Как правильно написать правильно электронную почту: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Как правильно писать e-mail «по-русски»? | #всемдиктант

Правильно писать электронная почта. Нет-нет, это была шутка, у нас есть ответ на этот вопрос. Возник он, между прочим, неспроста: автор этой заметки общается по электронной почте ежедневно. И ежедневно видит абсолютно разные написания: от e-mail (человек не знает, как правильно передать это слово кириллицей, поэтому считает, что если написать его латиницей, то точно не ошибется) до мыла (согласитесь, это прошлый век!) и маила / мэила / е-мэила (продолжать можно до невозможности долго).

Фото из открытых источников

Фото из открытых источников

Тем не менее лингвисты уже давно кодифицировали это слово, и его написание зафиксировано в «Русском орфографическом словаре» РАН. А быстро проверить написания разных слов не отходя от кассы можно на официальном научно-информационном ресурсе Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН «АКАДЕМОС», где на данный момент отражены нормативные написания более чем 200 000 единиц русского языка.

Страница ресурса «АКАДЕМОС» по запросу «имейл»

Страница ресурса «АКАДЕМОС» по запросу «имейл»

Итак, правильно писать имейл ─ никакого дефиса в этом слове нет (отправьте письмо на имейл, вот мой имейл). Это слово также склоняется (видите справа от слова -а? это указание на окончание в родительном падеже). Правильно: у меня нет его имейла, отправь мне по имейлу. И не переживайте, что Microsoft Word или встроенные в ваш браузер спелл-чекеры (они, кстати, пишутся именно так и тоже склоняются ─ можете проверить) подчеркивают имейл красным.

Корректное написание латиницей ─ e-mail (с дефисом). Если компонент имейл- выступает в качестве части сложного слова, то такое слово пишется через дефис: имейл-рассылка, имейл-адрес.

Кстати, мы запускаем рубрику «Как правильно?», где будем рассказывать о сложных словах, написание которых вызывает у носителей русского языка затруднения. Если у вас есть вопросы о том или ином слове, оставляйте их в комментариях ─ будем отвечать и делать небольшие подборки!

Автор: Екатерина Тупицына

Материалы защищены авторским правом. При цитировании обязательны ссылка на источник (канал #всемдиктант на Яндекс.Дзене) и указание автора публикации.

Инструкция как правильно пользоваться электронной почтой

Крошка сын
к отцу пришёл,
и спросила кроха:
— Что такое
хорошо
и что такое
плохо?
© В. Маяковский

Электронная почта давно стала привычным инструментом коммуникаций, но правильному её
использованию не учат в школе или в институте.
В результате, огромная часть писем отправляется с нарушением правил этикета и элементарной
гигиены. Причем,
культуры и этикета использования электронной почты нет
не только в России, но и во многих других странах. От того, насколько грамотно
и правильно вы изложите суть
дела, зависит ответ на ваше письмо. Если вы не соблюдаете основные нормы,
то скорее всего ваше письмо останется непрочитанным.

Как не следует использовать электронную почту

Когда ты умер, ты об этом не знаешь, только другим тяжело. То же самое, когда
ты тупой…

Основная причина неправильного использования электронной почты — уверенность в том, что тут всё
очень просто и
непонимание того, кому-то может быть некомфортно. Начнём с того, что такое плохо:

1. Получать письма от (From:) noreply@, no-reply@. Отправляя подобные письма вы заранее сообщаете,
   что вам
   просто положить на адресата.
2. Когда в поле От (From) нет имени и фамилии, если письмо отправляется физическим лицом,
   а не роботом.
3. Отсутствие Кому (To). Отдельный привет любителям направлять скрытые копии.
4. Огромный список email-адресов в поле Кому (To). На самом деле, почта не форум, не чатик,
   не группа, поэтому
   переписки с несколькими участниками быстро превращаются в трешёвый маразм.
5. Отсутствие Темы (Subj). Для таких отправителей отдельный котёл в аду должен быть.
6. Картинка, веб-страница. Письмо — это прежде всего текстовая информация. Оно не должно быть
   открыткой с
   новогодней ёлкой.
7. Отсутствие в теле письма истории переписки. У кого-то редакторы так настроены, кто-то там удаляет.
   Адресат
   получает сотни писем в день и не надо заставлять его искать предыдущую информацию
   в дереве всей переписки.
8. Отсутствие подписи в конце письма.
9. Прикреплённый файл (attach). Уже 20е годы на носу. Аттачи умерли с появлением облаков. Вместо
   прикреплённого
   файла культурно посылать ссылку.
10. Рассылка в которой, нет ссылки отписаться (Unsubscribe).
11. Запрос уведомления о прочтении. Ну это как в замочную скважину подглядывать. В этом
    и есть основной смысл
    электронной почты, что на неё не нужно тут же отвечать как на телефон.
12. Автоответы типа «я в отпуске». Это никого не волнует. Если корпоративная почта,
    то должен быть исполняющий
    обязанности. Если личная, то всё равно не стоит, т.к. могут ограбить дом.
13. Отправлять персональные данные, копии паспорта, конфиденциальную информацию. Электронную почту как минимум
    читают поисковики. Бывает только подумаешь, а уже контестная реклама показывается.
    Не знаю, как они мысли читают.

Безопасность электронной почты

О безопасности тоже подумайте. Электронную почту регулярно взламывают.

1. Используйте шифрование при получении и отправке.
2. Не заходите на левые сайты (не кликайте по левым ссылкам), не запускайте
   прикреплённые файлы.
3. Используйте двухфакторную авторизацию.

Как правильно

1. Не слудует звонить, если можно написать.
2. Поставить проверщик орфографии, чтобы не выглядеть неучем.
3. По возможности отвечать на письма оперативно в течение рабочего дня.
4. Заполнить в настройках почтового клиента имя и фамилию, котрые будут отправляться
   в поле От (From).
5. Строго один email-адрес в поле Кому (To).
6. Всегда лаконично и ясно писать Тему (Subj). Это существенно повышает шансы на оперативный ответ
   и на то, что
   письмо не попадёт в СПАМ или не будет удалено по ошибке.
7. Пишите в письме только текст. Для картинок, файлов, есть ссылки в облака, на веб-страницы,
   Google Docs,
   Google Sheets.
8. История переписки должна быть!
9. В подписи у сотрудника должна быть указана должность и, возможно, номер телефона.
10. Вместо прикреплённого файла культурно посылать ссылку.

Как эффективно обрабатывать электронную почту, чтобы ничего не потерялось

1. В папке Входящие не должно быть писем! Эта папка для первоначальной сортировки.


Из этой папки СПАМ удаляется, а нормальные письма перекладываются в папку Входящие->В работе
или
Входящие->Отработанные

2. «Входящие->В работе» не должна содержать более 25 писем, иначе в этом бардаке
   потом заваляется что-нибудь
   важное.
3. Папок «Входящие->В работе» может быть много. Можно разбить по темам папки в Работе.




4. Входящие->Отработанные содержит письма не требующие ответа или письма на которые был дан ответ.
   Опять же
   может быть несколько подобных папок по темам.




5. «Отправленные->Требуют ответа» если вы написали письмо и оно требует ответа,
   то из папки Отправленные сразу
   после отправления имеет смысл его переместить в папку «Отправленные->Требуют ответа»
   дабы поставить на контроль.
6. Из «Отправленные->Требуют ответа» после закрытия темы письма перекладывать
   в «Отправленные->Получен ответ»
7. Если в письме затрагивается несколько тем или вопросов, то нумеруйте их, чтобы было понятно
   какой абзац к
   чему относится.
8. Пишите «вы, вас, ваше» с маленькой буквы.
9. На русском языке пишут: «на Украине, Белоруссия, Молдавия, Германия, Лондон, Москва»,
   а не Дойчленд,
   Джермани, Ландон, Москоу.

«В почте» или «на почте», как правильно?

Слова «на почте» и «в почте» упо­треб­ля­ют­ся в зави­си­мо­сти от смыс­ла контекста.

Прежде чем опре­де­лить, какое сло­во выбрать «на почте» или «в почте», выяс­ним, что «поч­та» — это мно­го­знач­ное сло­во. В рус­ском язы­ке им обозначают

1. учре­жде­ние, зани­ма­ю­ще­е­ся пере­сыл­кой и достав­кой кор­ре­спон­ден­ции и посылок;
2. поме­ще­ние, в кото­ром обра­ба­ты­ва­ют поч­то­вые отправления;
3. кор­ре­спон­ден­ция;
4. уст­ная пере­да­ча сообщений.

Слово «поч­та» в фор­ме пред­лож­но­го паде­жа может иметь как пред­лог «в», так и пред­лог «на».

На почте рабо­та­ет моя одно­класс­ни­ца Вера.

В почте ско­пи­лось мно­го уведомлений.

На почте

В совре­мен­ном рус­ском язы­ке суще­ству­ют парал­лель­ные фор­мы пред­лож­но­го паде­жа слов с пред­ло­га­ми «в» и «на»:

• узнать (на чём?) на почте и поис­кать (в чём?) в почте;
• рабо­тать на дому — при­брать в доме.

