Правила приветствия в деловом общении: Деловой этикет: Приветствие — когда, как, с кем и вообще надо ли, а то на работе и так дел полно…

Деловой этикет: Приветствие — когда, как, с кем и вообще надо ли, а то на работе и так дел полно…

Начнем с конца: здороваться надо. Даже если вы лично с этим человеком не знакомы, но встречаетесь каждый день. Даже если вы точно помните, что уже здоровались сегодня, или не уверены, что вообще его знаете, а он радостно вам кивает и протягивает руку. Даже если Вы его терпеть не можете…

В деловой ситуации первым должен поздороваться младший по
должности. То есть в офисе, в деловой обстановке, пожилая подчиненная первой
приветствует молодого начальника, однако если они встретятся в театре, в
транспорте или просто на улице, первым придется поздороваться начальнику, как
мужчине.

Деловой этикет: «Господин начальник, разрешите обратиться?»

Общество

Деловой этикет: «Господин начальник, разрешите обратиться?»

При этом надо иметь в виду, что корпоративные вечеринки и
деловые приемы считаются продолжением производственных отношений.

Но вообще в современном деловом общении обычно следуют
правилу: первым здоровается тот, кто первым другого увидел (если нет
слишком большой разницы в статусе). А в военном уставе французской армии есть
пункт, согласно которому из равных по чину офицеров первым здоровается тот, кто
лучше воспитан.

Кроме того, существует особый порядок приветствий для
некоторых ситуаций: входящий всегда первый приветствует присутствующих,
опаздывающий – того, кто ожидает, проходящий мимо – того, кто стоит, а сидящий в
машине – того, кто идет по улице. И все это независимо от возраста, пола и
должности.

Слова приветствия могут быть самыми разными, но наиболее
официальное и уважительное – «здравствуйте».

«Добрый день» звучит уже менее официально, а «привет» или
«кого я вижу!» предполагают равные статусы и дружеские отношения. Здороваясь,
лучше называть человека по имени – это звучит более вежливо. Во многих странах
обращение после приветствия обязательно.

Кстати, односложные ответы так же считаются не очень
вежливыми. Всегда лучше добавить обращение или еще пару слов, особенно при
общении со старшими по статусу. Например: «нет, Иван Иванович», «не знаю, к
сожалению», «да, нам сообщили».

При приветствии мы обычно слегка наклоняем голову.

Деловой этикет: приветствие или разрешите вас поцеловать?

В офисе

Деловой этикет: приветствие или разрешите вас поцеловать?

Легкий поклон – это не просто кивок головой, голова остается
наклоненной одну-две секунды. По этикету, здороваясь, мужчина должен вынуть руки
из карманов и сигарету изо рта.

Необычный праздник – Всемирный День приветствий – отмечают
21 ноября, и в этом празднике-игре участвуют более ста сорока стран мира. По
традиции, в этот день нужно десять раз поздороваться с совершенно незнакомыми
людьми.

Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter

Учеб. пособие для студентов вузов

1.2. Этикет приветствия и представления

Совокупность правил первоначального межличностного взаимодействия, касающихся внешнего проявления отношения к людям, составляет этикет приветствий и представлений.

Кажущаяся простота правил взаимных приветствий и представлений тоже требует определенных знаний и достаточного внимания. В современном деловом этикете выработаны некоторые правила относительно знакомства и приветствий в зависимости от пола, возраста и должности контактирующих людей, а также от того, находятся ли они в группе или по одному.

Создание в глазах потенциального партнера образа уверенного в себе человека, умеющего вести себя в обществе, не вызывая своими поступками недоумения и пренебрежительной усмешки, — одно из условий успеха в профессиональной деятельности.

Следует помнить, что наша ответственность за собственное поведение усиливается при широком и активном развитии международных контактов. В этой ситуации на нас смотрят как на представителей страны и ее народа и по нашим поступкам очень часто судят о них. Поэтому необходимо усвоить основные правила поведения, принятые во всем мире.

Свод основных правил поведения во всех странах предполагает несколько качеств этики взаимоотношений: вежливость, естественность, достоинство и тактичность.

РУКОПОЖАТИЕ

Приветствие — одно из проявлений вежливости, которое представляет собой особую форму взаимного уважения. Приветствие в любой ситуации должно показывать вашу расположенность и доброжелательность. На характере приветствия не должно сказываться ваше настроение или негативное отношение к другому человеку.

Такой элемент приветствия как рукопожатие пришел к нам из глубины веков. В свое время он демонстрировал отсутствие оружия в руке. Сегодня рукопожатие является достаточно ответственным проявлением взаимного расположения людей друг к другу и требует тактичности в сочетании с естественностью.

Все чаще рукопожатие используется в качестве приветствия или прощания с женщиной, но здесь возможны модификации по сравнению с мужским вариантом. Как правило, инициатором рукопожатия должна быть женщина. Исключение из правил составляет ситуация, когда мужчина намного старше женщины по возрасту или по служебному положению. В этом случае он может подать руку первым.

Хотя рукопожатие и стало привычным и стандартным ритуалом, оно может передать отношение людей друг к другу.

Первый вариант: вы чувствуете, что человек как бы доминирует над вами, т. е. пытается вами управлять и надо быть с ним поосторожнее. Это происходит потому, что его рука направлена вниз по отношению к вашей руке и вы чувствуете довольно сильное давление. Как правило, такой человек первым протягивает руку для пожатия.

Второй вариант: человек протягивает руку так, что его ладонь смотрит вверх и таким образом дает вам понять, что готов подчиняться и признает ваше лидерство.

Третий вариант: руки движутся параллельно друг другу и вертикально по отношению к плоскости пола. Давление ладоней также примерно одинаковое. Это отношения равенства, партнерства.

Представление является важным элементом вежливости в деловой жизни. Посредством его можно установить нужные и полезные связи. Этикет предусматривает определенные нормы, указывающие, когда и как необходимо представлять и быть представленным.

В процессе взаимоотношений могут складываться различные ситуации, имеющие специфику приветствия, представления друг другу или рукопожатия. Эта специфика выражается главным образом в том, кто обладает правом или обязан быть первым в указанных действиях.

ВЕРБАЛЬНЫЙ ЭТИКЕТ

Этикет процедуры знакомства и приветствия включает также и правила вербального этикета, связанного со стилем речи, принятым в общении деловых людей. Существуют как исторически наработанные, так и заимствованные стандартные речевые обороты, используемые для знакомства и приветствия.

Так, например, вместо обращения по половому признаку или слова «товарищ», все большее распространение получает обращение «дамы», «господа», «судари», «сударыни». Это исконно русские слова, и они отражают ту необходимую степень уважения и вежливости, которая соответствует современному деловому этикету.

При приветствии и прощании, кроме слов «здравствуйте», «добрый день» и «до свидания», желательно называть имя и отчество собеседника, особенно, если он занимает по отношению к вам подчиненное положение. Если позволяют условия и время беседы, возможен обмен нейтральными фразами: «Как дела?» — «Спасибо, нормально. Надеюсь, что и у вас все обстоит хорошо?» — «Спасибо, да».

Вербальный этикет допускает также применение различных психологических приемов, таких, как, например, форм напутствия и краткой оценки общения. Это словесные обороты типа: «удачи вам», «желаю успеха», «приятно было встретиться».

В речевом этикете деловых людей также большое значение имеют комплименты — приятные слова, выражающие одобрение, положительную оценку деятельности, ума делового партнера. С этой точки зрения, комплимент — не механизм лести, а необходимая часть речевого этикета, особенно если деловой партнер — женщина.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Этикет. Как правильно здороваться и прощаться

Как вы думаете, сколько раз в течение года мы приветствуем коллег по работе и деловых партнеров? Пожалуйста, определите круг людей, с которыми вы ежедневно здороваетесь, и умножьте это число на количество рабочих дней в году. Полученная цифра (а в среднем это будет несколько тысяч раз) вас впечатлит! Казалось бы, имея такой опыт, ошибки быть не может, но практика показывает обратное.

Многие люди не помнят, а, возможно, и не знают о правилах делового этикета, касающихся статусных различий, а также не произносят слова приветствия достаточно четко и громко. Нередко в момент приветствия мы забываем посмотреть в глаза своему визави, улыбнуться и назвать человека по имени. Кроме того, важно уметь правильно попрощаться.

Главная задача в процессе делового общения – продемонстрировать уважение и интерес к партнеру. Правильное приветствие (особенно при первой встрече) может стать основанием для дальнейшего развития знакомства, делового и личного. Важно дать понять человеку, что вы ему рады и настроены на продолжение общения. Постарайтесь словами и улыбкой выразить свою радость, но не перестарайтесь – чрезмерная любезность может повредить вашему авторитету. Будьте естественны и демонстрируйте дружелюбие. Обратите внимание на то, как меняется рабочая атмосфера, когда коллеги правильно приветствуют друг друга и проявляют доброжелательность.

Приветствие в рамках делового общения состоит из двух частей: приветствия в форме речевого обращения и рукопожатия. Для каждой из этих частей существуют свои правила. В этой статье рассмотрим правила устного приветствия.

1.По правилам делового этикета, где такие показатели как возраст и пол уходят на второй план, а в первую очередь важен статус человека, младший по статусу первым здоровается со старшим по статусу.

2.При равном статусе первым здоровается более молодой, если возраст возможно идентифицировать.

3.При равном статусе и возрасте очередность приветствия значения не имеет, но в разнополых парах мужчина может первым поздороваться с женщиной.

4.Приветствуя клиента, партнера на своей территории, принято здороваться первым, независимо от статуса, возраста и пола.

5.Один человек независимо от статуса, возраста и пола первым приветствует группу.

6.Входящий всегда приветствует присутствующих.

7.Обгоняя человека, первым здоровается тот, кто идет быстрее.

8.Если встречаются четыре равных по статусу партнера (к примеру, две женщины и два мужчины), то сначала женщины приветствуют друг друга, затем женщины здороваются с мужчинами и в конце здороваются мужчины. Обратите внимание, что это правило действует и вне делового общения.

9.Приветствуя человека, следует назвать его по имени или имени и отчеству, что зависит от стандартов корпоративной культуры компании. Приветствовать человека, обращаясь к нему по фамилии с добавлением слов господин или госпожа в устной речи в российской бизнес-практике считается некорректным.

10.Во время приветствия важно поддерживать зрительный контакт и улыбаться.

11.На приветствие обязательно нужно ответить! Отказаться поздороваться – значит нанести человеку публичное оскорбление.

Обратите внимание, что по правилам общегражданского или светского этикета (вне делового общения) младший по возрасту первым приветствует старшего по возрасту, а мужчина – женщину. Исключением из этого правила является встреча очень молодой женщины и пожилого мужчины. В этом случае женщина первой здоровается с мужчиной. Когда люди равны по возрасту и полу первым здоровается более вежливый человек.

Формальные слова приветствия: «Здравствуйте!», «Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!».

Противоположностью приветствия является прощание. Последние слова в конце встречи так же важны, поэтому следует правильно попрощаться.

В этом случае действуют основные правила:

1.Независимо от статуса, возраста и пола уходящий первым прощается с остающимися.

2.Гость первым прощается с хозяином.

Формальные слова прощания: «До свидания», «Всего хорошего», «Всего доброго».

По правилам делового этикета прощаясь с человеком, следует не только произнести слова прощания, но и выразить удовлетворенность встречей, например: «Я рад(а), что мы обо всем договорились» или «Я очень доволен (довольна) встречей» и т.п. В ситуации прощания уместны также извинения за отнятое у человека время, но при возможности лучше не акцентировать на этом внимание партнера, а просто поблагодарить за уделенное для разговора или встречи время.

Ольга Шевелева

Тренер-консультант и эксперт по вопросам современного делового протокола и этикета

Оцените свои знания по деловому этикету, пройдите тест

Оцените свои знания застольного этикета, пройдите тест

Выберите нужную вам программу по деловому этикету

Деловой этикет: 5 важных правил приветствия

… которые вам нужно знать для комфортного общения с коллегами, начальством и деловыми партнерами.

Нормы этикета в наше время уже не так строги как раньше. И, казалось бы, это облегчает жизнь. Но вместе с тем становится все сложнее определить, какие правила и в каких ситуациях все-таки нужно соблюдать. Поэтому мы расскажем об актуальных правилах приветствия, которые помогут вам чувствовать себя уверенно в деловой обстановке.

1.    Нижестоящий по должности приветствует вышестоящего

Профессиональная иерархия по-прежнему важна, поэтому это правило все еще актуально – подчиненный первый здоровается с начальником. При этом кроме обычных «Доброе утро» («Добрый день», «Добрый вечер») можно позволить себе более свободное «Здравствуйте» или «Приветствую», если это уместно в конкретной ситуации. Например, когда вы встретились, проходя по коридору.

2.    Вышестоящий подает руку подчиненному

Право решать – подавать руку при встрече или нет – все еще остается за тем, кто выше по должности. При этом не имеет значения, кто старше, кто младше, кто женщина, кто мужчина.

3.    Правило «сначала дама» – действует только на одном и том же иерархическом уровне

Отдавать приоритет даме или пожилому человеку можно только среди коллег одного уровня. Например: вы принимаете у себя группу руководителей проекта. В группе 5 мужчин и одна женщина. В этом случае будет правильно сначала поздороваться с дамой. Если один из мужчин этой группы значительно старше остальных, вы также можете поприветствовать его первым.

