Программирование на Python и Objective-C в Mac OS

Программирование на Python и Objective-C под Mac OS и для iPhone / iPod Touch

Как писать правильно электронную почту: Как написать емайл в регистрации показать образец

Содержание

Как написать письмо, чтобы вам ответили. Правила email-этикета для старшеклассников и студентов

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника.

  • Вы повысите количество ответов
  • Вам будет легче договориться с собеседником
  • Вы сможете представить себя как компетентного человека

Например, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, потому что информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. На самом деле такое поведение считается очень некорректным, и ответ наверняка не придет. Шансы на начало диалога возрастают, если вы отправляйте индивидуальные письма каждому получателю и лично обращайтесь к инвесторам.

Что такое этикет в email-переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, а несоблюдение – неприличным.

Например, по правилам нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается очень грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит, с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта, вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected], могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно.  Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке. Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Чтобы точно узнать все тонкости делового этикета, рекомендую прочитать «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Как написать email на английском языке + 4 сайта для поиска друзей по переписке

Электронная почта, пожалуй, самое популярное средство общения после телефона. Мы пишем письма и отвечаем на них почти каждый день, и иногда приходится составлять их не только на русском. В этой статье мы объясним вам, как правильно писать электронное письмо на английском языке, приведем примеры формального и неформального email, а также расскажем, где бесплатно найти друга по переписке.

Мы рассмотрим как формальные email, так и неформальные. Конечно, в них нужно использовать совершенно разную лексику, поэтому для начала мы разберемся, какие письма относятся к формальным, а какие — к неформальным.

Формальные:

  • письмо клиенту, коллеге или деловому партнеру;
  • письмо-отклик на вакансию;
  • письмо с запросом информации или письмо-жалоба в техподдержку, онлайн-магазин и т. д.

Неформальные:

  • письмо другу, знакомому, коллеге;
  • письмо родственникам.

А теперь давайте узнаем, из каких частей должен состоять email на английском языке и какие фразы можно использовать при его написании. Обратите внимание: в нашей статье мы рассказываем, как писать обычные email. Если вас интересует письмо другу для экзамена, вы найдете подробную инструкцию по этой теме в статье о ЕГЭ по английскому языку.

Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части

1. Тема письма (subject)

Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху. Наличие заполненной темы письма — элементарное правило хорошего тона, особенно важно не забывать о нем в формальной переписке. Многие игнорируют тему и переходят сразу к тексту письма, а зря, ведь четко обозначенная тема сразу даст понять адресату, о чем пойдет речь в письме, важное оно или нет и т. д. Более того, если вы пишете деловое предложение партнерам, у письма с темой больше шансов быть прочтенным, а не заброшенным в корзину.

Что писать: Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма. Например, в формальном письме с информацией о совещании в следующем месяце можно написать: Meeting on the 26th March at 11 a.m. (совещание 26 марта в 11 утра). В неформальном письме знакомому можно написать: Thanks for your present (спасибо за твой подарок). А, например, если вы пишете письмо в интернет-магазин, обязательно укажите в теме письма номер заказа, по которому хотите задать вопрос.

2. Обращение (начальная фраза)

Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.

Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:

Обращение Комментарий
Dear Mr. Jenkins, Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Jenkins, Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam, Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern, Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Неформальное письмо можно начинать следующими способами:

Обращение Комментарий
Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom, Неформальное дружеское приветствие.
Greetings / Good morning / Good afternoon Tom, Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi.
Dear Tom, В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ.

3. Текст письма

В первом абзаце вам нужно сообщить адресату, для чего вы пишете ему письмо. Если вы хотите выразить несколько мыслей в своем email, то каждую из них начинайте писать с нового абзаца.

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия. Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия.

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

Фраза Перевод
I am writing to inform you / to ask you / to thank you. .. Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас…
I regret to inform you… Мне жаль сообщать Вам…
I would like to thank you… Я бы хотел поблагодарить Вас…

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

Фраза Перевод
Many thanks for your recent letter. Большое спасибо за твое недавнее письмо.
It was nice to hear from you recently. Было приятно услышать о тебе недавно.
How are things? Как жизнь?

4. Вложения

Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.

Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:

Фраза Перевод
Please find attached… (my CV and cover letter). Пожалуйста, посмотри(-те)… (мое CV и сопроводительное письмо).
I am attaching… (the document you requested). Я прилагаю… (документ, который ты/Вы просил(-и)).
I am sending you… (the photo from our vacation). Я высылаю тебе/Вам… (фото из нашего отпуска).
Please see… (the file attached). Пожалуйста, посмотри(-те). .. (приложенный файл).

5. Заключительная фраза

Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.

Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:

Фраза Перевод
Yours sincerely/faithfully/truly, С уважением,
Regards, С уважением,
Sincerely yours, Искренне Ваш,
With best wishes, С наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
With many thanks and best wishes, С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
Kind/Best regards, С наилучшими пожеланиями, / Сердечный привет,

После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.

Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.

Фраза Перевод
Kind/Best regards, С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With best wishes, С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With many thanks and best wishes, С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
Best wishes, С наилучшими пожеланиями,
All the best, Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями,
Cheers, Будь здоров,
Bye for now, Ладно, пока,
See you soon, До скорой встречи, / Скоро увидимся,
Rgds, Неформальная манера написания Regards
Love / Lots of love, С любовью,

После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.

После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма. Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум.

А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.

Пример формального письма на английском языке:

Пример электронного письма другу на английском языке:

Примеры написания формального электронного письма на английском вы найдете на сайтах blairenglish.com и learnenglishteens.britishcouncil.org. Также советуем вам зайти на сайт pbskids.org. На открывшейся страничке вы найдете пример неформального email на английском языке. Наведите курсор мыши на любую строку письма и увидите поясняющий текст, который расскажет, как писать каждую часть письма.

7 ценных советов по написанию email на английском языке

  1. Обращайте внимание на цитирование

    Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.

  2. Пишите тему кратко

    Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.

  3. Используйте форматирование

    Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.

  4. Очищайте форматирование

    Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.

  5. Не пользуйтесь верхним регистром

    Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.

  6. Используйте нумерованные и маркированные списки

    Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее. Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

    • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
    • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.
  7. Составьте белый список

    Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.

Где найти друга по переписке: 4 лучших сайта

Итак, вы уже поняли, как легко написать email на английском языке, и с нетерпением ждете момента, когда можно будет применить знания на практике. Предлагаем вам найти друга по переписке, ведь это отличный способ улучшить английскую письменную речь да и просто расширить свой круг общения, познакомиться с зарубежной культурой. Для поиска друга советуем посетить такие сайты:

  1. interpals.net — на сайте можно бесплатно зарегистрироваться и найти друга по переписке, предварительно просмотрев его профиль и решив, найдете ли вы интересные темы для общения. Ресурс довольно активный, постоянно находятся онлайн как минимум 3000-4000 человек.
  2. mylanguageexchange.com — бесплатный сайт для поиска друзей за границей. На сегодняшний день общее количество членов сайта — более 550 000.
  3. studentsoftheworld.info — тоже полностью бесплатный сервис для поиска друга по переписке. Ориентирован как раз на студентов, изучающих английский язык.
  4. penpalworld.com — на сайте зарегистрировано более 2 000 000 пользователей. Бесплатно можно писать только 3 пользователям в день (в принципе, этого может быть вполне достаточно для общения). Чтобы писать бо́льшему числу участников, нужен платный аккаунт.

Думаем, теперь у вас не возникнет вопросов о том, как написать электронное письмо на английском языке и где найти друга по переписке. Если же у вас есть сложности с письменной английской речью, наши преподаватели английского языка помогут вам улучшить знания.

© 2021 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.

Как правильно написать email на английском языке

Содержание:

  1. Структура электронного письма
    1. Subject (тема письма)
    2. Обращение
    3. Основная часть
    4. Вложение
    5. Заключительная фраза
  2. Образец формального письма
  3. Образец неформального письма
  4. Дополнительные рекомендации

Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.

Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.

Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.

Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.

Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:

Формальное

Неформальное

Письмо клиенту или деловому партнеру

Заявление о приеме на работу

Отклик на вакансию

Отзыв или жалоба

Деловое письмо от одной компании к другой

Письмо с запросом официальной информации

Письмо для друга или знакомого

Письмо коллеге

Поздравление с днем ​​рождения коллеги

Письмо родственникам

Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.

В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.

Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

CV for employment.

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Например,

Dear Ms. Jackson,

Thank you…

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

Обращение

Случаи использования

Dear Mr. Hopkins,

Dear Ms. Hopkins,

Dear Sir or Madam,

To Whom It May Concern,

Dear partners,

Dear Recruiter,

Обращение к конкретному мужчине.

Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss.

Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение — мужчина или женщина.

Вполне допустимая фраза, если вы вообще не знаете, кто может ответить на ваше письмо. Такое может случиться при написании email на корпоративную почту компании.

Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей.

Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Обращение

Случаи использования

Hi Tom, / Hello Kate,

Good morning, / Good afternoon,

Неформальное обращение к другу.

Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter… / Спасибо за Ваше письмо…

We would like to thank you for your letter of… / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо…

I regret to inform you… / Мне жаль сообщить вам…

I’m writing to let you know that… / Я пишу, чтобы сообщить о…

We would like to point out that… / Мы хотели бы обратить ваше внимание на…

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне…

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное — ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение — важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

Вот несколько примеров:

We enclose… / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

Kind regards, / С уважением,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Bye for now, / Пока,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем — формального и неформального.

Дополнительные рекомендации

  1. Не забывайте про форматирование текста. Делайте отступы, выделение жирным или курсивом. Это улучшит внешний вид и читабельность текста.
  2. Перечитайте письмо вслух после того, как написали его. Уберите лишние слова или повторения.
  3. Текст должен быть целостным. Также не забывайте учитывать основные правила пунктуации английского языка.

В этой статье мы разобрали основные правила написания email на английском языке. Надеемся, что эта информация будет вам полезна в простом общении и в деловой переписке.

Удачи!

12345

Проголосовало 1 чел.

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Как правильно писать электронные письма

Сегодня практически у любого пользователя компьютера есть электронный почтовый адрес. А с развитием мобильных устройств программы для чтения и отправки электронной почты обосновались и на мобильных телефонах, и на планшетах, и даже на телевизорах!

К сожалению, вместе с популяризацией электронной переписки снижается и само качество этой переписки. Зачастую пользователи просто не умеют правильно писать письма. Больше всего это касается, конечно, деловой переписки.

Попробуем разобрать наиболее распространённые ошибки, которые допускают при использовании электронной почты.

Имя и фамилия

У каждого письма есть отправитель. Помимо почтового адреса у отправителя должны быть имя и фамилия. Все эти данные можно указать в почтовом профиле (или в настройках учётной записи, если вы используете электронную почту через браузер, а не программу).

Если вам приходится общаться не только с русскоязычными собеседниками, то лучше иметь 2 профиля: один с именем и фамилией на кириллице и второй — на латинице. Второй момент: в России традиционно указывают сначала фамилию человека, и уже после неё — имя. В английском же языке (и в почтовых клиентах) принято делать наоборот. Но ведь вы не хотите, чтобы на ваше письмо ответили «Здравствуйте, Петров!». Поэтому правильнее указывать сначала имя.

Подпись

У письма должна быть подпись. Увы, но не многие об этом задумываются. Свою подпись обязательно нужно настроить в профиле. Не нужно бояться сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторить свои имя и фамилию — в этом нет ничего страшного. Простая подпись в конце каждого письма сильно повышает удобство длинной переписки, тем более, если в ней будет участвовать более 2 сторон. Ну и элементарные правила хорошего тона также будут соблюдены.

«С уважением, Фамилия Имя» — минимум того, что должно быть в подписи к письму. Не забудьте указать должность и название организации, если переписка носит деловой характер. В подпись также можно добавить контактный телефон (с кодом города, если номер городской), сайт и т.д. С другой стороны, перегружать подпись информацией тоже не стоит — письмо, на 80% состоящее из подписи, выглядит комично.