Исторически это свя­за­но с суще­ство­ва­ни­ем мест­но­го паде­жа суще­стви­тель­ных, фор­мы кото­рых в совре­мен­ной мор­фо­ло­гии рус­ско­го язы­ка при­со­еди­ни­лись к пред­лож­но­му падежу.

Предложный падеж с пред­ло­гом «на» упо­треб­ля­ет­ся в речи, если  име­ет зна­че­ние места, а так­же обо­зна­ча­ет зда­ние, поме­ще­ние или отделение:

• слу­жить на почте;
• рабо­тать  на заводе;
• сидеть на стадионе;
• полоть на огороде;
• заго­рать на пляже;
• жить на даче.

Если будем гово­рить о посыл­ке кор­ре­спон­ден­ции, о посе­ще­нии госу­дар­ствен­но­го учре­жде­ния, то упо­тре­бим сло­во­фор­му суще­стви­тель­но­го с пред­ло­гом «на»

На почте сего­дня я отпра­вил телеграмму.

На почте мож­но опла­тить ком­му­наль­ные услуги.

К сожа­ле­нию, ваше пись­мо уте­ря­но на почте.

В почте

Если речь идет непо­сред­ствен­но о кор­ре­спон­ден­ции, то упо­тре­бим фор­му пред­лож­но­го паде­жа с пред­ло­гом «в».

В почте ока­за­лось несколь­ко реклам­ных брошюр.

«В электронной почте» или «на электронной почте»?

Чтобы выбрать пра­виль­ную предложно-именную кон­струк­цию, опи­ра­ем­ся на смысл выска­зы­ва­ния и на неко­то­рые грам­ма­ти­че­ские условия.

С раз­ви­ти­ем ком­пью­тер­ных тех­но­ло­гий у каж­до­го из нас появил­ся поч­то­вый ящик и, соот­вет­ствен­но, элек­трон­ная почта.

А как ска­зать пра­виль­но при­ме­ни­тель­но к полу­че­нию этой корреспонденции:

«в элек­трон­ной почте» или «на элек­трон­ной почте»?

В этом сло­во­со­че­та­нии речь идет о полу­че­нии писем, уве­дом­ле­ний, рас­сы­лок, то есть о непо­сред­ствен­ной кор­ре­спон­ден­ции, а не о месте или учреждении.

Обратим вни­ма­ние, что меж­ду пред­ло­гом и суще­стви­тель­ным име­ет­ся опре­де­ле­ние в виде при­ла­га­тель­но­го. Это колос­саль­ная грам­ма­ти­че­ская под­сказ­ка для пра­виль­но­го выбо­ра предлога.

Сравним:

• лежать на сне­гу — в пуши­стом снеге;
• сидеть на озе­ре  — купать­ся в глу­бо­ком озере.

Соответственно пра­виль­но ска­жем «в элек­трон­ной почте», как и

• пере­дать при­вет в письме;
• про­чи­тать в телеграмме;
• сооб­щить в уведомлении.

Согласно мор­фо­ло­ги­че­ской нор­ме рус­ско­го лите­ра­тур­но­го язы­ка в выра­же­нии «в элек­трон­ной почте» упо­треб­ля­ет­ся фор­ма пред­лож­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го с пред­ло­гом «в».

Примеры

В моей элек­трон­ной почте ско­пи­лось мно­го лиш­них рассылок.

Поищу в элек­трон­ной почте при­слан­ное нака­нуне уве­дом­ле­ние об опла­те телефона.

Чего толь­ко нет в элек­трон­ной почте!

Скачать ста­тью: PDF

На почте или в почте

Почта – неодушевленное существительное женского рода и 1-го склонения.

Содержание: “На почте” или “в почте”?

Обычно, слово «почта» употребляется в значении учреждения, которое занимается пересылкой и доставкой писем. А также, в современном мире, зачастую слова “почта” употребляется по отношению к электронной почте, где посредством электронной коммуникации происходит посылка и доставка писем.

Со значением слова все ясно, а теперь давайте разберемся с каким предлогом («в» или «на») будет употребляться рассматриваемое слово в предложном падеже.

Поскольку в русском языке существительные имеют параллельные формы предложного падежа, то употребление и предлога «в» и предлога «на» считается одинаково правильным. Но здесь следует учесть один нюанс – выбор предлога будет зависеть от того, в каком значении мы собираемся употребить слово “почта”.

Например:

• На почте работает новая сотрудница.
• В моей почте накопилось очень много непрочитанных сообщений.

Как вы видите, и в первом и во втором случае употребление разных предлогов считается правильным. Разница лишь в том, что смысл сказанного меняется.

Теперь осталось разобраться, в каком же случае нужно употреблять предлог «на», а в каком – предлог «в»?

В каких случаях употребляется “на почте”

Предложный падеж с предлогом «на» употребляется в следующих случаях:

1. обозначение места,
2. обозначение здания, помещения или отделения,
3. когда речь идет о посылке корреспонденции,
4. Когда речь идет о посещении государственного учреждения.

Например:

• Она работает на почте.
• На почте уволили сотрудника.
• На почте можно оплатить телефонную связь.
• На почте было потеряно важное письмо.

В каких случаях употребляется “в почте”

Предложный падеж с предлогом «в» употребляется в случае, когда речь идет непосредственно о корреспонденции.

Например:

• Сегодня в почте оказалось слишком много спама.

“На электронной почте” или “в электронной почте”

Это же правило касается, когда мы употребляем словосочетание «электронная почта». Поскольку, речь идет не о месте или учреждении, а непосредственно о корреспонденции, то «электронная почта» будет употребляться с предлогом «в».

Например:

• В моей электронной почте всегда скапливается слишком много спама.

Как отправить резюме на электронную почту

Не знаешь, как правильно отправить резюме на электронную почту?

Пример и советы по оформлению своих заявок ты найдешь в нашей статье.

Представь ситуацию. Ты давно отправил заявку на заветную должность. Ты готов начать трудиться уже завтра. Но проходит неделя, подходит время платить за квартиру, а тебя еще даже не позвали на собеседование.

Знаешь, в чем проблема? Проблема не в том, что ты забыл указать, что ты «стрессоустойчив и умеешь работать в команде». Дело в том, что твое послание, скорее всего, никто и не видел.

Ты составил анкету и сопроводительное письмо и думаешь, что самое сложное теперь позади? Увы ты ошибаешься. Теперь нужно всё это каким-то образом направить работодателю. А так как почтовые голуби уже вышли из моды, мы будем делать это при помощи электронной почты.

Пару слов об интернет биржах

Ты можешь подумать, что эта статья не для тебя, ведь ты присылаешь анкету через любимый портал, где «работа найдется для каждого».

Только раз ты все-таки дочитал до этого места, значит и там не все так гладко, не правда ли?

Ты уже третий день подряд заходишь на страницу работодателя, которому ты отправил отклик, и видишь, что последний раз он был на сайте 5 дней назад.

Догадываешься почему так происходит?

Никто особо не рассчитывает, что заявление пришлет высококвалифицированный специалист.

Большинство позиций на биржах – вакансии с огромной текучкой, где работники могут сменять друг друга чуть ли не каждый месяц.

Через биржи успешно находят работу кассиры, продавцы ритейла, курьеры, работники производств и люди рабочих специальностей.

Однако будем честны с тобой – для того чтобы получить такого рода работу, тебе не нужно читать эту статью.

Но если ты метишь на руководящую должность в крупную международную фирму, эта статья поможет тебе выжать из бирж максимум, даже если тебе до сих пор никто не ответил.

Проблемы с устройством на работу? Мы выяснили: Суровые, но реальные причины почему тебя не берут на работу

Отправляем анкету по электронной почте

Как думаешь, почему так важно правильно подать себя?

Подача говорит о кандидате гораздо больше, чем то, что написано в тексте. Крупные фирмы не будут относиться к человеку серьезно, если он пришлет одну лишь анкету через форму обратной связи на сайте или через биржу.

Отправка заявки через e-mail и обращение к работодателю напрямую – вот что даст реальный результат.

Поставь себя на место любого HR-специалиста.

Он получает сотни одинаковых и безликих заявок. И если твоя будет выгодно выделяться среди остальных, он, возможно, лично будет расписывать тебя начальнику и настаивать на приглашении на собеседование.

Не забывай о спам-фильтрах.

В любой крупной организации настроен фильтр электронной почты, который с радостью отправит твою почту в спам, если ты не позаботишься заполнить хотя бы тему мейла.

Семь правил e-mail рассылки:

1. Не забудь заполнить «тему» сообщения. И не абы как, а коротко, четко и понятно.
2. Всегда обращайся к кадровику лично, по имени и отчеству.
3. В первом абзаце пиши о том, кто ты и чего хочешь.
4. Во втором абзаце объясни, чем ты будешь полезен для фирмы. Опиши свои навыки и достижения.
5. Всегда заканчивай сообщение пожеланием о личной встрече.
6. Добавляй подпись: имя, фамилия, отчество и контакты.
7. Не забудь прикрепить к сообщению сопроводительное письмо и анкету. Не забудь в каком формате отправлять резюме. Только, пожалуйста, не в Word. Для этого есть формат PDF. Да, и не забудь назвать файл по-человечески. V_pup_Res001.pdf не подойдет.