Совет: не переусердствуйте с проявлением «уважения к возрасту»! Если возрастная разница не слишком явная, лучше ее не заметить. Иначе есть опасность попасть в неловкую ситуацию — в конце концов, никто не хочет выглядеть старше.

4.    Принимающий гостей здоровается первым, независимо от ранга

Если вы пригласили гостей (например, к вам в офис пришли посетители, которых вы ждали) — вы находитесь в роли хозяина. Поэтому независимо от ранга вам следует подать руку первым.

Если к вам зашла группа людей, сначала поприветствуйте тех, с кем вы знакомы, затем подождите – возможно, они представят вам остальных. Если этого не произойдет, представьтесь незнакомым гостям сами.

Обратите внимание!  Если в группе есть иностранные гости, окажите им особое уважение, выделив их при приветствии особо.

5.    Здороваясь, дамы тоже должны вставать

Это правило в равной степени относится как к официальной, так и к дружеской обстановке. Во-первых, таким образом женщина демонстрирует уважение к собеседнику. А, во-вторых, встав для приветствия, она показывает себя как полноценного партнера по переговорам (глаза на одном уровне). Деловой женщине не стоит допускать, чтобы на нее смотрели сверху.

ПодготовилаТатьяна Пархоменко, delo.by

Другие материалы по теме:

Критика на рабочем месте. Как высказывать и воспринимать претензии правильно

Умеете ли вы правильно хвалить? 7 ошибок, которых нужно избежать

Правила этикета. Виртуального

3 способа грамотно задать вопрос клиенту

Правила общения по телефону

Business-look. В каких случаях он уместен?

«Деловой этикет»: Как правильно общаться с бизнес-партнёрами

издательство: 
«Манн, Иванов и Фербер», 2014

Как здороваться

Если вы входите в помещение, здоровайтесь первым — всегда, независимо от того, женщина вы или мужчина, топ-менеджер или рядовой сотрудник, пожилой человек или юноша. Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил. Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.

При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым. Помните: согласно деловому этикету, на официальной встрече целовать дамам руку не принято (по правилам светского этикета целуют руку лишь замужним женщинам и лишь в помещении). Если вы сидите, по возможности вставайте при приветствии. При этом руководствуйтесь здравым смыслом. Если вдруг вы не можете встать (например, из-за тесноты и неудобства), поприветствуйте других людей сидя, но извинитесь: «Извините, что я не встаю, здесь несколько тесно». 

Как пожимать руку

Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами. Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане. Один из насущных вопросов бизнес-этикета: нужно ли пожимать руку женщине? Ответ однозначный: да. Женское рукопожатие ничем не отличается от мужского. Светский этикет предполагает, что женщина первая протягивает руку мужчине. В деловом же этикете первым подает руку руководитель, даже если подчинённый — женщина.

Рукопожатие ладонью вверх свидетельствует, что человек хочет передать контроль собеседнику. Когда человек, пожимая руку партнёра, покрывает его ладонь своей, он демонстрирует свою власть и доминирование. Если вас не устраивает подобная позиция, накройте его правую руку своей левой. Бизнес-этикет не приветствует рукопожатие обеими руками, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми. Более того, такой жест люди могут воспринять как попытку проявить снисходительность или покровительствовать. Однако не стоит забывать о кросс-культурных различиях — к примеру, американцы обожают этот жест и считают его уместным в деловых коммуникациях.

Как знакомиться

Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться, смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят. При знакомстве на деловой встрече (конференции, приёме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях и перечислять регалии. Достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.

Важно уметь не только представлять себя, но и представлять людей друг другу. Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, — вторым. Знакомя равных по положению людей, представляйте того, с кем вы лучше знакомы, тому, с кем вы знакомы хуже. Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или по служебному положению — старшему.

Когда вам представляют человека, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, — во время беседы чаще называйте его по имени. Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить своё имя?»

Какой должна быть визитка

Предпочтительно, чтобы визитка была выдержана в строгом лаконичном стиле. Бизнесменам, которые часто работают с иностранными партнёрами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнёров — в азиатских странах это особенно приветствуется. Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками — признак дурного тона. Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках — русском и английском. Не стоит делать двуязычную визитку.

Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки. Передавать свою визитную карточку с пометкой через третьих лиц — обычай, распространённый в международном деловом общении. 

Как завершить встречу

Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым. А если вы уходите с многолюдного приёма раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам. Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.

Прощание должно быть коротким — например, обмен рукопожатиями, как при встрече. Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться». Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.

Язык тела

Невербальные коммуникации лежат в плоскости как психологии, так и хороших манер: например, разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах. Довольно прочно утвердилось толкование некоторых типичных жестов. Например, поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевёрнутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе. Если же вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих. Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными — собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.

Проявляйте уважение к личному пространству: дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки. Бизнес-общение не предполагает разговоров вполголоса или шёпотом. Не делайте шаг вперёд, если собеседник делает шаг назад — тем самым он, возможно, бессознательно пытается дать понять, что вы вторгаетесь в его личное пространство. На протяжении встречи не стоит смотреть на часы — окружающим может показаться, будто вы тяготитесь общением и спешите уйти. Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги. 

Как провести переговоры

Подготовка переговоров складывается из проработки делового протокола, принятого в среде дипломатов и бизнесменов, и из содержательной части — вопросов, которые следует обсудить. Приглашать партнёров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться — это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации. Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой. На встречу приглашаются только те сотрудники, чьё присутствие действительно необходимо. Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашённая имеет право как принять, так и отвергнуть его. Не рекомендуется назначать переговоры на раннее утро или поздний вечер.

Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями. Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей. Лицом к двери садятся представители принимающей стороны. Между участниками должно быть расстояние около полутора метров. Первым садится руководитель принимающей стороны.

После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах. Первым представляется глава принимающей стороны, затем глава приглашённой делегации. После этого они представляют своих сотрудников: сначала — принимающей стороны, потом — приглашённой. Обмен визитками уместен, если с каждой стороны на встрече присутствует не более семи человек.

Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков. Если во время беседы ведётся запись, следует проинформировать гостей об этом. В конце переговоров запись оформляется и к ней прилагается утверждённый ранее план.

Принято, чтобы разговор начинали гости. Не принято перебивать выступающего. В редких случаях, когда действительно необходимо что-то уточнить по ходу речи, можно извиниться и задать вопрос. Ни в коем случае нельзя спорить с представителями своей стороны. Если вы хотите что-то прояснить между собой, нужно попросить перерыв и выйти для обсуждения. На переговорах не место безапелляционным заявлениям, вызовам, резким оценкам и демонстрации превосходства. Если вы замечаете такое поведение с другой стороны, не стоит занимать оборонительную позицию — лучше просто промолчать.

Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе. Если у вас есть подарки участникам встречи, то они преподносятся после переговоров.

Алкогольные напитки во время переговоров не подаются. В редких случаях (например, подписание важного контракта) в самом конце переговоров может быть предложено шампанское — но это скорее символический жест.

Приём бизнес-партнёров

Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трёх человек. Руководитель принимающей фирмы может не сопровождать гостей во время всех поездок. Существует негласное правило (не категоричное, но желательное) — если гость приезжает с супругой, то и принимающий руководитель приезжает на первую встречу в сопровождении супруги. Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей). 

Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок. Самым почётным местом считается заднее сиденье наискосок от водителя. Его занимает руководитель делегации гостей. Он первым садится в машину и первым выходит. Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почётное место для гостя — рядом с ним. Нормы вежливости предполагают, что перед руководителем откроют дверь. Это делает водитель, охранник или сотрудник, но ни в коем случае не женщина.

Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле. Там же можно договориться о протокольном визите.

Мобильный этикет

Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00. Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда. Мелодия звонка должна быть нейтральной (классическая телефонная трель, ненавязчивая мелодия или просто виброзвонок без звука). Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно. Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа — владелец телефона увидит пропущенный вызов и перезвонит. Невежливо ждать более шести гудков — лучше положить трубку после пятого звонка. Не стоит спрашивать о наличии времени у собеседника, если вы звоните в рабочее время по конкретному короткому вопросу.

Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка — если вы берёте трубку сразу же, то звонивший может не успеть сосредоточиться. Не сбрасывайте звонок — это невежливо. Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени, скажем через два часа. Не надо извиняться в конце разговора за то, что отняли у собеседника время, лучше просто поблагодарите за возможность поговорить о вашем деле. Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.

Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер». 

Золотые правила современного этикета – Белорусский национальный технический университет (БНТУ/BNTU)

Сегодня будет необычный, но очень информативный материал, который напрямую связан с вежливостью и уважением, а точнее про этикет. Расскажем, кто должен здороваться первым, какие есть основные правила телефонного этикета и зачем он вообще нужен. 

Начнем с самого простого: что такое этикет и когда он появился? Слово «этикет» появилось при короле Людовике XIV во Франции. На одном из пышных королевских приемов всем приглашенным были вручены карточки с правилами поведения, которые гости должны были соблюдать. Считается, что отсюда и произошло понятие «этикет» – воспитанность, хорошие манеры, умение вести себя в обществе.

Об этикете также можно узнать из истории Италии XV века, поскольку к этому времени здесь не только появились, но и соблюдались правила, характеризующие культурно-поведенческий стиль человека.

Родиной этикета обычно называют Англию. Однако с этим спорят, так как страна долгое время находилась в состоянии войны. И многие считают, что из-за этого, а также низкого уровня культуры в прошлых столетиях, такое понятие, как этикет, в Англии зародиться не могло. Если рассматривать исторические факты, стиль поведения, духовность и культурные традиции, то все же большинство историков склоняются к мнению, что родина этикета – Италия.

Итак, перейдем непосредственно к правилам этикета. 

Кто, как и в каких обстоятельствах должен приветствовать собеседника первым? 

1. Если вы уже давно знакомы и обращаетесь друг к другу на «ты», то более молодой собеседник должен здороваться первым, проявляя таким образом уважение к собеседнику. Более взрослый человек, в свою очередь, первым подает руку для рукопожатия.
2. Если вы еще не знакомы, то инициатором должен быть старший собеседник. 
3. В ситуации, когда требуется публичность и приветствие большого количества людей, первым всегда здоровается оратор: лектор – со студентами, выступающий – со слушателями. 

Общение на работе между руководителем и сотрудниками регулируется нормами делового этикета. В этом случае не совсем важны возрастные и половые признаки собеседников. Существует два основных правила:

• в деловом общении первым выражает почтение младший по должности, а вот руку для рукопожатия по этикету протягивает не тот, кто первым здоровается, а старший по должности. Это правило предполагает некоторые исключения: руководитель, когда входит в кабинет к подчиненным, первый со всеми здоровается;
• партнера по деловой встрече первым приветствует подчиненный (как женщина, так и мужчина), а потом уже начальник.

Существует множество норм этикета, которые определяют, кто должен здороваться первым: мужчина или женщина. Интерпретаций же этого правила еще больше, но суть одна: 

• джентльмен первый свидетельствует свое почтение даме; 
• вежливый мужчина встает, если встреча происходит в комнате. А вот руку вначале протягивает девушка, которая по своему желанию может обойтись и без рукопожатия.

К примеру, по коридору идет преподаватель (не важно старше или младше), студент по правилам этикета должен поздороваться первым. Так же и в деловом общении: подчиненный обязан первым приветствовать начальника, а тот, в свою очередь, заходя в кабинет или на open-space, где уже находятся его подчиненные, обязан первым поприветствовать всех присутствующих.

Формы «Вы» и «ты»

Для начала разберемся, что означают данные формы обращения. Использование «Вы» подчеркивает официальность и уважительное отношение к собеседнику и регламентировано конкретными правилами этикета.

«Ты» – разговорная форма обращения к хорошо знакомым людям, которая свидетельствует о наличии близких отношений. Если ее использовать по отношению к незнакомому человеку, это будет воспринято либо как неуважение, либо как невоспитанность.

Когда собеседнику можно переходить с «Вы» на «ты»? Во-первых, желание перехода с одной формы на другую должно исходить от старшего собеседника, так как именно он должен предложить перейти с «Вы» на «ты». В общении мужчины и женщины этикет предписывает женщине первой предложить переход на «ты» собеседнику. Не всегда это правило исполняется, но это не означает, что его нет.

Когда собеседнику нужно переходить с «ты» на «Вы»?

1. Если ваши отношения ухудшились.
2. Если вы из домашней атмосферы перемещаетесь в рабочую обстановку.
3. Если хорошо знакомые люди находятся в ситуации деловых переговоров или встреч.

По правилам этикета в письменной речи используется форма «Вы».

Как реагировать, если собеседник упорно «тыкает» вам? Сначала переспросите: «Простите, вы ко мне обращаетесь?» Иначе – нейтральное пожатие плечами: «Простите, но мы не переходили на “ты”».

Эти правила действуют не только при личной встрече, но и в разговоре по телефону. Кстати, если вы столкнулись с грубостью в ваш адрес в рамках университета, вы можете зафиксировать это, описав всю ситуацию. через форму на сайте или на горячую линию.