Ответ на письмо

Пожалуй, это одна из самых распространённых ошибок — когда вместо ответа просто пишут новое письмо, да ещё и меняют тему письма (Subject) или вовсе её не указывают. Что в таком случае чувствует получатель такого «ответа»? Вероятно, он подумает, что его считают полным бездельником, у которого нет других дел, кроме как искать в архиве письма и пытаться угадать, какая из переписок продолжается. Если вы не хотите быть хамом в представлении вашего собеседника, обязательно отвечайте на письмо, а не пишите в ответ новое.

Важно также отвечать всем участникам переписки (если в строке доставки несколько адресов или кто-то указан в «копии»), не удаляя адресатов без необходимости. Ведь они же там появились не сами по себе?

Цитирование

Когда-то давно, когда интернет был ещё роскошью, цена трафика (объёма полученных и переданных данных) была очень высока. Видимо, именно с тех времён у пользователей появилась привычка удалять всё цитирование при ответе на письмо. Причём эти знания, похоже, передаются и молодому поколению. К счастью, современные скорости доступа в интернет позволяют переслать лишние 2-3 килобайта (примерный «вес» текста в письме) без каких-либо последствий для кошелька.

Не нужно удалять цитирование при ответе на письмо, этим вы лишь осложните процесс переписки, — ваш собеседник может и не помнить, чем закончилось последнее письмо. Вы же не думаете, что он общается только с вами?

Тема письма

Письмо без темы может запросто не дойти до адресата, попав в «Спам». Без темы письмо намного сложнее будет найти, если в будущем потребуется поднять какие-то письма из архива. Наконец, ответ на письмо с конкретным заголовком, который отражает основную тему письма вы, скорее всего, получите быстрее.

Сложно ориентироваться в списке писем, где собеседники не указывают тему.

Грамотность

Здесь всё и так понятно. Даже если вам всегда плохо давались правила русского языка, во всех современных браузерах и почтовых клиентах существует встроенная проверка орфографии. Не забывайте её включать.

Вложения

Иногда бывает нужно переслать какой-то документ. И электронная почта вполне подходит для этого. Однако не стоит приводить всю переписку к безмолвно вложенным документам в пустых письмах. Стоит сопровождать такие документы хотя бы минимальным описанием. А порой текст из документа можно без потерь для смысла просто перенести в само письмо.

Не стоит пытаться переслать большие вложения (больше 5 мегабайт), особенно, нескольким адресатам, если вы не уверены, что все смогут принять такое письмо. Корпоративные сервера часто просто блокируют письма с вложениями больше определённого размера, и это стоит учитывать. В крайнем случае, можно выложить файл на популярный сервис вроде Яндекс.Народ или files.mail.ru, а ссылку написать в письме.

Архивы

Для пересылки большого количества файлов лучше всего подходят архивы. Тоже самое можно сказать и про документы большого размера, ведь при архивации файл сжимается и его объём уменьшается в несколько раз. Самый распространённый формат архивов на данный момент — ZIP, и именно его стоит использовать, если вы хотите, чтобы собеседник без проблем смог извлечь файлы из вашего архива. RAR — тоже достаточно распространённый формат, но только на территории России.

Рабочий адрес для деловой почты

Используя почтовый ящик с именем типа krasotka777, _super_macho и подобные, вы рискуете подорвать доверие к себе со стороны ваших партнёров. Поэтому, если вы используете личный почтовый ящик, зарегистрированный на сайте mail.ru, rambler.ru или подобном, старайтесь избегать фривольных названий адреса вашей почты.

Не говоря уже о том, что можно воспользоваться сервисом для создания корпоративной почты с красивым именем вида адрес_почты@название_компании.ru. Такую услугу предоставляют, например, Яндекс («Почта для домена») и Google («Почта для организаций»).

 

Сегодня мы постарались разобрать самые распространённые ошибки, возникающие в переписке по электронной почте. К сожалению, ошибок гораздо больше, и в данной статье собраны лишь основные из них, те, что создают больше всего проблем.

Смысл данной публикации не в том, чтобы обвинить пользователей в некомпетентности, цель — показать взгляд на их действия со стороны, указать, где и какие могут быть ошибки, поднять общий уровень культуры общения в интернете.

9 ПРАВИЛ ЭТИКЕТА В ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ


Правило 1 – придумываем адрес


Хорошо подумайте о последствиях, когда создаете адрес электронной почты, так как, если Вы будете писать письма не только лучшим друзьям, то иногда можно попасть впросак. Вот несколько примеров.


  • однажды мне пришло письмо с предложением воспользоваться услугами удаленного офиса, который «обеспечит рост продаж минимум в 20 раз». Письмо это пришло с адреса [email protected] На мой взгляд, сразу видно, что парни предлагают какую-то ерунду. В итоге они и на назначенную встречу не явились.


  • согласитесь, странно будет выглядеть деловое письмо, полученное от <Вреднулька Ириска [email protected]>, а такое в жизни случается


  • в одной компании были жесткие стандарты формирования адресов электронной почты, а именно писали латинницей первую букву имени, а потом всю фамилию. В итоге Светлана Ральникова плакала, но писала письма клиентам с адреса [email protected]


Мои советы:


  1. Чем короче адрес электронной почты, тем лучше. В нашей компании мы в итоге пришли к тому, что адрес состоит из двух инициалов. Так легче диктовать свой адрес клиенту по телефону.


  2. Не используйте в адресе такие буквы, которые либо Вы не можете объяснить клиенту, либо не уверены, что клиент правильно поймет Вас. Пример – буква i, e, h. Правильно произносятся они по-английски как ай, и, эйч, а чтобы Вас поняли приходится говорить «и с точечкой», «русская е», «аш как стульчик».


Правило 2 – делаем стандартную шаблонную подпись


Долго сопротивлялся до 2009 года и не использовал Outlook. Сейчас меня за уши не оттянешь – это мой основной рабочий инструмент как руководителя, а по совместительству и менеджера. Эта программа сэкономила мне ОЧЕНЬ много рабочего времени. В первую очередь за счет шаблонных ответов. Как создать шаблонную подпись и заготовки ответов в Outlook:


  1. Нажимаем в ленте программы (наверху) «Создать сообщение».


  2. Появляется новое окно. Выбираем «Подпись». В выпадающем списке выбираем «Подписи».


  3. В самом большом поле пишем ФИО, телефон, адрес, наилучшие пожелания адресату и его семье, раскрашиваем это по желанию в любимые цвета, меняем шрифты.


  4. Нажимаем «сохранить» и сохраняем с именем, например, «моя подпись».


  5. В выпадающем списке «новые сообщения» выбираем пока единственный шаблон с названием «моя подпись». То же самое делаем и в выпадающем списке «ответ и пересылка».


  6. Нажимаем «ОК» и покидаем окно «Подписи и бланки».


 Теперь, когда Вы начнете писать новые письма, либо отвечать на чьи-то сообщения, Ваше письмо будет уже содержать созданную Вами подпись.


Правило 3 – долой пустые письма


Достаточно часто приходится получать письма от поставщиков, в которых нет ни темы письма, ни сообщения, ни приветствия. Внутри только счет. Все это воспринимается мною как «На, жри», «Плати, бездушный клиент».


В «Олофе» всем менеджерам при трудоустройстве говорится о том, что письмо должно содержать:


  1. Приветствие и обращение к клиенту, если известно его имя.


  2. Тему письма, которая кратко описывает суть содержимого письма.


  3. Описание приложенного файла и цель его отправки. Просто бывает иногда, что Вы или забыли вложить файл, или он по каким-то причинам не дошел до клиента. И в этом случае получатель хотя бы сможет понять, что файл должен был быть и сообщит о том, что файла в письме все же нет.


    Правило 4 – ответить всем


    Зачастую отправитель письма добавляет в получатели несколько человек, так как хочет обсудить какой-то вопрос сразу с несколькими адресатами. Возьмите за правило при ответе на подобное письмо нажимать кнопку «Ответить всем». Это четкий непререкаемый стандарт электронной переписки.


    Правило 5 – думать перед пересылкой


    Недавно я получил письмо от поставщика. В нем было написано, что он не может оказать мне услуги и я могу связаться с другим поставщиком, контакты которого указаны в ниже. Я проскроллировал ниже и обнаружил в письме переписку моего прежнего поставщика с новым. В ней они обсуждали условия того на каких условиях я как клиент буду продан новому. Одним словом, иногда может случиться, что Вы отправите не ту информацию не тому получателю. И поверьте мне, что чаще всего Вы поймете это через несколько секунд после нажатия кнопки «Отправить», но уже будет поздно. Письмо уже улетело.


    Чтобы такого не произошло, я создал в своем Outlook правило задержки отправки всех исходящих писем. То есть после нажатия кнопки «Отправить» письмо улетает в папку «Исходящие» и висит там 2 минуты. И только через 2 минуты оно отправляется адресату. Как правило это времени всегда достаточно, чтобы понять ошибку и исправить ее.


    Правило 6 – не менять тему письма при ответе


    Тема письма всегда должна соответствовать смыслу письма. Опишу почему. Я, допустим, обсуждал с кем-то в переписке вопрос разведения хомячков и тема письма была «хомячки 2017». Прошло какое-то время и, допустим, мой коллега решил написать мне, но взял какое-то совсем старое мое письмо с темой «разделка кролика», нажал ответить и начал писать мне про хомячков. Одним словом, будет путаница, я сразу начну разделывать хомячков, а они ни в чем не виноваты. Хотя и кролики тоже. Виноват коллега, буду разделывать его.


    Правило 7 – минимизируйте вложения


    Далеко не все почтовые сервисы и серверы могут отправлять и получать большие по объему и количеству вложения. Поэтому даже если у вас получилось отправить 100 классных фоток получателю, то не факт, что они дойдут до него или не перегрузят его почтовый ящик.

    Чтобы такого не произошло, то лучше воспользуйтесь каким-либо облачным хранилищем (Dropbox/Onedrive/Яндекс.Диск) и вышлите в письме ссылку на файлы.


    Правило 8 – проверяйте спам


    Прежде чем говорить человеку о том, что вы не получили от него письмо проверьте сначала в почтовом ящике папку со спамом или нежелательной почтой. Может случиться так, что по каким-то причинам оно попало именно туда.


    Но чтобы такого не случилось в последующем, добавьте адресата в доверенные получатели. Для этого кликните в Outlook на подобном письме правой кнопкой мыши, выберите «нежелательные -> никогда не блокировать отправителя» или «нежелательные -> никогда не блокировать домен отправителя».


    Правило 9 – свой домен в адресе


    Достаточно часто крупные компании используют бесплатные почтовые сервисы и в итоге электронные адреса их сотрудников заканчиваются на @mail.ru, @yandex.ru, @hotmail.ru. Господа, несолидно.


    1. Перед собакой вам приходится придумывать сложные комбинации букв и цифр, так как остальные уже заняты теми, кто завел себе ящик в 90-е.


    2. Свой домен (@название_моей_компании.ru) сделать очень просто. Регистрируем свое доменное имя, настраиваем почту в специальных сервисах, а также в настройках Office365.


    Outlook является моим основным рабочим инструментом в сочетании с различными другими сервисами Office365 и я использую его ежедневно и на мой взгляд достаточно эффективно.


    Если вас заинтересовала почта Outlook, то вы можете бесплатно загрузить пробную версию Office 365, в которую входит самая свежая версия Outlook. Чтобы скачать пробник, кликните баннер ниже.


    Если у Вас появятся как-либо вопросы связанные с работой подписок на офисные приложения сервисы компании Microsoft, то я всегда готов провести демонстрацию для вас и для ваших коллег.


    Пишите на [email protected] или звоните в компанию Олоф по телефону 8-800-250-16-03.