Используй наши шаблоны резюме и создавайте качественную и структурированную анкету.

Никогда не отсылай пустое сообщение с вложениями. Это просто неприлично. Даже если ты уже разговаривал с кадровиком по телефону, и он тебя прямым текстом попросил скинуть свою анкету на ящик, всегда напоминай в теле мейла, кто ты, откуда и чего хочешь.

А теперь, самое приятное — переходим к примерам. 

Пример, как отправлять резюме по электронной почте

Рассмотрим некого Васю. Он успешный проектный менеджер. Вася хочет работать в компании «Ёндекс» менеджером по международным проектам.

И Вася знает, как отправить резюме на почту работодателю, и делится примером с тобой:

Перед тем как отослать сообщение, не забудь все перепроверить: прикрепил ли ты к письму файлы, составил ли ты сопроводительное письмо, не допустил ли ошибок при создании анкеты.

Не стоит недооценивать важность темы сообщения

Ты продаешь картошку или хочешь трудиться на благо капитализма?

Всё просто – здесь работают принципы рекламы.

Что в первую очередь видит человек, который получил твое письмо:

• «Ищу работу» или
• «Резюме менеджера проектов с 10 летним опытом работы на вакансию менеджера по международным проектам в ООО «Ёндекс»

Смысл в том, что тема — это то, что продает тебя.

Слышал ли ты, что в крупных компаниях, где выстроена эффективная система по подбору персонала, HR менеджеры тестируют кандидатов? И то, как ты презентуешь свою анкету, тоже, своего рода, тест.

Напомним тебе еще раз.

Ни одна крупная компания не рассматривает всерьез заявления с бирж по поиску работы. Даже если они публикуют там вакансии, они ждут, что ты самостоятельно найдешь способ выйти на HRа и покажешь себя, а не тупо откликнешься на запрос на сайте.

Тема письма – это первое, что может зацепить взгляд кадровика или отпугнуть его. Считай, что это твоя «одежка», по которой встречают.

Давай поясним на примерах:

1. Человек, который прочитает тему e-mail, должен сразу понять, что ты хочешь. Пусть он знает, что ты пишешь по поводу вакансии, а не продаешь картошку.
2. Не забудь указать название позиции – в компании могут одновременно набирать уборщиков и директора.
3. Разбавь текст парой прилагательных, вроде «опытный», «успешный» или «ответственный».

Образец темы письма:

Последний вариант отправится прямиком в корзину, если, конечно, прорвется через спам фильтры.

Лучшее время для отправки письма с резюме

Во сколько лучше отправлять резюме по электронной почте?

Ты будешь смеяться, но время, когда ты отправляешь e-mail также важно, как и то, что ты в нем пишешь.

С 6 до 10 утра в понедельник – это твои счастливые часы.

Исследования (да, такие существуют) показывают, что резюме, отправленные в понедельник между 6 и 10 часами утра, на 46% увеличивают шанс получить приглашение на собеседование.

Но не забывай и о том, что «кто первый, того и тапки». Если вакансию опубликовали во вторник, ждать всю неделю не стоит – к тому времени ее уже закроют.

Раннее утро понедельника – время, вопреки стереотипам … продуктивное

Шаблон сообщения для отправки своей анкеты по электронной почте

Одна из главных ошибок при отправке письма по электронной почте – дублировать текст сопроводительного письма в теле сообщения.

Сопроводительное письмо предназначено для твоего будущего начальника. В нем ты рассказываешь, сколько фирма потеряет, если не возьмет тебя на работу. Его ты прикрепляешь отдельным pdf файлом к мейлу вместе с резюме.

А вот то, что ты пишешь в теле письма, сможет почитать кадровик или секретарь, который его получит. И в твоих интересах произвести на него впечатление, ведь именно от этого человека зависит, передаст он анкету на рассмотрение начальству или выкинет в помойку.

Этого достаточно. Помни – коротко и четко. В одном тексте невозможно упомянуть все твои подвиги. Для этого есть сопроводительное письмо.

Обращайся к человеку напрямую

В тексте вакансии на горячо любимом тобою hh редко указывают имя конкретного человека, который будет рассматривать заявку.

Но ты же умеешь пользоваться интернетом, правда?

Твои шансы получить приглашение на собеседование взлетят как акции Apple после выхода айфона, если HR специалист будет знать тебя до того, как ты отправишь свою заявку. Для этого придется сделать пару телефонных звонков.

Как связаться с HR специалистом?

Слышал, что все решают связи?

Очевидно, что ты не знаешь этого человека лично, ведь если бы знал, не читал бы эту статью, а уже работал на новой работе. Но может быть у тебя есть знакомый, который его знает?

• Спроси у друзей, бывших коллег или даже бывшего начальника, если ты, конечно, не послал его куда подальше, после того как уволился.
• HR’ы часто общаются друг с другом – спроси у своего бывшего кадровика, может он кого-то знает в новой компании.

Неудача?

Тогда шаг второй – пользуемся преимуществами цивилизации – интернетом. Заходи на сайт фирмы. Там обычно указывают контакты директоров, приемной, секретаря и кадрового отдела.

Все еще пусто?

Тогда тебе в соцсети. Ищи представительство компании в FB, ВКонтакте или на LinkedIn. Нашел? Тогда ищи HR’а среди тех, кто подписан на эту страницу.

В нашей стране LinkedIn не пользуется особой популярностью, более того, он заблокирован Роскомнадзором. Но если ты планируешь трудиться в крупной международной компании, без этой соцсети тебе не обойтись. Выход? Используй VPN, например, этот.

Стань детективом и используй эти навыки во благо трудовой деятельности!

Если ты нашел имя, но не нашел адреса электронной почты – воспользуйся сервисом findthat.email.

В большинстве крупных компаний e-mail сотрудников создается по одному шаблону. Например: имя.фамилия@домен.ru

Не жди, что вакансия появится на сайтах по поиску работы. А лучше, вообще забудь о них. Как правило, работодатель не выкладывает выгодные вакансии в открытый доступ. Пиши, звони, встречайся. Так и только так ты сможешь заявить о себе.

Выводы

Давай еще раз вспомним, как же лучше всего произвести впечатление на работодателя:

• Обязательно заполняй поле «тема».
• Сообщение должно быть коротким. Это не сопроводительное письмо. Его будет читать секретарь или кадровик, а не технический директор.
• Закончи свое сообщение призывом к действию. Только не проси, а предлагай. Предлагай встретиться, заинтересуй человека тем, что тебе есть, что сказать.
• Узнай имя и e-mail человека, который будет брать тебя на работу.
• И не забудь про вложения.

Теперь ты знаешь, как правильно отправить резюме на электронную почту, и видел примеры правильно оформленных сообщений. Если воспользуешься нашими советами, долгожданный звонок не заставит себя ждать.

Как продиктовать свою почту по телефону – Витаминка на Puzzle English

• Девушки похожи на домены = Girls are like domain names
• Те, что нравятся, уже заняты = The ones you like are already taken

КАК ПРОИЗНОСИТЬ НАЗВАНИЯ САЙТОВ

Итак, мы выяснили, как произнести yandex.ru (yandex dot R U). Легко. Но бывают домены и позаковыристее! Тут-то нам и пригодится второй мини-словарик:

• адрес сайта = the URL (звучит как «you are ell», сокращение от universal resource locator)
• — = hyphen / dash
• / = slash
• : = colon
• http:// = (по буквам: H-TT-P) colon double slash

Например:

Кстати, можно обойтись и без «http://». Современные браузеры отлично умеют сами вставлять недостающие служебные символы. Сравните, насколько короче получается:

• the URL is puzzle dash english dot com

А как же www? Отвечаю: в топку www!

Во-первых, эта штука морально устарела. It sounds so 90s! («Звучит как будто из 90-х»). Во-вторых, особой пользы от этих трёх букв нет. Большинство сайтов прекрасно открываются и без них. Исключений крайне мало. И в-третьих, давайте беречь здравый смысл: не должно сокращение звучать длиннее, чем исходник:

• world wide web = три слога
• [double-u double-u double-u] = шесть слогов

Если у вас давняя, нежная любовь к 90-м и вам жалко расставаться с фишками из той эпохи, то хотя бы последуйте примеру:

• канадцев, которые в таких случаях говорят «triple W» [triple-double-u]
• техасцев, которые строчат как из пулемёта [dub-ya dub-ya dub-ya]
• а ещё лучше — новозеландцев, придумавших чудесное [dub-dub-dub].

• Букву W американцы-южане иногда «ускоренно» произносят [dub-ya]
• Кстати говоря, именно так неформально называли бывшего Президента США George W. Bush

Что касается доменных зон, то некоторые из них произносятся целиком как слова:

• .com = dot com
• .net = dot net
• .org = dot org

А остальные — по буквам:

• .uk = dot [u kay]
• .edu = dot [ee dee u]
• .cn = dot [see en]
• .ru = dot [ar u]

А БАБА ЯГА — ПРОТИВ! ИЛИ В WINDOWS ВСЁ НАОБОРОТ

Если дома или на работе вы пользуетесь PC (под Windows) и вам иногда приходится общаться с ребятами из техподдержки или IT-департамента, запомните:

• то, что на сайтах называется slash /
• в Windows пишется наоброт и называется backslash \

то есть «обратная косая черта», бэкслэш.