Правила этикета при телефонном разговоре 

Согласно правилам телефонного этикета, первым всегда здоровается позвонивший. Вместо короткого «Здравствуйте», которое может прозвучать невнятно, лучше использовать словосочетания «Доброе утро», «Добрый день». Приветствие должно быть не только вежливым, но и информативным. Чтобы оппоненту не пришлось гадать о личности собеседника, нужно четко назвать должность, компанию, которую вы представляете (при необходимости), свои фамилию, имя и отчество.

Кроме того, в правилах этикета регламентируется, сколько позвонивший должен ожидать ответа на свой звонок: при звонке на рабочий номер можно выждать пять или шесть гудков, если ответа не последовало, разумнее будет перезвонить позднее. При звонке домой можно пропустить 10 гудков, ведь, возможно, человек занят и просто не слышит телефон.

Перед тем, как начать диалог, обязательно уточните, может ли ваш оппонент сейчас разговаривать. Сохраняйте позитивный настрой, даже если к вашему звонку относятся скептически, это поможет избежать «острых углов» и расположить к себе человека. Как только вам ответили, что собеседнику удобно разговаривать в этот момент времени, можно и даже нужно переходить к делу. Обычно на объяснение всех ситуаций и вопросов должно уходить не более 5–7 минут, исключение составляют разговоры, когда собеседник уточняет некоторые моменты. 

Еще несколько правил успешного телефонного разговора:

• не отвлекайтесь на другие темы;
• не используйте запрещенные слова и речевые обороты типа «алло», «слушаю», «на проводе» и др.
• не занимайтесь посторонними делами;
• если в ходе беседы связь внезапно прерывается, то перезванивает инициатор звонка;
• на вопросы принято отвечать подробно, но не перегибать, предоставлять только актуальную для собеседника информацию (не всем интересно знать, сколько у вас котиков дома и почему ваша фирма лучшая).

Завершать разговор следует сразу после завершения обсуждения темы. Прощаясь с собеседником, не стоит извиняться за отнятое у него время. Подчеркнуть, что вы цените время собеседника, лучше фразой: «Спасибо, что выслушали меня, не смотря на свою занятость» и т. п. или вообще не затрагивать тему занятости.

Полезные правила этикета на все случаи жизни

1. Правила оплаты заказа в кафе: если вы произносите фразу «Я вас приглашаю», значит, вы платите. Если женщина приглашает делового партнера в ресторан, платит она. Другая формулировка: «А давайте сходим в ресторан», – в этом случае каждый платит за себя, и только если мужчина сам предлагает заплатить за женщину, она может согласиться.
2. Зонт никогда не сушится в раскрытом виде (ни в офисе, ни в гостях). Его нужно сложить и поставить в специальную подставку или повесить.
3. Сумку нельзя ставить на колени или на свой стул. Маленькую нарядную сумочку-клатч можно положить на стол, объемную сумку повесить на спинку стула или поставить на пол, если нет специального стульчика (такие часто подают в ресторанах). Портфель ставят на пол.
4. Золотое правило при использовании духов – умеренность. Если к вечеру вы ощущаете запах собственных духов, знайте, что все остальные уже задохнулись.
5. Женщина может не снимать в помещении шляпу и перчатки, но не шапку и варежки.
6. Общее количество украшений по международному протоколу не должно превышать 13 предметов, причем сюда включаются ювелирные пуговицы.
7. В автомобиле наиболее престижным считается место позади водителя – его занимает женщина. Мужчина садится рядом с ней, и когда он выходит из машины, то придерживает дверцу и подает даме руку.
8. Темы табу для светской беседы: политика, религия, здоровье, деньги.
9. К каждому человеку, достигшему 12 лет, полагается обращаться на «Вы».
10. Если после извинения вы прощены, не стоит еще раз возвращаться к обидному вопросу и просить прощение повторно, просто не повторяйте подобных ошибок.

Надеемся, что наши советы были полезны и вы ими обязательно воспользуетесь. В следующий раз мы расскажем о принципах невербального общения. Не пропустите!

Деловой этикет в Британии

Англичане: кто они?

Как известно, Соединенное Королевство (The United Kingdom) состоит из четырех стран: Англии, Шотландии, Уэльса и Северной Ирландии. Это важно не только с точки зрения географии; нужно помнить о сильнейшем чувстве национальной гордости, присущем каждому из этих народов.

Слова English и British означают совершенно разные вещи. Жителя Шотландии, Уэльса, Северной Ирландии можно назвать британцем (хотя многие из них этого не любят), но ни в коем случае не англичанином.

Англичанин – это только житель Англии. Жителей Шотландии называют шотландцами (Scots), Уэльса – валлийцами (Welsh), а Северной Ирландии – ирландцами (Irish). Ни в коем случае не называйте шотландца, валлийца или ирландца англичанином.

В свою очередь, хотя Соединенное Королевство является частью Европейского союза, британцы не любят, когда их называют европейцами. Это важно при обсуждении проблем, касающихся Европейского Союза.

Стоит также помнить, что Северная Ирландия граничит с республикой Ирландия – это разные страны. Северная Ирландия является частью Соединенного Королевства, Ирландия – нет. Будет ошибкой и чуть ли не оскорблением назвать жителя Ирландии британцем.

Какие они?

Каждая из стран, составляющих Соединенное Королевство, имеет собственную историю, культуру и язык предков. Сепаратистские настроения в них достаточно сильны, поэтому будьте деликатны при обсуждении этих вопросов и не поднимайте эту тему первыми.

Британцы достаточно сдержаны в поведении, особенно по сравнению с представителями США или южных стран Европы. Как правильно, они обходятся без бурной жестикуляции и преувеличенных эмоций. Они не терпят фамильярности, поэтому не спешите класть руку на плечо или приобнимать за талию новых знакомых.

Британцы гостеприимны и часто приглашают друзей и деловых партнеров к себе домой, но не любят лишних расспросов. Личная жизнь должна оставаться личной.

Поначалу британцы могут показаться холодными или безразличными, но на самом деле они весьма радушны и готовы помочь иностранцу. Деловые и дружеские отношения они устанавливают медленно, но если это произойдет, такие отношения будут стабильны и могут длиться годами.

Знакомство и приветствия

• Рукопожатие – общепринятая форма приветствия. Пожмите руки всем присутствующим – и мужчинам, и женщинам. При прощании снова обменяйтесь рукопожатиями.
• Избегайте длительного и пристального взгляда в глаза, это считается невежливым. Однако избегать зрительного контакта тоже не стоит.
• На деловых встречах принято придерживаться определенного протокола; это касается и знакомств. Представляйте человека младшего возраста – старшему, занимающего более низкую должность – обладателю высокой. Если два человека имеют одинаковый возраст и статус, представляйте того, кого лучше знаете.
• Обращаясь к человеку, используйте фамилию и обращение (Mr, Mrs/Miss/Ms), пока хозяева встречи не предложат перейти на имена (что равнозначно переходу на «ты» в русском).
• Обмен визитками обычно происходит сразу после представления.

Жесты и язык тела

• Британцы не любят хлопать друг друга по спине, касаться или демонстрировать привязанность на публике.
• Объятия и поцелуи уместны только в компании членов семьи или близких друзей.
• Британцы ценят личное пространство. Не стойте слишком близко к человеку при разговоре.

Корпоративная культура

• В Великобритании очень ценят пунктуальность. Всегда приходите вовремя. Позвоните и извинитесь, если опоздания не избежать.
• После короткого обмена любезностями британцы обычно быстро переходят к сути дела.
• Деловые встречи планируются далеко заранее.
• Встречи, как правило, имеют конкретную цель: принятие решения, разработка плана, заключение контракта.
• Презентации должны быть детальны, но сдержаны в формулировках. Не злоупотребляйте красочными выражениями.
• Будьте готовы подкрепить свои слова цифрами и фактами. Британцы предпочитают опираться на логику, а не эмоции при принятии решений.
• Британцы не любят быстрых сделок, переговоры могут занять значительное время.
• После встречи отправьте письмо, подводящее итог принятым решениям и описывающее следующие шаги.

Обед и развлечения

• В отличие от многих европейских культур, британцы любят приглашать гостей в свой дом. При этом не просите хозяев устроить вам экскурсию по дому – это считается невежливым.
• Как уже было сказано, британцы ценят пунктуальность, но на обед в гостях принято опаздывать на 10-15 минут. Однако в ресторан приходите вовремя.
• Если обед происходит в ресторане, за него платит приглашающая сторона.
• Британский деловой партнер может пригласить вас на крикет или регату. И то, и другое – престижные мероприятия.
• Не обсуждайте бизнес в гостях у кого-то дома, если хозяин сам не поднимет эту тему.
• После мероприятия пошлите хозяйке небольшое благодарственное письмо.
• Устраивая ответный обед, не стремитесь поразить британских гостей экстравагантностью. Британцы предпочитают сдержанность.

Подарки

• На деловых встречах не принято делать подарки.
• Если же вас пригласили домой, сделайте небольшой подарок хозяйке. Это могут быть цветы, шоколадные конфеты, вино, шампанское или книга. Вручите подарок сразу по прибытии.
• Подарки открывают сразу после вручения.

Некоторые особенности общения

• Не задавайте слишком личных вопросов. В частности, не обсуждайте отношения или деньги.
• Не повышайте голос в общественных местах и не жестикулируйте излишне.
• Англичане избегают слишком эмоциональных выражений. Если собеседник скажет I am quite pleased («Я вполне доволен»), это означает, что он чрезвычайно рад.
• Никогда не пытайтесь скопировать британский акцент.
• Английский юмор бывает своеобразен. Вполне возможно, вас что-то обидит или заденет — постарайтесь не реагировать остро.
• В Шотландии мужчины могут носить килт на официальном приеме. Ни в коем случае не шутите на этот счет.
• В Северной Ирландии религиозные и политические проблемы были и остаются источниками многолетних конфликтов. По возможности избегайте этих тем.

Знание особенностей этикета в Британии позволит вам наладить как дружеские отношения, так и деловые контакты с представителями Великобритании. Эти подсказки вам также пригодятся на курсах английского языка.

А вам приходилось участвовать в деловых встречах с британцами? Что вам запомнилось, что удивило? Расскажите об этом в комментариях!

Читайте также:

Такие интересные английские традиции и обычаи

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Деловой этикет: Приветствия | Малый бизнес

Автор Chron Contributor Обновлено 8 сентября 2020 г.

Стандартный деловой этикет устанавливает общепринятые принципы приветствия. Хотя правила делового этикета для приветствий и представлений могут хорошо работать в большинстве ситуаций, имейте в виду, что может быть важнее быть в курсе конкретных ситуаций и реагировать на них, чем следовать твердому правилу.

Личный этикет

Соблюдение приветственного этикета при входе в комнату может помочь вам произвести положительное первое впечатление.Деловой этикет при приветствии предполагает, что люди, уже находящиеся в комнате, будут вставать, когда их представляют вновь прибывшим. Обращайте внимание на имена и всегда представляйте «менее важного» человека «более важному».

Если по какой-то причине вы не можете встать, чтобы поприветствовать делового партнера, извинитесь и объясните, почему. Улыбнитесь, установите зрительный контакт и представьтесь. Не думайте, что знакомство возьмет на себя кто-то другой.

Деловой этикет диктует, что клиентов следует считать «более важным человеком», даже в большей степени, чем начальником.Однако сделайте это заранее своим начальником. Не называйте людей по именам, если вас не пригласили.

Этикет делового приветствия

Правильно сформулированное приветствие является признаком надлежащего этикета приветствия. Традиционное деловое общение должно быть формальным и сопровождаться двоеточием, например «Уважаемый мистер Смит:», написанным в верхней части письма, как рекомендовано Институтом Эмили Пост.

Используйте фамилию получателя, перед которой стоит «г-н» или «г-жа». или другое название, например «Dr.«Если вы не уверены в предпочтительных местоимениях пола получателя, просто используйте их полное имя и фамилию», — предлагает нижняя строка. Также избегайте использования фразы «Кого это может касаться».

Этикет деловой электронной почты

Электронная почта открыла новую эру неформальности, но деловой этикет по-прежнему диктует, что электронные письма должны начинаться с приветствия. Пропуск приветствия по электронной почте может рассматриваться как безличный, поэтому обязательно включите краткое приветствие с использованием этого человека имя

По мнению эксперта по бизнес-этикету Лидии Рэмси, деловые электронные письма должны включать описательную тему и четкое, краткое сообщение.Сложные вопросы следует обсуждать лично или по телефону.

Международный этикет

Овладение искусством этикета делового приветствия может показаться достаточно сложным без дополнительного рассмотрения международного общения, но все же уместно исследовать культурные ожидания бизнеса при работе с клиентами из других стран. Например, Kwintessential утверждает, что французские деловые приветствия носят формальный характер, и вы должны оставаться стоять, пока вам не скажут, где сесть.

В Японии поклон считается подходящей формой приветствия, хотя иностранцам может быть разрешено заменить кивок головой, согласно TripSavvy. В каждой стране есть уникальные обычаи делового этикета, которым нужно учиться и которым нужно следовать.