    Автор статьи: Олег Фомин

    Как написать профессиональную английскую электронную почту в шагах 10

    Очень важно знать, как составить деловую электронную почту. Как бизнес профессионал написание электронных писем является частью вашего повседневного общения. Когда вы пишете кому-то по электронной почте или отвечаете на что-то на родном языке, вам нужно знать, как написать профессиональное электронное письмо на английском языке. То же самое относится и к людям, которые не являются носителями английского языка, но используют английский, потому что это единственный язык, на котором они общаются.

    Электронная почта является отличным средством коммуникации, и при ее правильном создании может оказать положительное влияние на вашу профессиональную и деловую жизнь. Знание того, как написать идеальный профессиональный английский на 10, облегчит использование этого инструмента общения.

    Шаг 1: создайте строку темы

    Когда кто-то получает от вас письмо, первое, что он увидит, это ваша тема. Это краткое заявление, которое дает им понимание того, о чем будет письмо. Ваши сюжетные линии не должны быть слишком дружелюбными, неуместными или слишком длинными. Также важно, чтобы вы создали тему, чтобы ваша электронная почта не заканчивалась в разделе спама. Если вы отвечаете на электронное письмо, строка темы не понадобится, поскольку исходная строка темы останется.

    Step 2: открыть с профессиональным приветствием

    Вы хотите вежливое открытие, «Привет» или «Привет» не являются профессиональными приветствиями. Все, что вы бы использовали с другом или в дружеской обстановке, не будет профессиональным. Вместо этого вы можете использовать «Добрый день», «Привет» или «Привет». Если вы знаете имя получателя, всегда следуйте за ним с приветствием. Однако, если вы не знаете имя получателя, не используйте его вместо общего термина «друг».

    В зависимости от настройки вы также можете использовать должность человека, если вы подаете заявление на работу. Вы также можете использовать что-то вроде «Кому это может касаться», если вы не совсем уверены, кто будет получать это или кто должен получать электронное письмо.

    Шаг 3: укажите причину для своего электронного письма

    Знание того, как начать разговор по электронной почте, — это то, что не понимают многие не носители английского языка. Поэтому, прежде чем продолжать создавать свою электронную почту, начните с вводной строки, в которой подробно рассказывается о вашей электронной почте. Как и тема, эта строка может быть краткой и позволяет получателю лучше понять, почему вы им пишете. Что-то такое простое, как представиться и указать причину для отправки по электронной почте, идеально подходит для первой линии.

    Шаг 4: будь вежлив

    Неродные носители английского языка могут часто звучать резко или даже грубо по отношению к аборигенам. Обратное также верно, вы могли бы звучать слишком дружелюбно. То, к чему вы должны стремиться, это звучать вежливо, используя манеры, которые вы бы сделали в повседневной жизни. Такие слова, как «пожалуйста», «спасибо» или даже «не за что», имеют большое значение в деловом мире. Когда вы пишете электронное письмо, вы должны использовать бизнес-термины, которые будут подходить для бизнеса. Вы хотите быть благодарными, но не хотите звучать слишком дружелюбно или по-рабски, поэтому поблагодарите всех за начало письма и до конца. Другой важный совет — избегать предъявлять требования, спрашивать и спрашивать, а не приказывать кому-то что-то делать.

    Шаг 5: Никогда не используйте заглавные буквы в вашей электронной почте

    Написание всего письма в CAPSLOCK всегда следует избегать, это самый простой способ заставить кого-либо думать, что вы грубите или неуважительны, поскольку заглавные буквы указывают на то, что вы кричите. Это расстроит большинство получателей. Вам также следует избегать использования таких слов, как срочное или обязательное для чтения, даже если вы читаете, это может показаться убедительным и очень неприятным.

    Шаг 6: используйте правильное написание и грамматику

    Профессиональное электронное письмо должно быть именно таким, профессиональным. Таким образом, само собой разумеется, что каждое письмо, которое вы отправляете, должно иметь правильное написание и грамматику. Неправильная грамматика и орфография заставят тех, кто получает письмо, думать, что вы непрофессиональны и неаккуратны. Даже если английский не является вашим родным языком, читающий его, вероятно, не будет знать об этом.

    Шаг 7: держите это коротким

    Ваше время получателя драгоценно, будьте вежливы, сохраняя его коротким. Избегайте слишком многословных писем. Вам не нужно делать больше, чем приветствовать, представиться, объяснить причину своего письма, разработать и подписать. Написание 200 или большего количества слов может показаться профессиональным, особенно если вы пишете рекламное электронное письмо или трудную тему, но это может очень раздражать человека, читающего его. Правильный формат электронной почты, как правило, короткий и легкий для чтения и навигации. Вы также должны предоставить необходимую информацию, чтобы получатель мог ответить, ее краткость также может помочь вам получить быстрый ответ.

    Как написать профессиональную электронную почту

    Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами. Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей должности или отрасли. Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

    Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружеское, ясное, краткое и действенное сообщение.Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, нужно потренироваться.

    Воспользуйтесь следующими советами и передовыми методами, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свою электронную почту, соблюдайте этикет и не забывайте следить за ней.

    Описание изображения

    Профессиональный формат электронной почты

    1. Строка темы
    2. Приветствие
    3. Тело
    4. Закрытие
    5. Подпись

    Рекомендации: Определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свое письмо, используйте правильное этикет и не забывайте следить за ним.

    Связано: Как завершить электронное письмо

    Шесть шагов для написания профессиональных писем

    Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов помогут вам составить профессиональное сообщение:

    1 Определите свою цель

    Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. Определив цель письма, убедитесь, что все, что вы включаете в сообщение, поддерживает это действие.Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, зачем им его просматривать, какого рода отзывы вам нужны и когда вам нужно выполнить задачу.

    2. Учитывайте свою аудиторию

    Когда вы составляете сообщение электронной почты, убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории. Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы его письмо было чистым и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

    3. Будьте краткими

    У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше электронное письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер. При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не имеющую отношения к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию.Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

    4. Проверьте электронную почту

    Безошибочное электронное письмо демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении. Если это важное электронное письмо для важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

    Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

    5. Соблюдайте этикет.

    Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу по электронной почте с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

    6. Не забывайте следить.

    Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение.Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо по электронной почте.

    Связано: 20 способов создания электронного письма

    Формат и структура официального электронного письма

    При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка каждого:

    1. Тема

    Это короткая фраза, которая резюмирует причину вашего сообщения или цель вашего общения.При отправке профессионального электронного письма важно включать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

    «Продолжение: презентация продукта»

    2. Приветствие

    Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно служит приветствием. Например:

    «Привет, мистер Самсон»,

    3. Тело

    Здесь, как и в теле письма, вы будете делиться своим сообщением полностью.Например:

    «Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я прикрепил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.»

    4. Закрытие

    Это последняя строка вашего электронного письма перед вашей подписью, она должна завершать ваше сообщение. Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

    «Я с нетерпением жду встречи с вами в среду.Еще раз спасибо!»

    5. Подпись

    Подпись — это то место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

    «С уважением,
    Джиллиан Джонс
    Старший инженер-программист
    ABC Company, Inc.»

    Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

    Примеры профессиональных писем

    Вот три примера профессиональных писем:

    1.Электронное письмо новому контактному лицу

    Тема: UX Research Contract Opportunity

    Здравствуйте, Амаль,

    Надеюсь, это сообщение вас хорошо заинтересует. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика по исследованию UX, который поможет проанализировать несколько наборов данных тестирования удобства использования.

    Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю.Все работы могут быть выполнены удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.

    Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей. С нетерпением жду Вашего ответа.

    С уважением,
    Алан Гото
    Директор по пользовательскому опыту
    ABC Company, Inc.

    Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которые необходимо соблюдать для профессионального общения

    2.Электронное письмо группе

    Тема: Маркетинговая встреча отменена

    Hi team,

    Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.

    Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время в дополнительное время. Мы снова соберемся в запланированное время в следующую среду.

    Спасибо,

    Гретхен Ван Бюрен
    Старший менеджер по маркетингу

    Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

    3.Дополнительное электронное письмо

    Тема: Re: Доступность для вводной встречи

    Привет, Элизабет,

    Я просто хотел проверить дату вашей встречи с г-ном Аль-Джамилем. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.

    Спасибо!

    Адам Мур
    Исполнительный помощник
    123 Компания

    Если вы впервые попадаете на работу или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык.Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составлять эффективные сообщения.

    Связанные: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

    Написание деловых писем

    Написание деловых писем

    Введение

    Электронная почта изменила способ нашей работы, позволяя дешево и быстро общаться с коллегами, поставщиками и другими контактами по всему миру. Многие из нас сейчас используют его как основное средство общения в течение рабочего дня.Но какие методы лучше всего использовать при написании электронных писем?

    Отличаются ли правила написания электронных писем от тех, которые мы уже узнали?

    Электронные письма — это письменные сообщения, и их цель, как правило, — отправлять информацию. Если мы ослабим правила грамматики и ясного общения, мы не сможем донести наше сообщение. Поэтому важно придерживаться обычных рекомендаций. Однако электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма.

    Этикет

    До сих пор существует некоторая путаница в том, как правильно писать электронные письма, какой тон подходит и следует ли использовать сленг или сокращения.Лучше всего открывать и закрывать электронное письмо, используя «Уважаемый» в начале и «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» в конце.

    «Привет» не подходит для деловых писем, если вы не знакомы с человеком, которому пишете. Если вы не знаете полное имя человека, используйте его титул (например, «Уважаемый директор службы поддержки клиентов»).

    Всегда думайте о читателе. Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы слишком формальны, но некоторые могут подумать, что вы грубите, если вы слишком неформальны.

    Орфография и грамматика

    Вы всегда должны писать электронные письма с той же осторожностью, что и официальные письма.

    Всегда проверяйте орфографию и грамматику — в большинстве почтовых приложений есть инструмент, который можно использовать для этого автоматически. Помните, что небрежное общение производит плохое впечатление и на вас, и на вашу организацию.

    Не поддавайтесь искушению использовать ярлыки «обмен текстовыми сообщениями». Некоторые люди могут понять, что означает «cant w8 2 cu», но многие этого не понимают.

    Адрес электронной почты

    • Кому — здесь вы вводите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.
    • CC (любезно предоставленная копия) — это для адресов электронной почты других людей, которым необходимо видеть информацию в вашей электронной почте.
    • BCC (скрытая копия) — адреса, которые вы вводите в это поле, «скрыты» от других людей, получающих сообщение. Например, если вы написали электронное письмо своей страховой компании, но хотите, чтобы адвокат прочитал его для справки без ведома страховщиков, вы должны использовать это поле для адреса адвоката.

    Всегда используйте правильное поле, чтобы люди знали, кто, по вашему мнению, первым воспользуется информацией.

    Примеры адресов электронной почты

    Вот два примера электронных писем. Первый содержит все худшие аспекты плохой деловой электронной почты. Второй показывает вам хороший пример шаблона, который вы, возможно, захотите иметь в виду при написании своего делового письма.

    Как не писать деловую электронную почту

    Что бы вы ни делали, не делайте этого …

    Чувак!

    Мне просто интересно, может быть назначена встреча.Что это такое, не беспокойтесь об этом, но мы могли бы что-нибудь устроить, может быть? Без спешки!

    Привет, ты видел Пасху прошлой ночью? Мне это нравится, это УДИВИТЕЛЬНО. ☺

    Ну да ладно, круто. Говори скорее, если хочешь. Не волнуйтесь, если нет.

    Ура!

    Dx

    Открытие явно слишком неформальное и безличное — если вы не знаете имя получателя, используйте «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».

    Однако, если вы знаете имя получателя, используйте его.«Дорогое имя» — иначе вы будете казаться невежественным. В конце концов, вы должны строить профессиональные отношения с этим человеком.

    Первый абзац слишком случайный, неформальный и непрофессиональный. И, что особенно важно, нет благодарности за то, что вы ответили на первое письмо.

    Второй абзац — неудачная попытка добавить «индивидуальный подход». Если вы профессиональны, вежливы и вежливы, нет необходимости бросать что-либо подобное. Да, это электронная почта, а не письмо, но нет никаких причин или оправданий для того, чтобы позволить стандартам упасть или произвести неправильное впечатление.