Например, вот такое расположение папки

C:Users\User\AppData\Local\Temp

могло быть озвучено как:

• Drive C Users backslash User backslash AppData backslash Local backslash Temp

Но, поскольку айтишники тоже люди и в вопросе прекрасно ориентируются, все эти утомительные подробности можно выкинуть. Останется просто:

• C Users User AppData Local Temp

ДВОЙНАЯ ЖИЗНЬ НЕКОТОРЫХ СПЕЦСИМВОЛОВ

Знак @ («собака») помимо AT ещё называют «at symbol» / «at sign» / «arroba», а на старых печатных машинках этот значок назывался «коммерческое эт». Никакой электронной почты в те времена ещё не было. Так откуда все эти названия?

Всё просто: буква A в обёртке в те времена означала фразу «at the rate of» («по цене такой-то»). Крайне востребованное сокращение в торговле! А почему в обёртке? Так писали-то от руки, на бумаге. Так быстрее.

Представьте, что вы покупали два вагона яблок по цене $70 за бушель (это мера объёма: примерно 35 литров, вес яблок где-то 22 кг). Гораздо проще написать в заказе:

• 2 @ $70 = «два по семьдесят»

Кому надо, те поймут. Другие трейдеры тоже в курсе.

Со временем значок @ стали использовать в скорописи и для указания места:

• Встретимся у Дженни = C-ya @ Jenny’s
• C-ya = See you

(«Jenny’s» с апострофом потому что речь идёт о «Jenny’s place», то есть о квартире). Оттуда — один шаг до почтовых адресов: пользователь такой-то в таком-то сервисе.

Похожая судьба у слова AND. Коммерсанты и его укоротили. Было три знака — стал один: &. По паспорту — ampersand («амперсанд»), но все говорят просто «and».

Что значит «по паспорту»? Дело в том, что этот знак — с родословной. Он восходит ещё ко временам Древнего Рима. А придумал его Тирон — личный раб Цицерона, прилежно записывавший знаменитые речи своего господина. Чтобы не пропустить ни слова, Тирон часто придумывал новые сокращения, а прожил он долго (99 лет). Некоторые изобретения оказались настолько удачными, что в ходу до сих пор.

NATO PHONETIC ALPHABET

• A = Alpha
• B = Bravo
• C = Charlie
• D = Delta
• E = Echo
• F = Foxtrot
• G = Golf
• H = Hotel
• I = India
• J = Juliet
• K = Kilo
• L = Lima
• M = Mike
• N = November
• O = Oscar
• P = Papa
• Q = Quebec
• R = Romeo
• S = Sierra
• T = Tango
• U = Uniform
• V = Victor
• W = Whiskey
• X = X-ray
• Y = Yankee
• Z = Zulu

***

Take care,

Yuri Zhdanov

Your friendly English expert

[email protected]

10 правил написания деловых электронных сообщений

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

• Ваше полное имя
• Название компании
• Номера телефонов и факсов
• Адрес электронной почты
• Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Почему язык хеджирования подрывает ваше письмо

Сегодня мы представляем новую проверку Grammarly Premium, которая поможет вам показать больше уверенности в своем письме.

Что такое хеджирование?

Взгляните на некоторые из своих последних писем. Какие фразы вы обычно используете, когда делаете предложение или задаете (потенциально неудобный) вопрос? Если вы похожи на большинство людей, вы можете использовать много фраз вроде «Я думаю, нам следует. . . » или «Я чувствую. . . » или «Было бы здорово, если бы.. . » Все эти фразы представляют собой формы хеджирования — это небольшие уточнения, которые подрывают то, что вы говорите.

Почему проблема с хеджированием

Есть несколько причин, по которым писатель может застраховаться. Хеджирование делает ваши заявления менее прямыми, а иногда и более вежливыми, особенно если вы выражаете несогласие или критику. Хеджирование также может казаться спасительным люком. Если вы оказались неправы, что ж, это была просто случайная мысль. . . Но чувство безопасности, которое вы получаете от хеджирования, — это всего лишь чувство.На самом деле хеджирование заставляет вас выглядеть неуверенно и неуверенно.

Мы верим в расширение прав и возможностей каждого общаться четко, эффективно и уверенно. Мы только начинаем. https://t.co/KerzWLzbuG

— Grammarly (@Grammarly) 14 марта 2018 г.

Как избежать хеджирования

Хеджирование может стать такой укоренившейся привычкой, что трудно даже заметить, что вы делаете это. Наша новая проверка предупреждает вас о фразах, которые подрывают ваше сообщение, и предлагает вместо них четкие и уверенные формулировки.Хотите узнать, на что он способен? Читать дальше.

1
Думаю . . .

Hedging: Я думаю, нам следует назначить встречу.

Уверенно: Давайте назначим встречу.

2
Я чувствую . . .

Hedging: Я чувствую, что мы могли бы найти место для еще одного человека.

Уверенно: Мы могли бы найти место для еще одного человека.

3
Было бы здорово, если бы.. .

Hedging: Было бы здорово, если бы вы могли подать заявку до 17:00. завтра.

Уверенно: Пожалуйста, подайте заявку до 17:00. завтра.

4
Должны быть в состоянии . . .

Hedging: Думаю, я смогу завершить фазу исследования на этой неделе.

Уверен: Я могу закончить фазу исследования на этой неделе.

5
По сути .. .

Hedging: По сути, я все еще жду, пока Тим ответит на мои вопросы.

Уверенно: Я все еще жду, когда Тим ответит на мои вопросы.

Когда вы демонстрируете уверенность в своих идеях, другие также с большей вероятностью поддержат их. Хотя писать без условных фраз поначалу может показаться неловким и резким, это станет легче, если немного потренироваться. Кроме того, вам не нужно идти в одиночку. Мы здесь, чтобы помочь!

20 строк темы электронной почты, которые будут открываться каждый раз

Знаете ли вы, что 33 процента получателей электронной почты решают, открывать или нет электронное письмо, основываясь только на строке темы? Если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо было прочитано, вам нужно сначала открыть его.Вот двадцать мощных заголовков, которые можно попробовать для четырех разных типов рассылки по электронной почте, а также несколько полезных советов по созданию эффективных строк темы.

Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок и других проблем с написанием на всех ваших любимых веб-сайтах.

Сеть

Встретил вас на [мероприятии]. Давайте подключимся!

Если вы уже встречались со своим контактом раньше и уверены, что он хорошо запомнил эту встречу, всегда полезно поднять этот вопрос.

Стремление к [профессии] обращается за советом к лучшим

Есть ли кто-то в желаемой вами отрасли, которым вы восхищаетесь? От лести часто открывается электронное письмо.

[Имя реферера] рекомендуется Я свяжусь с вами

Направление часто приведет вас к двери, поэтому не бойтесь писать имя прямо из темы.

[Тема] тоже моя страсть!

Вы просмотрели блог своего собеседника и социальные сети и обнаружили, что вы оба интересуетесь хоккеем. Это судьба! Разбейте лед (ха-ха), сославшись на общие интересы.

Стипендиат [университет] квасцы ищут связи

Если вы ходили в один и тот же колледж, даже если ваши пути никогда не пересекались, используйте немного школьного духа, чтобы ступить в дверь.

Участки продаж и маркетинга

X идей, которые помогут вам с [проблемой]

Мы, люди, любим числа. Строки темы писем с цифрами открываются чаще. Наберите номер, а затем предложите своему контакту помочь с какой-нибудь проблемой, и вы, вероятно, привлечете его внимание.

Как [выполнить задание]

Допустим, вы предлагаете индивидуальный план питания. Тема вроде «Как стать отличным поваром за одну неделю» обязательно привлечет внимание.

В мастерской [тема] осталось всего три места

Сообщите людям, что приближается крайний срок, и большинство из них просто пожимают плечами. Ну ладно. Если я не уложусь в срок, ничего страшного. Скажите им, что осталось только три места (или двадцать четыре часа, чтобы сэкономить 100 долларов, или только четыре волшебные катапульты белки в запасе), и FOMO вступает в дело. Мы конкурентоспособные существа, и никто не хочет упускать.

3 из 4 человек испытывают дефицит этого минерала.Ты?

Тематические строки, вызывающие любопытство, можно бесконечно нажимать. Разве вы не хотите знать, в каком минерале у вас может быть дефицит? (Мы тоже не знаем. Мы придумали. Дело не в этом.) Если вы можете заинтересовать получателя ответа на вопрос, у вас больше шансов заставить его принять участие.

Представляем
, лучший способ [выполнить задачу]

Людям интересно новое. Campaign Monitor обнаружил, что электронные письма со словами «введение» или «новое» в строке темы увеличивают вероятность открытия электронного письма на 9.45% и 3,26% соответственно.

Продвижение контента

Не совершайте эти эпические провалы Twitter

Эта тема отражает недостаток любопытства, но также предполагает, что получатель может совершать некоторые критические ошибки, что делает его обязательным для открытия.