Business Greetings Faux Pas

Объятия и поцелуи обычно считаются неправильным деловым этикетом для приветствий в США и могут вызвать смущение. Если вы не наблюдаете, как коллеги обнимаются в более неформальной рабочей среде, избегайте этого в пользу более формального рукопожатия, рекомендует Home Business Magazine .

7 золотых правил встреч и приветствий »Блог Mind Tools

Я почти помню, как начал свою первую работу и прошел через освященное веками испытание, когда меня выставляли напоказ по офису, чтобы встретить команду.

Особенно выделялись два введения — и все еще остаются после стольких лет. Сначала я познакомился с менеджером команды Андреа. Когда я вошел, она встала, улыбнулась и протянула мне руку. Она быстро сослалась на колледж, в котором я была, что показало, что она, по крайней мере, помнила мое интервью, и извинилась за то, что у нее не было времени поболтать, так как она ехала на встречу.

Чуть позже я встретил Криса. Крис откинулся на спинку стула, закинув руки за голову. Он осмотрел меня с ног до головы, приподнял бровь и сказал: «Ну, по крайней мере, я думаю, ты появился». Завершив тонкости, он снова повернулся к своему экрану.

Угадайте, кому я решил доверять и на кого равняться? Прямо сейчас.

Первые впечатления имеют значение. Это не единственное, что способствует хорошей репутации на рабочем месте, но они могут иметь непропорционально большое влияние.Сделайте их правильно, и вам будет намного легче установить взаимопонимание с товарищами по команде, клиентами и поставщиками. Сделайте их неправильно, и вы поймете, что играете в догонялки.

Попробуйте эти лучшие советы, как поприветствовать новичка на работе.

1. Stand Up

Когда вы здороваетесь с новыми людьми, делайте это лично. Это просто вежливо и проявляет уважение. Это означает, что вы считаете их достаточно важными, чтобы изменить за них свое физическое положение. Это также поможет вам установить зрительный контакт.

2. Посмотрите им в глаза

Зрительный контакт указывает на заинтересованность и сосредоточенность. Это показывает, что вам интересен другой человек. Если вы посмотрите на свою обувь, часы или телефон, это покажет обратное и предполагает отключение. Используйте позитивный язык тела.

3. Улыбайтесь (и мир улыбается вместе с вами)

Даже если вы несете на плечах мировые невзгоды, постарайтесь выглядеть счастливыми при встрече с новым знакомым. Гримаса сразу заставляет собеседника защищаться, а улыбка является приветливой и всеобъемлющей.

4. Рукопожатие проявите инициативу

Подойдите к человеку, которого вы приветствуете, и протяните руку. Вы будете выглядеть уверенным и напористым, но не агрессивным. Не ждите, пока другой возьмет на себя инициативу.

Будьте проще: сильно встряхните, но избегайте «мертвой хватки». Столь же плохое впечатление оставляет «вялая рыба». И держите свободную руку под рукой: накачка двумя руками и руки на плечах строго для политиков.

5.Скажи, кто ты

Еще лучше, скажите, зачем вы здесь и чем занимаетесь. «Привет, я Паула» — это начало. «Привет, я Паула. Я менеджер по работе с клиентами в команде Client Success. Чем могу помочь?» действительно полезно и показывает, что вы прилагаете усилия.

6. Соблюдайте иерархию

Если вы представляете, помните о деловом этикете. Представляйте менее старших людей более старшим. Начните с имени старшего, а затем представьте ему младшего.

Как вы это делали, когда представились, дайте некоторый контекст. Итак, «Колетт, могу я представить Фила? Фил — наш новый ведущий разработчик. Фил, Колетт — наш главный финансовый директор ».

7. Сделайте правильное название игры

Убедитесь, что вы помните имя всех, с кем вас познакомили, и правильно используйте это имя. Лучше попросить человека повторить имя, чем продолжать использовать неправильную версию.

Дождитесь разрешения, прежде чем называть чье-то имя.Это уважительно. Некоторым людям не нравится неформальность с самого начала, и это может считаться культурно нечувствительным.

Можете ли вы вспомнить время, когда знакомство прошло для вас особенно хорошо? Или особенно плохо? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Этикет, связанный с приветствиями и знакомством, чтобы знать, как консультант по этикету

Поприветствовать кого-то, кого вы знаете, — важная часть вежливости и доброжелательности.Во всех обществах есть приветствия в той или иной форме. Они являются основой цивилизованного взаимодействия.

Первый пункт о приветствиях — это сделать их . Важно поздороваться, даже если вы чувствуете себя немного капризным или застенчивым. Также важно познакомиться, даже если вы не уверены, как именно это следует делать в той или иной ситуации. Каждое приветствие и представление — это возможность продемонстрировать уважение к другим и произвести на других благоприятное впечатление о себе.

Привет

Когда вы кого-то приветствуете, вы подтверждаете его присутствие.Большинство людей делают это автоматически и даже не замечают, что делают это. Но если не поздороваться с кем-то, кого вы знаете, это может легко вызвать обиду и недопонимание — вы не можете признать их существование в вашем присутствии. Мало что может считаться более оскорбительным, чем явное игнорирование кого-либо, поскольку это затрагивает самые основные человеческие потребности, включение и социальное взаимодействие.

Если кто-то, кто обычно дружелюбно приветствует других, не однажды, другие люди могут почувствовать пренебрежение или подумать, что этот человек ведет себя странно.Это может произойти по разным причинам, например, из-за того, что вы слишком заняты или отвлечены, опаздываете на встречу и спешите, или даже забыли свои очки и не смогли узнать кого-то, кого они знали. Обычно эти упущения можно исправить с помощью теплого приветствия в следующем случае, но эти упущения иллюстрируют первую важную роль хорошего приветствия, которая заключается в том, чтобы замечать других людей.

Неформальные приветствия

Неформальное приветствие может быть устным, жестовым или и тем, и другим.Наиболее распространенными классическими приветствиями являются «привет» и «привет», а «привет» популярно в некоторых регионах и в некоторых слоях общества. Имя человека обычно сопровождает «привет» вместе с приятной улыбкой. В некоторых регионах все еще распространены «доброе утро», «добрый день» и «добрый вечер». У детей и подростков есть свои собственные нормы приветствия, которых не следует поощрять среди населения в целом.

То, что вы говорите «привет», не означает, что вам нужно остановиться и поболтать. Вы все равно можете поприветствовать кого-то, даже если вы спешите — и если этот человек хочет остановиться и поговорить, просто объясните свою спешку чем-то вроде: «Привет, Линдси.Жаль, что у меня не было времени поболтать, но я иду к дантисту и немного отстаю ». Затем любезно расставайтесь.

Вежливость говорит, что вы приветствуете людей в целом, поэтому не забывайте приветствовать тех, кто предоставляет вам услуги, таких как кассиры, продавцы, администраторы, работники общественного питания и сотрудники отелей / мотелей. Когда вы показываете хорошие манеры, вы часто получаете их взамен.

Иногда собеседник слишком далеко для словесного приветствия, или словесное приветствие может беспокоить окружающих.Уместно улыбаться, кивать или махать рукой в ​​общественных местах, таких как театр, концертный зал или ресторан. В других случаях волна или кивок могут указывать на недостаток внимания или отвлекать других, например, во время религиозной службы, лекции или живого выступления. В таких ситуациях вежливо улыбнуться и отложить приветствие на потом.

Официальные приветствия

В некоторых ситуациях требуется более формальное приветствие. Устное приветствие, как правило, одно и то же: «Здравствуйте, господин.Джонсон »или« Как вы поживаете, мисс Локхарт? ». Формальность ситуации обычно отмечается невербальными сигналами, сопровождающими устное приветствие. В деловой среде коллеги могут вести себя непринужденно друг с другом, но проявлять больше уважения к своему боссу. формальная линия приема, даже те, кто хорошо знают друг друга, будут иметь тенденцию пожимать руки или обмениваться социальными поцелуями, предлагать вежливый комментарий, а затем двигаться дальше, чтобы не задерживать линию приема.

Формальное приветствие характеризуется первым сказанным — используйте «привет», а не «привет» или, конечно, «привет».Также следует учитывать тон голоса и осанку. Эти приветствия обычно довольно краткие, но всегда должны быть приятными и искренними.

Приветствую дома

Дом — лучшее место для воспитания хороших манер приветствия. Часто люди пропускают эту любезность, пропуская «доброе утро» в начале дня или приветствуя кого-то домой с работы или учебы только «ужин готов», «у вас есть домашнее задание?» или «собака снова запуталась в доме.«Всего пара секунд требуется, чтобы признать присутствие тех, с кем мы живем. Этот простой жест делает жизнь намного приятнее, подает хороший пример для всех и развивает привычку регулярно приветствовать других.

Стоит?

Когда вы встаете, чтобы поприветствовать кого-то, кто только что вошел в комнату, вы демонстрируете освященное веками уважение. Но ты не всегда можешь стоять. Иногда это сложно, например, когда вы держите что-то на коленях, а иногда это неудобно, например, когда коллеги заходят и выходят из офисов и кабинок друг друга.

Как правило, стойте, когда можете. Это особенно актуально, когда вы приветствуете кого-то старше вас, кого-то, с кем вы встречаетесь впервые, или кого-то, кого традиционно уважают в обществе, например, религиозного лидера или человека высокого социального положения.

При проведении вечеринки или другого светского мероприятия хозяева и хозяйки по обычаю встают и приветствуют всех прибывающих гостей. Но после того, как вечеринка началась, нет необходимости стоять каждый раз, когда кто-то входит в комнату.Когда кто-то выходит из-за стола во время ужина или ужина в ресторане, другим посетителям не нужно вставать, когда этот человек возвращается.

Важно оценить каждую ситуацию. Если вы стоите в многолюдном ресторане или театре, что мешает другим посетителям, оставайтесь на месте. Однако стоять и предлагать свое место пожилому или немощному человеку в переполненном автобусе или поезде — вежливо и гуманно.

Правила о том, что мужчины должны стоять, а женщины остаются сидеть, уже не действуют.Сегодня женщины часто встают и протягивают руки, приветствуя других.

Рукопожатия

Ритуал рукопожатия восходит, по крайней мере, к древнему Египту и Вавилону, и, возможно, дальше, чем показывает письменная история. Это был жест для мужчин, демонстрирующий, что у них нет оружия, чтобы протянуть открытую правую руку. Это может объяснить, почему женщины не следовали этому обычаю до недавнего времени. Сегодня рукопожатие символизирует доброжелательность и добросовестность, например, когда сделка скрепляется рукопожатием.Люди любого пола могут сначала протянуть руки.

В США люди, как правило, предпочитают крепкий захват — такой, который не бывает едва заметным и не повреждает руку другого человека. Они используют ощутимые толчки два или три раза локтем, а не плечом, но не качают. Рукопожатия обычно длятся несколько секунд, после чего лучше всего ослабить хватку, если вы еще не почувствовали, как другой человек расслабляет руку или начинает отдергивать. Если вы используете действительно сильный хват, обратите внимание и регулируйте давление в соответствии с тем, что вы чувствуете от другого человека.Всегда сопровождайте рукопожатие зрительным контактом. Если вы протягиваете руку, а другой человек не видит, просто предположите, что он или она не видит вашу руку, опустите ее и забудьте о встряхивании, даже если предложение руки уместно.

Рукопожатия ожидаются, когда вы знакомитесь с кем-то новым, приветствуете кого-то, входящего в ваш дом или офис, встречаете кого-то, кого вы знаете, за пределами вашего дома или офиса, проводите кого-то до двери, закрываете деловую сделку или сделку и покидаете мероприятие или мероприятие. .

Важно обращать внимание на других, чтобы вы могли почувствовать, когда рукопожатие уместно. Это доставит неудобства тем, у кого руки заняты или у кого есть какая-то немощь в руке, руке или плече.

Пожалуйста, сообщите te , что рукопожатие глубоко укоренилось в культуре. Не все культуры следуют этой традиции, поскольку в США люди многих восточных культур кланяются друг другу в приветствии вместо рукопожатия и воздерживаются от любого физического контакта при приветствии других в знак уважения к этому человеку.Кроме того, даже в культурах, которые практикуют рукопожатие, крепкая хватка часто воспринимается как агрессивная и эгоцентричная, вызывая у получателя вопрос «почему ??». В этих культурах предпочтительнее очень легкое и нежное рукопожатие — они не видят необходимости демонстрировать силу своего захвата человеку, которого они приветствуют, и поэтому остаются в замешательстве и, вполне возможно, обижаются, когда получают твердое рукопожатие в американском стиле. Несоблюдение кодексов вежливости той культуры, в которой вы оказались, плохо отражается на ваших манерах, а также на манерах всех жителей вашей страны.Кроме того, люди из многих других культур часто предлагают социальные поцелуи вместе с рукопожатием как часть приветствия — в некоторых культурах это один поцелуй, обычно в правую щеку; в других культурах это два поцелуя, по одному в каждую щеку, обычно направо, а затем налево; а в других культурах это три поцелуя между щеками. В некоторых культурах сопровождающие поцелуи зависят от пола, то есть обычно они сопровождают приветствия с участием женщин, но в других культурах, например, в некоторых культурах Ближнего Востока, эти сопутствующие поцелуи в щеку практикуются только с представителями того же пола, будь то мужчины или женщины.Кроме того, когда вы приветствуете кого-то из другой культуры даже в пределах американской культуры, он может ожидать, что будет практиковать рукопожатие и приветственные коды своей собственной культуры. Таким образом, разумно всегда быть в курсе и наблюдательностью, обращать внимание на иностранных людей, с которыми вы взаимодействуете, и следовать их примеру, чтобы случайно не запутать или, что еще хуже, не обидеть их. Эта тема будет подробнее рассмотрена в главе 12.