    Третий абзац слишком случайен и нерешителен, оставляет слишком много места для сомнений и предполагает кого-то, кого легко умиротворить и, как правило, не так уж сильно беспокоить. А смайликам однозначно нельзя-нет.

    «Ура!» Лучше избегать, если у вас уже не сложились долгосрочные отношения с получателем. Но даже в этом случае он не идеален для бизнеса.

    И, наконец, всегда заканчивайте своим полным именем (по крайней мере) и надлежащей подписью. Это слишком банально, и вы, возможно, ожидаете увидеть это в текстовом сообщении.Вы должны помнить, что избавиться от вредных привычек невероятно легко. Всегда пишите, как если бы управляющему директору — потому что, пока вы не знаете иначе, вы можете им стать!

    Как написать рабочий адрес электронной почты

    Намного лучше последовать этому примеру…

    Дорогой Стивен

    Надеюсь, с тобой все в порядке. Было приятно услышать от вас — спасибо за ваше время.

    Мы можем назначить встречу по этому поводу? Дайте мне знать, когда вам лучше, и мы сможем что-нибудь организовать.Было бы здорово обсудить это лично, а не по электронной почте.

    Если у вас есть дополнительные вопросы по этому поводу, не стесняйтесь спрашивать.

    Я с нетерпением жду встречи с вами снова.

    С уважением

    Давид

    Ключевые моменты, которые следует запомнить

    • Будьте лаконичны. Помните, что некоторые люди получают и читают сотни электронных писем каждый день. Постарайтесь, чтобы длина не превышала пять абзацев. Если ваше сообщение очень длинное (например, заметки об отчете), рассмотрите возможность отправки его как вложения.
    • Не используйте неподходящий адрес электронной почты для отправки электронной почты (например, [email protected]). Если у вас нет рабочего адреса электронной почты, настройте его, используя свое имя или название компании.
    • Убедитесь, что вы четко указали свое электронное письмо в поле темы, так как это поможет читателю обратиться к нему позже. Старайтесь, чтобы заголовки были короткими.
    • Используйте для форматирования «простой текст», а не HTML (который создает электронные письма в стиле веб-страницы). Это будет означать, что все, кто читает ваше письмо, увидят его так, как вы хотели.Имейте в виду, что не все используют компьютер для доступа к своей электронной почте, и люди могут использовать устройства, которые могут отображать только текст.
    • Используйте маркированные списки и делайте абзацы короткими. Если вы пишете кому-то впервые, структурируйте свое электронное письмо, как письмо, с началом, серединой и концом.
    • Не используйте заглавные буквы. Создается впечатление, что вы кричите на своего читателя.
    • Не используйте смайлики (комбинации букв, которые представляют эмоции) в официальных электронных письмах.
      Например: 🙂 (счастливый) или 🙁 (грустный)
    • Избегайте слишком знакомого языка, сленга или сокращений, таких как LOL (смеяться вслух) или BTW (между прочим).
    • Не нарушайте грамматику и не игнорируйте форматирование. Может быть, быстрее написать письмо без заглавных букв, но читателю это покажется непрофессиональным.
    • Если вы отправляете изображения или документы по электронной почте, убедитесь, что они имеют разумный размер файла (менее 5 МБ), поскольку большие файлы могут создавать проблемы для человека, получающего их.Убедитесь, что вы сказали читателю, что приложили вложение.
    • Всегда отвечайте на электронное письмо как можно скорее, чтобы показать отправителю, что вы имеете дело с информацией.
    • Старайтесь избегать отправки ненужных ответов (спасибо!), Поскольку они тратят время читателей, а также засоряют почтовые системы.

    Заявление об отказе от ответственности

    Многие компании настаивают на использовании «заявления об отказе» в конце всех исходящих писем. Есть некоторые сомнения относительно того, насколько юридически обязательными являются эти заявления об отказе от ответственности, и их лучше всего использовать просто, чтобы сообщить читателю, что содержимое электронного письма является конфиденциальным.Если вы отвечаете за составление заявления об отказе от ответственности для своего отдела или компании, постарайтесь свести его к минимуму и убедитесь, что читатели могут отличить его от остального текста.

    Не забывайте, что отказ от ответственности не обязательно означает, что вы не несете ответственности за любые клеветнические заявления, сделанные в электронном письме.

    Подписи

    Как и заявления об отказе от ответственности, «подписи» должны быть короткими. Включите свое имя, адрес компании и контактные данные, а также регистрационный номер компании, где это необходимо.Избегайте включения слоганов продуктов или ссылок на веб-сайты, которые не имеют отношения к содержанию вашего электронного письма, и не включайте «значимые цитаты», такие как «Ищите, и вы найдете» при написании деловых писем. Это выглядит претенциозно и не обязательно передает правильный имидж вашей компании.

    советов по электронной почте: 10 лучших стратегий для написания эффективных электронных писем

    Jerz> Написание> Электронный текст> Советы по электронной почте

    Следуйте этим советам по этикету электронной почты, чтобы писать более эффективные электронные письма.

    Импровизированная схема движения вперед и назад, с которой мы привыкли общаться в социальных сетях, сильно отличается от заранее спланированных, более замкнутых сообщений, которые большинство профессионалов ожидают на рабочем месте.

    Если вы планируете прогулку с друзьями, вы ожидаете нескольких быстрых обменов мнениями с просьбой дать разъяснения и внесения исправлений на лету. Поскольку вы обычно пишете кому-то, кого уже хорошо знаете, об общих интересах, вам не нужно вдаваться в подробный контекст.

    Но большинство профессионалов не хотят заниматься неторопливой перемоткой вперед и назад, чтобы выполнить свою работу.Они хотят удалить этот элемент из своего почтового ящика, возможно, передав его помощнику или отправив его вверх по потоку, без необходимости спрашивать отправителя: «Я не знаю, что вы думаете?» или «Что вы имели в виду под этим смайликом?»

    Первоначально написано Джессикой Бауэр в 2000 году; Расширен и поддерживается Деннисом Дж. Йерцем

    1. Напишите содержательную тему.
    2. Держите сообщение сфокусированным.
    3. Избегайте вложений.
    4. Четко представьтесь.
    5. Будьте добры. Не пламя.
    6. Корректура.
    7. Не предполагайте конфиденциальность.
    8. Различайте формальные и неформальные ситуации.
    9. Отвечайте незамедлительно.
    10. Проявляйте уважение и сдержанность .

    1. Напишите содержательную строку темы.

    Перед тем, как нажать «отправить», напишите тему, которая точно описывает содержание, давая вашему читателю конкретную причину открыть ваше сообщение.Расплывчатая или пустая строка темы — это упущенная возможность проинформировать или убедить вашего читателя.

    Помните — ваше сообщение не единственное в почтовом ящике получателя. Четкая тема письма поможет занятому профессионалу решить, что ваше письмо стоит того.

    2. Сосредоточьте внимание на сообщении.

    Почему ты пишешь? Вы отвечаете на запрос? Приносите извинения за ошибку с вашей стороны? Просите получателя предпринять какие-то действия за вас?

    • Цель: Любой учебник по деловому и профессиональному письму будет включать примеры писем с жалобами и корректировками, писем с предложениями, отчетов о проделанной работе, писем-заявлений и т. Д.
    • Прямолинейность : Вам, вероятно, не нужно начинать с «Дорогая мисс Джонс», вести личную болтовню и заканчивать с «С уважением». (Если вы действительно хотите быть таким формальным, вместо этого отправьте письмо на бумаге.)
    • Организация : Читатели часто получают часть сложного сообщения, нажимают «ответить», как только у них есть что сказать, и забывают прочтите остальное. Это человеческая природа.
      • Пронумеруйте баллы в более сложном сообщении.(Начните с четкого определения количества частей в вашем сообщении.)
      • Разделите несвязанные пункты на отдельных целенаправленных писем.
        • Если вы отправите всем своим сотрудникам сообщение, которое касается только некоторых из них, многие люди будут тратить время на чтение всего этого, чтобы определить, применима ли к ним какая-либо часть.
        • Другие люди сдадутся, как только обнаружат какие-либо детали, которые к ним не относятся. (Опять же, это человеческая природа.)
    • Вежливость : Пожалуйста, и спасибо по-прежнему важны, но многословие тратит время вашего читателя (что грубо).

    Чтобы помочь читателю сосредоточиться на вашем сообщении: сделайте ваш текст читабельным .

    • Корректура, особенно , когда ваше сообщение просит получателя сделать за вас работу. Полностью заглавные буквы выглядят как крик, а отсутствие заглавных букв делает вас похожим на ленивого подростка. Независимо от вашего намерения, люди ответят соответствующим образом.
      • Если вы учитесь в средней школе, хлесткое заявление «thx 4 ur help 2day ur gr8!» Может вызвать занятую профессиональную улыбку — или вздрогнуть.
      • Часто нежности жеста бывает недостаточно. Ты хочешь, чтобы твой босс был твоим, 2 ты думаешь, что не можешь спл? LOL 😉
    • Напишите коротких абзацев , разделенных пустыми строками. Большинство людей находят сплошные блоки текста скучными или даже пугающими. Найдите время, чтобы отформатировать свое сообщение для удобства читателя.
    • Избегайте причудливых шрифтов. Не полагайтесь на жирный шрифт или крупный размер, чтобы добавить нюансов. Читатель электронной почты вашего получателя может не иметь всех функций, которые есть у вас.В крайнем случае используйте звездочки, чтобы выделить * акцент *.

    3. Избегайте вложений.

    Вместо того, чтобы заставлять читателя загружать вложение и открывать его в отдельной программе, вы, вероятно, получите более быстрые результаты, если просто скопируете и вставите наиболее важную часть документа в тело вашего сообщения.

    Кому: всем 1000 сотрудникам
    От: нетерпеливому Эдгару
    Тема: Полезная книга, которую должен прочитать каждый
    ——–
    Привет всем.Я прикрепил PDF-файл, который, я думаю, вам всем очень пригодится. Это уже третий раз, когда я отправляю ему файл — в версии, которую я отправил вчера, была опечатка на странице 207, поэтому я отправил все снова. Поскольку некоторые из вас отметили, что большой размер файла делает его немного неудобным, я также приложил каждую главу как отдельный документ. Сообщите мне, что вы думаете! Вложения:

    • Big Honking File.pdf (356MB)
    • BHF Cover.pdf (25MB)
    • BHF Chapter 1.pdf (35MB)
    • […]
    Хорошо , поднимите руки … многие ли из нас немедленно удалили бы вышеуказанное сообщение, не просматривая * какие-либо * из этих вложений?
    Кому: Bessie Professional
    От: Morris Ponsybil
    Тема: Советы по электронной почте — тема для офисной мастерской?
    —-
    Бесси, я наткнулся на несколько советов по оптимизации профессиональных коммуникаций.Кто-нибудь вызвался выступить на семинаре в офисе в следующем месяце? Дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я провел небольшой семинар (20 минут?) По эффективному использованию электронной почты. Ниже я вставлю оглавление. Если вы хотите, я пришлю вам все это в виде PDF-файла. Содержание

    1. Напишите содержательную строку темы.
    2. Держите сообщение целенаправленным и читаемым.
    3. Избегайте вложений.
    4. […]

    Помните, что вложения

    • потребляют пропускную способность (хотите ли вы, чтобы получатель игнорировал ваш запрос, чтобы не платить за загрузку мобильного телефона?)
    • может переносить вирусы
    • не надо ‘ t всегда правильно переводить для людей, которые читают свою электронную почту на портативных устройствах.
    • может потребовать, чтобы у получателя было установлено определенное программное обеспечение (например, Microsoft Publisher или Apple’s Pages).

    4. Четко назовите себя.

    Если бы вы позвонили кому-то за пределами вашего ближайшего окружения, кому-то, кто, вероятно, не узнает ваш голос, вы, вероятно, скажете что-то вроде «Здравствуйте, мисс Вордсворт, это Салли Гриффин». Формальное приветствие «Уважаемая мисс Вордсворт» не обязательно для повседневного общения на рабочем месте.