Моя самая большая [тема] ошибка

Мы хотим читать конфессиональный контент. Если мы совершали аналогичные ошибки, нас убеждали, что мы не одиноки. Если мы избежали ошибки, мы чувствуем благодарность.Это беспроигрышный вариант.

28 способов организоваться прямо сейчас

Опять же, мы используем числа. Если в рекламируемом вами содержании используется нумерованный формат, укажите его в теме письма. Люди реагируют на числа, и им тоже нравятся советы!

Что нужно знать, чтобы защитить себя от кражи личных данных

Каждый раз, когда вы говорите своему получателю, что в его знаниях может быть пробел, вы поощряете его открыть ваше электронное письмо, чтобы узнать больше.

Я написал это для вас

Ладно, это немного бесполезно, но такие строки темы электронной почты работают.Они чувствуют себя персонализированными. Просто убедитесь, что вы публикуете интимный, интересный контент, иначе вы потеряете доверие читателя.

О чем-то просить

Выделите пять минут, чтобы высказать свое мнение эксперта?

Нам нравится, когда нас считают экспертами. Нам нравится знать, что наше мнение имеет значение. Запросить обратную связь часто довольно просто. Если напомнить вашему собеседнику, что ваш запрос займет всего пять минут, это сделает его выполнимым.

Буду очень признателен за вашу помощь с [subject]

Не все хотят быть полезными, но большинству нравится, когда их ценят.Обращайтесь за помощью в вежливой и откровенной форме, выражающей признательность.

Срочный вызов волонтеров. Вы в деле?

Сказать, что у вас есть срочная необходимость, может помочь, но добавление призыва к действию прямо в заголовке темы может вызвать более быстрый отклик. На вопрос «Вы здесь?» тонко подразумевает, что другие, и призывает получателя не упустить.

Что ты делаешь в пятницу вечером?

Хорошо, может быть, вы собираетесь попросить получателя сделать что-то, чего он не хочет, например ответить на телефонный звонок на телемарафоне или задержаться допоздна, чтобы помочь со специальным проектом.Но сначала вы должны заставить их подать заявление по электронной почте. Эта тема довольно расплывчата и достаточно интригующая, чтобы добиться цели.

Не могли бы вы поделиться этой историей в своих социальных сетях?

Люди часто делают ошибку, закапывая вопрос так глубоко в электронном письме, что получатель даже не понимает, о чем они просят. Этот тип заголовка темы сразу переходит к делу и сообщает получателю именно то, что вы хотите.

Подсказки к заголовку темы

• Не обещайте ничего, что не можете выполнить. Если заголовок вашей темы обещает предложить двадцать отличных советов по созданию фермы для хорьков, ваше письмо лучше указывать на веб-сайт с этими советами. В противном случае вы потеряете доверие.
• Будьте короче. Хотя 65-символьные заголовки электронной почты действительно приводят к открытию, полезно знать о проблемах, которые могут вызвать более длинные заголовки. Люди читают электронные письма на своих мобильных телефонах, где строка темы длиной от 25 до 30 символов может быть обрезана.
• Избегайте слов-заполнителей и фраз. Ваше пространство ограничено. Использовать его мудро!
• Не используйте заглавные буквы и чрезмерное количество знаков препинания. Когда вы используете заглавные буквы в Интернете, похоже, что вы кричите! Никто не любит, когда на него кричат. Излишняя пунктуация (например, несколько восклицательных или вопросительных знаков) выглядит дилетантски и отчаянно. Как все заглавные буквы, так и чрезмерная пунктуация также могут активировать спам-фильтры.
• Кстати о спам-фильтрах. . . вот несколько лучших способов их избежать.

25 формальных примеров и передовых методов написания электронных писем

Формальное и неформальное написание электронной почты

Формальное электронное письмо обычно используется в сценариях B2B или B2C или профессиональное электронное письмо между коллегами, компаниями или партнерами.Неформальное письмо по электронной почте — это то, что вы можете отправить другу, члену семьи, а иногда даже быстрое электронное письмо, которое вы отправляете коллеге.

Когда вы пишете другу по электронной почте, вы не очень рискуете ошибиться в словах или смыслах, а также очень мало рискуете навредить своей репутации или лишить невероятных возможностей для бизнеса. Но когда вы пишете деловое электронное письмо, на карту поставлено многое и многое может пойти не так, как надо. Вот почему наша статья в основном будет посвящена формальному написанию электронных писем и тому, как каждый раз делать это правильно.

Здесь мы рассмотрим все тонкости структуры электронной почты, различные форматы электронной почты, которые вы можете использовать, а также короткие шаблоны электронной почты, которые можно использовать в различных сценариях. Продолжайте читать, чтобы узнать, как написать идеальное письмо.

Базовая формальная структура электронной почты

Прежде чем мы перейдем к различным шаблонам электронной почты, важно знать, как создать письмо самостоятельно. По большей части каждое электронное письмо, независимо от его содержания, будет следовать одной и той же структуре с одними и теми же базовыми элементами.Вы должны знать эти элементы, чтобы обеспечить правильное и эффективное написание электронной почты в целом.

Основные элементы профессионального письма по электронной почте:

1. Ваш адрес электронной почты
2. Строка темы
3. Открытие электронной почты
4. Тело электронной почты
5. Окончание электронной почты
6. Электронная почта Выход
7. Подпись электронной почты / нижний колонтитул

Теперь давайте разберем их по очереди.

Адрес электронной почты

Ваш адрес электронной почты часто находится вне вашего контроля.Если вы работаете в компании или работаете под эгидой бренда, ваш адрес электронной почты, скорее всего, будет включать название компании или домена бренда.

Например, все электронные письма в WiseStamp имеют следующий формат: [имя_ сотрудника] @ wisestamp.com. Это гарантирует, что у всех нас будет профессиональный рабочий адрес электронной почты. Поскольку только владелец wisestamp.com может выдавать адреса электронной почты под этим доменным именем, это гарантирует, что наши электронные письма выглядят законными.

Представьте, что у каждого сотрудника будет случайный адрес Gmail, например [имя] wisestamp @ gmail.com, который может создать кто угодно, это было бы немного подозрительно. Показатели открытия электронной почты в первую очередь зависят от доверия, поэтому убедитесь, что у вас есть надежный адрес электронной почты или у вас очень низкие показатели открытия.

Если вы фрилансер и работаете отдельно от известного бренда, подумайте о покупке доменного имени для своего личного бренда. Вы можете найти доступные домены у регистратора доменов Google.

Строки темы

Тема письма будет самым важным элементом в официальном письме.Это первое, что увидит ваш получатель, и если вы не убедите его тут же, что ваша электронная почта безопасна, актуальна и имеет высокий приоритет (в таком порядке), она может никогда не открыться. Если это произойдет, любые усилия, которые вы приложите к остальным элементам электронного письма, будут потрачены зря.

Ваша тема будет зависеть от цели или содержания вашего электронного письма, но в целом вы хотите, чтобы получатель мог щелкнуть что-то достаточно интересное.

Рекомендации по теме сообщения электронной почты:

• Будьте ясны и конкретны — избегайте общих тем или заголовков, которые ничего не говорят или дают нереалистичные обещания, например «узнайте, как удвоить свой бизнес за неделю».
• Будьте оригинальны — избегайте слишком распространенных шаблонов строк темы, которые можно найти в Интернете. Вместо этого сделайте оригинальные темы, которые будут актуальными, личными и краткими.
• Добавьте релевантность — укажите то, что получатель узнает, например, имя знакомого или статью / шоу / книгу, в которой они появлялись.

Исследования показали, что персонализированные темы открываются на 26% чаще. Вы также хотите адаптировать тему письма к своей цели, будь то коммерческое письмо, личное письмо, информационный бюллетень или что-то еще.Я советую вам подумать о 3-4 усовершенствованных вариантах, а затем подумать, какой из них, вероятно, будет наиболее подходящим.

Открытие электронной почты

Следующий по важности способ привлечь получателя к вашему письму — написать четкую вступительную строку. Как и ваша тема, открытие электронного письма в основном используется как еще один этап фильтрации для большинства людей. Если он не выполнит обещание, данное в теме письма, ваши читатели откажутся от него.

Следовательно, чрезвычайно важно сформулировать основную мысль в 1-2 абзаца. Если вы четко сформулировали свой запрос или вопрос и ваш читатель считает, что он актуален и интересен, он продолжит читать ваше письмо. Если вам удастся уговорить их остаться после этого момента, в большинстве случаев они вернут вам письмо. Повезло тебе.

Правила открытия электронной почты:

• Обратитесь к получателю по его предпочтительному имени — найдите написанную им статью или его страницу в LinkedIn и посмотрите, какое имя он использует.Некоторые люди будут использовать свое полное имя или псевдоним соответственно (например, Дэвид против Дэйва или Анастасия против Аны).
• Установите соединение — свяжите свою электронную почту с личным опытом, связанным с получателем, например со статьей или новостью, которую вы прочитали о нем, или беседой, которую вы вели со знакомым.
• Сопоставьте начало со строкой темы — ваше вступительное сообщение должно отражать обещание, данное в строке темы, потому что так читатель проверяет релевантность.Если вы не свяжете тему письма с открытием, читатели будут сбиты с толку и даже решат, что это кликбейт.
• Быстро переходите к делу — расскажите читателю, почему вы связались с ней и что это для нее значит.