Поцелуи, объятия и другие нежные жесты

Когда члены семьи и близкие друзья приветствуют друг друга, эти приветствия часто сопровождаются объятием или поцелуем.Однако, когда случайные знакомые целуются, обнимаются или иным образом обмениваются физическим контактом, помимо рукопожатия, возникает ряд вопросов.

Перчатки

Если стоит морозная погода и руки будут очень холодными, если вы снимете перчатку, можете не снимать перчатки. В теплую погоду люди обычно снимают перчатку с правой руки, чтобы пожать руку. Когда люди носят тяжелые или загрязненные рабочие перчатки и спортивные перчатки с мягкой подкладкой, такие как лыжные рукавицы, они могут просто отказаться от рукопожатия.В помещении перчатки обычно снимаются, за исключением очень официальных случаев и очередей.

Представления

Есть несколько кодексов вежливости, которые регулируют знакомство, но единственная действительно непростительная ошибка — это просто не делать их, когда люди, которые не знают друг друга, находятся в присутствии друг друга. Ошибки в упорядочивании, ошибки в названии и неправильное произношение — все это незначительно по сравнению с невежливостью ожидания от людей общительности друг с другом, когда они понятия не имеют, кто такие другие люди.

У введения двоякая цель. Во-первых, они служат для передачи имен, а во-вторых, они способствуют чувству непринужденности и комфорта между незнакомцами или среди них. Если вы допустили ошибку, лучший совет — продолжать, так как остановка посередине, чтобы исправить себя, просто запутает всех.

При представлении соблюдайте несколько практических правил. Сначала посмотрите на человека, которого вы представляете, затем повернитесь к другому человеку, когда вы закончите представление.То есть, когда вы представляете мистера Джонсона — мисс Сэмпсон, посмотрите на мисс Сэмпсон. Кроме того, обязательно говорите четко. Если ваше вступление будет приглушенным или невнятным, это приведет к поражению цели. Кроме того, обязательно излагайте свое представление вежливо, с соответствующими словами и вежливым тоном. Такие вступления, как «Джо, пожмите руку Мэри» или «Мисс Рот, идите сюда и познакомьтесь с мистером Дженкинсом», считаются невежливыми. Кроме того, попробуйте использовать имена и предпочтительные заголовки, такие как «Mr.Рейн ». Если люди близки по возрасту и статусу, обычно уместно знакомить их по имени и фамилии. Пример:« Синди, это Грейс Фелтон. Грейс, это Синди Ровер. «Если вы знаете, что человек предпочитает прозвище, вы можете использовать его. В более формальных ситуациях и при очевидной разнице в возрасте, как правило, лучше использовать титулы и фамилии. Пример:« Г-жа . Фелтон, я хотел бы, чтобы вы познакомились с мисс Ровер ». Тогда пусть они попросят называть свои имена, если они предпочитают.

Детей следует учить пользоваться титулами взрослых, а детей следует представлять по имени и фамилии вместе с их родством с вами.Когда вы называете фамилии, представляйте этих членов семьи только по именам и их родству с вами. Если у женатых людей или детей разные фамилии, укажите их во введении. Никогда не знакомьте членов семьи с такими терминами, как «моя старушка» или «мальчишки», даже в случайных ситуациях. Это кажется незнакомым людям странным и даже унизительным.

Необязательно повторять имена, например: «Миссис Таппер, это мистер Браун. Мистер Браун, это миссис Таппер». В то же время повторение имен, которые может быть трудно запомнить или произнести, — это знак любезности по отношению к обеим сторонам, например: «Миссис.Charambolous, я хотел бы представить миссис Джонсон. Терри, это миссис Шарамболус.

Также вежливо начинать разговор между двумя людьми, которых вы только что представили. Попытайтесь найти какую-нибудь тему, которая объединяет этих людей. Примеры включают: «Джейсон, Том — фанат винтажных автомобилей. Возможно, он хотел бы услышать о том старом Porsche, над которым вы работаете». В социальных ситуациях хозяевам и хозяйкам следует потратить некоторое время, чтобы начать разговор между людьми, которых они только что представили, прежде чем переходить к другим гостям.

Когда вас представляют, внимательно слушайте, будьте внимательны и сосредоточьтесь на именах. Если человек, делающий представление, совершает ошибку, позвольте ей пройти. Сосредоточьтесь на имени нового человека и произнесите его в разговоре, например, вежливо: «Приятно познакомиться, Такер». Это также отличный способ запомнить имя нового человека. Если вы не поняли имя, спросите. Вежливо сказать: «Извините, я не узнал вашу фамилию» или «Не могли бы вы назвать мне свое имя еще раз?» Используйте имена, которые люди использовали во введении, не прибегая к общим прозвищам для этого имени, если вас об этом не попросят.Всегда избегайте знакомых или сексистских терминов, таких как «спорт», «приятель», «приятель», «милая» или «милая». Также грубо задавать такой вопрос, как «Что это за имя?» Если вас интересует происхождение имени человека, лучше подождать и спросить, пока вы не узнаете его получше. Исправьте любую ошибку как можно скорее и любезно. Если человек, которого вы только что встретили, называет вас «Брайан», а не «Брэндон», просто скажите с улыбкой: «Это Брэндон». Чем дольше вы ждете внесения этих исправлений, тем сложнее они становятся.

Слушайте разговорные реплики. Во введении могло быть сказано что-то, что вы можете использовать в качестве начала разговора. Если человек, который представляет вас, не предлагает начать разговор, вам следует высказаться. Не начинайте болтать, пока все не представятся.

Введение в бизнес

В бизнесе существуют определенные протоколы для представления, которые следуют ниже. Одна вещь, которую вы всегда должны делать, — это не забывать улыбаться при представлении.Это делает вас более дружелюбным и доступным, а также делает тон встречи двух людей дружелюбным и доступным.

Введение Заказ

Первый — это порядок представлений. Человек высшего ранга представлен другим в порядке ранга. Например, региональный менеджер представлен генеральному директору, затем руководитель филиала представлен генеральному директору, затем руководитель представлен генеральному директору и т. Д. Единственное исключение из этого правила — когда присутствует клиент, в этом случае клиент всегда вводится первым.

Никогда не допустимо пренебрегать представлением кого-то, кто стоит в группе, потому что он не имеет того же ранга, что и другие, которых вы представляете. Деловые представления могут проводиться в соответствии с правилами ранга, но никогда не следует отказываться от хороших манер и вежливости.

Наименования и титулы

Представляя кого-либо, всегда используйте его имя и фамилию и любой подходящий титул, например врач или судья. Представлять кого-либо только по имени никогда не уместно, даже если этот человек является близким другом.Только детей представляют по именам.

Использование имен довольно распространено в современной деловой среде США. Однако лучше подождать, пока человек не даст вам разрешения использовать ее имя, прежде чем считать, что с ней все в порядке.

Мужчин называют мистером, а женщин — мисс, мисс или миссис, в зависимости от их семейного положения и их предпочтений. Если сомневаетесь, используйте Ms., хотя лучше заранее спросить женщину о ее предпочтениях в титуле.

Бывают моменты, когда вы забудете чье-то имя.Просто признайтесь в этом чем-то вроде: «Извините, ваше имя сейчас ускользает от меня» и получите имя. Это может быть неловко, но не познакомить кого-то будет выглядеть намного хуже, чем простой случай забывчивости.

На встречах

На небольшом собрании вы можете проводить массовые представления, представляя всех присутствующих на собрании генеральному директору, если это разумно. На больших собраниях с участием, скажем, 50 человек вы можете пропустить индивидуальные представления, если только вы и генеральный директор не возражаете потратить час или больше на эту задачу.

Как минимум, вы должны представить участников с более высоким рейтингом на этих крупных собраниях. Это можно сделать случайно до или после собрания, или вы можете устроить встречу для небольшой группы после собрания.

В общем, помните, что самая важная часть при представлении — это сделать это. Ошибки можно простить, но всегда невежливо не знакомить в присутствии друг друга двух незнакомых людей.

Приветствий в письмах и электронной почте

ОБНОВЛЕНО В ДЕКАБРЕ 2016 г.

Уважаемый читатель! Уважаемый читатель! Уважаемая госпожа.Читатель:
Уважаемые господин и госпожа Читатель: Привет, читатель, Читатель,

Этот пост посвящен этикету приветствия в деловых письмах и электронной почте. Он посвящен тем, кто посетил этот блог в поисках советов о том, как начать письмо.

Правила для Деловых писем

1. Стандартный способ открыть бизнес письмо состоит из Уважаемый, имени человека (с заголовком или без него) и двоеточия, например:
   Уважаемая Луиза: Уважаемая госпожа.Чу: Уважаемый мистер и доктор Пейдж: Уважаемый профессор Амато: Уважаемый Патрик:
   (Для более подробного обсуждения Уважаемый, см. Мой пост «Должен ли я позвонить вам , дорогой ?»)
2. Стандартный способ открыть деловое письмо Social — это Уважаемый, имя человека (с заголовком или без него) и запятая, например:
   Уважаемый Найджел, Уважаемый доктор Тараби, Уважаемый преподобный Янс,
   Социальное деловое письмо носит скорее социальный или личный характер, чем деловой характер; например, письма с соболезнованиями, личные поздравления (со свадьбами, рождениями, акциями и другими торжествами) и благодарности.
3. Если вы плохо знаете читателя или если письмо или отношения носят формальный характер, используйте титул и фамилию (Уважаемая мисс Браун). В противном случае используйте имя (Дорогая Гила).
4. Если вы не уверены, что женщина предпочитает мисс или миссис, используйте название мисс
5. Если вы пишете двум людям, используйте оба имени в своем приветствии, например:
   Уважаемый мистер Трухильо и мисс Донн: Уважаемые Алекс и Дренда,
6. Никогда не произносите названия Mr., Мисс, Миссис, и Доктор Укажите эти и похожие титулы:
   Профессор, Декан, Сестра, Раввин, Имам, Сенатор, Губернатор, Капитан, Адмирал, Судья
7. Если вы не знаете пол человека, используйте полное имя, а не титул:
   Уважаемая Дана Симмс: Уважаемый T.K. Спиназола:
8. Если вы не знаете имени или пола человека, избегайте слов «Для кого это может касаться». Вместо этого используйте название должности или обычное приветствие:
   Уважаемый рекрутер: Уважаемый специалист по урегулированию претензий: Уважаемый сэр или госпожа:
9. Если вы пишете в компанию, а не какому-либо конкретному лицу, используйте название компании:
   Уважаемый специалист по синтаксису: (Это считается немного неформальным.)
10. В упрощенном деловом письме , а не , используйте приветствие. Вместо этого используйте тему, состоящую только из заглавных букв, за которой следует тело письма, например: СПОСОБЫ НАЧАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

    Я пишу, чтобы поделиться информацией о стандартных письмах. . . .

    Упрощенные деловые письма вполне приемлемы, но не распространены.

Правила для электронной почты

Для формальной электронной почты (то есть электронной почты, используемой в качестве делового письма) следуйте правилам 1-7, приведенным выше.В противном случае используйте меньше формальностей с такими приветствиями:

Дорогой Хан, Привет Ева, Привет Кваси, Привет всем, Доброе утро, Энн,

Если вы используете только имя читателя без приветствия, обязательно начинайте с положительного предложения, чтобы ваше сообщение не выглядело холодным:

Сью,

Спасибо за помощь с заказом.

Брук:

Я рад предоставить вам запрошенную информацию.

Для неформальных сообщений вы также можете вставить приветствие в той же строке, что и вступительное предложение, например:

Привет, Дэвид.Надеюсь, у вас был отличный отпуск.

Доброе утро, Ванда. Я слежу за утренним заседанием.

Или просто используйте имя человека в первом предложении, например:

Yiota, Вы не ошиблись насчет цен.

Если вы ищете настольную справочную информацию, которая содержит гораздо больше информации о деловых письмах, электронной почте, отчетах и ​​т. Д., Я рекомендую Справочное руководство Грегга, 11-е издание, , также известное как Грегг. Я использовал Gregg для проверки правил и рекомендаций выше.

Если вы хотите, чтобы кто-то отредактировал или вычитал ваши сообщения, обратитесь к моему партнеру, Скрибенди. Я не предоставляю эту услугу, но Scribendi отлично и быстро работает.

Чтобы узнать больше о сообщениях для построения отношений, приобретите мою книгу « Деловое письмо с сердцем».

Уважаемый читатель,

Удачи в приветствии!

Lynn
Обучение синтаксису

Лучшие 5 деловых поздравлений на 2021 год (+ примеры)

«Привет» звучит слишком неформально? «Дорогой» слишком официально? Начать электронное письмо может оказаться непросто, особенно если вы пишете деловое письмо незнакомому человеку.