    Когда мы отправляем текстовые сообщения нашим друзьям, мы ожидаем, что они будут получать много сообщений.Но профессионалы, использующие электронную почту, не любят получать загадочные сообщения с незнакомых им адресов.

    Хотя обычное электронное письмо не требует формального приветствия, такого как «Уважаемая мисс Вордсворт», спросите себя, знает ли вас человек, которому вы пишете, достаточно хорошо, чтобы узнать ваш адрес электронной почты.

    Кому: Профессору Блиндерсону
    От: [email protected]
    Тема: [Пусто] Йо пропустите 2 урока, какое домашнее задание
    Профессор Блиндерсон, вероятно, ответит: «Пожалуйста, дайте мне имя и класс, в котором вы находитесь, чтобы я мог дать осмысленный ответ.Я не узнаю адрес [email protected] ».
    Кому: профессору Блиндерсону
    От кого: [email protected]
    Тема: EL227 Отсутствие, 10 октября Привет, профессор Блиндерсон. Это Моррис Понсибил из секции 2 EL227. Этим утром я только что узнал, что команда по керлингу вышла в плей-офф, поэтому 10-го числа я уезжаю из города. пропустит бумажный семинар и обсуждение Главы 10.Могу ли я отправить вам вопросы для обсуждения по главе 10 по электронной почте, прежде чем я уеду из города? Могу я прийти к вам в офис в 14:00 12-го числа, чтобы обсудить газету? Я попросила Шерил Джонс делать для меня заметки. Большое вам спасибо. Увидимся завтра в классе.
    Если вы просите другого человека оказать вам услугу, предоставление правильной информации даст ему или ей вескую причину принять решение в вашу пользу. В этом случае Моррис Понсибил показывает своему профессору, что он достаточно заботится о классе, чтобы предложить решение проблемы, которую вызовет его отсутствие.

    При обращении к холодному человеку будьте вежливы и кратки. Если вы просите незнакомца сделать что-то для вас бесплатно, будьте готовы ничего не услышать в ответ.

    Даже если у вас уже есть связь с человеком, с которым вы связываетесь, небольшой контекст будет полезен. Каждую осень я получаю электронные письма от «[email protected]» или «[email protected]», которые задают вопрос о «классе» и не подписывают свои настоящие имена.

    Если вы следите за личным контактом, вы можете показаться слишком робким, если предположите, что получатель вас не помнит; но вы можете сделать случайные намеки, чтобы пробудить их в памяти: «Мне понравилось разговаривать с вами о тестировании удобства использования в лифте на днях.”

    Хотя формальные фразы, такие как« Уважаемый профессор Снидлвуд »и« Искренне Ваш », не нужны в электронной почте, при обращении к кому-либо за пределами вашей организации вы должны написать строку для подписи, которая включает ваше полное имя и, по крайней мере, ссылку на страница блога или онлайн-профиля (то, что не требует от получателя предварительной авторизации).

    5. Будьте добры. Не пламя.

    Подумайте, прежде чем нажимать «Отправить».

    Если вы замечаете, что пишете в гневе, сохраните черновик, сходите за чашкой кофе и представьте, что завтра утром кто-то записал вашу электронную почту на пленку у вашей двери.Будут ли ваши коллеги и друзья шокированы вашим языком или отношением?

    Или они будут впечатлены тем, как вы сохранили хладнокровие, как вы проигнорировали приманку, когда ваш корреспондент опустился до личных нападок, и как вы тщательно объяснили свою позицию (или признали свою ошибку, или потребовали пересмотра и т. Д.)>

    Придется ли вам работать с этим человеком несколько месяцев? Вы хотите, чтобы копия вашей горькой стяжки появилась на поверхности через годы, когда вам понадобится рекомендательное письмо?

    @! $% & * @ !! & (*!
    Вперед … напишите, исправьте, оживите традиционными ливанскими проклятиями, распечатайте, бросьте в него дротики и начертите на нем мелком.Делайте все, что вам нужно, чтобы избавиться от этого из вашей системы. Просто , не нажимайте «Отправить», пока злитесь .
    От: Клер Хаддад
    Кому: Энн О. Ин
    Тема: Re: Текущие проблемы с Project Я не знаю, как ответить, поскольку на прошлой неделе вы сказали Сью, что вам не нужно дополнительное обучение, поэтому я отменил семинар в среду. Если хотите, я могу принять участие в этой беседе с СиСи Сью, поскольку именно она должна будет утвердить бюджет, если мы его перенесем.А пока я могу одолжить вам свои экземпляры руководства, или мы можем рассмотреть возможность передачи работы кому-то другому. Дайте мне знать, что вы хотите, чтобы я сделал дальше. — Исходное сообщение —
    От: Ann O. Ying
    Я все утро пыталась связаться с вами. Не могли бы вы найти несколько минут между встречами, чтобы проверить свои сообщения? У меня тяжелые времена с этим проектом, и мне жаль, если это в последний момент, но я никогда не делал этого раньше, и я думаю, что самое меньшее, что вы могли бы сделать, — это потратить некоторое время, чтобы объяснить это еще раз.
    Если получатель только что раскритиковал вас гневным сообщением, вместо того чтобы ответить с опровержением по пунктам, вы всегда можете ответить такой короткой запиской, в которой

    1. небрежно упоминает имя кого-то, кто рассердился корреспондент, вероятно, будет уважать (чтобы рассеять любой личный антагонизм, который в противном случае мог бы развиться), и
    2. переориентирует разговор на решения (в этом разговоре Энн уже зарылась в яму, и Клер ничего не выиграет, присоединившись к ней. там)

    6.Корректура.

    Если вы просите кого-то другого сделать для вас работу, найдите время, чтобы придать вашему сообщению профессиональный вид .

    Хотя ваша проверка правописания не улавливает каждую ошибку, по крайней мере, она улавливает несколько опечаток. Если вы отправляете сообщение, которое будет прочитано кем-то из вышестоящих инстанций (например, начальником или профессором), или если вы собираетесь разослать массовую рассылку десяткам или тысячам людей, уделите дополнительную минуту или два, прежде чем нажать «отправить». Покажите черновик близкому человеку, чтобы увидеть, действительно ли он имеет смысл.

    7. Не допускайте конфиденциальности.

    Хороший девиз: хвалить публично, критиковать наедине . Не отправляйте по электронной почте ничего, что вы не хотели бы публиковать с указанием своего имени в комнате для отдыха.

    Электронная почта небезопасна . Подобно тому, как случайные прохожие могут проникнуть в физический почтовый ящик и перехватить конверты, любопытный хакер, злонамеренный преступник и ваш ИТ-отдел, вероятно, могут прочитать любые и все сообщения электронной почты в вашей рабочей учетной записи.

    Если вы растягиваете правду в электронном письме (преуменьшаете значение проблемы, упускаете важную деталь и т. Д.)), вы создаете письменную запись, которую ваш получатель может (и будет) использовать, чтобы определить,

    • вы не информированы об истине
    • вы информированы, но намеренно искажаете правду
    • ваши запутанные и противоречивые электронные письма означают, что вас нет Не является надежным источником для определения истины.

    8. Различайте формальные и неформальные ситуации.

    Когда вы пишете другу или близкому коллеге, можно использовать «смайлы» :-), сокращения (IIRC для «если я правильно помню», LOL для «смеяться вслух» и т. Д.), а также нестандартной пунктуации и орфографии (например, в чатах или мгновенных сообщениях).

    Эти языковые ярлыки обычно являются признаком дружеской близости, например, делиться холодной пиццей с другом семьи. Если вы попытаетесь разделить ту же самую холодную пиццу с первым свиданием или с высокопоставленным лицом, вы создадите впечатление, что на самом деле вам наплевать на встречу. Точно так же не используйте неформальный язык, когда ваш читатель ожидает более формального подхода.

    Всегда знайте ситуацию и пишите соответственно.

    9. Отвечайте незамедлительно.

    Если вы хотите выглядеть профессионально и вежливо, предоставьте доступ своим онлайн-корреспондентам. Даже если вы ответите: «Извините, я слишком занят, чтобы помочь вам сейчас», по крайней мере, ваш корреспондент не будет напрасно ждать вашего ответа.

    10. Проявляйте уважение и сдержанность

    Многие пламенные войны начинаются тем, кто нажимает «ответить всем» вместо «ответить».

    Хотя большинство людей знают, что электронная почта не является частной, лучше спросить отправителя перед пересылкой личного сообщения.Если кто-то отправляет вам запрос по электронной почте, вполне допустимо переслать его человеку, который может помочь, но пересылка сообщения, чтобы высмеять отправителя, является безвкусной.

    Используйте BCC вместо CC при отправке конфиденциальной информации большим группам. (Например, профессор отправляет массовое сообщение студентам, которые находятся в опасности проиграть, или работодатель сообщает неуспешным кандидатам, что вакансия больше не открыта.) Имя всех в списке CC исчезает вместе с сообщением, но имена людей из списка BCC («слепая копия») скрыты.Введите свое имя в поле «Кому», если вашему почтовому редактору не нравится пустое пространство.

    Будьте терпимы к ошибкам чужого этикета. Если вы думаете, что вас оскорбили, процитируйте эту строку в ответ на адрес отправителя и добавьте нейтральный комментарий, например: «Я не знаю, как это интерпретировать… не могли бы вы уточнить?»

    Иногда электронная почта работает слишком быстро!

    Однажды коллега попросила меня о помощи, а затем почти сразу же прислала повторное письмо, в котором сообщила, что она решила проблему самостоятельно.

    Но, прежде чем прочитать ее второе сообщение, я подробно ответил на первое. Как только я узнал, что в ответе нет необходимости, я забеспокоился, что мой ответ покажется напыщенным, поэтому быстро извинился:

    «Надо было уделить больше внимания своему электронному письму».

    Я хотел сказать: «[мне] следовало более внимательно изучить мой [список входящих] электронных писем [перед тем, как ответить]», но я мог сказать из краткого ответа моей коллеги, что она интерпретировала его так, как будто я критиковал ее .

    Если бы я не ответил так быстро на первое сообщение, я бы сэкономил время, потраченное на написание длинного ответа на устаревший вопрос. Если бы я не ответил так быстро на второе сообщение, я, возможно, не оттолкнул бы человека, которому так стремился помочь. –DGJ


    Ссылки и дополнительная литература

    • Олсоп, Стюарт. «Мои правила вежливого цифрового общения». Фортуна . 142.2 (10 июля 2000 г.): стр. 76. Online. Академическая поисковая элита.9 октября 2000 г.
    • Кронин, Дженнифер. «Сетевой этикет, шметикет». Des Moines Business Record 16,24 (12 июня 2000 г.): стр. 11. Онлайн. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
    • «Электронный этикет». Буду следить за услугами. 1997. . 9 октября 2000 г.
    • Nucifora, Alf. «Соблюдайте этикет при обмене сообщениями по электронной почте». Memphis Business Journal 21.51 (14 апреля 2000 г.): p23. В сети. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
    • Тортон, Сэм. «Правила и положения: этикет электронной почты». 29 апреля 1998 г. . 9 октября
      2000.

    См. Также

    Выживание групповых проектов в колледже: полезные советы.
    Что вы можете сделать, чтобы повысить свои шансы на успешный групповой проект?


