых организациях существует культура обучения, при которой руководители проектов должны документировать и делиться своими планами.Это может быть ценным способом учиться на ошибках и успехах других. В других компаниях, где эти исторические знания не задокументированы, это может быть более сложной задачей, и может потребоваться напрямую связаться с другими руководителями проектов, чтобы получить информацию.

Продвижение в управлении проектами

Управление проектами — это развивающаяся и востребованная карьера, но как вы предпримите шаги, чтобы расти в своей должности? Алексис рекомендует предпринять следующие шаги, чтобы продвинуть свою карьеру в области управления проектами.

Сделайте обучение повседневной привычкой. « Некоторые из самых успешных менеджеров проектов, которых я знаю, регулярно работают над развитием своих навыков общения, построения команды и ведения переговоров», — говорит он.

Помните, что обучение есть везде. Получение степени — важный способ продвинуть вашу карьеру вперед. Вы также можете учиться другими способами — на основе опыта работы или через системы поддержки в рамках вашей профессии.

Чтобы продемонстрировать свои навыки работодателям, вы также можете изучить возможности получения различных квалификационных данных, например, стать сертифицированным менеджером проектов.Данные показали, что менеджеры проектов, имеющие сертификат и / или степень магистра в области управления проектами, обычно получают более высокую заработную плату, чем их коллеги, которые этого не делают.

Развивайте свои технические навыки. Как и во многих других областях, технология управления проектами постоянно развивается, поэтому профессионалам необходимо опережать тенденции в этой области. Например, многие руководители проектов сегодня исследуют потенциальные применения искусственного интеллекта и робототехники. «Искусственный интеллект будет играть важную роль в том, как мы собираем, храним и делимся уроками, извлеченными из управления проектами», — говорит Алексис.«Полученные уроки будут более структурированными, а машинное обучение поможет уменьшить количество ошибок и сбоев в проектах».

Создайте надежную сеть поддержки. Многие профессионалы готовы поделиться своими знаниями и опытом. Два места для начала — это Институт управления проектами и группы управления проектами в LinkedIn.

Оттачивайте свои лидерские качества. Власть и влияние важны, но часто у руководителей проектов есть члены проектной группы, которые не являются их непосредственными подчиненными, что может стать дополнительной проблемой.Однако вы можете влиять на людей, основываясь на своей силе, которая исходит из разных источников. Иногда менеджеры проектов будут полагаться на свою силу эксперта , чтобы влиять на членов команды, или на свою силу референта — их способность общаться с другими и развивать связи внутри организации. Недостаточно просто знать свою область. Сильное лидерство и коммуникабельность являются важными навыками для менеджеров проектов.

Разделите ценность управления проектами. Продемонстрируйте менеджерам и другим сотрудникам организации, насколько важно управление проектами для развития конкурентных преимуществ организации.Эффективное управление проектами может привести к ощутимым преимуществам, таким как повышение производительности или сокращение времени вывода нового продукта на рынок.

Чтобы узнать больше о продвижении своей карьеры в качестве менеджера проекта, включая полезные советы и стратегии, загрузите наше подробное руководство ниже.

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована в мае 2019 года и с тех пор обновлена ​​для обеспечения актуальности и точности.

Как спланировать проект за 1 час или меньше

Создание плана проекта может показаться пугающим, особенно если вы не технический менеджер.Систематический процесс планирования и простой шаблон плана проекта могут упростить вам задачу.

Из этой статьи вы узнаете:

Давайте нырнем.

Что такое простой план проекта?

План проекта — это документ, который определяет объем проекта и излагает его цели. Его также называют планом управления проектом. Поскольку каждый проект уникален, нет двух одинаковых планов проектов.

Планы проектов могут быть в форме документов, таблиц или графиков диаграммы Ганта.Сроки диаграммы Ганта упрощают передачу расписания проекта всей команде.

План проекта отвечает на три основных вопроса:

• Какие действия вам нужно сделать?
• Кто будет заниматься этими видами деятельности?
• Когда начинается и заканчивается каждое действие?

Если план вашего проекта отвечает на эти четыре вопроса, значит, он выполняет свою работу.

Вы можете подумать про себя: «Звучит здорово и все такое, но как мне ответить на эти вопросы.”Это подводит нас к следующему пункту:

Как составить простой план проекта?

Процесс планирования проекта состоит из пяти этапов.

Как и все в управлении проектами, инструмент управления проектами поможет вам делать вещи быстрее и эффективнее. Этот инструмент может быть программным обеспечением для управления проектами или простым шаблоном планирования проекта (представленным ниже).