Если вы считаете, что поздравления в деловом письме не так важны и нет необходимости на них сосредотачиваться, отложите эти мысли в сторону. Фактически, начало вашего электронного письма задает тон вашей дальнейшей переписке. Кроме того, правильная начальная строка может помочь вам произвести на получателя потрясающее первое впечатление. Это также может побудить их продолжать читать.

Барбара Пактер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают особое внимание на то, как к ним обращаются.Если ваше приветствие оскорбляет чьи-то чувства, оно, несомненно, повлияет на мнение человека о вас.

Лучший способ написать электронное письмо — максимально упростить приветствия и завершение делового письма. Конечно, это будет зависеть от того, кому вы пишете, но, как правило, это тот, кого вы почти не знаете. Чтобы помочь вам найти идеальное приветствие, мы собрали лучшие примеры приветствий в деловых письмах 2021 года. Мы также добавили несколько вводных строк, которых лучше избегать.

5 лучших деловых поздравлений на 2021 год

1.«Привет, [имя],…»

Когда дело доходит до деловой переписки, «Привет, [имя]» — явный победитель и одно из наиболее часто используемых приветствий в 2021 году. Эксперты говорят, что это простой, прямой и эффективный способ обратиться к кому-либо, независимо от того, знаете вы его или нет.

Хотя это звучит довольно неформально, «Привет» — одно из лучших официальных приветствий в деловых письмах. Добавив фамилию человека, вы сохраните соответствующий официальный тон.

«Привет, мистер Хьюстон,…»

Его также можно успешно использовать в холодном общении, когда вы не знаете имени получателя.Не стесняйтесь спросить человека, предпочитают ли он, чтобы его называли по имени или по фамилии.

2. «Здравствуйте, [имя],…»

Для тех, кто хочет придать электронному письму более формальный тон, есть альтернатива — «Привет, [имя]». Среди формальных приветствий по электронной почте это устраняет разрыв между «Привет» и «Уважаемый», обеспечивая правильный баланс между профессионализмом и легкостью знакомства.

3. «Уважаемый [Имя],…»

Приветствия и приветствия в деловом письме, начинающиеся с «Уважаемый», веками использовались для обращения к человеку и идеально подходят для официального письма.Однако сейчас это звучит довольно старомодно. Использование «Уважаемый» в электронном письме — это нормально, но это может показаться слишком формальным (особенно, если вы используете полное «дорогой сэр или мадам».

Используйте это приветствие, когда обращаетесь к кому-то или отправляете деловые документы, такие как сопроводительное письмо, чтобы продемонстрировать свое уважение, профессионализм и вежливость. В этом случае вы можете использовать слово «Уважаемый», затем имя человека (г-н, г-жа) и его фамилию:

.

«Уважаемый мистер Хьюстон,…»

Если вы не знаете пол получателя, используйте полное имя без названия:

«Дорогой Алекс Хьюстон,…»

Избегайте названий, в которых указывается семейное положение — вместо «миссис.», Используйте« Ms. »

Хотите научиться писать официальные письма? Ознакомьтесь с нашим удобным руководством по форматированию деловых писем.

У нас есть онлайн-репетиторы более чем на 50 языках.

Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки один на один с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.

4. «Приветствую,…»

Это отличная альтернатива фразе «Привет, [имя],…» в случае, если вы отправляете деловое письмо на общий адрес электронной почты или не знаете, кто ваш получатель.С другой стороны, мы рекомендуем сделать все возможное, чтобы узнать эту информацию.

5. «Привет всем…»

Если вы пишете группе, используйте этот вид приветствия. Кстати, это одно из самых популярных приветствий в официальных деловых письмах, используемых для обращения более чем к одному человеку.

Держитесь подальше от приветствий, таких как «Все», которое звучит грубо, или слишком специфичных для пола «Дамы» и «Джентльмены».

Совершенствуйте свои навыки делового письма — прочтите нашу последнюю статью « Как начать письмо и написать отличный крючок ».

5 худших деловых писем-поздравлений + примеры

1. «Эй!»

Начинает письмо с «Привет!» или «Привет, [имя],…» — отличный способ начать разговор с друзьями. Но когда дело доходит до рабочего места, использовать эти случайные приветствия в качестве приветствия в деловом письме на английском языке — это грубо и даже неуважительно. Это непрофессионально, особенно если вы пишете незнакомцу.

2. «Кому это может относиться…»

Это худший образец приветствия в деловом письме, который вы когда-либо могли себе представить.Получив электронное письмо с таким приветствием, получатель может подумать: «Это письмо меня не касается». Кроме того, большинство людей могут принять это за холодное письмо и сразу закрыть.

Даже если вы не знаете, как зовут вашего получателя, проведите исследование, чтобы выяснить это. Например, вы подаете заявление о приеме на работу, но не знаете, к кому лучше обратиться. В этом случае вам следует узнать имя менеджера по найму компании. Не можете найти ничего в Интернете? Просто позвоните представителю компании и спросите.

3. «[Имя с ошибкой],…»

Золотое правило делового общения — никогда не ошибаться в написании имени получателя. Многие люди мгновенно раздражаются, если их имя неправильно написано.

На всякий случай всегда дважды проверяйте написание имени человека. Вы можете найти их имя в блоке подписи или проверить строку «Кому». Люди часто используют свое имя или фамилию в адресе.

4. «Привет, [ник],…»

Если вы провели свое исследование и выяснили, что этого человека зовут, например, Бенджамин , не будьте слишком знакомы, чтобы сократить его имя до Бен .Обращение к человеку с его ником может стать одним из хороших приветствий в деловом письме только в том случае, если вы уже встретили получателя или получили ответ с псевдонимом, написанным после С уважением, Бен .

5. «Уважаемый господин / госпожа…»

Почему ваши получатели должны интересоваться вашей электронной почтой, если вы не знаете, кто они? Фактически, такие формальные приветствия, как «Уважаемый господин / госпожа», показывают, что вас не интересуют получатели и, следовательно, то, что им нужно или что они ищут.

Приготовьтесь говорить уверенно

Улучшите свои языковые навыки с помощью последних статей, которые публикуются еженедельно.

Сопроводительное письмо приветствия

Мы рассмотрели лучшие и худшие приветствия для общих деловых писем, но как насчет сопроводительных писем? Это отдельный жанр, и в этом стоит понять. Вот несколько профессиональных поздравлений на выбор.

Заключительные слова

Язык бизнеса постоянно меняется, стараясь идти в ногу с современными тенденциями. В то время как старомодное «Дорогой» уходит на второй план, «Привет» и «Привет» возглавляют список официальных приветствий в деловом письме.Поддерживайте деловое общение на профессиональном уровне, выбирая беспроигрышные приветствия.

Не знаете, как быстро улучшить свой английский? Подпишитесь и получайте полезные советы по развитию навыков, которые будут приходить в ваш почтовый ящик каждую неделю.

16 Правила этикета электронной почты на рабочем месте для общения с коллегами и клиентами

Ник Дарлингтон, писатель

3 апреля 2021 г. • 12 минут чтения

Следуйте этим правилам, чтобы избежать неудобных электронных писем и профессионально общаться по электронной почте.

«Я отправляю это поздно в пятницу, поэтому надеюсь, что вы получите его в понедельник — я не хотел отправлять его на выходных».

Это записка от клиента, который запланировал получение электронного письма в мой почтовый ящик в понедельник утром, а не в выходные.

Это всего лишь один из примеров правильного этикета деловой электронной почты: правила (часто невысказанные) для взаимодействия с коллегами и клиентами по электронной почте. Мы создаем эти правила, потому что они заставляют нас выглядеть профессионально и помогают нам лучше и эффективнее общаться, уважая время людей.

Но этикет электронной почты сегодня сильно отличается от того, что было двадцать лет назад.

Правила этикета деловой электронной почты в современном мире

На рабочем месте стало еще более расслабленно, чем когда-либо. Смайлы — это часть того, как мы общаемся, и, если говорить о сокращении, распространенном благодаря социальным сетям, кажется неизбежным, что нетрадиционные способы общения в конечном итоге будут попадать в электронные письма, как и они.

Кто-то скажет, что это кощунство. Правда?

Сегодня электронная почта стала реальностью.Как язык постоянно развивается, а правила меняются, так и этикет электронной почты.

Чтобы помочь вам ориентироваться в этих мутных водах, вот 16 правил этикета электронной почты для общения на рабочем месте.

16 правил этикета электронной почты для общения на рабочем месте

Этикет электронной почты 101

1. Не отвечайте на электронное письмо, когда оно эмоционально

Я хорошо это помню. Клиент опоздал с оплатой — и это было не в первый раз. К тому же это были не несколько дней, а недели.Я был зол и готов поделиться с ним своим мнением …

Скорее всего, вы были в подобной ситуации или знаете кого-то, кто был в подобной ситуации. Легко отправить электронное письмо в гневе, но редко все получается хорошо. После того, как вы написали слова и отправили электронное письмо, его нельзя будет отменить.

Итак, сделайте шаг назад, успокойтесь, получите совет извне или поспите на нем. Вы вернетесь обновленными и с ясным умом, готовыми составить сбалансированное и профессиональное письмо без каких-либо эмоций.

2. Корректируйте свои электронные письма

Случайные орфографические или грамматические ошибки неизбежны. Но если ваши электронные письма всегда завалены ими, это проблема: вы выглядите непрофессионально и как будто не заботитесь о своей работе — плохой имидж среди коллег и клиентов.

Итак, проверяйте каждое электронное письмо перед отправкой, особенно более длинное. Также не повредит, если ваш коллега еще раз вернет вам электронную почту.

И не стесняйтесь использовать такие инструменты, как Grammarly, для обнаружения ошибок.

3. Следуйте правильному формату электронной почты

Когда пишет официальное деловое письмо , разумно придерживаться правильного формата электронной почты:

• Строка темы : опишите, о чем идет речь в нескольких словах

• Приветствие по электронной почте : упомяните имя получателя и добавьте соответствующее приветствие

• Тело : напишите основное сообщение и один вопрос

• Подпись : укажите свое имя, фамилию, название компании и подпись -off

В следующем разделе мы обсудим каждый из этих элементов более подробно.

4. Проверьте правильность имени получателя.

Если вы неправильно написали имя, это выглядит непрофессионально. В холодном письме также может быть разница между закрытием продажи или нет. Вам не обязательно ошибаться в этих основах, если вы:

• Корректируйте свою электронную почту

• Проверьте правильность написания профиля человека в LinkedIn

• Проверьте его подпись электронной почты, если это кому-то, кому вы уже пишете.

Письмо по электронной почте

5.Используйте смайлики экономно

Гораздо проще сказать: «Никогда не используйте смайлики!» Это избавит вас от каких-либо проблем, даже если в определенных обстоятельствах можно использовать смайлики. Но на самом деле этого не произойдет — и, скорее всего, вы уже использовали их.

Итак, вот наш вывод: вы можете использовать смайлики в официальных деловых письмах, но используйте правильные, используйте их экономно и используйте их с людьми, которых вы хорошо знаете. Например, если вы взаимодействуете с новым клиентом, вам, вероятно, лучше не использовать его, если он не использует его в первую очередь.

Хотите научиться профессионально общаться с помощью смайлов? Прочтите наше краткое руководство по использованию смайлов .

6. Используйте стенографию в определенных обстоятельствах только

У стенографии есть свои преимущества: это быстро; это эффективно — и, вероятно, единственный способ оставаться в здравом уме, когда ваш почтовый ящик полон. Например, генеральные директора известны тем, что присылают короткие стандартные ответы, чтобы донести свою точку зрения.

Тем не менее, стенография обычно подходит в определенных обстоятельствах: при непосредственном общении с коллегой (напр.g., о важном проекте) или о вашем близком клиенте.

Если вы не уверены, проявите осторожность: напишите письмо полностью.

7. Делайте электронные письма краткими

Делайте деловые электронные письма краткими, передавая важную информацию.

Насколько кратко?

Согласно исследованию , магическое число составляет от 50 до 200 слов. Некоторые электронные письма могут быть короче, а некоторые длиннее, но, как правило, чем короче, тем лучше. Сегодня люди получают много писем, поэтому уважайте их время, избавляясь от ненужной многословности.Вы можете прочитать наш путеводитель по словам и фразам, которые можно не указывать в электронном письме , в качестве примеров.

Профессиональный совет по написанию электронной почты: Избегайте таких тонкостей, как «Надеюсь, у вас были отличные выходные» (да, я виноват в использовании этого письма). Вместо этого переходите к сути и сосредоточьтесь на одном ключевом моменте. Например:

Привет Джейн,

Встреча, которую мы запланировали на 01.04.2021 в 11:00, перенесена на 01.05.2021 в 09:00.

Best,

8.Убедитесь, что строки темы короткие и конкретные.

Строки темы предпочтительно должны состоять из десяти слов или меньше — и, если можете, стремитесь к семи.

Согласно Marketo Data , строки темы, содержащие семь или меньше слов, открываются чаще.

Они также должны быть конкретными. Например, если вы отправляете электронное письмо коллеге с просьбой об обновлении проекта, не называйте его «Прибытие». Скорее скажите: «Проверяю по поводу [вставьте название проекта]».