    12 декабря 2000 г. — впервые представлен Bauer
    23 января 2001 г. — опубликован Jerz
    16 февраля 2001 г. — обновлен Jerz
    25 октября 2001 г. — незначительные обновления Jerz
    16 апреля 2003 г. — дальнейшие обновления и изменения Jerz
    10 июня 2004 г. — усилены рекомендации против вложений
    28 августа 2004 г. — устранено несколько незначительных дубликатов
    19 мая 2008 г. — обновлены элементы 1–3
    20 мая 2008 г. — обновлены элементы 2–4
    23 июня 2008 г. — исправлены опечатки, выявленные Бобом Фоллином
    4 марта 2010 г. — добавление рекомендаций для пользователей мобильной электронной почты
    8 марта 2011 г. — изменения форматирования
    20 декабря 2011 г. — изменено «электронная почта» на «электронная почта» на протяжении всего периода
    3 мая 2012 г. — очень незначительные изменения
    22 мая 2013 г. — обновлена ​​информация о вложениях; незначительные изменения в макете и фразе.
    02 июня 2015 — обновлены пункты 2 и 3; незначительные изменения в
    18 июня 2017 г. — небольшие изменения; добавлены ссылки на смайлы; удалена датированная ссылка на «КПК»
    18 декабря 2019 г. — удалена датированная ссылка на «миллениалов», большинство из которых, вероятно, уже усвоили эти уроки

    12 советов по написанию эффективных электронных писем

    3 способа улучшить навыки зрительного контакта>

    Опубликовано
    17 октября 2018 г.

    Мы в значительной степени полагаемся на электронную почту при общении с коллегами, клиентами, поставщиками и т. Д.Некоторые электронные письма слишком длинные, выстраивая абзац за абзацем вместе, в то время как другие слишком резкие, в то время как некоторые слишком формальны или совершенно неформальны, а третьи могут даже поставить компанию под угрозу.

    Поскольку мы так сильно полагаемся на электронную почту, каждое электронное письмо, которое мы отправляем, должно быть хорошо написано и служить намеченной цели по распространению информации, а также должно быть коллегиальным. Эффективные электронные письма не только ясно и кратко передают информацию, они экономят время и усилия как для читателя, так и для получателя, что в конечном итоге влияет на чистую прибыль.

    Воспользуйтесь следующими 12 советами, чтобы создать эффективное электронное письмо.

    Тема сообщения важна

    Меня сводит с ума, когда я получаю от кого-то электронное письмо, а тема письма — шутка или не имеет отношения к содержанию письма. Опять же, это добавит времени в мой день, когда я пытаюсь найти в своих электронных письмах конкретное содержание, но строка темы не соответствует этому содержанию.

    Используйте маркеры и выделите призыв к действию

    Маркированный список позволяет получателю быстро и эффективно читать электронную почту.Это также помогает читателю определить основные моменты письма. Если от получателя ожидается, что он что-то сделает после получения электронного письма, выделите призыв к действию.

    Держать его коротким

    Ни у кого нет времени читать электронное письмо из 10 абзацев, поэтому не отправляйте его. Если у вас есть 10 или даже четыре абзаца, то вы, скорее всего, добавляете несвязанный контент.

    Не путайте контент

    Придерживайтесь одной области содержимого в каждом письме. Если вы отправляете повторное электронное письмо коллеге после встречи, то нет необходимости добавлять что-то о другом клиенте или информацию о корпоративном пикнике и т. Д.Когда вы запутываете контент, получателю становится намного сложнее найти письмо в поиске, потому что контент, который они ищут, не соответствует строке темы.

    Будьте коллегиальными

    Всегда открывайте электронную почту с любезности. Я часто составляю свое электронное письмо, а затем возвращаюсь и добавляю «Надеюсь, у вас был отличный отпуск» или «Хороших выходных — наслаждайтесь осенней погодой».

    Следи за своим тоном

    Тон электронного письма трудно оценить, но чаще всего читатель назначает тон, даже если он не был предназначен, поэтому будьте осторожны, не создавайте тон электронной почты, наблюдая за использованием восклицательных знаков, используя подстрекательские слова и т. д.

    Избегайте слишком большого количества восклицательных знаков и никаких эмодзи

    Я обнаружил, что использую слишком много восклицательных знаков в своих электронных письмах, как правило, чтобы показаться взволнованным, но можно также прочитать восклицательные знаки как сердитые, разочарованные и т. Д. И НИКОГДА не используйте смайлики в рабочих письмах никому, кроме близких друзей. .

    Избегайте цитат, которые могут быть оскорбительными для окружающих

    Вы все чаще видите цитаты внизу писем. Некоторые из них являются мягкими и вдохновляющими цитатами, например: «Будь как можно лучше каждый день», это нормально; однако избегайте цитат с религиозным смыслом, цитат, которые могут рассматриваться как исключающие другие, и т. д.может обидеть коллегу, клиента или поставщика, что может привести к потере производительности и снижению деловой активности.

    Всегда проверяйте свои электронные письма

    Отправка электронного письма с опечатками, неправильным написанием слов и т. Д. Заставляет вас плохо выглядеть. Уделите лишнюю минуту, чтобы вычитать электронное письмо.

    Никогда не отправляйте электронные письма, если злитесь на разочарование

    Если вам нужно написать электронное письмо, сделайте это в текстовом документе, где невозможно случайно нажать кнопку отправки.

    Электронные цепочки

    Цепочки электронной почты

    могут быть эффективными, но иногда более эффективно взять трубку и поговорить за пять минут, чем за четыре часа пересылки по электронной почте.Кроме того, будьте осторожны, чтобы не изменить области содержимого без изменения строки темы.

    Юридические разветвления

    Помните, что на вашу электронную почту, электронную почту вашего коллеги, даже на электронную почту продавца, распространяется судебный приказ в случае совершения незаконной деятельности или возбуждения судебного иска. Кроме того, электронные письма, отправленные на ваш рабочий адрес электронной почты и с него, являются собственностью вашего работодателя. Таким образом, НИКОГДА не помещайте в электронное письмо ничего, что может скомпрометировать вас или компанию с юридической точки зрения (или с профессиональной точки зрения).Это включает в себя, помимо прочего, клеветнические комментарии, оскорбления, признание правонарушений, обвинение кого-либо в преступлении или проступке, обещание вознаграждения за услугу и обещание чего-то, что не может быть выполнено (особенно когда дело доходит до к продуктам).

    Было написано бесчисленное количество статей о том, как создавать эффективные электронные письма, но я ежедневно получаю плохо составленные. Отчасти причина в том, что способность писать была отвергнута. Мы живем в мире, состоящем из 240-символьных твитов и текстовых сообщений, где все цитаты внизу электронного письма, отправленного со своего телефона, говорят что-то насчет извинения за мои опечатки.Несмотря на то, что мы живем в этом мире, письмо по-прежнему важно. Эти 12 советов предлагают формулу для создания эффективного электронного письма, которое в конечном итоге упрощает его.

    надеется, что вы найдете время, чтобы следовать этим правилам, потому что ваши электронные письма будут лучше написаны, легче поняты и с меньшей вероятностью потребуют дополнительных действий. В конечном итоге это экономит время и позволяет работать над другими важными задачами.

    Бест,

    Энн Конверс Willkomm
    Ассистент клинического профессора
    Заведующий отделением аспирантуры
    Гудвин Колледж Дрексельский университет

    Как написать официальное электронное письмо: примеры и шаблоны

    Отправка официального электронного письма — одна из тех вещей, которые мы откладываем.

    Почему? Потому что это может быть немного неудобно.

    Давайте это исправим.

    В этой статье мы рассмотрим способы усовершенствования формального формата электронной почты с помощью советов, шаблонов электронной почты (плюс строки темы) и ошибок, которых следует избегать.

    Вот наше руководство по написанию официального электронного письма:

    Как написать официальное электронное письмо (и чего избегать)

    Используйте формальный английский

    Официальные электронные письма требуют формального письма на английском языке. Это означает включение полных предложений, союзов и переходных слов.Неформальное письмо состоит из фрагментов и сращивания запятых. Неформальные сообщения редко содержат союзы или переходные слова.

    Пунктуация, форма абзаца, приветствия и подписи также различаются от формального к неформальному общению.

    Вот диаграмма, показывающая полный список различий:

    Используйте правильные заглавные буквы

    Правильный стиль использования заглавных букв в приветствии — это регистр предложений.

    Вот самые худшие нарушители формальных электронных поздравлений:

    «Доброе утро» → должно быть «Доброе утро»

    «Добрый день» → должно быть «Добрый день»

    «Для кого это может касаться» → должно быть «Для кого это может касаться»

    Исключение из правил: имена собственные (т.е. имена людей, г-жа / г-н. + фамилия или должность).

    Завершите приветствие двоеточием

    Когда вы пишете официальное электронное письмо, приветствие должно заканчиваться двоеточием, а не запятой.

    Используйте короткие предложения

    В официальных электронных письмах не должно быть запятых.

    Соединение запятой — это то, что происходит, когда вы соединяете два полных предложения с помощью запятой.

    Вывод : Соединение запятыми — это неправильная английская грамматика.Они подходят для текстовых сообщений и других неформальных разговоров.

    Используйте правильную пунктуацию

    Всякий раз, когда у вас есть фраза или предложение в кавычках, ваша конечная пунктуация должна стоять перед конечной кавычкой.

    Применяется к запятым, которые продолжают предложения, и точкам, которые их заканчивают.

    Исключениями из этого правила являются следующие типы пунктуации: точка с запятой, двоеточие и тире. Эти должны выходить за рамки кавычек (вопросительные знаки немного сложнее).

    Будьте прямыми

    Как американцы, мы гордимся своей прямотой.

    Но не всегда.

    Сколько раз вам приходилось писать такие фразы, как «Я пишу для»?

    Это обходной способ настройки вашего запроса. Это очень в прямом.

    Вы не можете позволить себе стыдиться, когда у всего вашего электронного письма есть семь секунд, чтобы привлечь их внимание.

    Пишу, чтобы сообщить вам, что пора перестать использовать эту фразу.

    Другие примеры фраз, которых следует избегать:

    • «Я хотел спросить вас»
    • «Я хотел сообщить вам, что»
    • «Я обращаюсь к»
    • «Причина моего электронного письма в том, что»
    • «Цель этого письма -»

    Продолжайте — сразу переходите к тому, к чему вы приближаетесь.

    Вот почему:

    1. Каждая фраза становится самоочевидной с последующим текстом. Это делает вас избыточным там, где ваш обмен сообщениями наиболее важен: ваша первая строка .
    2. Непрямая позиция не меняет того факта, что вы просите или заявляете о чем-то неудобном. Во всяком случае, это свидетельствует о нерешительности покинуть свою зону комфорта.
    3. Это письмо не о вас. Речь идет о том, что важно для получателя. Начни с них.

    Что делать вместо этого:

    Начните черновик со слов «Я пишу для», чтобы начать писать. Когда вы закончите, вернитесь и удалите эту фразу. В большинстве случаев у вас все равно будет целое предложение без него.Если вы этого не сделаете, внесите небольшие изменения, чтобы превратить то, что у вас есть, в законченное предложение.

    4 формальных шаблона электронной почты для копирования и вставки

    Теперь давайте рассмотрим несколько шаблонов электронной почты, которые все включают необходимые элементы формального формата электронной почты.

    Вот документ со всеми четырьмя шаблонами с форматированием — для удобства копирования.

    1. Шаблон электронного письма для подачи официального запроса

    К настоящему моменту мы знаем, что люди читают (или сканируют) по F-образному шаблону, что означает, что вам необходимо соответствующим образом отформатировать электронную почту.

    Не пишите роман, когда получатели заняты, а переходите к делу с первого предложения.

    Вам также необходимо включить это одно слово:

    «Потому что»

    Почему?

    Сканируемая копия заставляет людей читать вашу электронную почту, но одно это слово побуждает их к действию.

    Вот доказательство:

    В рамках исследовательского эксперимента людям задавали три варианта одного и того же запроса:

    Даже когда человек, просивший сократить, имел ту же причину, что и человек, находящийся первым в очереди, степень соблюдения оставалась на прежнем уровне. 93% со словом «потому что».”

    Совет для профессионалов: Проверьте, какой уровень формальности подходит для вас, с данными отслеживания электронной почты.

    Хорошо, по шаблону (попробуйте эту бесплатную пробную версию, чтобы сохранить текст прямо в свой почтовый ящик).