В этой статье давайте взглянем на Toggl Plan, простой инструмент планирования проектов, который идеально подходит для малых и средних команд.

Шаг № 1: Определите объем проекта

Перед тем, как ваша команда приступит к работе над проектом, необходимо четко определить масштаб проекта. Неспособность установить объем приводит к расползанию объема. И в конечном итоге к задержкам в реализации проекта, а иногда и к полному сбою проекта.

Объем проекта определяет, что включено, а что не включено в проект, в том числе:

• Цели и задачи
• Приоритеты
• Ограничения и риски

Очень важно задокументировать вышеуказанные моменты в документе о масштабах.Как только объем утвержден клиентом, вы можете приступить к следующим этапам планирования проекта.

Шаг № 2: Захват, расстановка приоритетов и организация задач

Затем, исходя из целей и задач проекта, определите мероприятия проекта. Действия по проекту — это задачи, которые вы должны выполнить для реализации проекта.

Запишите идентифицированные задачи в свой простой документ шаблона плана проекта.

Вы также можете добавить идентифицированные задачи в «Ящик задач» в Toggl Plan.Поле задач помогает фиксировать задачи, которые еще предстоит запланировать или назначить.

После того, как вы определили и записали все задачи, следующим шагом будет расстановка приоритетов для этих задач. Вот девять советов о том, как расставить приоритеты для задач.

В зависимости от вашего проекта, вы также можете разбить задачи на фазы. В конце каждой фазы в конечном итоге отмечаются вехи проекта.

Шаг № 3: Создание временной шкалы проекта

Сроки выступают в качестве руководства для проекта. Они говорят вам, что нужно сделать, а когда — закончить.

Временная шкала — самая важная особенность любого плана проекта, потому что она показывает примерное время, которое член команды должен потратить на выполнение задачи. Если ваша временная шкала отключена, значит, весь ваш проект отключен.

В зависимости от приоритетов задач и зависимостей вы можете запланировать задачи на временной шкале Ганта. Узнайте, как создать временную шкалу Ганта в Microsoft Excel и Google Таблицах.

С помощью шкалы времени планирования Toggl Plan вы можете перетаскивать захваченные задачи на шкале времени.Вы также можете настроить даты начала и окончания задачи, перетащив конец задачи.

Визуальная шкала времени имеет четыре уровня масштабирования. Таким образом, вы можете посмотреть подробное расписание на неделю или получить обзор на весь год.

Наконец, члены команды и другие менеджеры могут сотрудничать, чтобы помочь вам создать временную шкалу. Кроме того, вы также можете предоставить клиентам и другим заинтересованным сторонам доступ к временной шкале только для чтения.

Шаг № 4: Определите и распределите ресурсы

Распределение ресурсов — это отдельная тема.

Однако есть три основных шага, которые необходимо выполнить при управлении ресурсами.

• Определите ресурсы, у которых есть навыки, необходимые для выполнения определенных задач проекта.
• Некоторые из этих ресурсов могут быть недоступны во время расписания вашего проекта. Найдите доступные ресурсы на шаге выше.
• После того, как вы определили доступность ресурсов, назначьте доступный ресурс задаче.

В Toggl Plan с помощью шкалы времени группы можно легко определить доступные ресурсы и назначить их задаче.Кроме того, на основе оценок задач вы можете управлять рабочими нагрузками ресурсов с помощью шкалы времени группы.

Шаг № 5: Добавьте вехи

Контрольные точки проекта — это промежуточные контрольные точки, которые предотвращают перерасход проекта.

Крупные проекты разбиты на фазы. Конец каждой фазы знаменует собой важную веху. Разделение сроков реализации проекта на этапы дает следующие преимущества:

• Повысьте уровень успешности проекта, разделив риски и ограничения.
• Проверить ход выполнения проекта и соответствующим образом скорректировать график и ресурсы.
• Сообщать о достигнутом прогрессе заинтересованным сторонам.
• Повысьте боевой дух команды за счет поэтапной успешной доставки.

С помощью Toggl Plan вы можете легко добавлять вехи с цветовой кодировкой как на временные шкалы плана, так и на шкалу группы. Таким образом, все в команде будут знать о приближающихся сроках.

Бесплатные простые шаблоны планов проектов

Помимо инструментов планирования проектов, вы также можете использовать шаблоны для планирования проектов. Простые шаблоны планов проектов доступны в Интернете.Хотя некоторые из этих шаблонов являются платными, большинство из них можно загрузить бесплатно.