Тело электронной почты

В теле письма вы попадаете в основное сообщение. Независимо от того, пишете ли вы электронное письмо для установления нового делового контакта или просто следите за встречей, тело вашего электронного письма должно быть достаточно подробным, чтобы читатель не запутался, но также кратким и конкретным.Никто не хочет сидеть и читать длинное электронное письмо, когда в его почтовом ящике находятся десятки других автоматических сообщений.

Правила написания основного сообщения электронной почты:

• Будьте лаконичны — укажите только то, что необходимо, чтобы донести вашу точку зрения.
• Используйте слова, которые передают (подлинные) положительные личные эмоции — такие слова, как «рад», «взволнован», «заинтригован», «уверен».
• Используйте слово «потому что », когда о чем-то просите — научно доказано, что людей легче убедить сделать что-то, если им объяснят почему, и тем более, если причина важна для них.
• Показать не говори — если вы не можете объяснить что-то в нескольких словах, попробуйте добавить снимок экрана, видео или ссылку, которые лучше это объяснят.
• Используйте заголовки для разделения длинного содержания на подтемы — если вы не можете избежать написания длинного электронного письма, обязательно разбейте его на подразделы с заголовками. Это поможет вашим ограниченным во времени читателям сканировать и находить интересующие их места.
• Добавьте свой конкретный запрос или вопрос жирным шрифтом — чтобы ваши читатели не пропустили самый важный фрагмент контента (ваш запрос или вопрос) — выделите его в отдельной строке и выделите жирным шрифтом.Вы также можете использовать цвет. Если вы все же избегаете светлых оттенков (вам нужен высокий контраст между текстом и белым фоном. Выбрав цвет, придерживайтесь его.

Электронная почта с окончанием

После того, как вы обсудили все основные моменты в теле письма, вы захотите закончить его уважительным и кратким приветствием. Вы можете пригласить получателя задать больше вопросов, пожелать ему успехов или задать вопрос. Все зависит от мотива вашего письма. Если это было длинное письмо , неплохо было бы мягко повторить свой основной запрос, вопрос или мотивацию.

Авторизация по электронной почте

При закрытии электронной почты вы захотите выбрать подходящую подписку для электронной почты. В каждом случае можно использовать разные подписи, например «с наилучшими пожеланиями», «искренне» или «с любовью», но вы, очевидно, не захотите отправлять последнее своему руководителю. Убедитесь, что ваша подписка соответствует содержанию вашего электронного письма и получателю.

Примечание:

Хороший совет, который вы можете применить, — это поставить подпись от руки.
Рукописная подпись создаст у получателя ощущение, что вы уделили этому электронному письму особое внимание и сделали его индивидуальным. Вы можете создать его здесь.

Ваша подпись электронной почты (или нижний колонтитул) — это ваша волна прощания. То, как вы это сделаете, может повлиять на впечатление, которое вы создали до этого момента. Если вы сделаете этот момент запоминающимся, организованным и эстетичным, вы сможете получить дополнительную оценку и положительное отношение от своего читателя.С другой стороны, если вы все испортите, все ваше сообщение или предложение может быть поставлено под сомнение. Итак, убедитесь, что ваша подпись в электронном письме выглядит привлекательно и хорошо организованной.

Подумайте о создании профессиональной электронной подписи, чтобы произвести неизгладимое впечатление. Используйте простую текстовую подпись электронной почты, которую мы все использовали при запуске электронной почты по вашему усмотрению. Что бы вы ни выбрали, обязательно укажите всю свою профессиональную и контактную информацию. Также было бы неплохо добавить ссылки на свой веб-сайт, сайты социальных сетей, в которых вы наиболее активны, или целевую страницу.

Как писать официальные электронные письма на английском языке

Эта статья поможет вам лучше общаться и писать официальные электронные письма на английском языке.

Электронная почта — одно из наиболее часто используемых средств связи в мире. Они работают быстро, незамедлительно и позволяют взаимодействовать со всеми видами бизнеса в пределах и за пределами страны. На работе, прежде всего, правильное написание официальных электронных писем на английском языке требует определенных навыков, и, учитывая профессиональную ситуацию, важно не совершать ошибок, чтобы произвести хорошее впечатление о себе и своей компании.

В этой статье вы найдете:

• Правила написания официальных электронных писем на английском языке
• Правильный формат для использования
• Примеры официальных электронных писем на английском языке

Правила написания официальных электронных писем в Английский

Чтобы правильно написать электронное письмо на английском, не импровизируйте! Прочтите следующий совет, чтобы избежать серьезных ошибок, которые могут поставить под угрозу успех электронного письма с момента его получения.

Тема

Тема — это первая часть информации, которую видят получатели электронного письма, и если оно написано неправильно или неясно, оно может подтолкнуть читателя к его удалению, даже не открывая его! Поэтому важно с самого начала дать ясное и точное сообщение, указав содержание или причину написания двумя или тремя словами, которые привлекают внимание получателя.

Style

В отличие от многих других языков, которые требуют длинных сложных предложений в формальном письменном контексте, английский очень лаконичен и предпочитает короткие предложения и простую структуру.Убедитесь, что вы разбили текст на два или три абзаца — это позволит читателю быстро увидеть ключевые моменты.

Формулы вежливости

Когда вы пишете электронное письмо на английском, вы не только используете другой язык, но и попадаете в другую культуру с другими привычками. Англосаксы в целом уделяют много внимания формам вежливости и благодарности, поэтому никогда не забывайте добавлять их.

Проверьте электронную почту

Никогда не отправляйте электронное письмо на английском языке, не перечитав то, что вы написали.Грамматические ошибки или опечатки очень распространены даже на вашем родном языке, поэтому на английском вы можете легко ошибиться. Двойная проверка написанного — простой шаг, который поможет вам не выглядеть непрофессиональным и, прежде всего, небрежным.

Подпись

Убедитесь, что ваши электронные письма заканчиваются всей важной информацией о вас, включая:

• имя и фамилию
• должность
• относительные данные о вашей компании (имя, адрес..)
• ссылка на сайт компании

Формат официального электронного письма на английском языке

• Введение
• Основной текст
• Заключение

Введение

В зависимости от типа ваших отношений с человеком, которому вы пишете, есть разные способы начать электронное письмо, но любое электронное письмо всегда должно начинаться с приветствия. В нашем формальном случае наиболее подходящими вариантами являются:

• Уважаемый господин / госпожа / госпожа (фамилия получателя, e.грамм. Мистер Блэк)
• Уважаемый господин / госпожа (если вы не знаете имя получателя) или, в более общем смысле, «Кого это может касаться»

После первого приветствия вам нужно вступительное предложение, которое четко указывает причину письменно и соответствует теме электронного письма. Кратко представьтесь (длинные тексты часто мешают людям их читать), а затем продолжайте с:

• Я пишу в отношении… (тема письма)
• Я пишу в связи с… (тема письма)
• Я пишу письмо со ссылкой на…

Если вы пишете электронное письмо для отправки информации, вы можете начать с одного из следующих предложений:

• Я пишу, чтобы сообщить вам…
• Я рад сообщить вам… ( если вы сообщаете хорошие новости)
• С сожалением сообщаю вам, что … (если вы сообщаете плохие новости)

Если вместо этого вы отвечаете на полученное вами электронное письмо, вы можете сказать:

• Я пишу в ответ на…
• Пишу в ответ на…
• Пишу, чтобы поблагодарить вас за… (если вам нужно поблагодарить получателя)

Основной текст

Общепринятых формул для писать тело текста, потому что это ва Работает в соответствии с функцией того, что вам нужно сообщить.Полезно подготовить первоначальный проект, а затем внести исправления.

Общие правила заключаются в том, что текст должен быть разделен на короткие абзацы, избегая сокращений и акронимов, которые вы, наоборот, можете использовать, когда пишете неформальное электронное письмо семье и друзьям.

В зависимости от типа сообщения, которое вы отправляете, есть несколько способов написать окончательное приглашение перед тем, как закончить электронное письмо, например:

• Я с нетерпением жду вашего ответа
• Заранее спасибо
• За дополнительную информацию, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне
• Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы
• Спасибо за ваше внимание

Заключение

Наиболее распространенный способ завершить электронное письмо:

• С уважением
• С уважением
• С уважением (если вы начали письмо с «Уважаемый господин / госпожа», потому что не знаете имени получателя)
• С уважением (если вы начали письмо с «Уважаемый господин / госпожа / Ms + surname)
• С уважением

Примеры официальных писем на английском языке

Давайте посмотрим, как все это работает на практике.

Пример 1: Задержка доставки заказа

Тема: Задержка доставки

Уважаемый господин Паскаль,

С сожалением сообщаем вам, что мы не сможем уважать предварительно согласованный срок доставки вашего заказа. Сегодня наш поставщик предупредил нас, что у него возникли проблемы с поставками, что приведет к задержке в нашей производственной цепочке. Надеемся на ваше понимание и благодарим за терпение.