Чтобы убедиться, что ваша тема попадает в цель, подумайте о своем:

• Получатель : Зная, кому вы пишете (например,g., генеральный директор или торговый представитель) помогут с обменом сообщениями.

• Подключение : подумайте, как привлечь внимание получателя. Например, если вы пишете холодное письмо, упомяните проблему, которую решает ваш продукт.

• Доверие : Спам в почтовом ящике вашего потенциального клиента вводящими в заблуждение строками темы, которые поощряют открытие, вызывает только недоверие. Будьте честны — если это не повторное письмо, не ведите себя так, как есть.

9. Используйте правильные приветствия

Приветствие — это красивое слово для вашего электронного приветствия.Ваше приветствие может быть формальным или неформальным, в зависимости от контекста электронного письма. Например, электронное письмо новому клиенту, как правило, должно быть более формальным, чем электронное письмо близкому коллеге с вопросом об их выходных.

Как бы то ни было, ваше приветствие задает тон вашей электронной почты, поэтому выбирайте его с умом. Барбара Патчер, автор книги The Essentials of Business Etiquette , рекомендует избегать любых неформальных выражений, таких как «Привет» или «Привет, ребята». Вместо этого используйте «Привет» или «Привет».

Напротив, избегайте излишне формальных приветствий, таких как «Уважаемый господин» или «Уважаемая мадам».”

Почему?

Во-первых, эти выражения могут не отражать пол человека. Во-вторых, они не упоминают имя получателя, что делает их безличными. Это особый запрет на рассылку холодных писем. Это говорит о том, что вы не провели надлежащего исследования потенциальных клиентов, так зачем им рассматривать вашу электронную почту?

Как правило, вы можете начать официальную деловую электронную почту с любого из следующих приветствий:

• Уважаемый (укажите имя)

• Привет (укажите имя)

• Привет (укажите имя)

• Приветствую (укажите имя)

• Доброе утро (укажите имя)

• Добрый вечер (укажите имя)

10.Проверить тон электронной почты

Трудно понять тональный сигнал электронной почты. Интерпретировать это еще сложнее. Согласно Американской психологической ассоциации , люди переоценили способность получателя определить, был ли тон письма серьезным или саркастичным.

Они ошибочно полагали, что 80% сделают это правильно, в то время как примерно 56% сделают это.

Последствия? Тщательно подумайте об использовании слов и о том, как вы оформляете свое электронное письмо. Например:

• Избегайте сарказма : получатель может не понять и принять неправильный ответ.

• Оформите свое электронное письмо позитивно: Используйте положительные слова (например, выгода и улучшение) вместо отрицательных (например, неудачи и ошибки). Например, после того, как клиент, который всегда работал в сжатые сроки, отправил мне короткое сообщение вечером в пятницу, ожидая доставки статьи в понедельник, я отправил ему это письмо:

Пример правильного электронного письма

Я положительно сформулировал письмо и сделал это о них. Я назвал это «Улучшение рабочего процесса», вежливо предложил прислать краткие сводки раньше, чтобы у меня было больше времени, чтобы предоставить лучшее качество, и в конце сказал, что мне понравилось работать с ними.

Положительное электронное письмо привело к положительному ответу: клиент сказал, что «улучшение рабочего процесса» — это то, над чем они работают.

Время

11. Оперативно отвечайте на электронные письма

В идеальном мире мы отвечаем на электронные письма немедленно. Но плотный график и загроможденные почтовые ящики означают, что это не всегда возможно.

Вам нужно будет принять решение на основании того, кто отправляет электронное письмо, и его важности. Например:

• Электронные письма от вашей непосредственной команды будут иметь приоритет над письмами из других отделов.Ответьте в течение 12 часов.

• На электронные письма от всех других коллег следует ответить в течение 24 часов.

• Электронные письма от вашего генерального директора должны иметь преимущество перед другими электронными письмами. Отвечайте быстрее 12 часов.

• Электронные письма, касающиеся срочных проектов, должны иметь приоритет.

• На электронные письма по менее срочным вопросам можно ответить в течение четырех дней.

Если у вас возникли проблемы с получением более длинных писем, отправьте быстрый ответ, подтверждающий получение письма, и проинформируйте получателя, что вы ответите в течение следующих нескольких дней.

Совет по электронной почте : используйте общий ящик входящих сообщений , чтобы быстрее отвечать на электронные письма. Общий почтовый ящик — это почтовый ящик, к которому многие товарищи по команде могут получить доступ, чтобы отправлять, получать, отвечать, пересылать и архивировать электронные письма с одного и того же адреса электронной почты.

Все взаимодействия видны тем, у кого есть доступ к почтовому ящику. Общие почтовые ящики имеют и другие преимущества. Прочтите о них в нашем руководстве: 6 причин, по которым ваша команда должна попробовать общий почтовый ящик .

12. Не отправляйте электронные письма в выходные дни

Людям нужно время, чтобы отключиться от работы, поэтому важно уважать их время.Не отправляйте электронные письма поздно вечером в пятницу или в выходные.

Плюс, вы хотите показать пример того, как вы хотите, чтобы к вам относились. Если вы не хотите получать электронные письма о работе во время субботнего дневного барбекю, не отправляйте их другим в нерабочее время.

Возьмите реплику моего клиента из примера в начале — и убедитесь, что ваше электронное письмо приходит в почтовый ящик вашего коллеги первым делом в понедельник.

Получатели электронной почты

13. Правильно используйте поля электронной почты

Кому : это поле используется всеми.Включите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.

CC : не злоупотребляйте этим полем, так как вы излишне загромождаете почтовые ящики людей (или еще лучше, используйте комментарии электронной почты вместо CC , если вы можете зацикливать внутренние стороны). Используйте его в следующих случаях. экземпляров:

• Когда информация в электронном письме имеет отношение к предполагаемому получателю, и вы хотите, чтобы они постоянно обновлялись.

• Когда вы хотите сделать электронную почту более приоритетной.В этом случае CC кого-то более высокого в компании.

• Когда вы помогаете коллеге по работе, пока он в отпуске, и хотите держать его в курсе.

BCC : вы также можете использовать это поле для копирования получателя, но его электронная почта остается скрытой для всех, кроме вас. Например, если вы отправите электронное письмо Эми и скрытой копии, Джейку и Джону, каждый получатель не узнает, что другие тоже его получили. Получатели с скрытой копией получат только исходное электронное письмо, но не ответы.

Используйте скрытую копию, если вы хотите защитить электронные письма людей от разглашения без их разрешения, например, если вы отправляете информационный бюллетень компании.

Совет по электронной почте : если вы считаете, что получатель, имеющий скрытую копию, может ответить на электронное письмо «Ответить всем», используйте вместо этого CC. «Ответить всем» откроет доступ к их электронной почте всем.

14. Правильно используйте «Ответить всем»

Когда вы «Ответить», вы отвечаете только одному человеку — либо исходному отправителю, когда он отвечает на первое сообщение, либо другому получателю, когда он отвечает на любое сообщение в цепочке электронной почты.

Но когда вы нажимаете «Ответить всем», вы отправляете электронное письмо всем, указанным в полях «Кому» и «Копия». Используйте команду «Ответить всем» только в том случае, если вы считаете, что ваш ответ важен и все должны знать, например, вы устранили важную проблему, поднятую в электронном письме. Если вы благодарите конкретного человека, лучше просто ответьте ему.

В случае сомнений используйте «Ответить».

15. Правильно используйте пересылку

Пересылка позволяет повторно отправить электронное письмо на другой адрес за несколько кликов. Пересылка обычно используется, когда получатель считает, что информация в электронном письме важна для кого-то еще, кто ее не получил.Обычно они включают в сообщение примечание типа FYI (для вашей информации) или «См. Ниже».

Но не все электронные письма следует пересылать, и необходимо соблюдать базовый этикет пересылки:

• Не пересылать электронные письма, содержащие конфиденциальную информацию. Если необходимо переслать часть содержимого электронного письма, сначала удалите конфиденциальную информацию.

• Для писем, содержащих огромное количество информации (например, длинные цепочки писем), суммируйте ключевые моменты перед отправкой, чтобы получателю не приходилось просматривать кучу старых писем, чтобы выяснить, какие действия нужно предпринять.

16. Не забудьте настроить сообщения об отсутствии на работе

Ответы об отсутствии на работе — это автоматические сообщения, отправляемые в ответ на входящие электронные письма, информирующие отправителей о том, что вы находитесь вне офиса до определенной даты, и ответят, когда вы возвращение.

Эти сообщения обычно используются, когда люди уезжают в отпуск. Они также включают примечание, информирующее людей, с которыми они могут связаться по любым срочным запросам. Когда пишете один, делайте его кратким. Например:

Добрый день,

Спасибо за ваше письмо.Я нахожусь в отпуске до [указать дату].

В это время у меня не будет доступа к своей электронной почте.

По любым срочным вопросам обращайтесь к Дейву по адресу [email protected]

Желаем вам счастливого Рождества и счастливого Нового года!

Best,

Ник Дарлингтон

Если вам нужна небольшая помощь в написании ответа об отсутствии на работе в праздничные дни, мы создали генератор электронной почты , чтобы помочь в этом.

В нижней строке? Правила этикета электронной почты остаются в силе

Правильный этикет электронной почты всегда будет иметь решающее значение, потому что он упорядочивает наше общение, повышает эффективность и заставляет нас выглядеть профессионально. Вот почему у нас есть такие правила, как правильное приветствие, быстрый ответ и установка ответов об отсутствии на работе.

Хотя мы должны и дальше следовать этим правилам при общении по электронной почте, мы не должны забывать, что способы общения постоянно меняются.

Итак, нам нужно научиться нарушать правила в процессе.

Написано Ником Дарлингтоном

Первоначально опубликовано: 2 апреля 2021 г.

25 правил этикета электронной почты и советов, которые должен знать каждый профессионал

Поскольку электронная почта занимает до 28% среднего рабочего времени профессионала, люди часто игнорируют этикет электронной почты во имя производительности . Однако есть набор правил и советов, которым следует следовать в деловых письмах, независимо от того, насколько вы заняты. На самом деле, правильный почтовый этикет не только позволит вам сохранить профессионализм, но и сделает ваше общение более эффективным и поможет бизнесу избежать дорогостоящих ошибок.

К тому времени, когда вы прочтете этот пост в блоге, вы будете знать все, что вам нужно знать об этикете электронной почты, и вы сможете поделиться своими знаниями с коллегами.

Что такое этикет электронной почты?

Электронный этикет — это принципы, которыми мы руководствуемся при отправке и получении электронных писем. Этот кодекс поведения включает руководящие принципы относительно правильного языка, орфографии, грамматики и манер. Правильный этикет зависит от того, кому вы пишете. На рабочем месте всегда безопаснее ошибиться в формальной стороне этих условностей.

Почему важен этикет электронной почты?

Соблюдение этикета электронной почты поможет вам добиться профессионализма, укрепить отношения на рабочем месте и хорошо представлять своего работодателя. Это также сделает общение более эффективным и предотвратит возникновение проблем у вас и вашего бизнеса. Ознакомление с профессиональным этикетом электронной почты поможет вам уважительно общаться с другими и добиться успеха в карьере.

1. Напишите четкую строку темы

Поскольку многие из нас постоянно находятся в своих почтовых ящиках, строка темы может существенно повлиять на то, открывается ли ваше электронное письмо или нет.

Соблюдение этикета электронной почты Старайтесь иметь четкую и короткую строку темы, которая описывает суть вашего электронного письма парой слов или кратким предложением. Используйте идентификаторы, такие как «предложение» и «заявка», которые сразу же прямо сообщают получателю, чего ожидать от вашего электронного письма. Строки темы, которые предоставляют полезность, с большей вероятностью будут прочитаны, так что будьте практичны.

Что бы вы ни делали, никогда не отправляйте электронные письма без темы. Это явное нарушение почтового этикета.Отображение «Без темы» почти гарантирует, что получатель переместит ваше сообщение прямо в корзину, поскольку оно кажется подозрительным.

2. Начните с профессионального приветствия

Лучший способ поприветствовать человека по электронной почте всегда зависит от ваших отношений с ним и предмета. Подходящий способ профессионально начать переписку по электронной почте варьируется от формального до случайного, но вы никогда не должны сталкиваться с неформальным.

Вот некоторые из наиболее распространенных приветствий:

• Dear Ms./ Миссис / Мистер. <Фамилия>,
• Здравствуйте, <Имя>,
• Привет, <Имя>,

Список неофициальных приветствий, которые считаются плохим этикетом электронной почты, варьируется от «Привет» и «Йо» до имени получателя — и поверьте нам, вы не захотите совершить эту ошибку в электронном этикете.

3. Не забудьте представиться

Вы никогда не должны предполагать, что получатель знает, кто вы. В частности, если вы впервые связываетесь с незнакомым человеком, часть электронного этикета состоит в том, чтобы начать тело письма с краткого вступления — подойдет пара коротких строк, содержащих соответствующую информацию.Если вы знаете получателя, но не совсем уверены, стоит ли им ваше имя, найдите способ упомянуть, когда вы в последний раз говорили, или напомнить им, как вы знаете друг друга.