    Вариант A строки темы: Важно — Требуется действие: {! Topic}

    Вариант B строки темы: Прочтите: Требует вашего внимания

    Доброе утро, {! All / team / person}:

    {! Укажите здесь соответствующий контекст}.

    {! Ссылка для дополнительной информации}

    Моя просьба к вам: {! Официальный запрос одним предложением}.

    • {! Действие 1}
    • {! Действие 2}

    Подробнее о {! Topic}…

    Что это включает:

    {! 1 предложение, суммирующее контекст}.

    Это важно, потому что :

    — {! WIIFY — point 1}.

    — {! WIIFY — point 2}.

    — {! WIIFY — point 3}.

    Спасибо за вашу помощь!

    Возьмите строку для подписания и подсказки, как завершить электронное письмо здесь. Потому что писать каждый раз «всего наилучшего» или «спасибо» — это упущенная возможность.

    А вот профессиональный пример электронного письма, который поможет вам заполнить шаблон:

    2. Шаблон электронного письма для официального обновления

    Нам нужно повторение, чтобы сохранить новую информацию.

    В рекламе существует теория под названием «эффективная частота», которая также применима к получателям электронной почты. Людям нужно увидеть сообщение определенное количество раз, прежде чем они его усвоят. (Любое меньшее количество повторов неэффективно, а любое большее — расточительно.)

    Когда дело доходит до вашего официального электронного письма, повторите ваше сообщение как минимум в этих трех местах: в строке темы, вступлении и заключении.

    Вот шаблон:

    Subject Line : {! Topic} | {! Кто / на что это влияет}

    Привет, {! All / team / person}:

    Мне приятно сообщить, что {! Меняются и люди / фокус, на которые они влияют}.

    {! Человек или тема 1}

    [Кто / Почему / Что / Где / Когда. Расскажите здесь о том, как произошло это изменение.]

    {! Человек или тема 2}

    [Кто / Почему / Что / Где / Когда. Расскажите здесь историю о том, как произошло это изменение.]

    [Последнее предложение повторяет изменение и его влияние на читателей.] Присоединяйтесь ко мне в {! Action}.

    А вот пример шаблона выше в реальной жизни.В этом деловом электронном письме объявляются рекламные акции в нашей команде по работе с клиентами:

    Совет: Всегда указывайте свой номер телефона и контактную информацию в подписи электронного письма. Для вдохновения вот 9 примеров профессиональных электронных писем.

    3. Шаблон электронного письма для извинений

    Вы, возможно, не помните этого, но в июне 2014 года Facebook дал сбой.

    Они взяли вашу ленту новостей и позволили исследователям манипулировать ею.

    Половина пользователей увидела меньше положительных постов, чем обычно; другая половина увидела меньше отрицательных.

    Когда появились новости, люди были в ярости. И Facebook отказался извиняться.

    Только через неделю главный операционный директор признал, что они плохо общались, а через три месяца после этого технический директор сказал, что им следовало действовать по-другому.

    Но они по-прежнему не использовали слова «извините» или «извините».

    Вот почему извинения того стоят:

    • Это показывает клиентам, что они на высоте и что правильное общение важнее сохранения лица.
    • В нем разъясняется причина, как именно ошибка влияет на клиентов и какие действия вы предпринимаете, чтобы ее исправить.

    Формальные извинения: пять ингредиентов, которые заставят их принять

    1. Слова «извините» или «Я / мы извиняемся»
    2. Что произошло
    3. Почему
    4. Исправление на данный момент
    5. Что вы? делайте, чтобы предотвратить это в будущем

    Совет : Присылайте извинения только в том случае, если вы приняли, принимаете или точно знаете, как (и будете) предпринять действия для решения проблемы.В противном случае ваше электронное письмо привлекает внимание к проблеме, у которой нет решения.

    Вот подробный пример от Moz.

    А вот шаблон, который можно скопировать и использовать прямо сейчас:

    Строка темы : {! Основная проблема}

    Здравствуйте, {! Имя клиента},

    {! Название нашей / команды } обнаружил проблему с {! what} {! when}.

    Что это означает:

    {! Отрицательное влияние на пользователей}.

    {! Обратите внимание на то, что пользователи не страдают от проблем}

    Что произошло:

    Как только наша команда определила проблему, она была устранена {! Тот же день}.

    Что вы можете сделать:

    {! Note}.

    От имени {! Команды или названия компании} приносим извинения за доставленные вам неудобства. Могу заверить вас, что мы анализируем, как возникла эта проблема, и способы полностью предотвратить ее повторение в будущем.

    Спасибо за терпение,

    4. Шаблон электронного письма для расторжения договора

    Нет удобного способа сказать кому-то, что вы разрываете с ним отношения.

    Но когда поведение клиента (или уровень обслуживания со стороны партнера) нарушает ваш контракт, это то, что вы должны делать.

    Используйте этот шаблон в качестве ориентира (проверено нашим директором по информационной безопасности — см. Пример ниже шаблона).

    Кого это может касаться:

    Сообщаем, что с самого начала мы закрыли ваш аккаунт в {! Company} по {! Причине}.

    Мы сожалеем о том, что нам пришлось предпринять это действие, но после наших обсуждений с вами {! Date & Time} относительно {! Wrongdoing} мы не увидели никаких изменений в {! Типе использования}.

    То, как вы используете наши услуги, ставит под угрозу {! Thing 1}, а также {! Thing 2}.

    С уважением,

    Несмотря на то, что обмен сообщениями является очень прямым, вам необходимо находиться в подобной ситуации для юридических целей, ясности для получателя и окончательности.Такие выражения, как «прекращение действия» и «вступает в силу немедленно», показывают, что это решение, в котором нет места для компромисса.

    Совет : Если ранее были нарушения или случаи, когда вы делали предупреждение, обязательно процитируйте их.

    К вам

    У вас есть какие-нибудь официальные примеры электронных писем, которыми вы хотели бы поделиться? Или комментарии к нашему официальному формату электронной почты?

    Мы приветствуем новые сценарии, которые мы не рассмотрели. Напишите нам в Твиттере @Yesware.

    Эффективное общение по электронной почте — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

    О чем этот рекламный проспект

    Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и профессионалам университета научиться более эффективно пользоваться электронной почтой.Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и написать сообщения, которые успешно передают ваш смысл предполагаемой аудитории.

    Фон

    Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Непонимание может легко возникнуть, когда люди по-разному относятся к сообщениям, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для множества различных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировку и стипендии.В зависимости от ваших целей отправляемые вами сообщения будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

    Итак, как вы узнаете, что отправка электронного письма является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникационных целей? Когда короткое сообщение подходит, а когда лучше отправить более длинное и профессионально звучащее электронное письмо? Как решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы получить ответы на эти вопросы!

    Когда электронная почта является подходящей формой общения?

    Электронная почта — хороший способ донести ваше сообщение, когда:

    • Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не ходит в кампус регулярно или не находится в той же части страны или мира (например, с кем-то, кто живет в другое время зона).
    • Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Отправка электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что писатель может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей ведение электронной переписки является частью их работы, и они делают это только в обычные рабочие часы. Если ваш читатель не пообещал иное, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
    • Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей статьи.
    • Вам нужно быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
    • Вам необходима письменная запись разговора. Сохранение важных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в предыдущем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

    Когда электронная почта НЕ является подходящей формой общения?

    Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

    • Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече.Например, если вы хотите получить отзывы от своего научного руководителя о вашей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да / нет» или простого объяснения, вам следует вместо этого назначить встречу.
    • Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является приватной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть отправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, откуда ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
    • Ваше сообщение эмоционально заряжено, иначе тон сообщения может быть легко неверно истолкован. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите это по электронной почте.

    Кто ваша аудитория?

    Люди по-разному думают, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания своей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом поздороваться или задать быстрый вопрос.Однако другие считают электронную почту просто более удобным способом передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неформальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

    Такое сообщение можно отправить другу, но не профессору:

    Хотя вам может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения это сообщение делает о читателях и их ожиданиях. Тон этого сообщения очень небрежный; предполагается, что читатель знает, кто отправитель, и имеет с ним тесные личные отношения.Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с рассматриваемым предметом (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Писатель также делает неявное предположение о том, что читатель комфортно владеет языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут принять букву «U» как знак того, что писатель слишком ленив, чтобы напечатать слово «ты».”

    Делать предположения об ожиданиях вашей аудитории увеличивает риск того, что ваше сообщение или его тон будут неверно истолкованы.
    Чтобы убедиться, что ваше сообщение имеет ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о своей аудитории и ее потребностях:

    • Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
    • Как ваша аудитория относится к вам — например, читатель — ваш учитель? Ваш босс? Друг? Странник? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы поговорили с ними в социальной ситуации?
    • Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

    Важные компоненты эффективного электронного письма:

    Строки темы

    Строки темы электронного письма похожи на заголовки газет.Они должны передавать суть вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель унес. Поэтому будьте как можно более конкретными. Однословные темы, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», неинформативны и не дают читателю представления о важности вашего сообщения. Если ваше сообщение чувствительно ко времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них, по вашему мнению, наиболее эффективны? Почему?

    Приветствия и знаки отличия

    Используйте какое-нибудь приветствие и какую-нибудь подписку.Не начинайте с текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете этого человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне называть моего преподавателя / профессора?») Или как подписаться (С уважением? С уважением?). Тем не менее всегда лучше приложить какие-то усилия. В случае сомнений обращайтесь к кому-нибудь более формально, чтобы не обидеть его. Вот несколько распространенных способов обращения к читателю:

    • Уважаемый профессор Смит,
    • Здравствуйте, мисс.МакМахон,
    • Привет, Мэри Джейн,

    Если вы не знаете имя человека, к которому обращаетесь, или если адрес электронной почты принадлежит разнородной группе, попробуйте что-нибудь общее, но вежливое:

    • Кому это может быть интересно,
    • Уважаемые члены приемной комиссии,
    • Всем привет,

    Ваше заключение чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения.Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о том, чтобы указать свою должность и организацию, к которой вы принадлежите; например:

      Мэри Уоткинс
      Старший научный сотрудник
      Bain and Company
      Джозеф Смит
      UNC-CH, Class of 2009

    В заключение для большей части переписки подойдет что-нибудь краткое, но дружелюбное или, возможно, просто ваше имя:

    • Спасибо,
    • С наилучшими пожеланиями,
    • Увидимся завтра,
    • С уважением,

    Для очень формального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

    • С уважением,
    • С уважением,

    Копия: и Скрытая копия: («точная копия» и «слепая копия»)

    Копирование отдельных лиц в электронном письме — это хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю и одновременно отправить кому-нибудь копию.Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование другого лица по электронной почте может помочь в работе, особенно если человек, получающий копию, выполняет надзорную роль. Например, копирование вашего босса в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить сотрудника ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес с использованием поля «Копия», как исходный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:».Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех, кто его получил.

    Слепое копирование электронных писем группе людей может быть полезно, когда вы не хотите, чтобы у всех в списке были адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, — это адрес, указанный в поле Кому :. Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для отправки вашего сообщения другим пользователям.Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кто слепо скопировал, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

    Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных писем

    Подумайте о своем сообщении, прежде чем писать его. Не отправляйте электронные письма в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и того, какого результата вы ожидаете от общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение принесло желаемый результат.Вы также улучшите ясность своего сообщения, если систематизируете свои мысли до того, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие вопросы у вас есть и т. Д., А затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать такие методы мозгового штурма, как составление карт, составление списков или набросков, чтобы упорядочить мысли.