Примите наши извинения.

С уважением,

…

Пример 2: Ответ на объявление о вакансии

Тема: Должность редактора веб-контента

Dear

,

Что касается вашего объявления о вакансии в xxx, я хотел бы подать заявку на должность редактора веб-контента в вашей компании.

Я окончил Университет ххх по специальности «Коммуникационные науки» и несколько лет проработал в цифровом агентстве в качестве специалиста по контенту. Я считаю, что мои навыки и опыт соответствуют требованиям, предъявляемым к должности. Буду рад представиться на собеседовании, которое позволит вам лучше оценить мой возможный набор.

Копия моего резюме прилагается. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

…

Пример 3: Отправка каталога продукции

Тема: Новый каталог продукции

9000shap

По вашему запросу мы недавно отправили вам наш новый каталог. Мы уверены, что это позволит вам убедиться в качестве нашей продукции. Наш местный агент свяжется с вами в ближайшее время, чтобы договориться о встрече в подходящий вам день и время, чтобы подробно обсудить, как наши продукты могут быть полезны для нужд вашей компании.

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

С уважением,

…

Если вы хотите улучшить свой английский и научиться писать электронные письма, найдите курс английского языка, который соответствует вашим потребностям.

Этот пост был адаптирован из блога WSE Italy: Come Scrivere Email In Inglese Esempi

10 советов по написанию профессиональных писем | За кирпичом

Когда ярмарка вакансий закончится, вы, вероятно, выйдете с большим количеством визиток, чем можете сосчитать.Независимо от того, попросят ли вас дать интервью на следующий день или нет, всегда полезно связаться с интересующими вас компаниями. Это позволит вам наладить связи для будущих возможностей! Вот несколько советов и приемов, как написать успешное и содержательное профессиональное электронное письмо:

1. Начните с содержательной строки темы

Независимо от того, разговаривали ли вы с кем-то или просто отправляете электронное письмо человеку, с которым вы надеетесь установить связь, обязательно укажите содержательную строку темы.Не забывайте, чтобы оно было коротким и приятным, но прежде чем писать тему, подумайте о своих намерениях. В строке темы должно быть указано, почему вы обращаетесь к ним. В переполненном почтовом ящике тема может решить, отправит ли человек его прямо в корзину или прочитает.

2. Обращайтесь к ним надлежащим образом

Обычный язык, такой как «Привет», можно отправить коллеге или другу, но для профессиональных запросов это не лучший выбор. С другой стороны, «Уважаемый» слишком формально.Более уместно простое «Привет» или «Привет».

3. Составьте письмо кратко и по делу

Хотя многие профессионалы рады пригласить в свою компанию новых талантливых студентов, они также очень заняты. Их почтовые ящики будут переполнены сообщениями, особенно после ярмарки вакансий. Лучше всего, чтобы они ответили, сделайте заметку короткой.

4. Упростите чтение

Добавляйте отступы или пробелы между абзацами для облегчения чтения и беглого бега.Кроме того, храните самую важную информацию в начале каждого абзаца, чтобы они могли распознать ваши самые важные моменты.

5. Не используйте сленг

Профессиональные электронные письма требуют определенного уровня формального языка. Не используйте сленг или смайлики. Кроме того, выберите простой шрифт и не добавляйте слишком много цветов, если они вообще есть.

6. Будьте добры и благодарны

Всегда будьте добры и дружелюбны. Помните, они делают вам большую услугу.Как правило, они очень заняты, и приятно с их стороны находить время в свободное время, чтобы поговорить со студентами на ярмарке вакансий или даже прочитать и ответить на электронное письмо.

7. Будьте харизматичны

Постарайтесь выделиться. Когда вы пишете электронное письмо, не переусердствуйте и не переусердствуйте. Однако немного остроумия никому не повредит. Не бойтесь проявить свою индивидуальность!

8. Поднимите баллы в предыдущем разговоре

Если у вас была возможность поговорить с ними на ярмарке вакансий, попробуйте упомянуть то, о чем вы говорили, что могло быть уникальным.Скорее всего, у этого человека было много подобных разговоров со многими другими детьми. Все, что вы можете сказать, что поможет им вспомнить о вас, ценно.

9. Перечитайте письмо

Даже когда вы пишете быстрые и короткие электронные письма, в них легко могут быть ошибки. Небольшие грамматические ошибки могут повлиять на мнение профессионала о вас или сломать его. Перечитайте свое электронное письмо перед отправкой, чтобы избежать ошибок.

10. Используйте соответствующую подпись

Два подходящих доводчика — «С уважением» и «Спасибо».Не забудьте добавить свое имя после выбора доводчика. А еще лучше установите автоматическую подпись, чтобы она всегда отображалась внизу ваших писем, несмотря ни на что.

Следуйте этим простым советам, и вы будете готовы отправлять сообщения и благодарственные письма как профессионал. Удачи всем на ярмарке вакансий!

Помечено:
избранный

62 фразы для деловой электронной почты, которые стоит использовать прямо сейчас

Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение.А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи через электронную почту, необходимо обладать некоторыми коммуникативными навыками. В основном, чтобы избежать недоразумений, которые могут навредить вашим контактам.

Вот список из 62 электронных фраз, которые вы можете использовать в своих деловых письмах, чтобы лучше общаться со своими коллегами, потенциальными клиентами, клиентами, партнерами и другими получателями. Мы разделили их на десять категорий, которые могут вам понадобиться для формирования основного письма, от правильного вступления до прощания.

Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду, и от того, с кем вы обмениваетесь электронными письмами.

Но сначала, как правильно начать электронное письмо?

Ваше электронное приветствие имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по имени, потому что это показывает, что вы разговариваете с ними напрямую. Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 людям — что может быть точным, но у вас есть ресурсы, чтобы разобраться в этом в настоящее время.Вот несколько распространенных способов начать электронное письмо:

Уважаемый [имя]! Это больше подходит для официальных писем. Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением.

Привет [имя]: Он простой, дружелюбный и прямой, но также неформальный. Используйте его осторожно.

Приветствия: Используйте его, если не знаете имя получателя.

Привет (всем / ребятам): Это когда вы отправляете электронное письмо группе людей неофициально.

Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, перейдем к следующим частям электронного письма.

1. «Надеюсь, ты…»

Электронная почта, начинающаяся с добрых пожеланий, — всегда отличный способ быть общительным и дружелюбным. Помните, что общение жизненно важно в деловом мире, и вам не нужно все время быть таким формальным. Однако всегда проявляйте уважение и дважды подумайте, прежде чем подавать к столу вещи, которые могут показаться оскорбительными. Вот несколько распространенных примеров, которые вы можете использовать:

Надеюсь, у вас все хорошо / все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке.Это уважительная и безопасная фраза для установления дружеского отношения.

Надеюсь, у вас были отличные выходные / неделя / день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь. Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.

Надеюсь, вам понравился отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что этот человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который из-за этого пришлось прекратить.

Надеюсь, скоро вы почувствуете себя лучше: Когда вы знаете, что человек выздоравливает после операции или болезни и поэтому его нет на работе.Обратите внимание на его вариации, чтобы не показалось, что вы торопитесь с ними что-то сделать. Это может оттолкнуть их, а не выглядеть приятным желанием.

Надеюсь, вам понравилось (название мероприятия): Когда вы обращаетесь к вам после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.

2. «Пишу вам по поводу…»

Когда вы сначала отправляете электронное письмо, вам нужно представиться и рассказать о его назначении.Иногда вам нужно напомнить этому человеку о том, кто вы есть, если вы уже контактировали раньше.

Вы можете вести себя безлично или делать домашнее задание и исследовать получателя. Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы получить ответ. Вот несколько примеров общих электронных фраз для знакомства и некоторые идеи для их персонализации.

Общие фразы для электронной почты

Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с того, что представьтесь своим именем и компанией, в которой вы работаете.Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но убедитесь, что эта информация будет размещена где-нибудь в теле письма.

Я пишу вам о… Здесь вы можете вставить все, что связано с предыдущим разговором или встречей с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы поговорить о будущих событиях.

Я пишу, чтобы спросить / узнать / сообщить / подтвердить / пригласить вас / обновить вас / попросить… »: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционировать себя, сделать приглашение без лишних слов. .Это способ быть прямым и кратким.

Могу я уделить немного времени…: Если вы хотите и / или вам нужно быть очень формальным, это лучший выбор.

Я обращаюсь к вам, потому что … : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.

Персонализированные фразы для электронной почты

3. «Спасибо за…»

Выражение благодарности — отличный способ удержать внимание получателя и преодолеть проблемы, которые возникают при обслуживании клиентов.В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих проблем как можно более плавно. А иногда покупатель задавал простой вопрос и даже не подозревал, что это ошибка, и в итоге вы раскрываете и выделяете его. Давайте посмотрим несколько фраз, которые помогут в обоих случаях:

Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что вам сообщил человек, и выражаете признательность за это.

Благодарим вас за понимание / терпение: Такое сообщение делает клиента комплиментом, в то время как вы по-прежнему признаете проблему, с которой он столкнулся, без извинений за ненужные ошибки.