4. Будьте краткими

Так как средний офисный работник получает более 100 писем в день, ни у кого нет времени на чтение длинных сообщений.

Худшее, что вы можете сделать, — это заставить получателя просмотреть всю электронную почту, чтобы узнать, о чем вообще идет ваше сообщение. Вместо этого вы должны заранее сообщить о цели своего электронного письма, указав ее в самом начале.Говорите быстро, не говорите многословно и используйте короткие предложения, которые хорошо читаются. В идеале ваша электронная почта преследует только одну цель, но если вам нужно охватить разные темы, подумайте о том, чтобы сжать их до маркированного списка.

Когда вы думаете, что закончили, отредактируйте свое сообщение, чтобы оно было ясным, и удалите все ненужные слова. Если вы все еще думаете, что это слишком долго, подумайте, есть ли лучший канал, чем электронная почта, для общения на эту тему.

5. Воздерживайтесь от юмора

Без правильного тона и выражения, которые сопровождали бы их, даже самые веселые изюминки могут приземлиться за много миль от своей цели.

Вот почему юмор часто теряется при переводе в электронном письме. Сарказм особенно опасен в письменном виде, поскольку читатель может буквально истолковать вас, имея в виду прямо противоположное, о котором вы только что сказали. Если вы не очень близки с получателем, вам следует избегать шуток в профессиональном письме.

Дело даже не в риске быть неправильно понятым — то, что вы находите смешным, не обязательно смешно для получателя.

6. Правильно структурируйте электронное письмо.

Профессиональное электронное письмо должно включать тему, приветствие, текст, подпись и подпись.Уход от этой структуры может рассматриваться как нарушение этикета электронной почты. Вы всегда должны разделять эти части разрывами на абзацы, чтобы ваше сообщение было легко усваиваемым.

Постарайтесь доставить ваше сообщение так, чтобы тело электронного письма состояло не более чем из трех абзацев. Поскольку люди склонны «сканировать» электронные письма в поисках чего-нибудь интересного, чтобы погрузиться в них, вместо того, чтобы читать их слово за словом, начинайте каждый абзац с выделения самого важного. Не забудьте также оставить пустую строку между абзацами, чтобы улучшить читаемость.

Если вы чувствуете риск информационной перегрузки, подумайте об использовании маркированных списков или нумерованных списков, чтобы придать больше структуры вашему письму, разбейте многословные разделы. Если вы используете жирный шрифт, чтобы выделить самое важное, никогда не используйте его более чем для одного слова или фразы в электронном письме.

7. Используйте регистр предложений

Использование регистра предложений означает использование заглавной буквы первого слова в предложении и любых имен собственных.

Привет, Пит,

Было здорово поговорить с вами.Я с нетерпением жду возможности узнать больше о тарифных планах Corpod в ближайшее время.

Обычное использование заглавных букв является частью этикета деловой электронной почты, поэтому не стоит отказываться от него. Помните, что писать на работе заглавными буквами тоже считается бестактностью.

8. Следите за своим тоном

Дело не только в том, что вы говорите, но и в том, как вы это говорите.

Выбирайте слова преднамеренно и всегда учитывайте, как получатель может их интерпретировать. Поскольку вы не можете полагаться на выражения лица и интонацию для передачи сообщения, приложите дополнительные усилия, чтобы произвести впечатление позитивного.

Помимо воздержания от юмора, не используйте отрицательные слова и прилагательные, которые могут заставить вас казаться более эмоциональным, чем вы есть на самом деле.

💡

Flowrite может помочь вам доставить сообщение так, как вы намеревались — выбрать тон для своего электронного письма, а все остальное сделает наш инструмент для письма на базе искусственного интеллекта.

9. Пишите так, как будто ничего не конфиденциально.

Держитесь подальше от обсуждения деликатных тем или конфиденциальной информации по электронной почте, поскольку они, как известно, легко могут попасть в чужие руки.Независимо от того, кто является получателем, вы не должны верить, что он единственный человек, который увидит вашу электронную почту, поскольку утечка может быть просто вопросом случайной пересылки или CC. Всегда лучше перестраховаться, чем сожалеть, поэтому хороший ориентир для этикета деловой электронной почты — не писать электронное письмо, которое не хотелось бы, чтобы его прочитал весь мир.

10. Избегайте восклицательных знаков !!!

Вы ведь не так часто кричите на работе, правда? Вот почему вы должны быть внимательны при использовании восклицательных знаков в деловых письмах.Единственная реальная причина использовать его — это выразить волнение, а для этого не требуется больше, чем восклицательный знак. Использование более одного письма в электронном письме может заставить вас выглядеть непрофессионально, не говоря уже о том, чтобы закончить предложение несколькими из них.

11. Помните о культурных различиях

Из-за культурных различий легко может возникнуть недопонимание.

Риск еще больше в письменных словах, поскольку сообщение не сопровождается языком тела. Вот почему вам следует попытаться познакомиться с культурой получателя, когда вы отправляете электронное письмо кому-то за границу.Учет их предпочтений поможет вам построить с ними более крепкие отношения.

В некоторых странах предпочитают сразу переходить к делу. Напротив, в других странах принято сначала познакомиться с новым деловым партнером. Вы можете начать осваивать эти нюансы этикета деловой электронной почты, прочитав эту статью BBC.

12. Не используйте смайлики

Хотя смайлы играют большую роль в нашем повседневном общении, когда дело доходит до обмена мгновенными сообщениями, они не относятся к профессиональной электронной почте.Почему вы спросите? Исследование показало, что использование смайлов может сделать вас менее компетентным, не говоря уже о том, что все интерпретируют их по-разному. Если получатель не использовал эмодзи при письме вам раньше, вам следует избегать их

13. Сократите URL-адреса

Вставка длинных URL-адресов в ваше электронное письмо — верный способ сделать его беспорядочным. Они не только усложняют чтение вашего сообщения, но и занимают ценную недвижимость. Что вам следует сделать, так это использовать сокращение URL-адресов, например bit.ly или вместо этого вставьте гиперссылку.

14. Используйте стандартные шрифты

Вы всегда хотите, чтобы ваши электронные письма было легко читать, не так ли? Все начинается с чистого шрифта. Как правило, используйте стандартный шрифт вашего почтового клиента.

Некоторые из лучших шрифтов для электронной почты:

• Arial
• Helvetica
• Calibri
• Courier
• Times New Roman

Когда дело доходит до цвета шрифта, черный — единственный выбор.Правильный размер — 10 или 12 пунктов, в зависимости от длины вашего электронного письма. Если вы копируете и вставляете текст в свое электронное письмо, не забудьте очистить форматирование, иначе оно может отличаться от остальной части сообщения.

15. Используйте профессиональную подписку‍

‍ Лучший способ подписать электронное письмо всегда зависит от ваших отношений с получателем и цели вашего электронного письма. Вы должны согласовать подписание с приветствием и остальной частью вашего сообщения, чтобы поддерживать постоянный тон.Вы хотите всегда быть вежливым, но хотите ли вы написать официальное электронное письмо или показаться дружелюбным?

Некоторые из самых популярных профессиональных закрытий электронной почты включают в себя:

• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• Спасибо,

Важно правильно оформить подписку. Это последнее, что прочитает получатель, и оно может оставить неизгладимое впечатление, подобное завершению встречи или окончанию телефонного звонка.

16. Включите подпись

Меньше значит больше, когда дело касается подписей электронной почты.

Профессиональная подпись включает ваше полное имя, должность, название компании, веб-сайт компании и номер телефона, по которому с вами можно связаться. Вы можете подумать о добавлении компании LinkedIn и уличных адресов, если они играют роль в вашем бизнесе. Логотип компании или ваше изображение также проходит через этикет деловой электронной почты. Однако убедитесь, что дизайн адаптивный.

Добавляйте подпись автоматически в конце каждого электронного письма — легче удалить ее из сообщения, чем добавлять вручную.

17. Всегда перепроверяйте имя получателя.

Ничто не производит такого первого впечатления, как неправильное написание имени человека или полное обращение к нему по неправильному имени.

Это займет буквально секунды, и у вас нет оправдания, если вы ошиблись. В дополнение к тому, чтобы избежать этих небрежных ошибок, не сокращайте имя, если вы не уверены, что Роберт из юридического отдела действительно предпочитает использовать «Роб».

Если есть какие-либо сомнения по этой теме, посмотрите, как они подписали вам свои предыдущие электронные письма, проверьте их профиль LinkedIn или внутренние каналы связи.

Нет оправданий — неправильное имя получателя электронной почты — одна из самых серьезных ошибок электронного этикета.

18. Никогда не отправляйте электронное письмо, не вычитав его.

Этот совет по этикету электронной почты нельзя переоценить как орфографические ошибки, а грамматические ошибки неизбежно плохо отразятся на вас. После того, как вы закончите писать, просмотрите тело письма и тему письма как минимум дважды, чтобы обнаружить ошибки. Вы также можете попробовать прочитать свою электронную почту вслух, чтобы заметить ошибки, которые не заметили ваши глаза.

19. Будьте внимательны с вложениями

Одно из самых важных правил этикета электронной почты в отношении вложений заключается в том, что вы не должны прикреплять большие файлы к своим электронным письмам. Лучший способ отправить, например, презентацию или видео — это загрузить файл в облачный сервис, такой как Google Drive или Dropbox, и предоставить получателю ссылку, которая позволяет ему получить к нему доступ. Если это невозможно, не забудьте сжать файл перед его прикреплением, чтобы он занимал меньше места в их почтовом ящике.Не забудьте также упомянуть вложение в теле письма, чтобы получатель его заметил.

20. BCC соответственно

BCC означает скрытую копию и позволяет скрыть человека или людей, введенных в поле BCC, от других получателей.

Использование BCC — это хороший этикет при работе с электронной почтой, когда вы пишете нескольким людям, которые не знают друг друга, поскольку это позволяет вам защитить их конфиденциальность. Он также используется, чтобы вежливо удалить кого-то из цепочки, например, после того, как он представил вас кому-то еще по электронной почте.Это также может пригодиться, когда вам нужно подтвердить кому-то, что вы отправили важное электронное письмо, не включая человека в следующую цепочку.

Слепой копией можно злоупотреблять, и ее использование по неправильным причинам считается обманом и дурным тоном.

21. Своевременно отвечайте

Электронная почта может занимать уйму времени для любого профессионала, но своевременный ответ на ваши электронные письма помогает всем работать в соответствии с графиком.

Соответствующее окно ответа зависит от отправителя и темы.Как правило, вы должны отвечать своим товарищам по команде в тот же день, другим коллегам — в течение 24 часов, а людям за пределами вашей организации — к концу рабочей недели, если это не срочно.

Особенно если вы работаете с клиентами, вы должны знать, что ваше долгое время ответа может стать причиной непреднамеренного сообщения, поскольку почти треть людей ожидает, что компании ответят на электронные письма в течение одного часа или меньше.

22. Используйте «Ответить всем» только при необходимости.

Так как средний офисный работник получает около 121 электронного письма в день, вы не хотите беспокоить людей чем-то ненужным.Итак, в следующий раз, когда вы собираетесь нажать «Ответить всем», остановитесь, чтобы подумать, нужно ли всем в цепочке электронной почты получить ваш ответ. Если ответ отрицательный, используйте «Ответить» и избавьте пострадавших от очередного отвлекающего уведомления.

23. Отвечайте на все ваши электронные письма

Несмотря на переполненный почтовый ящик и напряженный график, хороший этикет электронной почты — отвечать на каждое электронное письмо, адресованное вам. Игнорирование электронного письма от кого-то из вашей организации или делового партнера является грубым и, вероятно, будет иметь последствия.Если кто-то напишет вам холодное письмо, выделите секунду, чтобы дать ему ответ, даже если это будет вежливое «нет», так как это оставит хорошее впечатление. Если вы этого не сделаете, это, скорее всего, приведет к тому, что вы получите серию последующих писем. Если они не были достаточно внимательны, чтобы сделать домашнее задание, не чувствуйте себя обязанным отвечать.

24. Подумайте дважды, прежде чем пересылать

Помните, что мы писали ранее о деликатных темах и конфиденциальной информации, когда речь идет об этикете электронной почты? Вы всегда должны учитывать, предназначено ли электронное письмо для пересылки, и действовать с осторожностью.Также подумайте, действительно ли сообщение создает какую-либо ценность для получателя. Когда вы все же решите переслать электронное письмо, важно подвести итоги обсуждений и сообщить получателю, что от него требуется. Вам также следует отредактировать все ненужное в электронном письме, например, знаки пересылки, другие адреса электронной почты, строки темы и предыдущие комментарии.

25. Не забудьте указать ответы об отсутствии на рабочем месте

Если вы не можете отвечать на электронные письма в течение длительного периода времени, вам следует настроить автоматическое сообщение об отсутствии на рабочем месте, чтобы люди знали, что вы не можете ответить. им.Типичные ситуации включают праздники и конференции. Важно указать конкретную дату, когда вы вернетесь, чтобы они могли действовать соответствующим образом. Вы также должны предоставить контактную информацию человека, с которым отправитель может связаться, если его вопрос является срочным. Лучше всего включать идентификатор «Нет на работе» или «Вне офиса» в строке темы вместе с датой вашего возвращения.