Давайте посмотрим на некоторые из лучших доступных сегодня вариантов шаблонов.

Простые шаблоны плана проекта для MS Word

Для Microsoft Word доступно несколько шаблонов планов проектов. Однако здесь очень мало гибкости по сравнению с использованием инструмента планирования проекта или даже электронной таблицы.

Тем не менее, вот несколько шаблонов, которые вы можете рассмотреть.

График планирования проекта

Это простой документ Microsoft Word, который можно использовать для отслеживания этапов и задач.Это простой шестинедельный календарь для планирования вашего проекта.

Шаблон плана проекта

для Word

Это еще один простой шаблон плана проекта для MS Word. С помощью этого шаблона вы можете добавлять задачи, записывать даты начала и окончания, а также отслеживать статус задачи.

Простые шаблоны плана проекта для Excel

С Excel вы получаете большую гибкость в управлении данными проекта. Кроме того, формулы Excel упрощают вычисление числовой информации. Вот лучшие шаблоны планов базовых проектов Excel.

Простая диаграмма Ганта

Этот простой шаблон Microsoft Excel помогает создать график проекта и визуализировать его в виде диаграммы Ганта.

Вы можете разбить проект на фазы и задачи, назначить задачи членам команды, а также установить даты начала и окончания задачи. Этот бесплатный шаблон идеально подходит для создания простых планов проектов.

Планировщик проектов Ганта

С помощью этого шаблона планирования проекта вы можете ввести дату начала, продолжительность и статус для каждой задачи.

Этот простой шаблон, основанный на диаграммах Ганта, поможет вам визуализировать график вашего проекта на временной шкале.

График вехи и задачи проекта

Этот шаблон позволяет отображать задачи и вехи на временной шкале. Кроме того, вы можете легко визуализировать зависимости задач с помощью точечной диаграммы.

Однако учтите, что это премиум-шаблон. И доступен только подписчикам Microsoft Office 365.

Плюсы и минусы простых шаблонов плана проекта

Глядя на эти шаблоны, вы можете спросить, не слишком ли они упрощены.И есть ли недостатки в использовании этих шаблонов.

Конечно, эти шаблоны не идеальны и имеют ряд проблем. Но сначала давайте посмотрим на преимущества, которые они приносят.

Преимущества использования шаблонов

• Экономит время : После того, как вы создали свой шаблон, вам не нужно тратить время на создание нового каждый раз, когда появляется проект. Вы просто вводите все детали и запускаете свой проект.
• Помогает спланировать общую картину : Создав простой шаблон плана проекта, вы можете стратегически наметить каждый этап процесса и более четко увидеть общую картину.
• Гарантирует, что вы ничего не забудете : проекты содержат множество деталей, которые можно легко упустить из виду. Если вы создадите шаблон, вы не забудете никаких данных, необходимых для успешного завершения вашего проекта.
• Легко начать работу : Простые шаблоны плана проекта доступны в Интернете. Большинство этих шаблонов бесплатны. А поскольку вы уже знакомы с MS Office, вам не нужно узнавать ничего нового.

Недостатки использования шаблонов плана проекта

• Отсутствие функций совместной работы : хотя вы можете добавлять комментарии к документам Office, работать вместе сложно.Работа над одним и тем же документом с коллегами может быстро стать хаотичной.
• Сложно обеспечить целостность данных : Ваши коллеги могут ошибочно обновить или удалить данные из таблицы или документа Excel. Поэтому вам нужно хранить резервные копии и следить за тем, чтобы все обновляли нужную версию.
• Управление несколькими версиями : В конце концов, поскольку используется несколько версий шаблона, вам нужно будет обеспечить включение содержимого из каждой версии.
• Низкая производительность : По мере добавления в шаблон дополнительной информации каждый должен искать конкретную информацию, которая ему нужна. Кроме того, ваша команда должна проявлять особую осторожность, чтобы случайно не обновить или не удалить информацию.

Лучшая альтернатива шаблонам планирования проекта

Учитывая недостатки, вы можете рассмотреть возможность использования инструмента планирования проекта. Использование онлайн-инструмента планирования проектов помогает вам совместно работать над планами проектов и экономит много времени и энергии.

Как мы уже видели, Toggl Plan упрощает планирование проектов. Лучше всего то, что это совершенно бесплатно для индивидуальных пользователей. Кроме того, проектные группы могут подписаться на бесплатную 14-дневную пробную версию, чтобы опробовать ее.

Начните работу с Toggl Plan бесплатно.

.