Спасибо за ваше письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружеский разговор, в зависимости от содержания предыдущих писем.

Спасибо за отправку / вопрос о / участие: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.

Спасибо, что обратились (ко мне): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.

Спасибо за ваш отзыв о / ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, чтобы человек чувствовал себя в безопасности и продолжал давать их вам.

Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезный сбой, используйте что-нибудь простое, например «. Примите наши извинения за причиненные неудобства». Но не тратьте все свое письмо на извинения. Вместо этого предложите решения того, что произошло. Избегайте использования «Извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.

4. «

Просто быстрое / дружеское напоминание о том, что…»

Вы можете использовать этот вид электронных фраз для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям.Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другому вопросу в своем электронном письме, в основном, если вы пишете, чтобы обсудить несколько вопросов.

Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к определенному вопросу, используйте это.

Быстрое напоминание…: Это неформальный способ представить что-то, что вы хотите выделить, например, близкие даты истечения срока или входящие встречи.

Хочу сообщить вам: Используйте эту фразу, чтобы рассказать вашим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены.Вместо того, чтобы открыто говорить о ней как о «нерешенной проблеме», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.

Я хочу сообщить вам, что…: Официальный способ сделать специальное объявление или дать критический ответ.

Просто кратко: Неформальная фраза в электронной почте часто используется, чтобы известить кого-то о чем-то, например о предупреждении или полезном совете.

Надеюсь, вы найдете это полезным: Когда вы дадите им какую-либо информацию, совет или даже решение проблемы, с которой они столкнулись.

5. «Я посылаю вам…»

Если необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания со стороны получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:

Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Не забудьте указать имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя более уверенно при его открытии.

Я прикрепил [имя файла] для вашего просмотра: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели.Может ли человек просматривать, проверять или редактировать?

Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата] ?: Используйте этот, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.

Пожалуйста, смотрите информацию ниже для получения более подробной информации о…: Если вы хотите выделить информацию, такую ​​как адреса или существенные цитаты.

Вот документ, который вы просили / мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к тому, о чем он просил раньше.

Дополнительная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, расскажите, что человек найдет там.

6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»

Иногда вам нужно попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые создают открытую дверь в вашем общении с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что к вам можно обратиться, когда это необходимо.

Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи.И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.

Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, почувствуйте себя желанной…» побуждает клиентов обращаться к нам еще раз и заставляет их чувствовать себя комфортно.

Не могли бы вы… ?: Это формальный способ делать запросы и вежливо просить дальнейших объяснений.

Я был бы признателен, если бы вы могли…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.

Было бы очень полезно, если бы вы могли послать нам / мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценится. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.

Пожалуйста, держите меня в курсе / размещайте / обновляйте: Это делает общение открытым, чтобы человек мог в любое время связаться с новой информацией по вопросу.

Если возможно, я хотел бы узнать (больше) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.

7. «

… пожалуйста, дайте мне знать».

Если вы хотите предложить что-то сделать для кого-то в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы счастливы это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:

Я был бы счастлив…: Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы заставить другого человека чувствовать себя комфортно, прося вас обо всем, что ему нужно.

Если мы можем оказать дополнительную помощь, дайте нам знать: это официальный способ предложить дополнительную помощь.

Сообщите мне, если вам понадобится помощь: это самая распространенная фраза в электронной почте в этой категории. Это неформальный способ показать людям, что вы готовы помочь им, когда они в ней нуждаются.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Он подчеркивает, что вы готовы помочь.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / для связи: Это дает человеку знать, что он может связаться с вами, когда ему нужно.

8. «К сожалению…»

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто, но есть способы сделать это правильно. Иногда случается, что вы каким-то образом не можете учесть ожидания человека, и вам нужно предоставить эту информацию.

К сожалению, мы не можем / не можем…: Это формальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.

Боюсь, что будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу в отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.

С сожалением сообщаем вам, что…: — вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.

После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы уже учли то, что человек отправил вам ранее.Это также способ смягчить мрачный ответ.

Это противоречит политике компании: — способ объяснить, почему вы не можете выполнить то, что просит человек, если это противоречит политике компании.

Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что вы приложили усилия, чтобы решить что-то, или даете ему положительный ответ.

9. «Жду ответа».

Завершая рассылку писем, вместо использования «Еще раз спасибо» или чего-то подобного создайте ожидание ответа.Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которых вы нуждаетесь.

Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это / если вы доступны / если это звучит хорошо / если вы можете / если вы можете помочь / если вам нужно перенести время…: фраза для завершения письма, показывающего, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.

Я с нетерпением жду встречи с вами: Используйте его, когда планируете личную встречу.

Мы будем очень признательны за любые отзывы, которые вы можете мне дать: На случай, когда вам нужно закончить письмо с просьбой поделиться мыслями / отзывами от человека.

Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-либо ситуацию или проблему и вам нужно обратиться за помощью.

10. Дружественные фразы для завершения письма

Наконец, вам нужно вставить прощание в конец текста электронного письма. В деловых письмах нельзя просто послать «До свидания» или «Увидимся позже». Используйте одну из этих фраз для электронной почты:

С уважением. — это дружеский способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте.Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.

Всего наилучшего: разговорный, но дружелюбный и общительный способ попрощаться.

С уважением: это для официального закрытия бизнеса, и вы никого не обидите, используя его.

Приветствия: Вы можете использовать эту подписку со своими друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, используемого для вашего бренда, это также может быть полезно.

Удачной недели / выходных / дня / ночи !: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо.Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.

Оставайтесь в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.

Подведение итогов

Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение в получении или отсутствии ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не обидите или не создадите неправильное впечатление у получателя.

При написании делового электронного письма вам необходимо заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель.Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважать наши слова, чтобы избежать недопонимания. Пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть свой почтовый ящик и начать выкладываться в ответ на свои электронные письма.

Как отформатировать деловую электронную почту

Деловое общение существует с тех пор, как люди продавали друг другу товары и услуги. За эти тысячелетия мы разработали официальные шаблоны для написания деловых писем, но нам еще предстоит разработать официальный шаблон для форматирования деловой электронной почты.(Конечно, электронная почта стала широко доступной для широкой публики только около двадцати лет назад.)

Однако у нас есть широко используемый формат электронной почты, который показан на изображении ниже.

Используйте этот формат в соответствии со следующими пятью рекомендациями, чтобы написать деловую электронную почту, которую можно легко изменить практически для любых деловых целей.

(Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)

1. Используйте короткую, но подробную строку темы.

Вместо использования общей темы, такой как «Предложение», создайте короткую, но информативную тему, например «Предложение по продукту XYZ», чтобы получатель знал, чего ожидать.

(И знание того, чего ожидать, может в первую очередь побудить получателя открыть письмо. Тайна — не всегда хорошо!)

2. Начните с приветствия.

Начните с приветствия «Уважаемый [Имя получателя]:», если ваше сообщение носит особенно формальный характер.

В большинстве случаев «Здравствуйте, [имя получателя]». — лучший вариант, потому что дорогой может показаться слишком зарезервированным для формата электронной почты, который явно более расслаблен, чем письмо.

Если ваше сообщение более повседневное, вы также можете настроить приветствие в соответствии с временем дня, например «Доброе утро, [имя получателя].”

Посетите мой пост «Как подчеркивать приветствия в электронных письмах и письмах» для получения дополнительной информации о — как вы уже догадались — о том, как подчеркивать приветствия.

3. Напишите короткое сообщение.

Пропустите одну строку после приветствия и начните свое сообщение.

Пропускайте одну строку между каждым абзацем вместо того, чтобы делать абзацы с отступами, потому что текстовые форматы на основе электронной почты, включая отступы, заведомо ненадежны.

Помните, что получатель может читать вашу электронную почту на устройстве с маленьким экраном, поэтому постарайтесь сделать ваше сообщение как можно более кратким — конечно, без ущерба для ясности.

4. Используйте закрытие.

Несмотря на то, что подписывание только своим именем является обычным явлением в обычных электронных письмах, завершайте официальные электронные письма традиционным приветственным завершением (например, «С уважением») или многоточием (например, «Спасибо»), помещая одну строку под сообщением. .

Менее формальное электронное письмо может заканчиваться предложением, подразумевающим закрытие (например, «Пожалуйста, позвоните мне, если у вас есть какие-либо вопросы»). Введите свое имя под закрывающим или закрывающим предложением.

Если вы хотите узнать больше о дополнительных закрытиях, закрытии эллиптических предложений и закрывающих предложениях, посетите мои сообщения «Как закрыть электронные письма и письма, часть 1» и «Как закрыть электронные письма и письма, часть 2.”

5. Убедитесь, что информация в блоке подписи верна.

Блок подписи — это, по сути, электронная визитка под ваше закрытие. Обычно он включает ваше имя, название компании, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт. Он также может включать ваш служебный адрес, ссылки на социальные сети, а также изображение или логотип.

Как и настоящая визитная карточка, ваш получатель будет предполагать, что он или она может использовать любую предоставленную информацию, поэтому убедитесь, что ваш блок подписи обновлен, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

Дополнительная литература: Три вещи, которые следует включить, и три вещи, которые следует исключить в официальных деловых письмах

.