    Обдумайте тон вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не поддерживаются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон.Например, сарказм и шутки часто неверно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ТА со слов «Привет!» может восприниматься как грубый или самонадеянный (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть получено, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

    Стремитесь к ясности и краткости в написании. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало замешательство и требовало еще хотя бы одного сообщения, чтобы исправить? Непонимание может возникнуть, если сообщение нечеткое, дезорганизованное или слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко его понять. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

    1. Кратко изложите цель написания в самом начале сообщения.
    2. Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте в электронное письмо любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, запросы о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. Д.), Чтобы у читателя был какой-то фрейм ссылка на ваш вопрос.При ответе на чужое письмо часто бывает полезно включить или переформулировать сообщение отправителя.
    3. Используйте абзацы для разделения мыслей (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много не связанных между собой моментов или вопросов).
    4. Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. Д.)) Если вы запрашиваете что-то, у кого есть срок, обязательно выделите этот срок на видном месте в своем сообщении. Завершение электронного письма следующим шагом может быть действительно полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать «Я позвоню вам в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это дальше. на собрании в среду »).

    Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пробелы, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста.Выделите важные детали, чтобы их было легко различить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не набирайте все свое сообщение заглавными буквами или жирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

    Корректура. Перечитайте сообщения перед их отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша почтовая программа поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики.Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы вы могли уловить ошибки или неуклюжие фразы, которые вы могли бы пропустить.

    Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

    • Подходит ли это сообщение для электронной почты, или можно лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
    • С какой целью я отправил это письмо? Будет ли сообщение показаться получателю важным или будет восприниматься как раздражение и пустая трата времени?
    • Сколько писем обычно получает читатель и что заставляет его прочитать это сообщение (или удалить его)?
    • Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
    • Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно дойдет до получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
    • Обеспечил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить за цепочкой сообщения?
    • Я назвал себя и помог читателю ответить соответствующим образом?
    • Сможет ли получатель открывать и читать какие-либо вложения?

    Примеры писем

    Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1.Чем отличается тон сообщений? Что делает электронную почту Студента 2 более уместной? Какие элементы придают ему ясность? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

    Электронное письмо от студента 1:

      эй,
      мне нужна помощь с бумагой, могу я прийти к вам в офис завтра

      thx

    Электронное письмо от студента 2:

      Привет, доктор Джонс!

      Я нахожусь в вашем классе ENGL 101 по четвергам, и у меня есть вопрос по поводу доклада, который должен быть сдан в следующий вторник.Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

      «Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC и обеспечивающий адекватную поддержку вашей точки зрения».

      Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

      Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы обсудить с вами свой вопрос? Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли это вашему расписанию. В противном случае я мог бы прийти в пятницу после 1:00.

      Спасибо,

      Тим Смит

    Вот две версии электронного письма от руководителя, Джейн Доу, группе ее сотрудников. Какая версия, по вашему мнению, наиболее эффективна? Почему?

    Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

      Тема: завтра
      Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить статус всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Обязательно приходите вовремя и возьмите с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе — принесите достаточно копий для всех.Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позже на этой неделе; вам следует передать их мисс Джонс, и если ее нет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

    Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

      Тема: материалы для ср. встреча персонала

      Привет всем —

      На завтра в 15:00. собрание персонала в конференц-зале, принесите 15 копий следующих материалов:

      • Календарь вашего проекта
      • Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
      • Список целей на ближайший месяц
      • Копии любых сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправили клиентам за последний месяц

      Увидимся завтра —

      Джейн

    Консультации по работам

    Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала.Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.

    Lamb, Sandra E. 2006. Как это написать: полное руководство ко всему, что вы когда-либо напишете , 2-е изд.Беркли: десятискоростной пресс.

    Терминелло, Верна и Марсия Дж. Рид. 2002. Электронная почта: эффективное общение . Нью-Джерси: Прентис-Холл.


    Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
    Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указываете источник: Центр письма, Университет Северной Каролины, Чапел-Хилл,

    Сделать подарок

    Как написать электронное письмо — english-at-home.com

    Письма обычно короче букв. Поскольку они часто пишутся быстро, в ответ на запрос или вопрос они могут содержать всего несколько строк. Неформальный английский, сокращения и отсутствие стандартных приветствий — обычное дело, когда вы пишете электронное письмо.

    Это руководство по электронной почте поможет вам со структурой электронных писем, а также с советами и фразами, которые вы можете использовать.

    Структура электронной почты

    Письма могут содержать следующие элементы:

    — Тема
    Показывает читателю точную тему электронного письма.

    — (Приветствие)
    Это необязательно. Некоторые люди начинают с «Привет», другие — с имени читателя, а третьи вообще без имени и приветствия.

    — Причина написания

    — Основная идея

    — (Заключение)
    Есть множество заключительных фраз, таких как «Ура» или «Спасибо». Это также необязательно.

    Как написать электронное письмо — общие советы

    1. Используйте описательную строку темы.
    Кратко опишите, о чем идет речь.Вместо того, чтобы писать «Срочно», напишите, например, «Встреча в 10 утра по поводу повышения заработной платы».
    Используйте строку темы каждый раз, когда отвечаете на электронное письмо, чтобы строки темы не начинались с «Re:».
    Будьте осторожны, чтобы не писать общие строки темы, такие как «Привет» или «Привет», поскольку некоторые поставщики услуг электронной почты автоматически удаляют их как спам.

    2. Делайте электронные письма короткими.
    Старайтесь придерживаться только одного пункта в каждом письме. При необходимости вы можете отправить больше писем по разным вопросам. Если вы напишете описательную тему для каждого электронного письма, вашему читателю будет легче понять его содержание.
    Вам не нужно цитировать все предыдущие сообщения в отправленном вами. Вы можете выборочно цитировать (включая, например, предыдущий вопрос), используя угловые скобки << цитата здесь >>.

    3. Пишите на простом, прямом английском языке.
    Это особенно важно, если вы пишете кому-то, чей родной язык не английский.

    Вот несколько способов написания простого английского:
    — используйте активные формы вместо пассивных
    — пишите короткие предложения, а не длинные (если сомневаетесь, придерживайтесь простого «кто, что с кем, как, где и когда» введите порядок слов)
    — не используйте идиомы
    — используйте общеупотребительные слова, а не технические или жаргонные слова, если ваш читатель не находится в том же поле, что и вы

    4.Убедитесь, что ваш читатель знает, что делать дальше.
    Помогите читателю действовать в соответствии с вашей электронной почтой. Например, если вы хотите, чтобы ваш читатель нашел для вас некоторую информацию, напишите «Пожалуйста, вы можете найти мне данные о продажах за 2018 год» вместо менее прямого «Мне понадобятся данные о продажах за 2018 год».

    5. Уменьшите количество отправляемых писем.
    Большинство людей получают больше (а не меньше) электронной почты каждый день. Вот несколько способов уменьшить количество писем, которые вы отправляете людям:

    — звоните по телефону, а не пишите электронное письмо.Это особенно эффективно, если вам нужна только быстрая информация.

    — пишите электронное письмо только тем, кому оно нужно. Не нажимайте автоматически «ответить всем», если ваше сообщение должны прочитать только один или два человека.

    — не принимайте участие в рассылке электронных писем (например, когда вам нужно переслать что-то пятерым своим лучшим друзьям)

    — не отвечать на спам

    6. Не отправляйте тяжелые вложения.
    Если возможно, отправьте zip-файл или укажите веб-адреса, по которым ваш читатель может найти информацию.

    7. Будьте внимательны при написании электронного письма.
    Постарайтесь, чтобы ваши электронные письма были информативными и вежливыми, и используйте нейтральный тон. Помните, что ваш читатель может переслать ваше письмо другим людям, поэтому пишите только то, что вы хотели бы, чтобы другие люди прочитали. (Никаких сплетен, никаких личных комментариев, никакой конфиденциальной информации и никакого двусмысленного английского языка, такого как саркастический юмор.)
    Избегайте использования смайликов и смайлов в деловых письмах или слишком большого количества восклицательных знаков.

    8.Перед отправкой проверьте свою электронную почту.
    Используйте проверку орфографии для устранения орфографических ошибок. Прочтите свое письмо вслух, чтобы проверить грамматические и пунктуационные ошибки. Задайте себе следующие вопросы:
    «Это ясно?»
    «Знает ли мой читатель, что делать дальше?»
    «Это вежливо?»

    Образцы для написания электронных писем — Приветствия

    Есть несколько способов запустить электронную почту. Во многих случаях вы можете скопировать отправителя и использовать то же приветствие, но если вы пишете первым, вот несколько возможных приветствий.

    — Друзья и коллеги
    «Привет» неформально, и вы можете использовать его для друзей и коллег.
    Вы также можете использовать «Привет» или «Привет + имя», если хорошо знаете человека.

    — Для знакомых
    Используйте «Уважаемый мистер Джонс» / «Уважаемая мисс Джонс», если вы знаете имя человека. Как и в случае с письмами, когда вы пишете женщинам, используйте Ms вместо Miss или Mrs.

    — Официальные электронные письма
    Если вы не знаете имя человека, вы можете написать «Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа» или «Уважаемый господин / госпожа».

    — Письмо группе людей
    Если вы пишете группе людей, вы можете использовать собирательное существительное:
    «Уважаемые клиенты», «Уважаемые партнеры».

    Если вы пишете группе людей, которые работают в одной компании или отделе, вы можете написать «Уважаемые все», «Уважаемые коллеги» или «Всем привет».

    — Письмо группе руководителей в вашей компании
    Здесь вы можете написать «Уважаемые менеджеры», «Уважаемые директора» или «Уважаемые члены совета директоров».

    — Нет приветствия
    Часто в компаниях вы пишете быстрые электронные письма коллегам.Использование электронной почты таким образом почти похоже на использование телефона. В этих ситуациях вам не нужно писать ни приветствия, ни имени, а просто начать сообщение.

    Создание электронной почты

    Ваше первое предложение должно рассказать читателю, о чем ваше письмо. Вот четыре наиболее распространенных причины написания электронного письма, а также несколько предложений, которые можно использовать для начала:

    1. Ответ на предыдущее электронное письмо

    «Спасибо за информацию».
    «Спасибо за звонок.
    «Спасибо, что подарили мне цифры».

    2. Предоставление кратких обновлений

    «Просто небольшая заметка, чтобы сообщить вам…»
    «Просто небольшая заметка, чтобы сообщить вам…»
    «Просто чтобы сообщить вам о …»

    3. Ссылаясь на приложение

    «Взгляните на прикрепленный файл».
    «Взгляните на прикрепленный мною файл о…»
    «Думаю, вам может показаться интересным прикрепленный файл».

    4. Изменение тарифного плана

    «Извините, но я не могу прийти на встречу завтра.
    «Извините, но я не смогу встретиться с вами на следующей неделе».
    «Извините, но что-то случилось, и я не могу встретиться с вами на обед».

    Ваше первое предложение должно иметь только одну тему. Например, причиной вашего написания может быть просьба о помощи, или поделиться некоторой информацией, или задать вопрос. Ваше первое предложение для этих различных ситуаций может быть таким:

    «У вас есть несколько минут, чтобы помочь мне с…?»
    «Просто хотел, чтобы вы знали…»
    «Что касается X, вы можете сказать мне, если…?»

    Если у вас есть несколько причин для написания, дайте каждой причине отдельный абзац.Неважно, состоит ли ваш абзац всего из одной строки. Фактически, дополнительное пространство помогает вашему читателю понять, что у вас есть несколько причин для написания, и что каждая причина отличается от другой.

    Пример письма по электронной почте

    Привет Джо

    Просто хотел сообщить, что у нас есть проект! Они подписывают контракт завтра, так что на следующей неделе мы должны приступить к планированию.

    Что касается вашей презентации для них в прошлом году, у вас все еще есть файлы Powerpoint?

    Спасибо

    Также ознакомьтесь с разделами «Написание делового письма» и «Как начать и закончить деловое письмо или электронную почту».

    Дополнительная помощь, чтобы написать электронное письмо

    Написание электронных писем — жизненно важный навык делового письма. Чтобы узнать больше фраз и советов, ознакомьтесь с основами делового письма: как писать письма, отчеты и электронные письма.
    Вы получаете:

    • готовые шаблоны писем для повседневных деловых ситуаций
    • правила пунктуации, орфографии и верстки
    • совет по правильному стилю и тону

    Написание электронной почты

    Выберите правильный ответ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *